Annexe 4: Exemples de fonctions
incompatibles dans des processus
financiers clés
GESTION FINANCIÈRE/ COMPTABILITÉ ET TENUE DE DOSSIERS
Quel est cet outil ?
Il s'agit d'un tableau qui énumère certaines des fonctions incompatibles liées aux processus financiers clés
pouvant exister au sein d'une organisation. Cette liste ne prétend pas couvrir toutes les combinaisons
possibles.
Les fonctions incompatibles sont les alignements de tâches qui placent un employé ou un service en position
de commettre et de dissimuler des erreurs ou des actes répréhensibles dans l'exercice normal de ses
fonctions.
Pourquoi l'utilisez-vous ?
Les organisations utilisent cet outil pour déterminer s'il existe des fonctions incompatibles dans l'exécution
des processus opérationnels de l'organisation et prennent des mesures pour assurer la séparation des
tâches ou, si cela n'est pas possible en raison de limitations de personnel ou d'autres conditions
opérationnelles, mettent en place des contrôles compensatoires ou d'atténuation pour assurer la gestion
des risques et une responsabilité appropriée.
Quand l'utilisez-vous ?
L'outil peut être utilisé :
• au moment de définir de nouvelles politiques et procédures ou d'affiner celles qui existent déjà, et
de déterminer les rôles et les responsabilités ;
• lorsque l'organisation s'efforce de définir les structures, les rôles et les responsabilités pour gérer la
mise en œuvre d'un nouveau projet/programme/subvention ;
• au cours d'un examen des structures et des processus existants afin de déterminer s'il existe des
fonctions incompatibles dans l'exécution de ces processus.
Comment l'utiliser avec une activité de renforcement institutionnel ?
Le personnel concerné doit examiner les exemples dans le cadre de l'examen et du renforcement par
l'organisation de ses structures, politiques et processus. Ils doivent utiliser les exemples comme référence
pour décider comment mettre en place des structures fonctionnelles et divers processus afin de garantir la
séparation des tâches.
Comment l'utiliser avec une activité d'accompagnement ?
L'outil sert de référence pour accompagner les organisations partenaires dans l'examen des structures, des
politiques et des processus et pour prendre des mesures afin de garantir la séparation des tâches.
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ANNEXE 4: EXEMPLES DE FONCTIONS INCOMPATIBLES DANS DES PROCESSUS FINANCIERS CLÉS
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Exemples de fonctions incompatibles dans des processus financiers clés
Qui exerce cette fonction ? Ne doit pas exercer cette fonction.
1 Approvisionnement Préparer, enregistrer ou distribuer les paiements aux
fournisseurs.
2 Approvisionnement Recevoir les factures des fournisseurs
3 Approvisionnement Avoir la garde de chèques en blanc.
4 Approuver ou introduire des modifications de Traiter les feuilles de temps et préparer la répartition
dotation de personnel ou de salaire. des dépenses salariales.
5 Approuver ou introduire des modifications de Préparer le registre des salaires.
dotation de personnel ou de salaire.
6 Approuver ou introduire des modifications de Préparer, approuver ou distribuer les paiements de
dotation de personnel ou de salaire. salaires des employés.
7 Approuver ou introduire des modifications de Préparer, vérifier, approuver, comptabiliser, annuler ou
dotation de personnel ou de salaire. classer les écritures de paie.
8 Préparer ou distribuer les salaires des Préparer ou approuver les rapprochements bancaires
employés. pertinents.
9 Préparer la paie ou le registre de paie. Approuver les feuilles de paie.
10 Préparer les écritures de journal de paie. Vérifier, approuver, comptabiliser, annuler ou classer les
écritures de journal de paie.
11 Approuver les embauches ou les Distribuer les chèques de paie.
licenciements.
12 Approuver les feuilles de temps. Distribuer les chèques de paie.
13 Autoriser les dépenses. Préparer, enregistrer ou distribuer les paiements aux
fournisseurs.
14 Avoir la garde de chèques en blanc. Tenir le grand livre.
15 Avoir la garde de chèques en blanc. Préparer ou approuver le rapprochement bancaire.
16 Courrier ouvert. Préparer, vérifier, approuver ou enregistrer les entrées
de fonds.
17 Traiter les encaissements. Préparer, vérifier, approuver ou enregistrer les entrées
de fonds.
18 Traiter les encaissements. Traiter ou enregistrer les liquidations de créances.
19 Traiter les encaissements. Tenir à jour les dossiers des débiteurs et préparer les
rapports sur les débiteurs.
20 Traiter les encaissements. Enregistrer ou approuver les radiations de créances.
21 Préparer les dépôts bancaires, enregistrer les Préparer ou approuver le rapprochement bancaire.
encaissements et déposer les liquidités.
22 Dépositaire de la petite caisse Traiter les encaissements.
23 Dépositaire de la petite caisse Préparer, vérifier, approuver ou enregistrer les entrées
sur CD.
24 Dépositaire de la petite caisse Tenir à jour les registres des comptes débiteurs.
25 Dépositaire de la petite caisse Tenir le grand livre.
26 Tenir à jour les registres des comptes Approuver les radiations de créances.
débiteurs.
27 Préparer, enregistrer ou distribuer des Préparer ou approuver le rapprochement bancaire.
paiements.
28 Préparer, enregistrer ou distribuer des Signer les chèques/les fils ou approuver les écritures du
paiements. journal des CD.
29 Préparer, approuver, enregistrer ou distribuer Tenir à jour les dossiers des débiteurs ou établir des
des paiements. rapports sur les débiteurs.
30 Préparer, approuver, enregistrer ou distribuer Créer de nouveaux fournisseurs dans le SIGF
des paiements. (planification des ressources d'entreprise « Enterprise
Resource Planning (ERP) ») ou tenir à jour la liste
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ANNEXE 4: EXEMPLES DE FONCTIONS INCOMPATIBLES DANS DES PROCESSUS FINANCIERS CLÉS
maîtresse des fournisseurs approuvés.
31 Préparer, approuver, enregistrer ou distribuer Recevoir des marchandises
des paiements.
32 Préparer ou initier des virements sortants. Approuver les virements électroniques.
33 Effectuer la saisie des données. Valider ou approuver les écritures de journal (CD, CR et
GJ).
34 Préparer les écritures au journal. Approuver les écritures au journal.
35 Assurer la garde des immobilisations.. Tenir à jour les registres comptables des immobilisations
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ANNEXE 4: EXEMPLES DE FONCTIONS INCOMPATIBLES DANS DES PROCESSUS FINANCIERS CLÉS