Le courriel

Simple, rapide et efficace, il est le moyen le plus couramment employé pour les échanges
professionnels en tous genres. Parce que le courriel (courrier électronique ou message
électronique) est moins formel que la lettre, on oublie parfois qu’il doit respecter un certain
nombre de règles d’usage. La règle la plus important est toujours la même en termes d’écrits de
travail : c’est le « profil » du destinataire qui détermine les choix rédactionnels.
Le Courriel exige une communication de qualité : le vocabulaire précis, texte concis, demande
claire, orthographe irréprochable.

L’entête

Adresse du destinataire
Un courriel comprend l’adresse électronique du ou des destinataires principaux et, parfois, des
destinataires en copie conforme.
Le champ Copie conforme (cc dans le logiciel de messagerie; ou c.c. dans un document) permet
d’inclure d’autres destinataires qui reçoivent le message à titre d’information.
Le champ Copie conforme invisible (cci, CCI ou Cci dans les logiciels de messagerie; s’écrit
c.c.i. dans un document) permet de transmettre un message à un ou à des destinataires à l’insu des
autres destinataires et d’éviter de diffuser l’adresse électronique d’une personne à l’ensemble des
autres destinataires.

L’objet

L’objet du courriel : de 5 à 7 mots maximum

L’objet est le texte que lira en premier votre destinataire.
Explicite, clair et bref, il doit permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi
il s’agit.
Idéalement, l’objet du courriel est :
- Une phrase nominale (c’est-à-dire sans verbe conjugué).
- Une phrase sans article (un/une, le/la, les)
- Une phrase sans mots de liaison
- Une phrase sans mots de liaison.
- Une phrase de 5 à 7 mots (un ou deux mots sont insuffisants).
Exemples :

- demande d’informations
- compte rendu de réunion
- candidature pour un emploi
- annulation de la formation sécurité du 23 mars
- demain : coupure informatique de 8h à 10h00
À noter :

- Les courriels sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables.
- Un courriel n’a qu’un seul objet.

- Des mentions telles que Communiqué, Message de X, Nouvelles, Réunion ou encore Bonjour
sont à éviter puisqu’elles n’évoquent en rien le contenu du courriel

Début du message et formule d’appel

La formule d’appel doit être adaptée au type de relation que l’on entretient avec la personne à qui
l’on s’adresse. Les formules utilisées dans les appels de lettres conviennent aussi dans les
courriels à caractère officiel : « Madame, », « Monsieur le Directeur, », etc.
Notons par ailleurs que l’on ne doit pas faire suivre le titre d’une personne de son nom de famille
(patronyme). En effet, le protocole déconseille l’emploi du patronyme dans les situations de
communication professionnelle.
Les formules du genre « Maître Dubois » ou « Bonjour, Madame Bernier. » sont donc à éviter
selon les règles de l’étiquette.
Signalons toutefois que certains auteurs admettent de telles formules, avec patronyme, pour des
courriels plus familiers.
Madame et Monsieur

Les formules « Madame, » et « Monsieur, » sont courantes dans les échanges officiels. S’il y a
lieu, on pourra y ajouter le titre de fonction du ou de la destinataire.
Quand on écrit à une société ou à un organisme sans connaître le nom de la ou des personnes qui
liront le message, on utilise la formule d’appel indifférenciée « Madame, Monsieur, » ou «
Mesdames, Messieurs, », les deux mots étant disposés l’un sous l’autre.
Exemples :

- Monsieur,
- Madame la Directrice
- Madame,
- Monsieur,

Bonjour

Un courriel peut également commencer par « Bonjour, » suivi d’un titre de civilité ou d’un
prénom. L’usage du prénom est toutefois réservé aux échanges avec des collègues ou des
personnes familières.
Bonjour peut aussi être utilisé seul. Cet emploi, senti comme neutre, convient à diverses
situations, par exemple avec des personnes plus ou moins familières et avec des destinataires dont
on ignore l’identité (avec un caractère moins officiel, dans ce dernier contexte, que « Madame,
Monsieur, ».
L’usage des formules d’appel avec bonjour se terminant par une virgule est recommandé
Exemples :

- Bonjour, Monsieur.
Vous nous avez transmis votre dossier [...]
- Bonjour, Anne.
Aurais-tu quelques minutes, demain, pour que nous discutions [...]
- Bonjour Carl,
As-tu réussi à joindre Catherine Kelly [...]
- Bonjour à toutes et à tous,
Merci encore pour vos encouragements [...]
- Bonjour
Comme convenu à la fin de la réunion de ce matin [...]

À éviter :
Le recours au point d’exclamation. En effet, ce dernier indique une expressivité qui n’est pas de
mise dans une correspondance administrative ou commerciale.
Cher et Chère

On emploie l’adjectif cher ou chère dans une formule d’appel que si l’on connaît très bien le ou la
destinataire et qu’on entretient avec lui ou elle des liens de parenté ou d’amitié.
Des formules avec cher ou chère peuvent également être appropriées dans une circulaire
commerciale ou dans un courriel auquel on souhaite donner un ton publicitaire.
Exemples :

- Chère Sandra,
Je viens d’apprendre la bonne nouvelle [...]

- Cher client,
Chère cliente,
Nous vous invitons à découvrir nos promotions [...]

- Chers collègues,
Je tiens à vous remercier [...]

- Chers collaborateurs,
Chères collaboratrices,
Le projet auquel nous avons participé [...]

Gradation des formules d’appel

- Voici un exemple de gradation des formules d’appel personnalisées, du caractère le plus

officiel au plus familier :
- Chère Valérie, (lorsqu’on s’adresse à un proche)
- Bonjour Sandra, (lorsqu’on s’adresse à une collègue de travail)
- Bonjour Madame (lorsqu’on s’adresse à un intervenant externe)
- Madame la Directrice (lorsqu’on s’adresse à un supérieur hiérarchique)
- Madame / Monsieur (lorsqu’on s’adresse à quelqu’un dont on ne connaît ni le nom, ni le titre)
Le corps du courriel : une pyramide inversée

Un plan en pyramide inversée consiste à commencer son texte par l’information principale du
message. L’information principale est souvent une reprise de l’objet du courriel. Les autres
informations apparaîtront ensuite par ordre décroissant d’importance.
Dans une phrase de 40 mots, on retient 30 % de la première partie et... quasiment rien de la
seconde.
Un paragraphe par idée secondaire, avec maximum quatre paragraphes pour un même
courriel. Un paragraphe compte 3 à 4 lignes.
Des phrases courtes
Des phrases reliées entre-elles par des mots de liaison
Des phrases rédigées dans un langage courant et professionnel : éviter le jargon et la
terminologie trop technique sauf si vous êtes certain d’être « sur la même longueur d’onde » que
votre destinataire.
À noter qu’aujourd’hui, de plus en plus de courriels sont lus sur des téléphones intelligents. Il est
alors certain que la brièveté des phrases donnera plus de « confort de lecture » à votre
destinataire.

La nétiquette

La nétiquette (net et d’étiquette) repose sur des valeurs telles que la tolérance, le respect d’autrui,
l’écoute et la politesse.
Les échanges électroniques se rapprochent de la communication orale par leur rapidité et leur
concision, mais ils ne s’accompagnent pas de signes non verbaux. Les Émojis, émoticônes,
smileys, les binettes en français sont à exclure.
Éviter d’écrire en majuscules, car cela équivaudrait à crier ou à protester avec force.
Éviter les points d’exclamations, car ils expriment un sentiment.
Pour mettre en évidence une information importante, il est préférable d’utiliser le caractère gras
(voire la couleur), et ce, avec parcimonie. Il faut noter que le soulignement est réservé aux
hyperliens et l’italique, aux usages habituels.
Consulter régulièrement sa boîte de réception et répondre aux messages sans tarder (48 heures
idéalement). Il vaut mieux envoyer un accusé de réception mentionnant que l’on a reçu le courriel
et que l’on va traiter la demande un peu plus tard que de laisser l’interlocuteur sans nouvelles.
Aviser les interlocuteurs de son absence grâce à la fonction des messageries électroniques qui
permet de transmettre une réponse automatique d’absence.
Éviter d’intégrer un fond d’écran ou un papier à lettres, car ces ajouts nuisent à la lisibilité et
alourdissement inutilement le courriel.
Compresser les fichiers joints lourds, afin d’en limiter le temps de téléchargement.
-
Salutation

Situations de communication Formules d’appel Formules de courtoisie

Relation formelle avec une

personne vous connaissiez le Madame la Directrice, Respectueusement.
titre (supérieur hiérarchique par Monsieur le Président, Salutations respectueuses.
exemple)

Relation formelle avec

Madame,
quelqu’un que l’on ne connaît Respectueusement.
Monsieur,
pas (une institution ou une Salutations respectueuses.
Bonjour Monsieur,
administration par exemple)

Salutations distinguées.
Madame XX, [pour un premier échange de
Relation formelle dans un cadre Monsieur YY, mail]
professionnel avec quelqu’un Sincères salutations.
dont on connaît le nom Cher Monsieur, Cordiales salutations.
Chère Madame, [lorsque ce n’est plus votre
premier échange d’email]

Cordialement.
Relation impersonnelle Bonjour,

Cordialement.
Bien cordialement.
Très cordialement.
Bonjour Anatole, Amicalement.
Relation informelle (entre
Anatole,
collègues assez proches par
Hello, Bien à toi
exemple)
Coucou, ["bien à toi" est utiliser
lorsqu’on connait bien le
destinataire]

Chers collaborateurs,
À un groupe Bonjour, Cordialement.
Bonjour à tous,
Signature et coordonnées

La présentation de la signature d’un courriel est identique pour tous. La signature commence par
le nom du signataire, suivi de sa fonction ou de son titre, mais pas de ses gardes ni de ses
diplômes universitaires.
Peuvent figurer ensuite, les coordonnées de la personne : nom de l’entité administrative; nom du
ministère, de l’organisme ou de l’entreprise; adresse postale et numéro de téléphone.
L’adresse courriel du signataire est plutôt superflue, puisqu’elle figurera dans l’en-tête du
courriel, mais elle peut être donnée sous la signature.
La mention de l’adresse du site Web de l’entreprise est utile.
Il ne faut jamais insérer sa signature manuscrite numérisée en raison des risques importants de
manipulation.
La mention c. c. au bas de l’envoi n’est pas nécessaire, puisqu’elle apparaît dans l’en-tête du
courriel.
Exemples :

Marilou Bilodeau-Nadeau
Directrice générale
Office de la protection du consommateur
Complexe Desjardins, tour Est, bureau 400
150, rue Sainte-Catherine Ouest
Montréal (Québec)
Tél. : 514 871-4044
[Link]

Réponse automatique d’absence du bureau

Une réponse automatique d’absence du bureau doit être concise et soignée.

Dans une réponse automatique d’absence du bureau, on omet généralement la formule d’appel.
Autrement dit, on annonce directement la durée de l’absence ou la date du retour. S’il s’agit d’une
absence d’une durée indéterminée, on le mentionne. Il n’est pas nécessaire de préciser la raison
de l’absence, mais il est sage de fournir les coordonnées d’une personne-ressource à qui
l’expéditeur ou l’expéditrice du courriel peut s’adresser au cas où son message doit être
rapidement porté à l’attention de quelqu’un.
Si un ou une collègue s’occupe temporairement de certains dossiers au cours de cette période, on
donne son nom et son adresse de courriel. On peut aussi ajouter son numéro de téléphone, si cela
convient. Si ce n’est pas le cas, on peut inviter la personne à communiquer avec le secrétariat par
courriel ou par téléphone.
On terminera le message par une brève salutation suivie d’une signature.
Exemple :

Je suis absente du bureau du 30 juillet au 17 août inclusivement. Pendant cette période, pour toute
question relative à mes dossiers, je vous invite à communiquer avec Mme Thérèse Lemieux à
l’adresse suivante : tlemieux@[Link].

Cordialement,

Exemple d’accusé de réception

Exp. : [Link]@[Link]
Dest. : [Link]@[Link]
Objet : RE : Erreur – Fiche de paie

Monsieur,

J’accuse réception de votre courriel, que j’ai réacheminé à Mme Josianne Bougie, du Service des
paies. Elle communiquera avec vous sous peu pour donner suite à votre demande.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Ghislain Plamondon
Société IDE

Fichier joint

Exp. : Josée Toussaint jtoussaint@[Link]

Dest. : TOUS
Objet : Congés annuels

Mesdames,
Messieurs,

Concernant le calendrier des congés annuels, veuillez prendre connaissance de la note de service
ci-jointe.

Merci de votre attention.

Josée Toussaint
Service de l’administration