Table des matières
Introduction .............................................................................................................................. 2
I. Accéder à Google Drive .................................................................................................... 2
II. Créer ou importer des fichiers ..................................................................................... 3
III. Partager un fichier ou un dossier................................................................................. 3
IV. Modifier les paramètres de partage ............................................................................. 7
1. Afficher les utilisateurs du partage .................................................................................. 7
2. Modifier les autorisations de partage d’un utilisateur ..................................................... 8
Conclusion ................................................................................................................................. 8
Introduction
Les fichiers enregistrés dans votre espace Google Drive peuvent être partagés avec des
utilisateurs de votre entreprise (ou domaine) mais également avec des personnes externes à
votre entreprise si l’administrateur Google Drive ou Google Workspace l’a autorisé.
Vous pouvez choisir de partager un fichier (ou tous les fichiers d’un dossier) avec des
personnes spécifiques (cf. Partager un fichier ou un dossier) ou générer un lien d’accès au
fichier (cf. Générer un lien d’accès) afin de le mettre à disposition d’un plus grand nombre
d’utilisateurs comme, par exemple, les personnes partageant le même abonnement Google
Workspace ou, si le lien est public, le fichier sera alors accessible à tout internaute disposant
d’un compte Google.
Lors de la procédure de partage, vous déterminez les droits d’accès au fichier. Il existe trois
types d’accès :
Editeur : l’utilisateur a la possibilité de modifier le fichier ou le dossier et de le partager avec
d’autres personnes.
Commentateur : l’utilisateur peut commenter le fichier et consulter les commentaires ajoutés
au fichier mais il ne lui sera pas possible de modifier le fichier. Ce droit d’accès ne s’applique
pas aux dossiers partagés.
Lecteur : l’utilisateur peut seulement consulter le fichier ou le dossier sans possibilité de le
modifier et d’ajouter des commentaires.
I. Accéder à Google Drive
Une fois connecté à ton compte G Suite, rends-toi sur la « gaufre » et clique sur « DRIVE ».
Regarde bien ce menu à gauche. Il faut bien connaître les différentes options.
Regarde bien ce menu à gauche. Il faut bien connaître les
différentes options.
Nouveau : pour créer des dossiers et des fichiers
Mon drive : pour accéder au contenu de ton espace de
stockage
Drive partagé : pour accéder aux éléments que tu as
partagés avec les autres.
Drive partagé avec moi : éléments que tes professeurs
ont partagés avec toi.
Corbeille : les fichiers supprimés.
II. Créer ou importer des fichiers
Si tu cliques sur NOUVEAU, tu obtiens le menu
suivant :
Créer un dossier
Importer un fichier ou un dossier à partir
de ton ordinateur ou d’une clé USB.
Créer un document texte (Docs), une
feuille de calcul (Sheets), une présentation
(Slides).
Les fichiers que tu vas créer seront
automatiquement sauvegardés sur ton Drive après
fermeture.
III. Partager un fichier ou un dossier
Partager un fichier ou un dossier
Cette procédure vous permet de partager un fichier (ou un dossier) avec des utilisateurs dont
vous connaissez l’adresse de messagerie. Les utilisateurs avec lesquels vous partagez un
fichier devront se connecter à leur compte Google pour afficher ou éditer le fichier partagé.
Lorsqu’un dossier est partagé, tout son contenu existant (sous-dossiers et fichiers) ainsi que
tous les éléments qui y seront ajoutés ultérieurement sont partagés avec les utilisateurs
choisis.
Vous pouvez partager un fichier Google Docs, Sheets ou Slides, autoriser la consultation, la
modification et l’ajout de commentaires avec 100 personnes maximum. Au-delà de 100
personnes, seuls le propriétaire et certains utilisateurs autorisés peuvent y apporter des
modifications.
Dans votre espace Google Drive, cliquez sur le fichier (ou le dossier) que vous
souhaitez partager pour le sélectionner.
Dans la barre de commandes secondaire, cliquez sur l’outil Partager ou choisissez
l’option Partager du menu contextuel du fichier (ou dossier).
La fenêtre Partager avec des personnes et des groupes s’affiche :
Une seconde fenêtre Obtenir le lien s'affiche au dessous. Nous l'aborderons ultérieurement
dans la section Générer un lien d'accès.
Dans la zone Ajouter des personnes et des groupes, saisissez le nom ou l’adresse de
messagerie de chaque utilisateur ou du groupe Google avec lequel vous souhaitez
partager le fichier (ou dossier).
S’il s’agit d’un utilisateur de l’entreprise (même abonnement Google Workspace) ou
d’un utilisateur récemment contacté, après avoir saisi les premiers caractères de son
nom ou de son adresse, sélectionnez-le ensuite dans la liste qui s’affiche.
S’il s’agit d’une personne externe, appuyez sur après avoir saisi son adresse de
messagerie.
Si vous partagez un fichier (ou dossier) avec un utilisateur dont l’adresse e-mail ne
correspond pas à un compte Google, l'utilisateur concerné pourra uniquement consulter le
fichier.
Cliquez sur Editeur et choisissez un des types d’accès proposés :
Éventuellement, dans la zone Message, saisissez un message qui sera joint à l’e-mail
envoyé aux destinataires du fichier (ou dossier) partagé.
Laissez active l’option Envoyer une notification pour que le lien d’accès au fichier
(ou dossier) partagé soit envoyé par e-mail aux utilisateurs spécifiés.
Pour accéder au paramétrage avancé du partage, cliquez sur l’icône
Si besoin, désactivez l’option Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et
partager des documents pour interdire le partage et la modification des droit d’accès
par les utilisateurs autorisés à modifier le fichier.
Si besoin, désactivez l’option Les lecteurs et les commentateurs peuvent voir
apparaître l'option permettant de télécharger, d'imprimer et de copier du
contenu pour interdire le téléchargement, l’impression et la copie du fichier par les
utilisateurs autorisés à commenter ou visualiser le fichier.
Pour envoyer le lien d’accès au fichier (ou dossier) partagé aux utilisateurs spécifiés,
cliquez sur Envoyer puis, si besoin, sur OK.
Dans la liste des fichiers, le symbole apparaît en regard du nom des fichiers partagés
tandis que l’icône symbolise les dossiers partagés ; de plus, dans le volet des détails du
fichier (outil - onglet Détails), les icônes des utilisateurs avec lesquels le fichier est
partagé sont affichées.
Les utilisateurs avec lesquels le fichier (ou le dossier) a été partagé reçoivent un e-mail de ce
type :
Ils peuvent cliquer sur le lien du fichier présent dans l’e-mail pour ouvrir le fichier dans son
application du poste de travail (uniquement si le fichier n’est pas au format Google) ou cliquer
sur Ouvrir dans Nom de l’application Google pour l’ouvrir dans l’application en ligne
Google.
Les utilisateurs disposant d’un compte Google peuvent également accéder aux fichiers
partagés par d’autres utilisateurs en cliquant sur le lien Partagés avec moi dans leur espace
Google Drive.
Si le fichier à partager est ouvert dans l’application Google, vous pouvez alors utiliser le
bouton PARTAGER, situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
IV. Modifier les paramètres de partage
Via cette procédure, vous pouvez afficher les utilisateurs avec lesquels le fichier (ou dossier) a
été partagé, ajouter d’autres utilisateurs, modifier leur autorisation d’accès, définir le délai
d’expiration du partage ou supprimer le partage pour certains ou tous les utilisateurs.
1. Afficher les utilisateurs du partage
Sélectionnez le fichier (ou dossier) concerné puis cliquez sur l’outil Partager ou
choisissez l’option Partager du menu contextuel du fichier (ou dossier).
La fenêtre Partager avec des personnes et des groupes affiche les utilisateurs avec lesquels
l’élément est partagé.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez :
- modifier les autorisations de partage de chaque utilisateur ;
- supprimer le partage d’un utilisateur ;
- définir le délai d’expiration du partage de chaque utilisateur ;
- ajouter des utilisateurs.
2. Modifier les autorisations de partage d’un utilisateur
Pour modifier le type d’accès autorisé pour un utilisateur, ouvrez la liste associée à ce dernier.
Conclusion
Google Drive est un outil puissant de stockage et de collaboration qui permet aux utilisateurs
de partager facilement des fichiers et des dossiers avec des collègues, des clients ou des
partenaires. Grâce à ses fonctionnalités avancées de gestion des droits d’accès, il garantit un
contrôle efficace sur les niveaux d’autorisation accordés aux différents utilisateurs.
L’utilisation des trois types d’accès – Éditeur, Commentateur et Lecteur – permet de s’assurer
que chaque utilisateur dispose du niveau de permissions adapté à son rôle. Les options
avancées telles que la désactivation du téléchargement, la restriction des modifications
d’accès et l’envoi de notifications améliorent encore la sécurité et la gestion des documents
partagés.
En intégrant Google Drive dans vos flux de travail, vous bénéficiez :
✅D’un accès sécurisé et centralisé à vos fichiers,
✅D’une collaboration en temps réel optimisée,
✅D’une gestion simplifiée des partages et des permissions,
✅D’une meilleure traçabilité des accès et des modifications.
Il est essentiel de bien comprendre et configurer les options de partage pour garantir la
confidentialité et la sécurité des données. En maîtrisant ces fonctionnalités, vous pouvez
maximiser l’efficacité de votre travail tout en assurant une gestion rigoureuse des documents.
� Bon usage de Google Drive pour une collaboration plus efficace et sécurisée !