Code :
PROCEDURE DE
Date :
MAITRISE DES
Révision : 00
DOCUMENTS
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Propriétaire : Approuvé par : Date d’application :
Auteur : Vérifié par : Approvisionné le :
Fonction : Durée de conservation :
SOMMAIRE
1. Objet
2. Domaine application
3. Références
4. Responsabilités
5. Définition des termes et expressions
6. Description de la procédure
7. Document associé
8. Logigramme
1. OBJET
Cette procédure décrit les modalités permettant de maitriser les documents nécessaires
au fonctionnement du système de management de la qualité à la DRSD. Ainsi, elle définit :
Division :
PROCEDURE DE MAITRISE Section :
DES DOCUMENTS Unité :
Révision :
Date :
- La démarche à adopter pour la conception des documents qualité ;
- La table de matières type des documents qualité ;
- Les terminologies des différents documents qualité ;
- La diffusion des documents validés et approuvés ;
- La validation et la diffusion ;
- L’archivage.
2. DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure s’applique à l’ensemble du système documentaire du système qualité de
DRSD: processus, procédures, enregistrements et fiches qualité établis par la DRSD.
3. REFERENCES
Cette procédure est rédigée selon les recommandations de « Le grand livre
de la qualité » (ERNOUL, 2010).
4. RESPONSABILITES
Le responsable QHSE est le responsable de l’établissement, de la tenue, de la mise en
œuvre et de la diffusion de cette procédure. Il veuille à ce que cette procédure soit mise en
œuvre au sein de tout le champ d’application du SMQ.
5. DEFINITION DES TERMES ET EXPRESSIONS
Procédure : Document d’organisation qui décrit la manière d’accomplir une activité.
Instruction : Document utilisé pour décrire les tâches à réaliser pour effectuer une
activité
Document interne : Document d’information et l’information qu’il contient
d’origine interne.
Document externe : Document d’information et l’information qu’il contient
Division :
PROCEDURE DE MAITRISE Section :
DES DOCUMENTS Unité :
Révision :
Date :
d’origine externe.
Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve
de la réalisation d’une activité.
6. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Le système documentaire comprend : les processus, les procédures et documents
d’origine externe. Les notes de services et instructions de travail, les enregistrements et
les fiches.
6-1. Forme et contenu des documents
Les documents faisant partir du domaine d’application de cette procédure sont
présentés comme suit :
a) En-tête de toutes les pages
PROCEDURE DE MAITRISE Code :
DES DOCUMENTS Date :
Révision : 00
Page : 1/10
Propriétaire : Approuvé par : Date d’application :
Auteur : Vérifié par : Approvisionné le :
Fonction : Durée de conservation :
b) Pied de la page de garde
Un cadre est réservé aux noms. Fonction et visas des personnes chargées de la
rédaction, de la vérification et de l’application des documents qualité comme suit :
NOM FONCTION VISA DATE
Rédacteur
Vérificateur
Approbateur
La recommandation de non reproductibilité du document
Page de mise à jour : comprend l’historique des révisions effectuées
avec la date, la page/paragraphe concernée et les modifications effectuées.
Division :
Section :
PROCEDURE DE MAITRISE
DES DOCUMENTS Unité :
Révision :
Date :
Les procédures et les processus sont structurés comme suit :
i. Objet : décrit le but du document, c’est-à-dire ce pourquoi elle est élaborée ;
ii. Domaine/champ d’application : définit le ou les domaine (s) auxquels
s’applique le document.
Responsabilité ou pilote : précise le responsable de la mise en œuvre de la procédure ou du
processus.
iii. Reference : éventuellement la norme ISO 9001Version 2015 et tout autre
document normatif.
iv. Définition : définit les abréviations et les termes nécessaires à la
compréhension du document.
v. Description : ce paragraphe décrit les actions successives nécessaires à la
réalisation du processus considéré en précisant :
Les documents ou éléments d’entrées et de sorties.
Les responsabilités : entités ou acteurs responsables de la réalisation de chaque
étape.
Les documents associés : références des supports ou documents indicatifs
pour la réalisation de l’étape.
Il est mis, quand cela est possible, sous forme d’un logigramme constitué comme
suit :
DOCUMEN
N0(OU ETAPE RESSOURC COMMENTAIR
T
SÉQUENCE) ES ES
ASSOCIÉS
Les étapes sont décrites en utilisant les symboles standards (American National
Standards Institute) suivants :
Division :
PROCEDURE DE MAITRISE Section :
DES DOCUMENTS Unité :
Révision :
Date :
Symbole Nom Indication
N0
Représente une activité ou une
1 Rectangle
action
qui intervient dans le procédé
Représente un point clé du
2 Losange
procédé.
un choix ou une décision
Représente un évènement.
Elément
3 Fleche épaisse
déclencheur ou indique la fin
d’un procédé
Indique le sens de déroulement des
4 Fleche
séquences du procédé
5 Cercle Indique un renvoi
vi. Annexes
Comprend les documents nécessaires à la compréhension de la procédure ou du processus.
N° Etape Ressource Commentaire
s
Les documents qualité sont identifiés comme
suit
<<prod>> : identifie une procédure
Identification <<MQ>> : identifie le manuel qualité
des documents
<<F>> : identifie un formulaire
1
<<L>> identifie une liste
<<1.5>> concerne le paragraphe de la norme
Vérification
<<02>> : concerne le numéro de la procédure ou
processus
Modification
<<indice 00>> concerne l’indice de vie des
procédures
2 Vérifie le document et émarge la case.
Approbation Vérificateur en première page du
document
Retrait immédiat des Demande de modification à son
documents périmés supérieur hiérarchique
3
Vérification et approbation par les
Diffusion mêmes personnes qui avaient vérifié et
approuve auparavant
Archivage
4 Approuve le document et émarge la case
approbatrice en première page du
document.
Retrait des documents considérés
5
comme périmés après approbation.
Il diffuse les documents aux
6
destinataires mentionnés en première
page documents
Dans des armoires à l’abri des
7 rongeurs, de la lumière, de l’humidité
et des incendies.