Lycée AL LAYMOUNE Centre de Classes

Préparatoires du Brevet de Technicien

Supérieur RABAT

Rapport d’action professionnelle appliquée

Thème Administratif.

Etablissement d’accueil :

PING COMPUTER

Encadre par : Mme SGHIR HASNA.

Réalisé par : Riyad ELfaqir.

2023/2024
 SOMMAIRE
Introduction…………………………………………………………………………………….
1-Première partie : « Présentation de l’entreprise »…………………………

1.1 Fiche technique…………………………………………………………………………

1.2 Activité principale……………………………………………………………………..

1.3 Organigramme de l’entreprise………………………………………………….

1.4 Description des services……………………………………………………………

2-Deuxième partie : ………………………………………………………..……………

2.1 Annonce de la problématique…………………………………………………..

2.2 Analyse du problème………………………………………………………………..
- Méthode de questions clés……………………………………………………..
- Digramme d’ISHIKAWA……………………………………………………………

2.3 Solutions proposées……………………………………………………………….

- Annonce d’offre d’emploi……………………………………………………
- Lettre de service………………………………………………………………….
Conclusion…………………………………………………………………………………….
 INTRODUCTION

Dans le but de se familiariser avec le monde professionnel des

entreprises, il est indispensable pour chacun des étudiants des
classes préparatoires du brevet de technicien spécialisé d’effectuer
une action professionnelle appliquée.

Cette action se compose de plusieurs taches que le candidat doit

réaliser dans le cadre d’une situation professionnelle et aussi traiter
une problématique identifiée et proposer des solutions pour
résoudre ce problème.

J’ai eu l’opportunité d’effectuer mon stage au sein de l’entreprise

PING COMPUTER pour mettre mes acquis durant cette formation.

Durant cette action professionnelle, j’ai été chargée à réaliser

des différentes taches à l’aide de la responsable
administrative.
Premièrement, je vais présenter l’entreprise, ses services, son
activité et aussi son organigramme.
En outre, je vais établir la problématique que j’ai identifiée
pendant mon action professionnelle passée, et qui est à
propos de la méthodologie de la répartition des tâches.
Dernièrement, je vais proposer la solution pour mettre fin à
ce souci identifié et l’appliquer.
L’action professionnelle appliquée que j’ai réalisée a été une
grande opportunité qui m’a permis de prendre contact avec
le monde de l’entreprise, de développer et de mobiliser de
nouvelles compétences et de mettre en pratique les bagages
théoriques appris.
 1-Première partie : Présentation de l’entreprise

1.1 Fiche technique

[Link] PING COMPUTER
sociale
2 .Activité Vente de matériel informatique
principale
[Link] S.A.R.L
juridique
Tel 0661119660
Fax
Email pingcomputerpingcomputer@[Link]
[Link]ège 58a Rue Qued sebou agdal, Rabat,
sociale Maroc
[Link] 100000
d’affaires

1.2/Présentation de l’entreprise :
Ping computer est une entreprise de responsabilité limité qui se
trouve à Rabat, Maroc société travaille sur la vente du matériel
informatique
1.3 /Organigramme de l’entreprise :

Directeur générale

Responsable Responsable
Responsable de stock comptabilité
commerciale
 2.1/Annonce de problématique :

Durant ma période de réalisation de l’action professionnelle, j’ai

remarqué que l’entreprise semble négliger un aspect très
important et qui est la structure interne de la répartition des
tâches, ce qui a abouti à un problème d’organisation.

J’ai constaté que le responsable du service administratif

souffre d’une surcharge de travail et que la quantité du
travail à réaliser dans ce poste dépasse ce qu’elle est
capable d’accomplir dans le temps imparti contrairement
aux autres services.

Cette exposition à cette surcharge de travail a entrainé de

diverses conséquences qui concernent la qualité du service et
la performance de l’entreprise.
Par ce fait :
 Quelles sont les techniques à suivre qui doivent être mises
en place pour mettre fin à ce problème et pour avoir une
meilleur organisation et gestion du travail?
Pour faire face à ce problème et pour mieux l’analyser, j’ai opté
en premier lieu d’utiliser la méthode « QQOQCP » pour
analyser la situation de l’entreprise, et en deuxième lieu j’ai
utilisé la méthode du diagramme d’ISHIKAWA pour avoir plus
de visibilité sur le problème identifié.
 2.2/Analyse de la problématique :

Méthodes QQQOCP:
QUOI ? Mauvaise répartitions des taches
au sein de l’entreprise.

QUI ? PING COMPUTER

QUAND ? A partir des moment de réalisation
des taches liée à chaque service
COMMENT ? A travers les techniques de
répartition des taches
POURQUOI ? Pour assurer la gestion du temps et
la réalisation des taches dans les
taches prévus

Méthode ISHIKAWA :

Méthode Matière Milieu

Manque des espace

Méthode de insuffisant
Surcharge de

Recrutement
travail

Contrainte pour l’introduction de

nouvelles technologies en raison de manque de personnel
1.

l’exiguïté
Matériel Main d’œuvre
 Tableau de réalisation des taches

Tache Mr omar

Organisation

-Réduction du courrier 2H

-Classement des documents 2H

Total 1 4H

Commande/facturation
fournisseurs
-Réception et traitement des 3H
taches
-gestion électronique de la 3H
documentation fournisseurs.
-Etablissement des contrats. 3H

TOTAL 2 9H

Divers

Téléphone et messagerie 3H
externe
-Accueil des clients 3H

Total 3 6H

Charge par poste 19H

Charge nette par poste

Temps de travail 15H

Taux d’engagement
2.3/Solution proposé :

Afin de faire face à ce dysfonctionnement, j'ai suggéré de mettre en place un

plan à suivre qui est le suivant :
Le recrutement d'un assistant administratif, pour délibérer la surcharge du
travail au service sinistre, soulager l'équipe et venir à bout des tâches et du
retard qui s'accumulent.
Absolument. Le processus de recrutement comprend trois étapes principales :
[Link] et analyse des besoins : Comprendre les exigences du poste.
[Link] des besoins : Rédiger une description de poste détaillée.
[Link] de l'offre d'emploi : Annoncer le poste sur les canaux appropriés.

Fiche de poste :
Intitulé de poste

Nom du poste Assistant responsable administratifs

Positionnement dans l’entreprise L'Assistant responsable occupe une
position cruciale au sein de
L'entreprise se situant juste en
dessous du responsable ou du
dirigeant
 Description de poste :
Objectif de poste objectif principal d'un assistant de
service administratif est d'assister
les professionnels de
l'administration dans diverses tâches
telles que la gestion des dossiers, la
communication avec les clients ou
les fournisseurs, la planification des
réunions, la rédaction de documents
et la tenue des agendas. En général,
leur rôle est d'assurer le bon
fonctionnement des opérations
administratives au sein d'une
organisation
Mission La mission d'un assistant de service
administratif est d'assurer le bon
fonctionnement des opérations
administratives en gérant les
documents, en organisant les
agendas, en facilitant la
communication et en fournissant un
soutien général aux équipes.
Activité et taches Les activités et tâches d'un assistant
de service administratif incluent :
1. Gestion des documents : tri,
classement et archivage des
dossiers.
2. Communication : répondre
aux appels téléphoniques, aux
e-mails et au courrier postal.
3. Organisation des agendas :
planification des réunions,
rendez-vous et déplacements.
4. Rédaction de documents :
rédaction de rapports, lettres
 Conditions d’exercice du poste

Lieu de travail 58a Rue Qued sebouagdal, Rabat,

Maroc
Spécificités Environnement de travail :
L'assistant de responsable
administratif travaille souvent avec
des logiciels de bureau, gère des
tâches administratives et
communique efficacement.
Compétences organisationnelles
essentielles.
Horaires de travail :
L'horaire de travail pour l'Assistant
responsable administratif est
généralement de 40 heures par
semaine, réparties sur des jours
ouvrables, avec une certaine
flexibilité pour répondre aux besoins
opérationnels de l’entreprise . Cela
peut inclure des heures
supplémentaires occasionnelles,
notamment pendant les périodes de
pointe ou pour des événements
spéciaux.
Mobilité :
La mobilité de l'assistant de
responsable administratif peut varier.
Certains peuvent travailler
principalement dans un bureau,
tandis que d'autres pourraient avoir
des déplacements occasionnels pour
des réunions ou des missions
spécifiques. Cela dépend des
exigences spécifiques du poste et de
l'organisation.
 Profil de poste :

Profil de poste
Service : administratif
Fonction : assistant(te) responsable administratif
Capacité / besoin :
Age : >20ans
Sexe : Indifférent
Niveau d’étude : Bac +2
Diplôme : BTS/DUT/DTS
Expérience : Stages
Savoir à-faire :
Connaissance logiciel : Word,Excel,accés
Attitude à rédiger : Bonne
Attitude a communiqué : Attitude ouverte et respectueuse dans la
communication
Facilité de contacte : Calme, capable pour régler les probléme
avec les clients

Attitude à organiser : Bonne capacité a ranger, classer

Sens de responsabilité :
Annonce d’offre d’emploi :

PING COMPUTER LE :10/02/2024

RABAT
*Annonce d’offre d’emploi*
● L’entreprise PING COMPUTER est à la recherche d’une personne
dynamique pour le poste d’assistant du responsable administratif.
Il s’agit d’un poste à temps plein et le contrat est renouvelable.
● L'assistant du responsable administratif a des responsabilités variées,
notamment la gestion de l'agenda, la préparation de documents, la
communication interne, et parfois la coordination des tâches
administratives. Ses missions dépendent souvent des besoins spécifiques
de l'entreprise.
● Les exigences pour le rôle d'assistant du responsable administratif
peuvent inclure des compétences organisationnelles, la maîtrise des
logiciels de bureautique, une communication efficace, la discrétion, et
parfois une connaissance des procédures administratives spécifiques à
l'entreprise. L'adaptabilité et la polyvalence sont également souvent
recherchées.
Les candidatures doivent parvenir à l’adresse au dessous avant le 2 March 2024.

58a Rue Qued sebou agdal, Rabat, Maroc

Lettre de service :

•Objet : Convocation à un entretien chez PING COMPUTER.

Monsieur/Madame [Nom du Candidat Nous avons le plaisir de vous convier à
un entretien pour le poste chez PING COMPUTER
Votre candidature a retenu toute notre attention, et nous sommes impatients
de discuter de votre parcours professionnel.
Détails de l'entretien :
- Date : [14/03/2024]
- Heure: [10H, matin]
- Lieu :PING COMPUTER, 58a Rue Qued sebou agdal, Rabat, Maroc
- Responsable de l'entretien :M. OMAR mahaji
- Veuillez apporter une copie de votre CV et tout autre document que
vous estimez pertinent pour la discussion.
- Merci de confirmer votre présence en répondant à cet e-mail ou en
appelant au [0535443088] d'ici le [13/03/2024].
- Nous sommes ravis à l'idée de vous rencontrer et d'échanger sur la
possibilité de rejoindre notre équipe dynamique.
- Cordialement,
- PING COMPUTER
 CONCLUSION :

Après mon intégration au sein de l’entreprise PING COMPUTER, et plus

précisément en service administrative, J’ai remarqué que
toute connaissance théorique doit être adaptée à la réalité
Pratique. Avec cette action, je suis arrivé à
acquérir confiance en moi-même, un sens de
responsabilité et d’expérience, j’ai aussi eu l’occasion
d’accomplir différents types de tâches, ce qui m’a
permis d’identifier le problème que j’ai traité.