Carte d’identité de processus
« Gestion des achats »
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CIPS-GEAC/01
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« Gestion des achats »
Pilote du processus : Responsable Administratif
Nature du processus : Support
Co-pilote du processus : Agent chargé des achats
Finalité du processus : Ce processus décrit les modalités d’achat des biens et des prestations de services nécessaires au bon
fonctionnement de la société ARC EN CIEL CONFECTION dans le respect des exigences du SMQSE de la société ARC EN CIEL
CONFECTION, et ce, en optimisant les coûts et les délais convenus avec les prestataires.
Pilote du processus : Le processus « Gestion des achats » est piloté par le responsable administratif, Il est en charge de la maîtrise et
de la surveillance du présent processus, de l’identification des points d’amélioration, de la définition et de la mise en œuvre d'actions
correctives.
1. Ressources clés
Ressources humaines Directeur de la société
Responsable administratif
Chef du service concerné par la demande d’achat
Agent chargé des achats
Ressources matérielles / techniques Infrastructures
Moyens de communication (téléphone, PC, moyens de projection …)
Moyens logistiques
Logiciels Outils bureautique
Dispositifs de surveillance Les résultats de sélection, d’évaluation, de surveillance et de réévaluation des
prestataires
Résultats des audits QSE
Tableau de bord (indicateurs de performance)
Réunions de pilotage
Journal d’amélioration
2. Entrées et sorties
Entrées
Processus fournisseurs Eléments d’entrées
Pilotage stratégique Communiquer les objectifs QSE assignés
Fournir les ressources nécessaires pour réaliser les objectifs QSE.
Appui pour l’identification des risques liés aux activités des processus
Management QSE Appui pour l’identification des moyens à mettre en place pour prévenir et
maîtriser les risques QSE du processus
Apporter l’assistance permettant de prévenir et de maîtriser les risques QSE liés
à l’activité du processus
Assurer une veille légale et réglementaire QSE
Évaluer régulièrement la mise en œuvre des dispositions mises en place pour la
maîtrise des risques QSE
Coordonner les actions à engager en cas de non-conformités ou incidents
Gestion des ressources financières Examiner les dossiers de consultations avant lancement (respect de l’enveloppe
budgétaire)
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Examiner les dossiers de soumission avant approbation (respect de l’enveloppe
budgétaire)
Régler les fournisseurs dans les délais contractuels
Gestion du capital humain Mettre à disposition du processus les ressources humaines nécessaires
Former et rafraichir les connaissances collaborateurs
Tous les processus Communiquer les besoins en achats
Communiquer les projets de consultations
Communiquer les documents de réception de prestations
Communiquer les résultats de surveillance et de réévaluation des prestataires
Sorties
Processus clients Eléments de sorties
Pilotage stratégique Respecter les exigences QSE de la société ARC EN CIEL
CONFECTION
Management QE Respecter les dispositions QSE applicables aux activités du
processus
Rendre compte sur les non-conformités et actions
correctives engagées
Améliorer son processus en continu
Gestion du capital humain Communiquer les besoins en recrutements
Communiquer les besoins en formations
Communiquer les documents administratifs RH
Tous les processus Acheter des biens/service/prestations conformes aux
exigences spécifiques
Apporter conseil et assistance dans la définition des
exigences spécifiques
Consolider et synthétiser les réévaluations des fournisseurs
Instruire l’approbation des bons de commande et des
contrats
Instruire l’approbation des décisions de résiliation ou
d’annulation
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3. Logigramme de fonctionnement de l’achat
Étape Processus Acteur
1 Réception de la demande d’achat Chef du service concerné par la
demande d’achat
2 Initier une requête d’achat Agent chargé des achats
3 Valider le besoin Responsable Administratif /
Directeur
4 Demande d’achat Responsable Administratif
5 Valider la demande d’achat Directeur
6
Oui Fournisseur
qualifié? Agent chargé des achats /
Responsable Administratif
Non
7
Agent chargé des achats /
Etablir la liste des prestataires à consulter
Responsable Administratif
Agent chargé des achats /
8 Lancer la consultation Responsable Administratif
9 Agent chargé des achats /
Réception des devis Responsable Administratif
Agent chargé des achats /
10 Comparaison des devis Responsable Administratif
11 Agent chargé des achats/
Choix du prestataire final et Personnes habilitées / Directeur
contractualisation
Chef du service concerné par la
12 demande d’achat/ Agent chargé des
Réception des prestations achats / Responsable Administratif/
Représentant légal du prestataire
retenu
13
Chef du service concerné par la
Contrôle NC demande d’achat/ Agent chargé des
FNC
achats / Responsable Administratif/
le représentant légal du prestataire
C retenu
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Chef du service concerné par la
14 demande d’achat/ Responsable
PV de réception Administratif / Directeur de la société
/ le représentant légal du prestataire
retenu
15
Réception de la facture Bureau d’ordre
16 Agent chargé des achats / chef du
Surveillance et réévaluation des service concerné par la demande
prestataires d’achat / Responsable administratif
Logigramme de fonctionnement du stock
Étape Processus Acteur
1 Expression du Besoin Chef du service concerné par la
demande d’achat
Responsable Administratif /
2 Valider le besoin Directeur
3 Analyse des besoins Agent chargé du stock
4 Vérification du stock Agent chargé du stock
5
Non Disponible ? Agent chargé du stock
Oui
6 Demande d’achat Agent chargé du stock
7
Réception et vérification des livraisons de stocks Agent chargé du stock
8 Enregistrement des stocks Agent chargé du stock
9
Stockage physique Agent chargé du stock
Agent chargé du stock
10 Préparation des produits
11 Agent chargé du stock
Mise à jour du stock
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4. Description des étapes d’achat
4.1 Réception de la demande d’achat
Le chef de service concerné par la demande d’achat exprime son besoin d’achat.
4.2 Initier une requête d’achat
La requête d’achat est lancée par l’agent chargé des achats à partir de la réception du besoin exprimé par le chef du service
concerné par la demande d’achat.
4.3 Valider le besoin
Le besoin d’achat est analysé et visé selon la catégorie d’achat et selon le budget de l’entité par le responsable administratif et
approuvé par le directeur.
4.4 Demande d’achat
Après la validation du besoin d’achat, une demande d’achat est émise par le responsable administratif.
4.5 Validation de la demande d’achat
L’achat n'est préalablement engagé qu'après approbation du directeur de la société
4.6 Etablir la liste des prestataires à consulter
A partir de la liste des prestataires référencés, il convient d’établir la liste des fournisseurs à consulter correspondant à la nature
d’achat.
4.7 Lancer la consultation
L’agent chargé des achats procède au lancement de la consultation par mail ou courrier porté aux différents prestataires avec la
précision des délais de réponse.
4.8 Réception des devis
Les devis reçus avant le dernier délai de réponses sont enregistrés pour traitement.
4.9 Comparaison des devis
Après la réception des devis par mail ou par courrier porté, il convient de les aligner techniquement à travers la mise en place
d’un système de notation et l’établissement du tableau comparatif des devis.
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4.10 Choix du prestataire final et contractualisation
Une fois les devis analysés, les personnes habilitées en fonction du montant de l’engagement à réaliser procèdent au choix du
prestataire le moins disant et/ou le mieux disant.
Achats dont le montant est inférieur ou Achats entre 10.000,00 DH et Achats supérieurs à 100.000,00
égal à 10.000,00 DH 100.000,00 DH DH
Le choix du prestataire est approuvé par le Le choix du prestataire est approuvé Le choix du prestataire est
chef du service concerné par la demande par le chef du service concerné par approuvé par le chef du service
d’achats et le responsable administratif. la demande d’achats, le responsable concerné par la demande d’achats,
administratif et le directeur de la le responsable administratif, et le
société directeur de la société.
Une fois le bon de commande/ contrat vérifié par le chef de service concerné par la demande d’achat, visé par le responsable
administratif et approuvé par le directeur de la société, sa diffusion se fait par l’agent chargé des achats auprès du prestataire
retenu. Le service concerné par la demande d’achat est informé par la diffusion de sa commande.
4.11 Réception des prestations
La réception des prestations est assurée par l’agent chargé des achats, le chef de service concerné par la demande d’achat et
le responsable administratif en présence du représentant légal du prestataire retenu.
4.12 Contrôle des prestations
Le contrôle des prestations est assuré par le chef de service concerné par la demande d’achat, le responsable administratif et
l’agent chargé des achats, qui remplit une fiche de non-conformité en cas de non-conformité des prestations à l’objet de la
commande, et le représentant légal du prestataire retenu. La procédure de traitement de la non-conformité sera retenue dans ce
cas.
4.13 PV de réception
En cas de conformité des prestations, la réception donne lieu à un PV établi, en deux exemplaires, par la société et signé entre
4 parties (Le chef de service concerné par la demande d’achat, le responsable administratif, le directeur de la société et le
représentant légal du prestataire retenu).
4.14 Réception de la facture
A l’issue de l’établissement du PV de réception, le bureau d’ordre reçoit la facture d’achat.
Cette facture sera transmise au service de comptabilité pour traitement.
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4.15 Surveillance et réévaluation des prestataires
Surveillance :
Au cours de la réalisation de prestations, chaque entité utilisatrice procède à la surveillance de la qualité des prestations fournies,
et ce, conformément aux exigences contractuelles arrêtées.
Réévaluation :
Cette réévaluation a pour objet d’analyser de manière continue les performances des prestataires.
Le responsable administratif suit les actions de mise en conformité à entreprendre à l’issue des réévaluations réalisées.
5. Description des étapes du stock
5.1 Expression du Besoin
Le chef de service concerné par la demande d’achat exprime son besoin.
5.2 Analyse des besoins
Analyser et Évaluer les aspects du besoin demandé.
5.3 Vérification du stock
Vérifier la disponibilité du produit requis et la quantité en stock.
5.4 Demande d’achats ou de production
Lorsque le produit requis n'est pas disponible en stock, le besoin est transmis au service des achats
5.5 Réception et vérification des livraisons de stocks
Après la livraison des produits demandés, vient la réception de la commande, incluant la vérification de la quantité et de la
qualité des produits.
5.6 Enregistrement des stocks
L'enregistrement des stocks est assuré par l'agent chargé du stock, qui saisit les informations et les quantités des produits
réceptionnés.
5.7 Stockage physique
Les produits réceptionnés doivent être rangés dans des emplacements spécifiques dans le magasin, en tenant compte des
critères de stockage tels que le type, la couleur, la taille, etc.
5.8 Préparation des produits
Préparer les produits pour la livraison au demandeur.
5.9 Mise à jour du stock
Mettrе à jour les quantités disponibles dans le magasin après la sortie des produits.