Table des matières

A. ACCÉS À LA SOLUTION GEC ......................................................................................................... 4

1. Se connecter..................................................................................................................................... 4
2. Se déconnecter ............................................................................................................................... 4
B. PRESENTATION DE LA PAGE D’ACCUEIL ................................................................................... 5

1. La zone de barre d’outils ............................................................................................................. 5

2. La zone latérale ............................................................................................................................... 5
2.1 Boite aux lettres .......................................................................................................................... 5
2.2 Volets.............................................................................................................................................. 6
2.3 Bannettes ...................................................................................................................................... 6
3. La zone de travail ........................................................................................................................... 6
3.1 Localisation dans l’application .............................................................................................. 6
3.2 Filtres .............................................................................................................................................. 7
3.3 Barre d’outils................................................................................................................................ 7
3.4 Actions sur la liste ...................................................................................................................... 7
C. CREER UN COURRIER « A L’ARRIVEE » ...................................................................................... 8

1. Saisir la fiche courrier « à l’arrivée » ........................................................................................ 8

1.1 Onglet « Bureau d’ordre » ...................................................................................................... 9
1.2 Onglet « Les intervenants » ................................................................................................... 9
1.3 Onglet « Pièces jointes » ....................................................................................................... 10
D. CREER UN COURRIER « AU DEPART » ...................................................................................... 11

1. Saisir la fiche courrier « Au départ » ..................................................................................... 11

1.1 Onglet « Intervenants et destinataires » ......................................................................... 11
1.2 Onglet « Destinataires externes »...................................................................................... 12
E. CREER UN COURRIER « INTERNE » ........................................................................................... 13

1. Saisir la fiche du courrier « Interne » .................................................................................... 13

1.1 Onglet « Bureau d’ordre » .................................................................................................... 13
1.2 Onglet « Intervenants et destinataires » ......................................................................... 14
1.3 Onglet « Pièces jointes » ....................................................................................................... 15
F. ACTIONS SUR LE COURRIER ...................................................................................................... 17

1. Transférer le courrier ................................................................................................................... 17

1.1 Transférer un courrier pour réaffectation ....................................................................... 17
1.2 Transférer un courrier pour transmission ....................................................................... 18
2. Traiter ................................................................................................................................................ 18

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 2.1 Traitement complet d’une tâche ........................................................................................ 18
2.2 Traitement simple d’une tâche ........................................................................................... 19
3. Demander une tâche sur un courrier .................................................................................... 19
4. Modification d’un courrier ........................................................................................................ 21
5. Les filtres .......................................................................................................................................... 22
6. La recherche simple ..................................................................................................................... 22
7. La recherche simple avec filtres .............................................................................................. 22
8. La recherche multicritère ........................................................................................................... 23
8.1 L’opérateur ET ........................................................................................................................... 24
8.2 L’opérateur OU ......................................................................................................................... 24
8.3 L’opérateur SAUF ..................................................................................................................... 24
8.4 Mémoriser la recherche......................................................................................................... 24

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 A. ACCÉS À LA SOLUTION GEC

1. Se connecter

Pour accéder à la solution, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrez un navigateur et rendez-vous sur l'URL du serveur de la solution GEC :
 [Link]

2. Une page d'authentification s'affiche, entrez votre identifiant et votre mot de passe et cliquez sur
Se connecter.

Note : Les mêmes identifiants de connexion à votre session.

2. Se déconnecter

Pour se déconnecter, cliquer sur icone « Déconnexion » en bas de l'écran à gauche, à côté de
l’identifiant de l’utilisateur connecté.

Résultat : L’interface de connexion s’affiche de nouveau.

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 B. PRESENTATION DE LA PAGE D’ACCUEIL

La page d’accueil des courriers comprend plusieurs zones :

1. La zone de barre d’outils

Suivant les droits de l’utilisateur connecté, trois icônes permettent de créer un nouvel élément :

Création d’un courrier « À l’arrivée »

Création d’un courrier « Au départ »

Création d’un courrier « Interne »

 Une zone de recherche permet de trouver de manière simple un ou plusieurs courriers.

 Accès à la recherche multicritères
 Accès au portail documentaire qui fournit une liste de divers documents.

2. La zone latérale

Cette zone affiche les boîtes aux lettres, les volets et les bannettes.

2.1 Boite aux lettres

A la connexion de l’utilisateur, la boîte aux lettres affichée par défaut peut être :
 La boîte personnelle.

 Celle du service principal de l’utilisateur connecté.

Dans la liste des boîtes aux lettres disponibles, lorsqu’il s’agit d’un service, s’affiche le sigle de ce
service ou, à défaut, le nom de ce service.

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 2.2 Volets

Les volets sont :

 Courriers : regroupe tous les courriers reçus dans la boite aux lettres sélectionnée.

 Suivi de mes demandes : regroupe toutes les demandes faites sur des courriers par
la personne connectée à un service ou à utilisateur.

2.3 Bannettes

Les bannettes fournissent une liste de courriers de la boîte aux lettres sélectionnée. L'ensemble
permet de suivre l'état d'avancement du traitement d'un courrier.
Un compteur (indiqué entre parenthèses) à droite de chaque bannette permet de connaître le
nombre de courriers qui en font partie.

3. La zone de travail

La zone de travail affiche la liste de courriers et le résultat de recherche.

3.1 Localisation dans l’application

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C’est la bannette sélectionnée dans le volet à gauche ou indication d’une recherche simple ou
indication d’une recherche multicritère.

3.2 Filtres

Filtre sur le sens du courrier (à l’arrivée, au départ, interne ou tous les sens), et/ou par date (ceux du
jour, ceux de la semaine, ceux du mois, ceux de l’année).
Permet d’accéder aux autres filtres possibles.

3.3 Barre d’outils

Les actions s’activent en fonction des droits, du nombre de courriers sélectionnés ou encore de la
bannette dans laquelle l’utilisateur se trouve.

3.4 Actions sur la liste

Icône Action
Afficher la liste en mode Liste.

Copier, dans le presse-papier, l’adresse internet de la liste afin de l’envoyer via Outlook
par exemple, ou de la consulter via un site extérieur à la solution GEC.

Rafraîchir la liste, si celle-ci a été marquée comme « modifiée ».

Lorsqu’un courrier a été modifié, la ligne correspondant dans la liste des courriers est tout d’abord
biffée. Cette fonctionnalité permet par exemple d’identifier facilement dans une longue liste les
courriers qui viennent d’être traités par l’utilisateur. Il est alors impossible d’activer le menu
contextuel sur une ligne biffée.

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 C. CREER UN COURRIER « A L’ARRIVEE »

Pour créer un courrier « à l’arrivée », cliquer sur l’icône dans la barre de navigation :

Résultat : Une fiche courrier vide s’ouvre.

1. Saisir la fiche courrier « à l’arrivée »

NOTE : Les champs obligatoires sont suivis d’une étoile rouge.

Champ Description
Émetteur Champ obligatoire. Saisir un émetteur manuellement ou à partir de la base de
contacts externes (icône ).
Objet Champ obligatoire. Sélectionner un objet dans la liste à partir de l’icône ou
saisir manuellement un objet.
Référence Facultatif. Saisir manuellement la référence du courrier « à l’arrivée ».

Type Champ obligatoire. Liste déroulante. Cliquer sur la flèche pour choisir le
type du courrier et cliquer sur le libellé (exemples : Inconnu, Standard,
Réclamation, Bon de commande, Facture…).
Etat du courrier Etat actuel du courrier ( En cours de traitement, terminé, clôturé)

Créé le Automatique. Non modifiable. Correspond à la date et à l’heure

d’enregistrement de la fiche courrier dans la solution.

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 1.1 Onglet « Bureau d’ordre »

Saisir les informations relatives au bureau d’ordre régional (Code région, Référence BO-DRE,
Nature PJ DRE).

1.2 Onglet « Les intervenants »

Cet onglet permet d’ajouter des intervenants sur le courrier et d’affecter des tâches à des
personnes et/ou services.
Pour ajouter des intervenants :
1. Dans la zone « Service ou Collaborateur », cliquer sur Ajouter :

Résultat : Le module d’affectation de tâches s’affiche.

(1) Pour rechercher un service ou une personne.

2. taper une ou plusieurs lettres du nom ou du sigle du service ou de la personne dans le
champ « Rechercher » et cliquer sur .

(2) Services et collaborateurs à qui l’on demande des tâches pour action ou pour information. Cette
zone permet d’affecter rapidement le courrier à des services ou des personnes.

3. Sélectionner un attributaire ou un intervenant et cliquer dans le rond correspondant.

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 4. Saisir les informations détaillées du type de tâche sélectionné.
5. Cliquer sur Valider.

1.3 Onglet « Pièces jointes »

Pour joindre un fichier au courrier, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Cliquer sur Ajouter un fichier. La fenêtre suivante s’affiche.

2. À droite du champ « Fichier », parcourir le chemin d’accès et sélectionner le fichier

souhaité.
3. Saisir une description (facultatif).
4. Cocher « Accusé de réception » si nécessaire.
5. Cliquer sur Valider.

Le fichier apparaît dans les pièces jointes.

Une fois la fiche courrier saisie et le document rattaché, cliquer sur enregistrer au haut de la page.

Un numéro de chrono est généré. Le courrier est envoyé dans les boîtes aux lettres des services et
collaborateurs mentionnés.

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 D. CREER UN COURRIER « AU DEPART »

Pour créer un courrier « au départ », cliquer sur l’icône dans la barre de navigation :

Résultat : Une fiche courrier vide s’ouvre. Seul le champ « Signataire » est renseigné.

1. Saisir la fiche courrier « Au départ »

Toutes les caractéristiques du courrier au départ sont rassemblées au sein du même onglet Général.

L’ensemble des champs est similaire à la fiche du courrier à l’arrivée. Le champ Signataire remplace
« Emetteur ». Par défaut, la boite aux lettres sélectionnée dans le portail est reprise.
 Compléter les informations obligatoires et, si nécessaire, les informations facultatives.

1.1 Onglet « Intervenants et destinataires »

Cette partie désigne les services et collaborateurs qui interviendront dans la phase d’élaboration du
courrier : rédactions, validations et signature. Les services et collaborateurs pourront être rédacteur
ou contributeur. Le rédacteur est en règle générale la personne qui a créé le courrier au départ.
1. Depuis cette rubrique « Services et collaborateurs participant à l’élaboration », cliquer sur
Ajouter.

L’interface d’affectation des tâches s’ouvre :

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La procédure d’affectation de la tâche est similaire à la demande de tâche. (Demander une tâche
sur un courrier.)

1.2 Onglet « Destinataires externes »

Le champ « Destinataire externes » est à renseigner dans le cas de la création d’un courrier au
départ. Si ce courrier est une réponse à un courrier « à l’arrivée », le destinataire externe reprend
automatiquement la valeur du champ émetteur du courrier « à l’arrivée ».
NOTE : La partie « Pièces jointes » est identique au courrier « à l’arrivée ».
Une fois les données saisies et le document rattaché, cliquer sur enregistrer au haut de la page.

Résultat : Un numéro de chrono est généré. Le courrier est envoyé dans les boîtes aux lettres des
services et collaborateurs mentionnés pour élaboration du courrier.

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 E. CREER UN COURRIER « INTERNE »

Pour créer un courrier « Interne », cliquer sur l’icône dans la barre de navigation :

Résultat : Une fiche courrier vide s’ouvre. Seul le champ « Signataire » est renseigné.

1. Saisir la fiche du courrier « Interne »

Par défaut, le champ « Signataire » reprend la boîte aux lettres connectée. En cliquant sur l’icône
, l’organigramme s’ouvre. Le champ « Signataire » peut être modifié.

Puis saisir l’objet et la référence du courrier, l'objet d'un courrier doit être synthétique et explicite.
Choisir un type de courrier, Pour renseigner ce champ :
1. Cliquer sur la liste déroulante « Type »
2. Sélectionner le type de courrier correspondant

1.1 Onglet « Bureau d’ordre »

Saisir les informations relatives au bureau d’ordre régional (Code région, Référence BO-DRE,
Nature PJ DRE).

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 1.2 Onglet « Intervenants et destinataires »

Cet onglet permet d’ajouter des intervenants sur le courrier. Par défaut, l’utilisateur connecté est
un acteur du courrier.
Pour ajouter des intervenants :
1. Dans la zone « Services et collaborateurs participant à l’élaboration », cliquer sur Ajouter :

Résultat : Le module d’affectation de tâches s’affiche.

NOTE : La procédure de l’affectation est identique à celle de la demande d’une tâche (Demander
une tâche sur un courrier).

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 2. Dans la liste par défaut, sélectionner le nom du service ou du collaborateur et le type de la
tâche (Rédacteur, Validation, Pour information, Contributeur).
3. Ajouter un commentaire et cliquer sur valider.

Les intervenants s’affichent dans la zone « Services et collaborateurs participant à l’élaboration » :

1.3 Onglet « Pièces jointes »

Pour joindre un fichier au courrier, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Cliquer sur Ajouter un fichier. La fenêtre suivante s’affiche.

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 2. À droite du champ « Fichier », parcourir le chemin d’accès et sélectionner le fichier
souhaité.
3. Saisir une description (facultatif).
4. Cocher « Accusé de réception » si nécessaire.
5. Cliquer sur Valider.

Résultat : Le fichier apparaît dans les pièces jointes.

Une fois la fiche courrier interne saisie et le document rattaché, cliquer sur enregistrer au haut de
la page.

Un numéro de chrono est généré. Le courrier est envoyé dans les boîtes aux lettres des services et
collaborateurs mentionnés.

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 F. ACTIONS SUR LE COURRIER

1. Transférer le courrier

La fonction Transférer permet de déléguer ou de réaffecter les responsabilités qu’un intervenant a

sur un ou plusieurs courriers sélectionnés dans la liste. Cette délégation se fait vers un service ou un
collaborateur.

1.1 Transférer un courrier pour réaffectation

Transférer un courrier pour réaffectation signifie que le courrier a été distribué par erreur dans la
boîte aux lettres. Une fois les courriers réaffectés, les courriers ne sont plus accessibles, le
service/collaborateur qui avait le courrier par erreur perd tous ses droits sur le courrier. Les tâches
affectées sont considérées comme « fermées et inactives ». On ne peut plus traiter ou transférer la
tâche.
Seules les tâches de type « Attributaire », « Rédacteur », « Signataire » peuvent être réaffectées.
1. Sélectionner un courrier.
2. Cliquer sur la fonction Transférer.
3. Cliquer sur Réaffectation.

4. Dans la zone « Réaffectées à », cliquer sur Ajouter.

5. Dans l’onglet Organigramme ou Recherche, sélectionner un service ou un collaborateur.
6. Cliquer sur Valider.
7. Dans les zones « Réponse aux tâches transférées » et « Directive pour les nouvelles
tâches », saisir un commentaire (facultatif).
8. Pour notifier par email les nouveaux contributeurs du courrier, cocher la case Notifier les
collaborateurs par courriel (facultatif).

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 9. Cliquer sur Valider.

Résultat : Le courrier est envoyé au nouveau service/collaborateur.

1.2 Transférer un courrier pour transmission

Transférer un courrier pour transmission signifie que le courrier a bien été distribué mais le
service/collaborateur décide de déléguer ses droits à un autre service/collaborateur.
Les tâches transférées sont alors considérées comme « terminées », c’est-à-dire qu’on ne peut plus
les traiter ou les transmettre à nouveau. Les signataires sont « rétrogradés » à de simples
contributeurs car il ne peut y avoir qu’un seul signataire sur un courrier au départ ou en interne.
La transmission est disponible pour tous les types de tâches.
Note : Le processus de transmission est identique au processus de réaffectation. Seule la sélection
du type de transfert change. Il faut que la case Transmission soit cochée.

2. Traiter

Traiter une demande de tâche signifie que le service/collaborateur donne un retour au demandeur
de la tâche : il indique s’il accepte ou non la tâche du traitement demandé et l’état d’avancement.

2.1 Traitement complet d’une tâche

Pour traiter une tâche :

1. Sélectionner un courrier et cliquer sur Traiter.

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 2. Compléter l’acceptation ou le refus par un commentaire (facultatif en cas d’acceptation de
la tâche).
3. Cliquer sur un bouton-radio pour sélectionner l’avancement de la tâche :

4. Commenter cet avancement (Facultatif).

5. Ajouter une ou plusieurs pièces jointes (Facultatif).
6. Cliquer sur la case à cocher Notifier le demandeur par email pour envoyer un email au
demandeur de la contribution.
7. Cliquer sur Valider. L'enregistrement de la demande s'effectue.

Résultat : Le courrier est accessible à partir de la bannette « En cours » (si l’action est En cours) ou
« Terminés » (si l’action est Effectué).

2.2 Traitement simple d’une tâche

Il est possible de traiter une tâche à partir du courrier ouvert en mode « Lecture avancée ».
1. Double-cliquer sur le courrier sélectionné, ou avec le bouton droit sélectionner Lire dans
le menu contextuel.
2. Le courrier s’ouvre en mode « Lecture » :

Note : Trois traitements sont possibles : Accepter, Terminer ou Refuser la tâche.

3. Cliquer sur Accepter (par exemple).

Les actions simplifiées combinent plusieurs options de la fonction Traiter complète :

 Accepter : permet d’accepter la tâche. Le courrier se trouve alors dans l’une des bannettes
du dossier « En cours ». Après cette action, selon la tâche demandée, d’autres actions sont
à mener : terminer / suspendre ou valider / non valider.

 Refuser : permet de refuser la tâche affectée. Le courrier se trouve alors dans la bannette
« A suivre ». Si le courrier est impliqué dans une chaîne de validation, il est possible qu’il
soit nécessaire de sélectionner un intervenant à qui retourne le courrier. Une tâche peut
être refusée à plusieurs reprises. Exemple : C refuse sa tâche et renvoie à B, B refuse à son
tour et renvoie à A.

 Terminer : permet d’accepter la tâche et de considérer le courrier comme « Terminé », ou

« lu » (bouton Lire), ou encore « validé » (bouton Valider).

3. Demander une tâche sur un courrier

Demander une tâche consiste à désigner de nouveaux intervenants sur un courrier pour lui affecter
un travail.
Note : un intervenant est un service ou un collaborateur.

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Pour demander une tâche.
1. Sélectionner un courrier et cliquer sur Demander.

Résultat : La fenêtre de demande de tâches s’affiche.

2. Sélectionner un service ou un collaborateur et cocher les cercles correspondants aux
tâches à attribuer aux personnes/services (une légende explique les tâches disponibles).

NOTE : S’il manque une personne ou un service dans la liste proposée, saisir les trois premières
lettres dans le champ « Recherche » et cliquer sur l’icône recherche.

Une nouvelle zone s’affiche contient les précisions des tâches :

 La liste des sous type de la tâche (1).
 Le temps d’échéance (2).
 Le temps d’alerte (3).
 Le commentaire (4).
 Les notifications (5), En cochant l’option « à notifier », l’intervenant est notifié qu’il a une
demande de tâche sur le courrier.
3. Saisir les informations.

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 4. Cliquer sur Valider.

4. Modification d’un courrier

Il est possible que la fiche courrier soit déjà ouverte par un autre utilisateur. Dans ce cas, un message
vous indique que la modification est impossible.
 A partir d’une liste de courriers, cliquer sur Modifier soit dans la barre d’outils, soit dans le
menu contextuel.

 Le courrier s’ouvre en modification.

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 5. Les filtres

Dans la liste des courriers, filtrer la liste des courriers à l’arrivée en cliquant sur le bouton :

Le nombre de courriers filtrés s’affiche en haut de la nouvelle de liste de courriers.

Les filtres courriers peuvent aussi porter sur les courriers au départ et les courriers internes

6. La recherche simple

La recherche simple porte sur l’ensemble des types courriers y compris dans les pièces jointes.
Une restriction est possible dans la liste déroulante :
 « Tous les courriers ».
 « Ceux du jour ».
 « Ceux de la semaine ».
 « Ceux du mois ».
 « Ceux de l’année ».
 « Par chrono et Réf ».
L’opérateur « * » permet de tronquer à droite, à gauche ou de chaque côté :

7. La recherche simple avec filtres

1. Cliquer sur « + » pour afficher la fenêtre de filtres :

2. Déployer le menu déroulant à l’aide de la flèche :

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 3. Sélectionner une valeur.
4. Saisir une valeur.

5. Combiner avec une autre valeur à l’aide de l’opérateur (optionnel) :

6. Sélectionner le sens du courrier.
Résultat : Une liste de courriers s’affiche selon les critères sélectionnés :

8. La recherche multicritère

Accessible grâce à l’icône , la recherche multicritères contient l’ensemble des champs

présents dans une fiche de saisie :

(1) Opérateurs.
(2) Champs de recherche.

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 8.1 L’opérateur ET

Cet opérateur implique que les termes de la recherche soient tous contenus dans les pages de
résultats.

8.2 L’opérateur OU

Cet opérateur implique que l’un ou l’autre des termes de la recherche soit contenu dans les pages
de résultats.

8.3 L’opérateur SAUF

Cet opérateur implique que le terme suivant SAUF ne figure pas dans les pages de réponse.

8.4 Mémoriser la recherche

1. Pour mémoriser une recherche, cliquer sur l’icône présente dans la fenêtre des résultats :

Une fenêtre de mémorisation s’ouvre.

2. Saisir un nom (obligatoire).

3. Saisir une description (facultatif).
4. Cliquer sur Valider.
La recherche est mémorisée dans le volet « Courriers » :

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