Le connaissement ou le "bill of lading"
Le connaissement est un document qui fait office de bon de chargement et de preuve : c’est le
contrat de transport qui lie le transitaire et le transporteur.
Ce contrat stipule la nature des marchandises et la responsabilité du transporteur. En
possession de ce contrat, le transitaire peut exiger la remise de la marchandise : ce document
est un titre de propriété officiel transmis par endossement.
Le colisage ou la "packing list"
La "packing list" indique toutes les marchandises qui doivent être transportées. Le colisage est
un document officiel qui doit figurer dans la liasse documentaire que le transitaire doit avoir en
main : il liste et précise en effet le nombre de colis, palettes, cartons, le poids, le volume,
cubage, dimensions jusqu’aux noms des marques et la nature de l’emballage.
Il sert à effectuer une traçabilité exacte des marchandises à une étape de transit et surtout à
réception finale de la commande par le destinataire, afin de contrôler que toute la marchandise
soit bien arrivée à destination et conforme aux attentes.
Le certificat d'origine de chaque marchandise
Il s’agit également d’un document officiel qui atteste du lieu, du pays où ont été fabriquées les
marchandises, voire transformées. Pour chaque marchandise est établi un certificat d’origine
par une Chambre de Commerce et d’Industrie. Le transitaire devra s’acquitter des frais
correspondants au taux de droit de douane correspondant. Les 7 champs obligatoires qui
doivent figurer sur un certificat d’origine :
Le destinataire,
L’expéditeur,
Le pays d’origine,
Les différents moyens de transport successifs,
La désignation douanière,
Le poids de la marchandise,
Les spécificités s’il y a lieu.
La facture commerciale
La facture commerciale constitue une preuve de transaction entre l’acheteur et le vendeur,
c’est-à-dire entre l’entreprise qui exporte et l’entreprise qui importe. L’usage veut qu’une copie
de la facture en anglais soit transmise à l’acheteur.
Pour être valable et recevable, la facture commerciale ne doit pas être altérée (tâchée, illisible,
etc.) et doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :
Les coordonnées complètes du vendeur et de l’acheteur (adresse, raison sociale, etc.),
La date d'émission de la facture,
Le numéro de facture,
La devise de paiement utilisée,
Les unités de mesure pour évaluer les critères de la marchandise,
Le recensement précis et la dénomination des articles,
La quantité de marchandise livrée,
La valeur unitaire de la marchandise,
La valeur totale des articles,
Le prix total de la facture incluant les taxes éventuelles,
Les conditions de paiement (à 30 jours, à réception de facture, etc.),
La remise ou réduction accordée par le vendeur si elle existe,
Les conditions de livraison en appliquant l'Incoterm requis,
Le ou les moyens de transport successifs utilisés.
La facture commerciale est émise par le vendeur (généralement l’expéditeur) indiquant ce
qui a été vendu et le prix de vente. C’est sur cette base que la déclaration en douane est
générée et que les droits ultérieurs seront perçus. Le document comprend généralement
les détails du vendeur, l’acheteur, la date de la transaction, le type de marchandises, le
prix de vente et les conditions dans lesquelles les marchandises sont vendues.
Les termes se rapportent au moment où la propriété des marchandises est transférée du
vendeur à l’acheteur
Confirmation de réservation
La confirmation de réservation est un document d’expédition émis par le transitaire confirmant
tous les détails de la réservation que vous avez faite, à l’exception du coût réel du transport. La
confirmation de réservation est utilisée comme documentation pour la réservation et pour le
partage entre l’expéditeur, le destinataire et d’autres parties concernées comme référence
facile des détails de la réservation. Si vous présentez la confirmation de réservation à votre
banque, veuillez noter qu’elle ne remplace pas le connaissement comme document de
confirmation de la marchandise expédiée. Ce document d’expédition comporte une référence
de réservation unique et comprend des détails sur le transitaire, l’expéditeur, le destinataire, le
service de transport, tout service supplémentaire, le calendrier et les détails de la cargaison. Il
contient également des détails sur les prochaines étapes et les adresses des entrepôts des
expéditeurs pertinents pour votre envoi.
Le reçu pour la réception du fret venant du transporteur (FCR)
Le reçu de fret de l’expéditeur (ou FCR) est délivré par le transitaire ou son agent à
l’expéditeur de la marchandise, lorsque la marchandise a été remise au transitaire. Il sert
seulement de confirmation et pour attester que la cargaison a été reçue pour l’expédition.
Le FCR ne confirme pas l’état de la cargaison ni que la cargaison a quitté le pays
d’origine. Le document comprend généralement les détails de la réservation et indiquera
que la cargaison a été reçue en bon état apparent. Si la marchandise n’ est pas en bon état
lorsqu’elle est remise au transitaire, elle sera normalement rejetée et le reçu de la
cargaison d’un transitaire ne sera pas délivré.
La facture de l’expéditeur
La facture du transitaire est un document délivré par le transitaire à l’expéditeur ou au
destinataire. Ceci est la documentation liée aux coûts de transport et les services inclus
dans la solution que vous avez acheté. Le document spécifie normalement la référence de
réservation unique, l’adresse de facturation, ce qui est inclus dans le service de transport,
le coût de transport et une référence aux termes et conditions.
Lors de la réservation sur Transporteca, la facture de votre expéditeur est envoyée à votre
adresse e-mail immédiatement après avoir effectué le paiement.
le connaissement
Le connaissement ou bon de chargement (HBL) est délivré par le transitaire à l’expéditeur
aux fins suivantes:
Réception des marchandises expédiées – donc lorsque le HBL est émis, la cargaison a
été effectivement chargée sur un navire
Document de titre – bien qu’il ne soit pas complètement négociable, il sert le même but
qu’un connaissement de transporteur normal et doit être remis en original par
l’importateur au transitaire à destination afin de recevoir la marchandise
Preuve du contrat de transport entre le client et le transitaire
Le connaissement contient des détails sur l’expéditeur et le destinataire, les marchandises
expédiées, les modalités de paiement et les coordonnées du transitaire ou de son agent.
Si vous êtes l’expéditeur, vous devez envoyer le connaissement d’origine au destinataire
une fois que vous êtes certain de recevoir votre paiement pour les marchandises vendues.
Si vous êtes le destinataire, vous devez remettre le connaissement original de la maison au
transitaire afin de prendre livraison des marchandises.
La libération par télex
Certains transitaires proposent la libération par télex des expéditions. Cela signifie que le
connaissement d’origine peut être remis au transitaire ou à l’agent expéditeur à l’origine,
qui demande alors au bureau de destination de décharger la marchandise au destinataire
(autrefois, par télex, de nos jours elle tend à être par e-mail). De ce fait, le destinataire
n’aura pas besoin de remettre le connaissement original de la maison au transitaire à
destination pour recevoir la cargaison.
L’avantage de la libération par télex est que l’expéditeur n’a pas besoin d’envoyer le
connaissement original de la maison au destinataire.
Le connaissement principal
Le connaissement principal (ou le connaissement B / L) est délivré par la compagnie
maritime au transitaire lorsque le conteneur contenant plusieurs envois a été chargé sur un
navire. Il n’est pas pertinent pour l’expéditeur ou le destinataire de l’expédition de
conteneurs, car ils se réfèrent au connaissement qui se rapporte directement à leur
expédition.
C’est la décision de l’expéditeur de fret que la ligne maritime et les ports d’origine et de
destination doivent utiliser. Ceci est, en principe, sans rapport avec l’expéditeur et le
destinataire, qui sont moins nombreux que les chargeurs de conteneurs, étant donné que
l’envoi passe toujours par un entrepôt d’origine et de destination.
La lettre de transport maritime
Une lettre de transport maritime présente de nombreuses similitudes avec le
connaissement, mais n’exige pas qu’un original soit remis au transitaire avant que la
marchandise puisse être remise au destinataire. Ce n’est pas un document négociable et ce
n’est pas un document de titre.
La lettre de transport maritime peut être une bonne solution lorsque les marchandises sont
déjà payées avant que la cargaison quitte l’origine. Cela simplifie le processus et le
destinataire devra simplement prouver son identité pour prendre livraison de la
marchandise.
Le certificat d’assurance
Les compagnies maritimes et les transitaires ont une responsabilité limitée en cas de perte
ou d’endommagement des marchandises. Il sera donc souvent nécessaire de souscrire une
assurance distincte pour les marchandises en transit. Une telle assurance peut êtr e offerte
par un transitaire ou par un agent d’assurance.
La responsabilité de l’assurance devrait être convenue entre l’expéditeur et le destinataire
pour éviter la carence ou au contraire la double assurance des marchandises. Le certificat
d’assurance est un document utile pour l’expédition et qui est délivré par la compagnie
d’assurance. Il indique qu’il s’agit d’une assurance de fret, d’un numéro de police
d’assurance, de la description et de la valeur du bien assuré et des coordonnées de l’agent
d’assurance.