International Rescue Committee
(IRC BURUNDI)
Demande de Proposition (RFP)
Objet de l’appel à proposition Référence
RECRUTEMENT RADIO DANS LE CADRE DE LA
PROMOTION DE L’ENTREPRENARIAT AGRICOLE IRC/BDI/RFP/LOT34/2025
POUR LE PROJET ISOKO IRAMA
Calendrier prévu
Émission de la Demande de Proposition 16 Avril 2025
Date limite du renvoi des formulaires d’Intention de
22 Avril 2025
soumissionner par les fournisseurs
Date limite de réception des questions des
23 Avril 2025
fournisseurs
Date limite de réponse aux questions des fournisseurs 24 Avril 2025
Date limite de soumission des offres 30 Avril 2025
Date d'ouverture des plis et évaluation des offres 02 Mai 2025
Visite du fournisseur si nécessaire 08-09 Mai 2025
Octroi du marché 16 Mai 2025
Début du contrat 19 Mai 2025
1
Sommaire
Pages
A. INTRODUCTION .............................................................................................. 3
1. The International Rescue Committee ................................................................. 3
2. Fins de la présente Demande de Proposition (RFP) ........................................... 3
3. Coût de l'offre ..................................................................................................... 3
B. DOCUMENTS DE SOUMISSION: .................................................................. 4
4. Documents de soumission .................................................................................. 4
5. Questions relatives aux documents de soumission............................................. 4
C. PRÉPARATION DES OFFRES: ....................................................................... 4
6. Langue de rédaction des offres ........................................................................... 4
7. Documents constituant l'offre ............................................................................. 4
9. Devises de l'offre ................................................................................................ 6
10. Documents démontrant l’admissibilité des services et la conformité aux
documents de soumission ................................................................................... 6
11. Garantie de l'offre ............................................................................................... 6
12. Durée de validité des soumissions...................................................................... 6
13. Format et signature ............................................................................................. 6
D. SOUMISSION DES OFFRES ........................................................................... 7
14. Soumission et marquage des offres : .................................................................. 7
15. Modification et retrait d’offre ............................................................................. 7
E. OUVERTURE DES PLIS ET ÉVALUATION DES OFFRES ......................... 7
16. Examen préliminaire .......................................................................................... 7
17. Évaluation et comparaison des offres ................................................................. 7
18. Contacts avec l'acheteur ..................................................................................... 8
19. Notification de l'octroi ........................................................................................ 8
F. PASSATION DE CONTRATS.......................................................................... 8
20. Octroi de contrat et notification.......................................................................... 8
21. Garantie .............................................................................................................. 8
22. Inspection ........................................................................................................... 8
23. Grilles tarifaires et lieux ..................................................................................... 9
24. Contrats de service ou de conseil ....................................................................... 9
25. Avis légal ............................................................................................................ 9
G. NORMES D'EXPLOITATION ÉTHIQUE ....................................................... 9
1. Conformité à la politique de Déontologie de IRC .............................................. 9
2. Politique anti-collusion des soumissionnaires .................................................... 9
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A. INTRODUCTION
1. The International Rescue Committee
L’International Rescue Committee, ci-après désigné en sigle « IRC », est une Agence
Humanitaire à but non lucratif fournissant des secours, des services de réadaptation, de
protection et de réinstallation, et des actions de plaidoyer pour les réfugiés, les déplacés
internes et les victimes de l’oppression et des conflits violents.
Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l'IRC est
l'une des plus grandes ONG au Burundi. Elle a pour objectif de sauver les vies et de renforcer
les institutions et la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et
professionnellement mis en œuvre. IRC travaille au Burundi depuis 1996. Au début de sa
mission, elle fournissait une gamme d’activités d’urgence aux communautés déplacées et
affectées par la guerre. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des
réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de
reconstruction post-conflit.
Aujourd'hui, l'IRC Burundi dispose d'un programme post-conflit dynamique comprenant la
prévention et la réponse à la Violence Basée sur le Genre, la Protection des enfants, l'Accès
aux droits et la bonne gouvernance, le Relèvement Economique, l’Eau, Hygiène et
Assainissement ainsi qu’un programme de support logistique. A travers ces programmes, IRC
cherche à satisfaire les besoins des groupes vulnérables, y compris et les rapatries et les
réfugiés.
2. Fins de la présente Demande de Proposition (RFP)
La présente RFP a pour but d'obtenir des propositions concurrentielles et de sélectionner une
radio expérimentée, en vue de fournir des services de promotion de l’entreprenariat
agricole pour l’un des projet IRC dénommée « ISOKO IRAMA ». Toutes les radios
qualifiées et intéressées sont invitées à soumettre leurs propositions.
Le ou les soumissionnaires lauréats concluront un contrat dont le délai peut aller jusqu’à un (1)
an. Les soumissionnaires doivent être domiciliés au BURUNDI et être en conformité avec
toutes les réglementations gouvernementales requises pour y exercer leur activité. Les
soumissionnaires doivent être des contribuables en règle et fournir une copie de leur permis
d’exploitation/certificat d’immatriculation valide pour l’année fiscale 2025. Le soumissionnaire
ne doit pas faire l’objet d’une déclaration d’inéligibilité pour pratique corrompue ou frauduleuse.
3. Coût de l'offre
Le soumissionnaire prendra en charge tous les frais liés à la préparation et à l’envoi de son
offre, et IRC, ci-après dénommé l'« acheteur », ne sera en aucun cas responsable de ces frais,
quel que soit le déroulement ou l’issue du processus de soumission.
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B. DOCUMENTS DE SOUMISSION:
4. Documents de soumission
Le soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions, tous les formulaires, toutes les
clauses et toutes les spécifications figurant dans les documents de soumission préparés pour
la sélection des fournisseurs agréés. Si le soumissionnaire s’abstient de fournir toutes les
informations demandées conformément aux documents de soumission ou s’il présente une
soumission non conforme à tous égards aux documents de soumission, il le fait à ses propres
risques et périls et sa soumission court alors le risque d’être rejetée.
Les documents de soumission incluent les pièces suivantes :
• Demande de Proposition – RFP (ce document)
• Termes de référence pour le recrutement d’une radio expérimentée dans la promotion de
l’entreprenariat agricole pour le projet Isoko Irama
• Formulaire d’information du fournisseur – Formulaire IRC (P42)
• Formulaire d'intention de soumissionner- Formulaire IRC (P17)
• Code de Conduite relatif aux conflits d’intérêt – Formulaire IRC (P16)
5. Questions relatives aux documents de soumission
Tout soumissionnaire ayant des questions relatives aux documents de soumission peut
informer l’acheteur par écrit à [Link]@[Link]. Les
demandes de clarification doivent être reçues par l'acheteur au plus tard le 23 Avril 2025.
L'acheteur enverra ses réponses aux questions relatives aux documents de soumission par
courrier électronique au plus tard le 24 Avril 2025. La réponse écrite de l’acheteur (sans
identifier la source de la question) sera communiquée à tous les soumissionnaires potentiels
ayant manifesté leur intention de soumettre une offre.
C. PRÉPARATION DES OFFRES:
6. Langue de rédaction des offres
La soumission et tous les éléments de correspondance et documents connexes échangés
entre les soumissionnaires et l’acheteur devront être rédigés en Français.
7. Documents constituant l'offre
La soumission présentée doit comporter les informations énumérées dans le tableau en bas.
Tout manquement à fournir l'ensemble des informations demandées sous la forme indiquée
peut disqualifier le soumissionnaire.
1. Proposition technique comprenant les éléments suivants (maximum 10 pages au total) :
• Compréhension de la mission ; (5%)
• Analyse des risques liés à la mission et mesures d'atténuation ; (10%)
• Chronogramme d'exécution ; (5%)
• Méthodologie de travail, soutenue par la liste des outils d'exécution de la mission (tenir
compte des livrables) ; (10%)
• Portfolio du medium contenant :
- Une présentation de ses services mettant en relief l’expérience dans l’organisation de
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campagnes de sensibilisation dans les domaines/ zones géographiques de la
présente prestation ; (10%)
• Des échantillons en version électronique (En cas de soumission électronique : inclure un
lien de téléchargement de contenu stocké en ligne ; En cas de dépôt d’offre physique :
inclure une clé USB avec le contenu enregistré) ; (5%)
• CV des consultants mobilisés montrant clairement leur qualification en matière de
développement d’outils de sensibilisation sur cette thématique ; (10%)
• Certificat de bonne mise en œuvre d’action similaire avec des partenaires publiques ou
privés. (5%)
2. Proposition financière qui devra être exprimée sous la forme d’un montant forfaitaire
tout compris en Francs Burundais avec les colonnes suivantes : (1) Description du
service ; (2) Nombre d’unité ; (3) Coût unitaire ; (4) Coût total. (3%)
3. Fiche de ventilation des coûts établie sur base du montant de la proposition financière.
Elle devra inclure toutes les rubriques considérées lors de l’élaboration de la
proposition financières et comprendra les colonnes ci-dessous, sans s’y limiter : (1)
Frais professionnels ou honoraires ; (2) Indemnité journalière ; (3) Autres couts : (4) Total –
Montant forfaitaire. (7%)
4. Documentation fiscale délivrée par les services compétents du Burundi : Agrément du
medium soumissionnaire par le Ministère de la Communication, des Technologies de
l'Information et des Médias / Conseil National de la Communication (10%) ; Certificat
d’immatriculation fiscal NIF ; (5%)
5. Attestation fiscale pour soumission valide à la date de dépôt ; (5%)
6. Formulaire d’information du Fournisseur dument rempli, signé et cacheté. (P42) ; (5%)
7. Code de conduite relatif aux conflits d’intérêt dument rempli, signé et cacheté (P16) ;
(5%)
8. Autres documents importants que le soumissionnaire souhaite joindre à sa soumission.
NB : Pour la qualification préliminaire, toute offre évaluée lors de l’analyse technique (documents
présentés dans l’offre du fournisseur) doit atteindre le score de 70%. En dessous de ce score, le
soumissionnaire sera automatiquement disqualifié de la suite du processus.
8. Prix de l'offre.
Le soumissionnaire doit indiquer clairement le prix unitaire des produits qu’il propose de
fournir. Tous les prix unitaires doivent être clairement indiqués dans l’espace prévu à cet effet
dans la grille tarifaire, et tous les prix unitaires mentionnés dans la réponse à la RFP doivent,
par convention, être valables pendant un minimum de vingt-quatre (24) mois à compter de la
date d’exécution du contrat, à l’exception des produits ou services soumis à des forces de
marché importantes et inévitables qui empêchant d'accorder cette garantie. En la circonstance,
le soumissionnaire décrira et justifiera les facteurs de fluctuations potentielles des prix au
cours des vingt-quatre (24) mois du contrat. Le soumissionnaire doit signer la grille tarifaire et
lui apposer le sceau de sa société, dans la mesure du possible.
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9. Devises de l'offre
Tous les tarifs et montants entrés sur le formulaire de soumission, dans la grille tarifaire, ainsi
que dans les documents, dans les éléments de correspondance et dans le cadre des activités
liées au présent appel d’offre, seront exprimés en Franc Burundais.
10. Documents démontrant l’admissibilité des services et la conformité aux documents de
soumission
En vertu de la clause 8, le soumissionnaire doit fournir, dans le cadre de son offre, des
documents démontrant l’éligibilité et la conformité de tous les services que le soumissionnaire
souhaite fournir au titre du contrat.
Les preuves documentaires démontrant la conformité des services aux documents de
soumission peuvent se présenter sous forme de fiches techniques, de publications, de
schémas, de données tabulaires ou graphiques, et elles doivent fournir :
• Une description détaillée des principales caractéristiques techniques et fonctionnelles des
services.
Cependant, le soumissionnaire est autorisé à utiliser d’autres normes, marques ou références
dans son offre, dans la mesure où il démontre, à la satisfaction de l’acheteur, que ces
substitutions sont substantiellement équivalentes ou supérieures aux indications du cahier des
clauses techniques.
11. Garantie de l'offre
Aucune caution ou garantie de l'offre n'est exigée dans le cadre du présent appel d’offres ou
du présent processus.
12. Durée de validité des soumissions
Les soumissions demeureront valides pendant 90 jours ouvrables à compter de la date
d’ouverture des soumissions prévue par l’acheteur. Toute soumission dont la durée de validité
est inférieure peut être désignée comme non conforme et rejetée par l’acheteur.
Dans certains cas exceptionnels, l’acheteur peut demander aux soumissionnaires de prolonger
la durée de validité. Une telle demande et les réponses correspondantes devront être
consignées par écrit et envoyées par courrier postal ou électronique. Tout soumissionnaire
acceptant une telle demande ne sera ni tenu ni autorisé à modifier son offre.
13. Format et signature
L'offre initiale devra être signée par le soumissionnaire ou par une ou plusieurs personnes
dûment autorisées à engager le soumissionnaire dans le cadre du contrat. Les pages
constituant la proposition financière de l'offre devront être paraphées par la ou les personnes
ayant signé l'offre, qui devront également y apposer le tampon de la société.
Toute annotation, tout effacement ou toute correction sera valide uniquement si elle est
paraphée par la ou les personnes ayant signé l’offre.
Remarque : Un même soumissionnaire ne peut pas répondre à un même appel d’offre par le
biais de plus d'une société dont il est propriétaire. De plus, les soumissionnaires entretenant
des relations étroites (membres de la même famille, succursales ou filiales, etc.) avec d'autres
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soumissionnaires ne peuvent répondre au même appel d'offre. Ce type d'action, ou toute
autre action que l’acheteur estime assimilable à une collusion, entraînera automatiquement
la disqualification des soumissionnaires concernés de l’appel d’offres en question et de tout
appel d'offres à venir de l’IRC. Cependant, un même soumissionnaire peut proposer plus
d’une offre en réponse au même appel, dans le cas où les offres présenteraient de nettes
différences en termes de spécifications, de qualité, de délais et autres caractéristiques des
produits et services proposés.
D. SOUMISSION DES OFFRES
14. Soumission et marquage des offres :
Le soumissionnaire devra soumettre son offre électroniquement à
TenderSubmission7@[Link] soit soumettre son offre dans un pli fermé adressé au
Directeur Pays, au Boulevard de la Nation, Avenue Bunogera N° 7 d’ici le Mercredi 30 Avril
2024 à 16h00 tout en indiquant le numéro de l’appel (IRC/BDI/RFP/LOT34/2025) comme
titre du courrier. Toutes les offres déposées en version physique doivent être placées dans la
boîte prévue à cet effet dans les enceintes du bureau IRC dont l’adresse est ci-haut indiquée.
Les offres soumises après la date et l’heure limites ne seront pas acceptées. L'ACHETEUR
peut, à sa seule discrétion, prolonger le délai de soumission des offres, auquel cas tous les
droits et obligations de l’ACHETEUR et des soumissionnaires, tels que documentés dans la
RFP, restent valables pour la nouvelle échéance.
Les soumissionnaires doivent signer le formulaire du registre des offres à la réception du
bureau de IRC en indiquant le nom de leur société, le numéro de téléphone et la date de
soumission.
15. Modification et retrait d’offre
Le soumissionnaire peut modifier ou retirer son offre après l’avoir soumise, dans la mesure où
l’avis écrit de la modification, de la substitution ou du retrait de l'offre est reçu par l’acheteur
avant la date limite indiquée pour la soumission des offres.
L'avis de modification ou de retrait du soumissionnaire doit être préparé, placé dans une
enveloppe fermée, marquée et expédiée. Aucune offre ne peut être modifiée après la date
limite de remise des offres.
E. OUVERTURE DES PLIS ET ÉVALUATION DES OFFRES
16. Examen préliminaire
L'acheteur examinera les soumissions afin de déterminer si elles sont complètes, si des
erreurs de calcul ont été commises, si toutes les sûretés exigées ont été fournies, si les
documents ont été correctement signés et si les soumissions sont en règle.
.
17. Évaluation et comparaison des offres
Les offres jugées substantiellement conformes en vertu des dispositions de la section 7 ci-
dessus seront soumises au processus d’évaluation à l'aide des critères ci-dessous.
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CRITÈRES D’ÉVALUATION Description Pondération
(%)
Proposition financière (Frais et conditions Fait référence au soumissionnaire proposant 40%
de paiement) les frais (en incluant les taxes, remise ou
autres droits) et les modalités de paiement les
plus compétitifs. Fait référence également au
soumissionnaire proposant le plan de
préfinancement le plus concurrentiel
La proposition répond aux spécifications Fait référence aux qualifications et à
de la demande l’expérience des consultants mobilisés (20%) ;
à la compréhension des termes de référence, 40%
revue critique et recommandations (10%) ; à
la méthodologie proposée et chronogramme
d’exécution de la mission (10%)
La société et la capacité du fournisseur Fait référence à l’expérience du medium –
sont adéquates soumissionnaire (10%) et à la qualité des 20%
échantillons – outils similaires développés
(10%)
100%
18. Contacts avec l'acheteur
Sous réserve des dispositions de la clause 5, aucun soumissionnaire ne doit prendre contact
avec l'acheteur en rapport avec son offre entre la date d’ouverture des plis et la date
d'attribution du contrat ou d’annonce du fournisseur autorisé sélectionné.
19. Notification de l'octroi
Avant l'expiration de la durée de validité des offres, l’acheteur informera le soumissionnaire
retenu par écrit ou, si cela est nécessaire, par téléphone, lui indiquant que son offre a été
acceptée et sélectionnée pour un contrat cadre d’achat pour les biens ou services en question.
À ce moment, IRC aura également la possibilité de d'entamer des négociations avec le
soumissionnaire sélectionné afin de mettre au point l’offre final.
F. PASSATION DE CONTRATS
20. Octroi de contrat et notification
L'acheteur conclura un contrat avec le soumissionnaire retenu dont l'offre a été jugée comme
substantiellement conforme et comme répondant le mieux aux facteurs de prix et de
performance, sous réserve que le soumissionnaire soit considéré comme apte à conclure le
contrat cadre d’achat et à s’acquitter de ses obligations de façon satisfaisante.
21. Garantie
Le fournisseur garantit que les biens à fournir sont neufs, non usagés, qu’il s’agit de modèles
actuels et qu’ils répondent aux exigences de l’acheteur.
La garantie demeurera valide pendant la durée indiquée par le fournisseur dans son offre et
cette période de garantie sera considérée comme l'une des prestations de l'offre. Elle ne devra
en aucun cas être inférieure aux garanties éventuellement prévues par les lois de (Burundi).
22. Inspection
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L'acheteur aura le droit d’examiner les biens afin de confirmer leur conformité au cahier des
charges. L’inspection sera réalisée par un employé affecté par l’acheteur ou par un consultant
compétent et réputé sélectionné par l'acheteur.
Par la suite, dans le cadre de la relation commerciale établie, si des biens ayant fait l’objet
d’une inspection ne sont pas conformes aux spécifications, l’acheteur pourra les rejeter et le
soumissionnaire devra remplacer les biens rejetés, sans encourir de retard, sauf si l’acheteur,
à sa seule discrétion, consent à un tel retard.
23. Grilles tarifaires et lieux
Le lieu de livraison des biens et services pour les potentiels fournisseurs IRC est limité au
Territoire de la République du Burundi.
24. Contrats de service ou de conseil
Pour les contrats de service ou de conseil, les attributions de contrats « temps et matériaux »
ne sont pas autorisés, sauf s’il s’agit de la seule méthode adéquate et si un plafond est fixé.
25. Avis légal
L’acheteur se réserve le droit de modifier les dates du calendrier.
L'acheteur n'est nullement tenu d'accepter l’offre la moins chère et il n'est nullement tenu
d’accepter une offre quelconque.
G. NORMES D'EXPLOITATION ÉTHIQUE
1. Conformité à la politique de Déontologie de IRC
La politique de Déontologie de IRC : normes de conduite professionnelle (« Déontologie de IRC »),
qui est le code de conduite de IRC et est disponible à l’adresse : [Link]
code-conduct et la Politique IRC de lutte contre le trafic d’êtres humains, disponible à l'adresse :
[Link] La politique de Déontologie de
IRC comporte trois (4) valeurs principales – Intégrité, Service, Responsabilité et Egalite – et vingt-
deux (22) engagements.
La politique de Déontologie de IRC fait en sorte, entre autres, que l’IRC « ne se livre pas à des
vols, à des manœuvres frauduleuses, au népotisme ou à la subornation, ou au trafic de
substances illicites ». Les systèmes et les politiques d'approvisionnement de l’IRC sont conçus
pour optimiser la transparence et minimiser le risque de corruption dans les activités de l’IRC.
IRC demande aux fournisseurs:
(i) d’informer IRC de toute atteinte à l’intégrité des activités de l’IRC dans le cadre du
processus de RFP, et
(ii) de signaler ce genre d'affaire par le biais de la ligne d'assistance confidentielle de IRC, à
savoir Ethicspoint, qui est disponible à l'adresse [Link] ou via le
numéro d’appel gratuit (866) 654–6461 aux États-Unis ou en PCV au (503) 352–8177
en dehors des États-Unis.
2. Politique anti-collusion des soumissionnaires
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IRC interdit la collusion et disqualifie toutes les offres où sont décelés des signes de collusion. La
collusion désigne les situations où des parties associées soumettent des offres différentes pour le
même appel d’offres. La collusion se produit quand:
Des membres d'une même famille soumettent des offres différentes pour le même appel d’offres
a) Des sociétés différentes possédées par la même personne soumettent des offres
différentes pour le même appel d’offres
b) Les employés d'une société soumissionnaire soumettent des offres différentes par le biais
de sociétés qu’ils possèdent, pour le même appel d’offres
c) Des partenaires dans le cadre d’une offre soumettent des offres différentes sous leurs
noms ou sociétés respectifs pour le même appel d’offres
On parle de collusion lorsqu’une personne est impliquée dans plusieurs sociétés soumettant
des offres pour le même appel d’offres. En cas de collusion, IRC disqualifie toutes les
personnes ou sociétés impliquées du processus d'appel d’offres en cours, et leur interdit de
participer à d'autres appels d'offres à l’avenir. De plus, IRC peut communiquer des
informations relatives à cette collusion à d'autres organismes d'aide humanitaires
internationaux opérant dans la région, entraînant ainsi une perte d’opportunités commerciales
pour les auteurs de la collusion.
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