LES MISSIONS DU SECRETARIAT
Les mille et un métiers du secrétariat :
Comme secrétaire, vous exercez mille est un métier. Quelle que soit l’importance de la société
(Entreprise, firme, Etablissement etc.…)
Demander, recevoir et filtrer des communications téléphoniques
Faire de la saisie
Classer les documents et dossiers
Rédiger le courrier courant (lettres, rapports, comptes-rendus, procès-verbaux, notes…)
Ouvrir et distribuer quotidiennement le courrier
Enregistrer le courrier « départ et arrivée »
Classer et archiver les dossiers, les documents et le courrier
Prendre des rendez-vous
Accueillir et filtrer les visiteurs
Concevoir des imprimés et effectuer le tirage
Suivre les affaires en cours et effectuer les relances en temps utile
Préparer une réunion, en assurer le secrétariat, en faire le P.V.
Organiser un voyage, une tournée pour son chef
Tenir à jour la documentation de son chef et faire des recherches
Etablir des statistiques et les présenter en tableaux et/ou en graphiques
Etablir un planning, le consulter pour déceler les tâches prioritaires
Tous ces métiers vous ne les exercez pas pour votre compte, mais pour celui de votre responsable
et de votre employeur. Vous êtes la pour lui faire économiser du temps et lui permettre d’avoir un
rendement meilleur.
FACILITER LE TRAVAIL DE SON CHEF
Pour faciliter le travail de son responsable, un bon ou une bonne secrétaire doit :
Eviter de déranger inutilement son responsable
Préparer le courrier à soumettre au responsable en soulignant les points importants
Filtrer les communications téléphoniques et visiteurs, en ne laissant venir jusqu’à lui, si tel est son
désir, que ce qui en vaut la peine
Prévoir ses besoins en documentations et lui éviter toute recherche, en plaçant sur sa table les
pièces dont il a besoin au moment où il en a besoin, sans qu’il ait à attendre
Préparer soigneusement les dossiers à traiter et les rapports à lire
Préparer tout le courrier à signer dès le matin
Voilà les opérations que vous êtes amenés (es) à faire tous les jours dès le matin.
EXERCER PLEINEMENT SA FONCTION DE SECOND
Pour exercer pleinement ses fonctions de second, le ou la Secrétaire doit :
- Faire tout ce qu’il y a à faire
- Le faire en temps utile
- Le faire vite et bien
1. Faire tout ce qu’il y a à faire :
Toutes les tâches citées ci-dessus doivent être réalisées. Parmi ces tâches, il y en a pour
lesquelles vous êtes habile, d’autres pour lesquelles vous l’êtes moins. Il y en a que vous aimez,
d’autre que vous n’aimez pas. Quoi que vous fassiez, ayez toujours à l’esprit que dans tout métier il
faut compter en moyenne :
- 25% de tâches intéressantes
- 25% de tâches indifférentes
- 50% de tâches ennuyeuses
- Qui toutes doivent être exécutées.
Si donc notre travail comporte plus de 25% de tâches intéressantes, dites-vous qu’il est
exceptionnel et efforcez-vous de le garder.
Mais ces 50% de tâches ennuyeuses, sont-elles vraiment ennuyeuses ? N’est-ce pas la manière
dont on les considère qui fait qu’elles sont ennuyeuses ?
2. Le faire en temps utile :
Malgré la variété des tâches, les opérations doivent se dérouler comme un mouvement
d’horlogerie bien réglée.
Comment y arriver ?: Etablir un programme de travail et le suivre. Mais ce programme ne saurait
être dressé une fois pour toutes et quand un fait nouveau se produit, il convient d’adapter le plan aux
circonstances.
Si établir un programme de travail et le suivre est une condition nécessaire, elle n’est pas
suffisante. Il faut aussi prendre des dispositions telles qu’en cas d’absence inopinée, le travail puisse
être fait et que le ou la remplaçante trouve rapidement les indications utiles à l’exécution.
3. Le faire vite et bien :
Faire vite, c’est exécuter correctement dans le moindre délai ; ce n’est pas forcément se hâter.
Lorsqu’on se hâte on commet souvent des erreurs et il faut recommencer ou rectifier. Pour faire vite,
il faut :
Bien connaître ses outils de travail pour en tirer le meilleur parti
Disposer le poste de travail de la manière la plus rationnelle pour éviter les pertes de
temps provenant de mouvements inutiles
Utiliser les méthodes de travail les mieux adaptées
Adopter les meilleurs procédés d’exécution
Enfin, créer l’atmosphère la plus favorable au travail.
ATTITUDE POUR REUSSIR
Réussir, ce n’est pas avoir de la chance et ne pas rencontrer de difficulté.
C’est vaincre ces difficultés, c’est profiter des leçons et des échecs, en tirer parti parce qu’on ne se
surestime ni ne se sous–estime et on ne surestime ni ne sous-estime pas ceux avec qui l’on est en
contact.
Chacun se fait une place à sa mesure.
Ce n’est ni par chance ni par intrigue que l’on arrive, ce n’est pas la personnalité.
Tous les chefs demandent à leurs secrétaires, outre une habileté professionnelle suffisante, des
qualités morales. La loyauté consiste à ne jamais nuire à son employeur tout en paroles qu’en actions.
« une des formes de la loyauté est la discrétion ».
Franc, sincère et fidèle, droit, telles sont les qualités de l’individu loyal.
Discrétion : on parle toujours trop : il faut savoir rester muette et ne pas céder à la tentation de passer
pour une personne informée.
Il y a des formes d’indiscrétion involontaire : papiers, documents, imprimés, corbeille à papiers,
carbone, gardent des traces de ce que vous avez écrit, le document en vue sur le bureau ou sur la
machine peut être lu à l’envers par un visiteur.
Tact et diplomatie :
Le tact est le don des nuances qui permet de se tirer avec élégance des situations difficiles.
Une forme que nous ne prouvons pas consiste à avoir ni vu ni entendu ce qui ne faut pas avoir vu ni
entendu.
Enfin, quand à la diplomatie elle doit s’exercer aussi bien avec les visiteurs qu’avec votre chef et
toutes les personnes avec lesquelles vous êtes en rapport (les collègues, les chefs hiérarchiques).
Humeur :
Toujours et partout, la secrétaire doit être d’humeur égale quelles que soient les sottes
d’humeurs de son patron et de garder le sang froid et la fermeté sont indispensables.
Un des moyens de conserver son humeur constante est de faire la sourde oreille aux propos méchants
et de s’attacher à considérer tout du bon côté.
En étant de bonne humeur vous créez une atmosphère de cordialité.
CADRE DE TRAVAIL DE LA ou DU SECRETAIRE
La secrétaire doit disposer le mobilier de son bureau de façon à ce que les tâches du
secrétariat puissent être accomplies commodément et rapidement avec le minimum de fatigue et
d’erreur.
- Limiter les déplacements
- Circuler avec aisance
- Accéder facilement partout
- Ouvrir facilement portes et tiroirs
TABLE DE TRAVAIL DE LA ou DU SECRETAIRE
La lumière du jour doit venir de la gauche
Disposer la table de travail de manière à faire face à la porte d’entrée
Regarder en face les visiteurs
Atteindre aisément les classeurs
AMENAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL
La secrétaire doit avoir à se porter des fournitures à besoin :
les papiers
enveloppes.
stylo,
gomme,
feutre,
blocs indispensables au travail doivent être rangés par catégorie et de préférence du côté droite.
etc.
LE PLAN DE TRAVAIL
On ne doit rien laisser traîner sur la table. On ne posera que le stricte nécessaire.
On doit ranger le petit matériel au fur et à mesure de son utilisation.
1) Des classeurs simples
2) Des répertoires
3) L’appareil téléphonique
4) Un agenda téléphonique
LES INSTRUMENTS DE TRAVAIL DE LA ou DU SECRETAIRE
- micro-ordinateur
- Le siège (il faut le régler à sa hauteur)
- Les sièges pour les visiteurs
- Une photocopieuse et/ou une imprimante