Service Facturation :
1. Organisation du Service de Facturation
Quelle est la structure du service de facturation ? Combien de personnes y travaillent, et quelles
sont leurs responsabilités respectives ?
Existe-t-il une séparation des tâches entre les différents intervenants (émission, validation,
suivi) ?
Utilisez-vous un logiciel de facturation spécifique ? Est-il intégré à l’ERP ou au système comptable
?
2. Processus d'Émission des Factures
Comment les factures clients sont-elles générées (automatique via ERP, manuel, etc.) ?
Quelles sont les étapes pour valider une facture avant son envoi au client ?
Comment est assurée la conformité des factures (mentions légales, TVA, remises, conditions
spécifiques du secteur pharmaceutique) ?
Les données des commandes (quantités, prix, références) sont-elles systématiquement vérifiées
avec les contrats ou bons de commande avant facturation ?
Comment gérez-vous les prix réglementés ou les remises spécifiques appliquées aux
médicaments ?
3. Gestion des Réductions et Remises
Quels types de remises ou rabais commerciaux appliquez-vous (par exemple : remises pour gros
volumes, remises réglementées) ?
Comment les remises sont-elles validées et enregistrées dans les systèmes ?
Y a-t-il des contrôles pour vérifier que les remises appliquées sont conformes aux contrats avec
les clients (pharmacies, hôpitaux, grossistes) ?
4. Facturation des Produits Rappelés ou Non Conformes
Quelle est la procédure pour facturer ou gérer les retours de produits non conformes ou
rappelés ?
Comment traitez-vous les avoirs liés à ces retours ? Qui valide ces avoirs ?
Y a-t-il des contrôles pour éviter les erreurs ou abus dans la gestion des avoirs ?
5. Gestion des Retards et Impayés
Comment suivez-vous les paiements des clients (rapports, relances automatiques) ?
Existe-t-il des procédures pour identifier les retards de paiement et émettre des relances ?
Comment les litiges clients liés aux factures sont-ils gérés (processus de résolution) ?
Y a-t-il un seuil d'alerte pour signaler les clients présentant un risque d'insolvabilité ?
6. Conformité et Réglementations Spécifiques au Secteur
Les factures respectent-elles les exigences spécifiques liées au secteur pharmaceutique, comme
la réglementation sur les produits remboursables ?
Comment gérez-vous les taxes spécifiques (par exemple : taxe sur la promotion des
médicaments) dans la facturation ?
Avez-vous des contrôles pour garantir la conformité des déclarations de TVA, notamment pour
les clients étrangers ?
7. Contrôles Internes et Sécurité
Y a-t-il des contrôles réguliers pour détecter les erreurs ou anomalies dans les factures (par
exemple : montants incorrects, clients non enregistrés) ?
Comment gérez-vous l'accès au système de facturation (droits d’accès, mots de passe) ?
Les modifications ou annulations de factures sont-elles enregistrées et suivies (journal des
modifications) ?
8. Archivage et Traçabilité
Les factures et documents justificatifs (contrats, bons de commande, preuves de livraison) sont-
ils correctement archivés ?
Pendant combien de temps conservez-vous les factures et les pièces liées, conformément aux
exigences légales ?
En cas de contrôle fiscal ou réglementaire, pouvez-vous fournir rapidement les justificatifs
nécessaires ?
9. Indicateurs et Reporting
Quels indicateurs suivez-vous pour évaluer la performance du service de facturation (par
exemple : délai moyen de facturation, taux d’erreurs, délai de règlement) ?
Avez-vous des tableaux de bord pour le suivi des factures en attente de validation, des
paiements, ou des litiges ?
10. Audit et Amélioration des Processus
Le processus de facturation a-t-il été audité récemment ? Si oui, quelles étaient les
recommandations ?
Avez-vous mis en place des actions pour améliorer le processus de facturation et réduire les
erreurs ?
Vente directe : avec la pharmacie
Vente indirecte : avec les grossistes puis vers eux vers les pharmacies.
BC avec une liste des commandes
Oce : Logiciel leader dans l’industrie pharmaceutique – le Mr procède au contrôle des reporting
établis par les visiteurs aux médecins dans les autres villes aikifia
Business support
Service facturation
Le service de logistique qui intervient dans le suivi des dates de péremption.
Avec un CA précis : le directeur commercial peut accorder un % de remise d’une commande de x millions
de DH.
Le seul qui peut modifier les conditions de vente ().
Il établit un rapport mensuel du CA par clients.
Il établit un rapport sur les commandes non vendues
Il établit un rapport sur les avoirs