Système de Codification Comptable
Système de Codification Comptable
du
SYSTÈME D’INFORMATION
(S.I.F.A.)
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OBJET DU DOCUMENT
Le présent document fait état du système de codification des opérations comptables en vigueur dans les cégeps. Il est divisé en quatre parties :
1- Le système de codification
2- La codification
2.1 La structure d'activités
2.2 Les revenus, les dépenses du fonds de fonctionnement et les acquisitions d’actifs immobilisables du fonds des investissements
2.3 Les comptes du bilan
1- Le système de codification
La présentation des informations financières repose sur la codification des données : la codification correspond à l'ensemble des symboles utilisés pour
identifier, ordonner, enregistrer et traiter les données. Le système de codification prescrit a une structure à douze positions. notées 1, 2, 3… 12.
La codification présente des variantes, selon qu'il s'agisse des postes de revenus et de dépenses, et des acquisitions d’actifs immobilisables ou des postes
du bilan.
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Revenus et dépenses, acquisitions d’actifs immobilisables
Le bilan
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Le système de codification utilisé comporte douze positions regroupées en quatre sections notées A, B, C et D.
La section « C » regroupant les positions 8 et 9, peut servir à codifier les projets. Ces positions sont laissées à l’usage que le cégep veut en faire pour sa
gestion.
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Les sections codifiées par le Ministère :
La section « B » regroupe les positions 4, 5, 6 et 7. La position 4 sert à identifier les champs d'activités; les positions 5,6 et 7 servent à identifier les
activités de la structure. Il y a neuf champs (position 4) numérotés de 1 à 9. Tel qu'on peut le constater dans le tableau qui suit, les trois premiers
concernent la formation et les six autres concernent le soutien à la formation.
¾ et les acquisitions des actifs immobilisables du fonds des investissements (codes 900 à 999).
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2- La codification
Les opérations du fonds de fonctionnement menées par les cégeps sont présentées en associant :
o un revenu ou une dépense et l’acquisition d’actif immobilisable du fonds des investissements (positions 10, 11 et 12).
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A) La formation (champs 1000, 2000 et 3000)
Champs Activités
(pos. #4) (pos. # 5,6,7)
1000 Enseignement
Référence : Annexe F006
Exemple :
1 210.02 Techniques de génie chimique L’identification des programmes doit être validée
à tout autre système existant, en complément à l’annexe
1 310.A0 Techniques policières F006, pour s’assurer de la concordance des codes, s’il y a lieu.
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B) Le soutien à la formation (champs 4000 à 9000) B) Le soutien à la formation (champs 4000 à 9000)
5000 Gestion des ressources humaines 8000 B) Coûts de convention et autres allocations
5010 Mouvement et engagement de personnel, développement 8050 Budgets spéciaux – Enseignants affectés
du personnel et gestion des dossiers du personnel à l’enseignement régulier
5040 Relations de travail 8100 Coûts de convention - Enseignants
5090 Coordination et contrôle des activités relatives 8150 Coûts de convention - Autres personnels
aux ressources humaines 8200 Locations de locaux et de services
8300 Service de la dette (au fonds de fonctionnement)
6000 Gestion des ressources financières 8350 Allocations spéciales – enseignement régulier
8900 Opérations de financement
6050 Comptabilité
6090 Coordination et contrôle des activités 9000 Gestion des services autofinancés
relatives aux ressources financières
9005 Centre collégial de transfert de technologie (CCTT)
7000 Gestion des ressources matérielles 9010 Alimentation
9020 Auditorium
7010 Gestion du matériel 9030 Centre sportif
7020 Gestion des terrains et des immeubles 9040 Coopérative
7030 Gestion de l'énergie 9050 Garderie
7040 Impression et reproduction de documents 9060 Logement (résidences)
7050 Sécurité et protection 9070 Autres
7060 Entretien ménager 9080 Cours d'été
7090 Coordination et contrôle des activités 9090 Formation continue;
relatives aux ressources matérielles 9350 Allocations spéciales - formation continue.
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2.2 Les revenus, les dépenses au fonds de fonctionnement Codification des revenus (positions 10. II et 12)
et les acquisitons d’actifs immobilisables du fonds
des investissements
850 Autres organismes gouvernementaux
860 Individus
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Codification des dépenses Codification des dépenses
(positions 10. II et 12) (positions 10. II et 12)
TRAITEMENTS TRAITEMENTS
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Codification des dépenses Codification des dépenses
(positions 10. 11 et 12) (positions 10. 11 et 12)
TRAITEMENTS TRAITEMENTS
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Codification des dépenses Codification des dépenses
(positions 10. 11 et 12) (positions 10. 11 et 12)
300 Avantages sociaux et coûts de convention - Autres 360 Frais de déplacement (coûts de convention)
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354 Professionnels
355 Personnel de soutien
650 Contrats
610 Ententes sur les stages 651 Assurances
652 Entretien et réparation
611 MEQ /MSSS : entente de base 654 Bibliothèques
612 MEQ /MSSS : TLM (techniques médicales de laboratoires) 655 Droits d’auteur
613 Autres contrats de services avec le MSSS 656 Parc informatique
619 Autres 659 Autres
630 Locations
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Codification des acquisitions d’actifs immobilisables du
fonds des investissements
(positions 10. 11 et 12)
Code Description
900 Investissement
925 Terrains
930 Aménagement de terrains et stationnements
935 Améliorations locatives
950 Bâtiments
Les codes 900 sont utilisés en cours d’année pour comptabiliser les acquisitions au fonds des investissements. À la fin de l'année, il est nécessaire de
capitaliser au bilan du fonds des investissements les acquisitions de l’exercice (0600 à 0699 aux positions 4, 5, 6 et 7).
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2.3- Les comptes des bilans (fonctionnement et investissements )
Le bilan
Section B Section C
Dans le cas des comptes des fonds spéciaux, la codification est la suivante :
Les deux positions de la section C (positions 8 et 9) peuvent aussi être utilisées pour codifier les projets.
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Fonds de fonctionnement Fonds de fonctionnement
Bilan - Actif Bilan - Passif
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Fonds de fonctionnement Fonds de fonctionnement
Bilan – Passif (suite) Bilan – Passif (suite)
0314 Régime de retraite des enseignants RRE 0400 SOLDES DE FONDS (suite)
0315 Régime de retraite des fonctionnaires RRF 0434 Coopérative
0316 Fonds de pension privés 0435 Garderie
0317 Commission de la santé et de la sécurité 0436 Résidences
du travail (CSST) 0437 Autres
0318 Caisse de crédit 0438 Cours d'été
0319 Obligations d'épargne – Déductions 0439 Formation continue
0320 Saisies de salaires 0440 Centres de transfert technologique
0321 Régime de retraite du personnel d’encadrement (RRPE) 0445 Cégep @ distance – C@D
0331 Congés de maladie monnayables à payer
ÉVENTUALITÉS ET ENGAGEMENTS
0340 et 0350 REVENUS REPORTÉS Contrats de travail
Poursuites judiciaires
0341 Sur- Embauche ou Sous-Embauche Réclamations contestées
0345 Certifications de crédits reportés Provision pour caisse de crédit
0351 Revenus reportés Provision pour caisse de crédit - Cadres
0352 Frais afférents Provision pour caisse de crédit - Gérants
0353 Droits de scolarité Provision pour caisse de crédit - Enseignants
Provision pour caisse de crédit - Professionnels
0360 PROVISION POUR PERFECTIONNEMENT Provision pour caisse de crédit – Personnel de soutien
0361 Perfectionnement des hors-cadres, cadres et gérants Engagements contractuels
0362 Perfectionnement des enseignants Autres
0363 Perfectionnement des professionnels
0364 Perfectionnement du personnel de soutien
Fonds spéciaux
0380 AUTRES PASSIFS
0381 Autres passifs
Code Description
0400 SOLDES DE FONDS
0410 Fonctionnement régulier 0470 à 0489 ACTIF
0430 Activités auxiliaires et communautaires
0431 Alimentation 0490à 0499 PASSIF ET SOLDE DU FONDS
0432 Auditorium
0433 Centre sportif
0434 Coopérative
0435 Garderie
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Fonds des investissements Fonds des investissements
Bilan - Actif Bilan – Actif (suite)
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Fonds des investissements Fonds des investissements
Bilan – Passif Bilan – Passif (suite)
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Fonds des investissements Fonds des investissements
Bilan – Passif (suite) Bilan – Passif (suite)
ÉVENTUALITÉS ET ENGAGEMENTS
0920 Frais liés au financement à long terme (honoraires
de fiducie et d’avocats, …) Engagements
0921 Subvention du MEQ relative aux frais liés au
financement à long terme Poursuites judiciaires
0922 Escomptes sur les émissions d’obligations – gains
sur rachats et primes sur émissions Réclamations contestées
0923 Gains ou pertes sur le change
Autres
0924 Frais d’intérêts sur les emprunts à long terme
0925 Subvention du MEQ relative aux frais d’intérêts
sur les emprunts à long terme
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