2023
Culture numérique et gestion du
changement
Ruth Jodoin
« Conception de Ruth Jodoin avril 2023 »
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Module 1 : Industrie 4.0 (élément de compétence AL79-2 et AL79-3)
o 1.1 Les 4 premières révolutions industrielles
o 1.2 Les fonctions de l’entreprise et les systèmes d’information
o 1.3 Le système intégré de gestion
o En action ! – Est-ce représentatif de l’industrie 3.0 ou 4.0 ?
o 1.4 Les processus d’affaires /2
o En action ! – Analyse des processus de l’ébéniste /5
o En action ! – Analyse spécifique d’un processus /9
« N. B. Le genre masculin est utilisé dans ce document comme genre neutre. L'emploi du genre
masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture »4.
Médiagraphie
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Module 1 : Industrie 4.0
o 1.4 les processus d’affaires
Une des meilleures façons de voir comment circule l’information dans l’entreprise
est de modéliser les processus d’affaires de l’entreprise. Pour y arriver,
plusieurs techniques sont disponibles, la plus utilisée est la représentation des
processus à l’aide des symboles ANSI :
Important : Il y a différentes approches de modélisation. Certains sont minimalistes
et utilisent le minimum de symboles. D’autres (comme moi) préfèrent effectuer des
modélisations plus détaillées et emploieront donc plus de symboles. Les deux
approches sont bonnes. Pour un même processus, il peut donc y avoir plusieurs
modélisations toutes aussi bonnes les unes que les autres. L’important, c’est de
représenter la réalité du processus en ayant au moins les étapes cruciales.
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*Symboles de LucidChart 3
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En action!
- Analyse des processus de
l’ébéniste
Objectifs de l’activité :
Décrire les processus d’affaires de cette organisation
Identifier quelques enjeux liés au virage numérique
Identifier les répercussions de processus inefficaces
Compréhension de la différence entre l’état actuel de l’entreprise et l’état
projeté.
Vous êtes le directeur des ressources matérielles de l’école nommé
« L’ébéniste ». Vous avez actuellement de sérieux problèmes à cause des
systèmes d’information de l’école.
Le système d’information des achats est indépendant de celui des finances.
Le système d’information des achats est très informatisé. La personne qui
souhaite passer une commande (le requérant) utilise un programme sur son
micro-ordinateur. Via ce programme, son supérieur reçoit la commande. S’il
la refuse, un courriel est envoyé automatiquement à celui qui a créé la
commande afin de l’en aviser. Si la commande est acceptée, le supérieur
ajoute un code budgétaire (il y en a plus de 30) et envoie via le programme
la commande au technicien aux achats (votre employé nouvellement
embauché). Celui-ci en prend connaissance et communique avec les
fournisseurs et complète la commande via le programme : prix, nom du
fournisseur… Il envoie la commande par courriel au fournisseur.
Le fournisseur envoie la marchandise et une facture papier à la demande du
technicien aux achats. La marchandise et la facture papier reçues sont
vérifiées par le préposé à la réception. Il doit approuver ou pas ce qui a été
reçu. Si tout est correct, le préposé achemine la facture à la technicienne aux
finances, envoie la marchandise au requérant et ferme la commande.
La technicienne aux finances utilise un autre système d’information sans
lien avec celui des achats. Elle doit donc entrer les données des factures
dans son système informatique, faire les décaissements et effectuer les
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paiements en envoyant des chèques aux fournisseurs. Elle dépose
l’ensemble des factures dans un classeur.
Mais rien ne va plus. Le directeur des finances est en colère, car son rapport
des décaissements et le vôtre ne coïncident pas. Sur son rapport, il manque
25 000 $. De plus, des fournisseurs se plaignent de ne pas avoir été payés et
des requérants n’ont pas reçu leur marchandise.
Après de multiples questions ici et là, vous comprenez que les erreurs sont
reliées à des factures non conformes. Lorsque le préposé à la réception des
marchandises remarque un problème avec la marchandise ou la facture, il
doit aviser via le système informatique le technicien aux achats. Si selon lui
la marchandise doit être retournée, le technicien aux achats communique
avec le fournisseur puis avec le requérant. Ensuite, il annule la commande.
Si la marchandise ne doit pas être retournée, le technicien aux achats
communique avec le fournisseur, il demande une nouvelle facture. Celle-ci
lui est envoyée par courrier électronique. Évidemment, il rectifie ensuite les
données dans le système s’il y a lieu.
Suite à votre petite enquête, vous croyez que le nouveau technicien aux
achats n’a pas acheminé les factures rectifiées à la technicienne aux
finances, n’a pas acheminé la marchandise et n’a pas fermé la commande.
C’est sérieux … vous devez modifier ce processus. Le directeur de
l’informatique, excédé, ne veut pas vous aider. Il a dit à tous les
gestionnaires, il y a 5 ans déjà, de changer les systèmes d’information. Vous
vous souvenez qu’il vous avait parlé d’un PGI utilisé par plusieurs cégeps.
Mais s’il y a implantation d’un PGI, toute l’école sera chamboulée …
Le directeur général ne semble pas intéressé par vos histoires. Il connaît très
peu tout ce qui touche l’informatique. Il croit que tout sera réglé si le
technicien aux achats donne à la technicienne aux finances, une copie
papier des factures qu’il reçoit par courriel.
Reliez chacune des activités à un acteur ou deux acteurs.
Processus « Achats »
1) Créer la commande -> _______________
2) Valider la pertinence et la sagesse de la nouvelle commande
->_______________________________
3) Accepter ou pas la commande -> _____________________
4) Si commande acceptée, ajouter le code budgétaire ->
_______________________
5) Si commande refusée, envoyer courriel -> ________________________
6) Lire courriel refus de la commande-> __________________
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7) Prendre connaissance de la nouvelle commande acceptée ->
________________________
8) Appeler fournisseur et compléter la commande ->
_______________________
9) Envoyer par courriel la commande au fournisseur ->
__________________________
10) Prendre la marchandise qu’il a commandée ->
_______________________
11) Inspecter les rapports (achats) ->
_____________________________________
12) Inspecter les rapports (paiements comptes fournisseurs) ->
_________________________________________________
13) Comparer les rapports ->
____________________________________________
14) Faire des recommandations suite à la comparaison des rapports->
_______________________________________
15) Retourner ou pas la marchandise ->
______________________________________
16) S’il y a un problème, appeler le fournisseur ->
_________________________________
17) Si marchandise doit être retournée appeler requérant -
>__________________________
18) Si marchandise doit être retournée annuler la commande -
>_______________________
19) Si marchandise ne doit pas être retournée, prendre la nouvelle facture
numérisée du fournisseur (le courrier électronique) -
>____________________________
20) Rectifier les données dans le système suite à l’arrivée de la nouvelle
facture -> _________________________________
21) Acheminer la marchandise au requérant suite à un changement de
facture-> ___________________________________
22) Fermer la commande suite à un changement de facture ->
______________________________________________
23) S’il y a eu un problème, apporter la facture à la technicienne aux finances
-> _______________________________________
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Processus « Paiement comptes fournisseurs »
24) Vérifier la marchandise et la facture ->
____________________________________
25) Approuver ou pas ce qui a été reçu ->
__________________________________
26) Si problème, entrer dans le système d’information ce qui ne va (facture
et/ou marchandise) -> ______________________________________
27) Acheminer la marchandise au requérant ->
___________________________________
28) Si tout est correct, aller porter facture à la technicienne aux finances
- >______________________________________
29) Fermer la commande (tout est correct) ->
______________________________________________
30) Retourner marchandise -> ________________________________
31) Entrer les données de la facture dans le système ->
______________________________
32) Effectuer décaissements -> __________________________________
33) Préparer les paiements -> ________________________________
34) Classer facture papier -> ____________________________
2-Quelles sont les trois activités omises par le nouveau technicien aux achats?
Inscrivez le numéro de chacune de ses activités. ______________________
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En action!
- Analyse spécifique
d’un processus
Objectifs de l’activité :
Identifier les partages d’informations et de matériaux
Le préposé à la réception des marchandises reçoit la marchandise
du fournisseur et la facture.
Le préposé vérifie ce qu’il a reçu : la marchandise et la facture
« papier ».
Il doit approuver ou pas puis il doit inscrire dans le système
informatique des achats les informations concernant ce qu’il a reçu.
Si la technicienne aux finances voit via le système que tout est
conforme, elle met à jour les décaissements et prépare le paiement.
Le fournisseur recevra alors un chèque.
S’il y a un ennui avec la marchandise reçue, il communique avec le
fournisseur. Il modifiera la facture et inscrira que tout est conforme.
Ou, si le problème vient de la marchandise, il annulera la commande
tout en avisant le requérant.
À la vue dans le système d’une commande annulée, le préposé à la
réception retourne la marchandise au fournisseur et l’indique dans le
système.
Plusieurs fois par année, le directeur des finances imprime le rapport
contenant la liste des achats. Il vérifie ensuite la liste et note les
anomalies.
1- Faites la liste des acteurs du processus.
2- Faites la liste des activités, indiquez l’acteur de chacune d’elles, "l’input"
s’il y a lieu et "l’output" s’il y a lieu.
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Médiagraphie
Préambule
1. Office québécois de la langue française (1990). Socioconstructivisme. Le grand
dictionnaire terminologique.
[Link]
Module1
Abraham Maslow (2022, 25 avril). Dans Wikipédia. [Link]
Adam Smith (2022, 20 juin). Dans Wikipédia. [Link]
Banque de développement du Canada (s.d.).Qu’est-ce que l’industrie 4.0. [Link]
outils/technologie/investir-technologie/quest-ce-que-industrie-4
Blake et Mouton (2022, 6 juillet). Dans Wikipédia.
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Douglas McGregor (2021, 17 juin). Dans Wikipédia. [Link]
Frederick Herzberg (2020, 7 mars). Dans Wikipédia. [Link]
Frederick Winslow Taylor (2022, 25 juin). Dans Wikipédia.
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Henry Fayol (2021, 21 décembre). Dans Wikipédia. [Link]
Jane Mouton (2020, 11 décembre). [Link]
Joseph M. Juran (2022, 18 avril). Dans Wikipédia. [Link]
Lucid (2023). Visualisez et mettez en œuvre vos projet. LucidChart [Link]
Marquis et Guay (2018, p101). Profession gestionnaire 2e édition, Chenelière Éducation.
Max Weber (2022, 5 mai). Dans Wikipédia. [Link]
Robert Rogers Blake (2020, 14 mars). Dans Wikipédia.
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Rivard, Suzanne (2013). Le développement de systèmes d’information, 4 e édition, Presses de
l’Université du Québec.
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