CHAPITRE I GENERALITES ET DEFINITIONS

CHAPITRE I
GENERALITES ET DEFINITIONS
1- Définitions et caractérisations de l’entreprise
2- les aspects fonctionnels et structurels de l’entreprise
3- Approche systémique des organisations :
❖ Présentation globale des trois systèmes
▪ Le système de décision :
• Classification des décisions : par niveau et par méthode,
• Technique de décision programmable,
• Les tables de décision.
4- Le système d’information (Aspects fonctionnels et Aspects structurels)
Notion de :
• Station,
• Poste de travail,
• Le flux,
• Le document
• Le diagramme de flux.

1. DEFINITIONS ET CARACTERISATIONS DE L’ENTREPRISE

1.1 Notion d’organisation :

Une organisation est un ensemble de personnes, de techniques, de procédés, de méthodes, de
matériels, etc., mis en œuvre de façon coordonnée dans un but économique, social, administratif, etc.
• Organisation économique : entreprise
• Organisation Sociale : caisse d’assurance
• Organisation Administrative : APC, rectorat, etc.
1.2 Définitions de l’entreprise
Définition1
Une entreprise est un groupement humain hiérarchisé qui met en œuvre des moyens intellectuels,
physiques et financiers pour extraire, produire, transformer, distribuer des richesses conformément à
des buts définis en faisant appels à des degrés divers aux mobiles de profit et de service.
Exemple : NAFTAL, SONELGAZ, ...

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Définition 2
Une entreprise baigne dans un milieu économique et social qui constitue son environnement.
L'environnement d'une entreprise est l'ensemble des éléments qui sont susceptibles :
• D'affecter l'entreprise (de la modifier).
• D'être affectés par elle.
On générale la définition de l'entreprise dépend de l'approche que l'on choisit.
▪ Selon l'approche économique, l'entreprise est une unité de production.
▪ Selon l’approche sociologique, l’entreprise est composée de 3 acteurs principaux
(Apporteurs de capitaux, Dirigeants, Salariés) et chaque acteur à leurs objectifs propres.
▪ Selon l'approche systémique (L’entreprise est un système) : L’entreprise est considérée
comme un ensemble d’éléments (des moyens humains, matériels, financiers et techniques) en
interrelations.

2. LES ASPECTS FONCTIONNELS ET STRUCTURELS DE L’ENTREPRISE

2.1 Fonctions de l'entreprise

Il y a 4 fonctions principales:
1) Fonction commerciale : elle comporte 3 aspects:
• Achat (il comporte : approvisionnement, Gestion de Stock)
• Vente
• Marketing
2) Fonction financière
3) Fonction de production
4) Fonction administrative (Prévoir, Organiser, Commander, Coordonner, Contrôler)

2.2 Structuration de l'entreprise

2.2.1 Les caractéristiques de La structure d'une entreprise
La structure d'une entreprise présente 3 caractéristiques principales.
1. La spécialisation qui traduit le mode et le degré de division du travail dans l'entreprise.
2. La coordination qui représente les modes de collaboration institués entre les unités.
3. La formalisation qui indique le degré d'explicitation dans la définition des règles de fonctionnement
de l'entreprise.
Exemples :
1) Société de conseil = spécialisation élevée + coordination souple + formalisation réduite.

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2) Entreprise publique = spécialisation moyenne + coordination étroite + formalisation forte.

2.2.2 Schématisation de la structure de l’entreprise

nous pouvons schématiser la structure de l’entreprise par un organigramme : « un organigramme est
un graphique qui représente sous une forme schématique la structure de l'entreprise ou service ». Un
organigramme contient :
• Le niveau hiérarchique des différents services
• Les liaisons hiérarchiques ou fonctionnelles entre les différents services.

Figure 1.1 Illustration d’un organigramme d’entreprise, de type « replié »

2.3 Structure organisationnelle

2.3.1 Définition : Une structure organisationnelle est la manière dont une entreprise est organisée
pour produire avec efficacité.
2.3.2 Les 5 grands différents types de structure organisationnelle
Ces 5 structures sont présentées de manière croissante, en partant de la structure la plus simple à la
plus complexe. En effet, plus l’entreprise est importante et plus une structure organisationnelle
élaborée lui conviendra.
1) La structure hiérarchique
2) La structure fonctionnelle
3) La structure divisionnelle

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4) La structure Staff and line

5) La structure matricielle (ou par projet)

[Link] La structure hiérarchique

Ce type de structure est le plus répandu. Il s’agit également de l’organigramme le plus classique et
le plus connu. Chaque individu est responsable de tous ceux qui sont placés au-dessous de lui dans
l’organisation.

Figure 1.2 Exemple d’une structure hiérarchique.

[Link] La structure fonctionnelle

La structure fonctionnelle organise l'entreprise par fonctions. Elle est aussi appelée structure en U
(Unitary), c’est une structure organisationnel classiques qui est la plus répandue pour les entreprises
mono-activité de taille moyenne. Il existe une spécialisation de chaque responsable selon son type de
compétences. Ainsi, chaque chef de service exerce une autorité sur ses subordonnés, dans la limite
de sa fonction propre. Exemple d'une structure fonctionnelle

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Figure 1.3 Exemple d’une structure fonctionnelle.

[Link] La structure divisionnelle (structure en M (pour Multidivisionnelle))

La structure divisionnelle est un modèle d’organisation adopté par les entreprises œuvrant dans
plusieurs domaines d’activité et sur des marchés multiples (locaux et étrangers). Elle découpe
l’entreprise en unités homogènes distinctes et autonomes, avec ses propres activités, son
organigramme, ses ressources et sa propre structure fonctionnelle.

Figure 1.4 Exemple1 d’une structure divisionnelle.

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Figure 1.5 Exemple2 d’une structure divisionnelle.

[Link] La structure « Staff and line » ou « hiérarchico-fonctionnelle »

Elles consistent en une fusion entre les structures hiérarchiques et celles fonctionnelles, afin d’en
optimiser le mode organisationnel et le fonctionnement et d’en minimiser les inconvénients. La line,
système fonctionnel et hiérarchisé sur un modèle pyramidal, et le staff, état-major sous l’autorité d’un
chef, qui conseille les cadres du line, supervise et coordonne leur activité et leur impose les décisions
stratégiques.

Figure 1.6 Exemple1 Structure hiérarchico-fonctionnelle

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Figure 1.7 Exemple2 Structure hiérarchico-fonctionnelle.

[Link] La structure matricielle (ou par projet)

La structure matricielle organise les activités de l’entreprise par croisement de spécialisations. Elle
permet à certains managers de combiner deux types de responsabilités au sein de l’organisation : une
responsabilité opérationnelle (exemple : un produit) et une responsabilité fonctionnelle ou
géographique (exemple : un pays). Il existe d’autres combinaisons possibles comme celles-ci :
Fonction & Produit, Technologie & Produit, Fonction & Projet…
C’est une structure propre aux grandes entreprises qui sont caractérisées par :

• Des lignes de produits variées,

• Des projets longs et complexes,
• Un environnement de travail en évolution rapide.

Figure 1.8 Exemple Structure matricielle

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3. APPROCHE SYSTEMIQUE DES ORGANISATIONS

3.1 Définition générale
Une entreprise est constituée de trois sous-systèmes qui opèrent en vue de satisfaire un
ensemble d'objectifs :
❖ Le Système de Décision ou pilotage (SD)
❖ Le Système d'Information (SI)
❖ Le Système Opérationnel (SO)
3.2 Système de Décision
3.2.1 Définition : Le système de décision est l'ensemble des processus par lesquels l'information
est convertie en action. La prise de décision inclut globalement trois actions :
• Découverte de la nécessité d'une prise de décision
• Recherche des diverses directions qui s'offrent
• Choix d'une de ces directions pour l'action.
3.2.2 Classification des Décisions
Il existe deux manières de classifier les décisions : par niveaux ou par méthode. Mais toute prise
de décision suppose l'existence d'une relation d'autorité.
[Link] Classification par Niveau
Elle suppose l'existence d'une relation d'autorité. Lorsqu'une ligne de conduite est arrêtée, une ou
plusieurs personnes sont supposées devoir la suive. Un graphe arborescent peut représenter la forme
canonique des relations d'autorité. On peut aussi représenter cette forme sous l'aspect d'une
pyramide.
i) 1er niveau : les finalités, les objectifs à long terme (10 ans)
• Ils constituent la raison d'être de l'organisation
• Ils ne sont pas directement opératoires
Exemple : rester à la pointe de la technologie, éliminer l’analphabétisme, suppression du
chômage construction de micro-ordinateurs
ii) 2eme niveau : les buts les objectifs à moyen terme (5ans)
Ils concrétisent les finalités sous forme de composants opératoires souvent qualitatives.
Exemple : développer la recherche et les internationaux, Garantir la scolarisation, Création
d'emploi, Montage.
iii) 3eme niveau : les objectifs à court terme (1 an)
Ils précisent les buts par des critères quantitatifs
Exemple : Augmenter le budget alloué à la recherche, Augmenter les écoles, Augmenter les

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Investissements. L'atteinte de ces objectifs nécessite un contrôle de l'activité opérationnelle. Dès

qu'il y a perturbation de son environnement, elle doit le réajuster pour ne pas s'écarter de la ligne
directrice tracée par les objectifs.
[Link] Classification par méthode
Les décisions sont classées selon la nature des processus mis en œuvre pour déclencher l'action.
Deux grandes classes de décisions existent :
▪ Décisions non programmables
▪ Décisions programmables
i) Décisions Non Programmables
Dans ce cas, le processus d'identification et de résolution du problème ne sont pas automatique et
font appel à l'intelligence et à l'institution d'où la difficulté de la prise de décision. Une décision non
programmable peut être structurée ou non structurée.
• Une décision est dite structurée s'il est possible de représenter le phénomène par une
décomposition de sous phénomènes connus. Par exemple, la recherche opérationnelle est une
discipline qui cherche à modéliser mathématiquement certains problèmes difficiles à résoudre.
• Une décision est non structurée si les critères à prendre en considération sont multiples et
découragent toute formalisation du problème. Par exemple, « comment choisir un responsable ?»,
« Lancer un nouveau produit ? ».
ii) Décisions Programmables
Ce sont des décisions de routine généralement répétitives. On dispose pour ces décisions de
procédures et de règles bien définies et formalisées. Les prises de ce type de décisions sont
automatiques. Elles ne font pas appel à l'intelligence ou à la réflexion du décideur. Il est possible
d'appliquer un processus algorithmique pour la décision :
 soit sur un ensemble d'informations réelles et disponibles.
 soit sur un modèle représentatif du phénomène considéré (en recherche opérationnelle : modèle
de gestion de stock par exemple).
3.2.3 Les Tables de décisions
« La table de décision est un outil qui permet de présenter de façon concise les règles de logique à
utiliser pour décider des actions à exécuter en tenant compte des conditions et de la logique de
décision d'un problème considéré ». Cet outil se présente sous la forme d'un tableau :
Les cases situées en regard des conditions sont remplies avec des oui ou non (vraie –faux).
 Les cases situées en regard des actions contiennent des croix.
 Une colonne représente une règle algorithmique de la forme « si condition alors actions ».
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Exemple Les règles :

R1 : si temps dégage et si programme TV est intéressant alors sortir en promenade
R4 : si temps non dégagé et si le programme TV est intéressant alors regarder la télévision.
Table 1.1 Exemple d’une table de décision

Procédé de construction d'une table de décision

1. Faire l'inventaire de toutes les conditions intervenant dans le problème à traduire.
2. Classer les conditions suivant l'ordre logique si possible suivant lequel elles devaient être
considérées.
3. Faire l'inventaire de toutes les actions du problème à traduire
4. Les classer si possible.

4. SYSTEME D'INFORMATION
4.1 Notion de Système
Le terme système est utilisé dans plusieurs disciplines (social, d'éducation, industriel, engineering,
etc.). Plusieurs définitions existent pour définir un système. Cependant, tous les systèmes possèdent
des propriétés communes.
Définition1
Une collection organisée de personnes, de machines, de procédures, de documents, de données et
d'autres entités interagissant entre elles et avec l'environnement pour atteindre des buts prédéfinis.
Définition2
Ils englobent des éléments, des environnements, des interactions entre les éléments et avec
l'environnement, et en plus, ils ont des buts à atteindre.
4.2 l'Entreprise vue en tant que système
Les circuits d'information et les cycles d'information au niveau d'une organisation permet de la
considérer comme un système complexe formé de trois sous-systèmes :
▪ Le système de décision (ou de pilotage)
▪ Le système d‘information.
▪ Le système opérant
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Chaque système apporte des services à l’autre voir figure 1.9

Figure 1.9 Les 3 sous-systèmes de l'entreprise

4.3 Le système de pilotage (ou de décision) (SP) se préoccupe de :
▪ Exploite les informations qui circulent
▪ Organise le fonctionnement du système
▪ Décide des actions à conduire sur le système opérant
▪ Raisonne en fonction des objectifs et des politiques de l’entreprise.
SI : Le personnel qui est chargé de recevoir des informations et de les traiter.
4.4 Le système opérant (SO)
▪ Reçoit les informations émises par le système de pilotage
▪ Se charge de réaliser les tâches qui lui sont confiées
▪ Génère à son tour des informations en direction du système de pilotage (qui peut ainsi
contrôler les écarts et agir en conséquence).
▪ Il englobe toutes les fonctions liées à l’activité propre de l’entreprise (facturer les clients,
régler les salaires, gérer les stocks, …).

4.5 Le système d'information (SI)

4.5.1 Les grandes fonctions du SI d'une organisation sont:
▪ Générer les informations représentant l'activité du système opérant au sein de son
environnement (les informations primaires)

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▪ Recevoir des informations de l’intérieur ou de l’extérieur de l’organisation de les traiter

puis de les retransmettre vers l’intérieur ou l’extérieur.
▪ Mémoriser des informations (Pour comparer, prévoir, …).
▪ Diffuser l’information.
▪ Assurer l'accès à la mémoire et la communication des informations.
▪ Réaliser tous les traitements nécessaires au fonctionnement du système.
Exemple : Département d’informatique
SO : Les enseignants et tout ce qu’ils utilisent, SP : Le directeur des études
4.5.2 Missions du SI
Le SI a pour mission essentielle de construire, mémoriser une représentation de l'activité du système
opérant au sein de l'environnement afin de la mettre à la disposition des acteurs du système de décision
pour qu'ils puissent piloter, coordonner et finaliser le comportement du système opérant. Le couplage
du système de décision avec le système opérant s'effectue essentiellement grâce à l'accès à la mémoire
des représentations de l'activité.
5. ASPECTS FONCTIONNELS
Un système d'information s'inscrit dans un environnement présentant deux pôles:
• Le 1er pôle est l'environnement externe.
• Le 2ème pôle est l'environnement interne.
La fonction essentielle d'un SI est d'assurer une liaison dynamique des systèmes de décision et
d'opération. Voir Figure 1.10

Figure 1.10 Illustration d'assurassions d’une liaison dynamique des SP et SO par SI.
a) Le SI perçoit et stocke les informations provenant du SOP ou de l'extérieur. Ces informations
sont des données élémentaires à usage multiple générées par des événements internes ou externes.

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