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Processus de gestion des devis et commandes

Ce document décrit la procédure de facturation au sein de l'entreprise, incluant la réception d'une demande de devis, l'envoi d'un devis au client, et la gestion des commandes. Il détaille les étapes à suivre en cas d'acceptation ou de refus du devis, ainsi que la vérification des stocks avant l'émission de la facture. Enfin, il souligne l'importance de la communication avec le responsable des approvisionnements en cas de besoin d'approvisionnement.

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Ce document décrit la procédure de facturation au sein de l'entreprise, incluant la réception d'une demande de devis, l'envoi d'un devis au client, et la gestion des commandes. Il détaille les étapes à suivre en cas d'acceptation ou de refus du devis, ainsi que la vérification des stocks avant l'émission de la facture. Enfin, il souligne l'importance de la communication avec le responsable des approvisionnements en cas de besoin d'approvisionnement.

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Version :

PROCEDURE Code :
01
FAC_EX_001

Facturation Date d'application :


09/01/2025

QUI FAIT QUOI (Logigramme) COMMENT

Réception d'une demande de devis de 1. La demande de devis est reçue soit par le service commercial, soit via
Tech
la part du client un outil de gestion intégré (ERP). Elle doit inclure tous les détails
nécessaires : articles demandés, quantités, prix potentiels, délais
souhaités.

Tech
Envoi d'un devis au client
2. Un devis clair et détaillé est généré et transmis au client (email,
Acceptation
plateforme). Il doit comporter une date de validité pour éviter des
Refus
malentendus futurs, ainsi que les conditions générales de vente
(CGV).

3. En cas de validation par le client, un bon de commande doit être


signé ou validé électroniquement pour lancer les étapes suivantes. En
cas de refus, des ajustements peuvent être proposés par le service
RF Réception du bon de commande commercial.

Le bon de commande doit être conforme au devis validé et inclure


toutes les informations essentielles. S’il y a des différences, celles-ci
sont signalées immédiatement au client avant de poursuivre.

4. Une vérification rigoureuse est effectuée pour s’assurer que les


Vérification des quantités quantités demandées sont disponibles. Cela peut inclure une
RF
disponibles en stock consultation en temps réel via le système de gestion des stocks.

Oui Non
5. Si les stocks sont disponibles, la facture est préparée en tenant
compte des conditions établies dans le devis validé. Elle est
accompagnée d’un bordereau de livraison prévu.

6. Si les stocks ne suffisent pas, le responsable des approvisionnements


est alerté pour effectuer une commande. Le client est informé des
délais nécessaires avant la livraison complète de sa commande.
RF Émission de la
facture
7. Le responsable des approvisionnements doit passer la commande aux
fournisseurs rapidement et s’assurer que les articles manquants sont
Besoin d'approvisionnement réceptionnés et ajoutés au stock avant une nouvelle vérification pour
RF ou en cours de livraison lancer la facture et/ou la livraison.

RA Responsable des
approvisionnements

© Ce document est la propriété d’INSIGHT SOLUTIONS et ne peut être communiqué à l’extérieur


qu’avec l’accord du président 1/1

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