TABLE DES MATIERES

TABLE DES MATIERES i

LISTE DES ABREVIATIONS iii
LISTE DES TABLEAUX v
LISTE DES FIGURES vi
INTRODUCTION 1
1 OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE 2
1.1 OBJECTIF GENERAL.....................................................................................................2
1.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES..............................................................................................2
1.3 METHODES................................................................................................................. 2
1.4 CONTENU DU MODULE..............................................................................................2
1.5 UTILISATION DU MODULE..........................................................................................3
SÉQUENCE 1. GENERALITES SUR LA GESTION DE L’INFORMATION SANITAIRE 4
1.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE.....................................................................................4
1.1.1. Objectif spécifique 4
1.1.2. Objectifs opérationnels 4
1.2. Méthodes/Techniques................................................................................................4
1.3. INFORMATIONS UTILES............................................................................................. 4
DOCUMENT 1.3.1. HISTORIQUE............................................................................................4
DOCUMENT 1.3.2. QUELQUES NOTIONS ET CONCEPTS DE BASE..........................................6
DOCUMENT 1.3.4. CIRCUIT ET DÉLAI DE TRANSMISSION....................................................12
DOCUMENT 1.3.4. SOURCES DES DONNÉES........................................................................13
SÉQUENCE 2. RECOLTE DES DONNÉES 16
2.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE...................................................................................16
2.1.1. Objectif spécifique 16
2.1.2. Objectifs opérationnels 16
2.2. INFORMATIONS UTILES............................................................................................ 16
DOCUMENT 2.2.1. REMPLISSAGE DES REGISTRES, FICHES ET CANEVAS............................16
DOCUMENT 2.2.2. SYNTHÈSE DES ÉTAPES DE COLLECTE ET TRANSMISSION DES DONNÉES
AU CS ET HGR...................................................................................................................... 25
SÉQUENCE 3. LES INDICATEURS 26

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 3.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE...................................................................................26
3.1.1. Objectif spécifique 26
3.1.2. Objectifs opérationnels 26
3.2. INFORMATIONS UTILES............................................................................................ 26
DOCUMENT 3.2.1. BASE MÉTHODOLOGIQUE DES INDICATEURS.......................................26
DOCUMENT 3.2.2. DÉFINITION, CLASSIFICATION ET CARACTÉRISTIQUES DES INDICATEURS
............................................................................................................................................ 28
SÉQUENCE 4. ORGANISATION ET PRÉSENTATION DES DONNÉES 31
4.1. Introduction..............................................................................................................31
4.2. Objectifs D’apprentissage.........................................................................................31
4.2.1. Objectif spécifique 31
4.2.2. Objectifs opérationnels 31
4.3. Informations utiles................................................................................................... 31
DOCUMENT 4.3.1. RÈGLES POUR L’UTILISATION DES GRAPHIQUES ET TABLEAUX............31
DOCUMENT 4.3.2. TABLEAUX DE BORD.............................................................................35
SÉQUENCE 5. ANALYSE ET UTILISATION DES DONNÉES POUR LA PRISE DES DÉCISIONS 40
5.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE...................................................................................40
5.1.1. Objectif spécifique 40
5.1.2. Objectifs opérationnels 40
5.2. INFORMATIONS UTILES............................................................................................ 40
DOCUMENT 5.2.1. VÉRIFICATION PRÉALABLE DE LA QUALITÉ DES DONNÉES....................40
DOCUMENT 5.2.2. ANALYSE ET INTERPRÉTATION DES DONNÉES.......................................43
DOCUMENT 5.2.3. FORMULATION DES HYPOTHÈSES.........................................................48
DOCUMENT 5.2.4. PRISE DE DÉCISION POUR L’ACTION......................................................49
6.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE...................................................................................51
6.1.1. Objectif spécifique 51
6.1.2. Objectifs opérationnels 51
6.2. INFORMATIONS UTILES............................................................................................ 51
CONCLUSION 53
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES 54

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 LISTE DES ABREVIATIONS

1. AC : Ancien Cas
2. ACT : Association Thérapeutique à Base d’Artémisine
3. AS : Aire de Santé
4. BAD : banque africaine de développement
5. BCG : Bacille de Calmette et Guérin (Vaccin antituberculeux
6. BCZS : Bureau Central de la Zone de Santé
7. CODESA : Comité de Développement de l’aire de Santé
8. CPN : Consultation Prénatale
9. CPS : Consultation préscolaire
10. CS : Centre de Santé de Référence
11. CS : Centre de Santé
12. DEP : Direction d’Etude et Planification
13. DHIS2 : District Health Information System 2
14. DLM : Direction de Lutte contre la Maladie
15. DPS : Division Provincial à la Santé
16. DPS : Division Provinciale de la Santé
17. ECZ : Equipe Cadre des Zones de Santé
18. HGR : Hôpital Général de Référence
19. HGR : Hôpital Général de Référence
20. HTA : Hypertension Artérielle
21. IST : Infection Sexuellement Transmissible
22. IT : Infirmier Titulaire
23. MILD : Moustiquaire Imprégnée à longue durée
24. NC : Nouveau Cas
25. NI : Niveau Intermédiaire
26. OMS : Organisation Mondiale à la Santé
27. PAGIS : Projet d’Appui à la Gestion de l’Information Sanitaire
28. PEV : Programme Elargi de Vaccination
29. PF : Partenaire financier
30. PNDIS : Plan National de Développement de l’Information
Sanitaire
31. PNDS : Plan National de Développement Sanitaire
32. PNLMD : Programme national de lutte contre les maladies
Diarrhéique
33. PNLP : Programme national de lutte contre le paludisme
34. PNSR : Programme National de Santé de la Reproduction
35. PS : Poste de Santé
36. PTME : Prévention de la Transmission Mère – Enfant
37. RDC : République Démocratique du Congo

Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page

iii
 38. RDQA : Routine Data Qualité Assessment
39. RECO : Relais Communautaire
40. RH : Ressources Humaines
41. S&E : Suivi et Evaluation
42. SNIS : Système d’Information Sanitaire
43. SNIS : Système National d’Information Sanitaire
44. SRSS : Stratégie de Renforcement de Système Sanitaire
45. SSP : Soins de Santé Primaires
46. TdB : Tableau de Bord
47. TDR : termes de références
48. THA : Trypanosomiase Humaine Africain
49. VIH/SIDA : Virus de l’Immunodéficience Humaine

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iv
 LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1.Délai de Transmission.............................................................................................13

Tableau [Link] D’ACCUEIL....................................................................................................16

Tableau [Link] de la Consultation Ambulatoire................................................................18

Tableau 4. Registre des erreurs...............................................................................................24

Tableau [Link]èse des étapes de collecte et transmission des données..............................25

Tableau 6. Catégories d’indicateurs........................................................................................28

Tableau 7. Exemple d’indicateurs...........................................................................................30

Tableau [Link]èse................................................................................................................. 35

Tableau 9. TdB Démographique..............................................................................................37

Tableau 10. Descriptif de l’offre..............................................................................................37

Tableau [Link] de Suivi de la morbidité.................................................................................38

Tableau [Link] de Suivi de l’activité.......................................................................................38

Tableau [Link] de suivi de la gestion.....................................................................................39

Tableau [Link] de la DLM/ Maladies et événements à notification hebdomadaire.............44

Tableau [Link] de Tanahashi..................................................................................... 47

Tableau [Link]èle de présentation du plan...........................................................................50

Tableau 17. Synthèse du processus d’analyse........................................................................50

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 LISTE DES FIGURES

Figure 1: SNIS RDC / Composantes ou Sous Système................................................................5

Figure [Link] et Délai de Transmission................................................................................12

Figure [Link] sources potentielles des données............................................................14

Figure [Link] variables de Classification...................................................................................32

Figure 5 : RDQA....................................................................................................................... 43

Figure 6.Méthode Pourquoi....................................................................................................49

Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page

vi
INTRODUCTION

La République Démocratique du Congo dispose depuis 2006 d’une Stratégie de

Renforcement du Système de Santé adoptée comme contribution du secteur de la santé aux
efforts de lutte contre la pauvreté. Cette stratégie révisée en 2010 réaffirme les soins de
santé primaires comme fondement de la Politique Nationale de Santé et la Zone de Santé
comme unité opérationnelle des services de santé doit être opérationnalisée tous les 5 ans,
par un Plan National de Développement Sanitaire (PNDS).

Pour évaluer les différents plans, il faut avoir les données produites au niveau des zones de
santé avec comme piliers de production, les centres de santé et hôpitaux.

Le cadre normatif SNIS consacre le rôle normatif, régulateur et d’appui technique du niveau
central et le rôle de maître d’œuvre du niveau intermédiaire.

La composante Soins de Santé Primaires a mis en place les outils de collecte de données, de
transmission et d’analyse qui ont été adoptés avec l’ensemble des parties prenantes et
depuis 2013, le DHIS2 a été adopté comme logiciel pays pour améliorer la complétude, la
promptitude et l’analyse des données collectées. Actuellement, ce logiciel est utilisé dans
toutes les zones de santé du pays.

Plusieurs faiblesses ont été constatées dans le fonctionnement du système sanitaire,

notamment la faible disponibilité des outils de gestion SNIS (collecte et transmission),
l’existence des circuits parallèles de l’information , la faible intégration de structures privées
pour la gestion de l’information sanitaire, l’insuffisance du personnel formé et redevable, la
mauvaise qualité des données , la faible complétude et la non maitrise du dénominateur,
témoignent de la sous-utilisation des données à tous les niveaux.

En conséquence de quoi, peu d’informations pertinentes sont utilisées pour améliorer la

gestion des aires de santé et de la zone de santé et de tous les autres niveaux du système
sanitaire.

Face à cette situation, le Ministère de la santé a édicté une politique et instauré un cadre
normatif du système d’information sanitaire. Ce cadre définit et organise le fonctionnement
du système d’information sanitaire en République Démocratique du Congo.

Ce module permettra aux membres des Équipes Cadres de Zone de Santé (ECZ) en formation
d’acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes nécessaires pour opérationnaliser ce
cadre stratégique de gestion du l’Information Sanitaire à travers l’utilisation des Outils et des
Données du « SNIS ».

Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page 1

1 OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

1.1 OBJECTIF GENERAL

A la fin de cette formation, le participant doit être capable de gérer l’information sanitaire à
travers la production et l’analyse efficace des données issues de sources et de contextes
variés.

1.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES

A la fin de la session, lorsqu'il sera appelé à gérer l'information sanitaire, le participant

devrait être capable de :

 Expliquer les généralités sur la gestion de l’information sanitaire ;

 Remplir les outils de collecte, de compilation et de transmission des données ;
 Expliquer les principaux indicateurs du système de santé ;
 Présenter les données organisées ;
 Utiliser la démarche systématique d’analyse des données sanitaires ;
 Expliquer le processus de formation des prestataires des CS et HGR sur l’utilisation
des outils et des données pour la prise des décisions.

1.3 METHODES

La méthode affirmative à travers l'exposé interactif et les jeux questions/réponses et les

exercices de groupes sera d’application dans cette séquence.

1.4 CONTENU DU MODULE

Chaque objectif spécifique de la formation va correspondre à une séquence particulière.

Les six séquences qui couvrent ce module comprennent donc:

1. Généralités sur la gestion de l’information sanitaire :

 Historique du SNIS en RDC ;
 Quelques concepts de base ;
 Circuit et délai de transmission ;
 Source des données.
2. Récolte des données ;
3. Indicateurs ;
4. Organisation et présentation des données :
 Elaboration des graphiques et tableaux ;
 Elaboration des tableaux de bord.
5. Analyse et utilisation des données :
 Analyse de la qualité de données (Préalable) ;
 Analyse, interprétation et prise des décisions.

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 6. Formation des professionnels de santé.

1.5 UTILISATION DU MODULE

Ce module est principalement destiné à la formation des membres des équipes cadres des
zones de santé sur l’utilisation des Outils et des Données du « SNIS ». Il constitue un
prérequis pour le module de Suivi et Évaluation et devra don précéder ce dernier dans
l’agenda de la formation.

SÉQUENCE 1. GENERALITES SUR LA GESTION DE L’INFORMATION SANITAIRE

1.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

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1.1.1. Objectif spécifique
A la fin de cette séquence, le participant doit être capable d’expliquer les généralités sur la
gestion de l’information sanitaire.

1.1.2. Objectifs opérationnels

Lorsqu’il sera appelé à expliquer les généralités sur la gestion de l’information sanitaire, le
participant doit être capable de :
a) Maitriser les concepts de base dans la gestion de l’information sanitaire ;
b) Expliquer le circuit et le délai de transmission des données du SNIS ;
c) Expliquer les sources des données.

1.2. Méthodes/Techniques

La méthode affirmative à travers l'exposé interactif et les jeux questions/réponses et les

exercices de groupes sera d’application dans cette séquence.

1.3. INFORMATIONS UTILES

DOCUMENT 1.3.1. HISTORIQUE

Le Système National d’Information Sanitaire (SNIS) existe en RDC depuis l’époque coloniale
avec l’utilisation des cahiers bleus pour le rapportage. Il a ensuite évolué avec l’apport de
plusieurs partenaires notamment :

 En 1987 : Projet ETRI (sur financement BAD) ;

 De 1990 à 1994:Très peu d’informations disponibles. Il faut tout de même noter que
cette période correspond à la rupture de la coopération ;
 De 1996 à 1998: Projet ISA (financement AGCD) ;
 Par la suite se sont succédé les différents projets PAGIS (Projet d’Appui à la Gestion
de l’Information Sanitaire).
La stratégie veut que le niveau national joue un rôle normatif, régulateur et d’appui tandis
que la province a la responsabilité de mise en œuvre et du fonctionnement du SNIS.

Il définit 12 sous-systèmes ou composantes du SNIS qui toutes concourent à la même

mission. La composante « SNIS SSP » est réglementée et fonctionnelle. Ses outils de collecte
de données, de transmission et d’analyse ont été adoptés avec l’ensemble des parties
prenantes et le DHIS2 a été coopté comme logiciel pays pour améliorer la gestion de
l'information sanitaire. Toutes ces composantes sont logées dans différents services du
Ministère de la santé et conformément au cadre organique encore en vigueur.

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Figure 1: SNIS RDC / Composantes ou Sous Système

État Civil et SNIS/Structures et SNIS/Surveillance

démographie (D7) Services des soins de épidémiologique du
santé primaires (D5) territoire et des frontières
SNIS/Médecine (D4)
Traditionnelle et Plantes 12
Médicinales 1 2 SNIS/ Gestion, Suivi et
(D2, D3 et Programme de évaluation des
Médecine 11 programmes de santé
Traditionnelle) jugés prioritaires (52
programmes
SNIS/Interventions 3 nationaux)
sanitaires de la
communauté (D5 et
D12) 10

SNIS/Hygiène et
SNIS/ surveillance des
SNIS/Établissements de RDC déterminants de la
santé de formation et 4 santé (D9)
recherche supérieures
Composantes
9 ou sous
et universitaires
Évacuations sanitaires systèmes
à l’étranger (D2)

SNIS/Le Médicament.
5 Approvisionnement,
Distribution, coût (D3)
8

SNIS/Enseignement des
Sciences de santé 7 6
Universitaire, supérieur,
Secondaire et primaire
(D8)
SNIS/Comptes Nationaux et
SNIS/Gestion administrative flux financiers (PNCNS et
Ressources humaines, Infrastructures et D7)
Équipement, Documentation (D1 et D13)

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Le cadre normatif actuel est peu adapté à l’évolution du contexte (décentralisation, SRSS 2 ème
édition, PNDS,…). D’autre part, sur les 12 composantes définies dans le cadre normatif du
SNIS, seule la composante SSP est réglementée.
La composante SURVEPI n’est pas réglementée mais, fonctionne plus ou moins bien.
Concernant les autres composantes, celles dépendant du Ministère de la Santé Publique
sont à des niveaux de développement divers (cf. 2.3.). La composante « Etat civil et
mouvements démographiques » ne dépend pas du Ministère de la Santé Publique et n’est
pas fonctionnelle

D’autre part, bien que le cadre normatif SNIS soit unique pour toutes les composantes, il ne
décrit pas l’articulation entre ces différents sous-systèmes en vue d’une rationalisation.

A ce jour, suite à l'interprétation erronée des textes, chaque Direction, chaque programme
ayant la responsabilité d'une composante, a tendance à mettre en place de système
parallèle et sans harmonisation avec le SNIS, ce qui prive jusque-là le Ministère de la Santé
d'une banque de données. Il faut noter cependant l'effort actuel des programmes
prioritaires dans l'harmonisation et l'intégration au SNIS suite au système modulaire qu'offre
le logiciel DHIS2.

DOCUMENT 1.3.2. QUELQUES NOTIONS ET CONCEPTS DE BASE

1. Système :

Un système est un ensemble d’éléments ou de structures qui sont en interrelations en vue

d’atteindre un objectif commun. C’est le cas du système d’information sanitaire, du système
de santé, du système digestif, etc...

Pour Deming « du nouveau en économie », un système est un réseau de composants

interdépendants qui agissent ensemble pour chercher à atteindre un but qui lui est propre.

2. Système National d’Information Sanitaire :

« … un système qui apporte l’appui spécifique en informations nécessaires pour éclairer le

processus de prise de décision à tous les niveaux d’une organisation » (Hurtubise, 1984)

L’OMS (Rapport 2003) propose la définition suivante : « dans le contexte des systèmes de
santé basés sur les Soins de Santé Primaires, on peut définir un système d’Information
Sanitaire comme un processus intégré de collecte, de traitement, de notification et
d’utilisation de l’information et des connaissances sur la santé pour influencer l’élaboration
des politiques, l’exécution des programmes et la recherche ».

Le Ministère de la santé propose la définition suivante pour la RD Congo : « le Système

National d’Information Sanitaire, en sigle SNIS, est un ensemble organisé de structures,
d’institutions, de personnel, de méthodes, d’outils et d’équipements permettant de fournir
l’information nécessaire à la prise de décision, à l’action, à la gestion des programmes

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sanitaires et des systèmes de santé à tous les niveaux grâce aux informations obtenues à
partir des données.

3. Donnée :

La donnée est un renseignement élémentaire et brut décrivant un élément précis d’un état
ou d’un événement. Elle est la résultante d’une observation ou d’une mesure.
Exemple : sexe ou âge des patients vus à la consultation, nombre de patients vu à la
consultation par tranches d’âge, nombre de cas enregistrés à la consultation de paludisme
simple.

4. Information numérique :

Quand les données sont conservées sur un support numérique, il n’est plus possible de les
lire sans un outil supplémentaire, une «machine» (en général un ordinateur, une connexion
internet).

En fait, le «support n’est pas le message» comme c’était le cas avec les documents papier.
Dans ces lignes directrices, nous appellerons information numérique, les données qui sont
conservées dans un format qui permet directement un traitement automatisé. Il s’agit, en
règle générale, de supports numériques.

5. Population de la zone de santé :

Pour planifier et suivre les activités sanitaires d’une entité géographique, telle qu’une zone
de Santé, il est indispensable de bien maitriser ses caractéristiques géographiques et
démographiques. La population est, à cet égard, une donnée indispensable.

Les recensements sont des opérations complexes, de ce fait non faisables à partir du centre
de santé ; Cet aspect ne sera donc pas abordé ici. En revanche, si le besoin existe un centre
de santé de responsabilité d’une aire de santé doit être en mesure d’organiser le
dénombrement de la population de son aire ; ceci peut se faire avec l’appui du bureau
central des zones de santé.

Types de dénombrements de la population

On distingue principalement deux types de dénombrements : le dénombrement sanitaire, le

dénombrement systématique.

Le dénombrement sanitaire

Au cours du dénombrement sanitaire, les agents de santé établissent des fiches familiales
par ménage. Ils inscrivent ainsi tous les habitants de l’aire de santé. Bien organisé, ce type
de dénombrement permet de produire les chiffres exacts de la population par tranche d’âge.
Les fiches familiales contiennent beaucoup d’autres informations qui peuvent être seront
exploitées pour la meilleure prise en charge des problèmes de santé de la population.

Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page 7

Ce type de dénombrement a pu être organisé par le passé dans des Zones de Santé très bien
organisées (ex. ZS Katana au Sud Kivu, ZS Kasongo au Maniema ou Kalonda Est à Lomami).
Néanmoins il s’agit plus de l’exception que la règle.

Le dénombrement systématique

Il est plus simple et très pratique. Ici, les fiches familiales ne sont pas constituées. L’objectif
est de connaître les chiffres par tranche d’âge de la population afin de suivre les activités
pour chaque population cible concernée. Ce dénombrement est préparé et réalisé par
l’équipe du centre de santé soutenu par les autres acteurs sanitaires de l’aire de santé et le
bureau central. Le personnel du centre de santé appuyé par les membres du COSA et des
agents de santé là où il y en a, passe de ménage en ménage pour compter
systématiquement tous les membres de chaque ménage en les répartissant par sexe et par
groupe d’âge. Lorsqu’il est bien conduit, ce type de dénombrement donne lui aussi des
chiffres assez précis de population.
Actualisation de la population de la zone de santé

Lorsqu’il n’y a pas eu de recensement ou de dénombrement au cours de l’année concernée,

les chiffres de population de chaque année sont estimés en corrigeant les chiffres du dernier
recensement par le taux d’accroissement. Parce qu’on estime qu’en moyenne la population
Congolaise augmente chaque année de 3 %.

En l’absence de recensement au cours de l’année, il faut multiplier par le facteur

d’accroissement de 1,03 le chiffre de population de l’année précédente pour obtenir le
chiffre de l’année en cours.

Exemple : Pour l’aire de santé A, le recensement administratif de 2012 a trouvé une

population de 10.000 habitants. En 2017 la population estimée de cette même aire sera :
10.000 * 1,03 * 1,03 * 1,03 * 1,03*1,03 = 11.592,740 soit 11.593 habitants

Il n’y a pas de sens à procéder à l’actualisation d’une population lorsque le dénombrement a

été réalisé en cours d’année.
6. Population cible

La population cible pour une activité données (ex vaccinations) est la population qui est
visée par cette activité (enfants ce 0 à 11 mois pour la vaccination). C’est sur cette
population que se concentreront les objectifs de la structure.
Dans le cadre des activités d’une structure, il existe deux grands types de populations cibles :
 la population desservie par la structure sanitaire qui correspond à la population vivant à
l’intérieur de ses limites géographiques de l’aire de santé (de son exactitude dépendra la
validité de la plupart des indicateurs calculés) ;
 les populations cibles par activité, qui sont des sous-groupes de la population générale et
qui sont concernés par des activités précises.

Exemple de populations cibles :

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  les enfants de 0-11 mois pour la vaccination, ce qui correspond à 4% de la population
totale ;
 les enfants de 0-5 ans pour le suivi de la croissance ce qui correspond à 18,9% de la
population totale;
 les femmes en âge de procréer pour les activités de planification familiale, ce qui
correspond à 21% de la population totale ;
 les femmes enceintes attendues pour la consultation prénatale, ce qui correspond à
4% de la population totale ;
 Toute la population pour la consultation curative.

Les populations cibles par activité, font le plus souvent référence soit aux tranches d’âge
concernées par ladite activité, soit à la prévalence ou l’incidence attendue d’une maladie soit
encore à des normes internationales.
7. Indicateur :
L’indicateur est une mesure qui décrit l’état ou le changement d’état obtenu par
comparaison, très souvent dans le temps. Souvent obtenu par la combinaison de plusieurs
données, l’indicateur fournit une information suffisamment riche et suffisamment
synthétique pour être utile pour la prise de décision.

Exemples : -Proportion de nouveaux cas vus à la consultation curative,

-% des enfants de 0 à 11 mois vaccinés contre la rougeole.

8. Collecte des données

La collecte des données consiste, à enregistrer lors de la réalisation des activités dans les
structures, les données identifiées comme utiles à la prise en charge sanitaire du ou des cas
sur un support de récolte adéquat (registre, feuille de pointage, etc.

Pour les activités curatives, la récolte des données se fait tous les jours ouvrables au cours de
l’activité de consultation et au contact direct du malade. Pour ce qui concerne les registres
de consultations curatives mais aussi d’autres consultation (ex ; CPN ou CPS) une première
compilation des données devant in fine être retranscrit dans le canevas de rapport mensuel
d’activité, se fait au bas de chaque page du registre afin de faciliter l’agrégation à la fin du
mois.

La programmation des activités préventives est, elle rarement quotidienne, les séances étant
organisées à des jours bien définis de la semaine. La récolte des données se fait donc à
l’occasion de chaque séance avec dans la plupart des cas un rapport journalier de l’activité à
produire.

On utilise alors des supports de compilation spécifiques appelé fiches de pointage. Les fiches
de pointages produites lors des différentes séances du mois doivent ensuite être agrégées à
la fin de celui-ci pour alimenter le canevas mensuel.

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9. Agrégation des données :

L’agrégation visant à remplir un rapport d’activité peut se faire selon différents rythmes
Pour la plupart des données (pour ce qu’on appelle souvent le SNIS de soins de santé
primaire) on demande une agrégation mensuelle. Dans ce cas que ce n’est pas l’ensemble
des données inscrits dans les registres initiaux qui doivent être agrégées puis transcrits dans
le rapport ; on s’intéresse seulement aux données utiles à la production d’indicateurs
interprétables au niveau de l’Aire de santé, de la Zone de santé ou plus haut dans la
hiérarchie, par exemple au niveau des programmes.

Les autres données inscrites dans les registres, qui sont non moins importantes, serviront-
elles lors de la supervision (notamment pour analyser la cohérence de l’enregistrement des
données pour un même malade (par exemple un diagnostic de paludisme doit recevoir des
médicaments antipaludéens).

Certaines données bien qu’étant récoltés de façon régulière au moment de l’exécution de

l’activité, doivent amener à une agrégation et une analyse hebdomadaire (cas des maladies
à potentiel épidémique d’enregistrement hebdomadaire). Dans d’autres cas pour des
maladies spécifiques telles que la tuberculose la fréquence de rapportage est trimestrielle.
Enfin certaines autres données sont récoltées de façon annuelle ; il s’agit là en particulier
des données concernant les ressources à disposition des centres de santé (ex : information
sur le personnel, ou les infrastructures).
10. Supports de données dans le Centre de Santé et Hôpital

Il existe deux catégories de supports de données dans une zone de santé :

 Les outils primaires de récolte des données :

 La fiche malade ou le dossier médical : qui recueille les données
individualisées c’est-à-dire par personne. Ce document doit rester dans les
établissements de soins.
 Les cartes de vaccination, fiches CPN Partogrammes (etc.) pour les activités
préventives. Dans la plupart des cas ces documents doivent aussi rester dans
l’établissement ; surtout, ils doivent être rangés ensemble et dans un ordre
logique (indispensable pour la supervision).

 Les outils secondaires de récolte des données :

 Les registres: qui permettent de récolter les informations séquentielles de
gestion et de couverture à partir des fiches individuelles pour une prise de
décisions. les registres sont les outils de base les plus répandus pour le SNIS
des Soins de santé primaires.
 Les fiches de pointage servent à faciliter la compilation des données. Les
supports de compilation permettent d’effectuer les comptages ou les
pointages nécessaires au remplissage des supports de transmission à partir
des données contenues dans les outils de collecte primaire ou dans certains
registres. Il est essentiel que les fiches de pointage d’une activité données et

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10
 pour un mois donné, soit rangées ensembles de façon chronologique pour
faciliter l’agrégation finale dans le canevas de rapport mensuel d’activités.

Exercice 1 : En groupe, utiliser le registre du curatif d’une structure pour comptabiliser le

nombre de nouveaux cas (Paludisme simple, diarrhée simple et hypertension par tranche
d’âge pour un mois).

11. Analyse des données :

L’analyse des données consiste à calculer différents indicateurs et à les organiser en

tableaux, en graphiques ou en cartes afin de déceler des équivalences ou des différences.
Cette analyse doit permettre de procéder à des comparaisons entre les groupes, dans le
temps, dans l’espace, par rapport à un objectif ou par rapport à une valeur de référence et
par rapport à différentes activités.

12. Interprétation :

L’analyse des données fournit des informations qui doivent être interprétées. Les
équivalences ou différences doivent être expliquées. Les causes potentielles de l’apparition
d’un problème doivent être recherchées. Plusieurs hypothèses peuvent être proposées.

13. Décision - action :

Lors de la phase d’interprétation, les causes des problèmes sont identifiées et si possible
quantifiés. Le processus de prise de décisions permet de sélectionner les solutions
appropriées, de responsabiliser les personnes devant conduire la mise en œuvre des actions
proposées, d’évaluer les ressources matériels et financières ainsi que le temps nécessaire, de
prévoir l’évaluation des actions et les seuils tolérables permettant de dire si les actions ont
résolu les problèmes.

14. Transmission des données :

Les données sont collectées au niveau des structures de base. Cependant, tous les niveaux
de la pyramide sanitaire ont besoin, pour alimenter leur processus de prise de décision,
d’informations concernant les activités sanitaires réalisées sur le terrain. Les données sont
transmises à des moments bien précisés (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel ou
annuel) dans le circuit d’information, sous forme de rapport en utilisant les canevas de
transmission qui contiennent les éléments synthèses des registres. Ces délais sont à
respecter pour la prise en compte des rapports dans la promptitude et la qualité de données
transmises.

15. Le tableau de bord

Le tableau de bord est un outil qui permet à tout moment de disposer d’une vision
synthétique claire de l’ensemble des informations dont on a besoin pour gérer efficacement
et à tout moment les tâches dont on est responsable. Le tableau de bord d’une voiture
Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page
11
fournit en permanence des informations concernant l’état du véhicule, la réserve de
carburant, la vitesse, la température etc….

Le tableau de bord d’une structure sanitaire permet de suivre l’évolution mensuelle des
problèmes de santé, des activités et de l’utilisation de services et de faire un bilan au bout
de périodes plus longues. Ce tableau de bord doit être disponible au niveau de chaque structure.
Les détails sur l’élaboration et utilisation des tableaux de bord seront développés dans La
séquence consacrée à l’organisation des données.

DOCUMENT 1.3.4. CIRCUIT ET DÉLAI DE TRANSMISSION

Les données des structures sont collectées sur base d’un canevas de transmission et doivent
remonter à tous les niveaux de la pyramide sanitaire pour alimenter le processus de prise de
décision. Les données sont transmises à des moments bien précis (hebdomadaire, mensuel,
trimestriel, semestriel ou annuel).

Figure [Link] et Délai de Transmission

Avec le DHIS2 il y a possibilité d’avoir les données en temps réel, lorsqu’elles sont saisies au
plus tard le 20 du mois.

Le délai de transmission dépend d’un niveau à l’autre, comme le montre le tableau ci-
dessous :

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12
Tableau 1.Délai de Transmission

Période Zone de santé Province Niveau central

M+7j Rapports des CS et des Rapports des structures Rapport des directions
hôpitaux réceptionnés dépendants de la et programmes
province réceptionnés réceptionnés

Rapport du BCZ Rapport de la province

élaboré élaboré
M + 15 j Rapports CS, Hop et Rapport de la province Rapports encodés
BCZS encodés encodé
 Données ZS +DPS
Données ZS réceptionnées
réceptionnées
M + 20 j Données analysées et Province centralisées, Province centralisées,
contrôlées analysées et contrôlées analysées et contrôlées

M + 30 j 

Il faut laisser du temps aux producteurs de l’information pour qu’ils analysent et interprètent
leurs données enfin d’en tirer les décisions conséquentes avant de les transmettre au niveau
supérieure.

DOCUMENT 1.3.4. SOURCES DES DONNÉES

Objectif spécifique

A la fin de cette séquence, le participant doit être en mesure d’expliquer les généralités sur
la gestion de l’information sanitaire et principalement la source des données,
Objectifs opérationnels

À la fin de cette séquence les participants doivent être capables de:

 Reconnaître les différentes sources de données ;

 Expliquer la différence entre routine et sources non routine.

a) Type

Un programme a besoin d’informations pour:

 Suivre le déroulement des activités, prendre des décisions de gestion, assurer

l’amélioration du programme ;
 Ceci requiert l’élaboration d’un plan de suivi d’évaluation qui est :
 Renseigné par des indicateurs…
 Calculés à partir de données …
 Collectées (provenant) de sources diverses

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13
Figure [Link] sources potentielles des données

Système
Enquêtes auprès des d’information Recherches
services de santé sanitaire de routine opérationnelles

Enquêtes nationales
auprès des ménages

Évaluations rapides S&E

Surveillance
sentinelle
Recensements

Système de surveillance Collecte de routine

démographique et de au niveau
santé communautaire

b) Différences entre sources des données

 Les données de routine : elles sont collectées de façon continue.

Elles proviennent de : Système d’information sanitaire de routine, de la Surveillance
sentinelle, du Recueil de données administratives et du Recueil de données d’état civil.

 Les données non routine : collectées de façon ponctuelle ou périodique.

Elles proviennent de : Collecte de données sur les activités de programme, Enquêtes auprès
des formations sanitaires, Enquêtes auprès des ménages, Recensements et Etudes
spécifiques….

 Système d’information sanitaire de routine

Qu’est-ce qu’un système d’information?

Les objectifs d’un système national d’information sanitaire sont de :

 Constituer une base des données ;

 Fournir aux décideurs les informations nécessaires à la prise de décision ;
 Fournir à tous les acteurs et utilisateurs du système de santé ainsi qu’aux secteurs
connexes de la santé l’information utile dont ils ont besoin ;

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14
 Soutenir le processus de planification, de gestion, et d’évaluation des programmes et des
services de santé ;
 Soutenir la recherche et l’enseignement pour la santé ;
 Favoriser l’échange international des données sanitaires.

 Surveillance : Démarche systématique et continue de collecte d’analyse, d’interprétation

et de rapportage de données sur une question de santé pour une prise de décision.
 Surveillance sentinelle : La surveillance effectuée dans un nombre réduit de formations
sanitaires qui servent de sites sentinelles.

L’enquête

Une enquête est une activité d’investigation au cours de laquelle des données Sur les
opinions, croyances, comportements, données sociodémographiques, économiques,
biologiques, etc. sont collectées auprès d’un échantillon représentatif de la population ou
non.

Les raisons ci-après peuvent justifier l’organisation d’une enquête :

 Qualité unique: collecter des informations qui ne sont pas disponibles.

 Échantillonnage de probabilité: représentation non biaisée/objective d’une population.
étudiée.
 Mesures standards : même information collectée pour chaque enquêté(e).
 Disponibiliser des données sur une population et des services.

Besoins d’analyse: données collectées peuvent compléter des données existantes de

sources secondaires.

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15
SÉQUENCE 2. RECOLTE DES DONNÉES

2.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

2.1.1. Objectif spécifique

A la fin de cette séquence, le participant doit être capable de remplir correctement les outils,
de collecte de compilation et de transmission des données.

2.1.2. Objectifs opérationnels

Lorsqu’il sera appelé à remplir les supports des données, le participant doit être capable de:

- Décrire brièvement les nouveaux supports de collecte et de transmission des

données ;
- Remplir les registres, la fiche de pointage et les canevas ;
- Montrer comment assurer la qualité des données ;
- Utiliser le registre de gestion des erreurs ;
- Archiver les données (dur et DHIS2).

2.2. INFORMATIONS UTILES

DOCUMENT 2.2.1. REMPLISSAGE DES REGISTRES, FICHES ET CANEVAS

[Link]. Registre d’accueil

Tableau 2: REGISTRE D’ACCUEIL

REGISTRE DE L'ACCEUIL
MOIS : …….………………………… ANNEE :……...…………………

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
TRANCHE D'AGE SIGNE Mode de
NOUVELLEMENT
DATE N°ANNUELLE N°DOSSIER NOM & PRENOM SEXE DATE DE NAISSANCE ADRESSE COMPLETE SERVICE ENVOYE D'URGENCE payement
ATTRIBUE < 5 ans 5 ans +
OUI / NON (L,M,I,C,S,A)

Cumul des feuilles précédentes (1)

Total Feuille

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16
Voir les registres proposés ainsi que le manuel de remplissage

Exercice 2 : chaque équipe devra remplir au moins 2 registres à partir des fiches/registres
réels récupérés dans un centre de santé ou hôpital du lieu où se tient la formation (curatif,
CPN, accouchement, CPS et hospitalisation).

[Link]. Remplissage des canevas

 Remplissage du canevas CS, HGR, BCZ ;

 Remplissage du canevas VIH/Sida ;

 Remplissage du Relevé Hebdomadaire Epidémiologique ;

 Remplissage du canevas trimestriel de tuberculose.

(Voir manuel de remplissage)

[Link]. Synthèse des nouveautés dans le remplissage des outils

1/ Listing des nouveaux outils de gestion introduits ou modifiés au niveau centre de santé

 Canevas de rapport mensuel d’activité (entièrement remanié) ;

 Registre d’accueil (introduit avec le nouveau système) ;
 Registre de consultation curative (modifié) ;
 Registre de Consultation Prénatale (modifié) ;
 Registre des accouchements (modifié) ;
 Registre de la Consultation Post-natale (modifié) ;
 Registre de Planification Familiale (modifié) ;
 Registre de CPS (modifié)….

2/ Principes généraux sous tendant les modifications apportées dans la dernière version

a) Par rapport aux structures devant rapporter ou transmission :

Il faut produire un rapport par structure de soins y compris les postes de santé. La
transmission des rapports du PS se fait directement à l’EZS.

b) Par rapport aux simplifications apportées au système :

Simplification importante du contenu des canevas (moins de données).

La notion d’origine géographique des patients a été abandonnée. (AS, hors AS, hors Zone).
Pour la plupart des maladies les tranches d’âge pour la morbidité ont été réduites à 2
groupes : < 5 ans et ≥5 ans. Les données relatives aux ressources ont été limitées au
maximum.
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17
La liste des maladies a été modifiée et réduite (en particulier on ne doit plus enregistrer les
maladies à déclaration hebdomadaire dans ce canevas - sauf dracunculose et paludisme).

L’ordre de présentation des données dans le canevas a changé ; si une activité l’est pas
réalisée, l’IT/AS doit barrer clairement le tableau (ou marquer N.I. non intégré).

c) Par rapport aux principaux aménagements ou ajouts :

Enregistrement des nouveaux contacts au CS (toute personne passant à la réception).

Détails demandés pour certaines maladies de programmes : palu, diarrhée, infection

respiratoire, IST (1ière page du canevas).Les Test de Dépistage Rapide du paludisme doivent
être enregistrés au niveau de la table de consultation (et dans le registre).

Le rapportage des activités communautaires est profondément remanié. On simplifie le

rapportage financier et on l’adapte au nouveau contexte (couverture universelle, FBR…).

3/ Modification apportées aux registres visant l’amélioration de la qualité du rapportage

 Introduction des Lignes « reports » et « totaux » dans les différents registres. Chaque
page, commence avec une ligne « Cumul des feuilles précédentes » et finit par deux
lignes « Total Feuille », et « Report ». Par colonne, le report d’une page est transcrit
dans le cumul des feuilles précédentes de la page suivante.
 En cas de rupture d’un registre imprimé, on peut utiliser un cahier simple pour
enregistrer les données
4/ Mise en place d’un enregistrement de la fréquentation globale du CS (Nouveauté)

 Il faut enregistrer le nombre de personnes qui passent par l’accueil quel que soit le
motif (consultation curative, CPN, vaccination, soins, santé maternelle, PF,
vaccination, CPS, etc.) ; et ceci en deux tranche d’âge moins de 5 ans et 5 ans révolus.
Prévoir un registre d’entrée où tous les passages sont enregistrés.

5/ Modification concernant l’enregistrement des données à la Consultation ambulatoire

Les principes et les modalités de remplissages des outils de collecte (registre et canevas
mensuel) ont largement été remaniés.

Tableau [Link] de la Consultation Ambulatoire

Transcription dans le
Principe Remplissage du registre
canevas
ORIGINE GEOGRAPHIQUE : Ne Les colonnes destinées à
plus enregistrer l’origine (AS, hors cette information
AS , hors ZS). peuvent disparaitre.
NOUVEAU CAS et ANCIENS Mentionner si c’est un Transcrire les diagnostics
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18
 Transcription dans le
Principe Remplissage du registre
canevas
CAS : Seuls les nouveaux cas dans le canevas
servent au rapportage de la NC ou un AC. uniquement pour les
morbidité. nouveaux cas.
AGE et SEXE : L’âge doit être noté Compter le nombre de
4 colonnes de petite
en chiffres pour tout le monde croix dans chacune des 4
taille sont prévues dans
(NC+AC) ; mais pour les NC colonnes de tranches
le nouveau modèle de
uniquement il faut aussi classifier d’âge/sexe, avant de
registre à droite de l’âge
le patient dans l’une des 4 reporter le total dans les
en chiffre ; pour chaque
catégories suivantes : (Féminin < 5 quatre cases prévues à cet
NC mettre une croix dans
ans ; Masculin <5 ans, Féminin ≥ effet du canevas
la bonne colonne.
5 ans ; Masculin ≥ 5 ans) (uniquement NC)
Dans le nouveau modèle
une colonne est prévue
CATEGORIES SPECIFIQUES DE NC: par catégorie; lors de la
Compter le nombre de
Il faut préciser si le patient fait consultation, pour les NC
croix dans chaque colonne
partie de l’une des catégories uniquement mettre une
avant de reporter dans les
suivantes : Femme enceinte, croix dans la ou les
cases du canevas prévues à
indigent, mutualiste, contre référé colonnes, si cela
cet effet.
de l’HGR, orienté par le RECO. correspond aux
caractéristiques du
patient.
6 colonnes de petite
taille sont prévues dans
le registre de
PRESCRIPTION TDR : Noter (i) consultation entre la
Compter le nombre de
l’existence de fièvre au moment de colonne symptômes et la
croix dans chaque colonne,
la consultation, (ii) la prescription colonne diagnostic :
avant de reporter ces
des TDR, (iii) le résultat de ces fièvre (<5 ; ≥5) ;
nombres dans les cases
TDR ; le tout en deux tranches prescription de TDR (<5 ;
correspondantes du
d’âges : moins de 5 ans et 5 ans ≥5) et résultats des TDR
canevas.
révolu. (<5 ; ≥5).
Pour toute suspicion de
palu, remplir les colonnes
correspondant au cas.
ISSUES : Pour tous les patients (NC La colonne « issue » a été Compter le nombre de
et AC) il faut préciser les issus de la rajoutés l’extrémité lettres des catégorie D , O ,
consultation curative ; quatre droite du registre ; y R, puis reporter dans les
situations sont possible : A = noter les issues cases du canevas, prévues
Ambulatoire D = Décédé ; O = mis particulières : « A, D, R ou à cet effet. Faire le bilan
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19
 Transcription dans le
Principe Remplissage du registre
canevas
des décès par catégories
avant de transcrire dans
en observation au CS ; R = référé. O»
les cases correspondantes
du canevas
Dépouiller les cas noté D
DECES :
pour connaitre les causes ;
Les décès doivent tous être
Enregistrer à posteriori puis retranscrire dans le
enregistrés dans le Registre de
tout décès dans le canevas. (NB : enregistrer
Consultation, même si le décès a
registre de consultation aussi les décès maternel
été constaté dans un autre service
qui ne passent pas à la
(maternité, observation)
consultation)
A propos des maladies à
enregistrer
PALUDISME : Le diagnostic de
paludisme est plus détaillé
Se référer aux définitions
qu’avant : paludisme simple
du PNLP pour enregistrer
confirmé (TdR positif) ; paludisme
les cas de paludisme. Comptabiliser chaque code
simple présumé (TDR non réalisé),
par tranche d’âge, avant
paludisme grave.
de retranscrire dans le
DIARRHEE : Le diagnostic de
Se référer aux définitions canevas (tableaux
diarrhée est plus détaillé qu’avant :
du PNLMD pour spécifiques prévues au
diarrhée simple, diarrhée avec
enregistrer les cas de début du canevas avec
signes évidents de déshydratation,
diarrhée. différents niveaux de
diarrhée sévère
détail)
Se référer aux définitions
PNEUMONIE: Deux catégories :
du PNIRA pour
pneumonie grave et pneumonie
enregistrer les cas de
simple.
pneumonie.
IST: les IST sont les seules maladies Classer le/la malade
pour lesquelles on doit préciser selon l’une des trois
une tranche d’âge détaillée (0-14 catégories d’âges Agréger tous les cas de
ans ; 15- 24 ans et ≥ 25 ans); il faut prévues (0-14 ans ; 15- chaque catégorie puis
aussi préciser si le patient a été 24 ans et ≥ 25 ans), selon retranscrire ces
traité selon l’approche le sexe, selon la catégorie informations dans le
syndromique (recommandée) ou de traitement et canevas.
selon une approche étiologique ; mentionner si un cas
et si un cas contact a été identifié contact a été identifié
ADHERENCE AU PROTOCOLE une colonne a été Au moment du

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20
 Transcription dans le
Principe Remplissage du registre
canevas
rajoutée dans le registre
NATIONAL : pour les trois maladies dépouillement,
près le code diagnostic. Y
ci-dessus (Palu, Diarrhée, infection comptabiliser par
mettre une croix si le
respiratoire) il faut préciser si le catégories les patients qui
patient a pu être traité
patient a pu être traité selon le ont pu être traités selon le
selon le protocole.
protocole national recommandé, protocole pour chacune
ou pas. des 3 maladies.

AUTRES PROBLEMES DE SANTE A ENREGISTRER (en deux tranches d’âge) : anémie, carie
dentaire, cataracte, crise drépanocytaire, diabète, dracunculose, dysenterie, épilepsie, Filaire
lymphatique, géoheminthiases, glaucome, goitre, hépatite virale, HTA, Konzo, onchocercose,
schistosomiase, toxicomanie, trouble mental, THA, Ulcère de Buruli, Xérophtalmie. NB les
maladies à déclaration hebdomadaire ne sont plus enregistrées dans le canevas
mensuel (sauf paludisme) ; bien sûr elles doivent cependant figurer dans le registre de
consultation.

6/ Modification de l’enregistrement des examens de laboratoire

 Les TDR sont considérés comme enregistrés sur la table de consultation et ne sont
donc pas reportés dans la rubrique laboratoire du canevas.
 On enregistre d’une part les examens réalisés : chimie urine, hémoglobine, culot
urinaire ; examen direct de selle, ponction ganglionnaire, et d’autre part les
diagnostics positifs : Bandelette urinaire + pour l’albumine ou le sucre ; Hb < 6g ou Hb
entre 6 et 8 g ; examen culot urinaire + (schistosomiase ou aux Trichomonas),
examen de selles + (Amibes, Ankylostomes, Schistosomiase, Ascaris, Oxyurose),
examen ganglionnaire positif à la THA.
7/ Modification de l’enregistrement des Consultation Prénatale

Très peu de modifications par rapport à la version précédente. En plus de ce qui est
enregistré classiquement, préciser sur le registre : (i) si la première CPN a été faite à la
16ème semaine; (ii) si la dernière a été faite à la 36ème semaine; si une moustiquaire a été
distribuée en CPN1 ou lors d’autres CPN (séparer les deux) ; si des traitements préventifs
Intermittents anti-palustres ont été donnés (SP1, SP2, SP3 et SP4) ; si un déparasitage a été
fait. Se reporter au modèle proposé par le PNSR et éventuellement tracer des colonnes
supplémentaires. Par ailleurs, comme pour la consultation curative on ne doit plus enregistre
l’origine géographique des patientes.

NB : les données relatives à la PTME sont présentées dans le modèle standard de registre de
CPN mais doivent être transcrite dans le canevas unique VIH et non pas dans le canevas du
SNIS SSP.

8/ Modification de l’enregistrement des Accouchements

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21
Peu de modifications par rapport à la version précédente. En plus, dans le registre
d’accouchement ;

(i) penser à mentionner le N° du Partogramme utilisé et archiver ce dernier pour la

supervision ;
(ii) noter s’il s’agit d’une grossesse à terme ;
(iii) noter s’il s’agit d’un accouchement eutocique ou dystocique et le type de complications
(NB : les accouchements dystociques doivent être référés) ;
(iv) précisé si les soins essentiels ont été donnés au nouveau-né, s’il a reçu des antibiotiques
par IV ou IM et s’il a été mis à la méthode Kangourou ;
(v) préciser si l’enfant a bénéficié d’une alimentation précoce au sein maternel ;
(vi) préciser si l’accouchement a été réalisé par du personnel qualifié. Transcrire les
informations dans le canevas mensuel.

NB : les données relatives à la PTME sont présentées dans le modèle standard de registre
d’accouchements mais doivent être transcrite dans le canevas unique VIH et non pas dans le
canevas SNIS.

9/ Modification de l’enregistrement des Consultation Post natale

Très peu de modifications par rapport à la version précédentes. Certains détails doivent être
mentionnées dans le registre CPoN mais très peu d’entre elles sont à retranscrire dans le
canevas mensuel : en l’occurrence, s’il s’agit d’une CPoN 1, CPoN2, CPoN 3 et enfin le
nombre de cas de fistules vésico-vaginales identifiées lors de ces consultations.

10/ Modification de l’enregistrement des activités de Planification Familiale

La PF intègre les activités réalisées au niveau de la communauté par les Agents de

Distribution à Base Communautaire (ADBC) qui doivent mensuellement rapporter leur
activité à l’IT titulaire du CS de responsabilité de l’AS. L’IT titulaire a la responsabilité
d’intégrer les différentes informations dans le canevas mensuel du CS de responsabilité de
l’AS. Les informations à collecter concernent les méthodes utilisées et la gestion des
contraceptifs.

Par rapport au tableau relatif au type de méthodes prescrites les Nouvelles Acceptantes et
les Renouvellements. Pour les NA, le PNSR demande d’enregistrer plusieurs tranches d’âge
et groupes spécifiques (NA moins de 20 ans ; NA 20 - 24 ans ; NA en post-partum ; NA en
soins après avortement) par contre pour les renouvellements ce n’est pas nécessaire.

Pour le calcul de la prévalence contraceptive on rapporte par rapport aux deux groupes (NA
et Renouvellements) mais on doit noter dans le registre de PF et le canevas le nombre
d’unités de contraceptif prescrites (ex. 3 pour 3 plaquettes de contraceptif oral données). Se
référer au programme pour plus de détails à ce niveau (ex. pour le calcul des Années de
protection contraceptive).

11/ Modification de l’enregistrement des Consultation Préscolaire

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22
Très peu de modifications par rapport à la version précédente dans le registre :

(i) prévoir une colonne par groupe d’âge (0-5 mois ; 6-11 mois ; 12-23 mois ; 24-59 mois) ;
(ii) noter si une malnutrition aiguë a été dépistée et quel type (MAM, MAS, œdèmes) ;

Noter le mesures thérapeutiques préventives prescrites (attention ces mesures varient en

fonction du groupe d’âge : 0-5 mois : allaitement exclusif, MILD, ANJE ; 6-11 mois : Vit A et
ANJE ; 12-23 mois Vit A, ANJE et déparasitage enfant, 24-59 mois : Vit A et déparasitage ;
noter si l’enfant est référé à un UNTI, UNTA ou un UNS. Retranscrire toutes ces données
dans le canevas.

Instruction spécifiques par rapport à l’enregistrement de la prise en charge de la

malnutrition aiguë en ambulatoire (UNTA et UNS)

Ne doivent remplir cette partie que les CS qui supervisent effectivement la réalisation
d’activités de prise en charge de la Malnutrition aigüe. Les données sont extraites des
registres de suivi des malnutris (UNTA ou UNS) mis en place par le PRONANUT (Voir modèle
fourni par ce programme). En principe, l’UNTA ne concerne que les enfants de moins de 5
ans, alors que l’UNS peut aussi concerner les femmes allaitantes malnutries (Index de masse
corporelle inférieur à la norme), les tuberculeux et les PVVIH.

[Link]. Gestion des erreurs contenues dans un rapport périodique

Chaque personne active à l’une ou l’autre étape du SNIS doit non seulement assurer le plus
consciencieusement possible les tâches qui lui sont dévolues en ce qui concerne la récolte et
la transmission des données, mais aussi mettre en place des mécanismes actifs de recherche
et de correction des erreurs.

En premier lieu, le responsable de l’institution devrait respecter un principe de base qui est
de ne confier la récolte des données qu’à une personne compétente et formée à cette
tâche. Chaque structure doit, à son propre niveau, mettre en place une stratégie de
formation continue du personnel afin de préserver la qualité et la fiabilité des données
récoltées.

Les erreurs les plus souvent rencontrées dans un rapport sont les suivantes :

 Des chiffres illisibles par suite de ratures ou de mauvaise écriture ;

 Des omissions ou des vides ;
 Les aberrances ;
 Des incohérences.

Toutes les personnes qui s’occupent de la récolte des données dans une structure doivent
connaître la démarche de recherche et de correction des erreurs qui passe par les étapes
suivantes :

1. identifier l’erreur (Si on est au BCZ, il faudrait ajouter l’erreur de saisie);

2. la noter dans le document approprié ;

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23
 3. en faire part à la personne qui récolte les données
4. ensemble avec cette personne vérifier dans le document de base correspondant ;
5. corriger l’erreur sur le rapport ;
6. informer tous ceux qui ont reçu le rapport de la manière dont l’erreur a été
corrigée ;
7. signaler dans le document approprié que l’erreur est corrigée.

REGISTRE DES ERREURS ZS ………………….STRUCTURE…………………

Tableau 4. Registre des erreurs

N° Date Nom du Type de Libellé Type Date Valeur de Date

vérificateur rapport de la d’erreur envoi correction correction
donnée retro info

Exemple de structure pour le registre des erreurs

 N° numéro de l’erreur,
 Date à laquelle l’erreur a été trouvée,
 Nom du vérificateur qui a trouvé l’erreur,
 Identification du rapport où l’erreur a été trouvée,
 Libellé de la donnée : description détaillé de la variable concernée,
 Type d’erreur : s’agit-il de 4 erreurs citées ci-haut ou d’erreur de saisie
par l’encodeur,
 Date ou l’on a envoyé la rétro information aux parties prenantes à
l’erreur : ceux qui ont commis l’erreur, ceux à qui on a envoyé des
données contenant des erreurs,
 Valeur de correction : contenu de la variable qu’il fallait avoir,
 Date où l’on a corrigé.

Exercice 3 : chaque équipe devra exploiter les rapports mensuels d’un CS ou hôpital de
l’endroit où se tient la formation, pour analyser les erreurs et remplir le registre de gestion
des erreurs.

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24
DOCUMENT 2.2.2. SYNTHÈSE DES ÉTAPES DE COLLECTE ET TRANSMISSION DES
DONNÉES AU CS ET HGR

Tableau [Link]èse des étapes de collecte et transmission des données

1 Recueil des données dans les registres.

2 Vérification de la qualité des données du registre.
3 Compilation des données ; agrégation dans les cases du canevas de rapport.
4 Calcul des indicateurs.
5 Vérification de calcul des indicateurs.
6 Vérification des données dans les tableaux du rapport (Absence de cases vides,
justesse des calculs, cohérence des données).
7 Transcription des données au tableau de bord.
8 Vérification / relecture du rapport et de ses copies par une personne qualifiée
avant d’envoyer au BCZS.
9 Signature de l’original et de la copie du rapport par le titulaire.
10 Envoi de l’original du rapport à la zone de santé dans un délai de 7 jours
maximum et archivage d’une copie au centre de santé par le titulaire.

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25
SÉQUENCE 3. LES INDICATEURS

3.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

3.1.1. Objectif spécifique

A la fin de cette séquence, le participant doit être capable A la fin de ce chapitre, l’apprenant
doit être capable de calculer et utiliser les indicateurs.

3.1.2. Objectifs opérationnels

Lorsqu’il sera appelé à expliquer le calcul et l’utilisation des indicateurs, le participant doit
être capable de :
 Expliquer la base méthodologique des indicateurs ;
 Définir et classifier les indicateurs ;
 Expliquer les différents types d’indicateurs ;
 présenter les caractéristiques des indicateurs ;
 montrer comment choisir les indicateurs.

3.2. INFORMATIONS UTILES

DOCUMENT 3.2.1. BASE MÉTHODOLOGIQUE DES INDICATEURS

L’intérêt d’une valeur quantitative n’existe que si l’on peut le comparer à un autre.

Afin de décrire un phénomène, on peut prévoir trois types de comparaisons :

- La comparaison dans le temps (d’un mois à l’autre ; d’une année à l’autre) ;

- La comparaison dans l’espace (entre structures, entre AS...) ;
- La comparaison par rapport à un objectif fixé ou à une norme.

Inversement chaque variable enregistrée dans le dhis2 se définit donc par rapport à ces trois
dimensions ; exemple de variable à enregistrer comme une unité : nombre de paludismes
confirmés par mois, dans le CS de Monkole.

Référence de temps

Pour assurer une comparaison adéquate On doit examiner des valeurs se rapportant à des
durées identiques sinon égales ; par exemple on peut comparer le nombre de cas de
paludismes confirmés diagnostiquées au mois de janvier à celui du mois de février.
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26
 Types de comparaisons possibles

On sait que les populations d’une aire géographique donnée varient dans le temps (en
général elles croissent de l’ordre de 3.0 % par an) ; si l’on veut faire des comparaisons
en contrôlant pour le facteur temps on doit prendre en compte le facteur
populationnel.
 Au niveau d’une AS :
o Pour des périodes de temps longues, par exemple annuelles, il vaut mieux
comparer des taux rapportés à une population plutôt que des valeurs brutes.
o Pour des périodes de temps courtes par exemple des mois, on peut comparer
des chiffres bruts : c’est ce qu’on fera dans la plupart des tableaux de bord
mensuels présentés ci-dessous.
 Au niveau de la ZS : il est toujours préférable de comparer des taux rapportés à
la population.

Comparaison dans l’espace

Il est intéressant d’effectuer des comparaisons dans l’espace (ex. comparer une AS à une autre), dans
le but de tirer des leçons sur les performances respectives par rapport aux objectifs des Programmes.

A chaque fois qu’on veut comparer des aires géographiques, on doit utiliser des taux et non
pas des chiffres bruts.

Comparaison par rapport à un objectif fixé

C’est évidement ce qui le plus intéressant à faire d’autant que c’est les Programmes fixent
les objectifs précis. En termes de couverture, l’exemple le plus classique est la vaccination
pour laquelle il s’agit d’atteindre une couverture de 80% d’enfants complètement vaccinés
avant le 12ème mois ; mais cela s’applique aussi à tout ce qui concerne la santé maternelle, la
santé reproductive ou certains dépistages de maladies, etc. Différents TdB d’indicateurs se
référant à ces programmes devront être utilisés pour suivre l’évolution des performances
dans chaque domaine.

Note sur la présentation des statistiques au niveau de l’aire de santé dans le nouveau
système d’information.
Afin de clarifier les responsabilités et améliorer la promptitude des données, il a été
décidé que toute les Fosa agréée par la ZS (publique, privée et confessionnelle) devaient
produire leurs propres rapports d’activités et les envoyer à la ZS. Dans une même AS, les
populations ne sont donc plus attribuées une Fosa donnée mais à somme de Fosa : toutes
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27
 celles qui opèrent dans l’AS.

Il est donc uniquement possible de mesurer un taux pour l’ensemble d’une AS ; A cet effet
on cumule les cas de tous des CS et PS au numérateur et on utilise la population de l’AS au
dénominateur.
A partir de là on peut faire des comparaisons dans le temps et dans l’espace. Par exemple,
le taux d’utilisation de la CPN 1 au niveau d’une AS, est la somme des CPN 1 des PS et du
CS de responsabilité, rapporté à la population cible (nombre attendu de femmes enceinte
pour la période).

DOCUMENT 3.2.2. DÉFINITION, CLASSIFICATION ET CARACTÉRISTIQUES DES

INDICATEURS

[Link]. Définition

La mesure de la variation des phénomènes se fait à partir du calcul de divers indicateurs

sélectionnés pour leur pertinence.

L’indicateur se définit donc comme une mesure décrivant l’état ou le changement d’état
pour une unité géographique donnée et une période de temps définie (dimensions spatiale
et temporelle prises en compte). A chaque indicateur est attachée une description précise
décrivant le domaine couvert, les valeurs prises en compte, le calcul, etc.

[Link]. Catégories d’indicateurs

Dans la plupart des cas l’indicateur est exprimé sous la forme d’une combinaison de
plusieurs données (numérateur, dénominateur), mais d’autres possibilités existent, et donc
plusieurs catégories d’indicateurs.

Tableau 6. Catégories d’indicateurs

Catégorie Définition Exemple

Fréquence Nombre cas de paludisme
Nombre de cas ou d’évènements.
absolue reçus dans une Fosa.
Rapport de grandeur entre les parties d'une Proportion d’accouchements
Proportion
chose et le tout ; compliqués.
Probabilité de survenue d'un évènement au
cours du temps. Le taux exprime un risque au
sein d'une population donnée, pour une période
donnée, pour un lieu géographique donné. Le
Taux numérateur est un nombre d'évènements ; le Taux d’utilisation de la CPN1
dénominateur représente la population exposée
à la survenue de cet évènement pour la période
étudiée.
NB : les taux sont le plus souvent des proportions.

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28
 Rapport entre deux grandeurs de natures Sex Ratio = Nombre d’homme
Ratio1
différentes sur nombre de femmes
Somme des valeurs d’une donnée divisée par CMM : Consommation
Moyenne
leur nombre mensuelle moyenne

[Link]. Caractéristiques des indicateurs

 Pertinence : Un indicateur est pertinent s’il est en rapport avec le sujet d’évaluation.
 Sensibilité : On dit qu’un indicateur est sensible lorsqu’une variation même minime
du phénomène à mesurer entraîne automatiquement une modification de
l’indicateur.
 Spécificité : Un indicateur est spécifique si une variation de l’indicateur indique
forcément une variation du phénomène étudié.
 Fiabilité : Un indicateur est fiable si mesuré dans les mêmes conditions c’est à dire de
la même manière dans la même population et au même moment il donne les mêmes
résultats.
 Représentativité : Un indicateur est représentatif s’il englobe toutes les questions ou
tous les groupes de population qu’il est censé couvrir.
 Solidité : La solidité reflète les qualités scientifiques d'un indicateur à savoir s'il est à
la fois valable, spécifique, sensible et fiable. Un indicateur solide mesure
effectivement la question ou le facteur qu'il est censé mesurer.
 Éthique : Il est important de ne pas perdre de vue la nécessité d'indicateurs
conformes à l'éthique : un indicateur est considéré comme éthique si la récolte, le
traitement et la présentation des données nécessaires à son élaboration sont eux-
mêmes conformes à l'éthique. Cela signifie que les droits des individus à la
confidentialité, à la liberté de décision sont respectés et que leur consentement est
donné sur des bases claires et transparentes.

[Link]. Domaines couverts

Dans le domaine de la santé, des indicateurs existent pour explorer plusieurs dimensions ;
par exemple :
- Morbidité et mortalité, évolution temporelle et répartition géographique ;
- Niveau d’atteinte des objectifs fixés par les Programmes de santé publique ;
- Qualité des prestations de soins ;
- Qualité de la gestion ;
- Satisfaction du client.

1
Parfois on utilise le mot index : ex ; Index de Masse Corporel : Poids / Carré de la taille
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29
[Link]. Exemples d’indicateurs :

Tableau 7. Exemple d’indicateurs

Indicateur Catégorie Domaine

d’intervention
Nombre de cas de cholera Fréquence Morbidité, suivi
absolue épidémiologique
Taux d’utilisation des services Taux Activité
% des enfants de 0 à 11 mois vaccinés contre la Taux Activité et
rougeole, performance
Ratio de mortalité maternelle Ratio Mortalité
Proportion de PVVIH de la file active perdus de vue Proportion Qualité des soins
Recette mensuelle du recouvrement de coûts Montant Qualité de la gestion
financier

Concept de population exposée et population cibles ;

Pour certains problèmes de santé ou conditions physiologiques (ex. grossesse) les

populations cibles ne sont qu’une fraction de la population totale. Ainsi pour calculer
correctement les indicateurs concernés, il faut connaitre certaines proportions comme la
proportion de femmes enceintes dans la population totale ou la proportion d’enfant de
moins de 1 an, etc.

Exercice :
 Sur une sélection d’indicateurs, définir dans quelle catégorie chacun se trouve et quel
domaine il couvre. Préciser les valeurs spatiales et temporelles possibles pour chacun de
ces indicateurs.

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30
SÉQUENCE 4. ORGANISATION ET PRÉSENTATION DES DONNÉES

4.1. Introduction

L’étape préalable à celle de l’analyse consiste à organiser l’information sous forme d’outils
permettant la présentation aisée de l’information. En statistique sanitaire, il s’agit le plus
souvent des tableaux et des graphiques.

4.2. Objectifs D’apprentissage

4.2.1. Objectif spécifique

A la fin de ce chapitre, l’apprenant doit être capable d’organiser les données dans des
tableaux et des graphiques et de produire les tableaux de bord.

4.2.2. Objectifs opérationnels

Lorsqu’il sera appelé à expliquer l’organisation des données et la production des tableaux
de bord, le participant doit être capable de :

 D’expliquer les règles de bases pour la création des tableaux et des graphiques ;
 Présenter le tableau de bord ;
 Décrire les avantages du tableau de bord ;
 Montrer comment élaborer les tableaux de bord.

4.3. Informations utiles

DOCUMENT 4.3.1. RÈGLES POUR L’UTILISATION DES GRAPHIQUES ET TABLEAUX

a) LES TABLEAUX

 Définition : le tableau est une méthode de présentation claire et ordonnée d’un

ensemble de données disposées en lignes et en colonnes de façon à en faciliter la
consultation.
 Constitution : le tableau contient l’indicateur, la classe et la variable de classification.
 Indicateur: variable simple, acceptable, fiable, reproductible, sensible, spécifique, validée
et pertinente qui décrit un élément de situation ou une évolution d’un point de vue
quantitatif.

 Variable de classification: valeur changeante qui s’inscrit dans un groupe issu d'une
classification (catégorie, classe ou type).

 Classe: niveau de subdivision de la classification.

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31
 Figure [Link] variables de Classification

3 Indicateurs

Variable
classification

4 Classes

La variable de classification peut être :

 discontinue et définir des classes mutuellement exclusives ;

 structure de santé ;
 type de pathologie.
 continue ;
 temps ;
 âge.

 Le tableau permet de :

- Comparer les données et mettre en évidence des équivalences, des différences ou

des changements,
- Expliquer le calcul de certains indicateurs,
- Présenter plusieurs indicateurs rangés dans plusieurs classes, sans limitation
théorique sur le nombre d’indicateurs ou de classes,
- Mettre côte à côte, des indicateurs qui ont des échelles de grandeurs fortes
différentes.
 Règles d’or à respecter lorsqu’on crée un tableau :

o Est très souvent le premier support de l’analyse ;

o Sert de support Un tableau doit être aussi simple que possible ;
o Le titre doit être concis et explicatif (indiquant l’objet du tableau, le lieu, le temps et la
population concernée) ;
o Le degré de complétude (ex: nombre de rapports rendus) doit être indiqué ;
o Les unités de mesure doivent être indiquées ;
o Les abréviations, codes et symboles doivent être expliqués en bas de page ;
Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page
32
o Les colonnes et les lignes doivent être libellées clairement ;
o Les variables continues (âge, taille…) sont transformées en classes mutuellement
exclusives: « regroupement » ;
o à la communication s’il respecte certaines règles.

b) LES GRAPHIQUES

 Définition :

C’est une méthode de présentation de données QUANTITATIVES disposées sur un dessin de

façon ordonnée pour illustrer de manière efficace un aspect particulier.

 Qualités d’un graphique :

- Simple : une ou deux idées ;

- Compréhensible : légendes, échelles ;
- Correct : bon choix du type de graphique en fonction de l’information à transmettre.

 Type des graphiques :

- Graphique en barres: pour les comparaisons, de données catégorielles.
- Histogramme: pour les fréquences relatives de données continues.
- Graphique en courbe : pour les tendances, les données continues (ex. cas par
mois/an).
- Graphique circulaire: pour présenter les parts proportionnelles.
- Autres : Pareto et Graphiques étoiles ou radar.
 Un graphique doit être:

o Autonome: compréhensible isolément :

 Titre, lieu, période,
 Légende, unité de mesure…,
 Source des données.
o Clair: un message par graphique.
o Vrai: pas de mensonge (jeu sur les échelles, sur les informations manquantes…).
o Esthétique: propre, couleurs harmonieuses, pas d’effet inutiles, …

 Comment choisir un graphique

Il faut tenir compte de quels indicateurs vont être présentés ?

 Nombre d’indicateurs Quelle variable de classification va être utilisée ?
 Type de variable
 nombre de classes

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33
Exemples :

2.2.2. Pour le Variable de classification CONTINUE, il faut un graphique linéaire :

Graphique [Link]éaire
Vaccination DTCP, couverture mensuelle
Taux de couverture

100

80

60

40

20

0
Janvier Février Mars Avril Mai Juin

Tx couv vacc

2.2.3. Pour le Variable de classification DISCONTINUE, il faut un graphique en BARRE

Graphique [Link]

Comparaison de la consommation réelle avec la

consomation théorique
Nb de comprimés

200

150

100

50

0
Centre A Centre B Centre C Centre D Centre E

Consommation théorique Consommation réelle

2.2.4. Pour le Variable de classification DISCONTINUE, UN SEUL indicateur, Classes

formant un TOUT, il faut un Graphique en secteurs ou Histogramme

Graphique 3. en secteurs ou Histogramme

Répartition des nouveaux cas vus en consultation

par origine géographique Répartition des nouveaux cas vus en consultation
Centre de santé de Gikonko, année 2002 par origine géographique
Centre de santé de Gikonko, année 2002
Région
12% 80% 74%

District 60%
15% Zone
40%
District
15% 12%
20%
Région
0%
Zone
Zone District Région
73%
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34
 2.2.5. Pour le Variable de classification discontinue, QUATRE à SIX indicateurs, DEUX à
TROIS Classes il faut un Graphique en RADAR

Graphique [Link]

Utilisation du curatif (2003) Utilisation du curatif (2003)

1
50%

45% 40%

40% 30%

35% 20%

30% Trim 1 10%

25% Trim 2 4 0% 2

20% Trim 3
15% Trim 4
10%
5%
0% 3

Ostende Furnes Knokke Ostende Furnes Knokke

Synthèse

Tableau [Link]èse

Graphique Tableau

Très parlant Difficile à interpréter

Une ou deux informations Beaucoup d’informations

Outil de présentation Outil d’analyse

DOCUMENT 4.3.2. TABLEAUX DE BORD

1) Généralités sur le tableau de bord

Un tableau de bord est un outil qui permet de disposer d’une vision synthétique de
l’ensemble des informations dont on a besoin pour prendre des décisions par rapport à un
domaine donné.

Le TdB est constitué d’une série d’indicateurs sélectionnés pour leur pertinence par rapport
à l’évaluation des performances d’un domaine ou programme donné quelques TdB à
fréquence de remplissage annuelle constituent des récapitulatifs intéressant pour situer
chaque formation sanitaire. Les TdB à fréquence de remplissage mensuelle, quant à eux

Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page

35
permettent de suivre sur un temps relativement court l’évolution des problèmes de santé,
de l’utilisation de services de la qualité des soins, de la qualité de la gestion, etc.

Tous orientent la prise de décision au niveau local et facilitent la supervision par l’autorité
hiérarchique. Un TdB peut être mis à jour manuellement (cas de l’AS) ou être généré
automatiquement par le logiciel de traitement de l’information (dhis2 ; cas de la ZS
production d’un rapport standard).

Pour chaque domaine d’intérêt il y a lieu de sélectionner la série d’indicateurs la plus

pertinente. Il est du rôle du MSP au niveau central (D5 et Programmes) de fournir aux ECZ
les modèles de TdB. Néanmoins pour des raisons pédagogiques et en vue de les sensibiliser à
l’utilisation de ces outils nous invitons au cours de la présente formation les participants à
s’entrainer à élaborer quelques TdB.

2) Tableaux de bord au niveau de l’aire de santé

Les TdB proposés ont été classifiés en plusieurs catégories : (i) démographie, (ii) couverture
sanitaire (iii) morbidité et mortalité ; (iv) activité et fréquentation ; (v) qualité des soins et
(vi) qualité de la gestion. Certaines des données à reporter dans ces TdB sont à collecter
mensuellement ; pour d’autres la collecte est annuelle.

Note préliminaire :

Il existe de nombreuses présentations possibles des tableaux de bord. Chacune d’entre elles
peut constituer une alternative aux TdB présentées ci-après (ex. graphiques de monitorages,
tableaux avec totaux cumulés par mois, etc.). Ce que nous proposons ici est avant tout une
méthode.

Les tableaux présentés ci-dessous sont donc de simples exemples ; lors de la formation les
participants seront amenés à construire des TdB, eux plus complets. Par ailleurs il est prévu
que des modèles standards, validés par le MSP soient fournis au terme de la formation. A
partir de là c’est ces TdB qui devront être remplis périodiquement a cours du travail de
routine de l’IT/AS.

3) Tableaux de bord à remplissage annuel

L’ensemble de ces TdB est mis à jour une seule fois par an. On trouve cependant deux types
de TdB à remplissage annuel :

 Des tableaux de bord présentant certaines caractéristiques spécifiques de l’AS pour

l’année en cours (ex. caractéristiques démographiques ou de l’offre de soins).
 Des tableaux de bord faisant le récapitulatif de l’activité au terme de l’année passée
et servant de base pour fixer les objectifs de l’année en cours. Ces derniers ne font
que reprendre les valeurs des TdB mensuels en agrégeant les données pour une
année complète.

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36
Exemple de TdB démographique

Tableau 9. TdB Démographique

Année n-1 Année n

Population totale de l’AS (X %)
Population de moins de 5 ans de l’AS (X %)
Population attendue de femmes enceintes de l’AS (X %)
Population attendue de femmes en âge de procrée (X %)

Exemple de TdB descriptif de l’offre de soins

Tableau 10. Descriptif de l’offre

Eléments du Paquet d’activité

Nom du CS ou PS Curatif CPN/ Act PF Vacc& Labo MAS MAM
CPoN CPS
CSRESP :
PS 1
PS2

NB : il est de la responsabilité de l’ECZ de déterminer le paquet d’activité que chaque Fosa

doit réaliser

Autres outils d’aide à la décision de mise à jour annuelle : carte sanitaire descriptive

La carte sanitaire descriptive de l’aire de santé n’est pas à proprement parler un TdB, mais
est également fort utile à la prise de décision. Même sommaire, elle devrait être disponible
pour toutes les AS. Elle décrit brièvement : les contours de l’AS, la localisation des différentes
Fosa et villages, les principales voies d’accès, les barrières naturelles, etc.
4) Tableaux de bord à remplissage mensuel

Leur analyse permet (i) de suivre l’évolution dans le temps des problèmes de santé les plus
fréquents et détecter les variations qui devraient induire une action du système de santé ;
(ii) de suivre le développement des activités de soins par rapport aux objectifs des
Programmes Nationaux et à partir de là de mieux planifier les activités curatives, préventives
et de gestion, etc. ; (iii) d’évaluer les progrès réalisés ; de mieux rendre compte à l’autorité
hiérarchique et aux représentants de la population.

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37
 Exemple de TdB de suivi de la morbidité et la mortalité

Tableau [Link] de Suivi de la morbidité

Fév Ma Avr Ma Jui Juil Ao Sep Oct No Dé
Jan. Total
. r . i n . ut t. . v. c.
Nouveaux cas de paludisme
0 2 0 4 12 22 24 30 12 6 0 0 112
simple < 5 ans
Nouveaux cas de paludisme
0 0 1 9 8 25 15 17 7 3 0 0 75
simple - 5 ans révolus
Nouveaux cas de paludisme grave
0 0 0 0 2 5 1 2 0 0 1 0 11
< 5 ans
Décès de rougeole 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 2

Exemple de TdB de suivi de l’activité de soins et des performances

Tableau [Link] de Suivi de l’activité

Objec Jan.Fé[Link] Juin Juil. Aou Sep [Link] Déc Total

tif t t. . . réalis
annu é
el
NC de consultation Total du 102 111 121 123 177 123 167 150 122 187 110 80 1573
curative dans l’AS mois
Total 102 213 334 457 634 757 924 107 119 138 149 157
cumulé 4 6 3 3 3
CPN1 dans l’AS 400 Total du 332
38 35 33 33 15 18 12 17 39 26 31 35
mois
Total
38 73 106 139 154 172 184 201 240 266 297 332
cumulé
Accouchements assistés
dans le CS
Nouvelles acceptantes
(PF) dans l’AS
Vaccin BCG réalisé dans
l’AS
CPS réalisé chez les
enfants de moins de 1

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38
an dans l’AS

Exemple de TdB de suivi de la gestion du CS et des PS

Tableau [Link] de suivi de la gestion

Aou Sep Nov Déc

Jan. Fév. Mar Avr. Mai Juin Juil. Oct. Total
t t. . .

Nombre de réunions avec

CODESA
Nombre de jours de rupture
de stock d’ACT
Recettes totales du
Recouvrement des coûts
Dépenses totales
Dépenses en médicaments
Valeur réelle de la
pharmacie (capital méd.)

Exercice :
 Remplissez les deux TdB à fréquence de remplissage annuelle ci-dessus pour votre aire
de santé (démographie et offre de soins).
 construire à partir de la liste d’indicateurs proposée par les formateurs les modèles de
vos TdB mensuels (4 groupes : activité curative et morbidité, santé de la mère et santé
reproductive, santé de l’enfant et PEV, gestion) .

5) Tableau de bord, niveau Zone de Santé

Au niveau de la ZS, des tableaux de bord permettent également de faire des comparaisons
dans le temps. Il est ici possible de décrire les différences entre aires de santé.

De la même façon que pour l’AS, il existe des tableaux de bord de remplissage mensuel et de
remplissage annuel. Une carte de la ZS décrivant le découpage en AS et la localisation des
Fosa est également nécessaire2.

Exercice :
Faire une présentation de l’utilisation du dhis2 : Rapport Standard et Dashboard (petit film à
préparer)

2
Le tableau de bord du niveau ZS sera bientôt disponible sur le dhis2, grâce au « rapport standard et au Dashboard ».
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39
SÉQUENCE 5. ANALYSE ET UTILISATION DES DONNÉES POUR LA PRISE DES
DÉCISIONS

5.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

5.1.1. Objectif spécifique

A la fin de cette séquence, le participant doit être capable d’expliquer comment appliquer la
méthodologie d’analyse des données et d’interprétation des informations pour la prise des
décisions rationnelles.

5.1.2. Objectifs opérationnels

Lorsqu’il sera appelé à améliorer la prise de décision locale grâce à l’analyse et

l’interprétation des données sanitaires, le participant doit être capable de :

 Vérifier au préalable la qualité des données à analyser ;

 Expliquer comment identifier le problème ;
 Expliquer comment Interpréter des résultats ;
 Montrer comment prendre des décisions rationnelles ;
 Elaborer le plan de redressement ;
 Maitriser la méthode Benchmarking.

5.2. INFORMATIONS UTILES

DOCUMENT 5.2.1. VÉRIFICATION PRÉALABLE DE LA QUALITÉ DES DONNÉES

Seules des données de qualité permettent une prise de décision adéquate : l’étape préalable
à toute utilisation des données produites consiste donc à vérifier : (i) si les données qu’on
veut utiliser sont disponibles ; (ii) si elles atteignent un standard de qualité acceptable.

[Link]. Analyse de la complétude et de la promptitude

Il s’agit ici de savoir si l’information est suffisamment disponible pour prendre des décisions.
Pour répondre à cette question deux indicateurs sont utilisés au niveau du BCZ : le taux de
complétude et le taux de promptitude d’arrivées des rapports. Les responsables des Fosa
mais aussi Infirmiers Titulaires du CS de responsabilités de l’Aire de Santé (IT/AS) peuvent
également mesurer ces indicateurs

 Complétude : proportion de rapports exploitables par la hiérarchie après une certaine

période de temps

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40
Mode calcul (BCZ) : taux de complétude = nombre de rapports reçus / nombre de rapports
attendus.
Exemple : si l’ECZ au cours de l’année 2016 a reçu 9 rapports mensuels d’un CS, sa
complétude est de 75%.
 Promptitude : capacité à transmettre à temps les rapports à la hiérarchie (limite fixée :
envoyé au septième jour)
Mode calcul (BCZ) : taux de promptitude nombre de rapports reçus dans les temps / nombre
de rapports attendus.

Exemple : Si l’ECZ au cours de l’année 2016 a reçu tous les rapports mensuels d’un CS, mais
que la moitié ont été reçu au-delà du 7ième jours, sa promptitude est de 50%.

Lorsqu’on est dans une structure de soins, le rapport du mois précédent doit donc être
transmis à l’ECZ avant le 7ème jour du mois en cours.

Lorsque on est au niveau d’une AS, on peut s’intéresser à la complétude et la promptitude

des rapports reçus de tous les CS et PS implantés dans l’AS (cela fait partie des
responsabilités de l’IT/AS) ; néanmoins, encore plus important est d’envoyer son propre
rapport dans les temps sans y inclure les données d’autres structures!

[Link]. Vérification de l’absence d’erreurs évidentes au niveau de la Fosa

Au niveau de l’AS, la vérification de la fiabilité des données peut se faire en utilisant son
expérience : avant transmission à l’ECZ par exemple le responsable de Fosa doit s’assurer
que les données de son rapport mensuel sont complètes (exhaustives) et non aberrantes.

Concrètement, trois types d’erreurs ou de problèmes sont à éviter sur le canevas en

préalable à l’envoi :

 Des ratures ;
 Des omissions (toutes les rubriques des activités qui sont prestées par le CS doivent
être remplies dans le canevas mensuel ; par contre les tableaux qui correspondent à
des activités non prestées dans la Fosa doivent être clairement barrés d’une croix,
avec la Mention N.I. (Non Indiqué ou intégré) ;
 Des incohérences entre données (ex. on peut vérifier que le nombre
d’accouchements eutociques déclarés n’excède par exemple pas le nombre total
d’accouchements déclarés) ou par rapport aux données antérieures (ex. un nombre
de cas qui doublerait d’un mois à l’autre doit faire évoquer des erreurs de
retranscription dans le canevas).

On vérifiera également qu’il n’y a pas d’erreurs dans l’agrégation des variables.A cet effet,
notamment en cas de doute, l’IT/AS peut recompter le nombre de cas dans le registre et le
comparer aux quantités inscrites dans le canevas du mois correspondant. Evidemment il
n’est pas question de faire cela pour toutes les données mais une vérification « aléatoire »

Formation des ECZ en MSSP-Module Gestion de l’Information Sanitaire Page

41
peut être utile. D’autant qu’il s’agit de l’une des vérifications effectuées durant le processus
de RDQA (Routine Data qualité Assessment – cf. explications ci-dessous).

Au niveau de la ZS, le logiciel dhis2, utilise des filtres permettant de déceler les valeurs
incohérentes ou les changements majeurs de tendances qui pourraient faire évoquer une
erreur de collecte ou de saisie. A l’heure actuelle près de 200 règles de validation ont été
introduites dans la base de données de la RDC.

[Link]. Vérification a posteriori (audit de qualité)

L’infirmier titulaire du CS de responsabilité de L’AS mais aussi tous les prestataires amenés à
remplir les outils de collecte doivent savoir qu’un certain nombre de vérification a posteriori
peuvent être faites. Ces vérifications peuvent être initiées par l’ECZ par exemple dans le
cadre d’une supervision intégrée, ou dans le cadre d’une supervision spécifique au Système
d’information réalisée à partir de la DPS et basé sur l'outil RDQA.

C’est quoi le RDQA ?

Le Routine Data Quality Assesment est une méthode de vérification de la qualité des
données réalisée par la DPS dans le cadre d’une supervision spécifique à l’information
sanitaire et qui cible une ZS dans son ensemble. A l’occasion d’une visite de supervision
l’équipe de la DPS qui vient évaluer la qualité des données produite dans votre ZS, peut
choisir votre CS parmi les structures à auditer de manière plus approfondie.
Déroulement (exemple : vérification des données en rapport avec l’accouchement) :
 Pour une période donnée (un mois en général) l’équipe de la DPS va confronter le
nombre de partogrammes archivés dans votre CS au nombre de cas
d’accouchements enregistrés dans votre registre d’accouchements ;
 Ensuite, elle va comparer ce nombre au nombre d’accouchements enregistrés dans le
canevas du mois concerné ;
 Une fois arrivé à l’ECZ, elle vérifiera que le nombre d’accouchements enregistrés dans
le canevas correspond bien à ce qui a été saisie dans le dhis2 pour le mois
concerné pour votre CS;
 Enfin, lors de sa visite, elle posera un certain nombre de questions sur les ressources
que vous avez à disposition pour faire votre travail (ex. avez-vous un registre
d’accouchement en stock, etc.) ou les méthodes que vous utilisez pour le faire (ex. ou
rangez-vous les partogrammes, etc.).

A partir de là, l’équipe pourra tirer des conclusions par rapport à la qualité des données.
Attention : il est important de noter que ce n’est pas tant le CS qui est jugé mais la ZS dans
son ensemble. Ainsi il ne faut pas avoir peur d’un audit RDQA.

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42
Figure 5 : RDQA

il faut enfin savoir que le RDQA tel que proposé par la DSNIS est un processus « intégrateur »,
c’est-à-dire qu’il couvre plusieurs domaines : le SNIS /SSP mais aussi le système d’information du
VIH, de la TB du PEV, etc.

Exercice :
- A partie de données fictives fournies par le formateur, calculer la complétude et la
promptitude de deux Fosa pour une même ZS,
- Analyser un rapport d’activité comprenant des erreurs ; exemple fictif et éventuellement
échanger les rapports mensuels entre Fosa puis demander de commenter,
- Finir par une séance de questions / réponses et éventuellement une démonstration sur
dhis2 (règles de validation).

DOCUMENT 5.2.2. ANALYSE ET INTERPRÉTATION DES DONNÉES

[Link]. Principes pour l’analyse des phénomènes observés

De façon périodique et si possible mensuelle et après avoir mis à jour les tableaux de bord,
on analyse les tendances :

 Dans le temps ;
 Par rapport aux objectifs des programmes ou aux valeurs de référence fixées par ces
derniers ;

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43
  Eventuellement en comparant avec des AS voisines (notamment par rapport à la
morbidité si l’on note par exemple une croissance alarmante d’un indicateur de
morbidité).
Pour tenter de trouver des explications aux variations observées on doit utiliser son
expérience de terrain en éventuellement faisant appel à l’ECZ. D’où l’importance de la
communication sur ce sujet au cours des réunions mensuelles à l’ECZ auxquels devraient
participer les IT/AS.

Pour la morbidité notamment Il s’agit d’abord de définir si l’écart et significatif puis si c’est le
cas, de recherche des causes éventuelles à cet écart; ensuite seulement, on peut émettre
des hypothèses explicatives.

Pour les activités de programmes il s’agit surtout de juger de la performance des Fosa de l’AS
A part quelques exceptions (ex épidémies) l’écart mis en évidence sur la valeur d’un seul
indicateur relevé en routine, suffit rarement à expliquer un problème. Il s’agit plutôt d’un
signal qui doit déclencher une réflexion et une recherche d’informations complémentaires.
L’analyse est donc complexe.

[Link]. Séquences concrètes pour l’analyse au niveau d’une aire de santé

Nous conseillons d’analyser l’activité selon la séquence proposée dans le canevas du rapport
mensuel. On commencera donc par une analyse de l’utilisation de la consultation curative et
de la morbidité, puis on examinera les performances des formations de santé de l’AS par
rapport aux divers programmes (d’abord la santé de la mère puis celle de l’enfant) ; et enfin
on examinera les performances en matière de gestion.

[Link]. Analyse de l’utilisation de la consultation curative et de la morbidité

Recherche de phénomènes épidémiques

La fin du mois est aussi une occasion de se rassurer sur l’absence de phénomène inquiétant
d’un point de vue épidémiologique. La première partie de l’analyse se concentre donc sur les
maladies à potentiel épidémiques. Il s’agit simplement de vérifier qu’aucune de ces maladies
n’a été rencontré dans l’AS (NB : chaque semaine les données sur ces maladies doivent être
envoyé par le responsable de Fosa à l’ECZ ; il s’agit donc là d’une vérification par l’IT/AS).

Tableau [Link] de la DLM/ Maladies et événements à notification hebdomadaire

Maladies et évènements à notification hebdomadaire (Liste de la DLM)

Méningite à
Choléra Tétanos Néonatal
méningocoque

Diarrhée sanglante Peste Rage

Fièvre hémorragique virale Rougeole Paralysie Flasque Aigue

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44
Fièvre Jaune Monkey Pox Dracunculose (vers de Guinée)

Typhoïde Coqueluche Décès maternels

En outre, on doit aussi examiner l’évolution des indicateurs de la morbidité qui couvrent des
maladies telles que le paludisme, la diarrhée ou les infections respiratoires. Puisque souvent
avec ces maladies il existe des évolutions saisonnières, il est conseillé de comparer les
dernières données à celle du même mois de l’année précédente.

Analyse de l’utilisation de la consultation curative

On doit suivre l’évolution de l’utilisation de la consultation curative par la population

générale mais aussi spécifiquement par les enfants de moins de 5 ans. L’OMS estime qu’une
personne qu’il s’agisse d’un adulte ou d’un enfant, devrait en moyenne consulter une fois
par an dans une structure de soins. La consultation curative reste par ailleurs l’un des
principaux services d’appel de la formation sanitaire de telle manière que sa bonne
fréquentation montre généralement la confiance qu’a la population en cette Fosa.

Ainsi, les causes de l’utilisation ou la non-utilisation d’une structure de soins, peuvent être
externes ou internes et les déterminants de l’utilisation sont partiellement sous le contrôle
de l’IT.

Une chute du nombre de nouveaux cas à la consultation curative peut être expliquée par: (i)
des facteurs liés à la population (ex. migrations), (ii) des facteurs liés à l’environnement (ex.
ouverture de services concurrents dans la proximité, instabilité politico-sécuritaire), (ii) des
facteurs liés à qualité de l'offre (altération de la qualité du service, de l'accueil ou de la
disponibilité en médicaments, mauvais comportement du personnel, mauvaise réputation du
CS), (iv) des facteurs liées aux maladies elles-mêmes (variations saisonnières de maladies
comme le paludisme en saison des pluies).

L’analyse de l’évolution du nombre de cas d’une année sur l’autre pour un même mois, peut
permettre de mettre en évidence des variations qui ne sont pas dues à des tendances
saisonnières. Il faut aussi prendre en compte l’offre de soins concurrente ; pour une analyse
de meilleure qualité on doit donc tenter de comparer les chiffres d’utilisation de la
consultation du CS de responsabilité, celle des PS satellites mais aussi celle de l’offre de soins
privée (même si le SNIS ne couvre pas cette catégorie et que donc on n’a pas de données
chiffrées de la part de ce type de Fosa).

Analyse des performances de soins des Programmes nationaux

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45
On doit ici s’intéresser aux performances de l’ensemble des Fosa de l’AS, c’est-à-dire
cumuler au dénominateur des taux, tous les cas enregistrés dans l’AS ; et ceci se fait par
rapport aux objectifs de référence fixés par les programmes.

Chaque programme a développé des instructions particulières ; par exemple le PEV

demande d’enregistrer dans le canevas de rapport mensuel du CS de responsabilité tous les
cas de vaccination de l’aire de santé qu’ils soient fait en stratégie fixe, avancée ou mobile.

Services préventifs de la mère

Les TdB de santé maternelle permettent l’analyse de l’utilisation de services tels que la CPN,
la maternité, CPoN, ou la PF. Il est important de déterminer quels sont parmi ceux-là les
services qui globalement fonctionnent, ceux qui ont de difficultés, et quels sont les domaines
qu’il convient d’améliorer ou de promotionner ; à partir de là on a tous les éléments pour
l’élaboration d’un plan de redressement. A cet effet on se réfèrera ici aux cibles fixées par le
PNSR.

Certains indicateurs relatifs à la disponibilité et la distribution d’intrants doivent également

être examinés à l’occasion cette analyse spécifique aux programmes (ex. MILD distribués, SP
prescrits, ruptures de stock de MILD, etc.). Lorsqu’on constate qu’un des indicateurs
d’utilisation souffre, il faut plus particulièrement approfondir cet aspect de l’analyse.

Au niveau de l’AS, il est possible de raisonner soit avec des taux soit avec des valeurs
absolues. Si on préfère cette solution on doit fixer des cibles quantitatives en nombres
entiers par rapport aux objectifs des programmes.

Par exemple dans une population de 10.000 habitants pour une AS, si la population de
femme enceinte est estimée à 4 % en moyenne, 400 mères devraient tomber enceintes dans
l’année. Si l’objectif de la CPN1 est de 80% alors il faut avoir fait 320 CPN1 à la fin de l’année
dans l’AS (et à peu près 27 CPN1 par mois).

Santé de l’enfant (hors PEV)

La Consultation Préscolaire permet non seulement de réaliser la vaccination du PEV mais

également de dépister certains problèmes de santé (malnutrition, paludisme, anémie, etc),
et de prescrire d’autres mesures préventives (ex. Vit A, déparasitage, distribution de MILD
etc.). Ainsi la cible de la CPS n’est pas seulement les enfants de 0 à 1 an mais également les
enfants de 1 an à 5 ans ; on constate souvent que la CPS est bien fréquenté entre 0 et 1 an à
cause des vaccinations, mais moins bien à partir de 1 an ; or 1 an à 5 ans est une période
critique pour la survie et le développement harmonieux de l’enfant.

Il est donc essentiel de vérifier la fréquentation de la CPS mais également la réalité des
mesures préventives prévues (pour connaitre la liste de ces mesures par tranche d’âge on

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46
peut prendre pour référence le tableau d’enregistrement de la CPS du canevas qui décrit les
mesures préventives de référence à prescrire pour chaque tranche d’âge).

Santé de l’enfant (PEV)

Il est très clair qu’en matière de méthodes de suivi évaluation, le PEV a toujours été en
avance. Pour la mise en place de tableau de bord ou équivalent (ex. graphique de
monitorage de la vaccination), il conviendra de s’adapter à la demande du PEV et donc
utiliser en priorité les outils élaborés par ce programme.

Quoi qu’il en soit, le TdB de CS devra prendre en compte : les premiers contacts à la
vaccination (BCG), le nombre d’enfants complètements vaccinés ainsi que certains antigènes
cruciaux comme notamment ceux contre la rougeole. On pourra enfin ajouter quelques
indicateurs de gestion des intrants.

La recherche opérationnelle au PEV au niveau international a permis de faire avancer la

réflexion en matière de monitorage. Le monitorage amélioré pour l’action est un outil qui
complète le relevé des données du SNIS.

Exemple : monitoring de Tanahashi (ancêtre du monitorage amélioré pour l’action)

Pour analyser les goulots d’étranglements Tanahashi en 1978 a proposé d’analyser

séparément diverses étapes entre l’allocation des ressources et la réalisation du résultat
attendu : disponibilité des intrants, accessibilité physique (en général % de la population à
moins de 5 km d’un point de vaccination), utilisation, couverture adéquate, couverture
effective. Avec un appui effectif externe (appui d’un programme) il est possible de suivre au
moins certains de ces indicateurs et d’en tirer des conclusions en matière de goulot
d’étranglements dans le domaine de la vaccination.

Graphique 5 Monitoring de Tanahashi

Tableau [Link] de Tanahashi

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47
 Enfants ayant atteint leur premier anniversaire pendant la période du
Population cible
monitoring

% population cible située dans un rayon de 5 km du centre fixe ou d’un

Accessibilité́
poste de stratégie avancée

Utilisation % population cible ayant reçu au moins un vaccin

% population cible ayant reçu tous les vaccins du PEV avec respect des
Couverture adéquate
intervalles et des âges d’administration.

Couverture adéquate x score de chaine de froid (% jours avec

Couverture effective
température du réfrigérateur dans les normes)

[Link]. Analyse des performances en matière de gestion

Ici à la différence des autres rubriques l’unité d’analyse n’est pas l’aire de santé mais la
formation sanitaire elle-même. La FOSA doit se comporter comme une entreprise, et pour
cela les ressources doivent être disponibles et bien gérées. Il est donc nécessaire prévoir des
analyses des différents éléments de gestion comme la disponibilité du médicament la
gestion financière, la gestion des RH et de l’équipement. Un tableau de bord spécifique
devra donc être conçu à cet effet.

Après cette analyse succincte, vous pouvez relever beaucoup de problèmes, qui ne
nécessitent pas qu’on s’y attaque le mois en cours. D’où l’importance de les prioriser
moyennant un nombre des critères simples et compréhensibles. Exemple des critères de
sélection

 L’activité est une activité prioritaire du PMA ;

 L’absence d’intervention peut entrainer des conséquences graves pour la population ;
 Le problème préoccupe particulièrement la population.
La liste des critères n’est pas exhaustive, une équipe cadre peut ajouter d’autres critères.
Mais il ne faut pas beaucoup de critères qui risquent encore de compliquer l’analyse.

DOCUMENT 5.2.3. FORMULATION DES HYPOTHÈSES

L’analyse des tableaux de bord (TdB) peut être affinée grâce à une analyse Forces,
Faiblesses, Opportunités, Contraintes. Grace à cet exercice on peut mieux comprendre ce
qui procède du système et ce qui provient des facteurs extérieurs. Cette analyse devrait
donc être faite périodiquement au niveau d’une aire de santé (une fois par an minimum).

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48
A partir des problèmes retenus, il est temps de formuler des hypothèses explicatives ; ici, il
est conseillé d’être le plus exhaustif possible en évitant de se bloquer sur des causes trop
générales ou trop évidentes. Il faut également accepter ses propres responsabilités et ne pas
valider des solutions répondant à des idées préconçues 3. Plusieurs techniques ont été
imaginées pour formuler des hypothèses causales aux phénomènes observés. A titre
d’exemple nous présentons la « méthode des cinq pourquoi » qui peut être utilisée dans la
pratique courante :

Méthode des cinq pourquoi

La méthode des Cinq Pourquoi permet l’identification des causes racines d’un problème. En
posant plusieurs fois la question « Pourquoi ? », on retire une à une les couches de
symptômes qui mène à ces causes racines4.

Figure 6.Méthode Pourquoi

Bien que simple d’utilisation, cette méthode comporte aussi des pièges à éviter et il est
nécessaire de :
 Déployer la méthode avec les personnes directement concernées par le problème ;
 Rester factuel, rapporter ce qui se passe réellement ;
 Eviter de travailler par supposition, mais au contraire vérifier au fur et à mesure la
validité des hypothèses causales ;
 Approfondir l’analyse des causes sur lesquelles il est possible d’avoir un contrôle.
Ainsi, l’utilisation de cette méthode doit se faire dans le cadre d’un travail d’équipe.

A partir de là, les hypothèses peuvent être confirmées et des mesures de remédiation
peuvent être proposées. Le choix des solutions à mettre en œuvre ne doit pas se faire à la
hâte, il faut tenir compte des critères ci-après:
• Le cout raisonnable et à la portée de la structure,
• La mise en œuvre réalisable,
• Elle a le soutien des responsables, de la collectivité,
• Elle s’attaque aux causes premières,
• Elle est adaptée aux circonstances.

3
L’erreur est aussi de proposer des solutions soit trop générales, hors de portée de l’action. On se rend alors compte que la
solution est difficile voire impossible à mettre en œuvre ou que malgré tous les efforts consentis, son application reste sans
effet.
4
Evidemment le plus souvent on n’a pas besoin de cinq étapes pour atteindre les causes racines.
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49
DOCUMENT 5.2.4. PRISE DE DÉCISION POUR L’ACTION

Le processus de prise de décisions doit permettre non seulement de sélectionner les

solutions appropriées, mais aussi de responsabiliser les personnes devant conduire la mise
en œuvre des actions de remédiation ; elle doit forcément prendre en compte les moyens
disponibles et le temps nécessaire à la mise en place du changement voulu.

Le choix des solutions à mettre en œuvre ne doit donc pas se faire à la hâte. A travers la
même démarche participative, une liste aussi exhaustive que possible de solutions doit être
dressée. Ensuite on procède au choix des solutions les plus efficaces et les plus efficientes,
parmi celles qui restent à la portée de la structure.

Modèle de présentation du plan de redressement des problèmes rencontrés

Tableau [Link]èle de présentation du plan

Domaine ou Problème Causes Solution Responsable de Echéance

Activité identifié probables proposée l’action

Exercices (en quatre groupes)

Pour l’un des quatre domaines (soins curatifs, santé de la mère, santé de l’enfant, gestion)
 A partir des données fictives fournies :
o Examiner les indicateurs annuels sollicités,
o Examiner l’évolution des cas au fil des mois.
 Là où pertinent, porter un jugement sur l’atteinte des objectifs quantitatifs,
 Donner des pistes d’explications des problèmes rencontrés,
 Donner les premiers éléments du plan de remédiation des problèmes.

Synthèse du processus d’analyse des données au centre de santé et à l’hôpital

Tableau 17. Synthèse du processus d’analyse

1 Première analyse et premières hypothèses par l’équipe chargée de l’activité.

2 Une réunion d’équipe mensuelle d’analyse des données avec les responsables des
services et coordonnée par le titulaire.

3 Une réunion de CODESA, synthèse des réflexions, Recommandations, validation.

4 Réunions mensuelles ECZS et IT Evaluation, validation et planification.

5 Restitution par l’IT à tous les membres de son équipe et au CODESA,
(recommandations faites ou les décisions prises).
6 Réunions semestrielles d’évaluation et de planification réunissant les membres de
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50
 l’équipe de santé, les membres du comité de santé, les agents de santé et autres
partenaires.
7 Le comité de santé veille à l’application des recommandations ou des décisions prises à
tous les niveaux, le titulaire est responsable de la mise en œuvre des décisions.

SÉQUENCE 6. FORMATION DES PRESTATAIRES

6.1. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

[Link] spécifique
A la fin de cette séquence, le participant doit être capable d’expliquer comment former les
professionnels de santé.

[Link] opérationnels

Lorsqu’il sera appelé à former les professionnels de santé, le participant doit être capable
de :

 Préparer la formation ;
 Réaliser la formation ;
 Evaluer la formation.

6.2. INFORMATIONS UTILES

 Préparer la formation : Termes de référence et mise en place.

 Réaliser la formation :
- faire lire le texte tour à tour par les participants ;
- clarifier les concepts estimés difficiles ;
- rechercher la compréhension (questions-réponses) ;
- faire la synthèse à la fin d’un chapitre ;
- au début d’un chapitre évaluer le chapitre précédent ;
- Ne pas hésiter à reprendre la lecture et les explications si la matière n’est pas bien
assimilée ;
- s’assurer de l’assimilation par des exercices pratiques.
 Evaluer la formation :

Les évaluations journalières et globales (point de vue des participants)

Pré-test: / Le post-test pour voir si la matière est maitrisée

Autres éléments du renforcement de compétences utiles pour mesurer l’effet et l’impact :

- Supervision post-formative : analyse de grilles spécifique après un certain temps ;
- RDQA ;
- Benchmarking ;
- Réunion de concertation ;
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51
 - Réseaux, communauté de pratiques, ….

Dans l’évaluation globale, les participants auront à se prononcer sur :

- l’atteinte des objectifs de la formation ;

- la pertinence/utilité de la formation par rapport à leurs besoins ;
- la clarté de la méthodologie pédagogique ;
- la qualité de la facilitation ;
- la qualité de l’organisation et de la logistique.

Il sera question d’insister sur les objectifs spécifiques:

A la fin de la formation, le prestataire doit être capable d’expliquer:

 La définition des concepts de base du SNIS,

 Le remplissage des outils de collecte et de transmission (registres, canevas et manuels),
 Les iindicateurs,
 L’analyse et utilisation de données :
- Analyse de la qualité de données (Préalable) ;
- Elaboration des tableaux de bord ;
- Analyse et interprétation de données.

Ressources pour la formation (chek list)

Pour le facilitateur:

- Le module et le guide du facilitateur ;

- Les registres, canevas et manuels ;
- Les objectifs spécifiques et opérationnels par Chapitre ;
- Les Feutres et Ciseaux ;
- Le Ruban adhésif (pour coller flip chart sur le mur) ;
- Du Papier pour flip chart ;
- Le Chevalets pour flip chart ;
- Le Transparents pour rétroprojecteur ;
- Autres matériaux selon le contenu des séances ;
- L’ordinateur (portable) et projecteur LCD ;
- Ecran ou mur vide.

Pour les participants:

- Le module et au besoin les imprimés des présentations ;

- Nouveau registre, canevas et manuels ;
- Les fiches de consultations (10 pour le curatif, 10 pour la CPN ,10 pour CPS et 10
partogrammes) ;
- Les rapports SNIS 2017 de 3 Mois, CSDT et VIH ;
- Papier duplicateur pour le petit nom ;
- Bloc note, stylo et crayon ;
- Classeur et calculatrice

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CONCLUSION

Ce module « Gestion de l’Information Sanitaire » a ciblé les membres de l’équipe cadre de la

zone de santé. Il a permis à ces derniers d’appréhender les savoirs nécessaires et spécifiques
sur les concepts essentiels en rapport avec la gestion de l’information, le développement
des stratégies locales, centrées sur les besoins de la population, pour la mise en œuvre de la
politique nationale de gestion de l’information sanitaire, la collecte, le remplissage et
l’analyse des données /des informations ainsi que les méthodes de recherches en vue de
l'amélioration, de la qualité de soins, des services et du système de santé.

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REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

1. MINISTERE DE LA SANTE, Normes de la zone de santé ;

2. MINISTERE DE LA SANTE, Stratégie de renforcement du système de santé ;

3. KATULANYA I, Module de formation : Gestion de l’information sanitaire, Ministère de la

Santé /RDC, Kinshasa, Juin 2008 ;

4. Plan National de Développement de l’Informatique de Santé (PNDIS) , Ministère de la

Santé /DEP RDC, Kinshasa, Septembre 2014

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