Module d’inspection

Guide de l’inspecté

Version : 30 juillet 2024 1

 Table des matières
Introduction ..................................................................................................................................................................................................................... 3

Renseignements généraux............................................................................................................................................................................................... 3

Inspection par autoévaluation ......................................................................................................................................................................................... 5

Inspection avec visite ....................................................................................................................................................................................................... 8

Demande d’ajout de combinaison de langues ............................................................................................................................................................... 11

Demande d’exonération ................................................................................................................................................................................................ 15

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Introduction
Vous trouverez dans le présent guide la marche à suivre pour les inspections professionnelles par autoévaluation et par visite, et le fonctionnement pour les
demandes d’ajout de combinaison de langues ou d’exonération. Lisez l’Introduction, les Renseignements généraux et les sections qui vous concernent. Comme le
module d’inspection est maintenant intégré au Portail OTTIAQ, vous disposez d’un espace sécurisé qui vous est dédié et auquel vous avez accès en tout temps. Les
documents qui vous concernent y sont déposés. Pour toute information à ce sujet, communiquez directement avec Bénédicte Assogba, secrétaire du Comité
d’inspection, à bassogba@[Link] ou au 514 845-4411, poste 1231.

Renseignements généraux
Si vous recevez un avis d’inspection par autoévaluation ou par visite, vous devez répondre en français au questionnaire visé, et fournir des échantillons de travail
et certains documents précis selon le type d’inspection, dans un délai de 28 jours ouvrables à compter de la réception de l’avis d’inspection. Récupérez d’abord
dans le portail sécurisé le questionnaire à remplir. Il y en a un par profession (traducteur, terminologue, interprète). Remplissez-le en entier en faisant des phrases
complètes pour que nous voyions votre raisonnement. N’oubliez pas de dater et de signer votre questionnaire. Une fois qu’il sera rempli, sauvegardez-le de
manière à bien indiquer votre profession (cf. exemples ci-après), puis téléversez-le dans le portail. Voici la nomenclature à respecter au moment de nommer et de
sauvegarder le questionnaire :
Questionnaire_TRAD_numéro de membre
Questionnaire_TERM_numéro de membre
Questionnaire_INT_numéro de membre

Choisissez ensuite vos échantillons de travail en fonction des critères généraux ci-après et du nombre requis par type d’inspection (cf. section vous concernant) :
• Leur contenu doit être significatif à vos yeux. Nous entendons par là qu’il s’agira d’un travail non révisé, mais très bien réussi.
• Ils devront être lisibles aux fins de l’évaluation. Vérifiez que le texte n’est pas embrouillé. Seuls les fichiers Word et PDF sont acceptés.
• Chaque fichier sera récent et datera de moins de deux ans.
• Chaque fichier comportera entre 500 et 1 000 mots.
• Tous les renseignements sensibles (c’est-à-dire confidentiels) contenus dans les fichiers auront été caviardés.
• Si vous ne pouvez répondre à l’une ou l’autre des attentes précitées, communiquez alors avec Bénédicte Assogba à bassogba@[Link].

Lorsque les échantillons sont prêts, sauvegardez-les par combinaison de langues dans un fichier compressé et téléversez ce fichier compressé dans la section Pièces
justificatives du portail. Avant de compresser votre fichier, vérifiez que les échantillons qu’il contient ont été sauvegardés selon la nomenclature ci-après :
Échantillon 1_combinaison de langues_source_numéro de membre
Échantillon 1_combinaison de langues_cible_numéro de membre
Par exemple : Échantillon 1_français-anglais_source_1234 ; Échantillon 1_français-anglais_cible_1234 ; et ainsi de suite pour les autres échantillons.

Téléversez ensuite dans les Pièces justificatives les autres documents requis pour votre type d’inspection.

NOTA : après avoir téléversé tous les fichiers dans le portail, vous n’aurez plus accès à ces documents, alors suivez bien les directives que nous vous fournissons.
Nous communiquerons avec vous si des irrégularités sont décelées dans vos fichiers. Nous vous indiquerons alors la marche à suivre.
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Le Comité d’inspection professionnelle (CIP) se réunit régulièrement pour analyser les dossiers. Il faut compter environ trois mois en moyenne avant qu’une
décision soit rendue dans un dossier. Il arrive que ce délai soit plus long selon la combinaison de langues. Si vous avez des questions à ce sujet, communiquez
avec Bénédicte Assogba à bassogba@[Link]. Quand l’analyse de votre dossier sera terminée, vous recevrez un avis du système vous indiquant que le rapport
final est maintenant accessible. Vous pourrez l’obtenir en cliquant directement sur le lien précisé dans l’avis. Vous pourrez également y avoir accès en tout temps
dans votre dossier d’inspection sous Mon espace/Inspection/Consultation de l’historique. Il est de votre devoir de prendre attentivement connaissance du rapport
final du CIP.

Pour que vous compreniez bien la marche à suivre pour les inspections et les demandes d’ajout de combinaison de langues ou d’exonération, consultez les
captures d’écran du portail fournies dans chaque section du présent guide. En voici un exemple :

Message du CIP vous informant du dépôt du rapport final :

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Consultez maintenant la section qui vous concerne.
Inspection par autoévaluation
Vous recevrez un avis d’inspection par courriel. Lisez l’avis au complet. Accédez ensuite à votre dossier d’inspection sur la page d’accueil en vous connectant sur
le Portail OTTIAQ (mêmes codes d’accès utilisés à la Zone membre du site Web). Vous verrez Cliquez ici pour accéder à votre dossier d’inspection.
Étape 1 : cliquez sur Questionnaire autoévaluation traducteur et téléchargez le questionnaire. Sauvegardez-le dans votre ordinateur avant de le remplir.
Remplissez-le en entier en faisant des phrases complètes, signez-le et nommez-le selon la nomenclature définie.
Étape 2 : déposez le questionnaire rempli dans votre dossier d’inspection en cliquant sur Je veux déposer mon questionnaire. La section réservée au dépôt du
questionnaire rempli apparaîtra. Cliquez sur Choisir un fichier pour téléverser le questionnaire rempli à partir de votre ordinateur. Téléversez ensuite les autres
documents requis dans les Pièces justificatives en cliquant sur Ajout rapide. N’oubliez pas de nommer les échantillons selon la nomenclature établie et de les
répertorier dans un fichier compressé.
Étape 3 : confirmez ensuite le dépôt en cliquant sur Confirmer le dépôt de tous mes documents. Un message de confirmation s’affichera.

Détails sur les échantillons à fournir :

• Documents non officiels seulement : trois échantillons au total par combinaison de langues.
• Documents officiels seulement : six échantillons au total par combinaison de langues.
• Mélange de documents officiels et non officiels : six échantillons au total par combinaison de langues.
• Ne téléversez que le nombre d’échantillons requis ; il ne nous revient pas de les choisir pour vous.
• Fournissez une note d’honoraires si vous acceptez des piges (obligatoire).
• Si vous êtes réviseur, nous accepterons des textes corrigés et commentés dans la marge de droite ; justifiez vos corrections.

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Version : 30 juillet 2024 6
Version : 30 juillet 2024 7
Inspection avec visite

Vous recevrez un avis d’inspection par courriel. Lisez l’avis au complet. Accédez ensuite à votre dossier d’inspection à partir de la page d’accueil en vous
connectant sur le Portail OTTIAQ (mêmes codes d’accès utilisés à la Zone membre du site Web). Vous verrez Cliquez ici pour accéder à votre dossier d’inspection.
Étape 1 : cliquez sur le lien Questionnaire de visite pour télécharger le questionnaire. Sauvegardez-le dans votre ordinateur avant de le remplir. Remplissez-le en
entier en faisant des phrases complètes, signez-le et nommez-le selon la nomenclature définie.
Étape 2 : déposez le questionnaire rempli dans votre dossier d’inspection en cliquant sur Je veux déposer mon questionnaire. Cliquez ensuite sur Choisir un fichier
pour téléverser le questionnaire à partir de votre ordinateur, puis cliquez sur Téléverser pour le téléverser dans le portail. Téléversez enfin les autres documents requis
dans les Pièces justificatives en cliquant sur Ajout rapide. N’oubliez pas de nommer les échantillons selon la nomenclature établie et de les répertorier dans un
fichier compressé.
Étape 3 : confirmez le dépôt en cliquant sur Confirmer le dépôt de tous mes documents. Un message de confirmation s’affichera.

Détails sur les échantillons à fournir :

• Documents non officiels seulement : cinq échantillons par combinaison de langues.
• Documents officiels seulement : six échantillons par combinaison de langues.
• Mélange de documents officiels et non officiels : six échantillons par combinaison de langues.
• Ne téléversez que le nombre d’échantillons requis ; il ne nous revient pas de les choisir pour vous.
• Fournissez une note d’honoraires (obligatoire).
• Téléversez votre matériel publicitaire ; si vous avez un site Web, indiquez les hyperliens dans votre questionnaire.
• Fournissez une feuille de route (c’est-à-dire la liste détaillée des mandats en cours).

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Version : 30 juillet 2024 9
Version : 30 juillet 2024 10
Demande d’ajout de combinaison de langues
Vous recevrez un avis d’inspection par courriel. Lisez l’avis au complet. Accédez à votre dossier d’inspection à partir de la page d’accueil en vous connectant sur
le Portail OTTIAQ (mêmes codes d’accès utilisés à la Zone membre du site Web). Vous verrez Cliquez ici pour accéder à votre dossier d’inspection.

Étape 1 : cliquez sur Questionnaire Combinaison de langues pour accéder à votre espace dédié dans le portail. Téléchargez le questionnaire. Sauvegardez-le dans
votre ordinateur avant de le remplir. Remplissez-le en entier en faisant des phrases complètes. Signez-le et nommez-le selon la nomenclature définie. Vous
devrez remplir un questionnaire pour chaque combinaison de langues demandée.

Étape 2 : lorsque vous aurez réuni tous vos documents (questionnaire et échantillons), cliquez sur Je veux déposer un ou plusieurs questionnaires. Ensuite, cliquez
sur Ajouter un formulaire d’inspection pour téléverser le questionnaire d’ajout de combinaison de langues rempli (Questionnaire ACL) à partir de votre
ordinateur. Sélectionnez la langue de départ et la langue d’arrivée qui correspond au questionnaire que vous téléversez. S’il y a plusieurs questionnaires à
déposer, cliquez sur Ajouter un formulaire d’inspection. Téléversez ensuite les échantillons de travail dans les Pièces justificatives en cliquant sur Ajout rapide.
Nommez les échantillons selon la nomenclature établie et répertoriez-les dans un fichier compressé.

Voici un exemple de nomenclature de plusieurs questionnaires d’ajouts de combinaison de langues à déposer dans votre dossier d’inspection :

• Questionnaire ACL_EN-FR_numéro de membre

• Questionnaire ACL_EN-Chinois_numéro de membre

Étape 3 : lorsque tous vos documents auront été téléversés, confirmez leur dépôt en cliquant sur Confirmer le dépôt de tous mes documents. Un message de
confirmation s’affichera.

Détails sur les échantillons à fournir :

• Documents non officiels seulement : trois échantillons par combinaison de langues
• Documents officiels seulement : six échantillons par combinaison de langues
• Mélange de documents officiels et non officiels : six échantillons par combinaison de langues
▪ Ne téléchargez que le nombre d’échantillons requis ; il ne nous revient pas de les choisir pour vous.

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Version : 30 juillet 2024 13
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Demande d’exonération
Si vous êtes inactif dans la profession dans laquelle vous êtes reconnu à l’OTTIAQ, vous pouvez faire une demande d’exonération. Veuillez noter cependant que le
fait d’exercer peu une profession n’est pas un motif jugé valable pour faire une demande d’exonération.
Étape 1 : dans votre dossier d’inspection dédié dans le portail, cliquez sur Demande d’exonération. Remplissez la demande.
Étape 2 : cliquez sur Je veux déposer ma demande d’exonération. Cliquez sur Choisir un fichier pour repérer le fichier à téléverser. Téléversez ensuite votre pièce
justificative à l’appui de votre demande (certificat médical, descriptif de tâches, etc.) dans Pièces justificatives.
Étape 3 : cliquez sur Confirmez le dépôt de tous mes documents. Un message de confirmation s’affichera.

Le Comité d’inspection professionnelle analysera votre demande d’exonération et vous transmettra sa décision dans les plus brefs délais.

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