8.
Mettez en place un accompagnement de proximité
Afin de faciliter son intégration et ne pas le laisser seul avec ses questions,
organisez un véritable accompagnement de proximité pour votre nouveau
salarié.
Pour ce faire, affectez-lui un autre employé de votre entreprise qui le
guidera pendant les premiers jours, voire les premières semaines de sa
prise de fonctions. Il peut s’agir d’un tuteur, d’un mentor, d’un parrain, d’un
profil senior ou encore d’un responsable hiérarchique. Choisissez la
personne la mieux placée et la plus disponible pour aider votre nouvel
employé à s’intégrer.
Vous pouvez désigner également un responsable du suivi de
l’intégration de vos nouveaux employés. Ce collaborateur pourra vous
faire part des questions et des difficultés rencontrées par les nouveaux
arrivants, soit des informations très précieuses pour améliorer votre
processus d’onboarding.
9. Prévoyez des moments de cohésion d’équipe
Le succès de l’intégration repose en grande partie sur la qualité des liens
tissés avec les collègues. Dans une organisation classique, les
collaborateurs nouent des relations lors des moments informels, comme les
pauses déjeuner ou les pauses café. Ce sont les éléments « vivants » qui
fondent la culture d’entreprise.
Comment créer alors une cohésion d’équipe lors de la phase
d’onboarding ?
Organisez des événements conviviaux à distance, comme les
cafés virtuels, les apérovisio, les déjeuners, les quizz et les jeux pour
aider vos collaborateurs à créer des liens de manière informelle.
Pensez à ritualiser ces moments et les organiser de manière
récurrente.
Planifiez des sessions de team building virtuelles pour renforcer
des liens dans l’équipe et pour faciliter l’intégration de nouveaux
membres. Un mini-séminaire dématérialisé, un escape game, des
séances des jeux, de créativité et de sport — trouvez un format
ludique pour aider vos salariés à mieux se connaître !
Créez une journée d’intégration virtuelle : si vous accueillez
régulièrement de nouveaux collaborateurs, vous pouvez organiser une
journée dédiée pour les accueillir en cohorte. Cela permettra aux
nouveaux de créer des liens avec des collègues d’autres
départements ou sites.
10. Récoltez les avis sur votre procédure d’onboarding
Recueillir les avis de vos nouveaux employés peut s’avérer très précieux.
En effet, les processus d’onboarding ne sont pas gravés dans le marbre.
Demander à vos nouvelles recrues peut vous aider à améliorer l’intégration
de manière globale. C’est également une preuve de considération envers le
nouvel arrivant.
Ainsi vous pouvez :
Concevoir un sondage pour évaluer l’intégration : quels sont ses
points forts et les points à améliorer ? Quels étaient les moments forts
lors de son arrivée dans l’entreprise ? Quelles étaient ses difficultés
rencontrées ? C’est une très bonne occasion pour clarifier les
incompréhensions éventuelles et améliorer votre process.
Demander un rapport d’étonnement ou une note d’observation
critique : il s’agit d’un exercice plus qualitatif qu’un sondage et qu’on
demande au nouveau salarié. Cela lui permet de décrire tout ce qui l’a
étonné dans les premières semaines de son intégration. Ce document
permet de repérer d’éventuels dysfonctionnements et de récolter des
propositions d’amélioration.
Vous l’aurez compris : la vidéo sera votre véritable alliée pour rendre votre
processus d’onboarding fluide et en faire une expérience mémorable pour
l’intégration de nouveaux collaborateurs.
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Voici les points essentiels à retenir :
Un onboarding réussi est soigneusement préparé en amont :
créez des procédures simples et les étapes clés à suivre pour vos
nouveaux salariés, mais aussi pour tous les départements de
l’entreprise impliqués.
Veillez à établir une communication fluide entre vos nouvelles
recrues, leurs collègues, les managers, mais aussi d’autres services
de l’entreprise.
Intégrez la vidéo à chaque étape de processus d’intégration : elle
vous aidera à dématérialiser et à rendre ludiques la plupart des
supports internes, comme les formations, les tutoriels, les
présentations de l’entreprise ou des salariés.
Et si vous cherchez un outil pour faciliter la conception de vos vidéos de
communication interne et pour enrichir votre processus
d’onboarding, testez PlayPlay. Cet outil collaboratif, le plus simple du
marché, vous aidera à créer des vidéos de qualité professionnelle sans
compétences techniques et sans passer des heures au montag