Section II : processus de traitement de
l'information comptable
Nous parlerons dans cette section de la notion de traitement de
l'information comptable et étapes clés du processus de traitement de
l'information comptable.
II.1 Notion de traitement de l'information comptable.
Pour mieux appréhender la notion de « traitement de l'information
comptable », il faudrait tout d'abord définir les termes suivants : « traitement
» et « information comptable ».
Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' «ensemble des
opérations que l'on fait subir à des matières premières, à des substances
ou à des matériaux pour les transformer».
Tandis que l'information est une donnée qui augmente notre connaissance.
De manière générale elle est un : «élément de connaissance susceptible
d'être représenté à l'aide de conventions pour être conservé, traité ou
communiqué ».
Pour ce qui est de l'information comptable particulièrement, elle est
appréhendée comme la transcription comptable des faits économiques;
lesquels sont définis comme «tout phénomène juridique, économique, ou
simplement matériel modifiant ou susceptible de modifier, dans leur nature
ou dans leur valeur, les éléments du patrimoine de l'entreprise ».
L'information comptable est en général mesurable, c'est-à-dire qu'elle prend
la forme de chiffre. Elle peut être perçue de deux manières:
Ø la donnée: ici il s'agit de la matière première; en elle seule elle n'a aucun
sens et n'en prend un qu'après traitement;
Ø l'information: elle a un sens et permet de prendre des décisions. Elle
renseigne son destinataire sur une situation donnée.
On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des
opérations que l'on fait subir à une donnée (information brute) pour la
transformer en information (produit fini) ayant un sens et susceptible de
servir les utilisateurs. Toutefois, toute information issue d'un tel processus
de traitement n'est pas toujours utile aux yeux de ceux à qui elle est
destinée d'où l'importance d'apprécier les critères de qualité de
l'information.
II.2. Etapes clés du processus de traitement de
l'information comptable.
Le service comptable et financier, dans l'exécution de sa mission, est
semblable à une entreprise industrielle. Il intègre des matières premières
dans sa machine de production pour produire de l'information comptable
qui sera diffusée aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée
légale de conservation des documents comptables et financier.
Il existe trois grandes étapes dans le processus de traitement de
l'information comptable : collecte des données, traitement proprement dit, et
diffusion de l'information comptable.
Ce processus est propre à chaque organisation dépendamment de sa taille,
du volume de ses activités, de ses objectifs et des choix stratégiques de la
direction. L'on peut néanmoins le structurer de la manière suivante:
Ø Collecte des données et pièces comptables : elle doit être exhaustive
afin de respecter le principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri
ou classement des données et documents précédemment collectés par
type de journal comptable: il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce
comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;
Ø Contrôle des pièces comptables : ce premier contrôle permet de
vérifier: la qualité des pièces justificatives fournies, la conformité de ses
pièces par rapport à la procédure mise en place; permet d'effectuer le
contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes
décaissées;
Ø Codification des pièces comptables : il s'agira d'attribuer un code à
chaque pièce comptable.
Ø Imputation manuelle des dites pièces : il s'agit d'identifier les comptes
à débiter et à créditer avec leurs montants respectifs;
Ø Contrôle des imputations : ce contrôle permet de valider les
imputations précédemment faites. Il est exercé par le chef comptable.
Ø Saisie informatique des pièces comptables imputées : l'imputation
éventuelle dans le logiciel de comptabilité mis en place au sein de
l'entreprise;
Ø Contrôle des saisies : à partir du brouillard informatique, procède à la
vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a
des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne passera à l'étape
suivante qu'après validation de ces corrections;
Ø Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Périodiquement
(mensuellement, trimestriellement), le gestionnaire édite les balance,
journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrôle de
cohérence ;
Ø Contrôle de cohérences : ledit contrôle est effectué pour vérifier la
cohérence entre tous ces états imprimés;
Ø Analyse et justification des soldes des comptes et travaux
d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'année il est opéré des
travaux d'inventaire pour clôturer les comptes de l'entreprise. Ces travaux
tiennent compte des principes de la comptabilité dont la prudence, la
séparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux.
Il s'agit d'opérer une analyse compte par compte et surtout des comptes
d'attentes et de transferts pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et
ne tiennent compte que des opérations qui devraient s'y rattacher.
Ø Saisie des ajustements et des écritures de fin d'exercice;
Ø Clôture des comptes : c'est l'opération par laquelle les comptes de
l'organisation sont bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne
pouvant à partir de ce moment intervenir.
Ø Edition balance, grand livre et journaux définitifs ;
Ø Confection des états financiers ;
Ø Diffusion des résultats.
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