Il est temps d'aborder la notion de Portée ou de Contenu.

La "Portée" est un terme

qui porte à confusion,
car il existe 3 types de "Portées" différentes. Et la plupart des gens n'ont pas
conscience
de l'existence de ces types. La plupart des gens pensent qu'il s'agit de la
"portée de produits". A quoi va ressembler une chose
une fois qu'elle sera terminée? On souhaite toujours certaines
caractéristiques pour le produit fini. Et on cherche à atteindre ces
caractéristiques. La question initiale est toujours:
à quoi va ressembler le résultat de ce projet? Oh, ça va ressembler à ceci. Ou bien
à cela. Quand on parle de ça, on parle de "portée du produit". La "portée du
produit", ce sont l'ensemble des livrables qui seront créés dans le cadre du
projet. Une fois qu'on a décidé ce que l'on souhaitait créer, on détermine une
"portée du projet":
l'ensemble des activités à effectuer pour créer le produit. Quand on réunit ces 2
parties, les produits à créer et et le travail à fournir pour créer ces livrables,
on obtient la "Portée globale" du projet. Souvent, quand on évoque la portée de
produit,
on ne réalise pas qu'on doit mettre en oeuvre énormément de choses
pour voir des livrables se concrétiser. Pour livrer des résultats,
beaucoup de travail doit être fourni et beaucoup d'argent doit être dépensé. Nous
devons évoquer la notion de "Portée globale" d'un projet. Et nous devons parler des
2 autres types de "Portées". Nous aborderons ces notions dans la suite du cours. Le
"Projet". Voici la définition officielle donnée
par le Project Management Institute, tirée du "Guide du Réferentiel des
Connaissances en Gestion de Projet" (PMBoK). Un effort limité dans le temps,
entrepris dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique et
déterminé. C'est la définition officielle. Qu'est-ce qu'un Chef de Projet? Le Chef
de Projet a certaines compétences générales. Par exemple, quelques connaissances
techniques. Mais, les Chefs de Projet ne sont pas forcément des spécialistes dans
tous les domaines couverts par un projet. Si vous êtes incollable sur tous les
éléments d'un projet, c'est que vous gérez un projet bien trop petit
et vous êtes en droit de vous poser la question: "Est-ce que j'ai vraiment besoin
d'une équipe de travail?" En ce qui concerne la maîtrise technique du sujet, vous
devez avoir les connaissances de base
pour comprendre le jargon utilisé par les membres de l'équipe. Comprendre la
manière dont le groupe envisage de mener le projet, de ces début jusqu'à la fin.
Prenons, par exemple, quelqu'un qui
vient du secteur de l'enseignement. Quelqu'un qui est compétent
dans le domaine de l'enseignement primaire. Et on va le nommer chef de projet,
responsable d'une équipe de neurochirurgiens. Ces neurochirurgiens vont employer
tout un tas de termes totalement incompréhensibles pour cette personne,
qui vient du domaine de l'éducation primaire. Ca ne va pas fonctionner très bien.
Vous devez avoir au moins une vague idée du projet sur lequel vous allez
travailler. Vous n'allez pas devenir un expert dans tous les domaines. Mais, la
plupart du temps, vous avez été nommé chef de projet, parce que vous êtes un expert
dans au moins un des domaines concernés. Quelqu'un de haut placé s'est dit un jour:
"Vous connaissez bien une certaine partie du projet, donc vous êtes probablement
capable
de gérer le projet dans son ensemble". "Really ?" Et bien, vous avez quelques
connaissances techniques. Mais vous n'avez pas une connaissance
approfondie de tous les aspects du projet. Et vous n'avez surement aucune idée
de quoi il s'agit en détail. A quoi ressemble la Gestion d'un Projet? Ce cours va
mettre l'accent sur quelques-uns
des processus, outils, termes, méthodes, techniques, trucs et astuces essentiels,
qui font partie
des connaissances de base en Gestion de Projet. A quoi ressemble la Gestion d'un
Projet? Et bien, vous avez besoin de 2 choses: une certaine compréhension du projet
et une idée de ce qu'il convient de faire tout le long du projet pour en arriver au
bout. Et il existe un autre point un peu délicat:
vous allez travailler avec une équipe. Vous allez côtoyer un certain nombre
d'acteurs, tous ceux qui gravitent autour du projet. Et vous devez être capables de
travailler avec eux. Vous devez gérer votre équipe
du début jusqu'à la fin du projet. A chaque fois que vous affecterez une tâche
à quelqu'un, ce sera: "Oh, je dois travailler avec CETTE personne?" Oui, vous avez
compris cette conversation. C'est un peu difficile à accepter
pour les scientifiques, les informaticiens, en tout cas, pour certains
scientifiques,
ingénieurs et informaticiens. Etant ingénieur de formation, j'ai dû beaucoup
travailler pour assimiler toute cette partie: une bonne direction est un des
éléments-clés de projets qui réussissent. Les différents rôles d'un Chef de Projet.
Organisation des activités et des relations humaines.
Vous devez vous occuper des tâches à réaliser, aussi bien que des gens
qui travaillent sur le projet. Intégrateur versus expert technique. Cela nous amène
à la raison d'être de notre projet. Vous n'avez pas à posséder des connaissances
pointues sur chaque détail du projet. Par contre, vous devez réunir les bonnes
personnes
autour de vous et vous appuyer sur leur savoir-faire. Tous les experts techniques
dont les compétences
sont nécessaires pour réaliser le projet, doivent être réunis autour de la table de
discussion. Et vous allez intégrer toutes leurs connaissances et leur expérience
dans un projet commun. Vue globale et vue détaillée. Le Chef de Projet doit
considérer
le projet dans ces détails sans en perdre la vision globale. Il doit en permanence
passer d'un point de vue à l'autre pour voir comment les détails interagissent et
s’arrangent pour ne former qu'un seul grand projet. Prenons l'exemple du pont de
Golden Gate. On a décidé de construire le Golden Gate. Vous n'allez pas y arriver
par magie:
"Abracadabra, bang [SON], voici le Golden Gate!" Le seul moyen de construire un
Golden Gate est de le diviser et nous pousserons à des niveaux de détails de plus
en plus fins Alors nous allons mettre en place un planning en nous disant: on veut
aboutir
au Golden Gate Bridge. Notre plan d'activités nous dira que
nous avons faire telle ou telle chose, et nous pousserons à des niveaux
de détails de plus en plus fins jusqu'à arriver à des tâches que l'on peut
effectivement assigner à des gens. On pourra alors aller voir des ouvriers et leur
dire: "Vous devez aller là et souder
ces deux pièces de métal ensemble. Allez, les gars. Vous y allez et vous allez me
riveter ces deux pièces de métal ensemble." On commencera par quelque chose de ce
genre. On aura besoin de quelqu'un
pour suspendre les haubans. Ou pour faire couler des empattements en béton, et
donner des fondations à notre pont. Il y a tout un tas de choses
qui vont se mettre en place via des tâches simples que
l'on peut attribuer à des gens. Comment tous ces détails s'articulent ensemble? Et
bien, on commencera par faire
toutes ces petites choses, par les réunir, les intégrer
dans un ensemble cohérent, et, petit à petit, on va construire le Golden Gate. La
planification part du Golden Gate
pour descendre à des niveaux de détail de plus en plus fins. Alors que la
réalisation d'un projet part
des détails pour aboutir au pont du Golden Gate. Relations politiques. On fait ici
référence aux relations
que l'on va entretenir avec les différents acteurs du projet. Projets VS fonctions.
Dans votre société,
dans le but de réaliser le projet, vous allez empêcher
les gens de faire leur travail habituel. Ces gens ont un poste quelque part
ailleurs,
dans un autre service. Et nous, on les recrute pour travailler
dans une équipe polyvalente, et réunir des gens qui proviennent de différentes
parties
de la société autour d'un même projet. Nous devons faire en sorte que nos projets
s'intégrent dans le train-train quotidien de la société. Le Chef de Projet. C'est
la personne qui va
tout simplement gérer le projet. C'est en somme ce que dit le PMI. Qu'est-ce que la
Gestion de Projet? Planifier, établir un calendrier,
gérer, coordonner, diriger, communiquer, contrôler. Vous allez faire tout ça et
bien plus encore. La Gestion de Projet, c'est l'application
de connaissances, compétences, outils et techniques à un projet. On mobilise toute
notre expérience
et on l'applique au projet. Il existe des groupes de processus que
le PMI met à disposition pour réaliser un projet. Il existe 5 groupes de processus.
L'Initiation consiste à commencer le projet. Il faut bien que l'on commence quelque
part. On doit définir clairement ce par quoi on commence. Ensuite, nous allons
dresser un plan pour préciser comment on va réaliser
ce par quoi on a décidé de commencer. L'étape d'Initiation va définir les livrables
du projet. L'étape de Planification précise: voici comment
nous allons réaliser ces livrables. Vient ensuite l'étape de Réalisation. Pendant
que nous concrétisons
les actions définies, nous devons Observer et Contrôler ce qui se passe. Ce que
nous essayons de faire
grâce à ce groupe de processus, c'est respecter les délais et dépenses. Est-ce que
le projet tient les délais?
Est-ce qu'on dépasse le budget? Enfin, le projet arrive à sa fin et nous devons le
Clôturer. Il s'agit de groupes de processus. Chaque groupe englobe
un grand nombre de processus. Par ailleurs, le PMI distingue 10 domaines de
connaissances, dans lesquels les Chefs de Projet doivent avoir quelques notions. On
n'en parlera pas pour le moment. Mais on aura le temps d'y revenir. Ceux dont on va
parler maintenant sont la Portée,
les Délais, les Coûts, la Qualité. Ca commence à ressembler au schéma en triangle
qu'on a déjà présenté ici. Les Ressources Humaines.
On n'en a pas parlé jusques-là. Communication. Nous devez avoir quelques notions en
Communication. Les Risques, un point qui
était également mentionné dans le schéma à 6 côtés fourni par le PMI. Le
Financement. On doit avoir une idée de l'argent
mobilisé tout le long du projet. Et on doit avoir une idée de comment faire
pour gérer tous ces gens qui vont graviter autour du projet. Le 1er point, que nous
avons déjà
mentionné: l’Intégration. Cela signifie que vous ne pouvez pas traiter
un de ces domaines de connaissances sans avoir une influence sur au moins un autre.
Tous ces 9 domaines de connaissances
sont interdépendants et constituent la base de connaissances globale du projet.