Je m’exerce
Consigne
Veuillez établir un procès-verbal selon le modèle mis à disposition.
Le procès-verbal :
Le procès-verbal joue un rôle essentiel dans un projet. Il est comme un contrat entre toutes
les personnes présentes à une séance de projet. Ses fonctions sont multiples :
- Il enregistre les propositions, les décisions et les actions.
- Il permet aux absents de s’informer.
- Il peut être utilisé comme outil de communication vis-à-vis des parties-prenantes.
- Il est la mémoire du projet et servira à établir le bilan final de celui-ci.
En général, il est établi sous la forme d’un procès-verbal dit « de décision ». Dans ce type de
procès-verbal seul 30 à 40 % du texte littéral est conservé et reformulé. Les contextes,
propositions, décisions et actions sont mis en évidence.
On peut utiliser un modèle de procès-verbal.
Activité :
Une séance de projet a été enregistrée au sein de la société Devon SA et les échanges ont
été retranscrits ci-dessous.
Contexte :
Le projet « P113 NR-CF Nouveau contenant nourriture et boisson, chaud et froid Encas3000
» vise à développer et commercialiser un nouveau contenant qui comporte un
compartiment séparable que l’on peut conserver au frigo et passer au micro-onde, pour
prendre avec soi son repas ou un encas (d’où son nom), et une partie destinée à accueillir
une boisson chaude ou froide et à la maintenir à la bonne température. Ainsi, plus besoin de
boîtes et autres thermos, avec Encas3000 on dispose de toutes les fonctionnalités dans un
seul récipient, qui accueille aussi bien les aliments solides que les boissons, qu’ils soient
chauds ou froids.
Participants :
ML : Michelle Laver, cheffe de projet
JS : Jules Sasso, spécialiste production et logistique
MZ : Marc Zimt, spécialiste vente
LD : Lorie Dinan, spécialiste communication
FD : François Dahud, spécialiste finance
[Link] Employé.e de commerce CFC 1/4
Fabiana Marques Carvalho
Texte littéral :
Extrait de l’enregistrement de la réunion no 3, du 3 mai 20xx, 9 h – 11h, de l’équipe du
projet « P113 NR-CF Nouveau contenant nourriture et boisson, chaud et froid Encas3000 »
en salle A2-10.
Michelle : Nous nous réunissons aujourd’hui de 9 h à 11 h pour traiter les points que je vous
ai indiqués dans mon email de convocation, à savoir le lancement de notre nouveau produit
Encas3000 avec nos clients clés, les problèmes de qualité, etc.
Tout d’abord Lorie, peux-tu nous parler de ce que tu imagines pour la séance d’information
aux clients clés de notre produit Encas3000 ?
Lorie : En fait, je souhaite organiser un petit-déjeuner avec nos clients clés pour leur
présenter notre nouveau produit, ses avantages et la manière dont il peut trouver sa place
dans leur assortiment. Je pense inviter principalement des responsables achats des
enseignes et magasins spécialisés ainsi que de grossistes. De plus, je souhaite convier
quelques journalistes spécialisés. Au total, j’escompte qu’une cinquantaine de personnes
environ participeront à ce petit-déjeuner.
Cet événement se déroulerait le 20 août, soit deux mois avant la disponibilité de notre
produit. J’aurais besoin de votre aide pour organiser ce petit-déjeuner. Il prendrait place
dans notre nouvel Espace Clients, lequel est parfaitement adapté pour ce genre
d’événement avec sa salle de conférence et son hall transformable en salle de repas. Mais
tout d’abord que pensez-vous de ma proposition.
Tous : approbation générale
Jules : je peux m’occuper de la logistique, à savoir l’installation du matériel (tables, chaises,
buffet, etc.). Je vous prépare un petit projet pour la fin du mois. Cependant, je ne suis pas
très compétent pour le choix du traiteur. Michelle, n’as-tu pas déjà participé à la mise sur
pied de tels événements dans le cadre d’autres projets ?
Michelle : si, j’ai l’adresse de quelques traiteurs et je veux bien m’occuper de demander des
offres.
François : ne devrait-on pas tout simplement demander au chef de notre restaurant
d’entreprise ? Le coût serait moins élevé et l’organisation plus facile.
Jules : j’y ai pensé, mais franchement je ne trouve pas la qualité des produits extraordinaires
et dès qu’on lui demande quelque chose de spécial, il n’est jamais très motivé car cela lui
génère du travail, de plus il n’est pas rémunéré en fonction de son chiffre d’affaires. Aussi, je
vous propose de recourir à un traiteur. Le lancement de notre produit doit être une réussite
et l’économie ne serait certainement pas bien importante.
Marc : tu as raison Jules. Je connais bien nos clients clés et ils apprécient d’être reçus dans
un cadre soigné qui les valorise. Cela passe notamment par une nourriture de qualité.
Michelle : je propose donc que dans ce cas nous acceptions la suggestion de Jules. François,
es-tu d’accord ?
François : ok, mais attention quand même aux coûts
[Link] Employé.e de commerce CFC 2/4
Michelle : et les autres, qu’en pensez-vous ? Etes-vous d’accord avec la proposition de Jules.
Si oui, alors je demanderai des offres à deux ou trois traiteurs et je vous les soumettrai pour
la prochaine séance dans deux semaines.
Tous : approbation générale
Michelle : qui s’occupe des invitations, est-ce toi Lorie ou plutôt Marc ?
Marc : je veux bien m’en occuper en tant que responsable des ventes, car je connais la
plupart des clients. Par contre, j’aurai besoin que tu me communiques les adresses des
journalistes que tu souhaites inviter Lorie. Il en va de même pour vous autres, merci de
m’envoyer les coordonnées et fonctions de toutes les personnes que vous souhaitez inviter.
Et ceci dans les 5 jours si possible.
La liste définitive des invités sera validée par Michelle, Lorie et moi, si vous n’y voyez pas
d’inconvénients.
Lorie, peux-tu t’occuper de préparer le carton d’invitation, comme tu es la créative et que tu
maîtrise les outils graphiques ? Puis nous le validerons en même temps que la liste des
invités.
Il faudrait bien entendu que nous disposions de quelques produits de présérie pour les
présenter. Jules, penses-tu que ce sera possible pour la date que nous avons retenue, soit
dans deux mois ?
Jules : je pense, mais il faut encore que je vérifie avec mon équipe. Je te donne réponse sous
2 jours.
Michelle : je crois que cet événement est sur la bonne voie. On refait le point lors de
prochaine séance de projet, dans deux semaines.
Michelle : je vous propose que nous passiez au point suivant de notre ordre du jour, à savoir
les problèmes de qualité. Jules, peux-tu nous expliquer ce qui se passe et nous en dire un
peu plus ?
Tâche à effectuer :
Veuillez établir un procès-verbal de type décision selon le modèle mis à disposition ci-
dessous.
[Link] Employé.e de commerce CFC 3/4
MODELE
PV Notes de séance
TS – MOD4 GCH Mise à jour : 21.11.20..
Devon SA
Notes Séance / Projet No Date Heure Lieu
P113 NR-CF Nouveau contenant
Procès-verbal nourriture et boisson, chaud et 3 03.05.20xx 9h-11h Salle A2-10
froid Encas3000
Participants (acronyme) : ML : Michelle Laver, cheffe de projet Absents (indiquer si Secrétaire
JS : Jules Sasso, spécialiste production
et logistique excusés) ML
MZ : Marc Zimt, spécialiste vente -
LD : Lorie Dinan, spécialiste
communication
FD : François Dahud, spécialiste finance
Objet Discussion, proposition et (D) décision Action / Resp. / Délai
ML ouverture la séance et rappelle les objectifs de
cette dernière.
1. Evénement
client LD propose un petit-déjeuner avec les clients clés
et des journalistes pour présenter Encas3000.
Proposition acceptée par tous les participants (D).
JS prépare un projet logistique pour la fin du mois(Action / Resp. : JS, Délai : fin
du mois).
(Action / Resp. : ML,
ML s’occupe de contacter les traiteurs et présente Délai : 2 semaines).
des offres pour la prochaine séance
(Action / Resp. : MZ, Délai : 5
MZ gère les invitations et coordonne avec les jours).
membres pour les listes de contacts
LD prépare le carton d’invitation (Action / Resp. : LD, Délai :
non précisé).
2. Problème de Discussion amorcée, détails non inclus dans cet
qualité extrait.
[Link] Employé.e de commerce CFC 4/4