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Piraux le 15 juin 2015

POINTS SPECIFIQUES ET POINTS TECHNIQUES EV- BUDGET 2016

ET PLAN 2017 – 2018 ET FORECAST 2 2015

Cette note vient en complément à la note de cadrage générale. Elle reprend des points spécifiques y
figurant, mais surtout vous rappelle quelques principes du processus budgétaire dans EV.

En préambule, je rappelle aux filiales TEC qui contrairement à celles de TMC ne l’avaient pas géré
l’année dernière, que vous devez impérativement saisir les Bilans dans le Cube Budget, en sus du
P&L, Quantités, Effectifs et Investissements.

Cette saisie des Bilans alimentera les liasses Cartesis et elle permettra en 2016 de pouvoir comparer
vos objectifs de BFR avec vos réalisations et ainsi échanger avec vous sur les évolutions significatives.

Sommaire de la présente note

1. Points spécifiques communs à l’ensemble des filiales

2. Fichiers de travail sur Excel
3. Processus budgétaire dans EV – rappel des grands principes
4. Particularités pour les filiales TEC
5. Taux de change
6. Forecast 2

1. POINTS SPECIFIQUES COMMUNS A TOUT LE GROUPE

 Provisions Clients : eu égard à notre politique de gestion du risque client et à la situation de

juin 2015, la prise en compte de Dotations est interdite. L’intégration de Reprises de provisions
dans le budget 2016 ne pourra être qu’exceptionnelle et dûment argumentée : elle suppose
que l’on appréhende en septembre 2015 que des créances ne seront encaissées qu’en 2016.

 Les Provisions pour Stocks doivent être aussi appréciées au cas par cas. Sauf élément
particulier connu (poursuite de déstockage avec reprise de provision), leurs mouvements
doivent rester aussi exceptionnels dans le budget, et aucune provision ne doit pas être
constituée dans le plan à deux ans, car non évaluable.
 Concernant la hausse générale de la Masse salariale, il vous appartient de faire la proposition
des taux d’augmentation pour le Personnel local et le Personnel expatrié, mais ceux-ci seront
validés in fine par la DG et DRH Métier.

 Frais d’administration générale : une fois leur évaluation faite par nature de charges, les
modalités de répartition par Agence et par Centre de profit demeurent inchangées, à savoir au
prorata de la Marge Brute budgétée dans EV (voir fichier standard en annexe à remplir).

 Management Fees : ils vous seront communiqués dès que le calcul aura été fait par OPTORG.
En attendant l’information, merci de retenir les derniers montants 2015 communiqués + 2 %
d’augmentation.

 Prestations SAP : pour les filiales qui seront concernées par le déploiement de l’ERP en 2016,
nous vous communiquerons les montants à retenir pour les Frais de mission et Prestations
informatiques, ainsi que le ou les mois de prise en charge des coûts y afférents.

 Les hypothèses de distribution de Dividendes des filiales à TMC ou TEC seront validées au cas
par cas au moment de la construction de vos bilans et tableaux de flux de trésorerie.
L’hypothèse à retenir pour les filiales concernées est une distribution brute minimale égale à
80 % du résultat net.

Il conviendra aussi de veiller à ne pas détériorer vos ratios de Gearing (endettement financier
sur Capitaux propres) au-delà de ce qui est acceptable par les banques dans vos territoires.

 Les Charges Financières doivent faire l’objet d’une analyse séparée entre la partie liée au BFR
et celle liée aux financements d’investissements. Un tableau figure dans le Book budgétaire
(voir fichier standard en annexe à remplir).

 Le résultat Exceptionnel devra appréhender les éléments non récurrents identifiables et

pouvant être déterminés avec suffisamment de précision. Un tableau figure aussi dans le Book
budgétaire (voir fichier standard en annexe à remplir).
 2. FICHIERS DE TRAVAIL

Un certain nombre de fichiers sous format Excel vous sont transmis pour vous permettre de remplir
le Book Budgétaire en version Powerpoint. Indépendamment de leur incorporation dans ce Book, au
cas par cas, nous serons amenés à vous les demander pour en faire un consolidé.

3. PROCESSUS BUDGETAIRE DANS EV – BUDGET 2016 ET PLAN 2017 - 2018

o Le rappel de quelques grands principes pour la construction budgétaire dans le Cube Budget
de l’Infocentre où aucune modification majeure n’a été apportée par rapport à 2016 :

Signalons 3 points cependant :

- l’ouverture à la saisie des ateliers « Quick Services » et « DCP » comme pour l’Atelier général pour
les filiales TMC ;

- l’ouverture à la saisie des OID pour les filiales TMC des centres de profit Location et Pièces de
rechange couplées avec les produits « Autres Motors VP » et « Autres Motors VI » ;

- L’utilisation des Phases de Saisie directe des données « Budget V2 » et « Plan saisie directe » n’est
possible qu’avec l’autorisation expresse de la Direction du Contrôle de gestion Siège ;

- Pour les filiales concernées, la saisie du CA et Marge sur les Pneumatiques se fait désormais de la
même manière que les autres Pièces de rechange dans le cube Pièces de rechange ;

- La saisie des Effectifs liés aux Ateliers et Contrats est souvent faite de manière erronée ou
incomplète : je vous rappelle que cette saisie ne peut se faire que dans le cube Budget Atelier (ci-
dessous), y compris pour les Effectifs des Contrats de maintenance.
Si vous ne saisissez pas sur ce cube, vos Effectifs Atelier et Contrats ne seront pas pris en compte, la
vue ci-dessous de « Saisie des Effectifs » ne concerne que les autres Centres de profit (nous avons
supprimé dans la vue les centres de profits Ateliers pour vous éviter une confusion).

Pour l’atelier Contrats, si les Effectifs doivent se saisir comme indiqué ci-dessus, la saisie du CA et
des charges directes doit normalement se faire en Saisie directe sur les phases « Budget_V2 » et
« Plan_Saisie directe ».

La facturation du CA des Contrats correspond en effet à un forfait (MO, Pièces…) prévu dans les
Contrats, qui ne peut donc pas être liée à des heures Productives et un taux horaire de facturation.

- Le support de formation expliquant les modalités d’utilisation figure en Document associé dans le
Référentiel des Procédures Communes du Groupe (section « Reporting, TB et Budget ».

- les vues EV sont prêtes à la saisie : il s'agit de vues "génériques", c'est-à-dire qu'il vous faudra à
chaque fois sélectionner votre Société / Agence (et dans certaines vues votre Territoire et la
Devise) pour voir apparaître la vue et avoir accès à vos saisies.

Les vues sont communes aux filiales TEC et TMC.

Elles sont disponibles aussi bien pour les 12 mois de 2016, que pour le mois de Décembre des années
du Plan 2017 – 2018 (saisie en cumulé pour l’année sur le seul mois de « Décembre » pour le Plan).

Toutes les vues qui permettent d’avoir les 3 années ensemble ont été créées comme telles
(pratiquement toutes à l’exception des vues suivantes pour lesquelles des vues « Plan » ont été
créées et pour lesquelles les vues « Budget » pointent sur un seul mois pour des raisons pratiques
(mais les données seront à saisir sur les 12 mois bien évidemment) :

o Que ce soit pour les Budgets commerciaux, les Investissements, Effectifs, Charges ou Bilans,
la saisie peut donc être techniquement commencée et vous permet de gérer au mieux
l’avancement et la planification de vos travaux.

Pour rappel encore une fois, la saisie du Bilan se fait d’abord dans le Cube Budget et la vue
« Saisie du Bilan » prévue à cet effet.
 o La structure des vues dans le Cube budget est similaire à l’année dernière, et vous trouverez
dans les vues (à l’exception de celles mentionnées ci-avant) à la fois les 12 mois de 2016 et le
mois de décembre pour la saisie des données cumulées au titre des années 2017 et 2018.

Le Répertoire « Prévisions de Marché » n’est pas obligatoire. C’est un outil d’aide aux calculs (voir le
support de formation si vous souhaitez l’utiliser – permet de calculer le nombre d’unités en fonction
des Parts de marchés par segment).

o Les Répertoires obligatoires à la saisie figurent dans les sous-répertoires suivants :

- Atelier
- Atelier Gestion MO
- Charges et autres indicateurs : pour les charges d’exploitation, financières, exceptionnelles –
et Effectifs hors les ateliers / Investissements
- Formation
- Location
- Pièces de rechange
- Ventes de ML ou Véhicules

o Pour l’Atelier (Général et Contrats), comme rappelé en liminaire, la Saisie des Effectifs dans
ce cube alimente automatiquement les Effectifs de l’Atelier qui seront repris dans le cube
Reporting en consolidé société.

Vous ne devez donc pas saisir les effectifs de l’Atelier dans la vue « Saisie des Effectifs »
figurant dans la vue « Charges et autres indicateurs », sous peine de doubler les effectifs.

o Attention à bien renseigner pour les Pièces de rechange (et Pneumatiques) le CA et le

revient des ventes par Marques Constructeurs (le « Divers » ne doit correspondre qu’aux
marques qui n’existent pas dans EV de manière identifiée par un Constructeur).

o Pour les Ventes de Matériels ou de Véhicules, les vues de saisie à renseigner par modèle sont
éclatées entre Equipment (TEC) et Motors (TMC) :

- Quantités,
- Coefficients de Frais d’approche locaux (voir remarque ci-après),
- Coefficients de marge sur revient,
- et Commissions sur ventes (pour rappel, les commissions sont saisies en valeur négative).
 Il en est de même pour les vues de restitutions qui vous permettent de vous contrôler.

Si vous ne voyez pas apparaître dans la liste les Constructeurs ou Modèles désirés, cela peut être dû
au fait qu’ils ne sont pas sélectionnés, comme ci-dessous avec les exemples « Lodgy » ou « Dokker
Van » : dans ce cas, il vous faut aller les chercher dans la liste proposée par EV (ce principe général
s’applique d’ailleurs à l’ensemble des vues EV).

o Les Prix d'achat aux Constructeurs et les nouveaux Modèles sont ceux communiqués par les
responsables des marques. Il se peut évidemment que des modèles récents ne soient pas
encore paramétrés.

Je vous invite à revenir vers nous pour ces modèles ou si vous relevez des incohérences significatives
dans les prix de revient / valeurs de facturation des Centrales d’achat proposés par le système.

 En tout état de cause, vous pourrez toujours corriger par vous-mêmes et par modèle les
incohérences en jouant sur le « Coefficient des frais d’approche locaux » qui vous permet également
de pondérer le prix de revient entre des ventes soumises et exonérées de Droits de douane.

o Une autre particularité à laquelle vous êtes habitués : elle concerne la Phase du Plan 2017 -
2018 dans EV : cette année, il conviendra d’utiliser la Phase « PLAN » pour la saisie de vos
données, et ce afin de pouvoir conserver les données de l’année 2017 du Plan de l’année
dernière (les vues sont déjà paramétrées en conséquence pour vous éviter des erreurs).
 BUDGET PLAN

PLAN 2016 - 2017 2015 2016 2017 Phase EV "PLAN_2"

PLAN 2017 - 2018 2016 2017 2018 Phase EV "PLAN"

Il convient aussi de rappeler que pour que les données saisies dans le Cube Budget soient prises en
compte et visibles dans le Cube Reporting, il faut que le CDG Siège lance un processus de copie entre
les deux cubes Budget et Reporting.

En septembre, nous lancerons ce processus de copie pour toutes les filiales une fois par jour en début
de journée, mais vous pourrez demander la copie de votre société au cas par cas.

Des vues de restitution figurent dans le cube Reporting pour vous permettre un contrôle global de
cohérence, certaines sont à utiliser pour la Présentation Powerpoint (ci-dessous exemple pour les
filiales TMC).

o Enfin, n’oubliez pas d’optimiser les facilités de l’outil :

- Faites des « Vues locales » correspondant aux données que vous souhaitez renseigner ;

- Faites un export Excel de ces Vues locales et remplissez les données ;

- Puis pour finir, faites un Copier / Coller entre le fichier Excel et la Vue locale en faisant
attention à ce que les structures des deux soient bien sûr identiques. La saisie dans la Vue
locale alimente automatiquement les données du Cube Budget.
 4. PARTICULARITES FILIALES TEC

Plusieurs points doivent être regardés avec vigilance côté des filiales TEC :

a) Répartition par secteur d’activité

Comme vous le savez, il vous faut désormais répartir l’ensemble de votre CA et marge brute par
Secteurs d’activités, ceux-ci étant par la suite regroupés entre « BTP Construction », « Mines »,
« EMS », « Agriculture » et « Autres », calquée sur notre organisation interne. Le secteur « Autres »
devant être limité au minimum.

Il est impératif de contrôler cette répartition au niveau de votre Budget vs le réalisé (F2) de l’année
(demandée dans la présentation budgétaire).

b) Energie, Oil and Gas, Mines

Pour les filiales concernées (Cameroun, Gabon, Congo…), veillez à ce que vos P&L en phase
prévisionnelle soient en ligne avec vos P&L en phase réalisée pour l’éclatement par Produits (Energie)
ou Secteurs (OGM, Mines).

c) Focus sur Allpro

Pour les filiales concernées soit en direct (Maroc, Maurice), soit au travers d’une agence (Cameroun,
RDC…), merci de bien veiller à la répartition par Constructeurs du CA et Marge.

5. TAUX DE CHANGE

Comme pour l’année dernière, nous devons paramétrer dans le Cube Budget de l’Infocentre des taux
de change, susceptibles d’être modifiés en octobre si des variations significatives apparaissaient entre
temps. Les cours retenus dans le Budget et le Plan sont de :

- 1,10 $ pour un Euro,

- 130 Yens pour un Euro

Si une variation importante de ces cours intervenait d’ici fin octobre, une actualisation des cours
serait opérée dans le système.
 6. FORECAST 2 2015

A l’instar du processus budgétaire, les modalités de construction du Forecast 2 dans EV demeurent

inchangées.

D’un point de vue pratique, et compte tenu du planning, vous êtes obligés de travailler votre 9+3
courant du mois de septembre, sur base du Réalisé à fin août. Lorsque la balance de septembre sera
intégrée, votre Forecast sera construit automatiquement avec les données que vous aurez saisies
pour le dernier trimestre.

Vous pourrez évidemment modifier vos données du dernier trimestre si des écarts très significatifs
apparaissaient par rapport à votre 1ère estimation d’atterrissage.

A l’instar de l’année dernière, il n’y a pas lieu de saisir les données pour chacun des trois derniers
mois, la saisie se fait pour le 4 ème trimestre en cumulé des 3 mois, techniquement sur la période de
« Décembre » qui a été renommée pour la circonstance dans EV « 4ème trimestre ».

La répartition des Frais d’Administration générale se fait de manière automatique, sur la base des
mêmes clés de répartition que le Réalisé et le budget 2015.

Les vues de saisies et restitution du Forecast 2 se situent toutes au même endroit dans les répertoires
« Reporting TA Motors » et « Reporting TA Equipment ».

Vous disposez de 6 vues de saisies et de deux vues de Restitution pour le contrôle global, dont une
« Restitution P&L 9+3 2015 Réalisé origine » qui exclut les Retraitements de consolidation.

Vues de saisies des données :

- Saisie P&L ADM, pour le seul Centre de profit Administration générale ;

- Saisie P&L hors ADM, pour les autres Centres de profit (Ventes, PR, Atelier, Location,
Formation) qu’il vous faut décliner par Agence, Produits, Constructeurs et Secteurs
d’activités ;

- Saisie Quantités, pour nous permettre d’avoir votre atterrissage sur les unités vendues ;
 - Saisie Effectifs, à éclater par Centre de profit et catégorie de salariés : la présentation est la
même que pour votre saisie mensuelle – la colonne « Divers » n’est à renseigner que pour
l’Administration générale. Votre saisie ne doit se faire que sur le mois de « Décembre ».

- Saisie Investissements, à éclater par Centre de profit et à saisir pour le Cumul de l’année sur
le mois de « Décembre » dans la vue préparée à cet effet qui pointe sur la phase spécifique
« Forecast 2 9+3 Investissements ».

Il vous faudra aussi contrôler que les montants portés dans la vue ci-dessus sont les mêmes que ceux
figurant dans la colonne « Augmentation » des flux de Cartesis.

- Saisie du Bilan, à faire sur la colonne « Décembre » (les colonnes « Juillet », « Août » et
« Septembre » figurent pour vous permettre un contrôle de cohérence) du Centre
« Administration générale » et Produit « Divers » (idem qu’en Réalisé Origine), sauf quelques
filiales.

Cette saisie du bilan alimentera automatiquement Cartesis, à l’instar du P&L, lors de l’export qui
sera fait à partir d’EV.

Enfin, et en conclusion, l’équipe de contrôle de gestion sera là pour vous aider à ne rien rater
d’important dans cette construction budgétaire.

N’hésitez surtout pas à revenir vers nous pour toute question.

Bon courage à tous.