Rappel des constats et recommandations précédents Commentaires et statut des recommandations Nouveau Deadline Commentaires de l'entité

1.1. Nouvelles balances défaillantes

La nouvelle balance est hors service. L’ancienne balance reste utilisée. La nouvelle balance a été réparée M
r
.
(1) Vérifier la garantie et procéder à la réparation ou remplacement. ● Mise en œuvre
(2) Réétalonner les balances (Nouvelle et ancienne). ● Mise en œuvre
1.2. Transport inadapté de Vitogaz
La livraison des Vitogaz est assurée à l’aide de chariots et de manutentionnaires, depuis la zone Bien que le Cabstar utilisé pour le transport de Vitogaz soit fonctionnel,
de stockage du fournisseur jusqu’au Magasin Port. ses pannes fréquentes peuvent compromettre la fiabilité et la continuité
du service.
Source : Chef de service Magasin.

(1) Pour assurer la sécurité, transporter les Vitogaz avec Cabstar. ● Mise en œuvre
Un échange a eu lieu avec M. Martin en date du 08/05/2025, visant à
sensibiliser l’entreprise FIBASOM aux exigences et responsabilités liées
(2) En cas d'indisponibilité de Cabstar, la livraison doit être assurer par des prestataires externes. ● Non mise en œuvre 6/1/2025 au transport sécurisé du Vitogaz. Nous restons dans l’attente de son
retour concernant les suites à donner à ce point.
Source : Chef de service Magasin

1.3. Articles non enregistrés en stock

Onze ventilateurs transférés depuis BSLP sont actuellement au magasin central sans être Un courriel a été envoyé par Mr. Julve jeudi 24/04/2025 à des fins de Comme évoqué en réunion de clôture avec les contrôleurs internes, les
répertoriés dans [Link], dont un exemplaire déjà en service au bureau logistique. traçabilité. 01 pièce a été affecté au service Logistique au port 10 pièces de ventilateur ont été expédiées à la ferme, tandis que le reste
accompagné d'un BL qui fait office de régule. (1) a été utilisé au bureau de la logistique sans avoir été réintégré en
stock. Selon M. Marc, il s'agirait d’articles d’occasion.
Source : Réunion de conclusion du 22/04/2025

(1) Procéder à l'intégration de ces articles dans [Link]. ● A abandonner

(2) Régulariser les sorties déjà effectives. ● Mise en œuvre
1.4. Articles périmés
Les produits ID56708 (CS2) et ID57815 (Aliment GT 105) dépassent leur DLU depuis le Le FIFO est déjà respecté En attente du retour de congé d’Angela afin de pouvoir engager les
11/06/2024. démarches auprès de l’ASH
Source : DAAL
En attente de compléments d'information de la part du service Magasin
(1) Voir avec la Direction Générale sur la possibilité de procéder à l'enfouissement des articles
périmés. ● Non mise en œuvre A déterminer concernant ces deux articles (tonnage, caractéristiques, numéro de lot,
date d’arrivée sur site).
(2) Les envois des articles stockés à Majunga vers le site doivent être effectués selon la règle du
FIFO. ● Mise en œuvre

1.5. Stockage de chlore

La présence de chlore entraîne la corrosion des structures, des équipements métalliques et des Après vérification du contrôle interne sur place les 8,64T ont été expédiés Concernant les nouveaux arrivages de chlore, les conteneurs sont déjà
articles stockés à proximité. à la FRM MJB enregistré sous le BTI N°186366. en place et prêts pour l'entreposage.
Source : Responsable des opérations portuaires.

Évaluer la faisabilité de la mise en œuvre de l’un des plans d’actions suivants afin de prévenir
l’aggravation de la corrosion sur les structures et équipements métalliques du Magasin MJN :

(1) Mettre les chlore dans des conteneurs. ● Mise en œuvre

(2) Envoyer les chlores sur sites. ● Mise en œuvre
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1.6. Stockage de chlore à proximité des stocks morts

Les stocks morts sont manipulés à proximité du chlore sans EPI approprié. Dans l'attente d'une nouvelle vague d'EPI
Source : Chef de service Magasin
(1) Fournir des EPI adaptés pour les manutentionnaires / magasiniers lors de la manipulation. ● Non mise en œuvre 7/1/2025

(2) Sensibiliser et former le personnel à leur utilisation. ● Mise en œuvre

(3) Mettre en place une politique stricte imposant le port des EPI lors des opérations. ● Mise en œuvre
1.7. Articles mal rangés
L'article ID8008 (Artémia biomasse) est mal rangé dans la zone de stockage. La zone stockage est bien rangé, et une partie de la biomasse d’Artémia a
été transférée dans des sacs.
(1) Réorganiser la zone de stockage afin de garantir un emplacement approprié pour chaque
article et de faciliter leur identification. ● Mise en œuvre
(2) Poursuivre la mise en œuvre du plan d'action en cours, notamment en transférant les articles
dans des sacs, en raison de la détérioration rapide de leur emballage. ● Mise en œuvre

1.8. Gisement BATPRO

- Le stock est géré en dehors du service magasin M
- Certains articles n’ont pas été sortis des stocks mais sont déjà en cours d’utilisation. r
- Sorties d’articles sans utilisation effective.
Cas constaté : 2 Barres à Mine (ID 18585) et 2 Pelles avec Manche (ID 34844) J
i
(1) Contrôle inopiné par CDG à une fréquence de 2 fois par mois. ● Partiellement mise en œuvre 5/26/2025
(2) Envisager le recrutement d’un Stagiaire magasinier (fin d'étude) afin de renforcer l'effectif et
d'assurer spécialement la gestion des stocks du Gisement BATPRO. ● Non mise en œuvre A déterminer

(3) Refaire un inventaire exhaustif du gisement BATPRO. ● Mise en œuvre

(4) Régulariser les écarts expliqués avec l'autorisation de la Direction ● Mise en œuvre Un BS de régule a été établi sous le N° 185171.
(5) Réintégrer les articles si aucune utilisation n'est prévue. ● Non mise en œuvre 6/1/2025

1.9. Erreur de gisement

Incohérence dans l'emplacement des articles constatée lors de l'inventaire.

(1) Mettre à jour le plan de rangement. ● Mise en œuvre

(2) Effectuer des contrôles réguliers des emplacements. ● Mise en œuvre
(3) Sensibiliser les équipes à l’impact des erreurs de gisement et les responsabiliser sur le
respect du rangement. ● Mise en œuvre

1.10. Écart constaté entre stock théorique et physique (écart positifs et écart négatifs)
Conformément à l'échange avec le chef de service CDG, il a été convenu Un point a été fait avec les CDG afin de passer à la régularisation
qu'il enverra un CDG au magasin pour vérifier l'article concerné. notamment pour le cas de l’Id : 12724 LAVABO COMPLET qui présente
un écart négatif d'une pièce.
Source : Magasinier

(1) Tous mouvements doivent faire objet d'un document (BTI ou BS ou Fiche de régule). ● Mise en œuvre
(2) Tout écart doit être justifié et analysé (Justifiés par les Magasiniers et analysés par le CDG). ● Non mise en œuvre 6/1/2025
(3) Émettre une note de rappel stipulant qu’aucune sortie ne doit être effectuée sans bon de
sortie. ● Mise en œuvre
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1.11. Imprimante vétuste

Pannes récurrentes et la fonctionnalité de scan n'est plus opérationnelle. Dans l'attente du retour du service logistique concernant la liste complète
des équipements à prévoir en vue de l'élaboration d'une FPB unique (maj
07/05/25).
Source : DAAL M
r
(1) Réparer ou remplacer l'imprimante multifonction. ● Non mise en œuvre A déterminer .
(2) Réaliser un inventaire des matériels et équipements de l'équipe Magasin afin de garantir leur
disponibilité et leur bon fonctionnement. ● Non mise en œuvre A déterminer A
i
n
1.12. Gestion des clés déficiente a
Manque de suivi et de contrôle des clés. 0
2
/
(1) Mettre en place un registre des clés. ● Non mise en œuvre 7/1/2025
0
(2) Attribuer des clés uniquement aux personnes strictement autorisées. ● Non mise en œuvre 7/1/2025 5
/
2
0
2
5
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2.1. Matériel de manutention insuffisant et en mauvais état

Transpalettes en mauvais état. Dans l'attente du retour du service logistique concernant la liste complète
des équipements à prévoir en vue de l'élaboration d'une FPB unique (maj
07/05/25).
Source : DAAL

(1) Renouveler progressivement les équipements défectueux. ● Non mise en œuvre 9/1/2025
(2) Tenir un registre de suivi des équipements de manutention avec leur état, les dates
d’inspection et les actions de maintenance effectuées. ● Non mise en œuvre 9/1/2025

2.2. Manque d’équipement de pluie

L'opération de dépotage GO/SP du 07/03/25 a été perturbée en raison des conditions La commande des tenues standards et des EPI sera désormais
météorologiques, l'équipe n'étant pas équipée des cirés ou manteaux nécessaires. regroupée en une seule opération. Une attention particulière sera
accordée aux tenues standards à partir de juin 2025.
Source: Mr Roddy
(1) Mettre à disposition des équipes des cirés et manteaux pour garantir leur sécurité et leur
confort pendant les opérations en extérieur. ● Non mise en œuvre 10/30/2025

2.3. Absence ou mauvais usage des EPI

Cas observés lors du dépotage de chaux vive calcique (05/03/2025) et de l’embarquement des Dans l'attente d'une nouvelle vague d'EPI.
matériels de construction (tôle, faitière). Source : Chef de service Magasin

(1) Fournir des EPI adaptés pour les manutentionnaires / magasiniers lors de la manipulation. ● Non mise en œuvre 10/30/2025

(2) Sensibiliser et former le personnel à leur utilisation. ● Mise en œuvre

(3) Mettre en place une politique stricte imposant le port des EPI lors des opérations. ● Mise en œuvre
2.4. Paiement TS non traçable
Les retraits en caisse effectués par l’opérateur ou le responsable Quai ne sont pas accompagnés Une rencontre est à organiser entre l’équipe Logistique et l’agent de
d’une confirmation ou d’un accusé de réception attestant la transmission du paiement aux l’APMF concernant le retrait de fonds auprès de la caisse AQUALMA.
bénéficiaires. Source : Responsable des opérations portuaires.

(1) Pour les prestataires dont les TS peuvent faire l'objet d'un accusé de réception, effectuer une
sortie de caisse distincte. ● Non mise en œuvre 6/1/2025
(2) Pour les douanes, garder le fonctionnement actuel en attendant d'étudier une nouvelle façon Les agents de douanes refusent de signer l'accusé de réception.
de gérer ce paiement. ● Mise en œuvre Source : Responsable quai

2.5. Fuites lors du dépotage de GO

Des fuites ont été observées à plusieurs points de raccordement entre les tuyaux de refoulement Lors du passage du CI, aucun bac à sable n’a été identifié à proximité..
et d'aspiration. Cas du dépotage à quai du 09/05/2025.

(1) Réparer ou remplacer les raccords défectueux ● Mise en œuvre

(2) Utiliser les tapis absorbant sous les zones à risques. ● Non mise en œuvre 6/2/2025 Alternative possible avec de la sciure ou sable
(3) Sensibiliser les équipes aux risques liés aux fuites et aux bonnes pratiques Sensibiliser les
équipes aux risques liés aux fuites et aux bonnes pratiques d’entretien des installations. ● Mise en œuvre

2.6. Absence d’éclairage au quai

Aucun projecteur disponible lors des opérations de nuit. Dans l'attente du retour du service logistique concernant la liste complète
Ex : Dépotage du 05/03/2025 des équipements à prévoir en vue de l'élaboration d'une FPB unique.
Source : Responsable des opérations portuaires

(1) Équiper l’équipe logistique de projecteurs d’éclairage portatifs afin d’optimiser la visibilité et de
garantir des conditions de travail sécurisées lors des opérations nocturnes. ● Non mise en œuvre 6/2/2025
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2.7. Transporteur sans accès au port

Coût supporté par AQUALMA DAAL a adressé un courriel de confirmation de réunion aux services
concernés, en vue d’étudier la solution la plus adaptée pour l’organisation
des livraisons des fournisseurs dont les camions n’ont pas accès au port
et ainsi éviter de payer les droits au port
Source : courriel du 14/05/2025.

(1) Préparer les documents nécessaires pour les transporteurs (accès annuel pour les véhicules
fixes des fournisseurs). ● Non mise en œuvre 6/2/2025
(2) Négocier avec les fournisseurs pour qu’ils prennent en charge une partie ou la totalité des
frais supplémentaires liés aux accès au port. ● Non mise en œuvre 6/2/2025
(3) Ou communiquer les livraisons sans accès au port 48h à l’avance pour permettre la
préparation de l’accès provisoire. ● Non mise en œuvre 6/2/2025

2.8. 'Fiche de contrôle embarquement navire

La fiche est souvent incomplète et dépourvue de signature. Le Responsable Quai a envoyé, en date du 12/05/2025, un courriel
invitant les parties prenantes à numériser et transmettre la fiche de
désinfection originale, afin d’assurer un archivage conforme.
Source : courriel du 12/05/2025.
(1) La "Fiche de départ" doit être retournée et attachée à celle utilisée par le site utilisateur afin
d'assurer un archivage conforme. ● Partiellement mise en œuvre 5/20/2025 M
r
(2) Veiller à ce que le site destinataire scanne les documents et les transmette au responsable .
quai Majunga. ● Partiellement mise en œuvre 5/20/2025
J
u
2.9. Sécurité à quai insuffisante
l
Un seul agent de sécurité est responsable de la surveillance de quatre bateaux, dont l'un se Lors du passage du CI, aucun agent de sécurité n'était présent. i
trouvait en dehors de son champ de vision, obligeant ainsi le magasinier à rester sur place. Cas du dépotage sur quai du 09/05/2025. e
n
I
m
(1) Revoir le nombre d'agents de sécurité affectés à la surveillance des quais, en particulier lors m
des opérations simultanées sur plusieurs bateaux et les opérations d'embarquement de ● Non mise en œuvre 6/2/2025 é
passagers vers sites. d
i
2.10. Conteneur en mauvais état a
tM
Le conteneur réfrigéré destiné au stockage des produits surgelés présente des signes de Un revêtement en inox a été installé sur les zones présentant un risque de Un échange a déjà eu lieu avec le prestataire en charge de la remise en
corrosion sur sa surface extérieure. fuite. état des conteneurs. r
Source : Responsable des opérations portuaires .

(1) Evaluer l'étendue du dégât et de son impact sur la structure et l’isolation. ● Mise en œuvre J
u
(2) Effectuer un traitement anticorrosion sur le conteneur. ● Non mise en œuvre 6/2/2025 l
i
e
2.11. Problème d’organisation des livraisons n
Les livraisons, programmées le week-end, entraînent des coûts supplémentaires d’au moins 80 T
000 Ar par opération. e
s
(1) Réévaluer la possibilité d'organiser les livraisons en dehors des week-ends afin de réduire les t
coûts supplémentaires. ● Non mise en œuvre 6/2/2025 M
rs
(2) Voir avec les sites sur la possibilité de planifier leurs besoins. ● Non mise en œuvre 6/2/2025 .u
r
(3) Les livraisons durant le week-end doivent rester des exceptions. ● Mise en œuvre J
a
m
co
2.12. Perte de gravier lors de la livraison q
i
Une partie du gravier se déverse dans la mer à travers les dalots du bateau lors du u
s
déchargement du camion. e
s
I
(1) Sensibiliser les équipes sur les bonnes pratiques de déchargement pour minimiser les pertes. ● Non mise en œuvre 5/20/2025 m
m
é
d
i
a
t
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2.13. Fiches de poste obsolètes ou absentes ou non conforme

Les fiches de poste sont inexistantes, obsolètes, inadaptées ou insuffisamment connues des Pour les collaborateurs ne disposant pas encore de fiche de poste, leur
collaborateurs. élaboration sera centralisée et réalisée lors d’une session unique.
Source : RH

M
(1) Elaborer et mettre à jour les fiches de poste détaillées pour chaque poste au sein du service
Magasin et Logistique. ● Non mise en œuvre 6/30/2025 r
.
(2) Communiquer et présenter les fiches de poste aux collaborateurs concernés. ● Non mise en œuvre 6/30/2025
J
a
2.14. Distribution de lait insuffisante c
Une boîte de lait concentré est attribuée par mois et par personne pour les manutentionnaires. Un courriel de confirmation émanant du DAAL, relatif à 32 boîtes de lait, a q
été transmis aux approvisionneurs. u
Cette quantité constituera le stock pour les mois de mai et juin. e
Source : courriel du 07/05/2025. s
I
m
(1) Garantir la mise à disposition de lait (Eau chaude + lait concentré) pour les manutentionnaires
après chaque manipulation de produits chimiques (à consommer directement sur place). ● Non mise en œuvre 6/2/2025 m
é
d
(2) Assurer un stock de lait suffisant au Magasin. ● Partiellement mise en œuvre 6/2/2025 i
a
t
2.15. Bon de transport : non-conformité par rapport au règlement intérieur
Selon la règle en vigueur, les bons de transport après 20h sont réservés aux employés non Il y a bien un cahier pour les demandes de remboursement transport. Dans l'attente du courriel de Responsable des opérations portuaires sur
motorisés. Toutefois, certains agents disposant d’une moto en bénéficient pour assurer la prise ce point.
de température des Reefers. Source : DAAL

(1) Revoir et valider la règle pour l'attribution de bon de transport après 20h (ôter la mention du
"sans moto") ● Non mise en œuvre 5/20/2025

(2) Assurer un suivi et une traçabilité des bons distribués pour éviter tout abus. ● Mise en œuvre
● Mise en œuvre 18
● Non mise en œuvre 10

● Partiellement mise
en œuvre
1
● A abandonner 1
30

● Mise en œuvre 8
● Non mise en œuvre 19
● Partiellement mise
en œuvre 3
● A abandonner 0
30

● Mise en œuvre 26 43%

● Non mise en œuvre 29 48%
● Partiellement mise
en œuvre 4 7%
● A abandonner 1 2%
60
 1. Suivi des recommandations précédentes
Nouveau
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Deadline
1.1. Utilisation fréquente de BS manuels
Les bons de sortie (BS) manuels sont souvent utilisés au lieu 90 % des Bons de Sortie (BS) manuels relatifs aux vivres ne La numérisation des BS manuels est inutile, car elle
des BS [Link], ce qui augmente les risques d'erreurs et de présentaient ni un caractère urgent ni exceptionnel. Un nombre pourrait en encourager l’usage. De plus, l'absence
fraudes. important de BS manuels demeurent non régularisés d'une imprimante sur site comme contrainte
notamment pour les vivres et les PDR. supplémentaire.
Malgré des relances par e-mail et téléphone, certaines
régularisations ne sont pas effectuées. Des omissions du
magasinier ont été constatées, notamment les BS des pneus et
chambres à air du 14/01/2025 dans le magasin PDR.

Le BS manuel avec signature de la direction fait

(1) Limiter les BS manuels aux urgences et cas exceptionnels. ● Non mis en œuvre 3/15/2025
office de dérogation
Rappel aux utilisateurs (sauf pour les familles F1-F3-
(2) Les BS doivent être établis dans le même jour. ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025
F2)
(3) Numériser les BS manuels. ● A abandonner Action à abandonner
(4) Les chefs d'équipe assurent la relance aux clients pour
régulariser les BS.
● Mis en œuvre
Mail de rappel au magasinier de ne pas faire sortir
(5) Les BS manuels doivent être obligatoirement signés par la
Direction.
● Non mis en œuvre 3/15/2025 des articles sans la signature de la direction/ou de
son intérim

1.2. Sortie des articles avec des BS manuels sans la validation de la Direction
Les articles sont sortis du magasin sans que la Direction n'ait 95 % des BS manuels vivres ne sont pas signés par la Direction La Direction reconnaît ne pas avoir signé tous les BS
validé les BS manuels, ce qui compromet le contrôle des ou son intérim, et de nombreux restent non régularisés, manuels vivres.
stocks. notamment au magasin des vivres et un cas en PDR.

(1) Aucune sortie n'est autorisée sans la validation de la

Direction. ● Non mis en œuvre 3/15/2025
(2) Les BS manuels ne sont autorisés que par la Direction et à
titre exceptionnel. Cette pratique est hors procédure, donc une ● Non mis en œuvre 3/15/2025
dérogation doit être établie.

1.3. Les sorties des carburants se font directement par les magasiniers et sans contrôles
Les magasiniers effectuent des sorties de carburants sans La présence de la sécurité lors du dépotage, du jaugeage et de La rotation du magasinier carburant est difficile à
supervision ni contrôle, ce qui peut entraîner des pertes ou des la sortie du carburant sur le Site 4 (PG43) est confirmée sur le mettre en œuvre faute de personnel, selon le
erreurs de gestion. terrain. Cependant, les déplacements des tanks mobiles ne sont responsable (Action décalée en Octobre). Quant à la
toujours pas escortés. De plus, les BS sont uniquement signés rotation des agents de sécurité, elle n'a pas encore
par les clients, sans émargement du magasinier ni de l'agent de été discutée avec le service concerné (Action
sécurité. décalée en Octobre)

(1) Chaque manipulation des carburants (sortie site 4, PPG43,

ferme 5, tank mobile, appro venant des bateaux, ...) doit être ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025
en présence de la sécurité.
(2) Le BS doit être signé par le Magasinier, le client et la
Sécurité. ● Non mis en œuvre 3/15/2025
(3) Le Magasinier en charge de carburant ne doit pas rester au
même poste plus de 6 mois (à discuter). ● Non mis en œuvre 10/1/2025
(4) La sécurité qui participe à la sortie des carburants doit être
différente à chaque fois (à discuter). ● Non mis en œuvre 10/1/2025

1.4. Ecriture de régularisation dans [Link] sans validation de la Direction ou/et sans le bon de régule.
Des régularisations sont enregistrées dans [Link] sans Toutes les fiches de régularisation fournies sont signées par la
l'approbation de la Direction ou sans documentation adéquate, direction et justifiées par une observation sur la fiche. En ce qui
ce qui affecte la fiabilité des données. concerne le privilège [Link], il a été vérifié que les chefs
d'équipes et magasiniers n'ont plus accès à la validation des
régularisations.
(1) La validation des régularisations dans le système doit être
effectuée par un Cadre supérieur en présence d'une fiche de ● Mis en œuvre
régularisation validée par la Direction.
(2) Restreindre les accès des Magasiniers et des chefs
d'équipe sur la régularisation. ● Mis en œuvre
 Nouveau
Rappel des constats et recommandations précédents Commentaires et statut des recommandations Commentaires de l'entité
Deadline
1.5. Articles déjà sortis mais toujours dans le système (Cas des articles Non stockés : Quand la case "à stocker" n'est pas coché)
Certains articles physiquement sortis restent dans le système Il reste 15 articles coûteux avec FSA 'à stocker' non cochés. Malgré plusieurs relances par e-mail concernant les
car la case "à stocker" n'a pas été cochée dans le [Link], ce Voir la liste en pièce jointe. FSA, la question n'a pas encore été traitée.
qui fausse les niveaux de stock et gonfle le montant des en
cours.

(1) Cocher la notion "à stocker" par défaut car très peu des cas
des achats non stockés. ● Partiellement mis en œuvre 3/30/2025

1.6. Bon de sortie excédant 24h, sans que les marchandises soient enlevées
Des bons de sortie restent plus de 24 heures sans que les Les magasiniers alertent les clients par e-mail ou téléphone.
marchandises en question ne soient recuperées, ce qui Cependant, des sorties de gisement continuent d’être
entraîne des désorganisations dans les magasins. effectuées avant la livraison.
Par exemple, un onduleur pour l'informatique, bien que sorti du
gisement, est resté dans la salle de réception. De même, des
vivres, sorties du gisement le 02/03, n'avaient pas encore été
livrées lors de mon passage pour inventaire le 03/03 après-midi.

(1) Les magasiniers doivent alerter les clients. ● Mis en œuvre

(2) Pas de validation gisement avant que les clients prennent
leurs marchandises.
● Non mis en œuvre 3/30/2025

1.7. Articles venant de Besalampy non encore intégrés dans le système

Des articles reçus de Besalampy ne sont pas enregistrés dans Après vérification des listes de colisage de Besalampy et des
le système, ce qui crée des écarts entre les stocks physiques saisies dans [Link], tous les articles de Besalampy ont été
et les stocks théoriques. correctement intégrés dans [Link].

(1) Entrer en stock des articles suivant les procédures

existantes sur les cessions inter-groupe. ● Mis en œuvre

1.8. [Link] ne permet pas de diviser les quantités de GO dans le BTI pour des stockages différents
Le logiciel [Link] ne permet pas de diviser les quantités de Analyse la mise en œuvre en cours pour éviter de
gasoil (GO) pour des stockages de destination multiples, alors compromettre la fiabilité des stocks de gasoil.
que la quantité dans le BTI dépasse largement la capacité d'un
tank de stockage
(1) Voir avec Gnosys sur la possibilité de modifier le logiciel
pour permettre la division des quantités dans le BTI sur les GO
afin qu'il soit directement placé dans le bon gisement et ● Non mis en œuvre 4/30/2025
minimiser la manipulation humaine.

1.9. Transferts inter-gisement théorique et physique sans contrôle et ouvert aux magasiniers et aux chefs d’équipe
Les transferts entre gisements sont effectués sans contrôle et Il n'est pas nécessaire de bloquer les transferts inter-
sont accessibles aux magasiniers et chefs d'équipe, ce qui gisement pour les magasiniers et chefs
augmente les risques d'erreurs ou de fraudes. d'é[Link] de créer un bouton "Valider" dans
[Link]. (Reservé au Cadre Magasin)
(1) Restreindre l’accès aux transferts inter-gisement dans
[Link]. ● Non mis en œuvre 6/30/2025
(2) Les transferts inter-gisement doivent obligatoirement être
expliqués par le demandeur (à mettre dans l'observation) et ● Non mis en œuvre 7/31/2025
validés par un cadre du service Magasin.
(3) Mettre en place une fiche de mouvement inter-gisement
signée par le magasinier et validée par le chef d'équipe. ● A abandonner L'ajout des "observations" sur le Transfert inter-
gisements, accompagné d'une validation par un
(4) Pour les articles sensibles au vol (Carburants, vivres et
cadre du Magasin, constitue déjà un élément de
PDR), la fiche de mouvement doit être signée par un cadre de ● A abandonner traçabilité.
Magasin.

1.10. Réintégrations non contrôlées : Accès ouvert aux magasiniers et aux chefs d'équipe
Les réintégrations de stocks ne sont pas contrôlées et sont Après vérification des droits d'accès [Link], les magasiniers
accessibles à tous, ce qui peut entraîner des erreurs ou des et chefs d'équipe n'ont plus l'autorisation de réintégrer les
manipulations non autorisées. stocks. Toutes les fiches de régularisation fournies sont signées
par la direction et justifiées par une observation.
 Nouveau
Rappel des constats et recommandations précédents Commentaires et statut des recommandations Commentaires de l'entité
Deadline
(1) Restreindre l’accès à la réintégration dans [Link]. ● Mis en œuvre
(2) Toute régularisation doit obligatoirement être expliquée par
le demandeur (à mettre dans l'observation) et validée par un ● Mis en œuvre
cadre du service Magasin.
 Nouveau
Rappel des constats et recommandations précédents Commentaires et statut des recommandations Commentaires de l'entité
Deadline
1.11. Absence ou mauvais usage des EPI
Le personnel n'utilise pas ou mal les équipements de protection Le port des EPI n'était pas encore mis en place lors de la Les EPI ne sont pas encore arrivés sur site.
individuelle (EPI), ce qui expose les employés à des risques mission du CI sur le terrain du 02/03/25 au 05/03/25, bien que la
pour leur santé et leur sécurité. formation ait été réalisée le 24/02/25, selon la fiche de présence
fournie.
(1) Fournir des EPI adaptés pour les
manutentionnaires/magasiniers lors de la manipulation. ● Non mis en œuvre 5/30/2025

(2) Sensibiliser et former le personnel à leur utilisation. ● Mis en œuvre

1.12. Le génie civil sort les "Fers" sans surveillance, sans contrôle et sans comptage par les magasiniers.
Les matériaux de construction (fers) sont sortis sans Depuis janvier 2025, toutes les sorties de matériaux de La sortie sans BS est formellement interdite
surveillance ni comptage, ce qui peut entraîner des pertes ou construction doivent être accompagnées d'un BS, et aucune conformément à la consigne du 01/02/25.
des écarts. sortie sans BS n'a été constatée, conformément à la consigne
du 01/02/25.
Rappeler les clients par mail que les sorties doivent être en
présence systématique des magasiniers en tenant compte des
points suivants :
(1) Les sorties des matériaux doivent faire l'objet d'un BS. ● Mis en œuvre
(2) Les magasiniers doivent être présents et contrôler les
quantités sorties.
● Mis en œuvre

1.13. Absence de contrôle sur les sorties effectives des aliments.

Les sorties d'aliments sont enregistrées uniquement sur la La mise en œuvre est difficile en raison du manque
base des déclarations des agents d'élevage, sans vérification de personnel et de l'accès à la guérite, interdit aux
physique, ce qui peut entraîner des écarts ou meme vol. magasiniers.

(1) Les magasiniers doivent effectuer des inventaires inopinés

tous les deux semaines (choisir 5 guérites à chaque fois).
● Non mis en œuvre 6/30/2025
(2) La fiche d'inventaire doit être signée par le Magasinier et
l'éleveur sur place. Et les écarts doivent être expliqués.
● Non mis en œuvre 6/30/2025

1.14. Personnel Magasin en sous-effectif

Le magasin manque de personnel, ce qui entraîne une Une réunion a été organisée par les responsables le 14/02/25 Les recrutements des Magasiniers sont en cours
surcharge de travail et des retards dans les opérations. afin de former les magasiniers aux bonnes pratiques de gestion dans les deux services.
de magasin.
(1) Recruter du personnel pour atteindre l'effectif type. ● Partiellement mis en œuvre 6/30/2025
(2) Former le personnel du Magasin dans les bonnes pratiques
de gestion de Magasin.
● Mis en œuvre
(3) Avoir une équipe polyvalente. ● Non mis en œuvre 6/30/2025

1.15. Aucun tableau de bord sur la gestion des Magasins

Il n'existe pas de tableau de bord pour suivre la gestion des Voir avec l'équipe CDG sur les KPI à mettre en place La Ferme dispose déjà d'une modèle de rapport
magasins, ce qui rend difficile le suivi des performances et des d'activité et d'autonomie.
écarts.

(1) Mettre à jour et formaliser le tableau de bord lié au

fonctionnement du magasin.
● Non mis en œuvre 6/30/2025

1.16. Retards sur la réception des BTI

Les bons de transfert interne (BTI) sont reçus avec retard, ce Le problème concerne Majunga et Besakoa, où
qui perturbe la gestion des stocks et la livraison. quelques retards de BTI subsistent, bien qu'une nette
amélioration ait été observée.
(1) Sensibiliser les acteurs (équipe logistique Majunga,
Besakoa, Mahajamba) à envoyer les BTI au même moment ou ● Partiellement mis en œuvre 6/30/2025
au plus tard J+1 que l'envoi des marchandises.

1.17. Réception GO : Fuite de la pompe GO pendant le dépotage

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Deadline
Des fuites sont constatées lors du dépotage de gasoil (GO), ce Sur le terrain, il a été confirmé que la pompe a été réparée.
qui entraîne des pertes de produit et des risques Cependant, aucun bac de rétention n'était visible lors du
environnementaux. dépotage du 01/03/25 au site 6.

(1) Réparer la pompe sur Majunga avant utilisation sur site. ● Mis en œuvre
(2) Placer un bac de rétention (60L) pour protéger les zones en
cas de fuite.
● Non mis en œuvre 3/31/2025
 Nouveau
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Deadline
1.18. Accès à la zone de stockage sans contrôle
L'accès à la zone de stockage n'est pas contrôlé, ce qui Des panneaux d'interdiction sont présents à l'entrée des La liste des personnes habilitées reste difficile à
augmente les risques de vol ou de manipulation non autorisée. magasins. Aucune liste des personnes ayant accès au Magasin établir
n'a été définie.
Mettre à l'entrée du magasin des panneaux indiquant
"l'interdiction d'entrée pour les personnes n'ayant pas
l'habilitation ou en dehors du service", en tenant compte des
remarques suivantes :

(1) Bien définir la liste des personnes ayant accès au magasin. ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025 Liste : Magasinier, Chef Magasinier, Client qui prend
les articles
(2) Interdire l'entrée des personnes non habilitées dans les
magasins.
● Mis en œuvre

1.19. Mauvaise gestion des vivres périssables comme les fruits et légumes
Les vivres périssables ne sont pas correctement gérés, ce qui Malgré les consignes et les DLUO envoyées chaque semaine
entraîne des pertes et des gaspillages. au BV, des vivres avariés, comme des fromages et des légumes
(notamment des betteraves), sont encore présents dans le
magasin des vivres.
(1) Appliquer la méthode FIFO. ● Mis en œuvre
(2) Assurer que les vivres périssables sont stockés dans les
conditions optimales.
● Non mis en œuvre 3/15/2025 Action déjà mise en œuvre

(3) Le Magasinier/l'équipe BV doivent assurer que les vivres

périssables sont aptes à être envoyés sur les bases vies ferme.
● Mis en œuvre

1.20. Accès [Link] commune. Par exemple : Beaucoup des magasiniers utilise le compte de [Link] de Mr "Thomas"
Plusieurs magasiniers utilisent un compte commun (celui de Mr Vérifié : des comptes individuels ont été attribués à tous les
Thomas) pour accéder à [Link], ce qui compromet la magasiniers.
traçabilité et la responsabilité des actions.

(1) Fournir un compte [Link] individuel pour chaque

Magasinier.
● Mis en œuvre

1.21. Quantité de sortie arbitraire pour les Gravas

Les quantités de Gravas sorties sont déterminées de manière En attente de l'arrivée des gravats sur site. Pas de gravas lors Aucun gravat n'est encore arrivé sur site.
arbitraire, sans contrôle ni justification, ce qui peut entraîner de mon passage dans le magasin Mme Chabaud.
des écarts.

(1) Gérer la sortie des gravas par tas (organiser avec le génie
civil l'état de chaque tas).
● Non mis en œuvre 3/15/2025

(2) Les sorties se font en présence des magasiniers. ● Non mis en œuvre 3/15/2025

1.22. Sortie des carburants sans BS et retard de validation des BS.

Des carburants sont sortis sans bons de sortie (BS) et les BS Malgré les consignes du CD Support, 70 % des BS carburants Le manque de personnel et la coupure du serveur à
sont validés avec retard, ce qui affecte la traçabilité et le sont toujours validés en retard (J+1 à J+20). 20h empêchent les magasiniers de finaliser les
contrôle des stocks. saisies quotidiennes.

Rappeler par mail les organisations pour la validation et

l'établissement des BS en tenant compte du point suivant :
(1) Tous les BS doivent se faire et valider le même jour que la
sortie. ● Partiellement mis en œuvre 4/30/2025

1.23. Validation tardive des bons de sortie

Les bons de sortie sont validés avec retard, ce qui entraîne des Des validations tardives des BS, notamment pour les vivres, Les magasiniers informent les services en cas de BS
retards dans la mise à jour des stocks et peut compromettre la sont encore observées dans [Link]. non validé, mais il arrive que ces derniers oublient de
prevision d'approvisionnement. les valider.

(1) Mis à part les cas particuliers des Aliments, certains GO,
essence des Vedettes et Tracteurs, Aucune sortie ne doit être ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025 Action en continue
effectuée sans BS validé.
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Deadline
(2) Le magasinier doit informer le client sur les BS non faits. ● Mis en œuvre

1.24. Articles sortis physiquement, mais pas de « Sortie gisement » dans le système (Exemple : Armoire au TTE)
Certains articles sont sortis physiquement mais ne sont pas Probleme de FSA , à stocker non cocher. Nous avons déjà effectué deux BS pour l'article
enregistrés dans le système, ce qui crée des écarts entre les "Armoire électrique", mais cela n'a pas permis de le
stocks physiques et les stocks théoriques. retirer du stock en cours. Un email a déjà été envoyé
à Gnosys.
Rappeler par mail les organisations pour la validation et
l'établissement des BS en tenant compte des points suivants :
(1) Chaque sortie physique soit immédiatement enregistrée. ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025 Action en continue
(2) Les chefs d'équipe doivent contrôler journalièrement les BS
en instance de validation gisement.
● Mis en œuvre
 Nouveau
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Deadline
1.25. Inventaires exhaustifs semestriels : Modification des écarts constatés dans le rapport d'inventaire officiel du CDG
Les écarts d'inventaire sont modifiés sans l'approbation du L'échéance a été reportée à fin juillet 2025, en
CDG, ce qui compromet la fiabilité des rapports officiels. attendant l'inventaire exhaustif semestriel avec le
CDG. Une demande de l'établissement d'une
procédure d'inventaire au CDG
(1) La régularisation doit se baser sur l'état officiel du CDG. ● Non mis en œuvre 7/31/2025
(2) En cas de constatations d'erreur, il faut avertir le CDG qui
certifie l'erreur et doit obligatoirement corriger son rapport à cet ● Non mis en œuvre 7/31/2025
effet.
(3) La fiche de régule après inventaire exhaustif semestriel doit
obligatoirement être contrôlée par le CDG avant la signature de ● Non mis en œuvre 7/31/2025
la Direction.

1.26. Inventaires réalisés par les magasiniers non documentés

Les inventaires effectués par les magasiniers ne sont pas L'inventaire interne est déjà documenté depuis février et ne fait
documentés, ce qui rend difficile le suivi et la vérification des pas l'objet de régularisation. Vérifié.
écarts.

(1) Les inventaires internes (faits par les magasiniers) doivent

toujours faire l'objet d'une fiche d'inventaire signée par le
magasinier en charge de l'inventaire, mais ne doivent pas faire
● Mis en œuvre
l'objet d’un régule.

1.27. Pas de zone tampon pour les produits dangereux à la réception. Directement stockés dans sa zone de stockage normale sans distinction des nouveaux et anciens articles.
Les produits dangereux sont stockés directement dans les Une zone tampon a été aménagée pour les produits dangereux
zones de stockage normales sans zone tampon, ce qui à la réception, et les consignes les concernant ont été prises en
augmente les risques pour la sécurité. connaissance.

(1) Aménager une zone tampon pour la réception dans la zone

de stockage même.
● Mis en œuvre
(2) Mettre en place une consigne de réception temporaire des
articles.
● Mis en œuvre

1.28. [Link] ne gère pas la capacité réelle des TANK de stockage des carburants. Exemple : [Link] accepte de mettre théoriquement 72m3 de gasoil dans un tank de 24m3.
Le logiciel [Link] ne tient pas compte de la capacité réelle Analyse de la mise en œuvre en cours selon le chef
des tanks, ce qui entraîne des incohérences entre les stocks de departement des services supports.
théoriques et physiques.

(1) Modifier [Link] pour pouvoir gérer la capacité de

stockage des TANK afin de bloquer et d'alerter les magasiniers
en cas de dépassement des capacités de stockage lors des
● Non mis en œuvre 5/30/2025
transferts.

1.29. Stockage extérieur exposé aux intempéries et sans sécurisation

Les stocks extérieurs ne sont pas protégés des intempéries ni Aucun article facilement détériorable n'a été observé à
sécurisés, ce qui entraîne des pertes et des risques de vol. l'extérieur des magasins lors de la mission du CI sur le site MJB.

(1) Mettre à l'extérieur que les articles difficilement

détériorables et impossibles à mettre dans une zone fermée.
● Mis en œuvre

1.30. Mauvais rangement des articles nouvellement réceptionnés dans les zones tampon
Les nouveaux articles ne sont pas correctement rangés dans Le zone tampon a été aménagée et les consignes ont été prises
les zones tampon, ce qui entraîne des désorganisations et des en compte par magasinier dans ce sens.
retards dans les opérations.

(1) Mettre en place une consigne de réception temporaire des

articles.
● Mis en œuvre
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Deadline
1.31. Certaines avaries ne font objets ni de Fiche d'incident ni de régule
Certains avaries ne sont pas documentés, ce qui empêche leur La présence de l'équipe qualité lors de la réception des vivres
suivi et leur régularisation. congelés a été confirmée lors du débarquement des vivres le
04/03/25. Cependant, aucun FI n'a été effectué pour les
betteraves et le fromage avariés lors de la visite du CI au
magasin des vivres le 03/03/25.
Faire un mail de rappel sur le fait que :
(1) La réception des vivres doit systématiquement être en
présence des équipes qualité pour constatation des avaries et ● Mis en œuvre
des conditions de transport.
(2) En cas d'avaries, la qualité ouvre systématiquement une FI
qui sera suivie d'une fiche de régule.
● Non mis en œuvre 3/15/2025 Action immédiate
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Deadline
1.32. Réception GO : Aucune surveillance des ISOTANK (sur bateau) et TANK de stockage (sur terre) après ouverture des trous d'homme pour Jaugeage.
Les ISOTANK et les tanks de stockage ne sont pas surveillés La refermeture des trous d'homme après jauge n'a pas encore
après ouverture lors de depotage, ce qui augmente les risques été introduite dans la consigne du 01/02/25. Cela n'a donc pas
de vols ou de pertes. encore été mis en pratique lors du dépotage.

(1) Après chaque jauge, les trous d'homme doivent être

Action immédiate et en continue (pour chaque
refermés et surveillés par l'équipe de Sécurité ou Magasin, et ● Non mis en œuvre 3/15/2025
dépotage)
sont rouverts pour le dépotage.

1.33. Réception GO : Aucune vérification de l'ISOTANK à la fin du dépotage pour assurer qu'il est totalement vide
Aucune vérification n'est effectuée pour s'assurer que les Aucune vérification de l'ISOTANK à la fin du dépotage GO au
ISOTANK sont vides après dépotage, ce qui peut entraîner des site 6
vols non detectés.

(1) Vérification visuelle de l'ISOTANK à travers le trou d'homme Action immédiate et en continue (pour chaque
par un sécurité, un magasinier et le convoyeur.
● Non mis en œuvre 3/15/2025
dépotage)

1.34. Réception GO : Présence des PV de réception non signés ou présignés

Les procès-verbaux (PV) de réception ne sont pas signés ou Ce contrôle est mentionné dans la consigne du 01/02/25.
sont signés à l'avance, ce qui compromet leur validité et
fiabilité.

(1) Définir et rappeler les responsabilités de chaque acteur Action immédiate et en continue (pour chaque
(convoyeur, magasinier, sécurité, ...) lors du dépotage de GO. ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025
dépotage)

1.35. Ecart de 17 m3 constaté sur 2024, uniquement en comparant les jauges entre les périodes.
Un écart de 17 m3 a été constaté en comparant les jauges, ce Un nouveau format de fiche de distribution de carburant avec la Élaboration du carnet de suivi de distrubution en
qui indique des pertes ou des erreurs de gestion. signature de la sécurité a été mis en place. Les responsabilités attente du test d'efficacité du nouveau format de fiche
de chaque acteur ont été rappelées lors de la réunion du de distribution.
01/02/25, suivie de celle du 14/02/25 pour la distribution
ESP/GO.
(1) Concevoir un carnet de suivi pour la distribution quotidienne
de GO/ESP pour les magasiniers. ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025

(2) Définir et rappeler les responsabilités de chaque acteur

(client, magasinier, sécurité, ...) lors de la distribution du ● Mis en œuvre
GO/ESP.
(3) Établir une consigne de distribution journalière des
ESP/GO.
● Mis en œuvre

1.36. Aucune fiche d’enregistrement pour les jauges GO journaliers

Les jauges de gasoil (GO) ne sont pas enregistrées Les relevés des jauges des tanks sont désormais intégrés dans Élaboration du carnet de suivi de distribution en
quotidiennement dans un registre approprié, mais dans des le nouveau format de la fiche de distribution des carburants et attente de validation du nouveau format de la fiche
carnets personnels, ce qui rend difficile le suivi de l'historique signés par la sécurité. (Voir le format en PJ) de distribution.
du niveaux de jauges et de stock en cas de problème.

(1) Élaborer un carnet de suivi pour la distribution quotidienne

de GO/ESP, incluant l'enregistrement des pigeages journaliers, ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025
dûment signés par le magasinier.

1.37. Réception GO : Absence de signature du/des sécurité(s) présent(s) lors de la réception dans le PV
Les agents de sécurité ne signent pas les PV de réception, ce La signature de l'agent de sécurité est incluse dans le nouveau Élaboration du carnet des dépotages en attente de
qui compromet la traçabilité et la responsabilité en cas de litige. format du PV de réception actuel. Le rappel est déjà fait dans la validation du nouveau format du PV de réception.
consigne du 01/02/25.

(1) Revoir la forme des PV de réception de GO. ● Mis en œuvre

(2) Concevoir un carnet de suivi des dépotages de GO pour les
magasiniers.
● Non mis en œuvre 5/30/2025

(3) Définir et rappeler les responsabilités de chaque acteur

(convoyeur, magasinier, sécurité, ...) lors de la réception des ● Mis en œuvre
GO.
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Deadline
1.38. Manque de formation sur la manipulation des produits chimiques
Le personnel n'est pas suffisamment formé pour manipuler les La dite formation a été réalisée le 24/02/25 (selon la fiche de
produits chimiques, ce qui augmente les risques pour la santé présence fournie)..
et la sécurité.

(1) Organiser des sessions de formation sur la manipulation

des produits chimiques pour tout le personnel concerné.
● Mis en œuvre
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Deadline
1.39. [Link] permet le transfert de gasoil dans les tanks à essence
Le logiciel [Link] permet des transferts inappropriés, Analyse de la mise en œuvre en cours.
comme le transfert de gasoil dans des tanks à essence, ce qui
pose des risques de fraude.

(1) Voir la possibilité de configurer [Link] pour interdire les

transferts inter-gisement de produits différents.
● Non mis en œuvre 5/30/2025

1.40. Certains achats ne font pas objets de BC locaux (documents incomplets)

Certains achats ne font pas objet des bons de commande (BC) Les documents sont complets au BV, mais le BC
locaux, ce qui entraîne des lacunes dans la traçabilité des n'est parfois pas accompagné des pièces
achats et favorisent des achats non autorisés. nécessaires pour le paiement. La Direction
recommande de compléter les documents avant le
paiement et d'impliquer le CDG pour le contrôle
préalable.

(1) Revoir la procédure d'achat locale pour les vivres et les

autres articles en tenant compte des points ci-dessous :
- Pas d'achat locaux sans les documents nécessaires pour les
achats locaux.
● Non mis en œuvre 3/15/2025
- Pas de paiement sans la présence des documents complets.
- Les CDG assurent le contrôle des documents avant achats.

1.41. Deux extincteurs à poudre seulement pour couvrir toute la zone de stockage du pompage 43 (pour 3 tanks : E, F, G)
Le nombre d'extincteurs est insuffisant pour couvrir la zone de La formation sur l'utilisation des extincteurs a déjà été réalisée Besoin d'extincteurs pour les magasins déjà évalué.
stockage, ce qui augmente les risques en cas d'incendie. avec les sapeurs-pompiers en février. En attente de passation de commande.

(1) Evaluer les besoins en extincteurs et placer un nombre Passage d'EMIP (mars 2025) pour des propositions
suffisant d'extincteur pour assurer la zone. ● Partiellement mis en œuvre 4/30/2025
d'amélioration des installations hydrocarbures du site

(2) Former le personnel sur l'utilisation de ces extincteurs ● Mis en œuvre

1.42. Non-utilisation des EPI lors de l’entrée dans la zone de stockage de produits chimiques (lors d'inventaire avec CI)
Le personnel n'utilise pas les équipements de protection La formation sur le port des EPI a été réalisée le 24/02/25 Les EPI ne sont pas encore arrivés sur le site. Les
individuelle (EPI) lors de l'entrée dans les zones de stockage (selon la fiche de présence fournie). Toutefois, Lors de la commandes sont centralisées au niveau de Tana.
de produits chimiques, ce qui expose les employés à des mission sur place, il a été constaté que le personnel des
risques. magasins et de la logistique ne respecte toujours pas le port des
EPI.
(1) Organiser des sessions de formation sur la manipulation
des produits chimiques pour tout le personnel concerné.
● Mis en œuvre
(2) Sensibiliser le personnel à l'utilisation obligatoire des EPI
lors de la manipulation des Intrants aquacoles.
● Mis en œuvre
(3) Fournir les EPI nécessaires ● Non mis en œuvre 6/30/2025 Attente de livraison partielle
 1. Suivi des recommandations précédentes
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1.1. Utilisation fréquente de BS manuels
Les bons de sortie (BS) manuels sont souvent utilisés au lieu 90 % des Bons de Sortie (BS) manuels relatifs aux vivres ne La numérisation des BS manuels est inutile, car elle
des BS [Link], ce qui augmente les risques d'erreurs et de présentaient ni un caractère urgent ni exceptionnel. Un nombre pourrait en encourager l’usage. De plus, l'absence
fraudes. important de BS manuels demeurent non régularisés d'une imprimante sur site comme contrainte
notamment pour les vivres et les PDR. supplémentaire.
Malgré des relances par e-mail et téléphone, certaines
régularisations ne sont pas effectuées. Des omissions du
magasinier ont été constatées, notamment les BS des pneus et
chambres à air du 14/01/2025 dans le magasin PDR.

Le BS manuel avec signature de la direction fait

(1) Limiter les BS manuels aux urgences et cas exceptionnels. ● Non mis en œuvre 3/15/2025
office de dérogation
Rappel aux utilisateurs (sauf pour les familles F1-F3-
(2) Les BS doivent être établis dans le même jour. ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025
F2)
(3) Numériser les BS manuels. ● A abandonner Action à abandonner
(4) Les chefs d'équipe assurent la relance aux clients pour
régulariser les BS.
● Mis en œuvre
Mail de rappel au magasinier de ne pas faire sortir
(5) Les BS manuels doivent être obligatoirement signés par la
Direction.
● Non mis en œuvre 3/15/2025 des articles sans la signature de la direction/ou de
son intérim

1.2. Sortie des articles avec des BS manuels sans la validation de la Direction
Les articles sont sortis du magasin sans que la Direction n'ait 95 % des BS manuels vivres ne sont pas signés par la Direction La Direction reconnaît ne pas avoir signé tous les BS
validé les BS manuels, ce qui compromet le contrôle des ou son intérim, et de nombreux restent non régularisés, manuels vivres.
stocks. notamment au magasin des vivres et un cas en PDR.

(1) Aucune sortie n'est autorisée sans la validation de la

Direction. ● Non mis en œuvre 3/15/2025
(2) Les BS manuels ne sont autorisés que par la Direction et à
titre exceptionnel. Cette pratique est hors procédure, donc une ● Non mis en œuvre 3/15/2025
dérogation doit être établie.

1.3. Les sorties des carburants se font directement par les magasiniers et sans contrôles
Les magasiniers effectuent des sorties de carburants sans La présence de la sécurité lors du dépotage, du jaugeage et de La rotation du magasinier carburant est difficile à
supervision ni contrôle, ce qui peut entraîner des pertes ou des la sortie du carburant sur le Site 4 (PG43) est confirmée sur le mettre en œuvre faute de personnel, selon le
erreurs de gestion. terrain. Cependant, les déplacements des tanks mobiles ne sont responsable (Action décalée en Octobre). Quant à la
toujours pas escortés. De plus, les BS sont uniquement signés rotation des agents de sécurité, elle n'a pas encore
par les clients, sans émargement du magasinier ni de l'agent de été discutée avec le service concerné (Action
sécurité. décalée en Octobre)

(1) Chaque manipulation des carburants (sortie site 4, PPG43,

ferme 5, tank mobile, appro venant des bateaux, ...) doit être ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025
en présence de la sécurité.
(2) Le BS doit être signé par le Magasinier, le client et la
Sécurité. ● Non mis en œuvre 3/15/2025
(3) Le Magasinier en charge de carburant ne doit pas rester au
même poste plus de 6 mois (à discuter). ● Non mis en œuvre 10/1/2025
(4) La sécurité qui participe à la sortie des carburants doit être
différente à chaque fois (à discuter). ● Non mis en œuvre 10/1/2025

1.4. Ecriture de régularisation dans [Link] sans validation de la Direction ou/et sans le bon de régule.
Des régularisations sont enregistrées dans [Link] sans Toutes les fiches de régularisation fournies sont signées par la
l'approbation de la Direction ou sans documentation adéquate, direction et justifiées par une observation sur la fiche. En ce qui
ce qui affecte la fiabilité des données. concerne le privilège [Link], il a été vérifié que les chefs
d'équipes et magasiniers n'ont plus accès à la validation des
régularisations.
(1) La validation des régularisations dans le système doit être
effectuée par un Cadre supérieur en présence d'une fiche de ● Mis en œuvre
régularisation validée par la Direction.
(2) Restreindre les accès des Magasiniers et des chefs
d'équipe sur la régularisation. ● Mis en œuvre
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Deadline
1.5. Articles déjà sortis mais toujours dans le système (Cas des articles Non stockés : Quand la case "à stocker" n'est pas coché)
Certains articles physiquement sortis restent dans le système Il reste 15 articles coûteux avec FSA 'à stocker' non cochés. Malgré plusieurs relances par e-mail concernant les
car la case "à stocker" n'a pas été cochée dans le [Link], ce Voir la liste en pièce jointe. FSA, la question n'a pas encore été traitée.
qui fausse les niveaux de stock et gonfle le montant des en
cours.

(1) Cocher la notion "à stocker" par défaut car très peu des cas
des achats non stockés. ● Partiellement mis en œuvre 3/30/2025

1.6. Bon de sortie excédant 24h, sans que les marchandises soient enlevées
Des bons de sortie restent plus de 24 heures sans que les Les magasiniers alertent les clients par e-mail ou téléphone.
marchandises en question ne soient recuperées, ce qui Cependant, des sorties de gisement continuent d’être
entraîne des désorganisations dans les magasins. effectuées avant la livraison.
Par exemple, un onduleur pour l'informatique, bien que sorti du
gisement, est resté dans la salle de réception. De même, des
vivres, sorties du gisement le 02/03, n'avaient pas encore été
livrées lors de mon passage pour inventaire le 03/03 après-midi.

(1) Les magasiniers doivent alerter les clients. ● Mis en œuvre

(2) Pas de validation gisement avant que les clients prennent
leurs marchandises.
● Non mis en œuvre 3/30/2025

1.7. Articles venant de Besalampy non encore intégrés dans le système

Des articles reçus de Besalampy ne sont pas enregistrés dans Après vérification des listes de colisage de Besalampy et des
le système, ce qui crée des écarts entre les stocks physiques saisies dans [Link], tous les articles de Besalampy ont été
et les stocks théoriques. correctement intégrés dans [Link].

(1) Entrer en stock des articles suivant les procédures

existantes sur les cessions inter-groupe. ● Mis en œuvre

1.8. [Link] ne permet pas de diviser les quantités de GO dans le BTI pour des stockages différents
Le logiciel [Link] ne permet pas de diviser les quantités de Analyse la mise en œuvre en cours pour éviter de
gasoil (GO) pour des stockages de destination multiples, alors compromettre la fiabilité des stocks de gasoil.
que la quantité dans le BTI dépasse largement la capacité d'un
tank de stockage
(1) Voir avec Gnosys sur la possibilité de modifier le logiciel
pour permettre la division des quantités dans le BTI sur les GO
afin qu'il soit directement placé dans le bon gisement et ● Non mis en œuvre 4/30/2025
minimiser la manipulation humaine.

1.9. Transferts inter-gisement théorique et physique sans contrôle et ouvert aux magasiniers et aux chefs d’équipe
Les transferts entre gisements sont effectués sans contrôle et Il n'est pas nécessaire de bloquer les transferts inter-
sont accessibles aux magasiniers et chefs d'équipe, ce qui gisement pour les magasiniers et chefs
augmente les risques d'erreurs ou de fraudes. d'é[Link] de créer un bouton "Valider" dans
[Link]. (Reservé au Cadre Magasin)
(1) Restreindre l’accès aux transferts inter-gisement dans
[Link]. ● Non mis en œuvre 6/30/2025
(2) Les transferts inter-gisement doivent obligatoirement être
expliqués par le demandeur (à mettre dans l'observation) et ● Non mis en œuvre 7/31/2025
validés par un cadre du service Magasin.
(3) Mettre en place une fiche de mouvement inter-gisement
signée par le magasinier et validée par le chef d'équipe. ● A abandonner L'ajout des "observations" sur le Transfert inter-
gisements, accompagné d'une validation par un
(4) Pour les articles sensibles au vol (Carburants, vivres et
cadre du Magasin, constitue déjà un élément de
PDR), la fiche de mouvement doit être signée par un cadre de ● A abandonner traçabilité.
Magasin.

1.10. Réintégrations non contrôlées : Accès ouvert aux magasiniers et aux chefs d'équipe
Les réintégrations de stocks ne sont pas contrôlées et sont Après vérification des droits d'accès [Link], les magasiniers
accessibles à tous, ce qui peut entraîner des erreurs ou des et chefs d'équipe n'ont plus l'autorisation de réintégrer les
manipulations non autorisées. stocks. Toutes les fiches de régularisation fournies sont signées
par la direction et justifiées par une observation.
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Deadline
(1) Restreindre l’accès à la réintégration dans [Link]. ● Mis en œuvre
(2) Toute régularisation doit obligatoirement être expliquée par
le demandeur (à mettre dans l'observation) et validée par un ● Mis en œuvre
cadre du service Magasin.
 Nouveau
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Deadline
1.11. Absence ou mauvais usage des EPI
Le personnel n'utilise pas ou mal les équipements de protection Le port des EPI n'était pas encore mis en place lors de la Les EPI ne sont pas encore arrivés sur site.
individuelle (EPI), ce qui expose les employés à des risques mission du CI sur le terrain du 02/03/25 au 05/03/25, bien que la
pour leur santé et leur sécurité. formation ait été réalisée le 24/02/25, selon la fiche de présence
fournie.
(1) Fournir des EPI adaptés pour les
manutentionnaires/magasiniers lors de la manipulation. ● Non mis en œuvre 5/30/2025

(2) Sensibiliser et former le personnel à leur utilisation. ● Mis en œuvre

1.12. Le génie civil sort les "Fers" sans surveillance, sans contrôle et sans comptage par les magasiniers.
Les matériaux de construction (fers) sont sortis sans Depuis janvier 2025, toutes les sorties de matériaux de La sortie sans BS est formellement interdite
surveillance ni comptage, ce qui peut entraîner des pertes ou construction doivent être accompagnées d'un BS, et aucune conformément à la consigne du 01/02/25.
des écarts. sortie sans BS n'a été constatée, conformément à la consigne
du 01/02/25.
Rappeler les clients par mail que les sorties doivent être en
présence systématique des magasiniers en tenant compte des
points suivants :
(1) Les sorties des matériaux doivent faire l'objet d'un BS. ● Mis en œuvre
(2) Les magasiniers doivent être présents et contrôler les
quantités sorties.
● Mis en œuvre

1.13. Absence de contrôle sur les sorties effectives des aliments.

Les sorties d'aliments sont enregistrées uniquement sur la La mise en œuvre est difficile en raison du manque
base des déclarations des agents d'élevage, sans vérification de personnel et de l'accès à la guérite, interdit aux
physique, ce qui peut entraîner des écarts ou meme vol. magasiniers.

(1) Les magasiniers doivent effectuer des inventaires inopinés

tous les deux semaines (choisir 5 guérites à chaque fois).
● Non mis en œuvre 6/30/2025
(2) La fiche d'inventaire doit être signée par le Magasinier et
l'éleveur sur place. Et les écarts doivent être expliqués.
● Non mis en œuvre 6/30/2025

1.14. Personnel Magasin en sous-effectif

Le magasin manque de personnel, ce qui entraîne une Une réunion a été organisée par les responsables le 14/02/25 Les recrutements des Magasiniers sont en cours
surcharge de travail et des retards dans les opérations. afin de former les magasiniers aux bonnes pratiques de gestion dans les deux services.
de magasin.
(1) Recruter du personnel pour atteindre l'effectif type. ● Partiellement mis en œuvre 6/30/2025
(2) Former le personnel du Magasin dans les bonnes pratiques
de gestion de Magasin.
● Mis en œuvre
(3) Avoir une équipe polyvalente. ● Non mis en œuvre 6/30/2025

1.15. Aucun tableau de bord sur la gestion des Magasins

Il n'existe pas de tableau de bord pour suivre la gestion des Voir avec l'équipe CDG sur les KPI à mettre en place La Ferme dispose déjà d'une modèle de rapport
magasins, ce qui rend difficile le suivi des performances et des d'activité et d'autonomie.
écarts.

(1) Mettre à jour et formaliser le tableau de bord lié au

fonctionnement du magasin.
● Non mis en œuvre 6/30/2025

1.16. Retards sur la réception des BTI

Les bons de transfert interne (BTI) sont reçus avec retard, ce Le problème concerne Majunga et Besakoa, où
qui perturbe la gestion des stocks et la livraison. quelques retards de BTI subsistent, bien qu'une nette
amélioration ait été observée.
(1) Sensibiliser les acteurs (équipe logistique Majunga,
Besakoa, Mahajamba) à envoyer les BTI au même moment ou ● Partiellement mis en œuvre 6/30/2025
au plus tard J+1 que l'envoi des marchandises.

1.17. Réception GO : Fuite de la pompe GO pendant le dépotage

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Deadline
Des fuites sont constatées lors du dépotage de gasoil (GO), ce Sur le terrain, il a été confirmé que la pompe a été réparée.
qui entraîne des pertes de produit et des risques Cependant, aucun bac de rétention n'était visible lors du
environnementaux. dépotage du 01/03/25 au site 6.

(1) Réparer la pompe sur Majunga avant utilisation sur site. ● Mis en œuvre
(2) Placer un bac de rétention (60L) pour protéger les zones en
cas de fuite.
● Non mis en œuvre 3/31/2025
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Deadline
1.18. Accès à la zone de stockage sans contrôle
L'accès à la zone de stockage n'est pas contrôlé, ce qui Des panneaux d'interdiction sont présents à l'entrée des La liste des personnes habilitées reste difficile à
augmente les risques de vol ou de manipulation non autorisée. magasins. Aucune liste des personnes ayant accès au Magasin établir
n'a été définie.

(1) Bien définir la liste des personnes ayant accès au magasin. ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025 Liste : Magasinier, Chef Magasinier, Client qui prend
les articles
(2) Interdire l'entrée des personnes non habilitées dans les
magasins.
● Mis en œuvre

1.19. Mauvaise gestion des vivres périssables comme les fruits et légumes
Les vivres périssables ne sont pas correctement gérés, ce qui Malgré les consignes et les DLUO envoyées chaque semaine
entraîne des pertes et des gaspillages. au BV, des vivres avariés, comme des fromages et des légumes
(notamment des betteraves), sont encore présents dans le
magasin des vivres.
(1) Appliquer la méthode FIFO. ● Mis en œuvre
(2) Assurer que les vivres périssables sont stockés dans les
conditions optimales.
● Non mis en œuvre 3/15/2025 Action déjà mise en œuvre

(3) Le Magasinier/l'équipe BV doivent assurer que les vivres

périssables sont aptes à être envoyés sur les bases vies ferme.
● Mis en œuvre

1.20. Accès [Link] commune. Par exemple : Beaucoup des magasiniers utilise le compte de [Link] de Mr "Thomas"
Plusieurs magasiniers utilisent un compte commun (celui de Mr Vérifié : des comptes individuels ont été attribués à tous les
Thomas) pour accéder à [Link], ce qui compromet la magasiniers.
traçabilité et la responsabilité des actions.

(1) Fournir un compte [Link] individuel pour chaque

Magasinier.
● Mis en œuvre

1.21. Quantité de sortie arbitraire pour les Gravas

Les quantités de Gravas sorties sont déterminées de manière En attente de l'arrivée des gravats sur site. Pas de gravas lors Aucun gravat n'est encore arrivé sur site.
arbitraire, sans contrôle ni justification, ce qui peut entraîner de mon passage dans le magasin Mme Chabaud.
des écarts.

(1) Gérer la sortie des gravas par tas (organiser avec le génie
civil l'état de chaque tas).
● Non mis en œuvre 3/15/2025

(2) Les sorties se font en présence des magasiniers. ● Non mis en œuvre 3/15/2025

1.22. Sortie des carburants sans BS et retard de validation des BS.

Des carburants sont sortis sans bons de sortie (BS) et les BS Malgré les consignes du CD Support, 70 % des BS carburants Le manque de personnel et la coupure du serveur à
sont validés avec retard, ce qui affecte la traçabilité et le sont toujours validés en retard (J+1 à J+20). 20h empêchent les magasiniers de finaliser les
contrôle des stocks. saisies quotidiennes.

Rappeler par mail les organisations pour la validation et

l'établissement des BS en tenant compte du point suivant :
(1) Tous les BS doivent se faire et valider le même jour que la
sortie. ● Partiellement mis en œuvre 4/30/2025

1.23. Validation tardive des bons de sortie

Les bons de sortie sont validés avec retard, ce qui entraîne des Des validations tardives des BS, notamment pour les vivres, Les magasiniers informent les services en cas de BS
retards dans la mise à jour des stocks et peut compromettre la sont encore observées dans [Link]. non validé, mais il arrive que ces derniers oublient de
prevision d'approvisionnement. les valider.

(1) Mis à part les cas particuliers des Aliments, certains GO,
essence des Vedettes et Tracteurs, Aucune sortie ne doit être ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025 Action en continue
effectuée sans BS validé.
(2) Le magasinier doit informer le client sur les BS non faits. ● Mis en œuvre
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Deadline
1.24. Articles sortis physiquement, mais pas de « Sortie gisement » dans le système (Exemple : Armoire au TTE)
Certains articles sont sortis physiquement mais ne sont pas Probleme de FSA , à stocker non cocher. Nous avons déjà effectué deux BS pour l'article
enregistrés dans le système, ce qui crée des écarts entre les "Armoire électrique", mais cela n'a pas permis de le
stocks physiques et les stocks théoriques. retirer du stock en cours. Un email a déjà été envoyé
à Gnosys.
Rappeler par mail les organisations pour la validation et
l'établissement des BS en tenant compte des points suivants :
(1) Chaque sortie physique soit immédiatement enregistrée. ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025 Action en continue
(2) Les chefs d'équipe doivent contrôler journalièrement les BS
en instance de validation gisement.
● Mis en œuvre
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Deadline
1.25. Inventaires exhaustifs semestriels : Modification des écarts constatés dans le rapport d'inventaire officiel du CDG
Les écarts d'inventaire sont modifiés sans l'approbation du L'échéance a été reportée à fin juillet 2025, en
CDG, ce qui compromet la fiabilité des rapports officiels. attendant l'inventaire exhaustif semestriel avec le
CDG. Une demande de l'établissement d'une
procédure d'inventaire au CDG
(1) La régularisation doit se baser sur l'état officiel du CDG. ● Non mis en œuvre 7/31/2025
(2) En cas de constatations d'erreur, il faut avertir le CDG qui
certifie l'erreur et doit obligatoirement corriger son rapport à cet ● Non mis en œuvre 7/31/2025
effet.
(3) La fiche de régule après inventaire exhaustif semestriel doit
obligatoirement être contrôlée par le CDG avant la signature de ● Non mis en œuvre 7/31/2025
la Direction.

1.26. Inventaires réalisés par les magasiniers non documentés

Les inventaires effectués par les magasiniers ne sont pas L'inventaire interne est déjà documenté depuis février et ne fait
documentés, ce qui rend difficile le suivi et la vérification des pas l'objet de régularisation. Vérifié.
écarts.

(1) Les inventaires internes (faits par les magasiniers) doivent

toujours faire l'objet d'une fiche d'inventaire signée par le
magasinier en charge de l'inventaire, mais ne doivent pas faire
● Mis en œuvre
l'objet d’un régule.

1.27. Pas de zone tampon pour les produits dangereux à la réception. Directement stockés dans sa zone de stockage normale sans distinction des nouveaux et anciens.
Les produits dangereux sont stockés directement dans les Une zone tampon a été aménagée pour les produits dangereux
zones de stockage normales sans zone tampon, ce qui à la réception, et les consignes les concernant ont été prises en
augmente les risques pour la sécurité. connaissance.

(1) Aménager une zone tampon pour la réception dans la zone

de stockage même.
● Mis en œuvre
(2) Mettre en place une consigne de réception temporaire des
articles.
● Mis en œuvre

1.28. [Link] ne gère pas la capacité réelle des TANK de stockage des carburants.
[Link] ne tient pas compte de la capacité réelle des tanks, Analyse de la mise en œuvre en cours selon le chef
Exemple : [Link] accepte de mettre théoriquement 72m3 de de departement des services supports.
gasoil dans un tank de 24m3.

(1) Modifier [Link] pour gérer la capacité de stockage des

TANK afin de bloquer et d'alerter les magasiniers en cas de ● Non mis en œuvre 5/30/2025
dépassement des capacités de stockage lors des transferts.

1.29. Stockage extérieur exposé aux intempéries et sans sécurisation

Les stocks extérieurs ne sont pas protégés des intempéries ni Aucun article facilement détériorable n'a été observé à
sécurisés, ce qui entraîne des pertes et des risques de vol. l'extérieur des magasins lors de la mission du CI sur le site MJB.

(1) Mettre à l'extérieur que les articles difficilement

détériorables et impossibles à mettre dans une zone fermée.
● Mis en œuvre

1.30. Mauvais rangement des articles nouvellement réceptionnés dans les zones tampon
Les nouveaux articles ne sont pas correctement rangés dans Le zone tampon a été aménagée et les consignes ont été prises
les zones tampon, ce qui entraîne des désorganisations et des en compte par magasinier dans ce sens.
retards dans les opérations.

(1) Mettre en place une consigne de réception temporaire des

articles.
● Mis en œuvre

1.31. Certaines avaries ne font objets ni de Fiche d'incident ni de régule

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Deadline
Certains avaries ne sont pas documentés, ce qui empêche leur La présence de l'équipe qualité lors de la réception des vivres
suivi et leur régularisation. congelés a été confirmée lors du débarquement des vivres le
04/03/25. Cependant, aucun FI n'a été effectué pour les
betteraves et le fromage avariés constaté par le CI.
Faire un mail de rappel sur le fait que :
(1) La réception des vivres doit systématiquement être en
présence des équipes qualité pour constatation des avaries et ● Mis en œuvre
des conditions de transport.
(2) En cas d'avaries, la qualité ouvre systématiquement une FI
qui sera suivie d'une fiche de régule.
● Non mis en œuvre 3/15/2025 Action immédiate
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Deadline
1.32. Réception GO : Aucune surveillance des ISOTANK (sur bateau) et TANK de stockage (sur terre) après ouverture des trous d'homme pour Jaugeage.
Les ISOTANK et les tanks de stockage ne sont pas surveillés La refermeture des trous d'homme après jauge n'a pas encore
après ouverture lors de depotage, ce qui augmente les risques été introduite dans la consigne du 01/02/25. Cela n'a donc pas
de vols ou de pertes. encore été mis en pratique lors du dépotage.

(1) Après chaque jauge, les trous d'homme doivent être

Action immédiate et en continue (pour chaque
refermés et surveillés par l'équipe de Sécurité ou Magasin, et ● Non mis en œuvre 3/15/2025
dépotage)
sont rouverts pour le dépotage.

1.33. Réception GO : Aucune vérification de l'ISOTANK à la fin du dépotage pour assurer qu'il est totalement vide
Aucune vérification n'est effectuée pour s'assurer que les Aucune vérification de l'ISOTANK à la fin du dépotage GO au
ISOTANK sont vides après dépotage, ce qui peut entraîner des site 6
vols non detectés.

(1) Vérification visuelle de l'ISOTANK à travers le trou d'homme Action immédiate et en continue (pour chaque
par un sécurité, un magasinier et le convoyeur.
● Non mis en œuvre 3/15/2025
dépotage)

1.34. Réception GO : Présence des PV de réception non signés ou présignés

Les PV de réception ne sont pas signés ou sont signés à Ce contrôle est mentionné dans la consigne du 01/02/25.
l'avance, ce qui compromet leur validité et fiabilité.

(1) Définir et rappeler les responsabilités de chaque acteur Action immédiate et en continue (pour chaque
(convoyeur, magasinier, sécurité, ...) lors du dépotage de GO. ● Partiellement mis en œuvre 3/15/2025
dépotage)

1.35. Ecart de 17 m3 constaté sur 2024, uniquement en comparant les jauges entre les périodes.
Un écart de 17 m3 a été constaté en comparant les jauges, ce Une fiche de distribution de carburant avec la signature de la Élaboration du carnet de suivi de distrubution en
qui indique des pertes ou des erreurs de gestion. sécurité a été mis en place. Rappel des responsabilités de attente du test d'efficacité du nouveau format de fiche
chaque acteur lors de la réunion du 01/02/25, suivie de celle du de distribution.
14/02/25 pour la distribution ESP/GO.
(1) Concevoir un carnet de suivi pour la distribution quotidienne
de GO/ESP pour les magasiniers. ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025
(2) Définir et rappeler les responsabilités de chaque acteur lors
de la distribution du GO/ESP.
● Mis en œuvre
(3) Établir une consigne de distribution journalière des
ESP/GO.
● Mis en œuvre

1.36. Aucune fiche d’enregistrement pour les jauges GO journaliers

Les jauges de gasoil (GO) ne sont pas enregistrées Les relevés des jauges des tanks sont désormais intégrés dans Élaboration du carnet de suivi de distribution en
quotidiennement dans un registre approprié, mais dans des le nouveau format de la fiche de distribution des carburants et attente de validation du nouveau format de la fiche
carnets personnels, ce qui rend difficile le suivi de l'historique signés par la sécurité. (Voir le format en PJ) de distribution.
du niveaux de jauges et de stock en cas de problème.

(1) Élaborer un carnet de suivi pour la distribution quotidienne

de GO/ESP, incluant l'enregistrement des pigeages journaliers, ● Partiellement mis en œuvre 5/30/2025
dûment signés par le magasinier.

1.37. Réception GO : Absence de signature du/des sécurité(s) présent(s) lors de la réception dans le PV
Les agents de sécurité ne signent pas les PV de réception, ce La signature de l'agent de sécurité est incluse dans le nouveau Élaboration du carnet des dépotages en attente de
qui compromet la traçabilité et la responsabilité en cas de litige. format du PV de réception actuel. Le rappel est déjà fait dans la validation du nouveau format du PV de réception.
consigne du 01/02/25.

(1) Revoir la forme des PV de réception de GO. ● Mis en œuvre

(2) Concevoir un carnet de suivi des dépotages de GO pour les
magasiniers.
● Non mis en œuvre 5/30/2025

(3) Définir et rappeler les responsabilités de chaque acteur

(convoyeur, magasinier, sécurité, ...) lors de la réception des ● Mis en œuvre
GO.

1.38. Manque de formation sur la manipulation des produits chimiques

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Deadline
Le personnel n'est pas suffisamment formé pour manipuler les La dite formation a été réalisée le 24/02/25 (selon la fiche de
produits chimiques, ce qui augmente les risques pour la santé présence fournie)..
et la sécurité.

(1) Organiser des sessions de formation sur la manipulation

des produits chimiques pour tout le personnel concerné.
● Mis en œuvre
 Nouveau
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Deadline
1.39. [Link] permet le transfert de gasoil dans les tanks à essence
Le logiciel [Link] permet des transferts inappropriés, Analyse de la mise en œuvre en cours.
comme le transfert de gasoil dans des tanks à essence, ce qui
pose des risques de fraude.

(1) Voir la possibilité de configurer [Link] pour interdire les

transferts inter-gisement de produits différents.
● Non mis en œuvre 5/30/2025

1.40. Certains achats ne font pas objets de BC locaux (documents incomplets)

Certains achats ne font pas objet des bons de commande (BC) Les documents sont complets au BV, mais le BC
locaux, ce qui entraîne des lacunes dans la traçabilité des n'est parfois pas accompagné des pièces
achats et favorisent des achats non autorisés. nécessaires pour le paiement. La Direction
recommande de compléter les documents avant le
paiement et d'impliquer le CDG pour le contrôle
préalable.

(1) Revoir la procédure d'achat locale pour les vivres et les

autres articles en tenant compte des points ci-dessous :
- Pas d'achat locaux sans les documents nécessaires pour les
achats locaux.
● Non mis en œuvre 3/15/2025
- Pas de paiement sans la présence des documents complets.
- Les CDG assurent le contrôle des documents avant achats.

1.41. Deux extincteurs à poudre seulement pour couvrir toute la zone de stockage du pompage 43 (pour 3 tanks : E, F, G)
Le nombre d'extincteurs est insuffisant pour couvrir la zone de La formation sur l'utilisation des extincteurs a déjà été réalisée Besoin d'extincteurs pour les magasins déjà évalué.
stockage, ce qui augmente les risques en cas d'incendie. avec les sapeurs-pompiers en février. En attente de passation de commande.

(1) Evaluer les besoins en extincteurs et placer un nombre Passage d'EMIP (mars 2025) pour des propositions
suffisant d'extincteur pour assurer la zone. ● Partiellement mis en œuvre 4/30/2025
d'amélioration des installations hydrocarbures du site

(2) Former le personnel sur l'utilisation de ces extincteurs ● Mis en œuvre

1.42. Non-utilisation des EPI lors de l’entrée dans la zone de stockage de produits chimiques (lors d'inventaire avec CI)
Le personnel n'utilise pas les équipements de protection La formation sur le port des EPI a été réalisée le 24/02/25 Les EPI ne sont pas encore arrivés sur le site. Les
individuelle (EPI) lors de l'entrée dans les zones de stockage (selon la fiche de présence fournie). Toutefois, Lors de la commandes sont centralisées au niveau de Tana.
de produits chimiques, ce qui expose les employés à des mission sur place, il a été constaté que le personnel des
risques. magasins et de la logistique ne respecte toujours pas le port des
EPI.
(1) Organiser des sessions de formation sur la manipulation
des produits chimiques pour tout le personnel concerné.
● Mis en œuvre
(2) Sensibiliser le personnel à l'utilisation obligatoire des EPI
lors de la manipulation des Intrants aquacoles.
● Mis en œuvre
(3) Fournir les EPI nécessaires ● Non mis en œuvre 6/30/2025 Attente de livraison partielle