MODULE :

Système d’Information des Ressources Humaines

Chargé du cours
Monsieur Aguibou TALL
Consultant / Formateur en RH
Tél : 74 13 66 56 / 69 62 16 60
Courriel : taag1979@[Link] / tallcarrieresplus@[Link]
INTRODUCTION A LA NOTION DE SYSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES
HUMAINES :
I. INTRODUCTION :

Le contexte de mondialisation de l’économie a plongé les entreprises dans un environnement

concurrentiel exacerbé. Toute organisation désireuse d’être compétitive doit faire face à son
environnement interne et externe.

L’environnement des organisations est teinté de la nouvelle vague de « digitalisation » qui

consiste à rendre numérique (soft) les différents processus en leur sein.

La veille technologique est devenue une obligation pour les entités soucieuses d’être efficientes,
compétitives et rentables. Pour ce faire, l’utilisation des outils numériques dans les processus est
devenue une exigence.

La nouvelle tendance de la gestion des ressources humaines consiste à l’utilisation des support
digitaux dans le traitement processus RH.

Dans le cadre de l’optimisation de la fonction RH dans l’entreprise, l’utilisation des systèmes

d’information est aujourd’hui une nécessité vitale.

II. DEFINITIONS DES CONCEPTS

1. SYTEME D’INFORMATION

Que les informations soient commerciales, comptables, sociales ou fiscales, le traitement des
informations au sein de l’entreprise est stratégique. Pour prendre de bonnes décisions,
l'entreprise doit être en possession d’informations de qualité. L’information doit être fiable,
pertinente et précise.

La mise en place d’un système d’information (SI) dans l’entreprise est capitale. Le SI regroupe
l’ensemble des dispositifs et ressources permettant de collecter, stocker et analyser les
informations dans l’entreprise.

Il peut s’agir d’informations fiscales, financières, comptables, commerciales, managériales...

Le système d’information ne doit pas être confondu avec le système informatique. Le système
informatique est un sous-ensemble du système d’information. Il regroupe l’ensemble des moyens
informatiques nécessaires au traitement de l’information : ordinateurs, programmes, réseau,
logiciels, etc.

Le système d'information a un rôle central dans le fonctionnement de l’entreprise.

En pratique, il permet d’améliorer l’efficacité du fonctionnement interne de l’entreprise. Grâce au

système d’information, les informations circulent simplement au sein de l’entreprise. Par exemple,
le système d’information peut permettre :

• d’améliorer la communication entre les différentes équipes de l’entreprise ;

• de supprimer les tâches répétitives ;
• d’optimiser la coordination des tâches au sein de l’entreprise.
Le système d'information est un élément important pour la communication externe de l’entreprise.
Les partenaires externes, tels que les banques, les fournisseurs, les administrations, ont un rôle
important dans la vie de l’entreprise. Lorsque le système d'information est performant, il améliore
la communication entre ces différents acteurs.

Enfin, le système d’information permet de faciliter la prise de décision. Grâce au système

d’information, le décideur possède toutes les données nécessaires pour prendre une décision.

2. RESSOURCES HUMAINES

La gestion des ressources humaines est l'ensemble des pratiques mises en œuvre pour acquérir,
administrer, mobiliser et développer les ressources humaines impliquées dans l'activité
d'une organisation.

Ces ressources humaines sont l'ensemble des salariés de tous statuts

(ouvriers, employés, cadres) faisant partie de l'organisation, mais aussi – et de plus en plus – liés
à elle par des rapports de sujétion (ainsi, les prestataires extérieurs, ou sous-traitants, sont
considérés comme faisant partie de fait du périmètre des ressources humaines de l'entreprise).

Dans un premier temps, cette fonction est entendue dans une perspective opérationnelle. Il s'agit
d'administrer un personnel qui peut être numériquement important et réparti en différents niveaux
de hiérarchie ou de qualification : (gestion de la paie, droit du travail, contrat de travail, etc..).

Dans un second temps, la fonction acquiert une dimension plus fonctionnelle. Il s'agit d'améliorer
la communication transversale entre services et processus, et de mettre en œuvre un
développement des salariés à l'intérieur de l'entreprise (gestion des carrières, gestion
prévisionnelle des emplois et des compétences ou (GPEC), recrutement (sélection), formation,
etc..).

La gestion des ressources humaines intervient à tous les stades de la vie des salariés dans
l'entreprise, dont leur entrée et leur départ. Elle se décline ainsi en de multiples tâches : définition
des postes, recrutement, gestion des carrières, formation, gestion de la paie et des
rémunérations, évaluation des performances, gestion des conflits, relations
sociales et syndicales, motivation et l'implication du personnel, communication, les conditions de
travail, sélection, et équité (justice distributive, interactive, etc.).

3. SYSTEME D’INFORMATION RESSOURCES HUMAINES

Un Système d'information de gestion des ressources humaines est une interface entre la gestion
des ressources humaines (GRH) et les technologies de l'information et de la
communication (TIC). Il combine la GRH, et en particulier ses activités basiques et
administratives (gestion administrative), avec des moyens mis à disposition par les TIC.

Sont notamment concernées les activités de planning et de traitement de données généralement

destinées à être intégrées dans un progiciel de gestion intégré (en : Enterprise Resource
Planning ou ERP). Les systèmes ERP sont des programmes informatiques intégrant les
informations issues de différentes origines dans une entreprise en des modules intégrés dans
une seule application et une base de données unique.
La qualité de la liaison entre les modules financiers et de ressources humaines est
particulièrement importante pour les entreprises, étant donné le poids financier généralement très
important des ressources humaines.

Les TIC proposent également d'importants développements pour la GRH autres que pour la
gestion interne et intégrée à la gestion financière d'une entreprise, telles les applications
développées en intra- ou extranet concernant le recrutement et la formation en ligne. Elles
permettent également une externalisation simplifiée des tâches susceptibles d'être informatisées,
et des relations électroniques directes avec les administrations (E-Gouvernement).

Dans l'ensemble, la fonction « ressources humaines » comprend toujours une part importante de
tâches administratives et répétitives dans la plupart des organisations. La plupart de celles-ci ont,
à un niveau plus ou moins important, intégré les opérations d'établissement et de paiement des
rémunérations, le temps de présence des travailleurs, des évaluations ou encore du recrutement
et des évolutions de carrière.

Une gestion efficace du « capital humain » est devenue une opération nécessaire et complexe
pour les professionnels des ressources humaines. Leur fonction consiste en premier à collecter
des données pour chaque travailleur, concernant son histoire et caractéristiques personnelles,
ses compétences et capacités, jusqu'à des données plus accessibles telles ses rémunérations et
ses prestations effectuées pour l'entreprise.

La quantification de ces données et la systématisation de leur traitement complexe a permis leur

prise en charge par des systèmes automatisés au fur et à mesure de la progression
technologique, en réduisant d'autant les opérations de saisies dans des systèmes multiples,
coûteuses et sources d'erreurs.

Ceux-ci ont conduit à la mise en place des systèmes d'information appliqués à la gestion des
ressources humaines, et dans certains cas à l'externalisation de ces activités. La maîtrise de ces
outils est désormais largement déléguée aux spécialistes TIC internes ou externes à
l'organisation.

Avant l'apparition de l'architecture « client-serveur » qui s'est développée à la fin des années
1980, les applications informatiques consacrées aux ressources humaines accédaient
directement aux ordinateurs centraux et bénéficiaient de leur capacité de traitement rapide. Du
fait du coût et de la spécialisation / personnalisation de ces applications, leur acquisition était
limitée à des organisations d'une certaine taille, capable de mobiliser les ressources
informatiques internes ou externes suffisantes.

Avec l'arrivée des applications sous architecture client-serveur, les systèmes d'information de
GRH permirent pour la première fois aux responsables RH de retrouver une maîtrise des
opérations de gestion administrative, les professionnels TIC étant cantonnés aux aspects
purement techniques.

Ces systèmes d'information de GRH sous architecture client-serveur sont construits autour de
quatre domaines RH spécifiques :

• gestion de la paie ;
• gestion des prestations de travail ;
• gestion des prestations sociales ;
• gestion des ressources humaines proprement dites (carrières, compétences,
recrutement…)
Chapitre I : Dématérialisation des dossiers du personnel

1. Numérisation des dossiers du personnel

Grâce à la digitalisation de nombreux processus, les services RH ont la possibilité d’opter pour la
numérisation des dossiers du personnel. Une possibilité qui change tout puisqu’elle permet
d’éviter les pertes de documents, de faciliter le stockage et l’accès, de sécuriser les informations
et de réduire les coûts. Alors que sont les dossiers du personnel ? Pourquoi sont-ils si importants
au sein d’une entreprise ? En quoi consiste la dématérialisation d’un dossier du personnel ?

Les dossiers du personnel, c’est quoi ?

Avant d’aborder la numérisation des dossiers du personnel, il est nécessaire de comprendre

quels sont ces fameux dossiers dont il est question. Les dossiers du personnel permettent de
bénéficier d’un suivi individuel en ce qui concerne chaque employé. Ces dossiers contiennent
les documents administratifs, les documents de recrutement, les autorisations d’absences
et de congés, les documents de paie, les entretiens d’évaluation, etc. En d’autres termes,
toutes les informations relatives à un salarié dont dispose l’entreprise se trouvent dans le dossier
personnel.

C’est le service Ressources Humaines qui a la charge de la constitution, mais aussi de la gestion
du dossier personnel. Ce service peut donc y avoir accès à tout moment et c’est aussi le cas de
l’employé qui peut en faire la demande s’il le souhaite et de sa hiérarchie.

Il s’agit donc d’une ressource précieuse pour l’entreprise qui se doit d’en prendre soin et de
stocker ces documents comme il se doit afin de les préserver.

En quoi consiste la dématérialisation d’un dossier personnel ?

Si auparavant le dossier personnel était conservé au format papier, il est aujourd’hui tout à fait
possible de procéder à la numérisation des dossiers du personnel. De cette manière, les
documents sont entièrement digitalisés et stockés au sein d’un espace numérique adéquat. En
d’autres termes, les documents papier deviennent obsolètes et on se réfèrera uniquement à la
version digitale.

De nombreuses entreprises font aujourd’hui le choix de la numérisation des dossiers du

personnel, mais aussi de nombreux autres documents. Par exemple, les archives de
l’entreprise, les documents administratifs ou encore les documents comptables peuvent
être numérisés. Et pour cause, cette possibilité offre de nombreux avantages tels que :

• Une meilleure gestion des données des collaborateurs avec des mises à jour régulières ;
• Un accès facilité puisque l’on peut tout à fait consulter un dossier à distance ;
• Une meilleure analyse des données grâce à des outils de reporting qui permettent
d’avoir une vision d’ensemble de son entreprise ;
• L’automatisation des processus RH et notamment de tâches qui peuvent être
redondantes ;
• Une uniformité des informations puisque l’on s’appuie désormais sur une base de
données unique ;
 • Une réduction des coûts puisqu’il n’est plus nécessaire d’imprimer et de stocker les
documents au format papier ;
• Un gain de place puisque les espaces de stockage physiques ne sont plus nécessaires.

La numérisation des dossiers du personnel offre donc de nombreux avantages. Il peut donc être
très intéressant pour une entreprise de procéder à ce changement afin d’évoluer vers des
méthodes plus modernes.

Comment s’y prendre ?

La numérisation des dossiers du personnel est une tâche qui doit être réalisée grâce à l’aide d’un
outil dédié. Généralement, on peut faire appel à un professionnel de la digitalisation pour
accompagner ce type de processus et ainsi s’assurer non seulement qu’il n’y ait pas de perte de
données, mais aussi de bénéficier d’un outil intuitif et pratique à utiliser. Dans le cas de la
dématérialisation de dossier du personnel, il est capital que chaque élément soit parfaitement
classé et organisé pour pouvoir retrouver un document en quelques clics.

En faisant appel à un professionnel de la transformation numérique, on s’assure d’être

accompagné pas à pas dans le cadre de la numérisation des dossiers du personnel, mais aussi
pour de nombreux autres processus en fonction des besoins de l’entreprise.

Les RH Utilisent le plus souvent les Progiciels/logiciels SIRH (Système d’Information Ressources
Humaines) comme SAP, ORACLE... Ces systèmes intègrent en fait plusieurs solutions qui vont
permettre de piloter l’activité du service RH. Il peut s’agir d’archiver des options comme les
dossiers du personnel, mais aussi de gérer des actions concrètes comme la paie ou encore les
plannings par exemple. Il est aussi tout à fait possible d’automatiser certaines actions, ce qui
permet de gagner du temps pour se consacrer à d’autres tâches.

La digitalisation de certains processus en entreprise peut donc être une véritable révolution pour
cette dernière qui y gagnera à plusieurs niveaux.

2. Communication RH sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont en passe de devenir le nouvel enjeu de la fonction RH. Ils offrent en
effet des nouvelles opportunités et de nouveaux usages pour les Ressources Humaines.

Aux Etats-Unis, 82 % des organisations disent utiliser l’un des « trois grands » sites de médias
sociaux (Twitter, Facebook, et LinkedIn) pour leur recrutement. Les réseaux sociaux sont
devenus le terrain de jeu idéal pour les chasseurs de têtes : un véritable eldorado pour prospecter
et contacter les profils recherchés !

La transformation digitale a profondément révolutionné l’entreprise, jusque dans les processus

de recrutement. Les médias sociaux sont désormais utilisés par des professionnels de tous âges,
et non pas seulement par la Génération Y ! Face à ces nouveaux usages, les Ressources
Humaines doivent évoluer et s’adapter ! À ce jour, seules les grandes structures s’investissent
sur ces canaux, mais les petites et moyennes entreprises devront être présentes et influentes
pour se différencier et attirer de nouveaux talents.

En France, LinkedIn compte 10 millions de membres, Facebook 30 et Twitter 6 : managers,

salariés et chercheurs d’emploi, tous utilisent les réseaux sociaux pour entretenir et agrandir leur
réseau professionnel. Un vrai vivier de candidats potentiels ! Sur les réseaux sociaux,
l’expérience professionnelle, les compétences, la formation, le réseau des candidats, toutes ces
données sont publiques et facilement consultables.

S’aider des réseaux sociaux pour effectuer ses recrutements compte de nombreux avantages.
La méthode est rapide et peu onéreuse et permet de contacter directement des profils de qualité.
En fournissant des informations à jour et aisément vérifiables, les réseaux sociaux permettent de
procéder à un premier « écrémage » des candidats et de gagner du temps en entretien.

Créé en 2003, LinkedIn est le leader des réseaux sociaux professionnels. Le réseau social
compte plus de 400 millions de membres issus de 170 secteurs d’activités dans plus de 200 pays.
Linkedin est très apprécié dans le secteur B to B, car il permet aux entreprises de faire de la
publicité ciblée sur leur marque et leurs produits. Mais son principal intérêt n’est pas là. Avec
10 millions de membres en France, la firme de Mountain View est une mine d’or pour les
recruteurs. Une mine d’or constituée de millions de profils professionnels issus de tous les
secteurs.

Les réseaux sociaux offrent aux services RH un grand nombre d’outils pour faciliter leurs
démarches. Ces outils leur permettent par exemple :

• de poster des annonces

• d’envoyer des messages directement aux candidats potentiels
• de communiquer sur des évènements internes pour valoriser la culture d’entreprise
• de rechercher des mots clés pour identifier des candidats-experts sur un sujet donné.

Les réseaux sociaux aident les entreprises à se connecter avec les candidats comme jamais
auparavant ! C’est une excellente nouvelle, mais cela marche dans les deux sens ! Pour trouver
les meilleurs candidats, les entreprises se concurrencent entre elles. Avoir un joli site institutionnel
et mettre une annonce ne suffit plus pour espérer attirer le candidat idéal.

Si elles veulent séduire les meilleurs profils et donner envie aux candidats de les rejoindre, les
entreprises doivent créer une marque employeur forte et attrayante. Grâce aux réseaux sociaux,
les entreprises peuvent créer des pages et développer une « marque employeur 2.0 ».

La viralité des réseaux sociaux leur permet de diffuser leurs annonces. Pour ce faire, elles
peuvent s’appuyer sur leurs salariés. Ils sont de formidables ambassadeurs qui pourront partager
les offres et recommander des membres de leur réseau. Le recrutement du futur sera collaboratif
ou ne sera pas !

La fonction RH a été bouleversée par l’arrivée des réseaux sociaux qui a donné naissance à
de nouveaux modes de recrutement. Ces nouveaux modes de recrutement ont permis de
rapprocher l’entreprise de ses futurs candidats. Toutefois, cela marche dans les deux sens. Pour
bénéficier de l’impact positif des réseaux sociaux, l’entreprise doit investir dans une marque
employeur forte et attrayante

3. Digitalisation de la communication interne

La digitalisation a pris une place grandissante au sein des entreprises depuis plusieurs années.
Avec l’arrivée de la crise sanitaire, le numérique est même devenu une norme pour engager
l’ensemble des collaborateurs.
 Néanmoins, si un grand nombre d’organisations souhaitent se transformer en interne, cette
démarche demande des connaissances et des compétences spécifiques. Dans cet article, vous
découvrirez nos 5 conseils pour réussi la digitalisation de votre communication interne.

Pourquoi mettre en œuvre une digitalisation de sa communication interne ?

En une dizaine d’années, l’économie, la façon de vivre et de travailler ont été impactés à une
vitesse assez incroyable. Si une part importante d’entreprises souhaite s’engager dans une
transformation de leur organisation, le passage à l’acte est plus compliqué. Évoluer vers des
modèles plus numériques demande des connaissances, une capacité financière, et surtout une
vision des résultats sur le long terme.

De ce fait, toutes ne vont pas avoir l’aptitude pour aborder le sujet de la numérisation et le mettre
en place au sein de leur structure.

Un des problèmes rencontré est bien l’oubli de l’aspect transformation, en se concentrant

uniquement sur le numérique. Cependant, la mise en place de nouvelles technologies ne suffit
pas à instaurer de vrais changements. La transformation digitale ne concerne pas directement ce
que fait une entreprise mais plutôt comment elle fonctionne.

La question n’est pas de savoir quel outil chaque individu va utiliser, mais plutôt comment il va
collaborer au sein de son équipe. Cette collaboration permise grâce à la technologie est le facteur
essentiel à l’amélioration des performances d’une entreprise.

Le défi de la transformation digitale pour les services communication

Finis les affiches, posters et flyers pour faire passer les informations auprès de tous les
services. Le numérique a révolutionné les modes d’information, apportant aux entreprises de
nouvelles opportunités pour communiquer en interne :

• email
• messagerie interne et/ou instantanée
• intranet
• réseaux sociaux internes, etc.

À condition toutefois de ne pas se perdre dans un trop-plein d’outils. Il faut également prendre en
compte que dans certains secteurs, ces dispositifs ne sont pas accessibles pour tous les salariés.
C’est le cas des ouvriers de production dans l’industrie, des agents de maintenance, ou encore
des vendeurs en magasin. Une problématique pouvant engendrer une fracture au sein même de
l’entreprise et une perte d’informations.

Alors si seulement une partie des collaborateurs sont impactés, pourquoi transformer
numériquement la communication interne est si important ? Certes, la digitalisation peut
engendrer des problématiques au niveau interne.

Cependant, elle est primordiale pour répondre à de nouvelles attentes. Notamment plus de
transparence et une communication plus ouverte entre la hiérarchie et les salariés. Ces derniers
seront plus enclins à s’engager au sein d’une entreprise qui met en œuvre les moyens pour
répondre à leurs exigences.
 Comment réussir la digitalisation de votre communication interne ?

Les services de communication ont un rôle fondamental à jouer pour qu’un grand nombre de
collaborateurs s’implique dans la digitalisation de la communication interne :

- Engager l’ensemble des collaborateurs dans le processus de transformation digitale

Avant de mettre en place de nouveaux modes de communication, plusieurs étapes sont à suivre
pour s’assurer que le projet réussisse. Il est essentiel d’expliquer :

✓ le processus de mise en place

✓ les avantages
✓ les objectifs pour l’organisation
✓ la contribution de chacun

En exposant clairement ces éléments à vos collaborateurs, la manière dont ces-derniers vont
percevoir les changements va influer considérablement sur leur implication. L’engagement passe
aussi par une communication à double sens, où les salariés ont leur mot à dire.

Il est sage pour les équipes de communication interne de recueillir les retours de vos
collaborateurs avant même de réfléchir à implémenter les solutions. Un individu écouté et
responsabilisé sera plus enclin à se montrer engagé dans le fonctionnement et la transformation
de l’entreprise.

- Faire preuve de transparence tout au long du processus de transformation

Lorsque nous parlons de transparence, il s’agit avant tout de permettre à tous d’avoir accès aux
informations stratégiques de l’entreprise. Cela, quel que soit le niveau de hiérarchie, manager ou
non. Favoriser une politique de transparence permet de créer une véritable relation de confiance
entre la hiérarchie et les salariés.

Plusieurs avantages en découlent :

✓ une implication plus forte des équipes : communiquer sur les points décisifs du processus
de transformation montre une entreprise qui a confiance en ses salariés. Elle recevra en
retour une plus grande implication de leur part.
✓ un meilleur partage des idées : informer l’ensemble des salariés des potentiels freins ou
avancées des projets permet de créer des ponts entre les équipes. Elles partagent leurs
idées, collaborent et se challengent, pouvant alors contribuer à la résolution de certaines
difficultés rencontrées.

✓ plus de facilité à gérer les obstacles : faire preuve de constance incite les collaborateurs
à sortir de leur zone de confort. Si les individus ont tendance à préférer leur routine,
le service communication devra être présent tout au long du projet. Dès le début, mais
également pendant et après son implantation.
Un manque de transparence risquera d’engendrer un manque d’engagement et donc plus de
difficultés à instaurer la transformation recherchée.

- Encourager une culture d’entreprise agile et flexible

Selon une étude récente de McKinsey, seulement moins de 20% dirigeant d’entreprises
estimaient avoir réussi leur transformation digitale. C’est ici la culture qui est en cause, non les
outils en eux-mêmes. Pour optimiser l’utilisation de la technologie, les équipes doivent avant tout
apprendre l’agilité.

En d’autres termes, l’arrivée de nouvelles méthodes de travail et de communication demande

une adaptation de la part des collaborateurs. Toutefois, c’est à l’entreprise de faciliter cette
adaptation, afin que les salariés répondent plus facilement aux changements émergents.
Comment réussir à instaurer une culture agile ?

Il s’agira de briser les silos entre tous les services, afin d’encourager les interactions et le partage
de connaissance entre tous les services. Certains individus adoptant plus rapidement de
nouvelles habitudes, le rôle de la communication interne est ici essentiel.

Les équipes communication doivent donc avant tout inciter à la coopération tout au long
du processus de digitalisation. Cela afin que tous les membres de l’entreprise puissent répondre
plus simplement aux changements qui émergent.

- Donner la parole aux ambassadeurs de la digitalisation

Imaginez-vous un contexte où un prospect serait à la recherche de preuves sur la fiabilité de vos

offres ou vos services. Demandez-vous ensuite vers qui ce prospect se tournerait pour trouver
ses réponses. Il aura tendance à faire davantage confiance à un de vos clients, plutôt qu’à un
membre interne de l’entreprise.

Maintenant, adressez ce schéma, mais cette fois-ci à une réflexion de transformation interne. Par
leurs connaissances ou leur génération, certains salariés sont plus aptes que les autres à utiliser
les dernières technologies.

L’équipe de communication devra identifier ses salariés ambassadeurs afin de les inciter
à promouvoir la transformation digitale. Leur influence auprès des autres employés aura souvent
plus d’impact qu’une parole d’un manager ou d’un membre de direction.

- Créer un sentiment d’urgence

Comme le dit le proverbe, c’est quand il fait beau que l’on répare son toit. Rapporté à notre sujet,
cela signifie qu’il n’est pas conseillé d’attendre l’urgence pour créer un sentiment d’urgence.
Apporter du changement au sein d’une entreprise n’est pas un exercice facile.

En plus d’une coopération entre tous les membres, de l’implication et un esprit d’initiative, le
changement doit apparaître pertinent. Le service communication devra donc donner du sens, des
raisons qui puissent convaincre que cette transformation est prioritaire pour accélérer les
bénéfices de l'entreprise.

Quel outil choisir pour réussir la digitalisation de sa communication interne ?

Une transformation digitale de la communication ne peut s’opérer sans les bons outils. Plusieurs
caractéristiques sont à prendre en compte concernant ces derniers :

✓ faciles d’utilisation
✓ adaptés à tous les supports
✓ accessibles pour tous
✓ propices au partage de connaissances et aux communications entre services
✓ divertissants
✓ sécurisés

Pour digitaliser, moderniser et optimiser la communication interne, certaines solutions se

présentent comme davantage pertinentes. C’est le cas des tableaux d’affichage numériques,
pouvant être installés dans divers locaux d’entreprise :

✓ les entrepôts
✓ le usines
✓ les boutiques
✓ le siège social
Ces écrans sont pilotables à distance et connectés afin que le service communication
puisse centraliser et partager les informations comme :

✓ les messages liés à la performance

✓ les messages de félicitation
✓ les actualités
✓ les campagnes publicitaires, etc.

Une solution telle qu’un tableau numérique est sans aucun doute l’outil le plus adapté à l’heure
actuelle.

Cependant, au-delà d’être un outil d’affichage numérique, ces tableaux constituent surtout
des solutions d’interaction entre tous les collaborateurs de l’entreprise. En plus de piloter la
communication depuis le siège, ils apportent un esprit plus collaboratif.

Chacun peut s’exprimer et jouer un rôle au sein de l’organisation, grâce à une prise de parole
ascendante. L’objectif est d’impliquer au maximum les collaborateurs dans la transition
numérique.

Avec un monde de plus en plus digitalisé, les entreprises doivent savoir s’adapter et évoluer
constamment. Si la digitalisation de la communication interne ne peut pas se faire en un clin d’œil,
au bout du compte, il n’en résultera que des bénéfices pour l’entreprise avec davantage :

✓ d'efficacité
✓ de performance
✓ de résilience
Chapitre II : Gestion électronique des recrutements
1. Annonce en ligne des recrutements

Utiliser Internet et les réseaux sociaux pour diffuser une annonce de recrutement en ligne peut
grandement augmenter la visibilité de vos offres d'emploi et attirer des candidats qualifiés. Voici
quelques étapes à suivre :

Utiliser les Sites d'Emploi en Ligne :

Publiez votre annonce sur des sites d'emploi populaires tels que LinkedIn Jobs, Indeed,
Glassdoor, Monster, et d'autres sites spécifiques à votre secteur d'activité.

Partager sur les Réseaux Sociaux :

Partagez l'annonce sur vos profils d'entreprise sur des plateformes telles que LinkedIn, Twitter,
Facebook et Instagram.

Utilisez des visuels attractifs et des messages engageants pour susciter l'intérêt des candidats.

Utiliser les Groupes Professionnels :

Participez à des groupes professionnels sur LinkedIn et Facebook liés à votre secteur. Partagez
votre annonce dans ces groupes pour atteindre une audience ciblée.

Créer une Page Carrière sur les Réseaux Sociaux :

Si votre entreprise n'en a pas déjà une, créez une page Carrière sur LinkedIn et Facebook.
Publiez régulièrement des mises à jour sur les opportunités d'emploi et la culture d'entreprise.

Utiliser les Hashtags Pertinents :

Utilisez des hashtags pertinents dans vos publications pour augmenter la visibilité. Par exemple,
#JobOpening, #Recrutement, #Emploi, etc.

Créer du Contenu Engageant :

Publiez du contenu engageant sur vos réseaux sociaux, mettant en avant la vie en entreprise, les
projets en cours, les employés, etc. Cela renforce l'image de votre entreprise et attire des
candidats intéressés.

Collaborer avec des Employés Actuels :

Encouragez vos employés à partager l'annonce sur leurs propres réseaux sociaux. Le bouche-à-
oreille peut être puissant.
 Utiliser la Publicité Payante :

Explorez les options de publicité payante sur les réseaux sociaux pour augmenter la visibilité de
votre annonce auprès d'une audience spécifique.

Créer du Contenu Vidéo :

Utilisez des vidéos pour présenter l'entreprise, l'équipe et le poste vacant. Les vidéos sont
souvent plus engageantes que le texte seul.

Encourager l'Interaction :

Encouragez les candidats à poser des questions ou à exprimer leur intérêt dans les
commentaires. Répondez rapidement pour maintenir l'engagement.

Mesurer les Performances :

Utilisez les outils d'analyse des réseaux sociaux pour mesurer la performance de vos publications
et ajuster votre stratégie en conséquence.

Utiliser les Fonctionnalités de Recrutement sur les Réseaux Sociaux :

Exploitez les fonctionnalités de recrutement spécifiques sur les plateformes comme LinkedIn
Recruiter pour trouver des candidats qualifiés.

En utilisant efficacement Internet et les réseaux sociaux, vous pouvez atteindre une audience
étendue de candidats potentiels et promouvoir votre marque employeur de manière positive.

2. Présélection automatisée des dossiers

La présélection automatisée des dossiers de candidature est une pratique de plus en plus
courante pour gérer efficacement un grand nombre de candidatures. Voici comment vous
pourriez mettre en place un processus de présélection automatisée :

Définir des critères de présélection :

Identifiez les critères clés pour le poste, tels que l'éducation, l'expérience, les compétences
techniques, etc.

Classez ces critères en deux catégories : critères essentiels et critères souhaitables.

Utiliser un système de suivi des candidatures (ATS) :

Utilisez un logiciel de suivi des candidatures pour centraliser et gérer toutes les candidatures.

L'ATS peut automatiser le processus de tri en fonction des critères préétablis.

Créer un questionnaire en ligne :

Concevez un questionnaire en ligne en posant des questions spécifiques aux critères de
présélection.

Les réponses peuvent être analysées automatiquement par l'ATS.

Prévoir des tests automatisés :

Si possible, incluez des tests automatisés pour évaluer les compétences techniques.

Les résultats peuvent être intégrés à l'ATS pour une évaluation globale.

Mettre en place des filtres automatisés :

Utilisez des filtres automatisés dans l'ATS pour éliminer les candidatures qui ne répondent pas
aux critères de base.

Score automatisé des candidatures :

Assignez des scores automatiques aux candidatures en fonction des réponses aux questions et
des critères de présélection.

Cela peut aider à classer les candidats en fonction de leur pertinence.

Analyser les lettres de motivation et les CV :

Utilisez des algorithmes d'analyse de texte pour évaluer les lettres de motivation et les CV.

Ces algorithmes peuvent extraire des informations clés pour compléter l'évaluation automatisée.

Configurer des notifications automatiques :

Configurez des notifications automatiques pour informer les candidats du statut de leur
candidature.

Cela inclut les invitations à passer à l'étape suivante ou les notifications de refus.

Révision humaine :

Bien que la présélection automatisée soit puissante, conservez une étape de révision humaine
pour garantir la qualité du processus.

Évaluer et ajuster continuellement :

Analysez les résultats du processus automatisé régulièrement et apportez des ajustements si

nécessaire.

Tenez compte des retours des recruteurs et des candidats pour améliorer l'efficacité du
processus.

L'automatisation de la présélection peut considérablement accélérer le processus de recrutement

tout en garantissant que les candidats les plus qualifiés progressent dans le processus de
sélection. Cependant, il est important de trouver le bon équilibre entre l'automatisation et
l'interaction humaine pour garantir une évaluation complète des candidats.

3. Test et entretien en ligne des candidatures

La réalisation de tests en ligne et d'entretiens virtuels est devenue une pratique courante dans le
processus de recrutement moderne. Voici comment vous pourriez organiser ces étapes du
processus de sélection :

Test en ligne :

✓ Sélection des Tests : - Identifiez les compétences clés nécessaires pour le poste et
choisissez des tests en ligne appropriés (tests de compétences techniques, évaluations
de personnalité, etc.).
✓ Plateforme de Test : - Utilisez une plateforme de test en ligne pour administrer les tests
de manière efficace.
✓ Instructions Claires : - Fournissez des instructions claires sur la manière de passer les
tests et assurez-vous que les candidats comprennent le processus.
✓ Évaluation Automatisée : - Configurez des systèmes automatisés pour évaluer les
résultats des tests et générer des rapports.
✓ Feedback : - Si possible, fournissez un feedback aux candidats pour les aider à
comprendre leurs performances.

Entretien en Ligne :

✓ Plateforme de Vidéoconférence : - Utilisez une plateforme de vidéoconférence fiable

(Zoom, Microsoft Teams, etc.) pour les entretiens virtuels.
✓ Convocations et Informations : - Envoyez des convocations d'entretien par e-mail avec
toutes les informations nécessaires (date, heure, lien de connexion, noms des
intervieweurs).
✓ Préparation des Intervieweurs : - Assurez-vous que les intervieweurs sont bien préparés,
connaissent le dossier du candidat et ont des questions spécifiques en tête.
✓ Format Structuré : - Utilisez un format structuré d'entretien avec des questions basées sur
les compétences et l'expérience.
✓ Évaluation Consignée : - Conservez des enregistrements ou des notes détaillées sur les
réponses des candidats pour faciliter la prise de décision.
✓ Sessions Interactives : - Prévoyez des sessions interactives pour permettre aux candidats
de poser des questions sur l'entreprise et le poste.

Communication Post-Entretien :

✓ Feedback Rapide : - Fournissez un feedback rapide aux candidats après les entretiens
pour maintenir une communication transparente.
✓ Étapes Suivantes : - Clarifiez les étapes suivantes du processus et la période de suivi.
✓ Réponses Négatives : - Pour les candidats non retenus, offrez des retours constructifs si
possible et encouragez-les à postuler à d'autres opportunités.

Évaluation Finale :
 ✓ Réunion d'Évaluation : - Organisez des réunions d'évaluation avec les membres de
l'équipe de recrutement pour discuter des candidatures.
✓ Décision Collaborative : - Prenez des décisions de manière collaborative en tenant compte
des impressions de chacun.

Suivi Administratif :

✓ Collecte de Documents : - Collectez les documents nécessaires pour l'embauche (pièces

d'identité, diplômes, etc.).
✓ Vérifications de Références : - Effectuez des vérifications de références si nécessaire.

En incorporant ces étapes, vous pouvez mener des processus de tests et d'entretiens en ligne
de manière efficace et équitable, tout en offrant une expérience positive aux candidats.
Chapitre III : Formation ouverte et à distance du personnel
1. Types de formation en ligne (FOAD, MOOC…)
Il existe plusieurs types de formations en ligne, adaptées à différents besoins et contextes. Voici
quelques-uns des principaux types de formations en ligne :

FOAD (Formation Ouverte et À Distance) :

La FOAD englobe toute forme de formation qui n'implique pas la présence physique dans une
salle de classe traditionnelle.

Elle peut inclure des supports tels que des modules en ligne, des vidéos, des forums de
discussion, des webinaires, etc.

Souvent utilisée dans les contextes professionnels et universitaires.

MOOC (Massive Open Online Course):

Les MOOC sont des cours en ligne ouverts à un grand nombre de participants.

Souvent gratuits, les MOOC sont proposés par des universités ou des institutions éducatives
renommées.

Ils peuvent couvrir une grande variété de sujets, des sciences informatiques à la littérature en
passant par le développement personnel.

Cours en Ligne :

Des cours en ligne peuvent être dispensés par des établissements éducatifs traditionnels ou des
organisations spécialisées.

Ils peuvent prendre la forme de leçons en vidéo, de lectures, de quizzes en ligne, et peuvent être
auto-rythmés ou suivre un calendrier fixe.

Séminaires Web (Webinaires) :

Les webinaires sont des présentations, ateliers ou séminaires en ligne.

Ils peuvent être interactifs avec des fonctionnalités de chat en direct, de questions-réponses, et
sont souvent utilisés pour des formations en temps réel.

Plateformes d'Apprentissage en Ligne (LMS - Learning Management System) :

Les LMS sont des systèmes qui permettent la gestion, la diffusion et le suivi des formations en
ligne.
Ils offrent souvent des fonctionnalités telles que la création de cours, le suivi des progrès des
apprenants, les forums de discussion, etc.

Podcasts Éducatifs :

Les podcasts éducatifs fournissent des contenus audio sur des sujets variés.

Ils peuvent être utilisés comme une forme d'apprentissage autonome ou complémentaire.

Applications d'Apprentissage :

Des applications dédiées à l'apprentissage, telles que Duolingo pour les langues, Coursera,
Udemy, offrent des cours sur une multitude de sujets.

Formations en Entreprise en Ligne :

De nombreuses entreprises proposent des formations en ligne pour leurs employés, couvrant des
compétences professionnelles, la conformité, etc.

Certifications en Ligne :

Certains programmes en ligne offrent des certifications officielles qui attestent de la maîtrise d'une
compétence ou d'une formation spécifique.

Formation en Réalité Virtuelle (VR) :

Utilisant des technologies immersives, la formation en réalité virtuelle permet une expérience
d'apprentissage plus immersive dans des environnements simulés.

Formation en Intelligence Artificielle (IA) :

Certains systèmes d'apprentissage en ligne utilisent l'IA pour personnaliser le contenu en fonction
des besoins individuels des apprenants.

Ces types de formations en ligne offrent une flexibilité et une accessibilité accrues par rapport
aux méthodes d'apprentissage traditionnelles. Ils sont devenus particulièrement importants dans
le contexte de l'évolution rapide de l'éducation et de la formation.

2. Différences et similitudes des dispositifs

Les formations en ligne peuvent prendre diverses formes, et leurs différences et similitudes
dépendent des modalités spécifiques utilisées. Voici une comparaison générale entre deux types
de formations en ligne couramment rencontrés : la FOAD (Formation Ouverte et À Distance) et
les MOOC (Massive Open Online Courses) :

Différences :

✓ Échelle de Participants :
FOAD : Peut être adaptée à un public plus restreint, que ce soit pour des cours universitaires ou
des formations professionnelles.

MOOC : Conçu pour accueillir un grand nombre de participants, parfois des milliers voire des
millions d'apprenants.

✓ Structure du Cours :

FOAD : Peut-être plus structurée, avec des cours planifiés, des évaluations régulières, et une
interaction plus étroite entre les apprenants et les formateurs.

MOOC : Souvent plus libre et flexible, permettant aux participants de suivre le cours à leur propre
rythme sans nécessairement interagir directement avec les instructeurs.

✓ Certification et Reconnaissance :

FOAD : Les programmes de FOAD peuvent déboucher sur des certifications ou des diplômes
reconnus, selon le prestataire de la formation.

MOOC : Offre généralement une attestation de réussite, mais la reconnaissance officielle peut
varier en fonction de l'institution fournissant le MOOC.

✓ Interactivité :

FOAD : Peut inclure des activités interactives, des discussions en ligne, et des retours
personnalisés des formateurs.

MOOC : Les niveaux d'interactivité peuvent varier, mais de nombreux MOOC utilisent des forums
de discussion et des évaluations pour favoriser l'interaction entre les apprenants.

✓ Durée de la Formation :

FOAD : Peut-être de longue durée, similaire à une formation en classe traditionnelle.

MOOC : Souvent plus court, avec des cours qui peuvent être suivis en quelques semaines.

Similitudes :

✓ Accessibilité :

FOAD et MOOC : Les deux offrent une accessibilité accrue, permettant aux apprenants d'accéder
au contenu depuis n'importe où, tant qu'ils ont une connexion Internet.

✓ Flexibilité :

FOAD et MOOC : Les deux permettent une flexibilité dans le moment où les apprenants peuvent
accéder aux cours, ce qui est idéal pour les personnes ayant des horaires chargés.

✓ Ressources en Ligne :
FOAD et MOOC : Les deux utilisent des ressources en ligne telles que des vidéos, des documents
PDF, des quiz en ligne, et d'autres supports interactifs.

✓ Auto-Apprentissage :

FOAD et MOOC : Les deux encouragent souvent l'auto-apprentissage, permettant aux

apprenants de progresser à leur propre rythme.

✓ Technologie :

FOAD et MOOC : Dépendent fortement de la technologie pour la diffusion du contenu, la

communication et l'évaluation.

Il est important de noter que la FOAD et les MOOC ne sont que deux parmi de nombreuses
modalités de formation en ligne, et les différences et similitudes peuvent varier en fonction des
spécificités de chaque programme. Les avancées technologiques continuent d'élargir les
possibilités et les méthodes d'enseignement en ligne.

3. Avantages et inconvénients de la formation en ligne

La formation en ligne présente de nombreux avantages, mais elle n'est pas dénuée
d'inconvénients. Voici une liste des principaux avantages et inconvénients de la formation en
ligne.

Avantages :

✓ Accessibilité :

Avantage : Accessible à tout moment, de n'importe où avec une connexion Internet, ce qui permet
aux apprenants de suivre des cours selon leur propre emploi du temps.

✓ Flexibilité :

Avantage : Permet une flexibilité dans la planification des études, adaptée aux personnes ayant
des horaires chargés ou des responsabilités familiales.

✓ Variété de Contenus :

Avantage : Offre une grande variété de contenus multimédias tels que vidéos, documents
interactifs, quiz en ligne, favorisant l'engagement et la compréhension.

✓ Réduction des Coûts :

Avantage : Souvent moins coûteuse que la formation en présentiel en raison de la réduction des
coûts liés aux déplacements, à l'hébergement et à la logistique.

✓ Auto-Apprentissage :
Avantage : Favorise l'auto-apprentissage, permettant aux apprenants de progresser à leur propre
rythme et de revenir sur des concepts difficiles.

✓ Accès à des Experts :

Avantage : Possibilité d'accéder à des experts et à des enseignants du monde entier, élargissant
ainsi la portée des enseignements.

✓ Mise à Jour Rapide des Contenus :

Avantage : Les contenus peuvent être mis à jour rapidement pour refléter les dernières
informations et évolutions dans un domaine particulier.

✓ Économie de Temps :

Avantage : Économie de temps liée aux déplacements, aux formalités administratives, et à

l'attente dans les salles de classe.

Inconvénients :

✓ Isolement :
Inconvénient : Risque d'isolement social, les apprenants n'ayant pas de contact direct avec des
pairs ou des enseignants.

✓ Manque d'Interaction en Temps Réel :

Inconvénient : Peut manquer d'interaction en temps réel et de rétroaction immédiate, ce qui peut
être important pour certains apprenants.

✓ Autodiscipline Requise :

Inconvénient : Nécessite une forte autodiscipline de la part de l'apprenant pour suivre les cours
et respecter les délais.

✓ Problèmes Techniques :

Inconvénient : Possibilité de problèmes techniques tels que des pannes de connexion Internet,
des difficultés d'accès aux plateformes en ligne, etc.

✓ Manque de Supervision :

Inconvénient : Certains apprenants peuvent bénéficier d'une supervision directe, ce qui peut faire
défaut dans un environnement en ligne.

✓ Inégalités d'Accès :
Inconvénient : Les inégalités d'accès à Internet et à des équipements informatiques peuvent
exclure certains individus de la formation en ligne.

✓ Manque de Motivation :
Inconvénient : Certains apprenants peuvent manquer de motivation en l'absence d'une structure
formelle ou d'une pression sociale.

✓ Validité des Certifications :

Inconvénient : Certains employeurs peuvent ne pas accorder la même valeur aux certifications
en ligne qu'à des diplômes ou certifications obtenus dans des institutions traditionnelles.

La formation en ligne peut être hautement bénéfique lorsque les avantages sont exploités
efficacement et que les inconvénients sont atténués. Les besoins spécifiques de chaque
apprenant et les caractéristiques de la matière enseignée doivent être pris en compte pour
déterminer la meilleure approche d'apprentissage.
Chapitre IV : Pointage biométrique du personnel
1. Types de pointeuse biométrique

Il est dans l’intérêt de toute structure de mettre en place un système fiable de contrôle des accès.
En effet, c’est une solution pratique pour filtrer les entrées et les sorties et assurer la sécurité des
personnes et des biens de la structure.

De plus, le système de contrôle des accès peut aussi être, avec des options complémentaires,
un outil de gestion des horaires. Il peut comporter un clavier à code, des lecteurs biométriques,
à digicodes, à cylindres électroniques, de badges, des pointeuses (pointeuse biométrique,
pointeuse carte, pointeuse badge…), d’interphone vidéo, d’interphone audio, etc…

Les différents types de contrôle

✓ Contrôle Clavier à code

Idéal pour les accès à contrôle modéré

✓ Contrôle d’accès par badge

Permet d’organiser les flux de personnes et de gérer l’accessibilité des zones de façon sélective
en restreignant par exemple les accès à des zones sensibles et/ou enregistrer les personnes et
leurs déplacements.

✓ Lecteur Biométrique

Le moyen le plus exact et rentable d'identifier les gens est la biométrie. Une empreinte digitale,
par exemple, ne peut pas être volée ce qui réduit les risques. Elle ne peut pas être donnée à
collègue (par un employé).

2. Traitements des données du pointage biométrique

L’enregistrement des données se fait à travers les lecteurs de cartes installés à l’entrée et à la
sortie du bureau. Les lecteurs envoient ces informations dans la centrale (installé dans la salle
serveur) à travers le réseau informatique. Il s’agit essentiellement des moments (date, heure,
minute,…) de passage des badges dans les lecteurs.

✓ Stockage des données :

Le logiciel ne stocke que les informations d’entré et de sortie des badges. Ces données sont
stockées et gérées sur l’ordinateur des RH et n’ont aucun lien avec d’autres flux de données. Ces
données comme toute donnée sur l’ordinateur ne sont pas accessibles par d’autres.

✓ Traitement des données :

Les traitements se feront sous Access ou sous Excel selon le choix de la personne qui
manipulera. Elle pourra bel et bien après la formation faire les actualisations des données (insérer
un nouveau N° badge, désactiver un N° de badge perdu, supprimer un N° de badge, ….)

✓ Suppression des données :

Aucune analyse n’est nécessaire au cours du processus. Les analyses faites seront faites sur les
RH et destinées aux personnes indiquées à l’interne.

La suppression des données sera programmée pour s’exécuter chaque six mois.

3. Autorité et Loi sur la protection des données à caractère personnel au Mali :

APDP (Autorité de protection des données à caractère personnel)

L’Etat du Mali assure à toute personne physique ou morale, publique ou privée, la protection de
ses données à caractère personnel, sans distinction de race, d’origine, de couleur, de sexe,
d’âge, de langue, de religion, de fortune, de naissance d’opinion, de nationalité ou autre.

La loi garantit que tout traitement, sous quelle que forme que ce soit, respecte les libertés et droits
fondamentaux des personnes physiques. Elle prend également en compte les prérogatives de
l’Etat, les droits des collectivités territoriales, les intérêts des entreprises et de la société civile.

L’informatique doit être au service de chaque personne. Elle doit respecter l‘identité humaine, les
droits de l’homme, la vie privée, les libertés publiques et individuelles. Toute personne a droit à
la protection des données personnelles la concernant. Aucune décision induisant des effets
juridiques à l’égard d’une personne ne peut être prise sur le seul fondement d’un traitement
informatique destiné à définir le profil de l’intéressé ou à évaluer certains aspects de sa
personnalité.

La loi sur la protection des données à caractère personnel s’applique à tout traitement de données
à caractère personnel opéré en tout ou en partie sur le territoire national.

Sont soumis à ladite loi :

• tout traitement de données à caractère personnel par l’Etat, les collectivités territoriales,
les organismes personnalisés, les personnes physiques et les personnes morales de droit
privé ;
• tout traitement mis en œuvre par un responsable, établi ou non sur le territoire national, à
l’exclusion des moyens qui ne sont utilisés qu’à des fins de transit sur le territoire ;
• tout traitement de données concernant la sécurité publique, la défense nationale, la
recherche et la poursuite d’infractions pénales ou la sûreté de I ‘État, même liées à un
intérêt économique ou financier important de l’Etat, sous réserve des dérogations prévues
par la présente loi ou, le cas échéant, des dispositions spécifiques prévues par d’autres
textes.

Sont exclus de son champ d’application :

 • les traitements de données mis en œuvre par une personne physique dans le
cadre exclusif de ses activités personnelles ou domestiques, à condition toutefois
que les données ne soient pas destinées à une communication systématique à
des tiers ou à la diffusion ;
• les copies temporaires faites dans le cadre des activités techniques de transmission et de
fourniture d’accès à un réseau numérique, en vue du stockage automatique, intermédiaire
et transitoire des données et à la seule fin de permettre à d’autres destinataires du service
le meilleur accès possible aux informations transmises

Les données à caractère personnel doivent :

• Être collectées et traitées, de manière loyale, licite et non frauduleuse pour des finalités
déterminées, explicites et légitimes ;
• Ne pas être utilisées pour d’autres finalités ;
• Être adéquates, proportionnées et pertinentes au regard des finalités pour lesquelles elles
sont collectées ou utilisées ;
• Être exactes, complètes et si nécessaire mises à jour ;
• Être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées
pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles
sont collectées ou utilisées.

Ces dispositions ne s’opposent pas à la conservation et à I ‘utilisation des données traitées à des
fins de gestion des archives ou à des fins historiques, statistiques ou scientifiques selon les
modalités définies par la loi.

L’Autorité de Protection des Données à Caractère Personnel a pour mission d’assurer la

protection des données à caractère personnel et de participer à la règlementation du Secteur.
A ce titre, elle est chargée de :

• Fixer les nonnes et finalités de la collecte, du traitement ou de la conservation des

données personnelles ;
• Donner l’autorisation préalable sous forme d’agrément à toute interconnexion de données
;
• Autoriser le transfert de données ;
• Informer et conseiller les personnes concernées et [es responsables du traitement de
leurs droits et obligations ;
• S’assurer que les traitements ne puissent comporter de menaces à l’égard des données
relatives à la vie privée ;
• Recevoir les réclamations relatives à la mise en œuvre des traitements des données à
caractère personnel ;
• Procéder aux contrôles nécessaires du traitement régulier des données à caractère
personnel ;
• Infliger des sanctions administratives à l’égard de tout responsable de traitement en cas
de manquement à ses obligations ;
• Saisir sans délai le Procureur de la République compétent des infractions dont elle a
connaissance sur la manipulation frauduleuse de données à caractère personnel ;
• Tenir le répertoire des traitements des données à caractère personnel à la disposition du
public ;
• Donner son avis sur tout projet de loi ou de décret relatif à la protection des données à
caractère personnel ;
• Demander au Gouvernement de procéder à toute modification nécessaire des textes, ou
de prendre, le cas échéant, tout nouveau texte nécessaire à la saine protection des
données à caractère personnel.
Chapitre V : Dématérialisation des salaires
1. Déversement du pointage biométrique dans le salaire

Le déversement du pointage biométrique dans le processus de paie est une pratique qui consiste
à intégrer les données de pointage biométrique, telles que les heures de travail enregistrées à
l'aide de technologies biométriques (empreintes digitales, reconnaissance faciale, etc.), dans le
système de gestion de la paie. Cela permet une gestion plus précise des heures travaillées par
les employés et peut simplifier le processus de paie. Voici comment cela fonctionne généralement

Avantages du Déversement du Pointage Biométrique dans le Salaire :

✓ Précision du Temps de Travail :

Les systèmes biométriques enregistrent avec précision les heures de début et de fin de travail,
éliminant ainsi les erreurs liées à la saisie manuelle.

✓ Réduction des Fraudes :

La biométrie réduit les risques de fraude liés à la saisie incorrecte des heures de travail par les
employés.

✓ Automatisation du Calcul du Salaire :

Les données biométriques peuvent être directement intégrées dans le logiciel de paie,
automatisant ainsi le calcul des heures travaillées et des salaires.

✓ Économie de Temps :

Réduit le temps nécessaire pour collecter et traiter manuellement les feuilles de temps, ce qui
libère du temps pour d'autres tâches de gestion des ressources humaines.

✓ Conformité aux Règlements :

Permet de garantir la conformité aux réglementations du travail en enregistrant de manière

précise et transparente les heures de travail.

✓ Gestion des Absences et des Congés :

Certains systèmes biométriques permettent également de gérer les absences et les congés,
facilitant ainsi la planification et le suivi des jours non travaillés.

Étapes Typiques du Processus :

✓ Enregistrement Biométrique :
Les employés enregistrent leurs empreintes digitales, leur visage, ou d'autres caractéristiques
biométriques dans le système.

✓ Pointage Quotidien :

Les employés utilisent le système pour enregistrer leur présence au début et à la fin de chaque
journée de travail.

✓ Intégration dans le Système de Paie :

Les données de pointage biométrique sont automatiquement intégrées dans le système de

gestion de la paie.

✓ Calcul Automatique des Salaires :

Le système de paie calcule automatiquement les salaires en fonction des heures de travail
enregistrées.

✓ Vérification et Validation :

Les gestionnaires des ressources humaines peuvent vérifier et valider les données avant de
finaliser la paie.

Points à Considérer :

✓ Protection de la Vie Privée :

Il est essentiel de mettre en place des protocoles de protection de la vie privée pour garantir la
sécurité des données biométriques des employés.

✓ Formation des Employés :

Les employés doivent être formés sur l'utilisation appropriée du système biométrique et sur la
façon de résoudre les problèmes éventuels.

✓ Maintenance et Mises à Jour :

Les systèmes biométriques nécessitent une maintenance régulière et des mises à jour pour
assurer leur efficacité continue.

En intégrant le pointage biométrique dans le processus de paie, les entreprises peuvent améliorer
l'efficacité opérationnelle et réduire les erreurs liées à la gestion manuelle du temps de travail.
Cependant, il est important de mettre en place des mesures appropriées pour garantir la
confidentialité et la sécurité des données biométriques.

2. Calcul et édition des salaires ;

Le calcul et l'édition des salaires impliquent plusieurs étapes pour garantir que les employés
reçoivent une rémunération précise et opportune. Voici une vue d'ensemble des étapes typiques
du processus :

Collecte des Données de Présence et de Temps de Travail :

Les données de présence et de temps de travail sont collectées à l'aide de systèmes de pointage
biométriques, de cartes de pointage, de logiciels de suivi du temps, etc.

Vérification des Heures de Travail :

Les gestionnaires des ressources humaines vérifient et valident les données de temps pour
s'assurer de leur exactitude.

Calcul des Heures de Travail :

Les heures de travail sont calculées en fonction des règles de l'entreprise, des lois du travail et
des accords collectifs.

Prise en Compte des Éléments Variables :

Les éléments variables tels que les heures supplémentaires, les primes, les avantages sociaux,
les déductions fiscales, etc., sont pris en compte dans le calcul.

Gestion des Absences et des Congés :

Les absences et les congés payés sont pris en compte, et le salaire est ajusté en conséquence.

Calcul des Impôts et des Charges Sociales :

Les retenues pour les impôts sur le revenu et les charges sociales sont calculées conformément
aux réglementations fiscales locales.

Édition des Bulletins de Salaire :

Les bulletins de salaire sont générés, indiquant les détails du calcul du salaire, des déductions et
des avantages.

Vérification et Validation :
Les calculs et les éditions de salaire sont revus et validés par les responsables des ressources
humaines et les gestionnaires concernés.

Émission des Salaires :

Une fois validés, les salaires sont émis sous forme de paiements électroniques ou de chèques
papier, conformément aux pratiques de l'entreprise.

Archivage des Données :

Les données de paie, y compris les bulletins de salaire, sont archivées conformément aux
réglementations en matière de conservation des documents.
 Rapports et Analyse :

Des rapports de paie sont générés pour suivre les coûts de main-d'œuvre, les déductions fiscales,
etc. L'analyse des données peut fournir des informations pour l'amélioration continue du
processus.

Points Importants à Considérer :

✓ Conformité Légale :
Assurez-vous que les pratiques de paie sont conformes aux lois du travail locales, aux régulations
fiscales et aux conventions collectives.

✓ Sécurité des Données :

Garantissez la sécurité des données sensibles liées à la paie, en particulier les informations
financières des employés.

✓ Communication avec les Employés :

Communiquez clairement les détails du salaire et des avantages aux employés via les bulletins
de salaire.

✓ Formation des Employés :

Formez les employés sur la manière de comprendre leurs bulletins de salaire et sur la façon de
signaler toute erreur potentielle.

✓ Maintenance des Systèmes :

Assurez-vous que les systèmes de paie sont maintenus à jour avec les changements de
règlementations et les mises à jour logicielles.

La gestion précise et efficace de la paie est essentielle pour maintenir la satisfaction des
employés, assurer la conformité légale et contribuer à une gestion financière saine de l'entreprise

3. Dématérialisation des bulletins de paie.

La dématérialisation des bulletins de paie consiste à abandonner la version papier au profit d'une
version électronique. Ce processus offre plusieurs avantages en termes d'efficacité, de sécurité
et de respect de l'environnement. Voici les étapes et les avantages associés à la dématérialisation
des bulletins de paie :
 Étapes de Dématérialisation des Bulletins de Paie :

✓ Identification des Employés :

Chaque employé doit être identifié de manière unique dans le système, généralement à l'aide de
son adresse e-mail professionnelle.

✓ Sécurisation des Données :

Les systèmes de gestion de la paie doivent garantir la sécurité des données, en utilisant des
protocoles de cryptage et d'authentification robustes.

✓ Consentement des Employés :

Obtenir le consentement des employés pour la dématérialisation de leurs bulletins de paie. Ceci
peut être réalisé par la signature d'un accord électronique.

✓ Mise en Place d'une Plateforme Sécurisée :

Utiliser une plateforme sécurisée pour héberger et distribuer les bulletins de paie électroniques.
Cette plateforme doit être accessible uniquement par les employés autorisés.

✓ Génération des Bulletins de Paie Électroniques :

Les bulletins de paie électroniques sont générés automatiquement par le système de gestion de
la paie.

✓ Notification aux Employés :

Les employés sont notifiés par e-mail dès que leurs bulletins de paie électroniques sont
disponibles. Ce courriel peut contenir un lien sécurisé vers la plateforme où les employés peuvent
accéder à leurs documents.

✓ Consultation des Bulletins de Paie :

Les employés peuvent consulter, télécharger et imprimer leurs bulletins de paie électroniques à
partir de la plateforme sécurisée.

✓ Archivage Électronique :

Les bulletins de paie électroniques sont archivés électroniquement, assurant un accès rapide en
cas de besoin.

Avantages de la Dématérialisation des Bulletins de Paie :

✓ Gain d'Efficacité :

Réduction du temps et des coûts liés à l'impression, à la distribution et au stockage des bulletins
de paie papier.
 ✓ Réduction de l'Impact Environnemental :

Diminution de l'utilisation de papier et d'autres ressources associées à l'impression et à la

distribution physique.

✓ Sécurité Renforcée :

Amélioration de la sécurité des données avec des protocoles de chiffrement et d'authentification.

✓ Accessibilité Améliorée :

Les employés peuvent accéder à leurs bulletins de paie de n'importe où et à tout moment via une
connexion Internet.

✓ Conformité aux Règlements :

Conformité aux réglementations en matière de dématérialisation des documents légaux.

✓ Facilité de Gestion :

Facilite la gestion des archives et la recherche d'informations passées.

✓ Réception Immédiate :

Les employés reçoivent rapidement leurs bulletins de paie dès qu'ils sont générés, sans délais
postaux.

✓ Facilité de Mise à Jour :

Les mises à jour, corrections ou modifications peuvent être effectuées de manière rapide et
efficace.

La dématérialisation des bulletins de paie est de plus en plus adoptée par les entreprises en
raison des avantages susmentionnés. Cependant, il est important de mettre en place des
mesures de sécurité robustes pour protéger les données sensibles des employés