FICHE RESSOURCE
Préparer et animer une réunion
1. La diversité des réunions
1.1. Les effets attendus d’une réunion
Malgréle coût d’une réunion, les entreprises en
organisent beaucoup car elles permettent :
- dqe diffuser et de recueillir des informations
- de collecter des idées grâce à l’émulation que provoquent les
échanges
- d’apaiser les inquiétudes d’un groupe de personnes ou de
le convaincre
- de rompre l’isolement et de dynamiser les membres du
personnel qui travaillent seuls
Les réunions varient en fonction des objectifs
poursuivis. Il est donc essentiel de bien
cerner l’objectif afin d’adapter le mode
d’animation.
1.2. Les types de réunions
TYPES OBJECTIFS
Réunions d’information
Réunion d’information La direction souhaite
descendante transmettre
une information au
Réunion d’information personnel
ascendante
Elle permet de
recueillir des
informations, des opinions
ou des réactions
de groupe et
de faire remonter
cette information vers la
direction. Il s’agit
souvent de table
ronde ou d’interviews
de groupe
Réunion de discussion
Réunion-débat L’objectif est d ‘échanger des
points
de vue sur un sujet,
à la fois précis
(on connaît les sujet de
Par Sabrina
Larose
1
la discussion) et
imprécis (chacun a
préparé des idées,
toutes seront émises,
discutées, notées pendant
la réunion). La
réunion doit aboutir
à la validation
des choix, des actions
à engager, des
informations clés
Réunions de résolution de problèmes
Réunion de travail en Elle a pour but de
équipe trouver des
solutions à une
situation problématique
de l’entreprise
Réunion de négociation
L’objectif est de trouver
un
Consensus entre les
participants, comme
dans le cas d’un
conflit
Réunion de concertation
Par Sabrina
Larose
2
Réunions internes
Réunion hebdomadaire C’est une réunion de
service qui se
déroule souvent le
lundi matin et qui
permet au
responsable de sentir la
tendance des affaires,
l’ambiance de travail,
Réunion mensuelle ou
les actions, les
trimestrielles résultats, les
difficultés rencontrées.
C’est une reprise de la
réunion hebdomadaire
avec un recul plus
important dans le
Réunion annuelle temps : résultats
du mois écoulé,
axes d’efforts par
rapport aux objectifs,
étudesdes statistiques,
Réunions transversales analyse des résultats
des collaborateurs
Transversales, ponctuelles,
exceptionnelles
C’est une réunion de
bilan qui permet
une prise de recul
par rapport aux
Transversales, planifiées résultats, de tirer
régulier : réunion des leçons et de
de gestion de planifier les actions
projet majeures.
Réunions de direction Elles intéressent plusieurs
services dans une
approche globale de
résolution de
problèmes et d’actions
à mener.
Elles concernent le suivi
d’un projet précis, avec
plan de travail à
réaliser, attentes
de la direction.
Elles ont lieu régulièrement,
soit en comité
stratégique, soit en
conseil de
Par Sabrina
Larose
3
direction, soit en
groupe de
pilotage… Les
dirigeants sont amenés
à étudier des
questions transversales.
La préparation est
très importante :
dossier d’analyse
de résultats….
Réunions formelles obligatoires
Assemblée générale Elles répondent à des
ordinaire (AGO) exigences qui leur
Assemblée générale sont propres :
extraordinaire (AGE) mode de convocation à
Réunion des délégués l’assemblée, lieu de
du personnel consultation des
documents, quorum à
respecter… Le partage
des informations se
limite aux questions
Réunion du comité Sur les documents fournis.
d’entreprise Les participants sont
CHSCT appelés à voter
les décisions prises. À
l’issue de la réunion,
un procès-verbalest
établi.
Réunions virtuelles
Elles permettent à des participants géographiquement
dispersés de s’affranchir des contraintes de lieu.
Reliés par un média ( téléphone, réseau numérique
à intégration de service ou Internet), ils
sont en mesure, grâce à des interfaces
appropriées (caméras, micros, multimédia), d’entrer
en communication, d’échanger de l’information et
même d’assumer un travail collaboratif à distance.
L’audioconférence Par téléphone (réseau
téléphonique commuté),
les participants
s’entendent, mais ne se
voient pas.
La visioconférence Par le RNIS (Numéris),
les participants
disposent de son et
de l’image, dans de
véritables salles
d’enregistrement
Par Sabrina
Larose
4
Les réunions Web Par Internet, chaque
participant dispose
d’un ordinateur
multimédia relié à
Internet haut débit.
Les conférences Web
fonctionnent suivant ce
principe :
l’organisateur envoie
une invitation par e-
mail contenant un
hyperlien et un
code d’accès à la
conférences Web. Au
moment de la
réunion, tous les
participants se
connectent à la
conférence Web, le
code d’accès étant
indispensable. Les
participants peuvent
alors voir l’écrande
l’organisateur et
partager des
documents et/ou utiliser
des applications.
1.3. Les limites
Trop de réunions peuvent provoquer les effets
contraires à ceux attendus :
lassitude, impression de perdreson temps… Leur
pratique doit être réfléchie. Quelques questions
doivent se poser pour savoir si l’organisation
d’une réunion est indispensable :
- s’adresse-t-on à une ou à plusieurs personnes ?
- l’information ne serait-elle pas diffusée plus efficacement à
l’écrit ?
- les personnes conviées sont-elles toutes concernées par l’objet de
la réunion ?
Dans le cas où une réunion n’est pas nécessaire,
il faut prévoir des solutions alternatives,
écritesou orales.
2. L’animation d’une réunion
2.1 Les fonctions de l’’animateur
Par Sabrina
Larose
5
Psychologiques et
Techniques
relationnelles
Annoncer
thème,
le l’objectif Clarté des propos
de la réunion son engagement,
etcontribution
la de son dynamisme
chacun
Être à
S’adapter et
reformuler
l’écoute, pour
faire preuve
relancer
d’empathie
discussion
la
synthétiser
Conclure en
de la
vue
décision
2.2 Le statut de l’’animateur
Il est essentiel de désigner l’animateur adéquat de
la réunion afin que celle-ci soit la plus
efficace possible. o Doit-il être nécessairement un
supérieur hiérarchique ?
Oui, s’il s’agit de faire passer des consignes, des
nouvelles règles ou convaincre
Non, si une réflexion sur un thème doit être
menée. La présence d’un supérieur
hiérarchique peut inhiber les participants
o Quel style d’animation doit-il adopter ?
Un style directif s’il s’agit d’une réunion
informative, pour gagneren temps et en
efficacité.
Un style participatif dans les autres types de
réunions car les échanges sont à
privilégier.
2.3 Mode d’animation
Par Sabrina
Larose
6
2.4 La qualitéde l’animateur
Par Sabrina
Larose
7
Pour être un bon orateur lors de l’animation d’une
réunion, il convient de mener le débat avec
aisance et fluidité, en ayant confiance en soi.
Accroches percutantes, mots choisiset langage clair en
constituent la base. Une attitude physique mesurée
et convaincante et une bonne maîtrise mentale des
émotions sont essentielles.
- La posture debout dénote une attitude dynamique et
entraînante: verticalité, équilibre, ancrage au sol, pieds à
plat, écartés buste droit, épaules basses, tête levée, cage
thoracique ouverte, déplacement dans la salle.
- La gestuelle souligne le message. Les gestes doivent être
mesurés : hauts (connotation active et positive), ouverts,
qui s’offrent à la discussion, ronds et assez lents, qui
rassurent et donnent une impression de maîtrise.
- Les expressions faciales reflètent l’intérêt et la
bienveillance pour le public :
visage détendu, ouvert, expressif, sourire adaptéau
message.
- Le regard entretient le contact direct avec l’auditoire :
regard panoramique.
3. Le déroulement d’une réunion
Introduction de la 1. Débuter par un message de
réunion bienvenue
2. Se présenter dans le cas où
certains participants ne connaissent
pas l’animateur
3. Rappeler l’objectif de la réunion
4. Exposer le déroulement de la
réunion (horaires et méthode
de travail)
5. Faire un tour de table qui donne
l’occasion à chacun de se
présenter brièvement (quand les
participants ne se connaissent pas)
Par Sabrina
Larose
8
Le cœur de la 1. Présenter avec précision le problème
réunion ou la question à traiter. Un
support de type diaporama peut
s’avérer utile.
2. Donner la parole au groupe, c’est
à dire :
recentrer systématiquement les débats sur
l’objectif de la réunion
clarifier les idées exprimées en
questionnant et en reformulant les
différentes interventions. L’animateur
pratiquera l’écoute active
résumer régulièrement les interventions
relancer les débats en cas
d’essoufflement du groupe ou
de silence
concilier les idées en contradictoire
maîtriser le temps, qu’il agisse du temps
de parole de chacun ou de
la durée de la réunion
Conclusion de la 1. Clore les débats en faisantune synthèse
réunion 2. Rappeler les décisions prises
3. Clarifier les suites à donner en
distribuant les tâches
4. Planifier éventuellement la prochaine
réunion
4. Les supports d’animation des réunions
Accompagnerle discours de l’animateur d’un support
visuel peut renforcer l’efficacité de la réunion.
Ce support permet :
- clarifier les propos
- de présenter des informations graphiques
- de maintenir l’attention
- d’aider à retenir les idées clés
La présentation des supports projetés doit respecter
certaines règles :
Les caractères
la taille minimale est de 30.
les polices fantaisistes sont à éviter car elles sont
souvent difficilement lisibles de loin. Il convient
de privilégier la sobriété.
L’emploi de différentes polices doit être limité. Le
changement de police doit être porteur de sens.
L’interlignage doit être suffisant afin que la lecture de
Par Sabrina
Larose
9
loin soit possible.
La disposition dans une diapositive
- l’alignement à gauche est privilégié car c’est le
mode habituel de lecture.
Le centrage met en valeur les éléments importants.
- les diapositives ne doivent pas être surchargés. Il
est préférable de ne pas dépasser 6 lignes de
texte.
Les couleurs
- il faut opter pour la sobriété afin que la
forme n’altère pas le contenu. - lors d’une
vidéoprojection, l’impact d’une écriture claire sur un
fond foncé est plus important .
L’animateur ne peut pas improviser son discours, même en
utilisant un support visuel.
L’utilisation d’un guide permet :
- ne pas oublier un contenu
- le temps est maitrisé
- le plan est respecté et les propos sont ordonnés
- le stress de l’animateur est contenu grâce à ses fiches
Par Sabrina
Larose
10