L’EXÉCUTION ADMINISTRATIVE

DES MARCHÉS DE TRAVAUX

Les aspects administratifs

 Les correspondances
 les ordres de service
 Les avenants
 La mise en demeure
 Les approbations
Les réunions de chantier
La mémoire du chantier
Les rapports
d’avancement technique et
financier
La gestion des délais et le
contrôle de la qualité
Réceptions des travaux.
Variation de la masse des
travaux, et délai de
garantie
 LA CORRESPONDANCE
La gestion administrative d’un
chantier fait intervenir des
échanges d’information entre
les différents intervenants.

Ces échanges d’information

doivent se faire par
correspondance afin de laisser
des traces« On peut nier sa
parole, mais pas son écrit »

En cas de contentieux, les

correspondances échangées
constitueront des preuves à
brandir.
 LA CORRESPONDANCE
La Direction des travaux consiste à la
mise en œuvre des actions en vue
du bon déroulement des travaux. A
ce titre, elle rédige des
correspondances dans l’objectif de
:
 remplir les conditions matérielles,
institutionnelles et financières,
nécessaires sur le chantier.
 Informer à tout moment le M.O. sur
l ’évolution du chantier et suggérer les
mesures à prendre.
 Informer l’entreprise sur des dispositions
à prendre ou certaines décisions
d’avancement de chantier.
La gestion des correspondances est
prévue au CCAP, le directeur des
travaux veillera au respect des
délais surtout pour les
correspondances reçues de
l’entreprise.
 LES ORDRES DE SERVICE

Ce sont des instructions écrites par le

Maître d ’ouvrage à l ’endroit de
l ’attributaire du marché.

les ordres de service sont relatifs à :

notification du marché, démarrage
des travaux, reprise ou suspension
des travaux en cas de force majeure,
instructions sur la sécurité,
modification du marché en délai et
volume des travaux (suivi d’un
avenant), les mises en demeure

Un OS peut avoir ou pas une

incidence financière selon le cas.

Les ordres de service sont préparés

par le maître d’œuvre et proposés à
la signature du Maître d’ouvrage.
 LES AVENANTS

Toute modification* d’une clause de contrat doit

être faite par avenant
Les modifications les plus fréquentes sont celles de
délai, volume et consistance des travaux, prix
unitaire, omissions au contrat.
L’avenant peut être un nouveau contrat qui
remplace et annule le premier
Il peut être aussi un document synthétique qui cite
et remplace les articles modifiés.
En cas de modification financière, il est indiqué de
mentionner le nouveau montant du contrat,
Il est aussi conseillé de faire référence à l’ordre de
service qui a donné naissance à ce contrat;
Certaines clauses (par exemple) pénalités peuvent
être rappelées pour ressortir leur importance
 LES LIMITES DE L’AVENANT

L’avenant n’est pas la panacée à toutes les

modifications d’un marché. Il a ses propres
limites:
 Il ne peut pas servir à faire exécuter une
prestation ne se rattachant pas au contrat initial,
il s’agit là d’un marché à part entière
 L’avenant ne doit pas bouleverser l’économie d’un
marché ou en changer l’objet. Des seuils de
dépassement (20%) sont souvent indiqués.
 L’avenant ne doit pas être de nature à mettre en
cause la concurrence initiale : le jeu d’avenant ne
doit pas permettre de contourner les limites
financières autorisées pour le mode de passation.
 L’avenant n’est pas nécessaire si la clause de
modification est prévue dans le contrat initial.
 LA MISE EN DEMEURE1

- les mises en demeure sont des

sommations données à
l’entreprise, au maître d’ouvrage
dans un délai bien précis par
rapport à l’application des
décisions ou aux clauses de
contrat.

Attention, chose dangereuse

- La non réaction à une mise en
demeure peut conduire à
l’application des mesures
coercitives, des pénalités …
- Elle peut aboutir à un contentieux
entre les parties
 LA MISE EN DEMEURE2

Une mise en demeure suppose:

- une lettre recommandée avec
accusé de réception, ou une
remise à mains propres contre
signature;
- Un exposé très clair du fait et
des résultats escomptés;
- Un délai réaliste (au moins
quinze jours) pour y satisfaire
- La sanction qui assortira de la
non exécution des résultats
 LA MISE EN DEMEURE3

Quelques exemples de mise en

demeure:
- l’entrepreneur fait exécuter une
partie de ses travaux par un sou-
traitant non présenté à
l’acceptation du maître de
l’ouvrage et dont les conditions de
paiement n’ont pas été agréées.
- Le maître de l’ouvrage de droit
privé ne paie pas un acompte à
l’entrepreneur;
- Le maître de l’ouvrage privé ne fait
pas connaître à l’entrepreneur la
date de réception dans le délai
imparti, ou ne se présente pas sur
le chantier à la date retenue pour
la réception
 LES APPROBATIONS

- Le CCAP précise les différentes

procédures de validation des
certains documents d’importance
: le planning détaillé d’exécution,
les plans d’exécution.
- Les approbations consistent en
général à la signature de ces
documents avec la mention « bon
pour exécution » ou « accepté »
- Cette signature constitue un acte
contractuel dont l’ingénieur ne
peut s’en démettre.
 LES RÉUNIONS DE CHANTIER1

- Les réunions représentent une

partie de la dynamique et donc
de la vie du chantier
- Elles ont pour objectifs:
- d’informer et de prendre des
décisions vis à vis des actions à
engager;
- de permettre la rencontre des
divers participants et de
rechercher les meilleurs moyens
de mise en œuvre pour livrer
l’ouvrage dans le délai et avec la
qualité prévus;
- de prendre les décisions d’un
commun accord avec toutes les
parties
 LES RÉUNIONS DE CHANTIER2

- Il existe plusieurs types de

réunion de chantier :
- Les réunions très spécifiques,
traitant de l’organisation du
chantier et de la vie commune,
des actions particulières à
entreprendre lors du démarrage;
- Les réunions à caractère répétitif :
réunions hebdomadaires,
mensuelles
- Les réunions très spécifiques en
fin des travaux pour trouver des
solutions aux problèmes
particuliers de finition, repliement
du matériel et nettoyage du site,
règlement définitif des entreprises
 LES RÉUNIONS DE CHANTIER3

- les réunions sont animées par le

maître d’œuvre, l’architecte ou le
pilote (mission OPC)

- En fonction des réunions, les

points à évoquer peuvent être
différents de même les
participants;

- Un Procès verbal est établi et

signé par tous les participants ou
par les représentants des parties
présentes
 LES CAHIERS DE CHANTIER

- Plusieurs documents sont tenus à jour

sur le chantier; ils permettent à tous
les intervenants durant les visites de
chantier de s’informer sur les
décisions prises
- Ces documents sont en général tenus
par le surveillant du chantier;
- Il s’agit du journal de chantier, le
cahier des procès verbaux, la cahier
des notes de chantier, le cahier des
attachements.
- Selon l’importance du chantier, un
seul cahier duplicata ou triplicata est
utilisé pour assurer tous ces rôles.
 LE JOURNAL DE CHANTIER

- C’est le document le plus important de la

vie de chantier. Tout ce qui s’y passe doit
être mentionné;
- Il sert de document de base à toute
réclamation;
- On mentionnera:
1. L’effectif du personnel, ou leur variation
journalière
2. Le mouvement de l’état du matériel, ou
leur variation journalière
3. Le stock des matériaux et carburants
4. Les pannes importantes du matériel
5. Les arrêts de chantier
6. Les accidents
7. Les visites importantes
8. L’état d’avancement des travaux
réalisés dans la journée
 LE CAHIER DES PROCÈS VERBAUX

- C’est un cahier duplicata à feuilles

numérotées où sont enregistrées
tous les procès verbaux (piquetage,
réception des fouilles, les parties
d’ouvrage, réunion…)

- Après les réceptions, l’ordre est

donc donné aux entreprises de
continuer sur les étapes suivantes
de l’exécution;

- Ce document peut être souvent

sollicité en cas de litige pour juger si
le contrôle a oui ou non avalisé
toutes les étapes de l’exécution.
 LE CAHIER DES NOTES DE CHANTIER

C’est un document établi à l’échelon du

surveillant de chantier et le plus souvent
destiné au responsable local de
l’entreprise;

- Établie sur un cahier duplicata, la note de

chantier a pour objet de préciser des
dispositions particulières : organisation de
chantier, réceptions des matériaux, hygiène,
sécurité

- Le surveillant mentionnera le numéro

d’ordre, un résumé succinct du texte (ou
recommandation), l a date;

- L’entrepreneur est tenu de remédier aux

défectuosités constatées le plus
rapidement possible

- Les notes de chantier importantes doivent

être portées à la connaissance de
 LE CAHIER DES ATTACHEMENTS1

- L’attachement est un constat

contradictoire. Son importance est
capitale quand il s’agit de parties
d’ouvrages susceptibles d’être
cachées, modifiées par la suite des
travaux.
- Le cahier d’attachements est un
cahier triplicata à feuilles
numérotées, tenu par le surveillant
du chantier
- L’attachement est la pièce de base
du règlement des travaux de
l’entreprise . Pour cela il doit être
établi contradictoirement avec
l’entrepreneur ou son représentant
agréé.
 LE CAHIER DES ATTACHEMENTS2

- Pour que le cahier d’attachements

soit valable, l’ingénieur responsable
doit parapher chaque page avant sa
mise en circulation.

- Le surveillant inscrira, chaque fin de

mois les quantités des travaux
exécutés dans le mois.

- L’entrepreneur est tenu de le signer,

mais il peut le faire avec réserves. Il
dispose alors de 15 jours pour
justifier ses réserves, fautes de quoi
les quantités indiquées par le
surveillant seront seules retenues.
LES RAPPORTS:
- RAPPORTS MENSUELS
- RAPPORTS TRIMESTRIELS
- RAPPORTS CIRCONSTANCIÉS

Rapports Rapports Rapports

Mensuels Trimestriels circonstancié
Ils sont des – Ils ont le En cas de
tinés au MO même contenu situation par
et comportent ticulière
*évolution du Il faut établir Situer le
coût des Tx la synthèse sur problème qui
par rapport trois mois est posé et le
aux prévisions rôle de chacun
*évolution du Il faut Proposer et
délai suivant analyser les Justifier les
le planning tendances solutions
*avancement Et proposer Lire les
physique et les rapports et
difficultés orientations décider
 LES RÉCEPTIONS DES TRAVAUX

- les réceptions des travaux

constituent des actes par
lesquels le maître d’ouvrage
déclare accepter les travaux avec
ou sans réserves.

- Les réceptions sont organisées à

la demande de l’entrepreneur

- Il existe deux types de réception :

la réception provisoire et la
réception définitive
 LA RÉCEPTION PROVISOIRE

- Elle intervient à la fin des travaux et a pour

effet d’ouvrir le délai de garantie;
- Les opérations préalables sont:
- Les reconnaissances des ouvrages exécutés
- Les épreuves ou essais prévus au cahier de charges
- La constatation d’imperfection ou malfaçon de
prestations
- La constatation du repliement des installations et la
remise en état des lieux
- Les parties suivantes y participent : Maître
d’ouvrage, direction des travaux, entreprise
- La date d’effet de la réception est la date
retenue de l’achèvement des travaux
- Un Procès verbal est établi et signé par tous
les participants, mais la réception est
prononcée par le maître d’ouvrage ou son
représentant.
 LA RÉCEPTION DÉFINITIVE

- Elle est organisée un an après la date

d’effet de la réception provisoire
- Elle a pour objet de libérer
l’entrepreneur de ses obligations
contractuelles à savoir la garantie de
parfait achèvement des ouvrages
- La réception définitive ouvre droit au
règlement des soldes du marché
(paiement de la retenue de garantie
ou main levée sur la caution)
- La réception définitive est prononcée
sans réserves
- Il est souvent organisée une visite
technique avant la réception pour
pallier à tous les défauts constatés
 ATTENTION RÉCEPTIONS!!!

- L’absence de l’entrepreneur ne fait

pas obstacle aux opérations de
réception; dans ce cas le PV de
réception, assortie ou non des
réserves, lui sera envoyé par lettre
recommandée avec AR, ou mains
propres contre signature.

- Un refus de réception non justifié

autorise l’entrepreneur à saisir le
tribunal pour obtenir le prononcé
judiciaire de la réception.

- Les réceptions faites avec réserves

doivent faire l’objet de constat de
levées des réserves
 LA GESTION DES DÉLAIS ET LE
CONTRÔLE DE LA QUALITÉ

- Pendant toute la durée de chantier,

l’équipe de contrôle veillera à un
respect des délais et un contrôle de la
qualité des ouvrages;
- Elle mentionnera tous les constats
réalisés à travers des documents :
correspondances, cahiers de chantier,
notes personnelles,
- La gestion des délais consistera à :
- Le pointage d’avancement des travaux lors
des visites de chantier;
- La validation, la mise à jour et le recalage des
plannings;
- La relance des entreprises défaillantes;
- Le planning de rattrapage;
- Le décompte de jours d’intempéries
 LA GESTION DES DÉLAIS ET LE
CONTRÔLE DE LA QUALITÉ

- le contrôle de la qualité des ouvrages

se fait à travers:
- Le contrôle permanent exercé par le chef de
chantier;
- Le contrôle lors des visites de chantier;
- Les contrôles spécifiques par corps d’état ou
par lot technique
- Les essais durant les travaux : essais au
laboratoire
- Les épreuves prévues au cahier de charges.
 Variation dans Délais de
La masse des
Travaux Garantie

L’une des tâches de l’ingénieur •Le délai de garantie est la

est de faire le suivi du montant période pendant laquelle la
financier des contrats et donc de responsabilité de l ’entreprise
son évolution (variation) est toujours engagée pour
•La variation dans la masse entreprendre à sa charge la
réparation des défauts qui lui
des travaux intervient: incombent.
•En cas d ’insuffisance des
•Il existe la garantie de un (1)
études techniques du projet
ou deux (2) ans
•Quand la cause était difficile ou
•et la garantie décennale
impossible à prévoir
Pendant le délai de garantie,
•En cas de changement du
le maître d’œuvre reste sujet
niveau d ’aménagement.
aux demandes du maître
•Il faudrait à chaque d’ouvrage pour le constat de
changement, informer le maître défauts. Le maître d’œuvre
d’ouvrage. informe l’entreprise des
malfaçons à corriger.