Section 1 : analyse de la situation du processus de facturation du site

Khouribga
1) Rappel de la problématique :

Ce chapitre vise à analyser de manière approfondie la situation actuelle du processus de

facturation au sein de l’OCP site Khouribga, en lien direct avec la problématique centrale du
mémoire :
« Dans quelle mesure la digitalisation du processus Purchase to Pay à l’OCP Khouribga
peut-elle contribuer à la réduction des retards de paiement des factures fournisseurs ? »
En effet, le processus Purchase to Pay, qui s’étend de la demande d’achat au paiement final
des fournisseurs, constitue un maillon stratégique de la chaîne de valeur. Sa gestion implique
une multiplicité d’acteurs et une grande variété d’étapes administratives, rendant son pilotage
complexe et sujet à des retards récurrents, notamment au niveau de la facturation.
Conscient de ces enjeux, le Groupe OCP a engagé une transformation numérique progressive
à travers l’adoption du système SAP dans l’objectif de fluidifier et automatiser son processus
d’achat et en particulier le processus de facturation fournisseur.

Afin d’évaluer les effets de cette digitalisation, une étude de terrain a été conduite selon la
méthode QQQCP, articulée comme suit :

 Qui ?
Les personnes ciblées sont les collaborateurs impliqués dans le processus Purchase
to Pay à l’OCP Khouribga : agents du service achat, comptabilité, responsables de
validation, ainsi que certains acteurs de la CEC Casablanca.
 Quoi ?
Il s’agit d’analyser les dysfonctionnements du processus P2P à l’origine des
retards de paiement des factures fournisseurs, et d’évaluer dans quelle mesure la
digitalisation du processus contribue à leur réduction.
 Quand ?
L’étude a été menée durant la période du stage de fin d’études, entre février et juin
2025, en parallèle avec les observations terrain et les entretiens internes.
 Où ?
Le terrain d’enquête est l’entité Achat et Facturation de l’OCP site de Khouribga,
en coordination avec la CEC de Casablanca chargée du traitement comptable
centralisé.
 Comment ?
Par une approche qualitative, combinant :

 L’observation directe des pratiques sur le terrain,

 Un questionnaire semi-directif adressé aux utilisateurs,
 L’analyse d’indicateurs internes (délais, taux de factures bloquées, DPO),
 Et la méthode DMAIC pour structurer la réflexion.

 Pourquoi ?

Pour répondre à la problématique centrale du mémoire : Dans quelle mesure la digitalisation

du processus P2P peut-elle contribuer à la réduction des retards de paiement des factures
fournisseurs ?
 1) Processus Facturation du département OIA/K :
L'équipe de facturation de l'OCP, créée en 2018, a pour mission de faciliter et d'optimiser le
traitement des factures et de servir d'intermédiaire entre les différents intervenants du
processus d'achat. Le service est appelé (P2P) et qui signifie le lien entre les différents acteurs
de l’achat au paiement. Il joue un rôle crucial dans la coordination et l’interconnexion de
toutes les parties du processus Purchase to Pay.
Le service a vu le jour en réponse à une problématique qui est la fragmentation et le manque
de coordination entre les différentes entités du site impliquées dans le cycle de
l’approvisionnement, à savoir les services demandeurs, les achats, la réception, la
comptabilité fournisseurs et la trésorerie. Cette désynchronisation engendrait fréquemment
des erreurs, des retards, des litiges avec les fournisseurs et des inefficacités opérationnelles.
Ainsi, le processus P2P s’est imposé comme un levier de standardisation, d’unification et de
sécurisation de l’ensemble des opérations d’achats, en favorisant une vision intégrée et
transversale du cycle achat-facturation-paiement.
Le service facturation du groupe OCP est standardisé sûr tous les autres sites miniers et
chimiques dont le rôle est le suivant :
 Déblocage des factures fournisseurs bloquées au niveau du CEC : L'équipe P2P
intervient pour identifier et résoudre les problèmes qui empêchent le traitement des factures,
permettant ainsi leur déblocage rapide et efficace.
 Validation des factures avant l’échéance : Afin d'assurer la ponctualité des
paiements, l'équipe vérifie et valide les factures avant leur date d'échéance, minimisant ainsi
les risques de retards.
 Suivi des paiements : P2P surveille le processus de paiement pour s'assurer que les
transactions sont effectuées en temps voulu et conformément aux termes convenus avec les
fournisseurs.
 Analyse des facteurs de blocage des factures échues non réglées : L'équipe examine
les causes des retards de paiement et met en œuvre des mesures correctives pour éviter que
ces problèmes ne se reproduisent.
 Réduction des délais de traitement des factures : En rationalisant les procédures et
en utilisant des technologies appropriées, P2P travaille à diminuer le temps nécessaire pour
traiter les factures, ce qui contribue à améliorer les relations avec les fournisseurs.
 Gestion des réclamations fournisseurs : L'équipe gère et résout les réclamations des
fournisseurs concernant les paiements, assurant ainsi une communication transparente et une
satisfaction accrue des partenaires commerciaux.
 Suivi des cautions et des assurances : P2P veille à ce que toutes les garanties et
assurances requises soient en place et conformes, protégeant ainsi les intérêts de l'OCP et
assurant la conformité réglementaire.
Cette cellule a donc été mise en place pour améliorer les relations et les échanges entre le
département de comptabilité CEC à Casablanca et celui des Achats, favorisant une
collaboration plus fluide et harmonieuse.
a. La mission du service facturation :
Le personnel de ce service sont nommés des SPOCS. Leur mission, comme déjà mentionner,
est de facilite l’interaction entre les différentes entités du site. Ainsi ils ont d’autres taches
journalières à accomplir :
 Le suivi du paiement des factures et l’analyse des factures échues non réglées.
 Le pilotage mensuelle niveau OIK, OIA & FIC pour le suivi de la performance et pour
traiter les arbitrages éventuels.
 Mise en place d’un Reporting automatisé (BI) pour le suivi du processus et des
indicateurs de performance.
b. Le processus du service facturation :

Ph
as Lancement du Contrat
e
Ph
1
as Réception de la Commande
e
Ph
2
as Validation de la Facture
e
Ph
3
as Paiement du Fournisseur
e
4
• Lancement du Contrat : le lancement du contrat relève du champ de responsabilité
de l'équipe Achats, néanmoins, l'équipe P2P devrait être informée des contrats afin de
simplifier le processus de déblocage des factures.
• Réception de la Commande : la réception de la commande constitue l'une des
responsabilités du magasinier, tandis que le service utilisateur relève de la supervision
du chef de service. Dans la phase de réception, le rôle du processus Purchase-to-Pay
(P2P) consiste à débloquer les factures en cas de blocage dû à une absence de
confirmation de réception.
• Validation de la Facture : L'acte de recevoir la commande constitue l'une des
responsabilités du magasinier, tandis que le service utilisateur relève de la supervision
du chef de service. Dans la phase de réception, le rôle du processus Purchase-to-Pay
(P2P) consiste à débloquer les factures en cas de blocage dû à une absence de
confirmation de réception.
• Paiement du Fournisseur : Le paiement du fournisseur se fait au niveau de la
trésorerie, il constitue la dernière phase pour clôturer l’opération d’achat, dont le rôle
du P2P est de garantir le bon déroulement du processus et assurer le paiement du
fournisseur dans les délais prévus (60 jours fin du mois).
2) Les modalités de paiements :
3) Le traitement des factures fournisseurs
Depuis janvier 2025 le groupe OCP SA opéré une migration majeure de son système
d'information, passant de la solution Oracle à SAP. Ce changement a eu un impact significatif
sur le processus de facturation fournisseurs. En effet, le module E-INVOICE, auparavant
utilisé sous Oracle pour la gestion des factures, a été remplacé par l’outil P2P SMARTHUB
intégré à l’environnement SAP. Ce nouvel outil centralise les étapes clés du cycle Purchase to
Pay (P2P), depuis la commande jusqu’au paiement.
a) Les motifs de blocages :
La manque de réception : c’est le motif le plus répandu dans les situations des factures.

Pour qu’une facture puisse être validée, il est impératif que la réception du matériel ait été
effectuée. Il s’agit de rapprocher les éléments facturés des éléments effectivement
réceptionnés, en veillant à ce que le montant de la facture soit égal ou inférieur à celui des
biens réceptionnés.

Cependant, dans la pratique, cette étape ne suit pas toujours immédiatement la livraison. La
réception du matériel constitue une procédure relativement longue, nécessitant un suivi
rigoureux de la part de l’équipe P2P. En effet, elle dépend de plusieurs validations internes :

 Pour les équipements techniques, la réception est effectuée par l’équipe de contrôle
matériel, suite à l’accord du chef de projet.
 En ce qui concerne les articles stockables, la réception est assurée par le magasinier.

La gestion des écarts :

 La non-conformité des documents en quantité ou en qualité par rapport à ce qui a été
commandé. Au magasin, on vérifie que la quantité livrée est correcte, tandis que le
service demandeur s’assure que la qualité est conforme aux attentes. Si tout est
conforme, la réception est enregistrée dans le système et la facture peut être traitée.
Dans le cas contraire, la facture est rejetée.
 Le manques des documents come le PVRP (le procès-verbal de réception provisoire,
le documents achats, le RIB, la manque de signature des responsables,
Le blocage du système :
Le nouveau motif de blocage a entraîné un dysfonctionnement important : il s’agit de la non-
migration de la facture depuis Oracle vers SAP. Ce problème a paralysé l’équipe de
facturation, car le motif en question ne peut pas être résolu immédiatement. Il nécessite un
certain délai pour être correctement intégré dans le nouveau système.
b) Le niveau des classements des factures
Les factures sont classes selon leurs degrés d’ancienneté :
• Information : les nouvelles factures
• Action : celles pour lesquelles il reste 3 semaines à l’échéance
• Alerte : les factures échues
• Urgence : après 3 semaines de l'échéance
 4)

Lorsque l’OCP traite les anomalies dans les temps, on distingue deux types
d’anomalies :
 Anomalies de fond :

 Facture retournée au fournisseur (par ex. : erreurs sur le montant, numéro de

commande incorrect, prestations non conformes…)
 Facture retournée en interne à l’OCP (ex : pièces justificatives manquantes).

Donc la date de base d’échéance est recalculée à partir de la nouvelle date de réception de la
facture corrigée.
 Anomalies de forme :
 Facture retournée pour des raisons formelles (ex : mentions manquantes,
informations administratives).

Conséquences sur l’échéance : La date de base reste celle de la facture initiale si la correction
est faite rapidement (moins de 10 jours ouvrés).

Lorsque l’OCP tarde à retourner la facture pour correction (retard interne), on

distingue :

 Facture retournée au fournisseur après dépassement du délai.

 Facture retournée en interne après dépassement du délai.

Situation Base de calcul de l’échéance

Retour dans les délais (anomalie de fond) Nouvelle date de réception corrigée
Retour dans les délais (anomalie de forme) Date de la facture initiale (si correction < 10 jours)
Retour hors délais (OCP en retard) Date de la facture initiale
La date de base d’échéance reste celle de la facture initiale, sans ajustement, car le retard est
imputable à l'OCP.
 1) Le système ORACLE :
Oracle est Un ERP (en anglais Enterprise Resource Planning), aussi appelé Progiciel de
Gestion Intégré (PGI), est une application dont le but est de coordonner l’ensemble des
activités d’une Entreprise (activités dites verticales telles que la production,
l’approvisionnement ou bien Horizontales comme le marketing, les forces de vente, la gestion
des ressources humaines, etc.) Autour d’un même système d’information. Le Progiciel de
Gestion Intégré propose généralement Des outils de Groupware et de workflow afin d’assurer
la transversalité et la circulation de L’information entre les différents services de l’entreprise.
 La plateforme E-INVOICE sous le système Oracle
Dans le cadre de la digitalisation progressive de ses processus de gestion, le Groupe OCP
avait intégré, durant la période où le système Oracle était en vigueur, une plateforme appelée
E-INVOICE pour la gestion de la facturation fournisseur. Cette solution avait pour objectif
de centraliser et de dématérialiser les échanges de factures entre les fournisseurs et
l’entreprise, en supprimant les supports papiers et en facilitant la traçabilité des opérations. La
plateforme permettait aux fournisseurs de déposer directement leurs factures de manière
électronique, réduisant ainsi les risques de perte, de doublon ou d’erreur humaine.
Chaque acteur de l’équipe P2P (SPOCS) reçoit dans son panier E-INVOICE les factures avec
un commentaire contenant les motifs de blocage exprimé par le service comptabilité. Les
paniers E- INVOICE sont réparti en fonction des catégories d’achat

Depuis sa mise en place, la plateforme E-INVOICE a permis à l’OCP de renforcer

significativement sa performance opérationnelle et son efficacité dans le traitement des
factures. En automatisant un processus autrefois manuel, E-INVOICE a contribué à réduire
les erreurs, à limiter les retards et à centraliser l’ensemble des informations relatives aux
factures, facilitant ainsi leur consultation et leur archivage sécurisé.

Grâce à cette solution numérique, les fournisseurs peuvent désormais déposer leurs factures
directement en format électronique via la plateforme, supprimant ainsi le recours aux
documents papier. Une fois déposées, les factures sont automatiquement orientées vers les
départements et les interlocuteurs concernés pour validation, selon un circuit prédéfini. Cette
automatisation fluidifie les échanges internes et accélère le processus de traitement.

Par ailleurs, E-INVOICE offre aux fournisseurs la possibilité de suivre en temps réel l’état
d’avancement de leurs factures, renforçant ainsi la transparence et la visibilité sur l’ensemble
du cycle de paiement. Pour soutenir encore davantage l’efficacité du processus, le système
envoie des notifications automatiques aux responsables, leur rappelant les échéances de
validation, afin de garantir que les paiements soient effectués dans les délais impartis.

Dans E-INVOICE, chaque membre de l'équipe P2P (SPOC) reçoit dans son panier les
factures bloquées, accompagnées d'un commentaire précisant le motif de blocage donné par le
service comptabilité. Les factures sont réparties dans les paniers selon la catégorie d’achat :
marché, éléments stockés ou équipements.

Le commentaire qui accompagne la facture est aussi envoyé directement par email à l’acteur
concerné.
Quand l’acteur règle le problème de blocage, il saisit une réponse sous forme de commentaire
dans E-INVOICE, puis il réinitialise la facture pour l’envoyer à nouveau. Après la
réinitialisation, la facture repart automatiquement vers le service comptabilité et disparaît du
panier de l’acteur P2P.

 Diagnostic de l’outil E-INVOICE :

Selon une étude déjà menée au sein du même entité du site Khouribga, la plateforme E-
INVOICE a légèrement impacté la performance du service facturation. Le niveau des factures
échus ne cesse de s’augmente.

Même si la plateforme E-INVOICE a permis d’améliorer le traitement et le suivi des factures,

elle n'a pas complètement résolu tous les problèmes liés au processus.

D’après les enquêtes menées auprès du personnel du service facturation, plusieurs limites
subsistent. Il existe encore un manque de communication entre les services, une absence de
standardisation des documents, ainsi qu'une gestion du processus qui reste insatisfaisante. De
plus, les pratiques varient d’un intervenant à l’autre, ce qui crée des blocages et des retards
malgré l'utilisation d'un outil digital.

Cela montre que la digitalisation seule ne suffit pas : pour améliorer réellement le processus,
il est aussi nécessaire de mieux organiser les méthodes de travail et de renforcer la
collaboration entre les acteurs.

2) Le système SAP :

P2P SMART HUB.

PASSATION ET INSTALLATION .

Section 2 : Résultats et dysfonctionnements :