10 bonnes pratiques pour réussir votre onboarding à
distance
Vous l’aurez compris : une intégration à distance est une opération délicate. Quelles
sont les meilleures pratiques pour accueillir vos nouveaux salariés sans friction ?
1. Impliquez vos collaborateurs dans la conception du programme
d’intégration
Une procédure d’onboarding réussie commence par sa conception. Souvent initié et
géré par le service RH, le parcours d’intégration concerne néanmoins d’autres
services, comme le service informatique, le service financier, le service
communication ou encore l’intendance.
Pour construire un plan d’intégration réellement adapté à la vie de votre entreprise,
associez les collaborateurs des différents services :
Commencez par un brainstorming et listez tous les problèmes
possibles que peuvent rencontrer vos nouveaux salariés.
Identifiez tous les points de contact de vos nouvelles recrues avec
les différents services de l’entreprise : qui peut-il solliciter pour chaque
problème ou question ?
Cartographiez les étapes-clés du parcours de vos nouveaux
embauchés. Matérialisez-les sous forme d’une infographie ou d’un
schéma qui sera remis au nouveau collaborateur et à tous les services
concernés.
Dressez une checklist des étapes à respecter à destination des
managers et des départements impliqués pour bien intégrer le
nouveau salarié.
2. Anticipez la prise de poste
La prise de poste rime souvent avec une série de démarches et d’informations à
assimiler par les nouvelles recrues. S’ils sont indispensables au bon déroulé de son
intégration, ils sont souvent très chronophages et peuvent être anticipés pour
soulager son planning le jour J :
Faites signer à votre nouvelle recrue les documents
administratifs obligatoires avant sa date d’embauche, comme le
contrat de travail, le règlement intérieur, la clause de confidentialité, la
charte informatique, etc. qu’il pourra signer électroniquement.
Envoyez à votre nouveau collaborateur son planning
d’intégration détaillé pour qu’il sache ce qui l’attend dans les
premières semaines de son intégration, étape par étape.
Présentez-lui l’entreprise : c’est le moment idéal pour l’aider à se
familiariser avec son nouvel environnement de travail à l’aide d’un
format immersif, comme la vidéo ! Pensez aux formats comme la vidéo
d’entreprise qui reflète vos valeurs, votre projet, votre vision, vos
engagements RSE ou encore la vidéo interview de votre dirigeant et
de vos collaborateurs.
3. Mettez à la disposition de nouveaux collaborateurs toutes les
informations utiles
Dès le premier jour de son intégration, votre nouvelle recrue aura besoin d’accès aux
informations essentielles sur le fonctionnement de son entreprise. Pour éviter de
perdre du temps et pour éviter les frustrations :
Centralisez un maximum d’informations utiles dans un seul
endroit, comme l’intranet de l’entreprise, une plateforme digitale, votre
logiciel interne ou encore votre SIRH.
Construisez une boîte à outils dématérialisée qui contiendra le
livret d’accueil, l’organigramme de l’entreprise, l’annuaire de différents
services, les procédures internes, les notes de service, les tutoriels,
etc.
Rendez vos supports ludiques grâce à la vidéo : pour rendre les
informations ludiques et faciles à comprendre, pensez aux supports
comme les vidéos de formation, les tutoriels, les infographies animées,
les webinaires, les podcast ou les vidéocast d’entreprise, etc.
4. Anticipez les défis techniques
La technologie est votre plus grande alliée pour réussir votre onboarding à distance.
Toutefois, elle n’est pas infaillible : pour éviter toute perte de temps inutile, anticipez
les difficultés techniques qui peuvent se produire à la prise de son nouveau poste :
Livrez à votre nouvel employé le matériel nécessaire déjà
paramétré, comme un ordinateur portable avec les logiciels
nécessaires déjà installés, le smartphone avec les applications
mobiles préinstallées et un répertoire rempli, etc.
Mettez à sa disposition des informations claires sur tous les
outils et logiciels qu’il sera appelé à utiliser. Pensez aux
renseignements incontournables, comme les informations de
connexion, les démarches en cas de problème et le contact du support
informatique.
Réalisez des tutoriels vidéo qui lui permettront de prendre facilement
en main le matériel et les logiciels maison et qui l’aideront à être
autonome rapidement.
5. Rendez la communication fluide
Une bonne communication pendant la période d’intégration est une condition
indispensable d’un onboarding réussi. Lorsqu’elle est fluide et bien organisée, elle
aidera vos nouveaux recrutés à trouver leurs repères pour naviguer dans un nouvel
environnement.
Pour ce faire :
Prévoyez une séquence email automatisée qui accompagnera votre
calendrier d’intégration : organisez la diffusion des informations dans
le temps, de manière à distiller toutes les informations à un bon
rythme, sans surcharger votre nouvelle recrue.
Organisez des échanges réguliers avec son responsable
hiérarchique et les membres de son équipe : lors d’un onboarding à
distance, votre nouveau salarié n’a pas l’occasion de croiser ses
collègues de manière informelle. Pensez à prévoir des temps
d’échange en visio réguliers et sur les sujets spécifiques. Adoptez le
bon ratio entre communication synchrone et asynchrone : si les
réunions en visio permettent de garder le lien à distance, elles sont
également épuisantes pour les salariés. Trouvez un équilibre entre les
échanges vidéo en direct et la communication asynchrone.
Anticipez les questions : identifiez clairement les interlocuteurs de
votre nouveau salarié en fonction des problématiques qu’il peut
rencontrer pendant la période d’intégration dans l’entreprise.
6. Faites des présentations avec l’équipe