Initiation en Microsoft Excel

Introduction

Excel est un outil de Microsoft permettant de créer des bases de

données et des programmes pour gérer des informations et en effectuer
les suivis.
Il est utilisé dans différents domaines de la gestion informatique et
financière, calculs de statistiques, comptabilité, gestion commerciale,
stock, ...).
Cette formation permettra aux utilisateurs, de se familiariser avec les
outils d’Excel. De pouvoir stocker, de classer, calculer trier, filtrer … ETC
différentes types de données.

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I. Présentation de l’Interface

II. Manipulations de base (rappels ou compléments)

1 Sélection de cellules :
a) Sélection simple :
Faire un clic sur la cellule.
b) Sélection de plusieurs cellules contiguës (avec Majuscule) :
Faire un clic sur la première, appuyer sur la touche majuscule1 en la maintenant, puis faire un clic
sur la dernière. Cette option est particulièrement utile si les cellules sont sur plusieurs pages
d’affichage.
Remarque : les cellules peuvent être dans des colonnes différentes.
c) Sélection de plusieurs cellules non contiguës (avec Ctrl) :
Cliquer sur la première cellule, appuyer sur la touche contrôle en la maintenant appuyée, puis
cliquer sur chacune des autres cellules choisies.
d) Tout sélectionner
Sélectionner toute la feuille (intégralement)

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(Ou Ctrl + a) si dans une cellule hors d’une liste, (Ou Ctrl+a deux fois)
Remarque : Il ne faut pas de lignes (ou colonnes) totalement vides.
3 - Effacement de cellules :
Sélectionner la (ou les) cellule puis appuyer sur la touche SUPPR.
(Remarque : la touche SUPPR permet d’effacer et non pas de supprimer).
Sélectionner la (ou les) cellule puis clic droit Effacer le contenu.
4 - Suppression de cellules :
Sélectionner la (ou les) cellule puis clic droit Supprimer.
5 - Déplacement de cellules :
On peut déplacer des cellules à l’aide de la fonction "glisser déplacer" :
Pour une cellule :
Sélectionner la cellule, puis glisser la cellule (lorsque la flèche apparaît, faire clic avec maintien)
vers l’endroit ou l’on souhaite poser cette cellule.

Pour plusieurs cellules :

Sélectionner les cellules (voir plus haut), puis glisser les cellules (clic avec maintien sur le bord de
la sélection) vers l’endroit où l’on souhaite poser ces cellules.
Remarque : Le déplacement n’est pas utilisable si les cellules ne sont pas contiguës.
6 - Copie de cellule(s) :
Faire comme pour un déplacement, mais en maintenant la touche CTRL appuyée durant le
déplacement (un + apparaît à côté de la flèche).
Lâcher le clic avant de lâcher la touche CTRL.
7 - Sélectionner les cellules vides d’un tableau
Sélectionner un ensemble de cellules,
Onglet Accueil, Bouton Recherche et sélectionner, Sélectionner les cellules, Cellules vides…
8 - Remplissage d’une série de cellules sélectionnées

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Sélectionner une série de cellules (voir avant), le premier reste blanc et les suivantes sont en
inverse vidéo (noires ou bleues).
Taper la valeur souhaitée dans la cellule blanche, puis valider avec CTRL+Entrée.
Toutes les cellules seront remplies avec la même valeur.
Remarque : ceci fonctionne avec des cellules contiguës ou indépendantes.
10 - Elargissement de colonnes (ou de lignes)

On peut régler la largeur d’une colonne. Entre deux colonnes, faire un clic avec maintien pour
élargir ou réduire la colonne.
Autre solution : Se positionner entre deux colonnes et faire un double clic la largeur sera adaptée
à l’élément le plus large.
Même chose pour les lignes.
14 - Copie d’une cellule (avec la croix)
Choisir le coin en bas à droite de la cellule sélectionnée (croix noire), puis faire un clic avec
maintien, la cellule se recopie. (Verticalement ou horizontalement)

Si la cellule contient une date (ou si l’on a sélectionné deux cellules numériques) les valeurs sont
incrémentées.
15 - Remplissage jusqu’à la dernière ligne utilisée
Dans une colonne à droite d’une colonne remplie.
Double clic sur la croix noire dans le coin en bas à droite.

Reproduit le contenu jusqu’à la dernière ligne utilisée.

16 - Remplissage (en bas, à droite)

Lors des recopie un bouton de menu contextuel apparait pour gérer les options spécifiques

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17 - Remplissage date

18 - Notion de contenu et de format d’une cellule

19 - Sélection d’une colonne (ou ligne)

Cliquer sur l’entête grisé

20 - Sélection de plusieurs colonnes (ou lignes)

Clic sur la première, maintenir le clic et glisser sur les divers entêtes de colonnes.
Clic sur la première, puis touche majuscule et clic sur la dernière.
Clic sur la première, puis touche CTRL et clic sur chacune des autres colonnes.
21 - Sélection combinée de lignes et colonnes

En maintenant la touche Ctrl et cliquez dans les divers entêtes.

26 - Masquer et afficher les colonnes (ou lignes)

Pour masquer les colonnes ou lignes, Sélectionner les colonnes ou les lignes à masquées,
faire un clic sur le bouton droit, ensuite choisir masquer…

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Pour afficher les colonnes ou lignes masquées, Sélectionner les, faire un clic sur le bouton
droit, ensuite choisir afficher.

Remarque : si la colonne A est masquée il faut sélectionner la colonne B, glisser sur la

gauche en maintenant la sélection, puis Clic droit, Afficher.
Remarque : si les colonnes sont masquées, elles ne seront pas imprimées.

27 - Affichage de ###
Si la colonne est trop réduite pour un montant :

Remarque : pour être certain de supprimer tous les ###, la solution la plus simple consiste à
sélectionner toute la feuille, et faire un double clic entre deux colonnes…

III. Les cellules et les coordonnées

1 - Exemple d’introduction (déplacement de formules)

Lorsque l’on recopie la formule de C2 = B1+C1, Vers D2, la formule se transforme en

D2=C1+D1

2 - Coordonnées relatives
A1
Ce sont les coordonnées habituelles. Ces coordonnées sont automatiquement modifiées dans les
formules lorsque que l’on recopie des calculs.

3 - Coordonnées absolues
$A$1
$A1
A$1
Pour utiliser ces coordonnées il faut ajouter des $ devant la colonne et/ou devant la ligne.
Si des $ figurent les coordonnées des cellules ne seront pas modifiées lors des recopies.

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IV. Les feuilles

1 - Ajout de feuille
Bouton droit sur l’onglet d’une feuille
2 - Renommer une feuille
Bouton droit sur l’onglet d’une feuille Renommer
Double clic sur l’onglet.
Faire la touche entrée pour valider (ou un clic sur une cellule).
3 - Déplacer une feuille
Sélectionner l’onglet puis clic avec maintien.
4 - Dupliquer une feuille
Sélectionner l’onglet puis clic avec maintien (et touche CTRL).
5 - Supprimer une feuille
Bouton droit sur l’onglet d’une feuille, puis Supprimer…
6 - Sélectionner plusieurs feuilles
Sélectionner le premier onglet, tenir la touche Majuscule, puis sélectionner le dernier onglet.
Sélectionner le premier onglet, tenir la touche CTRL, puis sélectionner chacun des onglets…
7 - Désélectionner une série de feuilles
Sélectionner une autre feuille…
Si l’ensemble des feuilles est sélectionné, cliquer sur l’une d’elles qui n’est pas au premier plan.
8 - Modifier plusieurs feuilles
Sélectionner les diverses feuilles (les onglets apparaissent en blanc), les modifications
s’appliqueront à toutes les feuilles sélectionnées

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V. Méthode de base pour créer une formule

En Excel si l’on veut faire une somme de valeur, faire la multiplication, effectuer une
élévation à la puissance, faire des suivis, utiliser les structures de contrôles « si » … etc.
Nous aurons besoin de poser d’abord une formule.
Une formule commence toujours par un Egal « = », elle est posée dans une cellule vide, qui
est le destinataire du résultat de la formule.
Exemple : =60000*5%
1. Copier une formule
Il est possible dès que l’on saisi une formule dans une cellule de pouvoir reproduire cette
formules vers toutes les autres cellules qui doivent avoir la même formules.
Pour cela dès que vous poser la formule dans l’une des cellules,

Adroite et en bas de cette cellule repérer une croix et pointer la souris, tout tant la
maintenant enfoncée déplacer avec jusqu’à la dernier cellule et relâcher la souris.

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Vous remarquerez que votre formule sera propagée sur toutes cellules devant contenir la
formule, ainsi au lieu de prendre cellule par cellule et y mettre la formule notre travaille est
facilité par cette copie, imaginons si nous avons des centaines, voir des milliers de cellules
ce que cela représente comme travail.
VI. Les opérateurs
1. les opérateurs arithmétiques
+ (signe plus) Addition
- (signe moins) Soustraction
/ (Barre oblique) Division
* (astérisque) Multiplication
% (signe pourcentage) Pourcentage, lorsqu'il est placé après la valeur, par
exemple 20%
^ (Accent circonflexe) Élévation à la puissance d’un nombre

2. L’opérateur de texte « & »

& lie ou concatène deux valeurs pour générer une chaîne de caractères continue
Exemple : Formule : =A3 & " " & B3 & " " & C1
3. Les opérateurs de comparaison
=Égal à, >Supérieur à, < Inférieur à, >= Supérieur ou égal à,
<= Inférieur ou égal à, <> Différent de
4. Les opérateurs de références « : » et « ; »
L’opérateur « : » dans une formule prend en compte toutes les cellules prises dans un
intervalle.
Exemple cette formule : somme (C1 :C18), fais la somme de toutes les cellules comprises
entre C1 et C18.
L’operateur « ; » dans une formule prend en compte plusieurs cellules prises un peu dans
tous les sens exemple cette formule : somme (C19 :C23 ; D15 :D17; A10; A16), fais la
somme de toutes les cellules comprises entre C19 et C23, plus celles comprises entre C15
et C17, plus la cellule A10 et plus la cellule A16.

VII. Fonctions de Calcul

Une fonction est placée dans une cellule et permet par transformation d’obtenir un résultat.

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La majorité des fonctions consiste en la transformation de valeur(s) venant d’autres cellules.

Quelques fonctions :

a. La fonction Aujourd’hui

b. La fonction Concaténer

c. La fonction Somme

=somme (première cellule: dernière cellule) ensuite cliquer sur Entrer

d. La fonction Maximum
= Maximum (première cellule : dernière cellule) ensuite cliquer sur Entrer

e. Minimum
= Minimum (première cellule : dernière cellule) ensuite cliquer sur Entrer

f. Arrondi

g. Moyenne
= Moyenne (première cellule : dernière cellule) ensuite cliquer sur Entrer

h. Fonctions Dates
Supposons que vous voulez savoir connaître le délai de paiement en jours d’une facture
pour un client donné ou le nombre de jours nécessaires à l’expédition d’un produit après

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réception d’une commande approuvée. Il existe plusieurs moyens de calculer une différence
entre deux dates …etc.

Différence entre deux date : calculer le nombre de jours entre deux dates
Utilisez l’opérateur de soustraction (-)

Remarque : Vous pouvez afficher les dates sous forme de nombres. Sélectionnez la
cellule puis, dans le groupe Nombre de l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche, puis sur
Nombre.

Différence entre deux dates : calculer le nombre de mois entre deux dates

Utilisez les fonctions MOIS et ANNEE comme illustré dans l’exemple suivant.

Remarque : Vous pouvez afficher les dates sous forme de nombres. Sélectionnez la
cellule puis, dans le groupe Nombre, de l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche, puis sur
Nombre.

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Différence entre deux dates : calculer le nombre d’années entre deux dates

 Vous pouvez afficher les dates sous forme de nombres. Sélectionnez la cellule puis,
dans le groupe Nombre de l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche, puis sur Nombre.
 Si vous soustrayez une date ultérieure à une date postérieure, l’erreur #### s’affiche
dans la cellule.

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VIII. Les filtres Automatiques

Il peut être frustrant d'essayer de retrouver des informations sur une longue liste de données.
Le filtre automatique est une option pour vous aider à retrouver rapidement l'information
désirée.

Le filtre automatique
Saisir le tableau

Placez le pointeur sur n'importe quelle cellule de la liste de données.

Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Filtre automatique.

À la première ligne de la liste de données, il y a maintenant des boîtes de sélection ayant le

nom des champs .En cliquant sur le bouton à la droite du nom du champ, vous pouvez limiter
ce qui est affiché à la liste à ce dont vous avez besoin.

De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez Bibeau.

Comme vous pouvez le constater, il y a deux enregistrements, ou personnes dans ce cas, qui
répondent à la demande. Il est toujours possible de combiner des filtres pour limiter encore
plus les résultats.

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De la boîte de sélection du champ Titre, sélectionnez l'option Administrateur.

Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Afficher tout.

OU
Des boîtes de sélection des champs Nom et Titre, sélectionnez l'option (Tous).
Vous pouvez accomplir un peu plus à partir du filtre automatique. Vous pouvez filtrer un
champ sur deux conditions.
Placez le pointeur n'importe où sur la colonne du champ Nom.

De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez l'option Personnalisé.

Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous offrant de poser jusqu'à deux conditions. De plus, vous
pouvez choisir parmi plusieurs conditions celle qui répond mieux à vos besoins.
Pour la première case, sélectionnez la condition égale. Pour la seconde case, sélectionnez le
nom Bibeau. Entre les deux conditions, sélectionnez l'option Ou. Pour la troisième case,
sélectionnez la condition égale. Pour la quatrième case, sélectionnez le nom Dupuis.
Pour filtrer selon ces conditions, appuyez sur le bouton OK.

Le filtre automatique vous permet de réaliser des recherches intéressantes. Mais le filtre
élaboré vous offre encore plus de possibilités et de flexibilités.

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Du menu Données, sélectionnez les options Filtre et Afficher tout.

OU
De la boîte de sélection du champ Nom, sélectionnez l'option (Tous).

[Link] filtres Elaborés ou Filtre avancé

Le filtre élaboré permet de poser plusieurs critères en même temps ce qui n’est pas le cas
Excel vous permet aussi d'accomplir des recherches plus complexes. Vous pouvez choisir
les champs de votre choix pour les critères et entrer des valeurs. Vous pouvez aussi utiliser
les conditions ET et OU sous la forme d'un grillage.
Avant d'utiliser un filtre élaboré, vous avez besoin d'au moins deux choses : une liste de
données et une zone de critère.
NB : ne faites jamais le filtre élaborer sur vos informations d’origines réaliser une copie de
votre base de données sur une autre feuille et appliquer le filtre là-bas.

Pour faire le filtre procéder de la façon suivante :

 Poser les critères sur lesquels le filtre doit se faire en bas de votre base de données
Si par exemple on demande de retrouver tous les gents de la catégorie A qui ont plus de 2
enfants, ayant plus de 4 ans de travail et dont le salaire de base est supérieur à 50000.

On fait une copie des entêtes de chacun des champs participants aux critères ensuite on
pose les critères en bas de chaque champ.

 Placez le pointeur sur l'une des cellules de la liste de données. Sinon, Excel ne voudra pas
accomplir le filtre ;
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 Dans le menu Données cliquer sur Filtre Avancé à droite

 Dans l’interface qui apparait cliquer sur plages

 Préciser la zone de la plage c’est dire sélectionner toute votre liste des données

Ensuite revenez sur l’interface Filtre Avancé en cliquant sur

 Préciser la zone de critère sélectionnant en sur Zone de Critères

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Ensuite sélectionner toute la zone de critère

 Apres avoir sélectionné la zone de critère revenez sur l’interface Filtre Avancé en
cliquant sur

Vous devez remarquer que désormais la zone de critère aussi contient une plage.

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 Cliquer dans Copier dans pour sélectionner là où l’on doit mettre le résultat

 Apres avoir sélectionné la zone de résultat revenez sur l’interface Filtre Avancé en
cliquant sur

Vous devez remarquer que désormais la zone de résultat aussi contient une plage.

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 Cliquer sur OK et voici le résultat

Conseil1 :
Vous devez utiliser le grillage d'Excel. Les critères qui sont sur la même ligne utilisent le
critère ET. Exemple si l’on veut avoir touts les agents qui ont entre 50000 et 70000 de salaire
de base on pose :

Conseil2 :
Exemple si l’on veut rechercher touts les agents comptables, juriste, ingénieurs on
pose comme critère :
Ça correspond à un OU entre les critères.

Conseil3 :
Exemple si l’on veut rechercher touts les agents dont le nom commence par la lettre T on
pose comme critère :

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X. La structure de contrôle « SI »
La fonction =Si est très pratique dans un modèle parce qu'elle vous offre des possibilités
dans un modèle. Par exemple :

 À partir d'un certain nombre d'heures, les employés ont droit à des heures
supplémentaires ;
 À partir d'un certain salaire, le taux d'imposition fiscale augmente ;
 Lorsque l'entrepôt est plein, il y a des frais de surcharge pour l'entreposage ;
 Lorsque qu'un client achète un certain nombre d'un produit, il a droit à un rabais.

i. SI concepts de base

Si l’on demande d’insérer une nouvelle colonne de préciser le résultat du vote pour chaque
candidat en fonction de la condition suivant : c'est-à-dire dès que le suffrage est superieur à
15% écrire « Deuxième tour » sinon écrire « éliminer »

Voici la formule utilisée dans la colonne Résultat

=SI(C2>15% ;"Deuxième tour";"Eliminer")
ii. SI imbriqué
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Formule : =SI (E2=50000;"égal 50000"; SI (E2>50000;"supérieur à 50000";"inférieur

50000"))
Exemple : dans le cas de la gestion du personnel si l’on demande de calculer une prime de
responsabilité pour les critères suivants : tous les DG, DGA et DAF bénéficient
respectivement de 3%, 2%, et 1,5 % du salaire de base.
Voici le résultat sachant qu’E6 représente la cellule Fonction et H6 la cellule Salaire de base

iii. SI avec l’opérateur logique « ET »

Formule : =SI(ET (E2>50000; E2<125000);"VRAI";"FAUX")
Exemple dans le cas de la gestion du personnel si l’on demande de calculer un bonus pour
les critères suivants : tous les agents de catégorie A qui ont 4 ans ou plus de travail
bénéficient de 20000 F, ceux de la catégorie B qui ont 4 ans ou plus de travail bénéficient de
15000 F, tous ceux de la catégorie C de 4 ans ou plus de travail bénéficient de 10000 et 0 F
à tous ceux qui ne remplient pas cette condition.
Voici le résultat sachant qu’D6 représente la cellule catégorie et G6 la cellule ancienneté

iv. SI avec l’opérateur logique « OU »

Formule =SI(OU (E3<F950000; E3>125000);"VRAI";"FAUX")

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XI. Mise en forme Conditionnelle

Pour appliquer une mise en forme conditionnelle sélectionner la colonne concernée ensuite
dans le Menu Accueil cliquer sur le bouton mise en forme conditionnelle. Par exemple si
nous voulons mettre séparer en deux couleurs toutes les valeurs supérieures à la moyenne
et ceux inferieur à la moyenne.

Vous pouvez aussi préciser une nouvelle règle de mise en forme en cliquant sur nouvelle
règle.

Si nous voulons mettre toutes les moyennes supérieur ou égal à 12 et inferieur ou égale à 20
en couleur orange et les autres en gris voici le cheminement.
Sélectionner un style de règle, poser la condition et cliquer sur format.
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XII. Liaison entre Feuilles

Créer un lien automatique vers une autre feuille (exporter le contenu de la cellule d’une
feuille vers la cellule d’une autre feuille)

Si par exemple l’on veut reporter le total des salaires qui se trouve dans la Cellule H32 de la
feuil1 vers la feuil2 on procède ainsi dans feuil2 on identifie la cellule de destination l’on tape
la référence Suivante

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XIII. Graphique

Introduction
Pourquoi un graphique ?
 Pour simplifier l'analyse d'une masse de données ;
 Pour ressortir rapidement les tendances des séries de données ;
 Pour pouvoir comparer les données ;
 Pour ressortir des proportions.
Un graphique sert à faire ressortir clairement des tendances, des proportions, des
comparaisons d'une masse de données. Cette page va démontrer comment créer plusieurs
types de graphiques, comment modifier des options et comment ajouter des éléments à
ceux-ci. La première partie montre comment créer un graphique et comment changer les
options. Il y a aura ensuite d'autres graphiques qui couvrent d'autres situations auxquelles
vous pourriez vous retrouver.
Exemple : si l’on veut illustrer le suffrage obtenu Par chaque candidat en graph

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Sélectionner le graph dans le Menu Création cliquer sur sélectionner les données, dans
l’interface qui apparait cliquer dans la plage de données du graph et sélectionner cette plage
et cliquer sur OK.

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Ainsi les Menus Création, Disposition, et Mise en Forme contiennent des Boutons
permettant de personnaliser le graph.

XIV. Les tableaux croisés dynamiques

L'outil rapport de tableaux croisés dynamiques d'Excel permet de faire une synthèse rapide
d'un tableau de données complexes ou d'une base de données.
Pour permettre de faire des tableaux automatiques avec des cumuls en partant d’une liste de
valeurs de base.
Ouvrir le classeur appelé : « caisse pour tableau croisé dynamique »

Se placer sur le tableau (vendeur, rayon, articles…) , (Remarque : l’une des cellules du
tableau doit être sélectionnée.)
Cliquer sur l’Onglet Insertion, Tableau croisé dynamique…

Si l’on veut des lignes et des colonnes

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Il faut glisser les entêtes dans les cases prévues à cet effet :
Autre exemple

Remarque : Les données ne sont pas répercutées automatiquement lorsqu’un changement

est réalisé sur le tableau de données. Pour permettre cette actualisation :

Remarque : si la liste des champs disparaît, cliquer sur le tableau pour la faire réapparaître,
puis cliquez sur Onglet Options, puis sur Liste des champs…

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XV. Protéger les documents

Cette partie explique comment protéger les cellules d'un tableau Excel 2007 pour éviter toute
modification non souhaitée.

Il est possible de protéger le contenu de ces cellules afin qu'elles ne subissent aucune
modification non désirée.

Pour protéger des cellules définies par l'utilisateur dans Excel 2007, procédez comme
suit :

1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez protéger, cliquez ensuite dessus avec le
bouton droit de la souris, puis cliquez sur Format de cellule.

2. Cliquez sur l'onglet Protection et vérifiez que l'option Verrouillée est cochée. Cliquez

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3. Les cellules sélectionnées sont désormais protégées. Si un utilisateur tente de modifier

le contenu d'une cellule protégée, Excel l'informe que l'opération est impossible.

Pour protéger toutes les cellules d'une feuille dans Excel 2007, procédez
comme suit :
1. Cliquez sur le menu Révision, puis sur Protéger la feuille.

2. Ne modifiez pas les options présélectionnées et cliquez sur OK.

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3. Préciser le mot de passe pour ôter la protection et confirmer

4. Les cellules de la feuille sont désormais protégées. Si un utilisateur tente de modifier

le contenu d'une cellule protégée, Excel l'informe que l'opération est impossible.

Pour supprimer la protection de toutes les cellules d'une feuille, procédez comme suit :
1. Cliquez sur le menu Révision, puis sur Ôter la protection de la feuille.

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2. Saisir le mot de passe pour ôter la protection

3. La protection des cellules de la feuille est désormais supprimée et il est possible de les
modifier.

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