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Organiser une réunion
Les réunions sont nécessaires dans une entreprise et au sein d’une équipe commerciale. Elles permettent de rassembler des personnes, de
faire passer des informations, de partager des avis et des expériences, de renforcer la cohésion, la performance et la motivation. La réussite
d’une réunion nécessite de suivre plusieurs étapes en amont.
I Définir les objectifs de la réunion et l’ordre du jour
1. Définir les objectifs de la réunion
La première étape de l’organisation d’une réunion est de définir ses objectifs en répondant aux questions « Quel est le but de la réunion ? »
et « Quels sont les résultats attendus ? ».
La définition des objectifs est primordiale car ils vont conditionner le contenu de la réunion. Plusieurs objectifs peuvent nécessiter d’organiser
une réunion au sein de l’équipe commerciale :
Objectifs Caractéristiques
La direction organise une réunion car elle souhaite transmettre des informations aux collaborateurs.
Informer L’information est descendante.
Ex. : la direction commerciale présente les nouveaux produits à l’équipe.
La réunion a pour but de recueillir des informations auprès des collaborateurs.
Récolter des
informations L’information est ascendante.
Ex. : organisation d’une réunion tous les lundis matin pour faire le point sur les projets en cours.
Le but de la réunion est de permettre aux participants de s’exprimer sur un sujet donné.
Échanger des Ce type de réunion peut être organisé pour résoudre un problème ou faire émerger de nouvelles idées.
idées
Ex. : organisation d’un groupe de créativité où les participants sont invités à exprimer leurs idées, à proposer
des solutions sur un thème donné.
Résoudre un Lors d’un conflit, la réunion va permettre l’expression d’idées et d’opinions différentes afin de pouvoir trouver
conflit une solution ou un compromis apaisant les tensions dans l’équipe commerciale.
2. Définir l’ordre du jour
L’ordre du jour est établi en fonction des objectifs de la réunion. Il liste l’ensemble des points qui seront abordés lors de la réunion. Un ordre
du jour bien déterminé et partagé au préalable permettra de mener la réunion avec efficacité. De plus, lors de la réunion, l’ordre du jour sert
de fil conducteur et évite les débordements improductifs et les hors sujets.
II Sélectionner les participants
Pour dresser la liste des participants, il faut réfléchir aux personnes concernées par l’objet de la réunion. Il est important de se demander qui
va contribuer à atteindre les objectifs fixés et qui, au contraire, peut constituer un obstacle. Mieux vaut quelques personnes impliquées qu’un
groupe trop large avec des personnes peu concernées par l’objet de la réunion. Pour que la réunion soit productive, il convient d’inviter un
nombre réduit de personnes pour laisser tout le monde s’exprimer et permettre à chacun de s’impliquer..
III Choisir le lieu, la date, l’horaire, la durée
1. Le lieu
La réunion peut avoir lieu dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur.
Le choix du lieu dépend d’un certain nombre de critères tels que le nombre de places disponibles ainsi que l’équipement et le matériel
nécessaires. Dans tous les cas, le lieu doit être adapté au nombre de participants. Il doit également permettre de travailler dans le calme et
de manière confortable.
Si la réunion se situe en dehors des locaux de l’entreprise, il faut choisir un lieu facilement accessible (proche d’une station de bus ou de
métro, d’une gare, voire d’un aéroport) et tenir compte du temps de trajet pour s’y rendre pour chaque participant. Il convient également
de prendre en considération le budget disponible et de réserver le lieu suffisamment à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu.
2. La date
Le choix de la date doit tenir compte de la disponibilité des participants. Certaines entreprises disposent d’agendas partagés (Outlook, par
exemple) qui permettent de définir des événements en commun. Des outils collaboratifs sont disponibles en ligne pour sonder les participants
sur un choix de dates possibles. Ex : [Link]
3. L’horaire
Les réunions matinales sont les plus efficaces. Les participants sont toujours plus concentrés en début de matinée.
4. La durée
Pour conserver l’attention des participants, il est recommandé de ne pas faire des réunions trop longues. Au-delà de deux heures, il faut
prévoir une pause dans le planning.
Il est important de bien réfléchir à la durée de la réunion et s’y tenir pour respecter les emplois du temps des participants.
IV Inviter les participants
Il convient à présent d’informer les participants de la réunion.
L’invitation à la réunion doit fournir toutes les informations indispensables à son bon déroulement : le lieu précis, avec éventuellement le
moyen de s’y rendre ; la date et l’heure ; l’ensemble des points inscrits à l’ordre du jour.
Il est possible de demander aux participants de préparer un travail en amont, ce qui facilitera la prise de parole et enrichira les échanges.
Pour être efficace et permettre à chacun de se préparer et de prendre ses dispositions, l’invitation doit être transmise au moins deux semaines
avant la date de la réunion.
EXEMPLE : courriel d’invitation à une réunion