Notice de Gardian 4.
Généralités
Le principe
Gardian est un logiciel destiné à élaborer les listes de gardes en milieu médical, mais aussi
n'importe quel planning de présences pour toute autre utilisation. Sur une période donnée, Gardian
attribue les dates aux équipiers en essayant de trouver la meilleure solution possible en fonction des
préférences de chacun et des règles d'attribution que vous [Link] conserve ensuite le résultat de ses
calculs lorsque vous arrivez à un résultat satisfaisant. Il tient ensuite compte des antériorités.
Notion de plan de gardes
Un plan de gardes est un ensemble de données cohérent qui permet de réaliser vos tableaux
de gardes. On peut créer autant de plan qu'on veut (menu Fichier).Un plan contient:
- la définition de l'équipe: liste des médecins, préférences de chacun, dates de vacances,
participation à telle ou telle liste de gardes...
- la définition de plages horaires correspondant à telle ou telle liste
- la définition de chacune des listes de gardes à pourvoir, les rapports qu'elles établissent
entre elles, leurs plages horaires
- le tableau consolidé : ce sont les listes déjà réalisées, ainsi que les dates fixées à l'avance
dans les listes à faire
- les options retenues pour l'attribution
Toutes ces données sont enregistrées en temps réel quand vous les modifiez, aucune
sauvegarde n'est nécessaire.
Les fenêtres
Gardian comporte une seule fenêtre principale munie de six onglets. :
- L’onglet équipe sert à manipuler le fichier équipe : nom des équipiers, préférences
personnelles, dates de vacances, etc
- L’onglet tableau sert à manipuler le fichier tableau qui contient toutes les données
temporelles ainsi que la configuration du tableau de garde. Il affiche le tableau consolidé.
- L’onglet optimiser est d’usage facultatif. Il donne une projection du nombre de garde total
que pourrait obtenir chaque équipier en fonction des données entrer dans les deux premiers onglets
- L'onglet options contient comme son nom l'indique toutes les options d'attribution
- L'onglet attribution sert à la fabrication des différentes listes du tableau et à les transférer
dans le tableau consolidé
- L'onglet rapport affiche des informations de synthèse.
Le contenu de ces différents éléments sera détaillé plus loin.
Préférences générales
Il est souhaitable de paramétrer certaines données avant la première utilisation en fonction
de l’usage que vous comptez faire de Gardian. En effet, l’interface se comporte de façon
sensiblement différente selon ces préférences. La fenêtre de préférences générales est accessible
par un bouton en haut de l’application, ou depuis le menu "Edition" sous Windows. Sous MacOSX,
on le trouve comme pour n’importe quel logiciel dans le menu de l’application, à savoir le menu
Gardian.
L'option d'usage influe uniquement sur les mots utilisés par Gardian. En usage médical,
médecin et garde, en usage général, équipier et date.
Le format d'enregistrement des listes détermine avec quelle application le fichier résultat
s'ouvrira par défaut (Excel ou Word). En fait, le contenu du fichier est toujours un fichier texte
standard.
L'option "Marquer automatiquement les jours fériés" force le marquage en férié des fériés
fixes et mobiles en vigueur en France (Pâques, Ascension, etc...). Il peut être utile de le décocher
dans d'autres pays francophones.
L'option "Week-end musulman" permet de déplacer les WE aux jeudis et vendredis. Ce sont
alors les vendredis qui sont cumulés avec les jours fériés, et non plus les dimanches. Une icône
(croissant) signale ce fait sur l'interface.
L'option "sonoriser" ajoute un bruitage à certaines actions. Sous Windows, la sonorisation
nécessite certains composants DirectX pour fonctionner.
L’avant dernière option concerne l’affichage des résultats de l’attribution. Lorsque la case
est cochée, celui-ci se fait au fur et à mesure. Décocher la case réalise l’affichage en une fois à la
fin, ce qui raccourcit (modérément) l’attribution.
La dernière option est utile lorsqu’on veut localiser le dossier « Données Gardian » ailleurs
que dans « Mes documents » (emplacement par défaut ». Par exemple pour le placer dans une
Dropbox, ou sur une clef USB.
Lorsque cette case est cochée, Gardian vous demande au démarrage de localiser ce dossier.
Cet emplacement est mémorisé. Vous pouvez donc décocher la case ensuite.
Comment ça marche
Gardian fonctionne selon un système de calcul de probabilités. Il attribue en premier les
dates qui ont le moins de chances d'être pourvues, et recalcule les probabilités chaque fois qu'il a
attribué une date.
Quand il y a des situations équiprobables (ce qui est fréquent dans la plupart des cas),
Gardian recours à des tirages au sort. Il y a donc un très grand nombre de solutions dans chaque
situation. C'est pourquoi il peut être utile de retenter l'attribution en cas d'"impasse" lors d'un essai.
Fichier d'options
Le fichier de préférences s'appelle [Link] en version Windows, et se trouve dans le
répertoire du même nom.
En version Mac, il s'appelle Options Gardian 4, et se trouve dans le dossier Préférences du
dossier système (fichier invisible).
Récupérer la base de données Gardian 4.4
Avec cette nouvelle version, Gardian installera l'application dans votre répertoire Program
Files, et créera un répertoire "Données Gardian" dans votre répertoire "Mes documents". Ce dernier
répertoire contient désormais votre base de données (nommée [Link]).
Jusqu'à la version 4.4 votre base de données était située à côté de l'application dans
Program Files. Ceci posait parfois des problèmes sous Vista et Seven. Votre ancienne base s'y
trouve toujours après l'installation de la version 4.5, mais ne peut plus fonctionner à cet endroit.
Au premier lancement, Gardian devrait lancer un assistant pour aller récupérer votre
ancienne base de données et la placer au bon endroit. Cet assistant fonctionnera dans la plupart des
cas, sauf si vous aviez installé Gardian ailleurs que dans Program Files.
Dans ce cas, recherchez [Link], copiez le et allez le coller dans le nouveau
répertoire "Données Gardian", à la place du fichier exemple du même nom.
Notez bien que l'assistant de déplacement copie votre ancienne base mais la laisse intacte.
Enregistrer le numéro de série
L'enregistrement du numéro de série se fait dans la fenêtre "A propos de Gardian », dans le
champ en haut à droite.
On y accède en cliquant sur le bouton « I » en haut de la fenêtre principale.
Si ce champ n’apparait pas c’est que Gardian est déjà enregistré. C’est le cas après une mise
à jour.
La fonction est d'exportation des listes est désactivée tant que Gardian n'est pas enregistré.
Le numéro de série peut-être obtenu gratuitement en m'adressant un mail, où vous m'indiquerez vos
remarques et suggestions à l’adresse suivante :.gardian@[Link]. Vous pouvez aussi visiter
le site de Gardian à partir de cette fenêtre.
Mises à jour
Le menu aide comporte une commande pour vérifier les mises à jour au démarrage. Ceci
suppose que vous soyez connecté à internet. On peut faire une vérification immédiate en réactivant
cette commande après désactivation.
Onglet équipe
Gestion des plans de gardes
Avant de créer votre équipe ou définir vos listes, vos horaires, il faut créer un plan de gardes
qui contiendra toutes vos données.
Vous pouvez utiliser le "Plan sans titre" existant par défaut et démarrer directement.
Vous pouvez créer autant de plans que vous le souhaitez, parfaitement indépendants.
Pour choisir un plan, rendez vous dans le menu Fichier -> Ouvrir plan
Pour créer un plan, le renommer ou le détruire, utilisez la commande "Gestion des plans de
gardes" du menu fichier.
Constituer l'équipe
L'équipe est affichée au centre de la partie haute. A la première utilisation, on doit entrer les
noms des équipiers à l'aide du bouton "Ajouter...". On les supprime et on modifie leur nom à l'aide
des deux boutons situés [Link] suppression d'un équipier n'est qu'apparente, il reste à jamais
dans la base (par exemple pour permettre de réafficher son nom dans d'anciennes listes). On peut à
tout moment remettre un médecin effacé dans l'équipe à l'aide du bouton Réintégrer
Définir les horaires
Il est souhaitable de procéder d’emblée à la définition des plages horaires. Utilisez pour cela
le bouton Horaires
Deux situations sont à distinguer :- si vous utilisez Gardian pour assurer la permanence sur
une plage horaire unique pour tous les postes à pourvoir, (typiquement, par exemple, les gardes de
nuit), vous aurez besoin d’afficher un horaire unique dans l’interface. Par défaut «Horaire 1 » est
défini. Vous pouvez le renommer pour lui donnez un nom plus explicite (nuit, journée, etc...)- si
vous utilisez Gardian pour assurer la permanence sur différentes plages horaires dans la journée,
vous devez définir autant d’horaires qu'il existe de plages différentes à pourvoir. Par exemple matin,
après midi, nuit ou encore jour, nuit. Ce deuxième cas correspondra dans la définition du tableau à
une organisation des listes en « vacations séquentielles ». La liste des horaires que vous aurez
définie est utilisée à la fois dans l'onglet équipe (paramétrage des disponibilités de chaque équipier
selon chaque horaire) et dans l'onglet tableau (un horaire est attribué à chaque liste.)
Absences
La fenêtre d'absences est accessible à partir du bouton du même nom. La partie gauche
affiche la liste des équipiers; la partie droite, le calendrier correspondant à la période de travail du
tableau en cours.
Au-dessus de ce calendrier se trouve un menu déroulant permettant de définir à quelle(s)
plage(s) horaire s’appliquent les absences. Lorsque « tous horaires » est sélectionné, les dates
cochées correspondent à des absences vraies.
Lorsqu’une plage horaire est sélectionnée, l’équipier n’est indisponible que pour cette plage
horaire. En pratique, sélectionnez l'équipier concerné. Sélectionnez ensuite ses dates d'absence dans
le tableau, soit en cochant/décochant les dates concernées, soit en balayant une période à la souris.
Lorsque des absences sont programmées pour un équipier, une flèche bleue s’affiche face au
bouton absences lorsqu’on le sélectionne.
Disponibilités
La partie basse de l'onglet équipe affiche les préférences individuelles de l'équipier
sélectionné dans la liste. Les carrés de couleur servent à sélectionner les souhaits de l'équipier pour
le jour de la semaine ou le type de jour indiqué, et ceci pour chaque plage horaire définie. Il y a
autant de lignes de carrés de couleur que de plages horaires définies. En cliquant sur le carré, on fait
défiler les options suivantes :
- Vert: oui, disponible;
- Orange: possible mais non souhaitable. L'influence de cette limitation est plus ou moins
forte suivant le réglage qui se trouve dans la fenêtre d'options;
- Rouge: impossible (les jours marqués en rouge ne sont jamais attribués sauf dans l'option
"Répartition totalement équitable", Cf.);
- Vert marqué : possible et plus particulièrement souhaité. Sert à marquer une préférence. Si
l'équipier veut une ou des dates précises, il vaut alors mieux les fixer dans l'onglet tableau.
On peut également sélectionner ces couleurs en utilisant un menu contextuel (bouton droit
de la souris).
Nombre de gardes
Les menus déroulants et les petites flèches permettent de déterminer la fréquence souhaitée
des gardes. On peut également entrer le nombre souhaité directement. La fréquence idéale définit le
nombre de gardes souhaité au mieux par l'équipier sélectionné. Ce souhait sera plus ou moins
rigoureusement respecté suivant le type d'attribution et les options choisies.
On peut également définir un nombre absolu de gardes sur la période de travail en
sélectionnant dans le menu déroulant l'option "sur la période ». Si vous préférez cette solution, vous
pouvez aussi entrer ce chiffre dans l’onglet « optimiser » de façon plus simple.
La fréquence maximale définit le nombre total de dates que Gardian ne dépassera pas pour
l'équipier sélectionné.
La fréquence maximale des dimanches et jours fériés indique également un plafond qui ne
sera pas dépassé.
Même chose pour la fréquence des dates "multiples", c'est-à-dire des attributions de
plusieurs jours consécutifs (dates "liées" dans le tableau). Attention le nombre affiché correspond
au nombre de groupes de dates (3 jours consécutifs comptent pour une seule date multiple)
Participation aux listes
Le tableau figurant en bas à droite permet de déterminer à quelles listes l'équipier participe
ou non. Par défaut, il participe à toutes les listes. On choisit à quelles listes l'équipier ne participe
pas à l'aide du bouton Choisir
Incompatibilités
Le bouton incompatibilité ouvre une fenêtre qui permet de définir quels équipiers ne
pourront pas être simultanément de garde sur le même horaire le même jour, voir sur tous les
horaires dans la même journée avec le bouton ad hoc.
Deux applications en exemple :Eviter que des conjoints soient de garde le même soir;
Eviter que les deux lignes de gardes soient assurées par deux internes (au lieu d'un interne et
un senior…).
Lorsque des incompatibilités sont programmées pour un équipier, une flèche bleue s’affiche
face au bouton incompatibilités lorsqu’on le sélectionne.
Onglet tableau
Cette zone permet de paramétrer des informations de nature temporelle concernant la
période sur laquelle vous souhaitez établir une liste : jours fériés, dates liées, dates fixées, exclues,
absences d'équipier, ainsi que la configuration de votre tableau de garde (la définition des
différentes listes et leurs paramètres). Vous y indiquerez aussi comment les dates doivent se
succéder (les listes représentent-elles différents postes au même moment, ou un même poste à des
moments successifs, ou encore un mélange des deux).C'est en somme l'espace et l’ensemble des
contraintes dans lesquels vos listes vont s'inscrire.
Période de travail
On paramètre l'étendue temporelle du tableau dans la zone "Période de travail" située au
milieu de la partie gauche à l'aide du bouton modifier.
On peut indifféremment afficher une ancienne période de travail avec un tableau déjà rempli,
et obtenir des statistiques sur ces archives dans l'onglet rapport, ou afficher un tableau vide à
remplir pour y créer une nouvelle liste de gardes à venir.
Attention! Rien ne limite la durée affichée, mais plus celle-ci sera longue plus les exigences
en mémoire vive seront grandes et plus les temps de calcul seront longs.
Notion de tableau consolidé
Le calendrier affiché à droite est le calendrier dit "Consolidé" : il contient les dates de
gardes considérées comme certaines, soit sur des périodes passées où vous avez terminé les listes,
soit sur des listes à venir où certaines dates sont attribuées de manière certaine à tel ou tel équipier
avant de procéder à l’attribution.
Il peut aussi contenir des dates fixées par Gardian que vous avez consolidé toutes ou partie
depuis l’onglet attribution.
Evidemment toutes les dates remplies avant l’attribution seront simplement recopiées lors
de l’attribution. Pour procéder à une nouvelle attribution, il faut donc vider le tableau consolidé.
Le tableau consolidé est donc la version définitive. Le tableau réalisé dans la zone
d'attribution est le résultat d'un essai. Il est volatile tant qu'il n'a pas été consolidé.
Vous pouvez voir votre tableau en entier en cliquant sur le bouton en haut à droite, ou
imprimer le tout à l'aide du deuxième bouton.
On modifie directement le tableau consolidé avec le bouton droit de la souris, qui permet
entre d'autre d'en effacer des parties.
Les listes
La zone "Listes" permet d'ajouter des listes à votre tableau de gardes. On peut les supprimer
ou les renommer à l'aide du bouton correspondant. Vous pouvez modifier leur ordre en les faisant
glisser dans la liste.
Le nombre de listes est illimité, mais il faut savoir que les exigences en mémoire vive
deviennent très importantes quand le nombre de listes est grand. Le temps d’attribution risque
également d’être très long.
A partir du moment où vous définissez plusieurs listes, vous devez impérativement indiquer
selon quel schéma elles s’articulent :
- multiposte : les équipiers d'une même équipe sont répartis sur plusieurs postes au cours
d’une tranche horaire unique. Exemple : urgences 1, urgences 2, service porte, senior d’astreinte au
cours d’une même nuit de garde. Les listes de garde se déroulent de façon simultanée sur des postes
différents.
- séquentiel : dans ce cas, les listes désignent plusieurs moments successifs d'une même
journée. Exemple : matin, après-midi, nuit... Ces moments seront appelés dans ce manuel
«vacations ».
Ce schéma séquentiel est également à choisir dans une situation mixant multiposte et
séquentiel. Par exemple : 3 médecins le matin, 1 l’après midi et 2 la nuit.
En sélectionnant une de ces listes dans le tableau, on affiche :
-au-dessous, certains paramètres propres à la liste (voir « zone paramétrage des listes »),
-dans le calendrier à droite la liste telle qu’elle se présente avant attribution. C’est dans ce
calendrier qu’on définit les dates fixées à l’avance, les dates exclues, les dates liées.
Paramètres de délais
Le menu déroulant « Horaire » permet de choisir à quelle tranche horaire se réfère la liste
sélectionner. C’est l’information principale à fournir lors de la création de la liste dans un schéma
séquentiel.
Le temps de repos (en jours) après une garde est indiqué au-dessous. La façon dont ce temps
de repos est interprété diffère selon que vous l’appliquez à toutes les listes, ou seulement à la liste
que vous êtes en train de paramétrer
- si la case « Toutes listes » est cochée, le délai de repos indiqué après une garde s’applique
à l’ensemble des listes. Par exemple. Si le poste « Réa 1 » implique un repos de 1 jour, une
personne de garde comme Réa 1 ne pourra se voir attribuer de garde avant le surlendemain sur
l’ensemble des listes.
- si cette case est décochée, le délai de repos s’applique à la vacation considérée.
Par exemple, dans un schéma séquentiel à deux listes Jour/Nuit, si un délai de 2 jours est
défini pour la seule liste de garde de nuit, le même équipier ne pourra se voir attribuer de nouvelle
garde de nuit dans les deux jours qui suivent. Mais une garde de jour reste possible dès le
lendemain.
En général, on cherche à attribuer le délai de repos à toutes les listes, et cette option est
cochée par défaut. Par ailleurs, l’option visant à obtenir une bonne répartition temporelle est plus
efficace quand le délai de repos s’applique à toutes listes pour chacune des [Link] existe également
une option pour demander, de regrouper les gardes quand les délais sont fixés à zéro. Cette fonction
peut être pratique, par exemple, pour une astreinte téléphonique sans pénibilité afin de dégager de
plus longues plages sans astreintes.
Pour définir un délai de repos entre deux temps successifs au cours d’une même journée, il
faut utiliser le paramètre « Délai entre vacations » de la zone « options mode séquentiel » qui ne
s’active que pour le schéma séquentiel.
Par exemple, imaginons que vous avez trois listes : matin, après-midi, nuit. En fixant ce
délai à 1 vacation pour la liste de nuit, l’équipier de nuit ne pourra être de garde le lendemain matin,
mais il pourra éventuellement l’être le lendemain après-midi.
Si le délai entre deux vacations est fixé à zéro, Gardian peut attribuer deux vacations
successives à un même équipier (pas plus de deux par principe). Selon les options d’attribution,
Gardian essaiera plus ou moins de maximiser ces deux délais (fonction « Répartir
harmonieusement sur la période de travail »).
Listes incompatibles
En mode séquentiel, on peut cependant définir plusieurs listes sur le même horaire et
déterminer que ces listes seront incompatibles. C'est le cas quand chacune des plages horaires
nécessitent plusieurs équipiers.
Ce bouton affiche toutes les listes dans un tableau, précédées d’une case à cocher. En
cochant certaines listes, on peut ainsi déterminer qu’elles seront incompatibles entre elles.
Imaginons un tableau à 6 listes dans une situation mixant multiposte et séquentiel. Par
exemple : 3 médecins le matin, 1 l’après midi et 2 la nuit.
Pour s’assurer que les trois premières listes (du matin) correspondent bien à trois médecins
différents, vous devez paramétrer les trois premières listes comme s’excluant mutuellement. Vous
devez faire de même pour les deux dernières listes représentant les médecins de nuit.
Notez que vous pouvez parfois aboutir à un résultat sensiblement identique en jouant sur les
délais entre [Link], par exemple, vous souhaitez que les 3 médecins du matin puissent assurer
l’après-midi, mais en aucun cas la nuit suivante, vous pouvez exclure mutuellement les listes de
nuit et du matin.
Jours fixés ou exclus
En faisant un clic droit dans la 3ème colonne, on affiche un menu permettant d'imposer un
choix pour une ou des gardes données. Il affiche la liste des équipiers disponibles ce [Link] peut
également exclure cette date de l'attribution.
Jours liés
La deuxième colonne concerne les liaisons.
Un clic droit permet de lier plusieurs dates.
- soit de façon consécutive (date précédente, date suivante suivant le contexte). Les dates
seront marquées 1,2,3, etc…
- soit à une date située n'importe où ailleurs dans le tableau (date quelconque). Un aperçu
complet du tableau s'affiche. Il suffit de cliquer sur les dates à lier. Celles ci portent ensuite la lettre
"L" et une couleur identique et unique pour les dates liées entre elles.
On peut afficher toutes les liaisons d'une date par un clic gauche dans la colonne liaison. La
liste des liaison s'affiche à droite de la liste.
Liaisons et jours exclus réguliers
Le bouton liaison et jours exclus permet de fixer des régularités dans la liste. Il permet de
décider que les dates du We seront toujours liées. Il permet d'exclure systématiquement certains
jours de la semaine.
Visualiser et imprimer
On peut visualiser le tableau dans son ensemble à l'aide du bouton du même nom.
On peut également l'imprimer. La largeur des colonnes s'adapte automatiquement à leur
nombre.
Exporter le tableau
Le bouton "Enregistrer le tableau" permet d'enregistrer au format texte le tableau consolidé.
celui-ci pourra ensuite être importé dans l'application de votre choix pour être mis en [Link]
peut choisir l'application qui ouvrira ce fichier par défaut dans les préférences (Excel ou Word)
Transférer le tableau
Le bouton "Transférer le tableau" ouvre un assistant qui permet de transférer les listes
consolidées dans la base d’Agenor.
La première fois il faudra localiser la base d’Agenor, puis préciser la correspondance entre
les listes et les équipiers. Ces opérations sont à faire une seule [Link] le transfert est
entièrement automatique.
Onglet Optimiser
Cet onglet est d’un usage optionnel : il permet d’avoir une vue d’ensemble du nombre de
gardes prévisibles pour chaque équipier en fonction de ce qui a été programmé dans l’onglet
équipe.
Mais il peut aussi permettre de rentrer globalement ces nombres de garde idéal et maximum
si vous trouvez cela plus pratique.
Une utilisation très concrète de cet onglet est de vous permettre d’attribuer un nombre de
garde équitable pour chacun, et régler à un minimal suffisant pour remplir le tableau. Ainsi, vous
obtiendrez une répartition équitable en nombre, mais respectant les préférences personnelles.
L’option « répartition équitable » égalise le nombre de gardes, et ne tient pas compte des
préférences personnelles (hormis les absences).
Visualiser
Le tableau indique globalement le nombre de garde prévu sur la période pour chaque
équipier, à partir des données de l’onglet équipe. Vous pouvez entrer dans ce tableau directement
des nombres de garde, qui seront reportés dans l’onglet équipe.
Les deux premières colonnes indiquent le nombre idéal, les deux suivantes le nombre
maximum.
La colonne de gauche est le nombre fixé, la colonne de droite est modifiable et correspond
au nouveau réglage.
La partie droite indique le nombre de dates à pourvoir dans votre tableau. Le champ
au-dessous indique le nombre maximum que vous avez programmé : s’il s’affiche en rouge, le
nombre programmé est globalement trop faible.
Un message en clair s’affiche.
Agir
Si le nombre de gardes programmé ne convient pas, vous pouvez modifier les valeurs,
équipier par équipier en éditant directement la case (double clic) où à l’aide du menu contextuel
(clic droit).
Vous pouvez ajouter ou retirer une garde à chacun avec le bouton +1 ou-1.
Le bouton égalise programmera un nombre égal pour chacun. C’est une fonction très
pratique, qui vous permettra d’obtenir un nombre de garde égal pour chacun (comme dans une
répartition équitable) mais en respectant les préférences personnelles (ce que ne fait pas la
répartition équitable).
Un cha mp indique le nombre obtenu après modifications. S’il vous convient, appuyer sur
« Enregistrer les, modifications ».
Onglet options
Règles d'attribution
Il existe deux grandes modes de répartition des dates :
Dans l’option « respecter les préférences personnelles » , Gardian applique les principes
suivants:
- ne jamais dépasser le nombre maximal de dates fixé pour chaque type de garde (partie
basse de l’onglet équipe). C'est une contrainte qui ne souffre aucune exception.
- s'efforcer de dépasser le moins possible le nombre "idéal" fixé, ce qui est à mettre en
balance avec les exigences d'équité (Cf. infra);
- s'efforcer de respecter les disponibilités pour chaque type de date : vert, vert marqué,
orange...
Gardian n'attribue jamais de date rouge, il évite autant que possible les dates orange. Il
attribue préférentiellement les dates « marquées » (vert avec une croix);
- Gardian respecte les absences et les dates fixées à l’[Link] cette option, vous pouvez
cependant demander de privilégier absolument l'équité pour certains jours de la semaine en cochant
les cases correspondantes. Pour ces dates, Gardian essaiera d'aboutir à un nombre total le plus égal
possible entre les équipiers, en sachant qu'il respecte toujours le nombre total maximal fixé par
l'équipier.
Si vous souhaitez obtenir un nombre égal de gardes pour chacun au final, utilisez l’onglet
optimiser. Vous pouvez ainsi obtenir une répartition équitable en nombre tout en respectant les
préférences personnelles.
Dans l'option répartition équitable, Gardian néglige toutes les préférences individuelles. Il
respecte alors uniquement les dates d'absences, les dates fixées et la participation ou non à telle ou
telle liste. En revanche les dates en rouge et les autres codes de couleur sont ignorés. C'est
typiquement l'option des listes de gardes d'internes. Dans cette configuration, certains équipiers
peuvent évidemment obtenir une date de plus que les autres au total. Gardian essaie alors de
compenser en attribuant un dimanche/férié de moins si possible.
Pondération dates oranges
La pondération des dates orange indique quel "poids" est accordé à la gène occasionnée
lorsqu'il attribue une date marquée en orange. Cette contrainte entre en concurrence avec d'autres
(rapprochement de deux dates, dépassement du nombre idéal...).
Equité
Le paramètre d'équité sert à demander à Gardian d'observer une plus grande équité, dans le
nombre de dates attribuées à chacun (dans le respect des maxima). Ceci appelle plusieurs
remarques :
- plus on demande d'équité, moins on laisse de marge de liberté à gardian pour trouver une
solution. Il risque alors, de ne pas utiliser à fond les maxima indiqués;
- en demandant moins d'équité on respecte mieux les préférences personnelles: dates orange,
nombre idéal, au risque d'aboutir à une liste plus déséquilibrée ;
- si on veut privilégier absolument l'équité tout en respectant certaines préférences
personnelles, il faut contrôler les exigences de vos équipiers en fixant une fourchette de nombres de
gardes très étroite. Il est alors conseillé d’utiliser la fonction « Planifier » de l’onglet tableau pour
fixer à l’avance le nombre maximal de gardes nécessaire pour une bonne péréquation.
Répartition
L'option " répartir harmonieusement sur la période de travail" apporte une contrainte
supplémentaire. Le résultat est que les équipiers prenant peu de gardes auront des intervalles entre
les gardes plus longs que ceux qui en prennent beaucoup, dans le but d'une bonne répartition
temporelle. Cette option comporte un réglage d’efficacité. Réglé au maximum, il peut aboutir à
faire échouer l'attribution dans des conditions limites, avec un grand nombre de dates non pourvues.
Dans ce cas, il faut rechercher un compromis par tâtonnement.
L'option " équilibrer le nombre de gardes dans chaque liste " vise à attribuer le même
nombre de gardes dans chaque liste pour chaque équipier. Cette contrainte comporte un réglage qui
permet de tolérer un égard dans le nombre de gardes dans chaque liste exprimé en pourcents. Zéro
pourcent donne un nombre égal dans chaque liste à une garde près, mais il s’agit d’une contrainte
lourde qui peut aboutir à un grand nombre de dates non pourvues.
L'option "interdire le travail deux WE successifs" fait ce qu'elle dit, et agit de même avec les
jours fériés. En pratique, si un équipier travaille le samedi ou le dimanche, il ne peut être de garde
le WE suivant, ni un jour férié dans la semaine qui suit. De même, s'il est de garde un jour férié, il
ne peut se voir attribuer le WE précédent ou suivant. Attention, si le nombre des équipiers est faible
et le nombre de listes important, on aboutit très rapidement à une impossibilité de finir les listes.
Cette impossibilité est alors souvent détectée au cours du test. Dans la mesure du possible, Gardian
essaie également de ne pas attribuer de WE les trois semaines avant ou après un WE travaillé.
L'option "favoriser les dates groupées quand le délai est nul" peut-être utile si les gardes ont
une pénibilité nulle (délai de repos à zéro). S'il s'agit par exemple d'une astreinte à domicile, on
peut souhaiter regrouper ces dates pour libérer des périodes de liberté. On obtient alors des dates en
série de quelques jours.
Optimisation
Lorsque Gardian ne trouve pas de solution complète (toutes les dates sont remplies), il peut
rechercher automatiquement une meilleure solution.
A priori, il n'est vraiment utile d'optimiser que si le nombre de dates manquantes est faible.
C'est l'objet du premier paramètre. Par exemple, vous pouvez décider d'optimiser s'il y a moins de 5
dates manquantes, pour essayer d'approcher 0. il est évident que s'il y a 50 dates manquantes,
l'optimisation ne pourra pas faire grand chose. Dans ce cas, ce sont d'autres options qu'il faut
modifier.
Pour optimiser, Gardian procède à un certain nombre d'essais, réglables. Tout dépend du
temps pris par chaque essai. Si votre liste est courte, vous pouvez faire plus d'essais.
Onglet attribution
Zone options
La zone "Options" affiche un rappel des principales options d'attribution. On accède à ces
options par l'onglet précédent.L’option principale concerne le type de répartition qui peut être :
- équitable : les préférences personnelles sont ignorées, en dehors des absences et de la
participation ou non à certaine liste, pour aboutir à un même nombre de gardes pour chacun
réparties sur les différents jours de la semaine.
- selon les préférences personnelles, les préférences du fichier équipe sont appliquées, avec
des sous-options paramétrables (Cf. chap. spécial)
Diagnostic
Le bouton "Tester", dans la zone "Diagnostic de faisabilité", sert à vérifier avant de
fabriquer la liste si les conditions minimales sont remplies pour effectuer une attribution,
c'est-à-dire s'il y a assez d'équipiers disponibles, s'il existe des dates où personne n'est disponible,
etc...
Attention! Ce test vérifie une à une chacune des contraintes imposées au tableau. Un test
positif n'implique pas à coup sûr qu'il existe une solution. En effet, l'ensemble des contraintes
combinées peut empêcher de trouver une solution, alors qu'aucune contrainte ne l'interdit à elle
seule. C'est la tentative d'attribution qui permet de trancher. Gardian peut vous avertir que telle ou
telle contrainte est "limite" pour permettre une attribution correcte.
L'attribution étant parfois longue, vous pouvez effectuer le test seul pour savoir si les
exigences de vos équipiers sont compatibles ou non avec la fabrication d'une liste.
Si le test détermine qu’il n’y a aucune personne disponible a priori pour certaines dates, il
vous sera proposé de marquer ces dates comme « dates impossibles « dans le tableau de garde.
Ces dates (signalées par un fond rouge) seront ignorées dans l’attribution.
Le test est toujours positif en cas d'attribution équitable, en dehors des jours où il n’existe
aucun équipier présent à certaines dates.
Attribution
Le bouton « Remplir tout, dans la zone "Attribution des gardes", lance la fabrication des
listes. Le test de faisabilité est effectué puis la liste est constituée. Celle-ci s'affichent d'un coup à la
fin du processus.
On peut interrompre l'attribution à l'aide du bouton "Stop".
Si tout s'est bien passé, les listes s'affichent à la fin du processus, matérialisé par une barre
de progression. Si le résultat n'est pas complet d'emblée, et si vous avez paramètré Gardian pour
faire une optimisation (Cf options) le processus peut avoir lieu plusieurs fois consécutives.
On peut aussi attribuer une liste seule. Cela peut permettre de privilégier la qualité d’une
liste sur les autres.
En cas d'échec
En cas d'échec de peu au premier tirage, Gardian essaie automatiquement d'optimiser le
résultat sans rien changer aux paramètres.
En cas d'échec confirmé, s'affiche une fenêtre offrant plusieurs options :
- afficher la liste incomplète. Le nombre de gardes non attribuées est indiqué en haut de la
fenêtre
- abandonner
- réessayer avec les mêmes paramètres : s'il ne manque que très peu de dates, cela peut-être
payant, car Gardian laisse une petite part à la randomisation dans l'attribution. Un conseil est
affiché sous le bouton.
- assouplir les paramètres d'attribution. Cette option agit sur des contraintes "mineures". en
choisissant cette option, vous donnez plus de liberté à Gardian, au risque d'une liste moins
harmonieuse : gardes plus mal réparties dans le temps (dans le respect des délais de repos), moins
équitable, autorise le travail deux WE successifs, moins équilibrée entre les listes... Cette option a
moins d'effet sur les répartitions équitables.
- diminuer le délai entre les gardes. A chaque utilisation de cette fonction, le délai de repos
pour chacune des listes est diminué d’un jour, avec cependant le respect d'un repos minimal de 1
jour si le délai de repos initialement prescrit était non nul, pour respecter le repos de sécurité.-
augmenter le nombre de gardes. Utilisable uniquement dans l'option "préférences personnelles",
cette option aboutit souvent à un succès en augmentant d’un jour les maxima pour chaque type de
garde et pour chaque équipier.
Pour chacune de ces options un conseil est fourni sous le bouton correspondant.
Consolider
La consolidation consiste à décider que le résultat est de l'attribution est correct
(l'ensemble ou seulement une partie) et de le faire passer dans le tableau consolidé qui constitue le
véritable tableau définitif.
Tant qu'il n'a pas été consolidé, votre résultat d'attribution est volatile, et il ne sera pas
conservé à l'extinction de Gardian (à moins de l'exporter sous forme de fichier texte).
Pour consolider l'ensemble du résultat d'attribution, il suffit de cliquer sur le bouton
consolider. Par définition, la consolidation ne remplace aucune des dates déjà fixées dans le tableau
consolidé, puisque celles ci sont reportées lors de l'attribution.
On peut aussi consolider seulement une liste, une ligne ou une date précise en utilisant le
bouton droit de la souris dans le tableau de résultat, ou le bouton du même nom.
Exporter et Imprimer
Les listes réalisées peuvent ensuite être exportées ou imprimées, à l'aide des boutons
correspondants.
Le fichier produit est un fichier texte Excel, mais il peut être ouvert par n'importe quel
tableur ou base de donnée. On peut également paramétrer Gardian dans les préférences pour
produire des fichiers Textes pour Word.
Attention! La fonction de sauvegarde est désactivée tant que Gardian n'est pas enregistré
(Cf.).
Onglet rapport
Un rapport synthétique de l'attribution et des statistiques sont fournis dans l'onglet
"Rapport ».
Le cadre en haut à gauche de la fenêtre récapitule les messages adressés par Gardian au
cours de l'attribution.
Le cadre en haut à droite indique quelles sont les dates attribuées à chaque équipier pour
chaque liste. Il n'est pas réactualisé automatiquement en cas de modifications après attribution
automatique. C'est l'objet du bouton "Actualiser ».
Le tableau situé dans la partie basse donne le nombre de garde obtenu par chaque équipier et
par type de dates et par listes.
Le petit menu situé à gauche détermine si on fait les statistiques sur le résultat de la dernière
attribution, ou sur le tableau consolidé.
On sélectionne les statistiques à afficher dans la colonne située à gauche du tableau. Les
statistiques sont réactualisées automatiquement après chaque modification. Ce tableau est
particulièrement utile pour apprécier le résultat des réglages effectués dans la fenêtre d'options. Ces
cadres peuvent être imprimés, à l'aide des boutons correspondants.