REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

Paix – Travail – Patrie Peace – Work – Fatherland

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UNIVERSITE DE GAROUA THE UNIVERSITY OF GAROUA
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FACULTE DES SCIENCES FACULTY OF LAW AND
JURIDIQUES ET POLITIQUES POLITICAL SCIENCE
Discipline, Rigueur, Equité Discipline, Rigour, Equity
B.P. 346 PO Box 346

COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE DES ACTES NORMATIFS

LICENCE III DROIT PUBLIC-DROIT PRIVE

Pr. Gaëtan Thierry FOUMENA

Agrégé des facultés de Droit

INTRODUCTION GENERALE

Le présent enseignement est construit de deux domaines distincts qui sont : la

rédaction administrative et la rédaction des actes normatifs. La double présence du
terme « rédaction » dans l’intitulé de cette unité ne remet pas en cause la différence des
disciplines concernées. Le vocable « rédaction » désigne l’action de rédiger. Ce verbe vient
du latin « redigere » qui signifie mettre par écrit avec ordre et suite. C’est également
écrire d’une certaine manière selon la formule prescrite.

Par rédaction administrative, il faut entendre l’ensemble des règles et principes

applicables à la rédaction des documents par lesquels les organes de l’administration
publique communiquent entre elle et avec les administrés ou usagers.

La rédaction des actes normatifs quant à elle se rapporte à la légistique ou science

de la composition des textes normatifs. Il s’agit en effet de la science de la législation
ayant pour objet d’exposer les connaissances et les méthodes pouvant être mise au
service de la formation de la législation. L’objet de cette science est de guider la

1
démarche du rédacteur dans les différentes étapes à suivre de la conception du texte à
son application.

L’objectif de cet enseignement est de doter l’étudiant des clés de compréhension

et des mécanismes essentiels de la rédaction administrative et des actes normatifs (lois,
règlements, ordonnances). Il convient par conséquent d’étudier la légistique (Première
Partie) avant de s’intéresser à la rédaction administrative (Deuxième Partie).

2
 PREMIERE PARTIE : REDACTION DES ACTES LEGISTIQUES OU
NORMATIFS

D’origine relativement ancienne, la légistique est apparue au début de l’époque

moderne. C’est un ouvrage exhaustif édité par un auteur allemand PETER NOLL en
1973 consacré à cette notion qu’il a réactualisé.

En France, le Professeur Jacques CHEVALIER dans ses différents travaux sur la

science administrative développe le concept et la définit en 1995 comme « la science de
la législation qui cherche à déterminer les meilleures modalités d’élaboration, de rédaction,
d’édition et d’application des normes ».

La légistique est un art. Elle accède désormais au rang de science. Elle était l’art
de légiférer et elle n’a acquise que très progressivement son caractère scientifique.

Elle est ce que l’on nommait autre fois la méthode législative, autrement dit
l’étude du processus intellectuel de l’élaboration des lois. La légistique a pour objet de
présenter l’ensemble des règles, principes et méthodes qui doivent être observés dans
la préparation des textes normatifs (lois, ordonnances, décrets).

En définissant la démarche méthodique capable de rationaliser la confection de

la législation, cette matière simplifie le droit.

En tant que science, la légistique a deux dimensions : l’une appelée légistique

matérielle, s’attache à l’étude et à l’ensemble des procédés permettant de renforcer
l’efficacité de la législation ; elle a un caractère abstrait. L’autre dimension appelée
légistique formelle désigne l’étude des procédés de mise en forme d’un projet normatif
notamment l’étude de la rédaction des lois. Dans le processus d’élaboration d’un texte
normatif, les questions préalables sont abordées avant que la rédaction proprement
dite des actes normatifs ne soit menée.

3
 CHAPITRE I- DES DONNEES PREALABLES A LA REDACTION D’UN
ACTE NORMATIF

L’édition d’une norme unilatérale doit avant tout avoir pour objet de résoudre
un problème clairement identifié pour lequel des solutions non normatives
apparaissent manifestement inappropriées. De ce fait, le pouvoir réglementaire ou le
législateur doit assurer l’adaptation permanente des textes à l’évolution des
circonstances ou de droit ou de fait qui ont motivé leur adoption.

Pour ce faire, une étude d’impact doit être réalisée (Section I) autant qu’il doit
être tenu compte de la hiérarchie des normes juridiques (Section II).

SECTION I- L’ETUDE D’IMPACT

Toute idée d’action publique dont la mise en œuvre peut conduire à l’édiction
d’une norme doit faire l’objet d’une étude même sommaire destinée à présenter les
problèmes à résoudre, la solution recherchée, les avantages et les inconvénients
respectifs des différentes options qui sont envisageables pour la mettre en œuvre.

Avant de rédiger un projet de texte, il convient d’examiner quelques questions.

PARAGRAPHE 1. LE QUESTIONNEMENT DU POUVOIR

REGLEMENTAIRE OU DU LEGISLATEUR

Pour étudier la norme, le législateur ou le pouvoir réglementaire doit se poser

les questions ci-après :

- L’élaboration du texte normatif répond-elle à une obligation juridique ou à

un choix d’opportunité ?

- Quel est le niveau de norme adéquat ? Si la voie législative semble devoir

être privilégiée, il importe d’en déterminer précisément les raisons au regard

4
 du partage du domaine respectif de la loi et du règlement opéré par la
Constitution.

- En quoi l’état du droit est-il inadapté ? Toute édiction d’une norme doit être
précédée d’un diagnostic de la situation de fait et de droit. Une fois les
problèmes à résoudre identifiés, l’on s’attache à déterminer en quoi ils
trouvent leurs sources dans une inadaptation des règles en vigueur. A
défaut de cette analyse, il est à craindre en effet que les dispositions
nouvelles ne se heurtent aux mêmes difficultés et que l’effet escompté ne soit
pas atteint en définitive.

PARAGRAPHE 2. JUSTIFICATION DE L’ETUDE D’IMPACT

Le travail d’étude d’impact implique de mener une réflexion sur le bien-fondé

du recours éventuel à la norme. L’autorité normative dispose d’éléments d’ensemble
qui lui permettent de se forger une opinion. Cette autorité doit conserver une
impartialité et une objectivité de l’analyse du problème même si elle peut prendre en
compte les attentes des groupes sociaux. Cette étude permet de prévenir les
contradictions au sein du corpus législatif ou réglementaire et améliorer la
coordination des législations. Par ailleurs, si le problème faisait déjà l’objet d’une ou
plusieurs législations, cette législation ferait alors partie intégrante de l’analyse et serait
alors soumise à l’évaluation. En effet, le législateur est fréquemment appelé à être
confronté à la résolution d’un problème qui a déjà fait l’objet d’une ou plusieurs
législations. En permettant une vision d’ensemble de la norme, en la replaçant dans
son contexte, la technique légistique a pour finalité de conserver la logique du système
juridique et d’en maintenir la légitimité.

SECTION II- LA PRISE EN COMPTE DE LA HIERARCHIE DES NORMES

En vertu du principe de légalité au sens large, chaque norme juridique doit se

conformer à l’ensemble des règles en vigueur ayant une force supérieure dans la
hiérarchie des normes ou du moins être compatible avec ces normes. La
méconnaissance de ce principe est non seulement source de désordre juridique mais
elle constitue également une faute de l’auteur du texte illégal susceptible d’engager la

5
responsabilité de la collectivité publique en cause. Il est dès lors impératif de veiller
scrupuleusement à ce que les nouvelles dispositions édictées se trouvent en harmonie
avec la hiérarchie des textes en vigueur ou susceptible à l’être à la date à laquelle ces
dispositions prendront effet.

PARAGRAPHE 1. LA HIERARCHIE DES NORMES JURIDIQUES

Elle renvoie à la structuration et l’agencement des normes en rapport avec

l’obligation de conformité de la norme dite inférieure à celle qui lui est supérieure.

A- LA CONSTITUTION

Elle est au sommet de la hiérarchie du système juridique dans l’ordre interne ;

elle prévaut ou prime sur toutes les autres normes y compris les traités et engagements
internationaux.

B- LES NORMES INTERNATIONALES

Issues des engagements internationaux du Cameroun et régulièrement

introduite dans le système juridique, elles s’imposent à toutes les normes de droit
interne excepté celles qui ont valeur constitutionnelle.

C- LES TEXTES A VALEUR LEGISLATIVE 1. Les Lois

Elles s’imposent à l’ensemble des normes réglementaires. L’élaboration d’un

décret doit ainsi toujours comporter un examen des champs de compétences respectifs
de la Loi et du règlement. Le règlement qui empiète sur le domaine de la Loi est illégal.

L’acte législatif par excellence est la Loi qui fait l’objet de délibération et d’un
vote par le corpus législatif au sein d’un Parlement issu du peuple et rendu exécutoire

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par sa promulgation par le Président de la République. La loi fixe les règles générales
relatives à l’organisation de pouvoirs publics, des services publics et les prescriptions
permettant le déroulement harmonieux de la vie sociale et politique. Elle est la source
essentielle du droit ; elle ne comporte en principe que des énoncés d’ordre général dont
les modalités d’application doivent par la suite être déterminées par le pouvoir
réglementaire par voie de décret ou d’arrêté.

La loi émane soit d’une proposition de loi présentée par un ou plusieurs députés
soit d’un projet de loi présenté par le gouvernement et donc préparé par
l’administration. C’est à ce titre que la préparation du projet de loi intéresse la
rédaction administrative.

La loi revêt trois formes distinctes et hiérarchisées :

-la loi constitutionnelle. Elle établit ou modifie la Constitution, loi fondamentale

ou suprême de l’Etat qui fixe les règles d’organisation et de fonctionnement des
pouvoirs publics et leur rapport entre eux ainsi que les droits et devoirs de l’Etat à
l’égard des citoyens et réciproquement ;

-la loi organique. Elle est relative à l’organisation et au fonctionnement des

institutions dont elle fixe les modalités sur la base des principes posés par la
Constitution ;

-la loi ordinaire. Elle est prise en fonction des circonstances pour organiser dans
différents domaines de la vie de la Nation.

Au demeurant, la loi est l’expression de la plus haute volonté nationale. Sa

rédaction doit par conséquent être particulièrement soignée, il en va de la dignité de
l’Etat mais également de l’application même de la loi qui par essence concerne les
problèmes les plus importants de la vie du pays. Une rédaction défectueuse peut en
revanche conduire à une interprétation contraire à l’esprit du législateur.

2. Les Ordonnances

Les ordonnances prisent sur le fondement de l’article 22 de la Constitution

interviennent dans le domaine de la loi et acquiert valeur législative dès leur

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ratification. Celle-ci n’a d’incidence que sur la nature du contrôle susceptible d’être
exercée sur une ordonnance qui est regardée comme un acte administratif et soumise
au contrôle du juge administratif.

L’ordonnance est un acte législatif pris par le Président de la République dans

deux cas :

-lorsque la Constitution le prévoit normalement pour certaines circonstances et

pour un temps limité. Les Ordonnances prises dans ce contexte sont soumises à une
ratification ultérieure du Parlement.

-lorsqu’en cas de crise constitutionnelle. La Constitution est suspendue et le

Parlement dissout.

L’ordonnance ayant valeur de loi, elle peut abroger une loi antérieure. Du fait
qu’elle émane du Gouvernement, la présentation formelle à laquelle elle se rapproche
avec quelques variantes de terminologie dans le titre : la formule décisoire et la formule
finale exécutoire.

L’ordonnance comporte des visas ; la formule finale exécutoire peut être celle
exécutée dans un décret : « la présente ordonnance sera publiée en français et en anglais selon
la procédure d’urgence et enregistrée au journal officiel » ; ou celle utilisée dans une autre
loi : « la présente ordonnance sera publiée en français et en anglais selon la procédure d’urgence
et enregistrée au journal officiel, elle sera exécutée comme loi de l’Etat ». Dans certaines
circonstances, la mention du recours à la procédure d’urgence en matière de
publication peut être de rigueur. Après ratification, l’ordonnance est assimilée à une
loi et ne peut être contestée que par la voie d’exception d’inconstitutionnalité.

D- LES NORMES REGLEMENTAIRES

Il existe une hiérarchie au sein des normes réglementaires. Ainsi, les décrets
s’imposent aux autres actes réglementaires émanent des autres autorités de l’Etat
comme les autorités décentralisées. Les actes individuels doivent de façon générale
respecter les actes réglementaires en vigueur dans le domaine où ils interviennent.

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 Les actes administratifs unilatéraux sont les actes pour lesquels l’expression
d’une seule volonté précisément celles de l’Etat, d’une Collectivité territoriale
décentralisée ou d’un établissement est suffisante pour créer une situation de droit
dont la disposition est obligatoire ; les actes administratifs unilatéraux se présentent en
deux catégories :

-les actes individuels ;

-les actes réglementaires.

L’acte individuel ne fixe que des mesures de portée individuelle (une ou

plusieurs personnes désignées : recrutement, nomination, affectation, mise en congés,
mise en disponibilité, mise à la retraite, autorisation et permission diverse).

L’acte réglementaire fixe des mesures de portée générale s’imposant à tous ou à

une frange de citoyen.

Les actes administratifs unilatéraux peuvent être pris sous la forme d’une
décision, d’un arrêté, ou d’un décret.

La décision a pour objet soit de régler un cas individuel ou des situations

collectives similaires soit de prescrire la solution à donner à une question déterminée.
L’appellation décision est réservée aux mesures d’ordre interne des ministres, des
autorités secondaires (gouverneur, maire, sous-préfet..), chefs d’établissement publics
lorsqu’elles prennent la forme d’un acte administratif.

L’arrêté peut être individuel ou réglementaire. C’est l’acte le plus important que
puisse prendre les autorités administratives et gouvernementales : ministres,
gouverneurs, préfet, sous-préfet, maires ainsi que les autorités académiques (recteurs
d’université). Il est également pris par les plus hautes autorités de l’Etat (Président de
la République, Premier Ministre).

Le décret est l’acte administratif du niveau le plus élevé dans la hiérarchie des
normes réglementaires. Il est du ressort du Président de la République et du Premier
Ministre dans les domaines dans lesquelles la compétence leur est reconnue par la
Constitution ou la loi. Le décret peut être individuel ou réglementaire. Les décrets

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individuels sont ceux qui nomment aux emplois supérieurs de l’Etat, intègrent ou
révoquent au niveau de la fonction publique. Les décrets à caractère réglementaire sont
les décrets organiques qui portent généralement sur l’organisation des pouvoirs
publics.

E- LA JURISPRUDENCE

Les principes ou règles issues de la jurisprudence au 1er rang desquels figurent

les principes généraux de droit doivent être respectés par les actes réglementaires.

CHAPITRE II- LA REDACTION DES ACTES NORMATIFS

PROPREMENT DITE

L’étude de la logistique postule l’atteinte de deux objectifs :

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 -la simplification du droit qui non seulement permet de lutter contre toute
complexité technique qui limite la souplesse et l’adaptabilité nécessaire des textes.
D’où le rejet de toute ambigüité, tautologie ou d’imprécision fâcheuse ;

-la sécurité juridique qui se traduit par la lisibilité, l’intelligibilité, l’accessibilité

des textes rédigés.

En effet, les qualités rédactionnelles d’un texte normatif contribuent à le rendre

clair donc à réduire les problèmes d’interprétation et de contradiction d’où
l’importance de ne faire que les textes nécessaires, bien conçus, clairement écrits et
juridiquement solides.

L’acte normatif est un acte juridique ou de volonté ayant vocation à produire

des effets de droit en conférant des droits ou en soumettant des personnes visées par
le devoir. L’essentiel sinon la totalité de ce qui est en jeu dans la normalité ce jour au
stade de l’énonciation donc, il faut contrôler l’activité d’énonciation et encadrer son
support textuel. Si la légistique est bien une science appliquée, sa mise en œuvre
aujourd’hui constitue un art ; il est par conséquent utile de s’initier dans la rédaction
proprement dite. Il convient d’aborder la procédure d’élaboration des actes normatifs,
les règles relatives à leur structure et le langage utilisé.

SECTION I- LA PROCEDURE D’ELABORATION D’UN ACTE

LEGISLATIF OU REGLEMENTAIRE

Au niveau central, tout part d’un ministère précisément du service technique au

service juridique qui est la division des affaires juridiques comprenant une équipe
pluridisciplinaire. Ensuite, il peut avoir concertation interministérielle conduite par le
Ministre concerné. Les services du PM transmettent le projet du texte à la Présidence
de la République après concertation avec les ministères concernés, autorisent l’édiction
de l’acte réglementaire ou alors transmet le projet de loi à l’Assemblée Nationale.

Par ailleurs, s’agissant des institutions locales ou infra étatiques, l’élaboration

des textes notamment réglementaire se fait de manière différente de celle évoquée
s’agissant de l’administration centrale. En effet, dans une structure administrative

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décentralisée, le projet de décision et d’arrêté est préparé par le service juridique de
ladite structure et transmis à l’autorité principale pour signature.

SECTION II- LA STRUCTURE DES TEXTES NORMATIFS

Les textes normatifs (lois, décrets, arrêtés) doivent se conformer à des règles de
structure qui fixent tant leur présentation extérieure que leur contenu.

PARAGRAPHE 1. LA STRUCTURE EXTERIEURE D’UN TEXTE NORMATIF

A. LE TITRE

Le titre d’un texte n’a aucune valeur normative. Si l’intitulé ne coïncide pas avec
le dispositif du texte, seul ce dernier a force obligatoire. Tous les textes doivent
toutefois être dotés d’un titre qui précise clairement l’objet du texte sous une forme
aussi concise que possible. Le titre est bâtit sur le schéma suivant : Loi ou décret n°…
du…modifiant…et relatif à…

En clair, le titre d’un texte normatif comporte la numérotation, la date et l’objet

du texte.

B. LA PRESENTATION

Elle doit être bonne pour plus de clarté, de précision et d’intelligibilité du texte
normatif.

C. L’EXPOSE DES MOTIFS

Il indique les raisons pour lesquelles le texte est élaboré, le projet de loi est
soumis au Parlement, l’esprit dont il procède et les objectifs qu’il se fixe. Il comporte
une brève explication par article. Il n’est pas discuté devant le Parlement et n’est pas
publié au journal officiel.

D. LES VISAS

Seuls les textes réglementaires (ordonnances, décrets, arrêtés) ont des visas. Les
lois n’en ont pas. Les visas n’ont aucune valeur juridique et sont toujours facultatifs.
Ils montrent que l’acte administratif n’est pas pris de façon arbitraire et s’inscrit dans

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la légalité. L’indulgence du juge administratif pour absence des visas ne doit toutefois
pas être pour le rédacteur un motif de négligence. Les visas ont pour rôle :

-préciser la base légale qui donne à l’auteur de l’acte le pouvoir ou la

compétence de l’édicter ;

-de donner la liste des textes dont l’acte fait application ou qu’il modifie tous les
textes dont il est fait application, doivent y figurer.

NB : Il faut viser le texte avec son intitulé exact ou officiel. Exemple : Vu la Loi
n°96/06 du 18/01/1996 portant révision de la Constitution du 2 juin 1972. L’ordre des visas
suit la hiérarchie des normes, la chronologie de leur édiction.

PARAGRAPHE 2. LA STRUCTURE INTERNE DES TEXTES NORMATIFS

A. LES SUBDIVISIONS

Les textes normatifs peuvent être divisés en 4 subdivisions :

-titre ;

-chapitre ;

-section ; -article.

Les Codes seuls utilisent les parties et les livres. Le choix dépend de la longueur
du texte ; seul en principe les textes longs utilisent toutes les subdivisions.

L’unité de base d’un texte normatif est l’article. Une loi peut comporter un
article unique. Exemple : « la peine de mort est abolie ». L’article est subdivisé en alinéa
parfois regroupé dans un ensemble introduit par des chiffres romains. L’alinéa doit
comprendre au moins une phrase entière ; les alinéas peuvent eux-mêmes être
subdivisés pour les besoins d’une énumération.

B. LA LOGIQUE DE LA CONSTRUCTION : LE PLAN

Le plan d’un texte normatif doit permettre une rédaction concise, un repérage
facile des dispositions et un minimum de renvoie d’une disposition à une autre. Le

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plan d’un texte normatif peut en général être établit soit à partir des principaux
éléments du champ d’application de la loi ou du décret soit en présentant d’abord les
règles générales à toutes les matières puis les règles applicables à chacune d’entre elles.
Le plan d’un texte normatif résulte de la seule succession des articles.

C. LA SUCCESSION DES ARTICLES

Les articles sont numérotés dans l’ordre croissant. Les modifications d’un texte
suivent l’ordre des articles du texte modifié ; les modifications des articles d’un Code
se font également dans l’ordre des numéros de celui-ci.

D. LES DISPOSITIONS FINALES

On regroupe à la fin du texte parfois un même intitulé. Exemple : dispositions

diverses ou transitoires

-dispositions d’abrogation. Elles doivent être sobres et précises. Exemple :

l’article 10 de la loi… est abrogé, le décret…est abrogé.

De plus, la mention « toutes dispositions contraires sont abrogées » est à proscrire.

-les modalités d’entrée en vigueur de la loi, le règlement ou certaines de ses
dispositions

-le lieu de signature. Les lois et les actes réglementaires portent la mention du
lieu de signature ou de promulgation. Cette mention peut déterminer le droit
applicable ; elle authentifie la signature et atteste que le signataire a bien en personne
signé l’acte qui porte son sceau.

SECTION III- LE LANGAGE NORMATIF

La rédaction d’un texte normatif doit être claire, sobre et grammaticalement

correcte. Le discours juridique se distingue du discours ordinaire car il a la marque de

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l’autorité. Il doit par conséquent obéir aux règles de syntaxe, bilinguisme et doit fixer
l’accessibilité, l’intelligibilité et la cohérence externe ou l’harmonie avec
l’environnement dans lequel le texte s’applique.

A. LES MOTS

Chaque fois qu’il est possible, le législateur doit s’exprimer de manière à être
compris de tous. Chaque fois qu’il est nécessaire, le législateur doit utiliser la précision
de son langage technique garantie de clarté, de sérénité et de liberté. Les sigles et
abréviations sont en principe prohibés. Toutefois, le recours à un sigle peut être admis
si celui-ci est d’usage courant et a été développé dans le texte la première fois qu’il a
été employé.

B. LE TEMPS ET LE MODE

Le temps de rédaction est le présent impératif. Le mode est impersonnel.

Exemple : il est créé, il est institué...

C. LA PONCTUATION

Les règles de ponctuation doivent être rigoureusement observées ; elles ont une
grande importance juridique.

D. LA CLARTE

Pour assurer cette clarté, il faut respecter les règles de rédaction suivante :

-être bref : les articles seront bref ; chaque phrase ne doit pas exprimer plus d’une
idée ;

-séparer le principe des exceptions : le principe doit être posé avant les
exceptions ou dérogations qui feront l’objet des articles suivants ;

-éviter les redondances : il est inutile de recopier des dispositions déjà en

vigueur ;

15
 -ne jamais modifier le sens d’un mot à l’intérieur d’un même texte.

PARTIE II- LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Par rédaction administrative, il faut entendre l’ensemble des règles et principes

applicables à la rédaction des documents par lesquels les organes de l’administration
publique communiquent entre eux avec les administrés ou usagers. L’action
administrative ne peut être utile voire efficace que si elle s’exerce dans la clarté, la
précision et la cohérence, d’autant plus que la qualité des correspondances qui sortent
d’une administration peut avoir un impact positif ou négatif sur l’image de la dite

16
administration. Il convient dans un chapitre préliminaire de présenter les éléments
préalables que l’on doit maitriser avant d’aborder tour à tour les caractères de la
rédaction administrative (chapitre 1), le style et le vocabulaire (chapitre 2) et les
documents de la correspondance administrative (chapitre 3).

CHAPITRE PRELIMINAIRE- LES PREALABLES A LA REDACTION

ADMINISTRATIVE

Le travail administratif qui essentiellement écrit exige des commis de

l’administration et ceux, à tous les échelons, un effort soutenu de rédaction. En effet, le
rédacteur doit avoir présent à l’esprit que le destinataire de son texte présenté soit dans
une lettre, une note, soit un rapport ou un compte rendu n’aura d’autre moyen de
s’informer que par le message reçu. Pour ce faire, toute ambigüité, omission volontaire
ou non, peut provoquer des réactions inattendues.

17
 Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut acquérir une
bonne habitude d’exprimer sa pensée par écrit, de développer ou de résumer celle des
autres, de narrer un événement, d’analyser une situation, de transmettre un message,
etc. cet apprentissage déjà assumé par l’enseignement primaire, puis secondaire devra
être poursuivi à l’université et même après de manière permanente ; c’est pourquoi
l’on précise que pour bien s’exprimer, il est indispensable non seulement d’avoir une
connaissance suffisante de la langue que l’on emploie , c’est-à-dire son orthographe, sa
syntaxe et son vocabulaire (section 1) mais également de bien préparer la rédaction
(section 2).

SECTION I- LA MAITRISE DES FONDAMENTAUX DE LA LANGUE

FRANCAISE

Une bonne expression écrite suppose la maitrise des fondamentaux de la langue

française à savoir : le vocabulaire, l’orthographe, l’analyse grammaticale, l’analyse
logique, la ponctuation, la conjugaison, la concordance des temps. Cela s’acquiert par
la lecture et l’exercice.

PARAGRAPHE 1. LA LECTURE

Il faut généralement lire plusieurs et bons auteurs ; il faut surtout lire

attentivement, intelligemment si l’on veut tirer de la lecture le plus grand profit. On
doit donc lire lentement au lieu de dévorer les ouvrages pour arriver le plus vite
possible à la fin. Chemin faisant on note les mots nouveaux ou ceux donc le sens est
encore imprécis dans l’esprit. L’étudiant doit également maitriser quelques tournures
de phrases et apprendre par cœur certains passages qui l’auront frappé par leur
élégance.

PARAGRAPHE 2. L’EXERCICE

L’aptitude à écrire facilement se développe si l’on s’astreint à rédiger des textes

cours que l’on relira en se corrigeant, en cherchant les termes corrects en supprimant
ceux inutiles et en améliorant la ponctuation.

18
 SECTION II- LA PREPARATION DE LA REDACTION

On ne se lance pas dans une rédaction sans une préparation minutieuse, sans
réflexion. La préparation renvoie à la connaissance et l’analyse du dossier, la synthèse
des problèmes et la proposition des solutions, la maitrise des textes législatifs et
réglementaires, l’élaboration du plan.

PARAGRAPHE 1. LA CONNAISSANCE ET L’ANALYSE DU DOSSIER

Il convient avant de s’engager dans la rédaction d’avoir une parfaite

connaissance du dossier à traiter afin de savoir quel contenu donner à la rédaction
envisagée. Cela suppose qu’il faut effectuer une lecture non pas diagonale ou
superficielle du dossier mais approfondie. Elle est accompagnée d’une analyse ou
étude systématique afin de ne laisser aucun point dans l’ombre.

PARAGRAPHE 2. LA SYNTHESE DES PROBLEMES ET LA

PROPOSITION DES SOLUTIONS

L’analyse du dossier peut conduire à déceler un nombre considérable de

problème donc quelques principaux et plusieurs sous-jacents. Le rédacteur, au lieu de
chercher à les résoudre l’un après l’autre les regroupera par centre d’intérêt et à
l’intérieur de chaque centre d’intérêt, il les classera selon leur importance. Le travail de
synthèse est fondamental dans la rédaction dans la mesure où il facilite le travail.

Par ailleurs, le rédacteur après avoir décelé le problème, doit s’employer à

suggérer des solutions à ceux qui peuvent prendre des décisions. Car, dans
l’administration, le subordonné propose, le supérieur hiérarchique dispose ou décide.
D’où l’emploi par le subordonné du conditionnel qui laisse au supérieur une marge
d’appréciation lui permettant de décider.

PARAGRAPHE 3. LA MAITRISE DES TEXTES LEGISLATIFS ET

REGLEMENTAIRES

La rédaction doit être conduite dans le respect du principe de légalité

(juridicité), d’autant plus que l’administration doit poser des actes conformes à la
légalité au risque de voir ses agissements remis en cause par les administrés et

19
éventuellement sanctionné par le juge administratif ou judiciaire selon que sa
compétence est retenue.

PARAGRAPHE 4. L’ELABORATION DU PLAN

Il s’agit d’une tâche fondamentale dans la préparation de la correspondance

écrite étant entendu que c’est du plan que découle de la valeur et de la portée de la
rédaction. Celui-ci comprend obligatoirement une introduction, le corps du texte et
une conclusion. Ceci est valable même pour une simple lettre fut-elle courte.

- L’introduction a pour objet de préparer, prévenir le lecteur, de le mettre au fait de

ce qui va suivre en une ou deux phrases. En matière de rédaction administrative,
l’introduction a une importance particulière car elle doit comporter un certain
nombre d’élément indispensable (date des correspondances antérieures, objet des
correspondances, etc.). cependant, si l’introduction doit être substantielle, elle doit
en même temps être claire, brève et précise.
- Le corps du texte peut se diviser en deux, trois ou quatre parties maximum selon
la nature du dossier ; l’important est que le plan puisse s’imposer à l’esprit du
lecteur. Le corps du texte doit également obéir aux 2 principes suivants :
*l’équilibre entre les parties
*la loi de l’intérêt croisant qui consiste à présenter d’abord les faits ou
arguments les moins importants pour terminer par ceux qui sont décisifs et
qui devront décider la prise de décision, susciter la prise de décision.

- Comme l’introduction, la conclusion doit être brève et précise. Elle doit tirer les
conséquences de ce qui est dit dans le corps du texte. Les formules de conclusion
les plus couramment utilisées dans la correspondance écrite sont les suivantes : en
conséquence, en conclusion, en définitive, en résumé, enfin de compte.

- Je vous prie de bien vouloir ou de vouloir bien…

- Vous voudrez bien prendre les dispositions utiles pour…

- J’attacherai le plus grand intérêt à la stricte application de la présente mesure

- Vous voudrez bien soumettre à ma signature ou à mon approbation le document en question

20
La conclusion doit être soignée dans le fond que dans la forme, car le lecteur reste sous
l’impression des dernières phrases

CHAPITRE 1- LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

Ecrire diffère du mot rédiger. En effet, alors que pour le premier (écrire) il
s’agit de transposer sur un support de façon quelque peu désordonné les signes
convenus ; pour le second (rédiger), il s’agit d’exprimer sa pensée dans un ordre
impératif.

Rédiger au sens étymologique signifie mettre en ordre. La rédaction est donc le

fait de mettre en ordre et par écrit ses pensées selon une forme voulue. L’ordre et la
forme qu’on imprime à ses pensées s’appelle le style.

21
 Par style et relativement au langage, il faut entendre : aspect de l’expression
littéraire dû à la mise en œuvre des moyens de pression dont le choix résulte dans la conception
classique des conditions du sujet et du genre et dans la conception moderne de la réaction
personnelle de l’auteur en situation.

C’est la manière d’être, de faire. Pour BUFFON, « le style est l’homme même ».
JOUBERT quant à lui soutient « qu’on reconnaisse souvent un excellent auteur au
mouvement de sa phrase et à l’allure de son style ». Paul VALERY écrit que « le style résulte
d’une sensibilité spéciale à l’égard du langage, cela ne s’acquiert pas, mais cela se développe ».

Transposer à la rédaction, le style est la manière personnelle d’exprimer ses

pensées, ses émotions, ses sentiments. C’est le reflet de la personnalité de chaque être
c’est-à-dire un élément de son identité ; comme l’affirmait Paul CLAUDEL, « le style est
une qualité naturelle comme le son de la voix ».

Si chaque personne a son style, l’administration qui est une personne morale a
le sien ; il est alors indispensable que ceux qui parlent et surtout écrivent en son nom
s’imprègnent du style administratif au lieu d’utiliser celui qui leur est propre. Étudier
le style administratif revient à relever les caractères de tout style dont il est porteur
(section 1) avant de mettre en exergue ceux qu’ils singularisent en raison de la
spécificité de l’administration matérialisée par son activité (section 2).

SECTION 1. LES CARACTERES GENERAUX DU STYLE EN MATIERE

REDACTIONNELLE

Qu’il soit administratif, juridique, économique ou littéraire, le style doit être :

claire, précise, rigoureuse et simple.

PARAGRAPHE 1. LA CLARTE

Un style est clair lorsqu’on comprend sans effort, sans recherche inutile et dans
la première lecture la signification des phrases d’un texte. Il s’agit d’un aspect
fondamental car comme le soulignait LIVAROL, « ce qui n’est pas clair n’est pas français
».

22
 Rédiger correctement ou avec clarté c’est choisir un langage qui sera compris de
la personne à qui on s’adresse. Cela suppose un langage clair, adapté et conforme aux
règles grammaticales. Il ne faut surtout pas perdre de vue que lorsqu’on rédige,
l’objectif est de livrer un message, de communiquer des informations, de poser un
problème ou d’en résoudre. Autrement dit, pour être compris de notre lecture nous
devons utiliser le vocabulaire connu de lui.

PARAGRAPHE 2. LA PRECISION

L’adjectif précis qualifie ce qui ne donne lieu à aucune incertitude, à aucune

ambigüité. La précision consiste à donner à chaque mot de la phrase sa valeur et sa
place qu’il faut.

Au cours de la rédaction, il est nécessaire et en toute circonstance d’utiliser le

mot juste. Pour obtenir la précision, il faut éviter des formules vagues dans l’expression
des idées.

PARAGRAPHE 3. LA CONCISION

L’adjectif concis qualifie ce qui exprime beaucoup de choses en peu de mot. La

concision dans la rédaction consiste à retrancher du texte toute superfluité pour n’en
garder que ce qui est nécessaire à la compréhension correcte et sans ambigüité de la
pensée exprimée. Elle est synonyme de la litote, figure rhétorique consistant à dire
moins pour faire entendre plus ou à dire beaucoup en peu de mots.

PARAGRAPHE 4. LA RIGUEUR

Elle est synonyme de sévérité, d’austérité, de dureté. Elle se réfère au

raisonnement qui doit rester et demeurer dans la rédaction d’une grande exactitude
ou d’une grande fermeté dans la démarche logique.

PARAGRAPHE 5. LA SIMPLICITE

C’est le caractère de ce qui est facile à comprendre, à exécuter. Un style est dit
simple lorsqu’il est naturel et de bon goût ; la simplicité se démarque de la familiarité
et de la vulgarité. Ce qui veut dire que le rédacteur n’écrira pas comme il parle mais

23
il cherchera à traduire sa pensée le plus naturellement possible tout en évitant d’être
prétentieux.

Pour obtenir la simplicité, le rédacteur devra :

- Se méfier de l’emploi des images

- Éviter d’une part la périphrase qui est un procédé de style consistant à dire
en plusieurs mots ce que l’on pourrait exprimer en une seule. D’autre,
l’emphase qui est une exagération pompeuse soit dans le ton, soit dans le
terme employé ; elle consiste à exagérer l’expression d’une idée par
l’importance d’un terme à employer. Le rédacteur devra également éviter
les hyperboles qui sont un procédé consistant à employer un mot plus fort
que ce qu’il recouvre véritablement en y voyant qu’une disposition
particulière des marques écrites de respect et de considération.

SECTION 2- LES CARACTERES PROPRES AU STYLE ADMINISTRATIF

La rédaction administrative bien que présentant les caractères communs à toute

œuvre littéraire notamment par l’usage d’un vocabulaire approprié, la maitrise de la
syntaxe, le respect de la ponctuation, l’usage d’un bon style qui rend le texte agréable
à lire n’en demeure pas moins une science à part. Elle a la particularité de posséder des
qualités qui lui sont propres et qui l’a différencié des autres styles. Ces qualités sont :
la dignité, le respect de la hiérarchie, la responsabilité, l’objectivité, la courtoisie ou la
politesse, la prudence, la précision et l’exactitude.

PARAGRAPHE 1. LA DIGNITE

L’administration et ses démembrements qui sont l’émanation de l’Etat doivent

en manifester la dignité dans leurs écrits. La dignité est une qualité qui implique non
seulement la politesse et la courtoisie mais aussi le respect des règles grammaticales et
l’utilisation des mots consacrés. Seront donc proscrit des documents administratifs :
les vulgarités, les formules reprises du langage familier ou populaire, les expressions
approximatives ou encore les à peu près.

24
 PARAGRAPHE 2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

L’administration est une vaste structure pyramidale organisée

hiérarchiquement. De la base de la pyramide jusqu’au sommet de l’Etat ou de la
société, il existe un ensemble complexe de rapport de subordination. Au sein de
l’administration, il y’a donc :

- Une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas

;- Une subordination hiérarchique du bas vers le haut.

Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle règnerait une

monarchie la plus complète dans les services de l’Etat ou dans les organismes publics.
Ce respect des positions hiérarchiques se traduit dans les écrits administratifs et dans
la manière de les transmettre par des tournures et des nuances dans la formulation qui
ont valeur de symboles et des règles. Ainsi, certaines expressions, certains termes ne
sont utilisés que par le supérieur qui s’adresse au subordonné ; d’autres sont réservés
au subordonné s’adressant au supérieur.

PARAGRAPHE 3. LA RESPONSABILITE

La rédaction administrative dans la pratique n’admet pas l’anonymat. Les actes

administratifs n’étant pris que par ceux qui ont la charge d’en répondre ou ceux qui
ont la compétence de les accomplir. Le pronom indéfini ‘‘on’’ est interdit ; c’est plutôt
la première personne du singulier ‘‘je’’ qui est consacrée et doit être utilisée avec
rigueur. Exemple : je vous informe ; j’ai l’honneur de vous rappeler ; j’ai décidé ; j’ai bien reçu
votre correspondance relative à…

Par ailleurs, pour affirmer la responsabilité, les formules directes s’imposent

chaque fois sans toutefois nommer la personne qui vous a transmis l’information.
Exemple : j’ai été saisi de ; il m’a été rendu compte de ; il me revient que ; il m’a été signalé que
; mon attention a été appelée sur le dossier…

25
 En outre, la première personne du pluriel ‘‘nous’’ est utilisée par des entités dont
la gestion repose sur des organes collectifs. Exemple : Conseil d’administration, Comité de
gestion… Soit par l’administration pour des actes auxquels on veut accorder une
importance ou une solennité particulière ; dans ce cas, le ‘‘nous’’ prend le pluriel de
majesté.

PARAGRAGPHE 4. L’OBJECTIVITE

L’administration étant au service du public, elle sert non pas les intérêts
particuliers mais plutôt l’intérêt général qui reste et demeure la noble cause de son
administration. Elle se doit en conséquence d’être impartiale, objective, sans passion et
de ne pas exprimer des sentiments personnels. En effet, le signataire n’écrit pas en son
nom mais au nom de l’administration, et en raison des fonctions qu’il exerce au sein
de la structure administrative. Ces fonctions sont indépendantes de la personne du
titulaire. Le texte doit pouvoir être accepté par n’importe quel agent investi dans les
mêmes fonctions.

NB : J’ai le regret à la place de j’ai l’honneur atténue une réponse négative. J’ai le
plaisir est employé pour annoncer au destinataire un événement agréable.

PARAGRAPHE 5. LA COURTOISIE

Elle est due aux administrés qui sont des citoyens et dignes de respect. Elle
s’applique aussi entre les services ou elle se manifeste par le respect des nuances
hiérarchiques ; l’écrit administratif doit éviter les expressions injurieuses ou
péjoratives, les appréciations trop sévères, blessantes pour la dignité et l’amour propre
de celui qui en est l’objet. L’on doit éviter des refus brutaux qui rendent choquantes les
réponses négatives de même que des ordres trop secs ou impératifs. Il faut éviter de
mentionner les noms des tiers informateurs lorsque cela pourrait leur causer des
ennuis.

Ce qu’il ne faut pas écrire Ce qu’il faut écrire

26
-Votre rapport est un tissu de sottises -Votre rapport me paraît comporter
beaucoup d’erreurs
-Votre demande est ridicule -Votre demande me paraît peu fondée
-Comment avez-vous pu présenter une -Je ne comprends pas comment vous avez
requête aussi stupide ? pu présenter une telle requête ou une
requête aussi mal venue
-Je refuse votre demande -Il ne m’est pas possible de donner une
suite favorable à votre demande
-Je regrette catégoriquement -J’ai le regret ou je suis au regret de vous
votre demande faire connaitre qu’il ne m’est pas possible
d’étudier votre dossier
-Je ne peux pas vous répondre -J’ai pris bonne note de votre demande
maintenant. Veuillez formuler votre que j’ai soumise à l’étude de mes services.
demande plus tard Je ne manquerai de vous informer dans
les meilleurs délais
-Je vous prie de me transmettre ce dossier
-Transmettez-moi ce dossier -Je vous serai obligé ou j’attacherai du prix
à ce que vous apportiez aux dossiers

-Tâchez d’apporter plus de soin aux

affaires qui vous sont confiées à vous confier

PARAGRAPHE 6. LA PRUDENCE

L’écrit administratif doit toujours être imprégné de prudence car :

-il engage la responsabilité de l’administration ;

-toute faute, erreur ou négligence révélée par écrit sera imputée par le public à
l’ensemble de l’administration voire au gouvernement ;

-la mesure prise par le fonctionnaire doit pouvoir être acceptée par son
successeur dans l’optique de la continuité de l’action administrative ;

27
 -Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et injustifié à la
personne qui en est l’objet.

Pour ces raisons, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront
nuancés et le plus souvent exprimés au conditionnel.

Ce qu’il ne faut pas écrire Ce qu’il faut écrire

-Il faut réviser à tout prix cette position -J’estime qu’il conviendrait de réviser ou
je pense pour ma part qu’il serait
-Il faut que nous présentions souhaitable de revoir cette position
immédiatement une contre-proposition - -Il me semble qu’il conviendrait que nous
D’après les rumeurs qui me sont présentions une contre-proposition -
parvenus, vous vous êtes rendus D’après les rumeurs, vous vous serez
coupable rendus coupable d’abus de pouvoir
-Vous avez complètement oublié les
dispositions des circulaires que pourtant -Vous n’ignorez pas les dispositions des
vous devriez bien connaître circulaires qui précisent notamment

-Je n’ai pas encore vu votre dossier ni reçu que…

le rapport du… Mais je vous donnerai
-Il me manque encore certains éléments
une réponse après-demain sans faute
qui doivent m’être fournis incessamment
pour apprécier votre dossier mais soyez
assuré que je m’efforcerai de vous donner
une réponse dans les meilleurs délais

PARAGRAPHE 7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE

Ces qualités sont nécessaires à un document qui est un document de travail. Il

doit à cet égard être compris pour tous les lecteurs éventuels qui ne doivent pas avoir
d’hésitation pour en appliquer les dispositions ou en tirer les conséquences. Sont donc
obligatoires toutes les mentions permettant d’identifier le document et retrouver ses

28
antécédents (date, numéro d’enregistrement, objet, référence, identité des signataires
et du destinataire).

CHAPITRE 2- LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

L’administration a recours à certains mots et/ou formules qui reviennent le plus

souvent que d’autres et donc l’usage facilite la tâche du rédacteur. L’originalité du
vocabulaire administratif est qu’il est beaucoup moins constitué par l’existence d’une
terminologie propre à l’administration que par le goût de cette dernière pour un
certain nombre de mot et de tournure qui se retrouvent dans la plupart de ces
documents. Il y’a par conséquent certains termes et locutions qui dans la langue
courante passe inaperçu mais que l’administration par leur usage constant et précis
transforme en idiotisme. Ces formules sont classées en deux catégories : celles se
trouvant à l’introduction (section 1) et celles se trouvant à la fin du document
administratif (section 2).

29
 SECTION 1- LES FORMULES D’INTRODUCTION

Ce sont celles qui sont le plus souvent utilisées en début du document

administratif et ayant pour objet d’introduire le sujet abordé. Il convient de s’interroger
à la formule d’appel (paragraphe 1), les formules se référant à un élément précédent
(paragraphe 2) et enfin les autres formules (paragraphe 3).

PARAGRAPHE 1. LES FORMULES D’APPEL

La formule d’appel est la manière dont on appelle quelqu’un oralement ou par

écrit. Son usage s’étend aux lettres à titre privé et à la lettre administrative à forme
personnelle.

La formule d’appel traduit les rapports qui existent entre l’auteur d’une lettre et
le destinataire. Elle permet de marquer le respect, la considération, l’autorité,
l’affection. Elle tient compte de la qualité de la personne à qui on s’adresse. Le
rédacteur administratif, pour éviter tout dégoût à son interlocuteur devra rechercher
la formule juste c’est-à-dire celle qui sied parfaitement au destinataire de la lettre. Le
Président d la République, le Premier Ministre, le Ministre des Relations Extérieurs, le
Ministre plénipotentiaire, l’Ambassadeur, l’Evêque sont des personnalités qui sont
traitées d’ ‘‘Excellence’’. Il convient de présenter les différentes formules d’appel.

A. LES FORMULES UTILISEES A L’ENDROIT D’UN INCONNU

Il s’agit d’une personne dont on ne connait pas la qualité, et qui certainement

n’en a pas. La formule d’appel est Monsieur, Madame ou Mademoiselle. Exemple : pour
un couple, on dira Monsieur et Madame et on se limite au nom de famille. Pour une
femme qui vit avec son fils, ont dit Madame et Monsieur.

B. LES FORMULES UTILISEES A L’ENDROIT D’UNE PERSONNE AVEC

QUI ON ENTRETIENT DES LIENS FAMILIERS

On dira cher ami, cher Monsieur, chère Madame, cher Monsieur et ami, chère Madame
et amie, chère Mademoiselle et amie.

30
 C. LES FORMULES UTILISEES A L’EGARD DES PERSONNES
EXERCANT UNE PROFESSION LIBERALE
1. Avocat, Notaire, Huissier de justice

La formule d’appel c’est Maître ou Cher Maître.

2. Médecin, dentiste et chirurgien

La personne de condition inférieure à lui dira Monsieur ou Madame le Docteur.

La personne de condition équivalente ou supérieure à lui dira Docteur. Si on a une
relation particulière avec lui, on dira Cher Docteur et ami.

D. LES FORMULES UTILISEES A L’EGARD DES MAGISTRATS

Selon la fonction qu’ils occupent, on dira Monsieur et Madame le juge, Monsieur

et Madame le Président, Monsieur et Madame le Procureur Général ou l’Avocat Général.

E. LES AUTORITES POLITIQUES

-Le Président de la République. On dira Monsieur le Président d la République

-le Premier Ministre. On dira Monsieur le Premier Ministre s’il n’est pas Chef de
Gouvernement et Monsieur le Premier Ministre dans le cas contraire. Lorsque c’est le
Vice-Premier Ministre, on dit Monsieur le Vice Premier Ministre, Monsieur le Ministre
d’Etat, Monsieur le Ministre délégué. Lorsqu’il s’agit d’un Secrétaire d’Etat, on dit
Monsieur le Ministre.

F. LES AUTORITES DIPLOMATIQUE ET CONSULAIRE

- Ambassadeur : on l’appelle par la formule Monsieur l’ambassadeur ou

Monsieur son Excellence l’ambassadeur

- Pour les envoyés extraordinaires et les Ministres plénipotentiaires. On

dit Monsieur le Ministre

-Pour les chargés d’affaire, Consul et Conseil général. On dit Monsieur le

Chargé d’affaire, Monsieur le Consul Général

31
 G. LES AUTORITES ADMINISTRATIVES

On dira Monsieur le Gouverneur, Monsieur le Préfet, Monsieur le Sous-préfet,

Monsieur le Directeur, Monsieur le Chef de service, Monsieur ou Madame le Chef de bureau

H. LES AUTORITES MILITAIRES

- Officiers généraux ou supérieurs. Mon Général, Mon Colonel y compris le

Lieutenant-Colonel, Mon Lieutenant, Mon Capitaine.

NB : L’adjectif possessif « Mon » est exclusivement employé par le rédacteur de

sexe masculin féminin militaire. En revanche, les personnes civiles n’emploient pas «
Mon », elles disent tout simplement Monsieur.

-S’agissant des Officiers généraux et supérieurs de la marine. On dira Amiral,

Contre-Amiral, Capitaine de Vaisseau, de frégate ou encore de Corvet.

Remarque :

1. Le féminin des titres

Il est sujet à controverse. Toutefois, il est conseillé d’adopter la forme féminine

du titre ou de la fonction lorsque cette forme existe et faute de mieux, le masculin
lorsqu’un titre ou une fonction ne comporte pas de forme féminine. Exemple :
Madame la Présidente, Madame le Directeur, madame le Maire, Madame le Professeur.

2. L’extension du titre ou de la fonction au conjoint

Il est un vieux principe selon lequel les honneurs ne se délèguent pas. Cela
suppose que le titre dû à une fonction ne s’étend pas de mari à la femme et viceversa.

PARAGRAPHE 2. LES FORMULES D’INTRODUCTION SE REFERANT A

UN DOCUMENT PRECEDENT

Dans ce cas de figure, le rédacteur se réfère à un document précèdent qui

déclenche sa correspondance. Il peut s’agir d’une lettre ou tout autre document, d’une
instruction, d’un entretien, d’une audience. En d’autres termes, le rédacteur s’appuiera
sur un élément ayant été antérieurement établit pour débuter sa correspondance. De

32
ce fait, il pourra utiliser l’une des formules ci-après : me référant à… ; faisant suite à… ;
en référence à… ; en réponse à… ; par lettre citée en référence et relative à… ; par lettre du…

NB : La formule « par lettre en date du… » est un pléonasme à éviter dans la

rédaction administrative.

PARAGRAPHE 3. LES AUTRES FORMULES D’INTRODUCTION

Elles se placent généralement au début de certains documents tels que les notes
de service, les circulaires et entament une question. Exemple : Vous avez appelé mon
attention, mon attention a été attirée sur… ; il m’a été donné de constater ; il a été porté
à ma connaissance que…

Par ailleurs, trois locutions verbales qui sont d’un usage généralisé et récurrent
méritent une attention particulière :

-Avoir l’honneur de… : Cette locution verbale est employée dans toute
correspondance administrative ; elle est permanente et constante. Toute
correspondance administrative qui ne contiendrait pas cette locution serait
inappropriée. Il ne doit y avoir qu’un seul usage de cette locution dans une
correspondance écrite. Si l’on en trouve plus d’une dans une même lettre, celle-ci est
inélégante et incorrecte. Exemple d’usage de l’allocution avoir l’honneur de…

*j’ai l’honneur est placé au début de la phrase : j’ai l’honneur d’accuser réception de
votre lettre du… par laquelle…

*j’ai l’honneur est placé dans le corps de la lettre : par votre lettre dont la référence et
l’objet sont repris en marge, vous avez très bien voulu me saisir au sujet de… y faisant suite,
j’ai l’honneur de…

*j’ai l’honneur est lacé vers la fin : « par votre lettre citée en référence, vous m’avez
saisi au sujet de… votre offre a fait l’objet d’un examen attentif par mes services spécialisés qui
ont relevé ce qui suit…

Aussi, ai-je l’honneur de… »

33
 -Bien vouloir… : cette expression contient en elle l’idée de bien vaillance. Elle est
souvent utilisée avec l’allocution « avoir l’honneur de.. » dans la même phrase, ceci pour
rendre plus évident le respect que l’administration doit à ses usagers. Exemple : j’ai
l’honneur de vous demander de bien vouloir…

-Vouloir bien… : cette formule est utilisée uniquement par le supérieur à l’endroit
du subordonné ; elle traduit un ordre qui doit être exécuté dans les meilleurs délais.
Exemple : en prélude de la réunion que je préside le… dans la salle… à …, j’ai l’honneur de
vous demander de vouloir bien apprêter les dossiers des participants et veiller à la propreté des
lieux.

SECTION 2- LES FORMULES DE CONCLUSION

Il s’agit d’un ensemble de formules qui non seulement conclu un document

administratif mais également traduise l’affection, l’amitié, la considération, le
dévouement que le rédacteur veut exprimer au destinataire. Toutefois, un certain
nombre de règles doivent être observées quant à leur utilisation ; cela est dû au fait que
les sentiments qui se dégagent de cette formule doivent être nuancés selon les rapports
hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré d’amitié.

A. ASSURANCE ET EXPRESSION

Le mot assurance s’emploie lorsqu’on écrit à un subordonné, à un égal et jamais

vis-à-vis d’un supérieur. Le mot expression quant à lui est utilisé à l’endroit d’un
supérieur parce que ce dernier ne doit pas douter d’un seul instant du respect ou du
dévouement de ses subordonnés.

B. LA CONSIDERATION

C’est un terme officiel. A ce titre, il est employé selon le rang social ou la

situation officielle occupée par chacun. Le mot considération n’est jamais employé seul,
il est précédé ou suivi d’un qualificatif. Exemple : parfaite considération, déférente
considération ou considération distinguée.

34
 NB : -Le terme « veiller » ne s’emploie pas à l’égard d’un supérieur hiérarchique.
Il convient plutôt d’écrire je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur l’expression de ma
considération distinguée ou de ma haute considération.

-Dans la diplomatie, le mot assurance est utilisé au pluriel : les assurances. En

revanche, au sein de l’administration, le mot assurance est utilisé au singulier :
l’assurance.

C. DEVOUEMENT

Ce terme ne peut s’écrire qu’à l’endroit d’un supérieur ou à une personne à qui
l’on est lié par l’affection ou la gratitude. Il est rarement employé seul et est précédé
du mot respectueux. Exemple : je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur le Ministre
l’expression de mon respectueux dévouement.

[Link]

Ce terme est réservé aux personnes de rang élevé écrivant à leur inférieur.
Exemple : vous savez mon cher François que ma confiance vous est acquise ainsi que mon
estime la plus affectueuse.

[Link]

Ce mot s’emploie pour remercier quelqu’un pour un service rendu. Exemple :

je vous prie de bien vouloir agréer Monsieur le Directeur général l’expression de ma profonde
gratitude.

[Link]

C’est un terme de courtoisie que tout homme de bonne éducation doit utiliser à
l’endroit d’une femme mariée. En revanche, l’on utilise le vocabulaire respect vis-àvis
d’une femme non mariée. Ce vocable est également utilisé à l’égard d’une femme de
qualité ou à l’égard d’un chef d’Etat.

35
 [Link]

C’est le terme usuel de courtoisie d’un subordonné à son supérieur ; d’un

homme jeune à une personne âgée ; d’un homme à une femme ; d’une jeune fille à une
femme âgée. C’est aussi un terme de courtoisie utilisé d’un homme ou d’une femme à
l’endroit d’un prêtre, un pasteur, un imam.

CHAPITRE 3 – LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE

ADMINISTRATIVE

Par correspondance, il faut entendre le fait d’entrer en contact avec des

personnes éloignées et par des moyens appropriés. Elle peut être orale, gestuelle,
électromécanique ou tout simplement écrite. L’administration étant essentiellement
écrite, l’on s’intéressera à la correspondance écrite.

La correspondance administrative ou officielle notamment écrite est l’ensemble

des documents écrites qui sous-tendent l’activité de l’administration. Ces documents
qui intéressent exclusivement les services de l’Etat sont expédiés ou reçus par un agent
habilité à le faire. Trois types de documents sont utilisés dans la correspondance
administrative d’un service à savoir :

36
 -les documents d’usage général que sont : la lettre administrative, le bordereau
d’envoi, la note, le message, le bulletin de correspondance.

-les lettres d’information destinées aux autorités supérieures à savoir : le compte

rendu, le rapport, le procès-verbal.

-les écrits d’information destinés aux collaborateurs qui sont : la note de service,
la décision, les instructions, la circulaire.

SECTION I- LES DOCUMENTS A USAGE GENERAL

PARAGRAPHE 1. LA LETTRE

Elle constitue le mode de communication le plus couramment utilisé. Deux

types de lettres sont concernées : la lettre à forme personnelle ou lettre personnelle et
la lettre entre service ou lettre administrative.

A. LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

Elle comporte 5 éléments :

-La date. Elle est inscrite en haut et à droite de la feuille environ 15 mm du port
supérieur. Elle est précédée de l’indication du lieu où la lettre a été écrite. Exemple :
Ngaoundéré le 21 novembre 2017. En français, les noms de mois ne prennent pas la
majuscule.

-La formule d’appel. Elle est la manière dont on appelle le destinataire de la

lettre.

-Le corps de la lettre. Il ne commence pas par je sauf lorsqu’on utilise la formule
j’ai l’honneur.

-La formule de courtoisie. C’est la phrase finale de la lettre dans laquelle on

exprime ses sentiments au destinataire.

37
 -La signature. Elle se place immédiatement après la formule de courtoisie et au
minium 50 mm de bord inférieur de la feuille. Il est impératif d’écrire en dessous le
prénom en minuscule et le nom en majuscule du destinataire.

NB : Ces indications valent que le document soit manuscrit ou saisi.

B. LA LETTRE ADMINISTRATIVE OU LETTRE ENTRE SERVICE

La lettre entre service est comme son nom l’indique, la lettre adressée par un
service administratif à un autre service relevant d’un même Etat et d’une même
structure gouvernementale ; elle comprend l’entête, le corps de la lettre et le final.

1. L’entête

Il comprend :

-La mention de l’Etat ou de l’organisme en majuscule placée en haut et au milieu

de la feuille ; juste en dessous, il sera fait mention de la devise s’il en existe.
Exemple : République du Cameroun

Paix – Travail – Patrie

-La tâche ou le timbre. Elle figure en haut et à gauche de la lettre et comprend le

nom du Ministère ou de l’organisme, le nom de la division ou la direction, le nom du
service, le nom du bureau éventuellement qui rédige la lettre, le numéro
d’enregistrement ou de référence, les initiales du rédacteur et du dactylographe.
Exemple : Ministre des finances

Direction du budget

Sous-direction des opérations

Services des avances véhicules

-L’indication du lieu d’origine et la date du document

-La suscription appelée adresse. Elle comprend la fonction du signataire, la

fonction et l’adresse du destinataire ; ces deux mentions placées en haut de la feuille et
vers la droite sont reliées entre elles par la préposition à.

38
 Exemple : Le Ministre de l’enseignement supérieur

Madame le Recteur de l’Université de

Ngaoundéré à Ngaoundéré

2. Le corps de la lettre

Il comprend les mentions suivantes : l’objet, la ou les références, les pièces

jointes. Ces mentions se placent vers la gauche de la lettre.

a) L’objet

Il résume succinctement la question traitée.

b) La ou les références

La référence peut se rapporter :

-Soit à une lettre antérieure ou à un document

-Soit à une communication téléphonique -Soit

à un texte législatif ou règlementaire

c) la mention des pièces jointes

Elle peut aussi être portée au bas de la lettre à gauche. Lorsqu’un ou plusieurs
documents sont jointes à la lettre, on en inscrit l’énumération soit par le nombre en
chiffre exemple : PJ/3 ; soit par le renvoie à l’annexe en cas de liste importante soit par
la nature précise du document.

3. Le texte de la lettre

C’est la partie dans laquelle des développements relatifs à l’objet ayant conduit
à la rédaction de la lettre sont faits.

39
 4. Le final de la lettre

Il comprend le nom, la signature précédée du titre du signataire, le cachet ou le

tampon.

PARAGRAPHE 2. LES AUTRES DOCUMENTS A USAGE GENERAL

A. LE BORDEREAU D’ENVOI 1. Sa particularité

Il a pour but la transmission d’un dossier ou d’une série de pièce relative à une
même affaire.

NB : il est utilisé lorsque l’expéditeur

-n’a pas d’avis particulier à donner

-peut exprimer un avis sommaire ne nécessitant pas l’envoi d’une lettre.

2. Les formules qui accompagnent le bordereau de transmission

Ce sont celles utilisées en matière de transmission

-« Pour information et retour ». Elle précise que le document est adressé au

destinataire pour qu’il en prenne connaissance mais qu’il doit être retourné à
l’expéditeur.

-« Aux fins d’enquêtes ». Elle oblige le destinataire à procéder ou à faire procéder

à une enquête et à rendre compte en retournant le document à l’expéditeur son
supérieur.

-« Pour suite à donner ». A travers elle, le destinataire est tenu de donner au

dossier la suite qu’il mérite.

-« A toutes fins utiles ». Elle laisse le destinataire libre de donner ou non une suite
à l’affaire et le dispense dans tous les cas de rendre compte. Le document reste entre
ses mains.

40
 -« Pour avis ». Elle précise au destinataire qu’il aura à émettre un avis motivé sur
le dossier qui lui est soumis.

NB : Dans la pratique administrative, le supérieur porte son avis sur le

document alors que le subordonné le lui fait parvenir par une note.

B. Le bordereau de transmission interne ou soit transmis 1. Sa

particularité

Encore appelé soit transmis, le bordereau de transmission interne est utilisé pour
les transmissions au sein d’une même administration. C’est un procédé qui permet de
garder la trace des transmissions effectuées.

2. A quel moment utiliser le soit-transmis ?

Il est utilisé quand le traitement d’une affaire requiert l’intervention de plusieurs

services d’une même administration. Il permet également à un supérieur de
transmettre au subordonné un dossier des pièces accompagnées des instructions y
relative pour un meilleur traitement dudit dossier.

De collègue à collègue, le soit-transmis est un procédé rapide de rédaction facilitant

les échanges fréquents qui se rapportent à l’activité du service à l’intérieur d’une
direction ou d’une direction à l’autre appartenant à une même administration.

3. La présentation du soit-transmis

La présentation formelle du soit-transmis est laissée à l’appréciation et au libre

choix de son rédacteur. Sa rédaction ne pose pas de problème majeur et peut se faire
suivant une construction linéaire ou comme le bordereau d’envoi sur un imprimé qui
indique ce que l’on attend du destinataire.

C. La note

C’est un document de travail traitant d’une affaire courante qu’on adresse : soit à
un supérieur hiérarchique, soit à un collègue ou à un égal soit à un subordonné.

41
 1. Justification de l’usage de la note

A l’intérieur d’une même administration, d’une même direction ou d’un même

service, on n’échange pas de lettre. Il est cependant nécessaire de garder les traces des
ordres ou des indications qui sont transmis par un supérieur à un autre ou à un
collaborateur.

2. Les types de note

-La note de présentation. Dans un souci de clarification, la note de présentation

accompagne généralement un projet de lettre, de texte, un rapport. Son but est de
résumer et de préciser pour le supérieur les raisons ayant conduit le rédacteur à rédiger
le rapport de telle ou telle façon et à justifier et expliquer les mesures proposées ; elle
est obligatoirement brève.

-La note d’information. Généralement plus brève que les autres, elle attire l’attention
sur un problème donné. Elle est adressée à un subordonné, un égal ou un supérieur
pour le mettre au courant d’une situation ou d’une affaire. Mais elle peut aussi avoir
pour but de demander l’avis d’un collaborateur ou collègue, soit d’exposer à un
supérieur une situation dont on analyse l’ampleur pour ensuite proposer les solutions
possibles tout en demandant la conduite à tenir.

-La note d’instruction. Elle n’existe que dans le sens de supérieur à subordonné et a
pour but de donner des directives nécessaires au règlement ou au traitement d’une
affaire. Elle est rédigée soit d’initiative soit en réponse à une demande préalablement
formulée par le subordonné.

-La note de synthèse. Elle présente à un supérieur et à sa demande sous forme de

condensé une affaire complexe, un dossier volumineux, une situation juridique ou bien
résume un ensemble de texte. Elle est différente d’un simple résumé dans la mesure
où elle fait appel en plus de l’effort de synthèse à un effort d’analyse et de
discernement. Objective, elle n’appelle pas de conclusion ou de proposition.

42
 -La note d’étude. Elle expose une question déterminée après une analyse faite la
plupart du temps à la demande de la hiérarchie. Elle propose des solutions et
accompagne un dossier de fond.

3. Présentation et rédaction de la note

a) présentation

La note est une analyse précise des faits en vue d’orienter le destinataire vers une
action déterminée. Elle prépare la prise de décision. La note n’est soumise à aucune
forme particulière, elle ne comporte aucune forme de politesse ou de rappel. Toutefois,
elle obéit aux règles de présentation commune au document de la correspondance
administrative. Son libellé comporte le titre note suivis de la mention de son
destinataire appelé soit par son titre soit par son nom. Exemple : note à l’attention de
Monsieur le Doyen ou note à Monsieur...

Lorsqu’il s’agit d’une note adressée à un supérieur, le libellé est le suivant : note à
l’attention de Monsieur… C’est une formule de déférence.

Lorsqu’il s’agit d’une note adressée à un membre du gouvernement, elle est libellée
comme suit : note à l’attention de Monsieur le Ministre

La note peut comporter un objet, un numéro d’enregistrement ; elle doit être datée
et signée avec la mention du nom et la fonction du destinataire.

b) la rédaction

La note dans sa finalité sert à :

-solliciter des instructions ;

-confirmer des instructions reçues oralement ;

-transmettre une information ;

-provoquer une décision ;

43
 -préciser, affirmer l’interprétation sur un point donné ; -présenter

ou exploiter une affaire.

Elle comprend le préambule, l’introduction, le développement et la conclusion.

-Le préambule. Il est bref, précis, complet. Il renseigne sur l’objet de la note ou du
rapport, la cause qui l’a motivé, son importance, ses limites, son intérêt ; il oblige le
rédacteur à définir exactement le problème qu’il traite. Exemple : -Vous avez bien voulu
me transmettre en date du…pour examen et avis le dossier relatif à…

-Vous m’avez chargé par note du…de rendre la conclusion de mon rapport de mission du…à…

-L’introduction. Elle est claire, logique, impartiale ; elle indique la méthode choisie pour
réunir les éléments constitutifs de la note. Exemple : -l’étude de ce dossier appelle de ma
part l’analyse, les observations et les suggestions ci-après

-j’ai jugé bon de procéder à une enquête…

-le développement. Il doit être solide, ordonné, concret. Le rédacteur peut se contenter
d’apporter des faits et de les analyser l’un après l’autre. La note n’est pas un catalogue,
c’est une démonstration. Pour ce faire, il faut :

*interpréter, c’est-à-dire rechercher les intentions pour juger la valeur d’un acte

*distinguer, séparer l’essentiel de l’accessoire

*argumenter, c’est-à-dire suggérer des solutions concrètes et sérieuses

NB : Quand plusieurs sont possibles, on examine les avantages et les inconvénients de

chacune d’elles en allant de la moins favorable à celles qui offrent les meilleurs
avantages.

*prévoir les objections et anticiper en les réfutant à l’aide de preuves certaines

*soigner les transitions afin de donner à l’ensemble du travail cette impression d’unité,
de confiance et de solidité qui emporte l’adhésion du lecteur.

44
-La conclusion. Elle est naturelle, simple, pratique. Elle découle tout naturellement
d’une argumentation rigoureuse et pour ainsi dire, s’impose d’ellemême. Elle doit
apporter la réponse à la question posée dans le préambule et doit suggérer ou émettre
un avis en vue d’une action précise.

NB : La conclusion ne doit pas laisser le lecteur indifférent ; elle doit conduire vers
l’action.

Exemples :

-compte tenu de ce qui précède, il y aurait lieu où il serait souhaitable ou encore, il serait
préférable sauf meilleure appréciation de la part de Monsieur le Directeur ou de
Monsieur le Ministre…

-au cas où ces propositions rencontreraient l’accord ou l’approbation de la hiérarchie, le projet

de lettre ci-joint ou ci-contre soumis à l’appréciation et à la signature éventuelle de
Monsieur le Ministre ou Monsieur le Directeur permettrait de…

-au cas où ces propositions rencontreraient l’accord ou l’approbation de la hiérarchie, le projet

de lettre ci-joint réponds à cette préoccupation ou encore telle est la préoccupation du projet de
lettre ci-joint soumis à votre souveraine appréciation.

Vos hautes ou très hautes instructions m’obligerait ou encore vos instructions sont sollicitées
ou haute instruction sollicitée.

SECTION II- LES DOCUMENTS DE LA CORRESPONDANCE ECRITE

DESTINES AU SUPERIEUR HIERARCHIQUE

Il s’agit du compte-rendu, du rapport et du procès-verbal.

PARAGRAPHE 1. LE COMPTE-RENDU

A. DEFINITION

C’est le récit, l’exposé plus ou moins détaillé des faits, d’évènements, de travaux de
discussions auxquels le narrateur a assisté activement ou non. C’est une relation
objective, exacte, précise de ce qui s’est passé sans que le rédacteur ait à prendre parti,
à intervenir personnellement pour le commenter. Il n’a à formuler à l’intention du ou

45
des destinataires du document aucune proposition d’action émanent directement de
lui. Il n’interprète pas les faits en vue d’une conclusion ; il ne propose pas des solutions
qui lui propres. S’il lui arrive d’analyser les faits, c’est pour mieux informer le lecteur
du document.

B. ELABORATION DU COMPTE-RENDU

Le compte-rendu n’est soumis à aucune forme particulière. Il est établi au cours

même de l’évènement, au fur et à mesure que se déroule les faits décrits ; soit a
posteriori en utilisant les données recueillies pendant l’évènement : note, document
utilisé au cours de la réunion. Le compte-rendu comprend ordinairement un
préambule qui fait connaitre le cadre et les circonstances dans lesquels s’est déroulé la
réunion ; un développement consacré à la narration ; un final qui marque la fin de la
réunion.

1. Le préambule

Il indique la nature, l’objet, la date, l’heure et le lieu de la réunion ainsi que les
participants. Cela avec une précision minutieuse. Le préambule peut consister :

-soit en une phrase liminaire faisant partir du texte même rendu ;

-en un titre qui précède le texte et qui permet de présenter le document ; la narration
des opérations commence après la mention de ce titre.

NB : il est d’usage lorsque les participants en nombre limité ont été convoqués
individuellement, leur présence étant une condition de la tenue de l’assemblée,
d’indiquer les noms des participants effectifs. On mentionne également les noms des
personnes qui ont prévenu de leur absence et ont fait connaitre la raison réelle ou
acceptable ; il importe donc d’éviter toutes erreurs. Les fautes d’orthographe d’un nom
ne sont pas admissibles ; il en est de même d’une confusion de qualité, titre ou fonction.
Une bonne méthode à ce sujet consiste à faire circuler pendant la séance une feuille
appelée « fiche de présence » sur laquelle chaque participant est invité à inscrire son nom,

46
sa qualité, voire son adresse. La liste de présence figurera dans le texte du compte-
rendu ou lui sera jointe en annexe.

2. Le développement

Il est consacré à la relation proprement dite des actes de l’assemblée (sujets

examiné, débats, discussions, décisions prises ou envisagées). La rédaction du
développement doit respecter la chronologie. Cela suppose que les faits sont présentés
dans l’ordre même où ils se sont produits dans le temps. Ce procédé permet de donner
une image exacte de la manifestation. Il convient aussi bien au compte-rendu d’une
séance unique qu’à celui d’une série de réunion successive de la même assemblée.

3. Le final du compte-rendu

Le compte-rendu de réunion s’achève en principe sur l’exposé du dernier fait relaté.

PARAGRAPHE 2. LE PROCES-VERBAL

A. DEFINITION

C’est un acte par lequel un officier public, fonctionnaire ou agent de l’autorité relate
par écrit ce qu’il a vu, entendu, constaté dans l’exercice de sa fonction. Celui qui relève
du domaine des affaires et de la vie courante répond au même objectif fondamental à
savoir : garder un témoignage écrit et formel de certains actes importants.

B. STRUCTURE DU PROCES-VERBAL

Le procès-verbal comprend :

-Une entrée en matière précisant les circonstances de temps, de lieu, de personnes

et d’objet de son établissement ; un titre portant la mention « procès-verbal » fixe la
nature du document ;

-Un développement rapportant les faits constatés et constituant le fond du

procèsverbal.

PARAGRAPHE 3. LE RAPPORT

47
 A. DEFINITION

Le rapport est un document qui a pour objectif l’étude approfondit d’une question,
l’examen d’une situation donnée en vue d’une décision à prendre part l’autorité
responsable.

B. STRUCTURE

Un rapport est composé de 3 parties d’inégale importance que l’on désigne par les
vocables exposé des motifs, développement et conclusion. Chacune de ces parties à une
utilité qui lui est propre.

-L’exposé des motifs fait connaitre le sujet traité, l’objet du rapport.

-Le développement contient les explications, les justifications, l’argumentation

relative au sujet traité. C’est l’élément fondamental qui doit éclairer, convaincre le
destinataire.

-La conclusion énonce les solutions, les propositions du rédacteur telles qu’elles
découlent du développement.

NB : le procès-verbal est toujours un document écrit alors que le rapport et le

compte-rendu peuvent être faits oralement.

SECTION III- LES ECRITS D’INFORMATION OU D’INJONCTION DES

SUPERIEURS DESTINES AU COLLABORATEUR

Ce sont les documents servant de support aux ordres et aux décisions, aux
prescriptions, aux recommandations et aux explications qu’une autorité adresse à ses
subordonnés pour fixer le cadre et les modalités d’exécution de leur tâche
conformément aux décisions de l’autorité supérieure. Il s’agit en clair des documents
qui prennent appuis sur la compétence du supérieur en matière d’organisation d’une
part et en matière d’orientation de l’activité des subordonnés d’autre part. Ces mesures
sont généralement écrites et leur portée est plus ou moins large.

PARAGRAPHE 1. L’ORDRE

48
 A. DEFINITION

C’est une injonction faite à un agent d’exécuter une fonction. Il peut être collectif
mais reste le plus souvent individuel. Les ordres courants sont donnés verbalement.
Toutefois, lorsque la tâche ou la mission à accomplir présente une certaine importance
ou met en jeu la responsabilité de l’autorité hiérarchique, les ordres doivent être
confirmés par écrit et rédigés avec le plus grand soin en termes clairs et précis pour ne
laisser subsister aucune ambigüité, aucun doute sur le sens de l’intervention ordonnée
à l’agent.

B. L’ORDRE DE MISSION 1. Définition

C’est un ordre donné par écrit sur un formulaire généralement pré-imprimé ;

car c’est un document d’usage courant dans l’administration correspondant à une
forme d’activité qui fait l’objet d’une réglementation particulière.

Lorsqu’un fonctionnaire ou agent public est envoyé en mission, il reçoit des

instructions verbales ou écrites de son supérieur ; mais cette mission s’inscrit aussi
dans un processus administratif. L’agent en mission a droit à certains indemnités tels
que : le déplacement, l’hébergement et l’entretient en dédommagement des frais qu’il
aura engagé à cette occasion. Ces indemnités ne sont pas uniformes mais modulables
en fonction de la catégorie à laquelle l’agent appartient. Elles sont imputées au budget
de l’Etat sur un chapitre, un article, une ligne précise et leur liquidation sera effectuée
selon la procédure comptable réglementaire après intervention du contrôleur
financier.

L’ordre de mission en officialisant un déplacement en indique la date, la durée

et fixe les droits en indemnité de l’agent. C’est le document indispensable à l’ouverture
de la procédure de liquidation des indemnités. De plus, il introduit l’agent auprès des
autorités et services qu’il aura à visiter. Il sert en même temps de couverture en matière
de responsabilité en cas d’accident ou d’incident en cours de mission. Pour éviter tout
abus, il est signé par un agent de rang élevé en vertu soit de ses pouvoirs dont il est

49
investi sur le plan réglementaire, soit d’une délégation de signature de l’autorité
compétente. Lorsqu’il est établit avec la mention « sans frais », l’agent public au nom
de qui il est délivré n’a droit à aucune indemnité.

PARAGRAPHE 2. LA NOTE DE SERVICE

A. DEFINITION

La note de service est un document interne par laquelle un supérieur donne à ses
subordonnés soit des informations soit des instructions à caractère permanent ou
temporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service, ou sur le
fonctionnement général de celui-ci. Ces instructions resteront applicables tant que leur
objet subsiste ou jusqu’à ce qu’une nouvelle note de service vienne les abroger. La note
de service peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service ou seulement à une
partie de celui-ci. Elle peut être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque
supérieur à l’attention de ses subordonnés.

B. PRESENTATION DE LA NOTE DE SERVICE

Etablit sur un papier à l’en-tête du service, la note de service comporte l’essentiel

des mentions étudiées à propos de la lettre entre service et avec la même disposition :

-l’entête, la devise, le timbre

-le lieu et la date d’enregistrement

-le numéro d’enregistrement. Document de référence important, il convient que

la note de service soit enregistrée et classée.

-le titre « note de service » est inscrit au milieu de la ligne en majuscule.

L’objet est présenté à part comme pour une lettre entre le titre et le texte à partir
de la marge de gauche.

-la suscription n’est pas indispensable lorsque la note de service est destinée à
l’ensemble du personnel ; dans le cas contraire, elle mentionne la qualité des
destinataires concernés (Exemple : à Messieurs les Chefs de service) qui reçoivent la

50
note de service « pour attribution ». Elle peut aussi être adressée « pour information » à
d’autres personnes non directement concernées par son application.

C. REDACTION DE LA NOTE DE SERVICE

La note de service étant l’expression d’un ordre, il est capital que cet ordre soit
bien donné. Pour ce faire, elle doit être :

-claire et nette. La clarté est la qualité majeure d’une note de service. Il faut pour
ce faire comprendre, obéir et c’est la nécessité qu’on sache bien ce que l’on veut et qu’on
sache l’exprimer sans craindre d’employer les mots propres même fermes qui
conviennent.

-Concise et d’une précision optimale.

-ordonnée. N’ayant pas en principe à plaider une cause, mais à formuler une
décision, à donner des instructions, la note de service est d’une construction facile. Sans
préambule, elle indique son objet, énonce l’information et en précise les modalités
d’application. Elle peut aussi faire connaitre le pourquoi de sa rédaction. Un ordre
motivé est mieux compris, plus facilement accepté et son exécution est meilleure.
Exemple : Il m’a été donné de constater que… Dans ce cas, la note part de l’exposé du fait,
de la situation, de la nécessité qui explique ou justifie son objet.

-respectueuse des formes. La politesse n’est pas à sens unique. L’expression de

l’autorité si elle doit être sans détour n’autorise pas une forme brutale, agressive,
marquant une méconnaissance grave de la part de son auteur de l’aspect humain de
l’exercice du commandement.

-adopter l’utilisation de la forme impersonnelle. La forme « vous » qui s’impose

lorsque le destinataire est unique et nommément désigné, est souvent rejetée au profit
de la forme impersonnelle bien adaptée à une communication de caractère collectif.
Exemple : l’attention du personnel est appelée sur… Le personnel aura ou voudra bien ou
encore devra se conformer…

51
 PARAGRAPHE 3. LA CIRCULAIRE

A. DEFINITION

La circulaire (généralement d’application ou interprétative) est un document

hiérarchique à destination collective adressée par une autorité administrative (Chef
d’Etat, Premier ministre, Ministre, Chef de circonscription administrative) aux
autorités ou services subordonnés déconcentrés ou décentralisés. Si elle peut être
appelée à une grande diffusion, la circulaire est plus restreinte dans son objet et plus
limitée dans le temps que l’instruction. Mais elle a une portée plus large par son
contenu et la destination que la note de service.

La circulaire en plus de contenir des prescriptions à un aspect documentaire.

Souvent prise à la suite de la publication d’un texte réglementaire important, elle vise
à en rappeler les buts et en préciser les modalités d’application à l’usage des services
subordonnés. Elle est interprétative dans le but de clarifier le sens d’une procédure
mais pour ajouter des éléments nouveaux à la loi ou au règlement et empiéter
illégalement sur leur domaine.

NB : la circulaire telle qu’envisagée dans cet enseignement rentre dans la

catégorie des mesures d’ordre intérieur inopposable aux tiers et par conséquent
insusceptible d’être considéré comme un acte administratif unilatéral ou un acte faisant
grief. Cependant, une circulaire qui tiendrait à créer à l’encontre des tiers des droits ou
obligations nouvelles non prévues par la réglementation en vigueur serait considérée
comme un acte administratif unilatéral susceptible de faire l’objet d’un recours en
annulation pour excès de pouvoir.

B. CARACTERE DE LA CIRCULAIRE

Etant principalement destinée à expliquer un texte ou un processus, la circulaire

doit :

-être claire pour éviter toutes erreurs de compréhension ;

52
 -être rédiger en style direct. Exemple : je vous… Toutefois, la circulaire
interministérielle est rédigée en style indirect comme les instructions et les actes
réglementaires.

-elle doit comporter les mentions habituelles : timbre, devise et suscription. La

suscription comporte la mention expéditrice et celle des destinataires. Exemple : Le
Ministre de l’administration territoriale et de la décentralisation….A Messieurs les Préfets et
Sous-préfet.

La circulaire interministérielle porterait en suscription l’indication. Exemple : Le

Ministre de la fonction publique et le Ministre des finances… A Messieurs les directeurs…

-la circulaire s’annonce principalement par son titre suivi d’un numéro d’ordre
du sigle d’identification, du service rédacteur et la date. Exemple : Circulaire
n°…/MEP/CAB du…relative aux modalités d’application de…

-la signature obéit aux règles de présentation habituelle. La circulaire

interministérielle quant à elle serait signée par chacun des ministres intervenant.

C. LA CIRCULAIRE PRESIDENTIELLE

Elle présente quelques variantes par rapport à la circulaire. La suscription et le

titre sont placés dans une position inverse mais, le titre, la date et l’objet sont intégrés
en une seule formule comme un acte réglementaire.

PARAGRAPHE 4. L’INSTRUCTION

A. DEFINITION

L’instruction proprement dite ou instruction permanente émane des autorités

les plus élevées : Chefs de l’Etat, Premier Ministre chef de Gouvernement, Ministres.
On a souvent tendance à confondre l’instruction avec la circulaire ; en fait, elle s’en
distingue par distingue par différence de degré, de portée et de présentation. Emanant
des plus hautes autorités, fixant généralement des prescriptions relatives à
l’application des textes législatifs ou réglementaires dont elle est le complément ou le
prolongement. L’instruction revêt une importance particulière et un caractère

53
permanent : elle a une portée générale et demeure valable tant qu’elle n’a pas été
abrogée ou modifiée. Elle s’impose à tous les agents de l’administration.

B. PRESENTATION

Par comparaison avec la circulaire, l’instruction apparait comme rédigée dans

un style plus indirect, plus impératif, plus concis, et plus autoritaire dans le ton mais
en même temps plus impersonnel et objectif dans la forme qui est celui des actes
administratifs et réglementaires.

De même que la présentation de la circulaire peut présenter diverse modalités

de mise en page et de formulation, celle de l’instruction sera plus systématiquement
celle des actes législatifs et réglementaires : le titre (instruction ou instruction
permanente), suivi du numéro d’ordre et des sigles de référence du service d’origine,
de la date de signature et l’énoncé de l’objet. Exemple : Instruction n°…/PR/SG du…
relative à l’application du décret n°…du…instituant…

54
55