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République et Canton de Genève
Département de l'instruction publique CAHIER DES CHARGES
Division des ressources humaines
Etabli par : Date de création : Modifié le :
MF/MJ 21.10.2021 02.12.2022
1. Informations générales relatives au/à la titulaire
NOM : Date d’entrée en fonction :
Taux d'activité : 50%
Prénom :
2. Informations relatives au poste
Libellé actuel du poste : Archiviste - BDAS
Libellé et code actuels de la fonction – type : Bibliothécaire documentaliste archiviste Classe maximale : 15
spécialiste (archives) BDASBibliothécaire documentaliste archiviste spécialiste —
5.07.016
2.1 Organigramme et rattachement du poste (organigramme du service à joindre au cahier des charges)
Fonction du/de la supérieur/-e direct/-e : Responsable des Archives Administratives et Patrimoniales (AAP)
Fonction de référence non hiérarchique pour le poste (en raison du lieu de situation du poste ou du lien fonctionnel du
poste avec la fonction de référence) : Secrétaire général
Fonction-s directement subordonnée-s au poste : 0
Nombre de personnes directement subordonnées au poste : 0
Le poste remplace (dénomination du poste) : Partiellement responsable AAP
Le poste est remplacé-e par (dénomination du poste) : Partiellement responsable AAP
3. Mission du poste dans l’organisation (contribution attendue du poste dans le fonctionnement du
service)
Le poste vise à assurer la gestion des Archives Administratives et Patrimoniales de l’UNIGE (AAP). Son/sa titulaire
s’inscrit dans une démarche d’amélioration de la qualité et de valorisation des services sur la base d’un cadre
universitaire commun.
Sous la supervision de la responsable des AAP de l’UNIGE, le/la titulaire accomplit les missions suivantes :
• Assurer le développement et la gestion physiques et numériques des Archives Administratives et Patrimoniales
(AAP)
• Assurer le développement et la mise en œuvre de la politique institutionnelle en matière de gestion des Archives
Administratives et Patrimoniales (AAP)
• Assurer la valorisation et la promotion des fonds d’archives
• Exercer une activité de veille professionnelle, de transmission des savoirs et/ou de collaboration
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3.1. Responsabilités et activités
Activités principales et permanentes
Estimation du temps
consacré
Mission 1 : Assurer le développement et la gestion physiques et numériques des 70%
Archives Administratives et Patrimoniales (AAP)
Gestion des archives
• Assurer le rôle de spécialiste pour ce qui concerne la gestion des fonds d’archives
• Gérer, conformément aux dispositions légales et réglementaires, l’accès aux archives et
la consultation des documents,
• Répondre aux demandes de recherches de documents et de renseignements en donnant
le cas échéant des conseils au sujet d’autres sources d’information,
• Collaborer à l’amélioration et à l’évolution du service.
Traitement des fonds d’archives
• Élaborer et mettre en œuvre les outils de gestion des documents d’archives, soit des
plans de classement et des calendriers de conservation, d’entente avec les différentes
structures de l’institution,
• Analyser et trier les documents versés,
• Assurer le classement de ces documents,
• Rédiger les instruments de recherche (inventaires),
• Assurer la saisie et l’indexation détaillées des fonds dans les bases de données
Conservation des fonds d’archives
• Déterminer les actions liées à la sécurité et la sauvegarde des fonds (locaux, conditions
d’accès, plan de sauvegarde),
• Assurer la surveillance des conditions de conservation matérielle des documents,
• Déterminer et assurer les travaux liés au conditionnement et au reconditionnement des
fonds et des documents,
• Réaliser des actions spécialisées de conservation des fonds et/ou des documents
(restauration, numérisation, etc.).
Elaboration des procédures de travail
• Elaborer, faire évoluer et mettre à jour les procédures de travail et de feuilles de route
pour la gestion des fonds d’archives,
• Elaborer et proposer des procédures d’utilisation des outils à disposition.
Mission 2 : Assurer le développement et la mise en œuvre de la politique 20%
institutionnelle en matière de gestion des Archives Administratives et Patrimoniales
(AAP)
• Participer à la mise en œuvre et à l'évolution de la politique institutionnelle d’archivage,
• Contribuer aux réflexions et projets en matière d’archivage et de gestion des documents
et des archives sous forme papier et électronique au sein de l’institution.
Mission 3 : Assurer la valorisation et la promotion des fonds d’archives 5%
• Valoriser et promouvoir les fonds d’archives,
• Participer à la promotion de l’utilisation des outils disponibles pour accéder aux fonds
d’archives physiques et numériques, en collaboration avec les secteurs concernés,
• Elaborer des supports d'information permettant de répondre de manière rapide aux
questions les plus fréquentes (Guides, FAQ, etc.) dans une optique de valorisation des
fonds d’archives.
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Mission 4 : Exercer une activité de veille professionnelle, de transmission des savoirs 5%
et/ou de collaboration
Veille professionnelle
• Assurer une veille métier dans le domaine archivistique,
• Développer et entretenir un réseau professionnel, dans un but de partage et d'échange
d'informations.
Participation à des groupes de travail/projets et transmission des savoirs
• Collaborer en tant qu’expert-métier à des groupes de travail/projet,
• Assurer la transmission des informations nécessaires au bon déroulement des activités,
• Participer à la formation et à l'intégration des nouvelles personnes arrivées, des apprenti-
e-s ou des stagiaires,
• Transmettre, selon les modalités en vigueur, une synthèse des connaissances acquises
lors de formations métiers suivies,
• Collaborer, selon les besoins, à la formation continue des collaborateur-trice-s en lien
avec la gestion des fonds d’archives.
Activités subsidiaires et/ou ponctuelles
Toute activité en rapport avec les aptitudes et les connaissances professionnelles du titulaire,
selon l’organisation et les besoins du service.
4. Champs décisionnels
Dans le cadre des activités principales et permanentes, le/la titulaire est autorisé/-e à prendre des décisions de manière autonome, soit
sans recours systématique à un/-e supérieur/-e hiérarchique. Ces décisions peuvent être relatives à l'organisation générale et à
l'exécution des activités, particulières à la législation ou spécifiques aux engagements financiers.
• Degré d'autonomie requis A préciser:
et autorisé de manière
Organisation autonome de son propre travail en tenant compte des priorités, en
générale dans l'exercice
respectant les délais et les budgets, en gérant les contraintes pour assumer la bonne
des activités
exécution des tâches qui lui sont confiées.
• Degré d'autonomie A préciser :
restreint (décisions prises
Fixation des priorités opérationnelles et budgétaires
par le/la supérieur/-e
hiérarchique)
• Décisions liées à Si oui, précisez l’étendue du champ décisionnel du/de la titulaire :
l’application de la
Application des lois et règlements liés au droit d'auteur.
législation spécifique au
domaine et de la Application de la Loi sur les archives publiques (LArch) et de la Loi sur l’information du
réglementation public, l’accès aux documents et de la protection des données (LIPAD).
oui non
• Décisions relatives aux Si oui, précisez les rubriques et l'autorisation de signature du/de la titulaire :
engagements financiers
Commande de matériel et de fourniture selon les décisions du supérieur hiérarchique.
oui non
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5. Environnement du poste de travail et nature des échanges requis
Précisez le réseau de collaboration et la nature des échanges attendus dans le cadre des activités permanentes du poste.
5.1 Collaborations internes au service
Précisez les fonctions à l'interne du service :
• Archiviste
• Secrétaire Général
• De façon générale, l’ensemble des personnels du service et de l’institution en lien avec les Archives
Administratives et Patrimoniales
Précisez la nature des échanges ou des représentations requis :
• Transmission / échange d’information
• Travail en équipe, collaboration
• Participation à des groupes de travail et/ou à des groupes de projet sur proposition des coordinateurs ou du
supérieur hiérarchique
5.2 Partenaires au sein de l'administration
Précisez les services :
• Divisions administratives, services et commissions consultatives rattachés au Rectorat
• UPER et UER (Facultés, Instituts et Centres)
Précisez la nature des échanges requis :
• Relations avec les structures productrices d’archives
• Gestion versements d’archives
• Gestion de la consultation des fonds
• Participation à des projets liés aux archives
5.3 Publics
Précisez les publics :
• Communauté universitaire de l’UNIGE et usagers externes à l’Université
Précisez la nature des échanges requis :
• Prise en compte des demandes, traitement ou transmission aux personnes en charge de les traiter
5.4 Partenaires externes
Précisez les groupes, organes ou instances tiers :
• Centres d’archives, Bibliothèques
• Fournisseurs
• Associations professionnelles
Précisez la nature des échanges ou des représentations requis :
• Échanges d'informations et d'expériences
• Collaborations professionnelles
• Échanges commerciaux
6. Conditions générales liées à l’accès au poste et à l’exercice des activités
6.1 Formation de base et expérience professionnelle requise
a) Formation de base et év. Bachelor HES de spécialiste en information et documentation ou formation jugée
Formations complémentaires équivalente.
Le master en information documentaire est un atout
b) Expérience professionnelle Expérience professionnelle de 3 à 5 ans
(nature et durée)
6.2 Connaissances spécifiques utiles au poste, év. à acquérir dans le cadre du poste
(réglementation spécifique ou autres)
• Connaissance des dispositions législatives et directives internes relatives à la gestion et à la conservation des
archives de l’Université,
• Connaissance de l’organisation et des structures de l’Université,
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• Intérêt marqué pour les domaines de la gouvernance de l’information (analyse des processus et gestion des
documents et des archives sous forme papier et électronique),
• Connaissance des différents formats numériques d’archivage
• Connaissance de la gestion électronique des documents (GED)bibl
• Connaissance des modes de traçage des documents numériques
• Maîtrise des outils bureautiques courants et des applications documentaires spécifiques à la gestion des
archives (en particulier Fedora),
• Bonne connaissance des outils informatiques en général et de ceux liés au records management, en particulier,
• Capacité à rédiger, synthétiser et produire des rapports ou des comptes rendus,
• Très bonnes connaissances de l’anglais.
6.3 Spécificités d’organisation
Lieu(x) d'exercice du poste :
Dépôt de la Bibliothèque de l’UNIGE (DBU) où sont localisées les AAP, quai du Seujet 14, 1201 Genève
Tout site principal ou annexe dans le cadre des activités du service
Le poste est-il soumis à une Si oui, précisez :
organisation horaire spéciale ?
Les collaborateurs du service acceptent de s’organiser au niveau de leurs absences afin
oui non d’assurer la continuité du service tout au long de l’année selon les contraintes de
calendrier arrêtées par le Secrétariat Général.
Le poste est-il soumis à Si oui, précisez lesquelles
d'autres exigences?
oui non
7. Observations complémentaires du/de la chef/-fe de service
La participation à l’évacuation des collections et des fonds situés au DBU, 14 Quai du Seujet en cas de sinistre,
conformément au plan de sauvegarde de la Bibliothèque, fait partie intégrante de ce cahier des charges.
8. Dates et signatures
Par sa signature, le/la candidat/e atteste qu’il/elle a pris connaissance de la proposition de cahier des charges afférent au poste mis
au concours qui sera soumis à l’autorité d’engagement. La proposition de cahier des charges signée ne saurait en aucun cas être
considérée comme un acte d’engagement. Seule la signature d’un contrat de travail par l’autorité compétente selon le règlement sur le
personnel de l’Université vaut acte d’engagement.
Titulaire : Supérieur/-e direct/-e
Nom, prénom : Nom, prénom :
Date: ………………...………………………….
Validé électroniquement
Signature : …………………………………………….
Supérieur/-e du supérieur/-e direct/-e : Responsable RH (service ou DG) :
Nom, prénom : Nom, prénom :
Validé électroniquement Validé électroniquement
Visa du/de la référent/-e non-hiérarchique: Visa du/de la RSRH (SAFRH):
Nom, prénom : -- Nom, prénom :
Date: ……………………………….……..………
Validé électroniquement
Signature : ……………………………………………..