2.
Définition des entrées, sorties, et des ressources
La définition claire des entrées, sorties et ressources est une étape cruciale dans la gestion des
processus, en particulier dans le cadre de la norme ISO 9001. Cette étape permet de structurer et de
comprendre comment chaque processus fonctionne et comment il contribue aux objectifs de
l'organisation.
Pourquoi est-ce important ?
Une fois les processus identifiés, il est nécessaire de définir les éléments qui les composent pour
garantir une gestion efficace et un contrôle rigoureux. Cela permet non seulement de mieux
organiser les processus, mais aussi d'assurer leur performance et leur conformité aux objectifs de
qualité.
1. Les Entrées
Les entrées d’un processus désignent tous les éléments nécessaires pour démarrer et faire
fonctionner le processus. Ce sont les ressources ou informations dont le processus a besoin pour
produire des résultats ou des outputs.
Les types d’entrées peuvent être :
Ressources : Ce sont les éléments physiques ou humains nécessaires pour exécuter le
processus. Par exemple :
o Personnel : compétences, qualifications, et nombre d’employés requis pour
effectuer les tâches.
o Matières premières : matériaux, composants ou produits nécessaires à la production
de biens ou services.
o Technologie : systèmes informatiques, équipements, logiciels, outils, etc.
Informations : Ce sont les données ou instructions nécessaires au bon déroulement du
processus. Par exemple :
o Données clients : spécifications, demandes ou besoins du client.
o Instructions techniques : manuels, fiches de données, procédures opérationnelles.
o Régulations : lois, normes ou directives qui encadrent les processus.
Exemple d'entrées :
Processus de fabrication de produits : matières premières, spécifications techniques,
demande client.
Processus de gestion des achats : catalogues fournisseurs, bon de commande, budget
alloué.
2. Les Sorties
Les sorties sont les résultats produits par le processus. Elles peuvent être des produits, services, ou
informations délivrées à l’issue de chaque processus. Les sorties doivent répondre aux critères de
qualité définis et satisfaire aux attentes des parties prenantes, notamment les clients.
Les types de sorties peuvent être :
Produits finis ou semi-finis : biens ou services fabriqués ou délivrés par le processus.
Informations : rapports, résultats d’analyse, documents, instructions pour les processus
suivants.
Livrables : éléments spécifiques à un projet ou à un client, tels que des dossiers, des
formations ou des installations.
Exemple de sorties :
Processus de fabrication de produits : produits finis prêts à être expédiés, contrôle qualité
des produits.
Processus de gestion des achats : commandes livrées, gestion de la relation avec les
fournisseurs, suivi des stocks.
3. Les Ressources
Les ressources nécessaires au bon fonctionnement d'un processus incluent tous les éléments
indispensables pour garantir que les entrées se transforment efficacement en sorties. Ces ressources
sont des éléments clés qui permettent de réaliser le travail et d'atteindre les objectifs du processus.
Les types de ressources comprennent :
Personnel : Les compétences, qualifications et le nombre d'employés nécessaires pour
effectuer le travail. Cela inclut la formation continue et les qualifications des équipes.
Équipements : Les machines, outils, systèmes informatiques, logiciels et technologies
nécessaires pour accomplir les tâches du processus.
Budget et financement : Les ressources financières nécessaires pour soutenir le processus, y
compris l’allocation de fonds pour l'achat de matières premières, l'entretien des
équipements, et d'autres coûts opérationnels.
Infrastructure : Les installations physiques telles que les locaux, les espaces de travail, les
équipements de soutien, etc.
Exemple de ressources :
Processus de fabrication de produits : machines de production, personnel qualifié,
équipements de contrôle qualité.
Processus de gestion des achats : employés dans le département des achats, logiciels de
gestion des fournisseurs, budgets d'achat.
Exemple concret de processus avec entrées, sorties et ressources :
Prenons l’exemple d’un processus de production d'un meuble :
Entrées :
o Matières premières : bois, vis, peinture, tissus.
o Données : design ou plan de fabrication, commande client, spécifications du produit.
o Ressources humaines : opérateurs de machines, responsables de la qualité.
o Technologie : machines de découpe et d’assemblage, logiciel de gestion de
production.
Sorties :
o Produit : meuble assemblé, peinture appliquée, prêt à être expédié.
o Rapport de contrôle qualité : vérification que les produits respectent les normes de
qualité définies.
Ressources :
o Personnel : opérateurs, chefs de ligne, responsables qualité.
o Équipements : machines de découpe, d’assemblage, et outils de finition.
o Systèmes de gestion : logiciel ERP pour la gestion des stocks, de la production et des
commandes.
Conclusion
La définition claire des entrées, sorties et ressources d’un processus permet de structurer de
manière optimale chaque activité de l’organisation. Cela améliore non seulement la traçabilité et
l’efficacité des processus, mais aussi la satisfaction des clients en garantissant que chaque étape
produit les résultats attendus avec les ressources adéquates. Ce travail de définition est essentiel
pour assurer une gestion de qualité conformément aux exigences de la norme ISO 9001.