En complément de notre article “Quel cahier des charges pour votre site intranet ?
” publié sur
notre blog, Intranet Inside vous livre une ressource précieuse pour avancer sur votre futur projet
d’intranet : un modèle de cahier des charges.
Ce document (au format word) vous guidera pas à pas sur les éléments qui seront nécessaires pour
que votre prestataire puisse évaluer la charge de travail et surtout vos besoins.
Voici un exemple d’organisation de votre cahier des charges 😎
Mais avant toute chose, rappelons ce qu’est précisément un cahier des charges d’intranet :
0- Préambule : Définition d'un cahier des charges d'intranet
Un cahier des charges d’intranet est un document récapitulant vos besoins, objectifs, fonctionnalités
et contraintes techniques pour la création de votre site intranet. Il guidera votre prestataire ou vos
développeurs en précisant vos attentes et vois exigences pour ce projet.
1- Présentation de votre entreprise (collectivité, association)
Démarrez par une courte présentation de votre société : secteur d’activité, métiers et nombre de
salariés par exemple seront utiles pour comprendre à qui doit s’adresser votre intranet.
2- Le projet d’intranet
Présentez ensuite votre besoin : dans quel contexte s’inscrit la création ou la refonte de votre
intranet. Par exemple :
Développement de l’activité,
Intranet existant non utilisé ou vieillissant,
etc.
Tentez de qualifier les objectifs à atteindre avec le nouvel intranet. Par exemple :
Digitaliser les procédures internes,
Faciliter les échanges,
Mettre en valeur les projets,
etc.
Puis déterminez à qui devra s’adresser l’intranet. Ce point est très important pour définir tous les
types de profils et leurs motivations. Il permettra en phase de conception de construire les personas,
d‘adapter l’arborescence et le parcours utilisateurs à leurs besoins précis.
Il est possible de compléter cette partie du cahier des charges avec les profils des contributeurs et
administrateurs du site.
3- Le besoin fonctionnel de votre intranet
Dans cette partie, décrivez le plus possible les types contenus émanant des métiers / services de
votre entreprise : actualités, événements, documents, outils métiers, etc.
Il peut s’agir d’une première liste de contenus (formulaires, espace dédié, etc.) qui sera ensuite
détaillée en phase d’appel d’offres et/ou d’une première version de l’arborescence.
Le plus important ici est d’être certain de ne pas oublier de fonctionnalités ou types de contenus qui
permettra de couvrir tous les besoins des utilisateurs.
Si vous en avez la possibilité, vous pouvez décrire le fonctionnement attendu d’un type de contenus.
Voici un exemple pour les actualités :
Les actualités seront triées par catégories ;
Il sera possible d’y intégrer des vidéos et des documents ;
Les commentaires ne sont pas souhaités sur toutes les actualités, il faudrait pouvoir les
activer / désactiver au cas par cas ;
Les likes seront par défaut toujours autorisés ;
Chaque actualité sera taguée dans une catégorie pour permettre de classer les contenus par
thématique et les retrouver facilement ;
Etc.
4 – Le besoin technique de votre intranet
Apportez quelques précisions si vous le pouvez sur la base de données utilisateurs mis à disposition.
Exemples :
Google ;
Azure AD ;
Etc
Vous pouvez également donner des détails sur la façon dont votre prestataire pourra synchroniser les
utilisateurs.
Exemple :
Import CSV ;
Synchronisation LDAP de la base de vos utilisateurs ;
Etc.
Enfin, n’oubliez pas que toute autre information qui vous semble utile peut être fournie :
l’hébergement, les droits des utilisateurs différenciés ou encore le parc informatique, etc.
Mais aussi : les critères de design attendus, les contenus à récupérer (si outil existant), etc.
Vous pouvez déjà commencer à lister les logiciels intranet qui peuvent être intéressant pour votre
projet.
5 – Organisation de votre projet d’intranet
Cette dernière partie plus courte, permet en général de préciser les intervenants du projet,
les réunions souhaitées (comités de pilotage par exemple) et le calendrier attendu (date de mise en
ligne).
Pour terminer, indiquez le montant du marché à ne pas dépasser ou bien une fourchette budgétaire.
Si à ce stade vous n’avez pas réuni toute les informations, ce n’est pas grave !
Remplissez, si vous le pouvez, les différentes parties du cahier des charges avec les informations que
vous connaissez uniquement.
Néanmoins, certains points (que nous n’avons pas jugés utiles) peuvent être ajoutés si vous souhaitez
en parler. Par exemple : les statistiques du site, la maintenance du site ou encore les comités de
pilotage.
Vous pouvez bien entendu ajouter tous documents complémentaires en annexe qui vous semblent
nécessaires comme : des documents techniques (infrastructure technique…), plaquettes de
présentation, zoning page d’accueil.
Il peut être particulièrement utile de fournir des captures d’écran de vos outils de communication
interne actuels (intranet, newsletter, magazine interne par exemple) et la charte graphique pour
anticiper les maquettes.