Séquence 1 : Définition de concepts et typologie des réunions

Dans cette séquence, tu trouveras des définitions et des informations qui t’aideront à la
compréhension des concepts et de la typologie des réunions.
Structuration de la séquence
1. Définition de concepts
2. Typologie des réunions
Objectifs pédagogiques
À la fin de la séquence, chaque auditeur / auditrice devra être en mesure de :
§ définir la réunion et les concepts y afférent ;
§ distinguer les différents types de réunion.
1. Définition de concepts
Une réunion est une pratique de communication qui vise à rassembler plusieurs personnes dans le
but d'échanger des informations, de discuter de sujets spécifiques, de prendre des décisions, ou de
résoudre des problèmes. Elle peut se dérouler en personne ou à distance et est structurée autour
d'un ordre du jour préétabli.

Remarque :
Une réunion est un outil de communication managériale qui permet de/d’:
- informer : transmettre des informations à un groupe de personnes ;
- discuter : favoriser les échanges d'idées et les débats sur des sujets spécifiques ;
- examiner : traiter un sujet, une question, analyser ses différents aspects, peser les
arguments, les avantages et les inconvénients ;
- décider : prendre des décisions collectives sur des questions importantes ;
- résoudre : trouver des solutions à des problèmes ou à des défis rencontrés par
l'organisation ;
- planifier : élaborer des stratégies, des projets et déterminer des actions à entreprendre.
Voici quelques concepts associés à la notion de réunion :
L'ordre du jour est une liste structurée de sujets à discuter lors de la réunion, il présente ainsi
l'ordre dans lequel ceux-ci seront abordés. Il permet d’ordonner la réunion et de s'assurer que tous
les points soient couverts de manière efficace.
La facilitation désigne le processus par lequel une personne (souvent le responsable de la réunion)
guide et anime le déroulement de la réunion. Cela implique de maintenir le focus sur les objectifs,
de favoriser la participation de tous les membres et de veiller à ce que la réunion reste productive
et respecte le temps imparti.
La prise de décision est le processus par lequel l’assemblée opte, en toute conscience, pour une
action ou une opinion par le consensus, le vote majoritaire ou l’avis du responsable de la réunion.
Le suivi est un processus qui permet de contrôler de manière permanente et sur une période
définie des décisions prises, des actions entreprises et à entreprendre.
L’évaluation est un processus qui permet d’apprécier les résultats, les performances, de la réunion.
Le compte rendu de réunion
Le compte rendu (CR) de réunion est un document descriptif et synthétique d’échanges et de faits
que le rédacteur a relevés de façon objective au cours de la séance. Il est signé par le rapporteur.
Le procès-verbal de réunion est un document administratif relatant officiellement ce qui a été dit
ou fait dans une réunion ou une assemblée. C’est le compte rendu formalisé d’une assemblée
statutaire ou règlementaire qui constitue alors une preuve de ce qui a été dit, et du respect des
formalités obligatoires (quorum, majorité, vote).
Remarque :
Il est obligatoirement signé par au moins deux personnes.
La liste de présence est un document sur lequel s’inscrivent les participants à une réunion.

2. Typologie des réunions

Il existe plusieurs types de réunions qui ont toutes un rôle qui les différencie les unes des autres.
Chaque type de réunion a ses propres caractéristiques et exigences en termes de planification, de
conduite et de suivi. Le choix du type de réunion approprié dépend des objectifs à atteindre et des
besoins spécifiques des participants.
2.1 Réunions d'information
Les réunions d'information sont principalement axées sur la transmission d'informations importantes
aux participants. Elles sont souvent utilisées pour partager des mises à jour sur des projets, des
politiques, des procédures ou d'autres sujets pertinents. Les présentations sont souvent
unilatérales, avec peu de contributions de la part des participants.
Elles peuvent être déclinées en trois types :
- réunion d’information descendante ;
- réunion d’information ascendante ;
- réunion d’information horizontale.
2.2 Réunions de discussion
Les réunions de discussion sont conçues pour permettre aux participants d'échanger des idées, de
discuter de problèmes ou de débattre de questions spécifiques. Elles favorisent l'interaction et
encouragent la participation active de tous les membres. Ces réunions sont souvent utilisées pour
résoudre des problèmes complexes ou explorer de nouvelles opportunités.

2.3 Réunions de décision

Les réunions de décision sont organisées dans le but de prendre des décisions sur des questions
importantes. Elles peuvent impliquer des délibérations approfondies et l'utilisation de techniques
spécifiques pour parvenir à un vote ou à un consensus sur les meilleures options disponibles.

2.4 Réunions de planification

Ces réunions sont destinées à élaborer des plans d'action, des stratégies ou des tactiques pour
atteindre des objectifs spécifiques. Elles peuvent inclure la définition des objectifs, l'allocation des
ressources, l'identification des étapes clés et l'établissement des échéanciers.
2.5 Réunions bilan ou de rétrospective
Ce type de réunion est utilisé pour réfléchir sur des projets ou des initiatives passées, afin d'identifier
ce qui a bien fonctionné ou pas et ce qui peut être amélioré. Elles sont souvent utilisées dans un
contexte de gestion de projet ou d'amélioration continue.
2.6 Réunions de formation ou de sensibilisation
Ces réunions sont organisées dans le but de fournir une formation, d'éduquer les participants sur
des sujets spécifiques ou de sensibiliser à des enjeux particuliers. Elles peuvent être interactives,
inclure des présentations ou des ateliers pratiques et visent à renforcer les compétences ou les
connaissances des participants.
2.7 Réunions de travail
Les réunions de travail sont des rencontres où les participants travaillent ensemble sur des tâches
ou des projets spécifiques. Elles impliquent souvent des activités pratiques telles que la résolution
 de problèmes, la collaboration sur des documents ou la planification opérationnelle et visent
généralement à faire avancer un projet ou une initiative de manière concrète et tangible.
Les participants sont appelés à y contribuer activement, en partageant leurs idées, leurs
compétences et leurs expertises pour atteindre les objectifs fixés. Ces réunions nécessitent une
préparation minutieuse, une gestion efficace et efficiente du temps et des ressources, ainsi qu'un
suivi rigoureux pour garantir l’atteinte des résultats souhaités.

TABLEAU DESCRIPTIF DES TYPES DE REUNIONS

TYPES DESCRIPTIONS OBJECTIFS

Descendante : transmettre des informations du
supérieur hiérarchique aux collaborateurs, donner à
chacun des informations ou des directives sur la vie de
l’organisation.
Exemple : une réunion de rentrée scolaire.
Réunions
Ascendante : transmettre des informations des Informer
d'information
collaborateurs au supérieur hiérarchique
Exemple : un plaidoyer de collaborateurs.
Horizontale : transmettre des informations entre
collègues.
Exemple : une réunion d’information entre collègues.
Obtenir des résultats, des conclusions, décisions
Réunion de communes. L’animateur canalise la discussion vers les
discussion objectifs à atteindre. Se concerter
Exemple : réunion avec les parents d’élèves. ou prendre
Prendre des décisions importantes comprises et une décision
acceptées par tous dans une organisation.
Réunion de décision
Exemple : le Conseil de discipline
Échanger sur les axes stratégiques, les initiatives à
Réunion de venir et les démarches à suivre.
Planifier
planification Exemple : réunion pour préparation des emplois du
temps.
Comprendre et faire le bilan de ce qu’on a réalisé au
Réunion bilan ou de
cours d’une période (évaluation).
rétrospective Évaluer
Exemple : conseil de classe de fin de trimestre, fin
d’année
Aborder le thème en vue de l’apprendre, de le faire
Réunion de formation apprendre et sensibiliser à des enjeux particuliers Former ou
ou de sensibilisation Exemple : séance de renforcement de capacités sur sensibiliser
des pratiques pédagogiques d’une discipline.
Faire produire des idées pour atteindre des résultats sur
un sujet donné, permettre la mise en œuvre d’un nouveau
Réunion de travail Produire
projet, d’une nouvelle solution impactant le service.
Exemple : réunion pour produire des ouvrages éducatifs.
Mettre en commun les activités des services d’une
Réunion de
structure donnée. Coordonner
coordination
Exemple : réunion de direction.
Aborder en petits groupes des problèmes de manière
différente, trouver des solutions originales. L’animateur
Réunion de créativité est le catalyseur des idées et aide chacun à prendre la Créer
parole librement. Exemple : réunion d’innovation
pédagogique
Écouter les avis de chacun pour prendre une décision Sonder
Réunion de sondage ultérieure ou tester certains éléments. Exemple :
enquête sur l’évaluation des cours.
 TYPES DESCRIPTIONS OBJECTIFS
Réunir des parties adverses qui doivent négocier des Négocier
Réunion de points sensibles et arriver ensemble à un accord.
négociation Exemple : réunion pour négociation des primes des
enseignants.