(logo) Maîtrise des informations PR 12 (codification)
documentées (titre)
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Maîtrise des informations documentées
1 Objet
1.1 Finalité
1.2 Domaine d'application
1.3 Glossaire
2 Responsabilité
3 Documentation
3.1 Informations documentées à tenir à jour (procédures)
3.2 Informations documentées à conserver (instructions et enregistrements)
3.3 Processus
4 Exigences de la norme ISO 45001 : 2018
5 Déroulement
5.1 Création
5.2 Revue et approbation
5.3 Disponibilité
5.4 Informations documentées à tenir à jour (procédures)
5.5 Informations documentées à conserver (instructions)
5.6 Informations documentées d’origine externe
5.7 Modification
5.8 Règles d'archivage et de conservation
Historique
Toutes Création 01/01/2016
Page Changement Date
1 Objet
Auteur / fonction Vérifié / fonction Approuvé / fonction
/ / /
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documentées (titre)
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1.1 Finalité
La présente procédure a pour finalité de définir les règles de traitement de toute information
documentée en définissant en détail la méthode de créer, d’identifier, de réviser,
d'approuver, d'informer, de distribuer, d’utiliser, de stocker, de protéger, d'archiver et
d’éliminer les informations documentées du SMSST. La méthode de mise à jour de la
documentation et d'empêchement de l'utilisation de documents périmés (obsolètes) est
aussi définie.
1.2 Domaine d'application
Cette procédure s'applique à toutes les informations documentées utilisées dans
l’entreprise y compris les informations documentées d’origine externes. Les enjeux
externes et internes pertinents pour le SMSST et les actions face aux risques identifiés et
opportunités d’améliorations saisies sont pris en compte.
1.3 Glossaire
Accident - événement non désiré causant la mort ou des dommages sur la santé et
l'environnement
Copie contrôlée - reproduction d'un document fait grâce à un système qui garantit la
gestion du dernier indice
Danger - situation pouvant conduire à un incident
Enregistrement - document fournissant des preuves tangibles des résultats obtenus
Incident - événement non désiré pouvant conduire à une détérioration de la santé
Information documentée à conserver – nouveau terme pouvant remplacer enregistrement,
instruction, formulaire, fiche
Information documentée à tenir à jour – nouveau terme pouvant remplacer procédure
Information documentée - tout support permettant le traitement d'une information
OF – ordre de fabrication
Procédure – document décrivant les actions à entreprendre pour effectuer un processus
Risque – vraisemblance d'apparition d'un danger, d’une perte ou d’un autre événement
indésirable
SMSST – système de management de la santé et de la sécurité au travail
SST – santé et sécurité au travail
2 Responsabilité
Le responsable SST a la responsabilité et l'autorité de veiller à la stricte application de cette
procédure. Il est garant de son application via l’Intranet et sur place. Chaque pilote de
processus respecte les aspects de cette procédure et est responsable de la création et de
la mise à jour des documents SST utilisés dans son processus conformément aux
exigences de cette procédure. Le responsable SST reçoit l’appui du directeur.
3 Documentation
3.1 Informations documentées à tenir à jour (procédures)
Responsabilités et autorités
Auteur / fonction Vérifié / fonction Approuvé / fonction
/ / /
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(date) 3/7 (page x de y) 001 (révision)
Risques et opportunités SST
Méthodes et critères d’évaluation des risques
Exigences légales
Objectifs et plans d’action
Maîtrise des processus
Situations d’urgence
Amélioration continue
Gestion des dangers et des risques
Formation
Communication
Modifications
Inspection
Evaluation de la conformité
Audit interne
Revue de direction
Maîtrise des incidents et non-conformités
3.2 Informations documentées à conserver (instructions et enregistrements)
Attestation de présence
Codification des documents
Compte-rendu Revue de direction
Démarche d’amélioration
Enquête d'incident
Historique de formation
Journal Kaizen
Le document unique
Liste des auditeurs
Liste des informations documentées
Liste des informations documentées d’origine externe
Liste des normes
Liste des situations d'urgence
Modèle pour écrire une information documentée à tenir à jour
Modification manuelle des informations documentées
Planification des interventions
Programme d'audit
Programme de formation
Rapport d'audit
Registre des incidents
Signalisation SST
Sondage mensuel du personnel
Suivi de formation
Suivi des modifications
Veille réglementaire
3.3 Processus
Piloter les changements
4 Exigences de la norme ISO 45001 : 2018
Auteur / fonction Vérifié / fonction Approuvé / fonction
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(date) 4/7 (page x de y) 001 (révision)
§ 7.5. Inclure dans le SMSST les informations documentées exigées par la norme ISO
45001 et celles jugées nécessaires pour l’efficacité du SMSST. S’assurer que les
informations documentées ont une identification, une description, un format, une revue et
une approbation appropriés. Maîtriser les informations documentées en relation avec leur
disponibilité, protection, distribution, accès, récupération, utilisation, stockage, protection,
lisibilité, conservation et élimination. Identifier et maîtriser les informations documentées
d’origine externe.
5 Déroulement
5.1 Création
Le responsable SST gère la vérification et l'approbation des informations documentées
SST. L'auteur d'une information documentée doit consulter les personnes concernées pour
arriver à un accord mutuel avant la publication officielle. L'auteur crée les listes de
vérification, d'approbation et de notification. Après vérification le système informatique
envoie automatiquement l’information documentée pour approbation.
Le responsable SST gère la Liste principale des informations documentées et assure sa
mise à jour au moins une fois par mois. Une Liste d’informations documentées d’origine
externe est également mise à jour régulièrement.
Chaque information documentée à tenir à jour définit une activité de notre entreprise
relative à une partie du SMSST. Les informations documentées à conserver expliquent en
détail comment les opérations telles que, par exemple, l'identification des dangers,
l'évaluation des risques, la maîtrise des situations d'urgence ou la maîtrise opérationnelle
sont accomplis.
Les informations documentées d’origine externe non disponibles sur le réseau Intranet sont
gardés comme copies contrôlées "papier".
Les informations documentées sont créées en utilisant le Modèle pour écrire une
information documentée à tenir à jour.
La Liste des informations documentées inclut toutes les informations documentées à tenir à
jour et à conserver utilisées dans notre entreprise. La gestion informatique (Intranet) est
assurée par le responsable SST. Cette gestion inclut la surveillance des mises à jour
(dernière version) et des modifications, cf. § 5.7.
Le Manuel SST présente la politique, les objectifs et les principaux processus utilisés dans
notre entreprise. Le responsable SST écrit le manuel et il est responsable des nouveaux
indices. Sur demande une copie contrôlée papier est distribuée aux parties intéressées.
Une liste des copies des manuels distribuées est mise à jour sur le système informatique.
Toutes les copies "papier" sont considérées "hors contrôle", à moins qu'elles ne soient
imprimées en "copie contrôlée", dans ce cas la gestion de l'édition est de la responsabilité
de la personne ayant demandée cette copie contrôlée. L'utilisation de copies non
contrôlées dans l'atelier est formellement interdite. La copie, le changement et la
modification de copies contrôlées ne sont pas permis, sauf cas exceptionnel (cf.
Modification manuelle des informations documentées).
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(date) 5/7 (page x de y) 001 (révision)
Le serveur garde une liste continuellement mise à jour de toutes les copies contrôlées et
notifiera le propriétaire d'une copie contrôlée dès qu'elle est devenue périmée (obsolète).
Le propriétaire sera sollicité par courriel de détruire la copie contrôlée périmée et de la
remplacer par la nouvelle copie validée. Toutes les personnes ayant accès au serveur ont
le privilège et la responsabilité d'imprimer des copies contrôlées. La distribution de copies
contrôlées à des parties externes doit être réduite à une quantité minimale.
5.2 Revue et approbation
L’auteur d’une information documentée l’envoie pour revue (vérification) aux personnes
concernées (ou à la personne concernée) via l’Intranet pour éliminer les incohérences et
erreurs possibles. L’approbation a pour objet de déterminer la pertinence (logique,
adéquation) de l’information documentée.
Chaque personne dans la liste revue et approbation à la responsabilité de passer en revue
ou approuver l’information documentée proposée dans les 3 jours ouvrables après
réception du courriel. Après ce délai la personne et le responsable SST recevront chaque
jour un courriel de relance.
5.3 Disponibilité
Le Manuel SST et toutes les informations documentées sont disponibles sous forme
informatique sur le réseau. Seule la dernière version est visible. Exception font les auteurs
et l'administrateur du réseau qui peuvent lire les copies "obsolète" (ancien indice). Tout le
personnel à accès en lecture à la "documentation approuvée" dans sa forme informatique,
toujours dernière version. Pour ceux qui n'ont pas accès à un ordinateur, des copies
contrôlées sont imprimées.
5.4 Informations documentées à tenir à jour (procédures)
Les informations documentées à tenir à jour (procédures) sont sur le réseau, toujours
dernier indice. Sauf exception (auteurs et administrateur réseau) le système ne permet pas
ni la lecture ni surtout la copie de versions périmées. Chaque information documentée à
tenir à jour est identifiée par une codification unique. Voir Codification des informations
documentées. L'écriture d'une information documentée à tenir à jour concernant les
activités d'un département est faite par le responsable du département. L'étendue et la
précision de l’information documentée sont en correspondance avec la complexité des
tâches à accomplir ainsi que des aptitudes des utilisateurs. L’information documentée à
tenir à jour donne des réponses à la question suivante : Qu'est ce qui doit être fait, quand,
pourquoi et par qui pour que la tâche ou l'action soit menée à bien ? La préparation de
l’information documentée à tenir à jour est faite en coopération avec tous les responsables
de départements concernés. L'auteur d'une information documentée à tenir à jour :
décide de mettre à jour une information documentée existante ou d'en créer une
nouvelle
donne le numéro de codification de l’information documentée à tenir à jour
(nouvelle ou révision)
nomme un (des) responsable (s) pour la vérification et validation de l’information
documentée à tenir à jour
définit les personnes qui seront notifiées
Auteur / fonction Vérifié / fonction Approuvé / fonction
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documentées (titre)
(date) 6/7 (page x de y) 001 (révision)
Toute information documentée à tenir à jour comporte au moins cinq chapitres :
Objet
Responsabilité
Documentation
Exigences de la norme ISO 45001
Déroulement
L’archivage des informations documentées à tenir à jour se fait sur le réseau. Les
consignes d’identification et la mise en page sont présentées dans l'instruction Codification
des informations documentées et dans Modèle pour écrire une information documentée. La
police de type Arial est préférable. La taille minimum de la police est 10 (sauf exception). La
couleur du texte normale est noire. Seules les passages important peuvent être mis en gras
ou colorés.
5.5 Informations documentées à conserver (instructions)
Chaque information documentée à conserver de type instruction est identifiée par une
codification unique liée à une information documentée à tenir à jour. Le modèle (formulaire)
et les instructions pour un produit (comme, par exemple, les fiches de postes, instructions
de travail ou modes opératoires) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, approuver,
distribuer et publier un nouvel indice que celles pour les informations documentées à tenir à
jour, cf. Codification des informations documentées.
Les informations documentées de type enregistrement sont sous différentes formes
(tableaux, diagrammes, fiches, plans). Chaque enregistrement est lié à une instruction
d'une information documentée. Il fournit la preuve des résultats des activités. Quand
nécessaire une information sur la traçabilité est incluse.
5.6 Informations documentées d’origine externe
La gestion des informations documentées d’origine externe sont à la charge du
département qui les réceptionne. La revue, la distribution et l'exécution devront être
terminées dans les 5 jours ouvrables qui suivent l'arrivée de l’information documentée
d’origine externe. Chaque modification est enregistrée dans le Suivi de modification. La
gestion des normes est à la charge du département qualité. Tout utilisateur de normes doit
en faire la demande auprès d'un représentant du département qualité. La liste des normes
est dans le fichier Liste des normes. Les informations documentées relatives à la législation
santé et sécurité, comme lois, décrets d'application, arrêtés et circulaires sont gérés par le
responsable SST.
Les informations documentées d’origine externe, tels que manuels d'utilisation, ouvrages
de référence et répertoires de prestataires ne sont pas contrôlées.
5.7 Modification
Toute personne de l’entreprise peut proposer une ou plusieurs modifications de n'importe
quelle information documentée interne lié à l’activité dans laquelle il est compétent. Chaque
modification doit être approuvée par son auteur. Si la modification concerne un client celui-
ci doit donner son approbation écrite avant la mise en place de la modification.
Auteur / fonction Vérifié / fonction Approuvé / fonction
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documentées (titre)
(date) 7/7 (page x de y) 001 (révision)
Dans le cas d'une modification due à une raison interne (décision du chef projet,
changement des exigences et autres) ou externe (nouvelles exigences du client, plans ou
autres documents avec un nouveau indice), le chef projet pour ce produit analyse la portée
de la modification et décide des actions à mener (formation de personnes et autres). Toute
modification doit être en couleur verte. Par exception une information documentée peut être
changée manuellement, voir Modification manuelle des informations documentées.
5.8 Règles d'archivage et de conservation
Toutes les informations documentées sur le réseau intranet sont automatiquement
sauvegardées au moins 3 ans. Les informations documentées papier clients sont
conservées 1 an après la fin de vie du produit. Toutes les autres informations documentées
papier sont conservées 3 ans. Certaines informations documentées sur le réseau Intranet
peuvent être archivées sur décision du responsable qualité ou SST quand l’un d’entre eux
considère que leur disponibilité depuis la fonction normale "recherche" n'est plus
nécessaire. La base de données du serveur Intranet est sauvegardée chaque nuit sur un
serveur indépendant.
Les informations documentées à conserver (enregistrements) des opérations de
maintenance de certaines machines et équipements sont de la responsabilité du
département maintenance. Les certificats de conformité des machines et les manuels
d'utilisation sont aussi conservés dans le département maintenance.
Les fiches de données sécurité des produits chimiques sont conservées par le responsable
SST.
Les certificats délivrés par les organismes de vérification externes pour la conformité
électricité et incendie sont archivés par le responsable SST.
Pour les informations documentées liées à la formation du personnel celles-ci sont
conservées 2 ans après le départ de la personne de l’entreprise.
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