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Plan du cours
Audit des Fonctions et des Processus  Audit des Fonctions et des Processus
Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

 Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus

Outils, Démarche , Applications

[Link] Younes 2023/2024

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Audit des Fonctions et des Processus

Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

L’entreprises est une machine à faire de l’argent!!!

Audit des Fonctions et des Processus Une machine, petite ou grande, qui fabrique des objets et des
Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux
services.

Pour fournir un service de qualité ou produire un objet qui satisfait

l’utilisateur : il convient que la machine fonctionne efficacement.

Cette machine devrait donc être :

1) Rentable et Efficace
2) Avec des Clients Satisfaits
3) Avec une Amélioration Continue

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Audit des Fonctions et des Processus Audit des Fonctions et des Processus
Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Il faut donc de repenser les modes d’organisation et de pilotage des

entreprises et de proposer une méthode de Management
Dans un environnement instable, l’entreprise d’aujourd’hui ne systémique orientée sur les résultats et non plus sur la formalisation
peut plus faire appel aux méthodes classiques (rigides) d’organisation de bonnes pratiques de travail.
fondées sur l’analyse et la procédure.
Pour Piloter donc une entreprise dans un
 Le changement permanent est un élément perturbateur qu’il environnement incertain et changeant il faut :
convient de prendre en considération. (Conduite du changement) 1-Identifier les Sous-Systèmes qui la composent,
2-Comprendre et de Maîtriser les relations entre ces
Les compétences et les comportements deviennent des sous-systèmes
facteurs-clés de développement d’entreprise.
3-Mesurer et Améliorer en permanence les
performances.

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Audit des Fonctions et des Processus Audit des Fonctions et des Processus
Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Une machine fonctionne donc avec des organes internes:

un bâti ou un support, des microprocesseurs, des moteurs, des outils,
des vérins, des vis, des cellules de détection, des écrous, etc. Chaque Acteur
Chaque Fonction
Dans Une machine « entreprise » : nous trouvons des
composants comme le marketing, le commercial, le recouvrement, la
Chaque Processus
production, l’informatique, la comptabilité, l’achat, la vente, l’accueil, Chaque Interaction entre les diverses composantes de
etc. l’entreprise,
Gravitent autour des exigences du client, qui se
Chaque élément constitutif de l’organisation est un : transformeront,

Processus Grâce à un système efficace de management .

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Audit des Fonctions et des Processus Audit des Fonctions et des Processus
Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Un manager doit organiser les activités dont il a la responsabilité.

Un Management par les processus «MP» est souvent un préalable à

toute forme de management. Des meilleurs processus Réduisent les coûts, Accroissent les
Cela consiste à connaître toutes les activités nécessaires à la revenus, Motivent le personnel, Améliorent la satisfaction
production des prestations satisfaisantes pour les clients et harmoniser des clients.
avec le fonctionnement général de l’entreprise. Dans un environnement économique dynamique, les
organisations doivent se révéler Souples pour répondre à
À cette fin, il faut :
 Identifier les processus,
toutes sortes de défis.
 Définir les règles relationnelles, Une organisation agile et flexible peut répondre aux
 Maîtriser les activités internes à chaque processus besoins du client interne et externe
 Et améliorer en permanence le mode de fonctionnement
de l’ensemble.
Management Agile

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Audit des Fonctions et des Processus Audit des Fonctions et des Processus
Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Toute organisation met en place donc un certain nombre de processus,

Des meilleurs processus peuvent aider une organisation à devenir plus agile de
mais elle souffre d’une certaine inertie,
diverses manières :

1) Une productivité accrue : Appliquer les principes du Management par Cela pour multiples raisons, par exemple : les cadres assimilés sont mal
Processus MP aide à accroître la productivité. formés et informés, les employés sont habitués à faire les choses d’une
2) Aller plus vite sur le marché : Un MP efficace aide à devenir l’un des certaine manière.
leaders, et non l’un des suiveurs qui arrivent trop tard pour tirer avantage
du nouveau marché. Les employés peuvent convenir que quelques améliorations sont
3) Couvrir le marché mondial : Le MP aide à aligner les opérations de supply possibles, mais ils n’en ressentent pas le besoin s’ils ne peuvent
chain. accéder à une vision globale.
4) Respecter les normes : Se tenir à jour des règles de conformité peut coûter
très cher et prendre beaucoup de temps. Le MP permet de garder des D’où la nécessité d’évaluation de la performance des processus et des
coûts sous contrôle.
fonctions de l’entreprise: D’Audit des fonctions et des processus
5) Accélérer l’innovation : Primordiale dans un environnement où
l’innovation est non seulement encouragée, mais où elle fait partie du
Lean six sigma
quotidien.

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Rappel : AUDIT
Rappel : AUDIT
L’audit est une activité indépendante et objective, qui donne à une organisation
Audit interne Audit Externe
une Assurance sur le degré de Maîtrise de ses opérations, lui apporte ses
Conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la Valeur ajoutée. Audit
opérationnel
Maîtrise
Audit Audit de
Valeur Audit Assurance
d’efficacité  Audit Financier conformité
ajoutée  Audit Qualité
 Audit Stratégique
Conseil  Audit de la Filiale
 Audit des Fonctions
 Audit des Processus
L’audit aide l’organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche  Audit Social
Audit
systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de  Audit Climat Social Audit Légal
Contractuel  Audit Fiscal
contrôle et de gouvernance d’entreprise, et en faisant des propositions pour  Audit des SI
 …
renforcer leur efficacité .

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Rappel : AUDIT Rappel : AUDIT

Audit interne Audit Externe

Critères de détermination d ’optiques d’audit :

Le responsable de l’audit interne doit
L’auditeur externe doit prendre en
partager les informations et
compte les travaux de l’audit interne
coordonner les activités avec les autres
 L’objectif poursuivi par l’auditeur ; prestataires internes et externes de
ainsi que leur incidence potentielle sur
les procédures d’audit externe.
services d’assurance et de conseil, de
manière à assurer une couverture
L’auditeur externe doit acquérir une
 La position de l’auditeur par rapport à l’entreprise adéquate des travaux .
connaissance suffisante des travaux de
auditée (l’auditeur doit-il appartenir au personnel de « Le responsable de l’audit interne doit
l’audit interne pour identifier et évaluer
l’entreprise, doit-il au contraire lui être extérieur ou communiquer à la direction générale et
le risque d’anomalies significatives au
niveau des états financiers et pour
bien est-ce indifférent ?). au Conseil les conclusions concernant
concevoir et mettre en œuvre des
la coordination entre auditeurs
procédures d’audit complémentaires.
internes et auditeurs externes. »

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Rappel : AUDIT Rappel : AUDIT

Audit interne Audit Externe

Évaluation
Évaluation
« L’auditeur externe doit procéder à une
Le responsable de l’audit interne peut
évaluation de la fonction d’audit interne
évaluer la performance des auditeurs
lorsqu’il s’avère que celle-ci peut être utile
externes. Elle peut couvrir notamment les
points suivants : connaissances et
à son évaluation des risques. » Objectifs d’ Audit
« Les critères importants suivants sont à
expériences professionnelles,
considérer : statut dans l’organisation,
connaissance du secteur d’activité de
étendue de la fonction, compétences
 Se prononcer
l’organisation, indépendance, expertises
directement liées à la mission,
techniques, diligences professionnelles. » Sur la qualité du système de gestion,
Évaluation des travaux de l’audit interne
anticipation des besoins de l’organisation
et réactivité, relative stabilité des
peut porter sur « la supervision et la  Les risques qu'il encourt,
documentation des travaux, le recueil
principaux collaborateurs, qualité des
d’éléments probants, la cohérence et la
 Les potentialités qu'il recèle
relations de travail, respect des
engagements contractuels. (…)
pertinence des travaux et des conclusions.  Sa capacité d'anticipation.
La participation de l’auditeur interne au
processus de sélection et d’évaluation des L’audit interne peut alors être  L'audit donne une garantie d'efficacité et de fiabilité
commissaires aux comptes de «subordonné» à l’audit externe. des systèmes observés .
l’organisation ou à la décision concernant En aucun cas, l’auditeur externe
le renouvellement de leur mandat ne peut être « subordonné » à  Assure et augmente la crédibilité de toute
l’audit interne. information.

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Audit des Fonctions et des Processus

Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Rappel : AUDIT L’audit d’efficacité Rappel : AUDIT

L’auditeur interne est devenu un spécialiste du diagnostic, de
l’appréciation des méthodes, procédures, analyses de postes,
Objectifs d’ Audit organisation du travail,
L’auditeur interne a pris l’habitude d’émettre une opinion, non plus
 L’image de rigueur qu’il véhicule, seulement sur la bonne application des règles, mais également sur
leur qualité.
 Des risques qu’il parvient à identifier, des politiques et des plans
Telle procédure est-elle superflue ? inutilement
qu’il doit accompagner,
compliquée ? inutile? incomplète ? Inexistante?
 Des économies qu’il permet de réaliser, Et ce questionnement s’est peu à peu imposé au
fur et à mesure que l’auditeur interne
 De l’instabilité de l’environnement, de la complexité des
approfondissait son analyse dans la recherche
paramètres de gestion et de contrôle qu’il doit maîtriser. des causes.

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Rappel : AUDIT L’audit d’efficacité Rappel : AUDIT

L’audit d’efficacité
L’audit d’efficacité englobe à la fois les notions d’efficacité et d’efficience.
C’est pourquoi il serait plus cohérent de parler d’audit de performance, mais
Il n’y a plus alors de référentiel clair et précis ; ou plutôt le le vocable « audit d’efficacité » est le plus utilisé.
référentiel devient une abstraction, résultante de l’appréciation de
l’auditeur interne sur ce qu’il considère comme devant être la
meilleure des solutions possibles, la plus efficace, la plus  L’efficacité, dont le critère est l’atteinte des objectifs fixés, et plus
productive, la plus sûre. généralement la réponse adéquate à l’attente.
C’est le « doing the right things » des Anglo-Saxons.
Dans cette démarche, l’auditeur interne est d’autant plus efficace
 L’efficience, qui est le « doing the things right », et dont le critère est
que son professionnalisme, sa connaissance de l’entreprise, son de faire le mieux possible, ce qui exige la meilleure des qualités quant
savoir-faire dans la fonction auditée sont plus importants. aux connaissances (le savoir), aux techniques (le savoir-faire), aux
 (des spécialistes/fonction –RH, Achat-, Finance-…)
comportements (le savoir être) et à la communication (le faire savoir)..

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Audit des Fonctions et des Processus

Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Rappel : AUDIT Important!

Audit Interne
Notre Optique d’Audit est :
L’audit interne est un contrôle concernant une fonction interne à
l’entreprise (organisme) au service de la direction.
 Interne
 D’efficacité
Son objectif est d’aider les membres de la direction dans l’exercice de
leur responsabilité en leur fournissant des analyses, des appréciations,
des recommandations et des commentaires pertinents concernant les
activités examinées,
Afin de :
 Évaluer les autres contrôles en vue,
 S’assurer de la sincérité et de la régularité des informations,
 S’assurer de l’efficacité des procédures et de l’organisation,
 Évaluer l’adéquation entre les objectifs et les moyens mis en œuvre.

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Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux
Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Concept de processus Concept de processus

« Un processus est un système d’activités qui utilise des
ressources pour transformer des éléments entrants en
éléments sortants. »  Les concepts les plus récents en matière de management et
 Un processus est un enchaînement d’activités ou d’ensembles d’activités, d’organisation des entreprises se réfèrent à des approches
qui est alimenté par des entrées, qui dispose des ressources et qui ajoute systémiques.
de la valeur par rapport au but pour créer des sorties.
 Il est alors beaucoup plus simple de définir un processus comme un
 Les entrées d’un processus proviennent soit de l’extérieur, soit d’un autre sous-système de l’organisme.
processus (processus amont).
Tout comme ses sorties vont soit vers l’extérieur, soit vers un processus aval.  C’est l’ensemble de ces sous-systèmes (processus) qui constitue le
Gaspillage
Client système «organisme» en termes d’organisation et de
Eléments Processus
Eléments Ou fonctionnement.
Entrants Sortants
Processus
Gaspillage

Gaspillage : Dépense d’une chose sans contrepartie utile (temps, ressources)

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Concept de processus Concept de processus

 Processus /Procédé /Procédure
Les utilisations du concept de processus dans les Organisations sont
diverses et ont évolué avec les années. Le processus est « le Quoi faire dans un ordre prédéfini » et il ne faut pas le
confondre avec le procédé qui est « la façon de faire – le Comment- » une tâche.
On est passé du processus comme principe organisateur de la Cette distinction est d’autant plus importante qu’elle donne une indication sur le
production aux processus comme mode de management. degré de détail qu’il y a lieu d’utiliser pour décrire un processus.

Cependant, que la visée majeure soit l’amélioration continue avec  Un procédé est donc une méthode employée pour obtenir le résultat
un niveau élevé de qualité . recherché, (un concept rigide)
Programme exécuté en une seule fois, ayant un objet bien déterminé et se
déroulant indépendamment des autres tâches
 Un processus est une suite d'opérations, (un concept agile)
Le terme processus a très vite été associé à  Une procédure, est un ensemble de règles qu'il convient d'observer pour
obtenir un résultat donné.
la notion d’évaluation.
Au sein d’un processus on trouve des procédés et des procédures

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Concept de processus Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

 Chaîne de Valeur / Processus Concept de processus

Le terme « chaîne de valeur » fait référence au processus par lequel les entreprises  Tâche / Activité
reçoivent des matières premières, leur ajoutent de la valeur par la production, la
fabrication et d’autres processus pour créer un produit fini, puis vendent ce produit Tâche : Ensemble homogène d’opérations simples ou de gestes, généralement
fini aux consommateurs. affectés à un individu, contribuant à la transformation d’informations, de données
Une chaîne de valeur est un ensemble d’activités interdépendantes qu’une entreprise ou d’objets. La tâche peut être documentée par un manuel opératoire ou une
utilise pour créer un avantage concurrentiel.(une vue globale) instruction de travail.
Activité : Ensemble de tâches corrélées constituant une étape de transformation
Infrastructure de la firme du processus.
Activités Une activité est exécutée par une ou plusieurs personnes exerçant un même rôle
de Gestion des ressources humaines
soutien Développement technologique dans l’organisation ; lorsque cela est utile une activité est décrite par un document
de procédure précisant la succession des tâches, les contrôles et les actions
Approvisionnements
VALEUR correctives, en un mot le comment.
Logistique Production Logistique Commercia- Services Prendre en compte le fait que les termes tâches et activité ne
interne externe lisation
et vente recouvrent pas la même chose, permet de bien fixer le niveau de
détail auquel l’organisme veut se placer pour l’analyse et la
Activités principales description de ses processus.

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Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Concept de processus Concept de processus

Toute activité peut être considérée comme la manifestation de
l’existence d’un processus dès l’instant où cette activité est utile c’est-
à-dire qu’elle est exercée en vue de faire quelque chose, d’aboutir à un
Propriétés d’un processus :
résultat.
Elle utilise des données d’entrée qui peuvent être matérielles ou
 Transversal : fait appel à différents métiers ; immatérielles comme de l’information par exemple, elle utilise des
 « Consomme » et « Fournit » des données : ressources comme des outils ou un ordinateur, elle produit des
 Alimenté par des données (d’entrée) qu’il transforme en nouvelles données de sortie comme une information analysée ou un objet.
données (de sortie) en générant de la valeur ajoutée ;
 Son fonctionnement dépend pour une bonne part de la maîtrise de
ces données, qu’elles soient d’entrée ou de sortie ;
 Interagit avec son environnement: Différents paramètres
exercent une influence sur sa structure et son fonctionnement :
 Environnement économique ;
 Environnement social ;
 Environnement technologique…

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Cartographie des processus

Approches par processus La volonté d’une entreprise, qu’elle soit industrielle, commerciale,
associative, sportive ou de toute autre nature est de travailler
L’ Approches par processus n’est pas un système figé, une contrainte
efficacement.
supplémentaire qui viendra s’ajouter aux organisations existantes mais une
nouvelle manière de négocier en permanence avec les différents acteurs. Cela signifie qu’elle doit utiliser ses ressources (son temps, ses moyens
matériels, son argent) à bon escient, autrement dit de façon utile pour
Les relations d’interfaces et les contrats qui seront passés dans le cadre des ceux qui bénéficient de ses prestations.
transactions internes et externes servent de base à la mise en place de Ceux-ci sont bien évidemment les usagers, les clients, les adhérents.
réseaux plus ou moins formels selon la nécessité.

Clarté, réactivité, adaptabilité, responsabilité personnelle et collégiale,

respect des autres, confiance, engagement, amélioration sont autant
d’éléments qui participent à l’approche processus et à la maîtrise des
organisations complexes d’aujourd’hui

Exp : Une fonction commerciale est un processus. Elle est constituée de ressources
humaines et matérielles .

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Cartographie des processus Cartographie des processus

L’expression graphique d’une cartographie des processus d’une entreprise n’est Un management par processus aura pour fondement une cartographie.
possible que lorsqu’elle est clairement appréhendée. C’est la juste application Elle sera utilement complétée par des cartes d’identité pour chacun des
du proverbe qui dit que « ce qui se conçoit bien s’énonce clairement ». processus identifiés et par des contrats d’interfaces pour chaque relation
entre processus « SI OUI, SI NON » .
Les cartes d’identités des processus seront complétées, au besoin, par des
règles de bonnes pratiques écrites sous forme de procédures
Une cartographie des processus définit des
territoires qui fonctionnent les uns avec les autres.
Chaque territoire (chaque processus), qu’il soit grand
ou petit, qu’il représente une fonction ou un poste
de travail est occupé par un propriétaire qui a
pour charge de le faire fonctionner efficacement.
Une cartographie est donc un plan qui identifie les processus (les Qui a pour mission de faire en sorte d’assurer sa
rouages de la mécanique) et les interfaces (les points de contact finalité (la production des données de sortie) en
entre les rouages) afin de montrer les liens opérationnels entre les mettant en œuvre efficacement les ressources dont il
données d’entrée et les données de sortie. dispose.

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Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Cartographie des processus

Cartographie des processus
La fonction n’est plus comme une liste de tâches à assurer Mais la
description d’un territoire qui est confié à un responsable (un propriétaire)
avec des ressources parfaitement identifiées, avec une finalité précise et
des objectifs connus.
A compléter ces descriptions par :
 Des règles à appliquer,
 Des modèles de comportement à respecter,
 Des valeurs à satisfaire
 Des conditions ou des niveaux de savoir nécessaires pour
disposer de définitions de fonctions plus adaptées.

Exprimer les principales données de

sortie de façon quantifiable ,
mesurables, pour disposer d’indicateurs
de performances.

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Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

La cartographie des processus: Processus Comptables La cartographie des processus

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Audit comme processus Audit comme processus

« L’audit est un processus méthodique, indépendant et documenté, La préparation de l’audit est une des phases les plus importantes à la fois
permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière pour les audités et les auditeurs. Il convient d’ores et déjà de préciser qu’un
objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit audit c’est avant tout un exercice qui requiert une bonne orientation
sont satisfaits ». d’esprit.

L’audit est un examen permettant d’évaluer : Le succès de l’audit dépendra de la contribution de chacun dans une
 L’existence perspective de progrès.
 L’application
 L’adéquation La portée d’un audit en fait tout l’enjeu, puisque cela peut comprendre tout
ou partie d’une entreprise ou d’une organisation, elle doit être précisément
Le but principal d’un audit est d’évaluer le besoin d’action, d’amélioration ou définie.
de correction. Deux notions sont à connaître :
L’audit est alors considéré comme un outil de progrès et il n’est : - le champ d’une part qui désigne la portée de l’audit en profondeur
 ni une inspection, - le périmètre d’autre part qui précise l’extension géographique.
 ni un moyen de contrôle,
 ni un mode de surveillance « Difficile d’être rassurant sans être soi-même rassuré ! »

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Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Audit des processus dans un environnement informatisé Audit des processus dans un environnement informatisé
L’audit d’un processus doit donc inclure un audit des outils informatiques sur lesquels
il s’appuie.
Cet audit doit inclure l’examen des données et informations manipulées au cours du  Vérifier l’alignement stratégique des outils informatiques et des processus
déroulement du processus, y compris celles provenant d’autres processus, des qu’ils servent;
applications qui servent ou automatisent tout ou partie des tâches ou procédures qui  Vérifier que la sécurité physique et logique de ces données, informations,
le composent, et des infrastructures informatiques de traitement et communication applications et infrastructures est en cohérence avec l’analyse des risques
qu’il utilise. de ce processus. Il devra au préalable vérifier la pertinence de cette
analyse des risques, voire procéder à sa propre analyse des risques ;
L’auditeur devra donc, à l’occasion de l’audit d’un processus :  Étudier le dispositif de contrôle interne destiné à maîtriser ce processus,
vérifier s’il existe qu’il est pertinent, et s’assurer que les outils
 Étudier à travers les documents décrivant le processus et rendant compte de son informatiques y contribuent de manière efficace et efficiente ;
fonctionnement, les données et informations manipulées, et les applications et les  Vérifier que les infrastructures (particulièrement réseaux et serveurs) et
infrastructures utilisées. les dispositifs d’assistance aux usagers de ces systèmes sont suffisants
À défaut, il devra lui-même décrire le processus avant d’identifier ces éléments ;
pour répondre aux besoins du processus.
 Vérifier que les instances de gouvernance qui pilotent ce processus sont également
compétentes pour orienter les SI;

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L’audit des processus dans un environnement informatisé

L’auditeur devra rencontrer :
Audit des processus dans un environnement informatisé
o La direction générale pour évaluer dans quelle mesure l’organisation pilote ses L’auditeur devra se procurer :
processus, voire pratique le pilotage par les processus, mesurer son degré de o La cartographie des processus de l’organisation ;
sensibilisation au fait informatique et vérifier que l’organisation qu’elle a mise en o La description du processus audité, incluant l’inventaire des données et
place pour piloter ses SI est en cohérence avec celle mise en place pour piloter les informations manipulées et des applications et infrastructures utilisées ;
processus ; o Les tableaux de bord rendant compte de son déroulement et de sa performance ;
o La ou les directions concernées par le processus audité, pour évaluer le degré de o La cartographie des données, informations et applications informatiques de
maturité de leur approche du processus, et étudier l’organisation qu’elles ont mise l’organisation ;
en place en vue de définir et exprimer des besoins en matière informatique qui o Les politiques SI et de sécurité SI de l’organisation, et, le cas échéant, leur
soient bien alignés avec leurs processus ; déclinaison à l’égard du processus audité ;
o S’ils existent, le pilote du processus audité et la direction chargée du pilotage des o La (ou les) charte(s) de l’utilisateur des SI à laquelle sont soumis les acteurs du
processus ou du pilotage par les processus, pour évaluer leur degré de processus ;
sensibilisation au fait informatique et la qualité de leurs relations avec la direction o Les comptes-rendus des comités ou groupes de travail consacrés pour tout ou
chargée des SI ; partie au processus audité,
o La direction chargée des SI, pour évaluer la pertinence et les conséquences de son o La liste des projets applicatifs en cours, principalement ceux qui ont un impact
positionnement dans l’organisation et dans les processus de gouvernance vis-à-vis sur le processus s’ils sont identifiés
du processus audité.

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Audit des Fonctions et des Processus

Définition des concepts, objectifs, Approches , Principes fondamentaux

Audit des processus dans un environnement informatisé : Quelques Fonctionnalités

Pratique d’ Audit des Fonctions et des

Processus
Démarche, Outils, Applications

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 Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus  Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus
Outils, Démarche , Applications Outils, Démarche , Applications

La démarche d’audit des fonctions et des processus

La démarche d’audit se découpe en périodes précises et

identifiables, et qui sont toujours les mêmes.
La démarche d’audit des fonctions et La démarche générale d’audit des fonctions s‘articule
des processus autour de trois phases principales permettant
d‘approcher le fonctionnement de l‘entité audité et d‘en
apporter un jugement motivé:
1. La phase de Préparation
2. La phase de Réalisation
3. La phase de Conclusion

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 Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus  Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus
Outils, Démarche , Applications Outils, Démarche , Applications

La démarche d’audit des fonctions et des processus

1- La phase de Préparation
 Elle ouvre la mission d‘audit.
Mission d’audit  Elle exige des auditeurs une capacité importante de lecture,
Le champ d’application d’une mission d’audit peut varier de façon significative en d‘attention et d‘apprentissage.
fonction de deux éléments : l’objet et la fonction.  Elle sollicite l‘aptitude à apprendre et à comprendre, elle exige
également une bonne connaissance de l‘entreprise car il faut
 L’objet savoir où trouver la bonne information et à qui la demander.
Va permettre de distinguer les missions spécifiques des missions générales ou
thématiques.  Elle peut se définir comme la période au cours de laquelle vont être
réalisés tous les travaux préparatoires avant de passer à l‘action.
 La fonction
Autre critère qui peut, bien évidemment, se marier avec le précédent, on parle
alors de missions unifonctionnelles ou de missions plurifonctionnelles. C‘est au cours de cette phase que l‘auditeur doit faire preuve de
qualités de synthèse et d‘imagination.
La durée
C‘est tout à la fois le défrichage, les labours et les semailles de la
Une mission d’audit peut durer dix jours ou dix semaines, il n’y a pas de
mission d‘audit.
règle en la matière et tout est fonction de l’importance du sujet à auditer.

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 Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus  Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus
Outils, Démarche , Applications Outils, Démarche , Applications

1- La phase de Préparation
1- La phase de Préparation L’ordre de mission
L’ordre de mission formalise le mandat donné par la direction générale à
Durant cette phase, les travaux préparatoires sont réalisés, l‘auditeur l’audit interne et répond à trois principes essentiels :
est amené à rechercher les informations, à observer le sujet audité, à
effectuer des études préliminaires, afin de repérer les zones de I. Premier principe : l’audit interne ne peut se saisir lui-même de ses
missions. L’auditeur interne ne peut être assimilé à un quelconque
risques,
détective qui déclencherait missions et investigations , Il est là pour
réaliser les missions qui lui sont confiées et dont la décision ne lui
Elle est composée de quatre étapes, à savoir : appartient pas.
II. Deuxième principe : l’ordre de mission doit émaner d’une autorité
1) L‘ordre de mission compétente ; c’est le plus souvent la direction générale ou le comité
2) La prise de connaissance de l‘entité auditée (ou phase de d’audit s’il en existe un.
familiarisation) III. Troisième principe : l’ordre de mission permet l’information à tous les
responsables concernés. En effet, il est adressé non seulement et bien
3) L‘identification des risques
évidemment à l’audit interne mais également à tous ceux qui vont être
4) Le rapport d‘orientation concernés par la mission (audités), chefs de service et responsables

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1- La phase de Préparation
Société …. Meknès le ……. La prise de connaissance de l‘entité auditée (Familiarisation)
Lettre de mission « Apprendre son sujet » : Cet apprentissage s’organise autour de six objectifs :
Destinataire : service audit interne
1. Avoir dès le départ une bonne vision d’ensemble des contrôles internes
Copies pour information : chef service achat-approvisionnment, responsable des achats, magasinier, chef
service administratif et financier, chef service comptabilité. spécifiques de la fonction ou du processus audité
Objet : audit de la fonction achat-approvisionnement 2. Aider à identifier les objectifs de la mission d’audit interne.
3. Identifier les problèmes essentiels concernant le sujet ou la fonction
Dans le but d‘améliorer l‘efficacité du service achat approvisionnement, nous vous demandons de
mener une mission d‘audit de ce service afin de mesurer le degré de respect et de conformité des 4. Éviter d’omettre des questions importantes et qui sont pour le management des
procédures adoptées. préoccupations d’actualité.
5. Ne pas tomber dans le piège des considérations abstraites, qui peuvent être
La société bref descriptif
intellectuellement séduisantes, voire amusantes, mais doivent être hors du champ
des préoccupations de l’auditeur.
Votre équipe aura accès à tous les services intervenant dans le champ de la mission prescrite ci-dessus.
6. Enfin, permettre l’organisation des opérations d’audit, car on ne peut organiser
que ce que l’on connaît.
Le directeur général Cette phase d’étude et d’apprentissage du domaine à auditer peut être de durée très
variable.
Outil : Le questionnaire de prise de connaissance..

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1- La phase de Préparation 1- La phase de Préparation

Identification des zones à risques Identification des zones à risques

Les trois facteurs susceptibles de générer des risques de toute nature :

Cette phase d’identification va conditionner la suite de la mission : elle va  L’exposition : ce sont les risques qui pèsent sur les biens (argent, stocks,
permettre à l’auditeur de construire son référentiel et, dans le même temps, immobilisation). Et ces risques sont multiples : malversations, incendies,
de concevoir son programme et de l’élaborer de façon « modulée », en dommages de toute sorte.
fonction non seulement des menaces mais également de ce qui a pu être  L’environnement : ce n’est plus le bien lui-même, mais ce qui est autour qui
devient facteur de risque. Sous cette rubrique prennent place tous les risques
mis en place pour y faire face.
liés aux opérations, client litigieux, fournisseur qui ne respecte pas les délais..
 La menace : le plus souvent imprévisible, voire invisible.
C’est à compter de cet instant que l’auditeur interne en charge d’une mission C’est celle qui exige le plus d’imagination. C’est aussi celle qui risque de
va croiser la notion de risque qui ne cessera de l’accompagner tout au long conduire à la multiplication des procédures et contrôles qui seront autant de
de sa démarche. freins et de contraintes, excessifs, si on n’a pas pris la mesure exacte du danger
et de la riposte appropriée.
Le danger c’est ici la fraude mais ce sont aussi les catastrophes naturelles ou
sociales.

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L’auditeur interne va, cette fois-ci « sortir de 2- La phase de Réalisation

son bureau », pour des travaux qui vont le
2- La phase de Réalisation maintenir durablement au sein de l’unité La réunion d‘ouverture
auditée.
Comment est-elle organisée et quels sont les points qui sont abordés au
Elle fait beaucoup plus appel aux capacités d‘observation, de dialogue cours de cette rencontre ?
et de communication.
Cette réunion doit nécessairement et symboliquement se tenir chez
Se faire accepter est le premier impératif de l‘auditeur, se faire
l’audité, sur les lieux mêmes où la mission d’audit doit se dérouler : le
désirer est le critère d‘une intégration réussie. service, l’usine, le secteur commercial…
C‘est à ce stade que l‘on fait plus appel aux capacités d‘analyse et au C’est toujours l’auditeur qui va chez l’audité et non pas l’inverse.
sens de la déduction.
C‘est, en effet, à ce moment que l‘auditeur va procéder aux La réunion doit  Ordre du jour
observations et constats qui vont lui permettre d‘élaborer la thérapie. Vérifier les points  Présenter l’équipe des auditeurs en charge de la mission.
suivants  Rappel sur l’audit interne
C‘est la phase du travail sur le terrain, qui s‘effectue en trois étapes :
 Rapport d’orientation ou référentiel de l’auditeur: Il
revient à l’auditeur d’exposer le référentiel pour
I. La réunion d‘ouverture
corroborer ses intentions avec les réflexions de
II. Le programme d‘audit l’audité.
III. Le travail sur le terrain  Rendez-vous et contacts

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2- La phase de Réalisation
La réunion d‘ouverture
Le programme d’audit

SOCIETE ………………………………….. Fes , le…………

« Programme de vérification » ou encore « planning de réalisation » ;
PROCES VERBAL quelle que soit sa dénomination, il s’agit du document interne au service et
dans lequel on va procéder à la détermination et à la répartition des tâches.
Objet : réunion d’ouverture
Participants : directeur général ; chef service des achats ; chef service administratif et
financier ; chef comptable; agent comptable, cabinet (consultants)
Ce programme d’audit est établi par l’équipe en charge de la mission, sous
Ordre du jour : la supervision du chef de mission et en général au cours d’un bref retour
 Zones de risques détectées ; dans les bureaux du service.
 Programme d’audit ;
 Budget et logistique nécessaire.

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Le programme d’audit  Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus

Outils, Démarche , Applications

Ce document doit répondre à 6 objectifs,

1) Un document « contractuel »: Il va lier l’équipe d’audit à sa hiérarchie comme 3- La phase de Conclusion
n’importe quelle mission permanente ou occasionnelle dont sont chargés les
acteurs de l’entreprise dans les autres services.
2) Un « planning » de travail : Sur ce document, on répartit les tâches entre les Elle exige également et avant tout une grande faculté de synthèse et
différents membres de la mission : aux auditeurs juniors les tâches une aptitude certaine de rédaction, encore que le dialogue ne soit
élémentaires, aux auditeurs seniors les analyses plus complexes, à tel auditeur pas absent de cette dernière période.
spécialisé l’exploration du domaine qu’il connaît bien, L‘auditeur va cette fois élaborer et présenter son produit après avoir
3) Un fil conducteur : C’est un « fil conducteur » pour chaque auditeur qui n’ira pas
« à l’aventure »,cherchant des pistes par intuition mais procède ainsi de façon
rassemblé les éléments de sa récolte.
logique en suivant les différentes étapes de son programme. Nommée également, La phase d‘achèvement, durant laquelle,
4) Point de départ du QCI :C’est un document qui va indiquer le détail de ce qu’il l‘auditeur rédige le rapport d‘audit en quatre étapes:
convient de faire pour explorer les différentes zones à risque identifiées lors de
la phase préparatoire. I. Le projet du rapport d‘audit
5) Suivi du travail : Le programme permet également au responsable de la mission
de mieux suivre, et donc d’avoir les moyens d’apprécier le travail des auditeurs.
II. La réunion de clôture
6) Documentation : Enfin – et ce n’est pas le moindre des objectifs – l’existence III. Le rapport d‘audit
d’un programme de travail précis pour chaque thème ou sujet d’audit constitue IV. Le suivi des recommandations
au sein du service d’audit interne une documentation particulièrement
précieuse et qui sert de modèle pour les audits à venir

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 Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus 3- La phase de Conclusion

Outils, Démarche , Applications
Les cinq principes de La réunion de clôture
1) Le principe du « livre ouvert »: Il est fondamental et découle directement du
principe de transparence développé plus haut. C’est l’affirmation que rien ne
3- La phase de Conclusion saurait être écrit dans le rapport d’audit interne qui n’ait été au préalable
L’auditeur revient à son bureau avec l’ensemble de ses FRAP et de ses papiers de présenté et commenté aux audités.
travail. 2) Le principe de la « file d’attente »: Le premier servi en matière d’information,
Pour permettre la validation générale, il rédige un document : c’est le projet de c’est et ce doit être l’audité, le responsable direct, avec lequel les informations
rapport d’audit. Puis a lieu la réunion de clôture et validation, d’où sort le rapport sont validées. C’est pourquoi le projet de rapport et son contenu ne sont ni
d’audit en son état final et auquel il faut assurer un suivi diffusés ni divulgués tant que la réunion de clôture (et de validation) n’est pas
achevée.
Rien n’est pire que la divulgation anticipée à la hiérarchie de constats d’audit
La réunion de clôture 1) Le principe du « Ranking » : Les recommandations des auditeurs figurant dans le
Elle réunit exactement les mêmes participants que la réunion d’ouverture, projet de rapport sont présentées en fonction de leur importance. On effectue
lesquels après s’être entendu dire ce que les auditeurs internes avaient donc un classement des constats énoncés dans les FRAP, classement effectué à
l’intention de faire, vont s’entendre commenter ce qu’ils ont fait. partir de l’analyse des conséquences.
Autour de l’équipe de mission d’audit, on va donc retrouver l’audité, ses 2) Le principe de « l’action immédiate » En vertu de ce principe, dès que l’audité est
collaborateurs, sa hiérarchie (éventuellement). informé, on va l’encourager sans attendre la publication du rapport officiel à
Cette réunion de clôture obéit à cinq principes, et elle s’organise et se déroule prendre immédiatement les mesures correctives,
en fonction de modalités pratiques précises. 3) La connaissance commune : C’est à partir de là que l’auditeur interne va pouvoir
jouer son rôle de conseil et se démarquer d’une attitude de simple contrôleur

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Le rapport d‘audit
Service Audit Interne
Outils de base d’audit des
Mission d’audit Interne : fonction achat-approvisionnement
Date d’envoi du rapport : fonctions et des processus
Objet : lettre du président

Destinataire : direction générale de la société Suite à nos investigations, déroulées

au sein de la fonction achat-approvisionnement et les services rattachés, entre le …..
1) La narration
et le …., nous avons pu relever un certain nombre de risques pouvant entraver la 2) La grille d’analyse des tâches(GAT)
réalisation des objectifs relatifs à la gestion de cette mission. Notre rapport décrit en
détail ces problèmes avec les recommandations proposées. Nous présentons la 3) Plan d’approche
synthèse de nos conclusions dans la présente lettre. 4) Diagramme de circulation (chart flows)
 Principales faiblesses
 Recommandations 5) Tableau des forces et faiblesses apparentes
Nous serions heureux de discuter de ces détails avec vous, et de vous assister, si vous 6) Questionnaire de contrôle interne (2 versions)
le souhaitez, dans la mise en œuvre des recommandations.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, nos sincères expressions de respect. 7) Feuille de révélation et analyse des problèmes (FRAP)
Chef de mission

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La Narration Outils de base d’audit des fonctions et des processus

Il existe deux sortes de narration, toutes les deux utilisées en audit interne :  Les avantages
la narration par l’audité et la narration par l’auditeur. Il y a deux avantages :
La première est orale, la seconde est écrite.  La narration crée d’entrée de jeu un bon climat entre auditeur et audité :
Elles ont en commun de ne nécessiter aucune préparation et de n’exiger la laisser parler les gens est encore le meilleur moyen d’obtenir leur
connaissance d’aucune technique. La narration par l’audité est la plus riche, adhésion.
c’est elle qui apporte le plus d’enseignements ; la narration par l’auditeur  La narration permet l’obtention de riches informations. On trouve
n’est qu’une mise en ordre des idées et des connaissances. toujours dans une narration plus que ce qui était attendu et bien des
renseignements sont à mettre de côté pour une utilisation ultérieure.
 La Narration par l’audité  La narration n’exige aucune formation spéciale ni pour la solliciter, ni
C’est l’outil le plus élémentaire qui soit, mais qui n’est pas à négliger pour pour la transcrire.
autant. Dans son utilisation l’auditeur est passif, il se contente d’écouter et de
noter – et autant que faire se peut intégralement – le récit de son
 Les inconvénients
interlocuteur.
C’est d’abord la difficulté à retrouver les informations cherchées dans le
À la différence de l’interview qui est préparée et réalisée dans un but précis,
discours de l’interlocuteur.
la narration n’a d’autre objet que de faire décrire un cadre général.
Car, c’est bien connu, lorsque la parole est laissée à quelqu’un, il en abuse :
C’est bien souvent le premier contact avec l’audité : « M. X, expliquez-moi ce BLA BLA
que vous faites ».

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Outils de base d’audit des fonctions et des processus Outils de base d’audit des fonctions et des processus

 La Narration par l’auditeur

La grille d’analyse des tâches
Des transcriptions narratives d’auditeurs à partir d’observations physiques,
de constats, de conclusions de tests, etc. C’est un outil qui a pour but de relier l’organigramme fonctionnel à
L’auditeur se limite à « raconter » le phénomène ou le résultat ou le l’organigramme hiérarchique et justifier les analyses de postes.
processus constaté.
Tous ces documents reflétant une situation à une date donnée, il en est de
La narration ici est structurée et logique, avec une lecture facile. même de la grille d’analyse des tâches, qui est la photographie à un instant
T de la répartition du travail.

La G.A.T permet de retracer les tâches, leur nature et les responsables de

chaque tâche. Elle permet de visualiser le principe de séparation des
tâches. (matrice d’incompatibilité)

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La grille d’analyse des tâches Outils, Démarche , Applications

Outils de base d’audit des fonctions et des processus Outils de base d’audit des fonctions et des processus
 Pour chaque tâche et en commençant
par la première, l’auditeur va chercher
qui l’accomplit. La grille d’analyse des tâches
 À chaque fois qu’il rencontre un
personnage nouveau, il indique son
nom en tête d’une colonne et fait une La grille d’analyse des tâches est également utilisée par
croix en face de la tâche concernée : les auditeurs pour mesurer le travail de chacun.
remplir une grille, c’est donc identifier
et mettre des croix. Elle est, en fait, le véritable point de convergence entre
 Une dernière colonne est toujours
l’individu et l’entreprise, entre l’analyse de poste du
prévue pour les tâches non exécutées. • EX: exécution ;
premier et l’organisation de la seconde
• A: autorisation ;
• EN: enregistrement ;
La simple lecture de cette grille élémentaire permet de déceler • FN : financement;
• C : contrôle (vérification)
les faiblesses suivantes : • BC : bon de commande
• BR : bon de réception
– Les factures ne sont pas transcrites sur un registre à leur arrivée.
– Le responsable des achats – qui a établi la commande – effectue des tâches de
vérification/contrôle qui incombent normalement à la comptabilité.
– Le chèque ne devrait pas être établi par le comptable mais par le caissier.

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Outils de base d’audit des fonctions et des processus

Plan d’approche
Tableau des forces et faiblesses apparentes
Le plan d’approche permet de relater les tâches composantes la
procédure et de relever leurs objectifs, Ce document conclut la phase d‘analyse de risques .il est réalisé sur
Afin de faciliter l’évaluation de leur importance et des risques qui peuvent la base des objectifs définis dans le plan d‘approche.
y être rattachés ainsi que leurs conséquences. Il s‘agit d‘un « état des lieux » des forces et faiblesses réelles ou
potentielles.
D‘où l‘existence du mot « apparentes », c'est-à-dire qu‘il y a encore
une incertitude.
Taches Objectifs
Etablir un BC Formaliser la passation des commandes

Taches Risques Conséquences

Expression du besoin Exprimer un besoin non Approvisionnement
optimal excessif

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Questionnaire de contrôle interne QCI Version 1 Diagramme de circulation (chart flows)
C‘est un questionnaire qui pose des questions afin de vérifier le respect des
principes du contrôle interne, et particulièrement la séparation des tâches L'auditeur qui a pour mission de diagnostiquer les risques existants au sein d’une
et l‘organisation générale des services intervenants entité, doit observer les procédures mises en place, afin de comprendre leur mode de
fonctionnement, les liens qui existent entre-elles, leur formalisation.
Questions OUI NON Obs Pour son observation il s'appuie sur des entretiens (Narration) avec les employés de
Existe-t-il un service de réception ? X l'entreprise qui lui décrivent les tâches et les contrôles qu'ils effectuent et qui lui
expliquent le rôle de chaque procédure.
Questionnaire de contrôle interne Version 2
Ce questionnaire essaie de vérifier l’atteinte et le respect des objectifs du A la suite de ces observations et de la récolte d'information, l'auditeur formalise sa
contrôle interne. perception du traitement des transactions et des procédures de contrôle interne.
Questions OUI NON Obs Cette formalisation peut être schématisée, dans ce cas on parle de diagramme
Est-ce que les factures comptabilisées X Enregistrement
après
de circulation ou de chart flows qui est "la photographie de la circulation, au
correspondent à des achats réels? sein et entre les entités concernées, des informations à étudier et des documents qui
recoupement
avec les BC les véhiculent. C'est soit la représentation d'un processus, soit seulement la
retranscription graphique d'une procédure écrite".

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Outils de base d’audit des fonctions et des processus

Diagramme de circulation (chart flows)
Objectifs des chart flows Cet outil est un passage recommandé pour connaître et comprendre
Le diagramme de circulation est utilisé pour analyser l'ensemble d'un l'organisation des services audités et les points de contrôle dans le
processus ou d'une procédure. L'explication de son utilité peut se cadre des procédures en vigueur. A partir de cette connaissance,
trouver dans sa formalisation ou dans son examen. l'auditeur peut programmer tous les tests et sondages lui permettant
L'effort de formalisation qu'exige le diagramme de circulation permet de s'assurer de la fiabilité des procédures utilisées.
à l'auditeur de:
L'examen du diagramme de circulation a pour objectif de répondre à des
1. Mettre en évidence les insuffisances qu'il a dans la compréhension questions quant à la qualité des procédures:
du processus ;
2. Identifier les discontinuités dans les flux des opérations;  Le contrôle interne est-il suffisant? Est-il exact et exhaustif?
3. Evaluer les contrôles qui jalonnent, ou devraient jalonner, le circuit S'assure t-on que toutes les données sont traitées?
Et comment sont-elles traitées?
analysé, et notamment apprécier la séparation des tâches mises en
Le contrôle existe-il et est-il placé au meilleur endroit?
évidence par la représentation graphique.
Une procédure de contrôle interne n'a de sens que si elle contribue à couvrir un  N'existe t-il pas de lourdeurs administratives?
objectif de contrôle, et l'auditeur doit estimer globalement si cet objectif de Toutes les opérations sont-elles utiles?
contrôle est ou non atteint. N'y a t-il pas de doublons, de points de blocages…?

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Apports et limites du diagramme de circulation

Si la grille d’analyse des tâches est statique, le diagramme de Le diagramme de circulation, ou flow chart, permet de représenter
circulation est dynamique : l’un est la photographie, l’autre le la circulation des documents entre les différentes fonctions et
cinéma. centres de responsabilité, d’indiquer leur origine et leur destination
et donc de donner une vision complète du cheminement des
informations et de leurs supports.
La schématisation rend visible les diverses anomalies
telles
- L'absence de contrôle;
Cette méthode de schématisation remplace une longue description
- L'insuffisance de contrôle; et ses avantages l’emportent largement sur ses inconvénients.
- La redondance de traitement: la perte de temps;
- La non-utilisation de certains documents.

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Les apports du diagramme de circulation

Les limites du diagramme de circulation
 C’est un document figuratif, donc facile à lire et à comprendre. Chaque opération
est matérialisée par un symbole différent : création de document, duplication,  Technique difficile. Pour maîtriser cet outil, il est nécessaire
comparaison, archivage… ; d'avoir été formé et de le pratiquer fréquemment.
 C’est un document logique qui amène à se poser des questions types à propos de
chaque document : combien d’exemplaires ? qui les envoie ? Où arrivent-ils ? qu’en
fait-on ? Cette limite technique à tendance à s'estomper avec l'apparition de
logiciels de dessins chart flows qui permettent l'obtention de
 Outil d'auto-contrôle. Puisqu'il permet à l'auditeur de s'assurer qu'il a bien compris documents au dessin parfait.
les explications fournies. C'est par la même occasion un moyen de validation
d'informations obtenues par d'autres sources. Son mode de préparation requière
 Encombrement du document par des notes complémentaires. Le
une discipline qui oblige l'auditeur à une bonne compréhension du système.
fait de ne pouvoir tout traduire en symbole, oblige l'auditeur à la
 Outil d'optimisation. L'auditeur peut imaginer des solutions meilleures, des circuits rédaction de notes complémentaires qui apparaissent sur le
plus efficaces, des contrôles plus simples ou plus complets. Cet outil permet diagramme de circulation. Ces explications alourdissent et vont à
d'identifier les procédures de contrôle adaptées. l'encontre du principe figuratif.

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Eléments qui doivent apparaître dans un chart flows

Règles que doit suivre l'auditeur pour l'établissement du chart flows Pour que les objectifs (formalisation des procédures et vérification du contrôle
interne) soient atteints, il faut que le diagramme de circulation fasse ressortir les
 Le circuit des documents doit être présenté le plus clairement possible. Pour éléments suivants:
cela, l'auditeur devra, au préalable étudier l'organisation avec le responsable du  La division des responsabilités, du travail entre les différents services et à
l'intérieur de chacun de ces services, pour les diverses opérations.
secteur examiné, et prendre des notes.
 La localisation des points d'action, des décisions, de contrôle, de vérification.
 La liaison avec d'autres procédures, s'il en existe, soit à l'intérieur de l'organisation,
 Ces notes devront ensuite être étayées au moyen d'entrevues avec chacune des
soit à l'extérieur de celle-ci. Cette liaison devra indiquer clairement les
personnes chargées du travail décrit par le responsable. La précision des notes
interconnections entre les différents circuits considérés.
est essentielle pour pouvoir représenter chaque opération en détail du circuit
 La description des documents et supports informatiques utilisés pour le transfert
étudié.
d'informations ou d'instructions.
En ce qui concerne ce point, le diagramme de circulation doit faire apparaître au
 L'auditeur doit être conscient du fait qu'il est proche des sources d'information,
premier coup d’œil et pour chaque document:
mais que le directeur de mission en est plus éloigné. Le document ne doit donc
1. Quel est le document utilisé?
comporter aucune ambiguïté.
2. Quel est le nombre d'exemplaires?
3. Qui utilise le document et quelles sont les opérations effectuées?
 L'auditeur devra aussi choisir les symboles pour schématiser les opérations,
4. Où vont et où sont classés les différents exemplaires?
parmi la grande variété qui existe.
5. Quel est le mode de classement adopté ( alphabétique,
chronologique…)?

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Ces symboles doivent être standardisés pour Symbolisation: Principaux symboles

tous les membres d'une équipe d'auditeur, afin
de s'assurer une communication efficace à Le symbole de circulation :
travers les diagrammes de circulation. Ce symbole permet notamment d’indiquer le déroulement des phases de
traitement. Il symbolise aussi un transfert d’information. Il s’agit généralement d’une
L'auditeur doit veiller à rajouter des notes flèche qui pointe vers la droite ou si besoin est vers le bas.
explicatives lorsque la schématisation n’est pas Il arrive cependant qu’un document d’entrée ou un rapport suive deux ou plusieurs
possible. directions différentes. De même, la flèche peut pointer de dans deux directions
opposées, ce qui indique que le traitement concerné utilise les bases de données
Notes qui ne devront pas être susceptibles tout en les mettant à jour :
d'apporter des ambiguïtés.
Le symbole « Document, Donnée d’entrée ou Rapport » :

Ce symbole désigne la création d’un document, de données d’entrées, d’un rapport

ou encore d’états informatiques. Il peut s’agir par exemple d’une facture, d’un
bulletin de paie, d’une pièce de caisse, etc. Généralement, la description du
document est placée à l’intérieur du symbole : Facture

Il est possible d’utiliser une description générale englobant plusieurs

documents, dans ce cas on utilise ce symbole : « 3 exemplaires »

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Outils, Démarche , Applications Outils, Démarche , Applications

Le symbole de traitement ou opérations administratives :

Le symbole de liaison à l’intérieur d’un diagramme :
Ce symbole est utilisé pour désigner la fonction ou l’opération spécifique qui est
exécutée. Il est d’usage de mentionner à l’intérieur du symbole ce qui est accompli, Il est utilisé pour effectuer des liaisons appropriées à l’intérieur d’un même
uniquement lorsque cela concerne des opérations de traitement effectif. Il est par diagramme. On peut ajouter à l’intérieur de ce symbole un caractère numérique pour
ailleurs possible de renvoyer cette mention en bas de page pour décrire ajouter des commentaires au diagramme ; ou un caractère alphabétique pour indiquer
brièvement l’opération. qu’il faut se reporter d’un point de flux considéré à un autre point représenté par le
On peut désigner l’auteur d’une opération soit sur le côté gauche du symbole, soit même diagramme.
en dessous.

Le symbole Fichiers ou données stockées : Le symbole de liaison entre différents diagrammes :

Ce symbole désigne un fichier. Il est d’usage de décrire au centre du symbole les Ce symbole renvoie à une autre page à un symbole identique portant la même lettre.
transactions traitées. Par ailleurs, on précise généralement s’il s’agit d’un fichier Lorsque l’on souhaite créer une liaison entre différents diagrammes, il est nécessaire
manuel ou d’un fichier ordinateur en dessous du fichier considéré. De même, on de répéter sur le diagramme suivant le dernier symbole précédant le symbole de
indique le type de fichier utilisé sur la partie supérieure du symbole. Cette dernière liaison. On placera alors ce symbole après le symbole de liaison.
indication permet de distinguer s’il s’agit d’une référence ou bien d’une opération. On indique par ailleurs à côté ou à l’intérieur du symbole s’il s’agit d’un flux en «
Lorsqu’il s’agit d’un fichier contenant des données de référence, on place la provenance de » ou bien d’un flux qui se dirige « vers ». Ceci permet d’identifier la
mention « référence » ou « maître » sur le sommet du symbole. fonction antérieure et la fonction suivante.

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Outils, Démarche , Applications Outils, Démarche , Applications

Le symbole de la bande magnétique :

Le symbole de liaison entre les cycles : Ce symbole représente un stockage à accès séquentiels

Il s’agit du point terminal d’un diagramme. Cela signifie que le diagramme n’a pas de
suite dans un autre circuit. Ce symbole est soumis aux mêmes règles que le symbole
précédent. Il montre comment les transactions d’un cycle interfèrent avec d’autres
cycles. On place à l’intérieur du symbole le nom du cycle avec lequel il interface, ainsi
que l’indication de la direction et la référence du document. Toutes les autres Embranchement décisionnel :
remarques explicatives peuvent être inscrites en dessous du symbole. Ce symbole permet de désigner une procédure alternative,
Ou une décision ou un embranchement.
Le symbole de classement définitif :
ou
Classement provisoire : ou

Pour ces symboles de classement, il est d’usage de préciser le mode de classement dans le
triangle. On a ainsi A = alphabétique, N = numérique, C = chronologique.

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Illustration

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 Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus  Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus
Outils, Démarche , Applications Outils, Démarche , Applications

FRAP FRAP
Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème
(FRAP) (FRAP)
On la nomme aussi « Feuille de fait » ou « Feuille d’analyse » ou encore FECI
(«Feuille d’Évaluation du Contrôle Interne »).
la FRAP va obliger l’auditeur à marquer le pas, à s’arrêter sur son
constat et à ne plus le quitter tant qu’il n’aura pas épuisé totalement
La FRAP est remplie par l’auditeur à chaque fois qu’il rencontre un ce qui peut être dit sur ce point particulier.
dysfonctionnement, une erreur, une malversation, une insuffisance…,
Les FRAP permettent donc de relever les problèmes à travers les
A chaque fois qu’une observation révèle un problème, une difficulté, constats des auditeurs.
l’auditeur utilise ce moyen pour conduire son raisonnement.
La FRAP est le papier de travail synthétique sur lequel l‘auditeur
documente chaque dysfonctionnement.
À la fin de son audit, il est alors en possession d’une grande C‘est un document normalisé qui aide à formuler une
quantité de FRAP, relatives à tous les domaines explorés dans recommandation pour remédier à un dysfonctionnement.
l’ordre chronologique et logique du questionnaire de contrôle Les recommandations sont formulées sur la base d‘une analyse
interne et d’importance plus ou moins grande selon les causale : remédier aux causes pour éviter les conséquences
conséquences du phénomène analysé.

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 Pratique d’ Audit des Fonctions et des Processus

Outils, Démarche , Applications

Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème FRAP

(FRAP)

La recherche des causes est un aspect essentiel :

 On ne s’arrête pas au premier degré ;
 Autant que faire se peut, on utilise des méthodes éprouvées
d’analyse causale, dont les auditeurs internes n’ont pas
l’exclusivité. Méthode des 5 M

La recommandation est impérativement l’exacte contrepartie de la

cause.
C’est la raison d’être de l’audit interne, d’élaborer des
recommandations telles qu’elles vont éviter au phénomène de se
reproduire dans l’avenir.

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