INTRODUCTION GENERALE

CHAPITRE I : LA LETTRE COMMERCIALE

- Les différentes mentions

- Enregistrement du courrier arrivé/départ
- La lettre normalisée

CHAPITRE II : LA DOCUMENTATION PRECEDANT LA COMMANDE

- La lettre de demande de documentation ou d’appel d’offre

- Dépouillement et comparaison

CHAPITRE III : LA LETTRE DE COMMANDE

CHAPITRE IV : ACCUSE DE RECEPTION D’UNE COMMANDE

- Cas simple
- Cas avec modification à apporter
- Réclamation

CHAPITRE V : CORRESPONDANCES RELATIVES A LA LIVRAISON

- Avis d’expédition
- Erreur de livraison
- Retard de livraison
CHAPITRE VI : CORRESPONDANCE RELATIVE A LA
FACTURATION

CHAPITRE VII : CORRESPONDANCES RELATIVES AUX

REGLEMENTS

- Lettre d’accompagnement d’un titre de paiement

- Retard de règlement
- Demande de prorogation d’échéance

CHAPITRE VIII : CORRESPONDANCES AVEC :

- Le transporteur
- La banque
- Les assurances

INTRODUCTION GENERALE
 Dans toute organisation, le courrier représente l’ensemble des lettres échangées par
les différents correspondants aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.
Le service du courrier répond donc aux aspirations suivantes :
 Réception du courrier arrivée,
 Elaboration (traitement) du courrier par les services concernés,
 Expédition du courrier départ.

Le service courrier peut avoir une structure centralisée ou décentralisée. C’est
dans ces fonctions que l’étude du traitement du courrier trouve sa raison d’être.

LA LETTRE COMMERCIALE
 Malgré le développement des nouveaux moyens de communication, la lettre garde dans les
entreprises une place prépondérante ; c’est un moyen courant pour communiquer avec l’extérieur. Elle
présente sur la communication orale l’avantage d’être une preuve écrite. C’est la raison pour laquelle
les communications téléphoniques importantes sont toujours confirmées par lettre.

I - PRESENTATION DU MATERIEL DE LA LETTRE COMMERCIALE

1- Le format utilisé

On utilise généralement pour la rédaction de la lettre commerciale, le format commercial du

type A4 (210 x 297mm) et de préférence de couleur blanche.

2- Disposition normalisée

Parmi les nombreux travaux qui incombent à certains employés, la lettre mérite une attention
toute particulière et doit être considérée à juste titre comme un document personnalisé et non pas
comme un simple document personnel.

Il convient d’apporter tout les soins voulus à sa mise en page, celle-ci varie selon le bon goût
et le sens de l’esthétique de chacun. Ce qui explique la diversité des présentations que l’on rencontre
dans la pratique.

La lettre commerciale correspond à la norme de présentation publiée par l’AFNOR

(Association Française de Normalisation) en 1971 puis modifié en juillet 1982.

II - DIFFERENTES PARTIES DE LA LETTRE COMMERCIALE

1) Description des zones

La lettre normalisée comporte cinq zones :

 Zone 1 : Elle comporte les mentions obligatoires concernant l’expéditeur (raison sociale,
forme juridique, adresse postale et géographique)
 Zone 2 : Elle est utilisée pour les mentions non-obligatoires concernant l’expéditeur et ne
figurant pas dans la zone 1 (réf. Bancaire, CCP, téléphone…)
 Zone 3 : Elle comporte uniquement l’indication du destinataire et son adresse postale
 Zone 4 : Elle est destinée à recevoir les références, la date, l’objet de la lettre, éventuellement
l’indication des pièces jointes ainsi que le texte proprement dit
 Zone 5 : Elle constitue la marge inférieure et peut recevoir les mentions relatives à
l’expéditeur qui n’ont pu figurer dans les zones 1 et 2.

2) Représentation schématique
 Zone
1
Zone Zone
2 3

Zone
4

Zone
5

III - LES DEBUTS DES LETTRES

Etant le premier contact avec le destinataire, le début d’une lettre est d’une importance
incontournable. Trois cas peuvent se présenter :

1) On écrit pour la première fois au destinataire

Encore appelée prise de contact, il est recommandé dans ce cas d’aborder immédiatement le
sujet de la lettre. Ex :

 Pour une lettre de commande : Veuillez m’expédier, dans un délai raisonnable les
marchandises suivantes.
 Pour une demande de renseignement : Je vous serai obligé de bien vouloir nous fournir des
renseignements sur les produits suivants…
 Pour l’envoi d’un document commercial : Vous trouverez ci-joint un dépliant relatif à …

2) On répond à une lettre reçue

Il est d’usage d’accuser réception de la lettre reçue ; on en rappel la date et si possible l’objet.
Ex :

 Nous avons bien reçus votre lettre du … à laquelle était jointe votre facture n°…
 Nous accusons réception de votre lettre du … par laquelle vous nous avez commandé…

3) On confirme une lettre antérieure

Dans le cas où une lettre précédente est restée sans réponse, il est recommandé de ne pas
commencer la nouvelle lettre en se montrant mécontente. On suppose alors que le correspondant n’a
pas reçu la lettre, même si l’on pense qu’il est négligeant. Ex :
  Par la lettre du 03 septembre … je vous demandais de …
 Nous vous avons demandé, le 30 septembre dernier si vous pourriez nous fournir…
 Nous vous adressons, ci-incluse une copie de notre lettre du … que vous n’avez probablement
pas reçu …

IV - LES FINALES DES LETTRES

Une lettre commerciale se termine
- Généralement par une conclusion
- Toujours par une formule de politesse que suit la signature.

1- La conclusion
C’est la phase finale précédent la formule de politesse. Elle doit être précise. Elle exprime un
désir, un espoir, un regret ou un plaisir et doit éviter au maximum les banalités. Ex :
(1) Nous sommes disposés à nous entretenir avec vous dès que vous le pourrez
(2) Nous espérons que la qualité de nos articles vous donnerons entière satisfaction
(3) Nous regrettons cet incident et espérons qu’il n’entrave pas nos bonnes relations.

2- La formule de politesse
Elle traduit les sentiments généreux du rédacteur de la lettre vis-à-vis du destinataire. La
formule de politesse choisie tient compte de la qualité du destinataire et du ton de la lettre. Voici
quelques formules couramment employées :
 Formules courantes
Veuillez agréer, … nos salutations distinguées
Si l’on connait bien le correspondant (client) :
Veuillez agréer, … l’expression de mes sentiments les meilleurs.
 D’un fournisseur à un client
Je vous prie d’agréer,…l’expression de mes salutations dévouées

A un supérieur hiérarchique
Je vous prie de croire, … l’assurance de mes sentiments respectueux
 A un égal ou à un inférieur hiérarchique
Veuillez croire (croyez, … à l’assurance de mes sentiments les meilleurs.

3- La signature
Elle comprend trois éléments : la fonction du signataire, la signature proprement dite et le nom
du signataire.

V - REDACTION DE LA LETTRE COMMERCIALE

1- L’objet des lettres

 Dans les entreprises, on écrit soit à d’autres entreprises (clients, fournisseurs, banquiers,
transporteurs…) soit à des administrations (inspection du travail, administration fiscale assureurs,
PTT…)
Avec les entreprises, les lettres les plus courantes concernent :

- Des demandes de renseignement ou d’information

- Les réponses à des demandes de ce genre
- Les commandes et leur exécution
- Les règlements financiers
- Les réclamations de toute nature
- Les réponses à des réclamations.

2- Caractère de fonds et de forme d’une lettre commerciale

La lettre a toujours un but pratique et utilitaire. Elle transmet un message. Sa première
préoccupation est d’exposer avec exactitude et précision, complètement et clairement la
communication qu’elle doit faire. A cet effet, les termes doivent être prudents et mesurés.

3- Le plan
La lettre commerciale est construite suivant un plan réfléchi, il faut que le rédacteur ait une
vue nette de ce qu’il a l’intention de dire et dans quel but.
Les éléments de la lettre rassemblés, le rédacteur doit les classer de telles sortes que les
différentes parties du texte s’enchaînent d’une manière logique pour former un tout homogène.
Exemple de plan :

 Introduction (entrée en matière)

 Développement (classer les idées dans un ordre logique)
 Conclusion (dire au correspondant ce que l’on attend de lui)
 Formule de politesse.

4- Le style
Le style de la lettre commerciale doit être d’une correction irréprochable et d’une parfaite
propreté des termes. Le vocabulaire doit être précis et varié (éviter les répétitions).

I- LA PRESENTATION DE L’ENVELOPPE

1- Les formats de l’enveloppe

L’enveloppe qui doit contenir la lettre normalisée A4 est d’un format correspondant à celui du
papier de la lettre.

Pour la lettre au format A4 plié en 4, les dimensions de l’enveloppe sont : 162 x 114mm.

Pour la lettre au format A4 plié en 3, les dimensions de l’enveloppe sont : 220 x 110mm.

Les enveloppes à fenêtre présentent un panneau transparent qui laisse apparaître la

souscription de la lettre, de ce fait, il est inutile de l’écrire sur l’enveloppe.
 2- La disposition de l’adresse sur l’enveloppe

L’adresse du destinataire doit normalement être écrite sur la partie droite de l’enveloppe. Elle
doit également être codifiée (indiquer le numéro fourni par le code postal). Exemple :

Monsieur Patrice NKONDJI

*
*
BP 1352
*
Douala
Ou
Madame Fanny NANDO
Place de la Mairie
*
BP 3086
*
Bamenda

3- Application

Pour le format enveloppe 162 x 114mm :

74 mm

Zone réservée à l’expéditeur Zone réservée à l’affranchissement

40 mm

57 mm

55 mm
Monsieur Patrice NKONDJI
114mm

BP 1352

Douala

162 mm
Pour le format 220 x 110mm
74mm

Zone réservée à l’expéditeur Zone d’affranchissement

57mm 40mm

140mm

Zone réservée au destinataire

*
*
*
*
*

CHAPITRE 2:
Zone d’inscription des marques d’indexation

105mm
20mm
Fin du Chapitre
1
LA DOCUMENTATION PRECEDANT
LA COMMANDE

INTRODUCTION
Dans les relations d’affaires, la commande déclenche l’opération d’achat/vente. Mais le plus
souvent, le commerçant qui désire acheter à un autre commerçant ou à un industriel ne prend la
décision de commander qu’après s’être documenté sur le produit concerné et sur le fournisseur auquel
il s’adressera.

A - INFORMATIONS NECESSAIRES A L’ACHETEUR

Avant de prendre une décision ferme d’achat, l’acheteur se renseigne auprès de ses
fournisseurs éventuels sur le produit et les services qui lui sont nécessaires : nature et caractéristiques
de ses produits ou de ses services, conditions de vente (prix, délai de livraison, délai de paiement,
mode de livraison…). Il demande des échantillons, des tarifs, des essais… Cette documentation devra
lui permettre, après analyse et comparaison des offres reçues, de fixer son choix.

B - LA LETTRE DE DEMANDE D’INFORMATIONS OU DE

DOCUMENTATION DE L’ACHETEUR
Il est nécessaire lors de l’acquisition d’un bien ou d’un service de connaître les différents
model ou prestations présents sur le marché. La documentation souhaitée peut être demandée par
téléphone ou par écrit.

EXERCICE D’APPLICATION
Vous travaillez comme secrétaire dans la société aux tissus africains, BP 370 Douala, Tél. 33
47 77 47, RC : 00/321/17, compte banque : crédit foncier 02110800033, SA au capital de 10 millions.
Le Directeur commercial ayant constaté que le mobilier a vieilli décide de le renouveler. Il
vous demande d’écrire à la société « tout pour le bois », BP 19 Douala pour demander de la
documentation.
 a) Proposition de plan
Objet : Demande de documentation

 Demander les renseignements nécessaires concernant les produit/services sollicités

 Préciser la nature des informations (catalogue, tarifs, conditions de vente…)
 Remercier et espérer une réponse rapide
 Salutations distinguées.
b) Présentation de la situation commerciale
(Client) (Fournisseur)

AUX TISSUS TOUT POUR LE

AFRICAINS BOIS
Demande de documentation
BP : 370 BP : 19
Du …../…./…… DOUALA
Douala

AUXproprement
c) Rédaction de la lettre TISSUS AFRICAINS
dite
SA. Au capital de 10 000 000 F CFA
DOUALA

Tél. : 33 47 77 47 RC : 00/321/17
Télex :

BP : 370 SOCIETE TOUT POUR LE BOIS

Adresse télégr.
BP : 19

DOUALA

Vos réf. :

Nos réf. : Douala,

Le…/…/…
Objet : demande de documentation

Messieurs,

Veuillez nous faire parvenir sans engagement de notre part un catalogue illustré donnant la
nomenclature complète de vos différents meubles.

A cet effet, nous aimerons aussi connaître les tarifs et conditions de ventes.

Nous espérons recevoir une prompte réponse de votre part et vous en remercions.

Veuillez agréer, Messieurs, nous salutations distinguées.

Le Directeur commercial,
le

C - L’APPEL D’OFFRE
Lorsque le client veut passer une commande importante, il va contacter plusieurs fournisseurs
afin de connaître les prix et conditions de vente proposés. L’appel d’offre sera établi sous forme
d’imprimé à compléter par le fournisseur ou sous forme de lettre.

a) Proposition de plan
- Annoncer l’appel d’offre pour articles, quantité, caractéristiques ;
- Demander de communiquer les prix et les conditions de vente, les réductions ;
- Indiquer la date limite de réponse ;
- Informer que l’on se tient à la disposition du fournisseur pour tout complément
d’informations ;
- Formule de politesse.

b) Présentation de la situation commerciale (voir ci-dessus)

c) Proposition de rédaction de la lettre

Messieurs

Nous vous faisons part du renouvèlement prochain de nos mobiliers de bureau.

Pour ce faire, veuillez nous faire parvenir vos différents prix, les conditions de ventes
et les réductions éventuelles.

Nous attendons votre offre au plus tard le … prochain date de fermeture de l’appel
d’offre.

Nous nous tenons à votre disposition pour tout complément d’information.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

D - L’ENVOI DE LA DOCUMENTATION
a) Proposition de plan
- Accuser réception de la demande d’information (date, objet) et remercier ;
- Annoncer l’envoi de la documentation demandée ;
- Proposer des renseignements complémentaires (documentation, démonstration) ;
- Formule de politesse.
 NB : à l’issue de cette correspondance, le client peut passer commande ; le fournisseur doit donc
répondre de façon très précise et rapidement.

b) Présentation de la situation commerciale

AUX TISSUS Du …………….Demande de documentation TOUT POUR LE

AFRICAINS BOIS

Du …………….envoi de la documentation BP : 19
BP : 370
Douala DOUALA

Client c) Proposition de rédaction Fournisseur

SOCIETE POUR LE BOIS

DOUALA

Tél. : RC :
Télex :

BP : 19 AUX TISSUS AFRICAINS

Adresse télégr.
BP : 370

DOUALA

Vos réf. :

Nos réf. : Douala,

Le…/…/…
Objet : envoi de la documentation
PJ : 01 catalogue

Messieurs,

Nous accusons réception de votre lettre du … relative à la demande de documentation et vous en

remercions.

A cet effet, vous trouverez ci-joint un catalogue renfermant tous les détails des marchandises dont
vous avez besoin.

N’hésitez pas à nous contacter pour tous renseignements complémentaires.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations dévouées.

Le Directeur commercial,
 Fin du Chapitre
2
LA LETTRE DE COMMANDE

INTRODUCTION

La commande permet l’accord de l’acheteur et du vendeur sur les conditions de la vente.

C’est une demande orale écrite qui concerne la fourniture d’une marchandise ou l’exécution
d’un service, spécifiant la quantité, les caractéristiques du bien ou du service, les conditions de prix,
les délais et modes de règlement…
Avant de passer la commande proprement dite, le client procède au dépouillement des
conditions contenues dans les réponses aux demandes de documentation des fournisseurs.

I- LE CHOIX DU FOURNISSEUR
Pour comparer les conditions proposées, le tableau de dépouillement suivant peut être utilisé
en vu d’opérer le choix du fournisseur.

Tableau de dépouillement du choix du fournisseur

Prix à Expédition Règlement

Article Prix Prix à Conditions Fournisseur
Fournisseur net Frais Délai Délai Mode
s ddés proposés l’unité spéciales choisi
l’unité port
X Sucre 130 000 1 300 - 1 300F Port Fin de 1 Chèq.
en le sac de payé mois mois
poudre 100kg

Y Sucre 14 800 le 1 480 Remise 5% 1 406F Franco Sous 2 Traite

en sac de de huitaine sem.
poudre 10kg port

Z Sucre 1 550F 1 550 Escompte 1 395F Port Sous - Espèces

en kg 10% dû quinzaine
poudre

Je choisi le fournisseur Y parce qu’il livre vite.

Port payé : le transport est payé par le fournisseur et à la charge du client.

Franco de port : transport payé par le fournisseur et à sa charge (c’est gratuit pour le client)

Port dû : transport payé par le client à la réception de la marchandise.

II- LES PRINCIPALES MANIERES D’EFFECTUER UNE COMMANDE

L’acheteur dispose de plusieurs moyens pour transmettre sa commande :

1- Le bulletin de commande
C’est un imprimé à l’entête du fournisseur et il permet une présentation très claire et très
complète des éléments de la commande. On trouve les bulletins de commande à remplir dans les
catalogues des entreprises de vente par correspondance.

2- Le bon de commande
C’est un imprimé à l’entête du client (l’acheteur). Il est souvent crée en plusieurs exemplaires
(l’original est envoyé au fournisseur, les autres restant chez l’acheteur). Son tracé permet encore une
présentation précise et complète de la commande.

3- La prise d’un ordre (de commande) par un représentant

En général, le représentant remplit un bulletin de commande (en plusieurs exemplaires) et le
fait signer (pour acceptation) par le client.

4- L’utilisation du téléphone, télex, télécopieur

Cette manière de commander est de plus en plus utilisé, mais elle exige que la commande soit
confirmée par lettre.

5- L’utilisation de la lettre
 La lettre de commande, qu’elle annonce la commande ou la confirme, doit comporter tous les
renseignements utiles aux fournisseurs pour l’exécution ultérieure de l’ordre. Elle est mal rédigée
lorsque le fournisseur est obligé de demander, par la suite, des renseignements complémentaires. Mais
elle ne doit pas comporter d’indications ou d’exposés inutiles et superflus.

III- LES ELEMENTS D’UNE BONNE COMMANDE

Outre les noms et adresse du vendeur et de l’acheteur, le document matérialisant la commande
comporte :
 La quantité, la nature et les caractéristiques des marchandises commandées. Si l’on dispose du
catalogue d’un fournisseur, on utilise les désignations indiquées et les numéros de références
correspondants
 Les prix unitaires (attention, les prix peuvent être TTC ou HT)
 Le conditionnement choisi
 Le délai de livraison
 Le mode d’expédition.
IV- LA COMMANDE PAR LETTRE

1- La lettre de commande simple

a) Situation commerciale

(à présenter)

b) Proposition de plan
- Rappeler les cas antérieurs (tél., A/O…)
- Annoncer la commande proprement dite (réf., désignation…)
- Rappeler les conditions de vente
- Remercier
- Formule de politesse.

c) Proposition de rédaction

Objet : Commande n°…

Messieurs,

Nous accusons réception de votre lettre d’A/O du …/…

 Nous vous prions de nous expédier les articles suivants :

 5 ordinateurs Pentium 3
 8 ordinateurs Pentium 4
 13 onduleurs

Conformément à votre offre, cette commande devra être exécutée aux conditions suivantes :
livraison à domicile et en port payé, règlement par chèque fin du mois.

Ces articules devront nous parvenir avant le …. Et vous en remercions par avance pour votre
diligence (soin attentif et appliqué).

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

La lettre de commande sous condition

a) Situation commerciale

(à présenter)

b) Proposition de plan
- Accuser réception de la documentation
- Annoncer la commande éventuelle
- Informer des nouvelles conditions demandées et justifier
- Espérer obtenir satisfaction et remercier
- Formule de politesse

c) Proposition de rédaction

Objet : Commande n°…

PJ : Bon de commande

Messieurs,
 Nous accusons réception de votre lettre de documentation du …/…

Nous envisageons de vous confier la commande ci-jointe.

Cependant, quelques difficultés passagères de trésorerie ne nous permettent pas

d’effectuer le règlement à la date prévue. C’est la raison pour laquelle vous voudrez bien
n’exécuter cet ordre que si vous consentez à nous accorder un délai de paiement de 30 jours.

Nous espérons recevoir une suite favorable de votre part et vous en remercions.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Fin du Chapitre 3
………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………..

……………………………
…………………………..

………………………
………………………
………………………

Condition de fabrication……………………………………………………………………….
COMMANDE
délai de livraison…………………………………………………………………………………..
Mode d’expédition……………………………………………………………………………….
destinataire………………………………………………………………………………………….. N°…………………………..

Mode de paiement………………………………………………………………………………. Date……………………….

Réf. Désignation Unité Qté Prix unitaire Montant Observation

 ACCUSE DE RECEPTION D’UNE
COMMANDE

INTRODUCTION
Lorsque les commandes d’un client sont régulières et les conditions de vente habituelles,
l’envoi d’un courrier n’est pas justifié. Il peut être remplacé par un avis d’expédition des marchandises
(cf. chapitre suivant)
L’accusé de réception d’une commande est indispensable dans trois cas :
1er cas : Acceptation, à titre exceptionnel des conditions de ventes particulières sollicitées par le client
2e cas : impossibilité d’acceptation des conditions de vente particulières sollicitées par le client
3e cas : Impossibilité d’exécution immédiate de tout ou d’une partie de la commande.

I- CAS 1 : ACCEPTATION, A TITRE EXCEPTIONNEL DES CONDITIONS DE

VENTE PARTICULIERES SOLLICITES PAR LE CLIENT

1) Situation commerciale

(à présenter)

a) Proposition de plan
- Accuser réception de la commande
- Rappeler les conditions exceptionnelles accordées
 - Assurer de nos efforts pour donner satisfaction
- Formule de politesse.

b) Proposition de plan

Objet : Votre commande n°…

Messieurs,

Nous accusons réception de votre commande n°… du … et vous en remercions.

Nous avons le plaisir de vous accorder à titre exceptionnel la remise de 10% que vous
sollicitez. Le règlement sera effectué par chèque dès réception de la facture. Les articles vous
seront livrés en port payé dans un délai de deux semaines.

Nous vous assurons que les plus grands soins seront apportés à la bonne exécution de
la commande pour vous donner satisfaction.

Veuillez agréer, Messieurs, l’exception de nos salutations dévouées.

II - CAS 2 : IMPOSSIBILITE D’ACCEPTATION DE VENTES PARTICULIERES

SOLLICITEES PAR LE CLIENT

Lorsque le fournisseur ne peut accepter les conditions sollicitées par le client, il doit en
informer rapidement ce dernier qui pourra annuler ou accepter la commande.

a) La situation commerciale

(à présenter)

b) Proposition de plan
- Accuser réception de la commande et remercier
- Informer de l’exécution de la commande aux conditions habituelles
- Aviser de l’impossibilité de donner satisfaction aux conditions demandées et justifier la
décision
- Demander l’accord pour exécuter la commande
- Formule de politesse

c) Proposition de rédaction

Objet : Votre commande n°…

Messieurs,

Vous avez bien voulu nous confier votre commande n°… du … et nous vous en
remercions.
 Nous sommes en mesure d’exécuter la commande aux conditions habituelles, mais
regrettons de ne pouvoir vous livrer les articles sous huitaine, car nos moyens de transport sont en
révision technique.

Toutefois, une réaction favorable de votre part nous obligerait à exécuter la commande.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations empressées.

2) CAS 3 : IMPOSSIBILITE D’EXECUTION IMMEDIATE DE TOUT OU D’UNE

PARTIE DE LA COMMANDE

Le fournisseur est tenu d’effectuer la livraison conformément aux conditions de vente prévues
lors de la commande. S’il ne peut tenir ses engagements, il doit en informer immédiatement le client.
Il doit également proposer une solution de remplacement afin que le client ne s’adresse pas à la
concurrence (autres fournisseurs).

a) Situation commerciale

(à présenter)

b) Proposition de plan
- Accuser de réception de la commande et remercier
- Annoncer l’envoi des articles disponibles
- Indiquer la raison d’indisponibilité des autres articles (stock épuisé, référence abandonnée)
- Exprimer ses regrets pour ce contretemps
- Proposition d’un arrangement (articles de remplacement, report de livraison)
- Annoncer l’envoi du catalogue
- Demander au client de lui faire connaitre sa décision
- Formule de politesse.

c) Proposition de rédaction

Objet : Votre commande n°…

Messieurs,

Votre ordre n° … du …/…, nous est parvenu et vous en remercions.

Les articles commandés vous seront expédiés à la date prévue à l’exception de …

référence…. En effet, sa fabrication a été arrêtée il y a un mois.
 Nous regrettons vivement ce contretemps et vous proposons en remplacement le
modèle analogue … référence… qui a déjà fait ses preuves auprès de notre clientèle. Vous
trouverez dans le catalogue ci-joint les détails des caractéristiques de ce nouveau produit.

Nous attendons votre décision et vous assurons de tous nos efforts pour vous donner
entière satisfaction.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations dévouées

Fin du
Chapitre 4

CORRESPONDANCES RELATIVES A
LA LIVRAISON

INTRODUCTION

Après la commande, les marchandises font l’objet d’une livraison du fournisseur au client.
Cette livraison peut être faite directement par le fournisseur ou par l’intermédiaire d’un transporteur.

La livraison est toujours accompagnée d’un bon de livraison et d’un bon de réception
(duplicata du bon de livraison) que signe le client lorsqu’il prend possession des marchandises.
 La facture est parfois jointe à l’expédition (c’est le cas d’un petit colis). La facture est
également envoyée par la poster, un lettre d’avis d’expédition peut accompagnée la livraison.

I- LA LIVRAISON EST NORMALE : ELLE CORRESPOND EXACTEMENT A LA

COMMANDE

1- L’avis d’expédition

L’envoi à un client de l’avis d’expédition est une marque de courtoisie à son égard. Lorsque le
transport doit durer plusieurs jours, il prévient le destinataire de l’expédition des marchandises donc de
leurs arrivées prochaines.

a) Situation commerciale

Destinataire Expéditeur

Commande n°… du ….
CLIENT FOURNISSEUR

Le…. Avis d’expédition n°… du …

b) Proposition de plan
- Rappel de la commande et annonce de l’expédition
- Soins apportés à l’exécution de la commande (ici on peut insister sur l’emballage en raison de
la fragilité des articles expédiés)
- Annonce de la facture
- Souhait des futures commandes
- Formule de politesse

c) Proposition de rédaction

Objet : Avis d’expédition

PJ. : Une facture

Messieurs,

Votre commande n°… du … nous est bien parvenu et vous en remercions. Nous
expédions ce jour les trois caisses étiquetées C1, C2 et C3 par chemin de fer.

Nous vous assurons que tous nos soins ont été apportés à la bonne exécution de la
commande.

Vous trouverez ci-joint la facture correspondante.

 Nous espérons qu’il vous sera possible de continuer à nous faire favoriser de vos
ordres.

Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos salutations dévouées.

2- Les documents accompagnant la livraison

a) Le bon de livraison, le bon de réception (voir annexe)

Le bon de livraison est un document qui accompagne la marchandise. Il permet au client de

vérifier les articles reçus en faisant un rapprochement entre le bon de livraison et les dites
marchandises. Il est établis par le fournisseur en deux exemplaires.

b) La facture (voir annexe)

La facture peut également accompagner la marchandise, mais généralement elle vient après la
livraison. C’est un document établi par le fournisseur et envoyé au client. Elle porte la mention
« DOIT » et donne le détail des articles livrés. Le client peut donc faire un rapprochement avec les
articles qu’il reçoit.

II- LA LIVRAISON NE CORRESPOND PAS EXACTEMENT A LA COMMANDE :

LES RECLAMATIONS

1. Le retard de livraison : la lettre de réclamation du client

Un retard de livraison peut entraîner de graves préjudices pour le client (rupture de stock,
impossibilité de tenir ses engagements, perte de la clientèle…)

a) Situation commerciale

Commande n°……. du ……………

Accusé de réception commande n°….. FOURNISSEUR

CLIENT
N/commande n°…. du ……
Réclamation pour retard de livraison

Expéditeur Destinataire

b) Proposition de plan
- Rappeler la commande et la date de livraison prévue
- Constater le retard et indiquer les conséquences
- Demander une livraison immédiate
- Espérer obtenir satisfaction
 - Formule de politesse.

c) Proposition de rédaction

Objet : Notre commande n°…

Messieurs,

Nous vous avons passé commande le … relative à … (désignation des articles) livrables
sous quinzaine.

Or, ces articles ne nous sont pas encore parvenu malgré les engagements que vous avez
pris lors de votre contact téléphonique du …. Nous sommes actuellement dans l’impossibilité de
faire face aux commandes de notre clientèle, ce retard nous cause déjà un préjudice important.

Par conséquent, nous vous prions de procéder à la livraison immédiate des articles. Nous
espérons dans notre intérêt commun obtenir satisfaction dans les plus brefs délais.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

2. L’erreur de livraison

Lorsque la livraison est fait, les marchandises livrées sont abimées ou non conforme, le client
adressera au fournisseur dans les 72 heures une réclamation écrite (lettre recommandée) en vue
d’obtenir réparation : complément de la livraison, remplacement d’articles.

2.1. Lettre de réclamation du client

a) Situation commerciale

Commande n°……. du ……………

Accusé de réception commande n°….. FOURNISSEUR

CLIENT
N/commande n°…. du ……
Erreur de livraison

Expéditeur Destinataire

b) Proposition de plan
- Accuser réception de la livraison (date) relative à la commande n°…
 - Constater l’erreur (référence de désignation et quantité, nature des problèmes)
- Demander réparation
- Espérer le règlement rapide du problème
- Formule de politesse.

c) Proposition de rédaction

Objet : Notre commande n°…

Messieurs,

Les articles relatifs à notre commande du … nous ont été livrés ce jour.

Au déballage, nous avons constaté qu’il nous a été livré … au lieu de …

A cet effet, nous vous demandons le remplacement des articles non conformes à notre
commande.

Nous espérons qu’une réponse rapide de votre part nous permettra de bien mener nos
activités.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Exercice :
1) Rédiger un cas de livraison incomplète
2) Rédiger un cas d’articles défectueux et le client est prêt à les conserver.

2.2. La réponse du fournisseur

2.2.1. Le fournisseur est responsable
a) Situation commerciale
Commande n°……. du ……………

Accusé de réception commande n°….. FOURNISSEUR

CLIENT
N/commande n°…. du …pour erreur de livraison

Votre réclamation du ….

Destinataire Expéditeur

b) Proposition de plan

Objet : Votre réclamation du …

- Accuser réception de la réclamation du client (date, erreur)

 - Regretter cet incident, présenter ses excuses
- Donner éventuellement des explications
- Proposer une solution :
 Article manquant, préciser la date de livraison (bref délai)
 Autres cas : préciser la date de livraison, des articles de remplacement, donner les
instructions pour le retour des articles non conforme ou bien, indiquer la réduction
accordée

Fin du
- Espérer avoir régler ai mieux le problème
- Formule de politesse

Exercice : Rédiger cette lettre de réponse du fournisseur

2.2.2. Le fournisseur n’est pas responsable : la responsabilité incombe au transporteur

a) Situation commerciale

Cf. 2.2.1

b) Proposition de plan

Objet : Votre réclamation du …

- Accuser réception de la réclamation (date, erreur)

- Regretter cet incident
- Dégager sa responsabilité en démontrant sa bonne foi
- Inviter le client à se mettre en relation avec le transporteur pour réparer le préjudice
- Espérer un règlement rapide du problème

- Formule de politesse.
Vos réf. :…………………………………………………………………………………….
Nos réf. :……………………………………………………………………………………
LIVRAISON
N°…………………………..
Expédition…………………date…………………………ville……………………………n°…………………….
Date……………………….
poids total……………………………. Nombre de colis………………………….. marque…………….
Réf. Désignation Unité Qté Prix unitaire Montant Observation

Cadre réservé au destinataire

N° et date du bon de la commande……………………………………………………………………………..
N° et date du bon de livraison……………………………………………………………………………………..
FACTURE
N°…………………………..
Mode de règlement………………………………. Délai…………………………………………………………..
Date……………………….

Réf. Désignation des articles Unité Quantité Prix unitaire Montant Observation

Cadre réservé au destinataire

NET A PAYER

Arrêté la présenté facture à la somme de :……………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

CORRESPONDANCE RELATIVE A
LA FACTURATION

INTRODUCTION
 Après exécution de la commande par le fournisseur, une facture est envoyée au client ; le
fournisseur choisit selon les cas de l’envoyer :
 En même temps que la marchandise ;
 Avec une lettre d’accompagnement ;
 Toute seule.

A – DEFINITION
La facture est un document établi par le fournisseur et envoyé au client, elle porte la mention
« DOIT » et donne le détail des articles livré : leur PU, la Qté, et le montant total à payer.

B – PRESENTATION DE LA FACTURE
C’est un document normalisé. Il comporte 10 zones. Mais certains adoptent un tracé différent
de celui proposé par la norme. La facture doit être établie en deux exemples au moins. Mais très
souvent, le nombre d’exemple varie en fonction des entreprises.

C – CALCULS SUR FACTURE

Pour trouver le montant net de la facture, le fournisseur procède à un certain nombre de
calculs relatif aux augmentations (TVA, Transport, emballage…), aux réductions commerciales
(rabais, remise, ristourne) et financières (escompte) accordées aux clients.
NB : le taux de la TVA en vigueur en Cameroun est de 19.25 %

D – EXERCICE D’APPLICATION
La librairie Saint-Paul BP 563 Yaoundé à acheté le ………….. Aux « MESSAGERIE DE
DOUALA », BP 409, SA au capital de 8 000 000 F CFA : 04 cartons de « jeune Afrique
économique » à 35 000 F le carton ; 03 cartons du magazine « femme actuelle » à 34 500 le carton ;
10 cartons de « Cameroon Tribune » à 30 000 le carton. Une remise de 10 %, un rabais e 1000 F par
carton et un escompte de règlement de 2 % sont accordé à ce client du fait de sa fidélité. Le taux de la
TVA est 19.25 %.
Travail à faire : établir la facture n° 0524 que les MESSAGERIES vont expédiés à la
librairie SAINT-PAUL. Règlement par chèque bancaire.

E – L’ERREUR DE FACTURATION
Lors de l’établissement d’une facture, le fournisseur peut commettre des erreurs sur les
différents montant des marchandises, les réductions à accordées, les quantités et les P.U des m/ses.
 1) L’erreur de facture sur le montant
La facture est un état détaillé des marchandises vendues et des conditions relatives à la vente.
Aucune facture ne doit être payée sans être préalablement contrôlé. Le contrôle doit être effectué sans
retard afin de permettre d’éventuelles réclamations dans les délais les plus brefs.
Il est impératif de vérifier les factures ou les relevés de facture par pointage avec le double des
BC et les bons de réception.

2) Cas pratique
En tenant compte des annotations portées sur la facture (voir annexe 1), rédiger la lettre
correspondante.
a) Situation commerciale

Commande n°…..du……….

Livraison n°…… du…………..

CLIENT FOURNISSEUR
Envoi de la facture n°….. du………

Le………………..Erreur de facturation

Expéditeur Destinataire

b) Proposition de plan
 Accuser réception de la facture (n°, date) ;
 Indiquer l’erreur constatée (description précise) ;
 Demander rectification :
 Soit par envoi d’une nouvelle facture que annulera et remplacera la présente ;
 Soit par l’envoi d’une facture d’avoir ;
 Souhaiter une prompte réaction ;
 Formule de politesse.
c) Rédaction de la lettre

Objet : votre facture n°…..

PJ : 01 facture

Messieurs,

Votre facture n°….. du …………. Courant nous bien parvenu et nous vous en remercions.
 Cependant, après vérification de celle- ci, nous avons constaté que des erreurs se sont glissées
lors de l’élaboration de cette dernière. En effet, vous avez appliqué une remise de 3 % au lieu de 5 %
et ceci après la TVA.

Par conséquent, nous vous retournons ladite facture erronée et vous demandons
l’établissement de la nouvelle.

Une prompte réaction de votre part nous obligerait.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Le Directeur Commercial.

F – REPONSE DU FOURNSSEUR POUR ERREUR DE FACTURATION

Lorsque le client formule des réserves auprès du fournisseur sur un sujet donné, ce dernier
procède à une vérification de la situation pour s’assurer que la réclamation de son partenaire est
fondée ou non.

Le sens qu’il donne à sa réponse diffère selon que la réclamation sera fondée ou non. Dans
tous les cas, la réponse du fournisseur doit être polie et conciliante.

a) Situation commerciale

Commande n°…..du……….
Commande n°…..du……….

Livraison n°……
Livraison n°…… du…………..
du…………..

CLIENT FOURNISSEUR
Envoi de
Envoi de la
la facture
facture n°…..
n°….. du………
du………

Le………………..Erreur de
Le………………..Erreur de facturation
facturation

b) PropositionLe………………..réponse
de plan du fournisseur
fournisseur
Le………………..réponse du
 Accuser réception de la réclamation ;
 Reconnaître l’erreur, présenter ses excuses ;
 Envoyer une nouvelle facture ou une facture d’avoir ;
 Assurer de nos efforts que pareille incident ne se reproduise plus ;
 Formule de politesse.
 c) Rédaction de la lettre

Objet : notre facture n°……..

PJ : 01 nouvelle facture

Messieurs,

Votre lettre de réclamation du…………… relative à une erreur de facturation nous est bien
parvenue et vous en remercions.

Nous regrettons vivement les erreurs commises dues aux difficultés techniques et nous nous
en excusons.
Vous trouverez ci-joint la facture rectifiées.

Nous sollicitons votre indulgence et promettons qu’un tel incident ne se reproduira.

Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos salutations dévouées.

Le Directeur,

Fin du
Chapitre 6

ANNEXE 1
 MESSAGERIE DE DOUALA
SA au capital de 8 000 000 F CFA
DOUALA

BP : 409

LIBRAIRIE
SAINT-PAUL
BP 563

Commande n° 54 du ………………..
Livraison n° 210 du …………………..
FACTURE
N° 052
Mode de règlement : chèque bancaire. Délai : 30 jours.
Le …………………….

Réf. Désignation des articles Unité Quantité Prix unitaire Montant Observation

JA Jeune Afrique éco. C 04 35 000 140 000

FA Femme actuelle C 03 34 500 103 500

CT Cameroon tribune C 10 30 000 300 000

Montant brut 543 500

TVA 19.25 % 104 623

648 123

Remise 3 % 3 138

NET A PAYER 644 985

Arrêté la présenté facture à la somme de : SIX CENT QUARANTE-QUATRE MILLE NEUF

CENT QUATRE VINGT-CINQ
Vérifier si la réclamation du
client,
Etablir une nouvelle facture si la
réclamation est fondée,
CORRESPONDANCES
Rédiger RELATIVES
la lettre correspondante
AUX REGLEMENTS
 INTRODUCTION
Les processus achat-vente trouve son aboutissement dans le paiement de la marchandise
commandée et reçu lors de la réception.
Le règlement ou le paiement est la remise au vendeur du prix de la marchandise achetée. Il
peut intervenir soit à l’initiative du vendeur soit à l’initiative de l’acheteur.

I – LES MOYENS DE REGLEMENTS

Le client qui a reçu une livraison correspondante à sa commande est tenu après vérification de
la facture de s’acquitter de son montant.

1) Règlement intervenu à l’initiative du vendeur

Selon les clauses du contrat de vente, le paiement peut être engagé par le vendeur. Dans ce
cas, le moyen utilisé est la lettre de change. La traite est alors créée par le vendeur. Elle est envoyée
au client pour acceptation. Une fois acceptée par le client, la traite est renvoyée au vendeur qui la
présentera au paiement à l’échéance.

2) Règlement intervenu à l’initiative de l’acheteur

Dans ce cas, les moyens utilisés sont les suivants :
 Les espèces,
 Les chèques,
 Les mandats,
 Le virement bancaire,
 Le billet à ordre.

II - LETTRE D’ACCOMPAGNEMENT D’UN TITRE DE PAIEMENT

1) Les envois des valeurs

Ex : envoi de chèque en règlement d’une facture.

Proposition de plan
  Accuser réception de la facture et remercier ;
 Annoncer l’envoi du chèque et donner exactement le détail des valeurs (nombre, montant,
nature) ;
 Préciser les raisons qui déterminent l’envoi de ces valeurs ;
 Demander s’il y a lieu au correspondant d’en accuser réception ;
 Formule de politesse.

2) Accusé réception des valeurs

Proposition de plan
 Accuser réception des valeurs et remercier ;
 Rappeler le détail des valeurs et le motif de l’envoi ;
 Formule de politesse.

III - DEMANDE DE PROROGATION D’ECHEANCE

Lorsque le client est gêné dans sa trésorerie, il prend l’initiative d’écrire au fournisseur avant
la date du règlement.
Les causes d’une situation difficile d’un client peuvent être diverses :

- La mévente des produits ;

- La défaillance de ses propres débiteurs qui n’honorent pas leurs échéances.

EXERCICE D’APPLICATION
Les établissements FOTSO à reçu la facture n° 2880 du ………………. D’un montant
10 000 000 de F CFA qu’il doit payer au plus tard le ……………… mais suite à une situation de
mévente dont la maison fait l’objet, le client veut écrire ce jour à son fournisseur « ENTREPOT
AFRICAIN pour solliciter le report de paiement au………………….

a) Plan de la lettre

 Rappeler l’engagement de paiement (n° et date de la facture) ;

 Exposer clairement le problème et demander la prorogation d’échéance ;
 Formuler une nouvelle proposition et si possible les modalités de règlement ;
 S’efforcer de convaincre le fournisseur ;
 Formule de politesse.

b) Rédaction de la lettre
Objet : Demande de prorogation d’échéance

Messieurs,

Nous avons bien reçu votre facture n°……. du……… relative à notre commande du………..
et vous en remercions.

Cependant, nous sommes dans l’impossibilité totale de faire face au règlement de celle-ci
comme convenu au……………..de mois pour faute de mévente.

A cet effet, nous vous demandons de bien vouloir reporter cette date au……………… et
espérons que cet incident ne vous causera pas un grave préjudice.

Nous vous présentons vivement nos excuses et vous remercions d’avance.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

Le Directeur Commercial

IV – REPONSE DU FOURNISSEUR
1) Le créancier donne satisfaction

Objet : votre demande de prorogation du……….

Messieurs,

Nous accusons réception de votre lettre du………….courant relative à la demande de

prorogation du délai de paiement.

Compte tenu de nos relations et du degré de solvabilité que vous avez toujours manifesté à
notre égard, nous vous accordons exceptionnellement cette faveur.

Nous souhaitons néanmoins que le nouveau délai soit respecté et restons toujours disponible
pour vos ordres futurs.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations dévouées.

Le Directeur Commercial

2) Le créancier ne donne pas satisfaction

Objet : votre demande de prorogation du………

Messieurs,

Nous avons bien reçu votre correspondance citée en objet par laquelle vous sollicitez le report
de l’échéance de notre facture n°… de…. Jours supplémentaires.

Eu égard de nos difficultés financières actuelles, nous sommes dans l’impossibilité de vous
accorder cette faveur. Par conséquent, nous souhaitons que l’échéance du…………. Soit respectée.

Nous regrettons de ne pouvoir vous satisfaire et comptons sur néanmoins sur votre bonne
compréhension.

Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos salutations dévouées.

Le Directeur Commercial ;

V - LES RETARDS DE REGLEMENT : LES LETTRES

DE RAPPEL
Il est conseillé de ne pas utiliser un imprimé pour une lettre de rappel. L’emploi de l’imprimé
fait penser au destinataire qu’il n’est pas le seul en retard de règlement. On réalise donc aisément les
conséquences qu’une telle supposition risque d’entraîner.

1. Première lettre de rappel de règlement

Elle est rédigée entre 15 et 30 jours après la date d’échéance.
Dans cette correspondance, on suppose qu’il s’agit d’un simple oubli, le ton de la lettre sera
donc aimable. Une photocopie de la facture sera donc jointe afin d’éviter d’éventuelles recherches au
client.

a) Proposition de plan
 Rappeler que le règlement de la facture cité en objet n’a pas été effectué ;
 Demander un règlement rapide ;
 Ne pas tenir compte du rappel si la régularisation (paiement) est déjà intervenue dans le
temps ;
 Formule de politesse.
 b) Rédaction de la lettre

Messieurs,

En procédant à la vérification de nos écritures, nous remarquons que votre compte dans nos
livres reste débiteur pour la somme de …………………., somme correspondante à notre facture n°…
du………….
Nous pensons qu’il s’agirait d’un simple oubli de votre part et vous serions reconnaissant de
bien vouloir nous faire parvenir cette somme par tout moyen à votre convenance.
Nous vous remercions d’avance et vous prions de croire, Messieurs, à nos salutations les
meilleurs

2. Deuxième lettre de rappel de règlement

Elle est rédigée entre 15 et 30 après l’envoi de la première. Le client refuse de payer : le ton de
la lettre sera ferme.

a) Proposition de plan
 Rappeler la première lettre de rappel de règlement (date, objet) ;
 Constater l’absence de paiement ;
 Demander un règlement sous 48 heures ;
 Espérer un règlement rapide ;
 Formule de politesse.

b) Rédaction de la lettre

Messieurs,

Nous vous remettons ci-joint une copie de notre facture n°….. dont le montant s’élève
à………….

Dans notre dernière lettre, nous vous signalions que cette facture n’avait pas été réglée. Nous
vous serions particulièrement reconnaissants de bien vouloir nous couvrir de cette somme au prochain
courrier.

Sans réponse de vous sous huitaine, nous nous permettrons de prendre l’imitativité du
recouvrement en mettant en circulation un reçu payable à vue et augmenté des frais d’encaissement.

Veuillez nous fixer à ce sujet et agréer Messieurs, nos salutations les meilleurs.
 3. Troisième lettre de rappel de règlement
Elle intervient 15 jours après l’envoi de la 2 e lettre. Le client refuse toujours de payer : le ton
de la lettre sera sec.

a) Proposition de plan
 Rappeler les 2 lettre précédentes, leur objet et date ;
 Constater l’absence de paiement et signaler le préjudice causé ;
 Demander un prompt règlement sous 48 heures ; menacer de remettre le dossier à une agence
de recouvrement de créance ;
 Espérer un règlement sans délai ;
 Formule de politesse.

b) Rédaction de la lettre

Messieurs,

N’ayant pas reçu de réponse de vous suite à notre deuxième lettre de rappel, nous pensons que
vous préférez que nous procédions nous-mêmes au recouvrement du montant de notre facture n°…….

Nous vous informons donc que nous mettons e circulation le reçu de paiement d’un montant
de ………………… qui vous sera présenté par notre représentant.

Veuillez en aviser cette dernière le plus rapidement possible afin que nous puissions entrer en
possession de notre dû.

Nous vous présentons Messieurs, nos salutations empressées.

4. Quatrième lettre de rappel de règlement ou mise en demeure

Elle est rédigée 15 jours après l’envoi de la 3e lettre.

Si un accord à l’amiable ne peut être obtenu, et que les intérêts en jeu doivent être
sauvegardés, on fera recours aux tribunaux.

Avant d’engager une telle action, on somme (donner l’obligation de faire quelque chose)
l’intéressé par une mise en demeure d’exécuter l’engagement contacté.

La mise en demeure qui est générale en prélude (quelque chose qui vient avant) d’une action
en dommage et intérêt pour retard d’exécution de l’obligation et préjudice causé de ce fait, a lieu le
plus souvent en matière commerciale, par lettre recommandée avec accusé de réception postal.
 a) Proposition de plan
 Rappeler les 3 courriers précédents, leurs objets et dates ;
 Constater l’absence de paiement et exposer la situation qui en résulte ;
 Mettre en demeure de régler la somme par retour du courrier dans un délai de 48 heures ;
 Informer que l’absence de paiement entraînera la mise en recouvrement de la créance ;
 Formuler toutes réserves en vue d’une action éventuelle en dommage et intérêt ;
 Formule de politesse.

b) Rédaction de la lettre

Messieurs,

Nous constatons avec regret que malgré les demandes que nous vous avons adressées, notre
facture n°……….. d’un montant de…………………….. est restée impayée jusqu’ici.

Devant nous même faire face à nos engagements, il ne nous est pas possible d’attendre plus
longtemps.

Nous vous demandons en conséquence, de procéder au règlement immédiat de cette créance.

Si nous n’obtenons pas satisfaction dans les 03 jours, soit par l’envoi immédiat de la somme
que vous nous devez, soit par la proposition d’un mode de règlement acceptable, nous procéderons au
règlement par voie judiciaire.

Nous nous refusons de penser que vous nous obligerez à avoir recours à une telle mesure et
nous ne souhaitons pas à en arriver là.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations empressées.

 Fin du Chapitre
7
CHEQUE BANCAIRE

SOCIETE GENERALE DE BANQUE AU CAMEROUN BPF

Payez contre ce chèque la somme de :

N°

Bénéficiaire :
PAYABLE A Le
Signature

N° de compte : SIGNATURE

BILLET A ORDRE

Au B.P.F
Le
Contre
Le le présent BILLET A ORDRE, nous paierons
A l’ordre de
Acceptation
Ou Aval La somme de
LETTRE DE CHANGE OU TRAITE
Tire Signature du tireur
Le Au B.P.F Timbre
fiscal
N° Contre cette LETTRE DE CHANGE, veuillez payer
Domiciliation

A l’ordre de :

La somme de :
Acceptation
Ou Aval
Tiré
Signature du tireur
Timbre
fiscal
Domiciliation
N°
 CORRESPONDANCES AVEC LES
AUTRES ADMINISTRATIONS

I – RELATION AVEC LES TRANSPORTEURS

A – cas introductif
Vous travaillez comme secrétaire de direction à LIPACAM, BP 3470 Douala, tél. 33 42 04 28,
télex : 5213 KN, compte bancaire n° 35585, RC n° B827-07.

Dans le cadre de la journée internationale de la femme. La librairie nouvelle VP 206 Bertoua

avait passé commande le …………………………. Des ouvrages sur « la femme et son
environnement » à LIPACAM, livrable le ……………………….. au plus tard.

En effet, le………………………… LIPACAM a confié les colis à la société de transport

Alliance Voyage qui devrait assurer l’acheminement de la commande de la Librairie Nouvelle comme
convenu dans le contrat et a fait parvenir par fax, la copie du bordereau d’expédition à son client
(annexe1).

A ce jour, la Librairie Nouvelle n’a toujours pas reçu les colis et son Directeur des ventes M.
MBA Alfred saisit son fournisseur par téléphone. C’est vous qui le recevez au bout du fil (annexe 2).

Votre patron M. KAMTA Jean, Directeur Commercial vous remet une copie du bordereau
d’expédition et la fiche d’appel téléphonique et vous demande d’écrire au transporteur Alliance
Voyage (agence Douala).

B – analyse du cas
 1) Objet de la lettre

Il s’agit de la lettre de réclamation pour non livraison de colis.

2) But de la lettre

Elle permet d’écrire au transporteur (alliance voyage) pour lui signifier du retard de livraison de la
marchandise de notre client librairie nouvelle et savoir les raisons de ce retard.

3) Schéma de la situation commerciale

Commande n°…………..le…………………………
LIBRAIRIE NOUVELLE
LIPACAM
BP : 206
Appel téléphonique le………………………….. BP : 3470
Bertoua
Douala
Client Forunisseur

ALLIANCE VOYAGE
BP : 4165
Douala

Transporteur

4) Elaboration du plan de la lettre

 Rappeler les faits ;

 Marquer la surprise que les colis ne soient pas encore arrivés à destination ;
 Souligner l’inquiétude du client et sa menace ;
 Demander l’exécution immédiate du contrat et espérer que de tels désagréments ne se
reproduiront pas ;
 Formule de politesse.

5) Rédaction de la lettre

Objet : notre bordereau d’expédition n°………

PJ : 01 copie du bordereau de livraison

Messieurs,
Le …………. Comme l’atteste le bordereau d’expédition ci-joint, nous mettions à votre
disposition les colis de notre client librairie nouvelle qui attendait la livraison au plus tard
le……………..
 Cependant, nous sommes très surpris de savoir que jusqu’ici les colis ne lui sont pas
parvenus ; a cet effet, notre client menace d’exiger le paiement des dommages et intérêts si le retard
persistait.

Nous vous prions donc de bien vouloir livrer sans délais lesdits colis et espérons qu’à l’ avenir
de tels désagréments ne se reproduiront pas.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées.

II – RELATION AVEC LES BANQUES

A – cas d’étude
La société BILE et FILS BP 4672 Yaoundé qui entretient plusieurs relation d’affaires avait
émis le … un chèque n°………….. série K d’un montant de 250 000 à l’ordre de ATA BP 370 Douala
pour règlement de la facture n°…… du…………………….

Le ……………. ATA se présente au guichet de la SGBC ; il refuse de faire le virement dans

son compte pour signature non conforme à celle déposée par BILE et FILS.

Ce même jour, la SGBC rédiger une lettre pour signifier à la société BILE et FILS les raisons
du refus de paiement.

TAF : rédiger cette lettre.

B – analyse du cas
1) Schéma de la situation commerciale

Client
Forunisseur
le……………… envoi de la facture

BILE ET FILS ATA

BP : 4672 Le ……………….Emission du chèque n°………….. BP : 370
DOUALA Douala

SGBC
Le ……………lettre d’explication Douala Le ………………présentation pour virement chèque

Banque
 2) Plan de la lettre

 Faire part de la présentation du chèque au guichet par ATA

 Exprimer le refus et donner les raisons

 Demander la suite à donner

 Formule de politesse

3) Rédaction de la lettre

Objet : votre chèque n°……………

Messieurs,

Nous informons que le chèque série K n°………….. du………………. Etablit à l’ordre de

ATA a bien été présenté de jour à nos guichets.

Cependant, nous avons émis des réserves quant au paiement pour signature non conforme à
celle que vous avez déposée dans nos archives.

Nous vous demandons de bien vouloir nous informer d’urgence de la suite à donner.

Veuillez agréer, Messieurs, nos salutations distinguées