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ENGLISH FINANCIAL AND COMMERCIAL COURSE

Cours destine aux étudiants de cycle de Graduat

Option : Financial and commercial
Nombre d’heures : 45 heures ; 30heures théorie et 15 heures de travaux pratiques

INTRODUCTION

This course has been designed for students in the second grade program in
compatibilities.
The course objectives are as follow:
- To enhance students English reading writing, listening and speaking
- To improve students with vocabulary and expressions related to their field of
study
- To improve students understand of English texts specially those related to
their field of study
To achieve these objectives, the core of the course will consists in the text analysis
clearly students will be requested to read texts under my supervision. So as to grasp
it and be able to answer comprehensive related questions.
Thus two reading techniques will be used to help students get what is said in the text.

Chapter one: TEXTS

1.1. What is business (business basic)
1.2. The four P’s
1.3. Why nations trade international business
Chapter two: Business letters
2.1. Parts of business letters
2.2. Kinds of business letters

2.3. Exercises
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Part three: STUDY OF THE TEXTS

3.1. WHAT IS BUSINESS? (BUSINESS BASICS)

a. the text

business is a word which is commonly used in many different languages. But exactly
what does it& mean? The concepts and activities of business have increased in
modem times. Traditionally, business simply meant exchange or trade for things
people wanted or needed. Today it has a more technical definition. One definition of
business is the production, distribution, and sale of goods and services for a profit.
To examine this definition; we will look at its various parts.

First, production is the creation of services or the changing of materials into products.
One example is the conversion of iron into metal car parts. Next these products need
to be moved from the factory to the marketplace. This is known as distribution. A car
might be moved from a factory in Detroit to a car dealership in Miami.

Third is the sale of goods and services. Sale is the exchange of a product or service
for money. A car is sold to someone in exchange for money. Goods are products
which people either need or want; for example; cars can be classified as goods.
Services, on the other hand, are activities which a person or group performs for
another person or organization. For instance, an auto mechanic performs a service
when he repairs a car. A doctor also performs a service by taking care of people
when they are sick.

Business, then, is a combination of all these activities: production, distribution, and

sale. However, there is one other important factor. This factor is the creation of profit
or economic surplus. A major goal in the functioning of an American business
company is a profit. Profit is the money that remains after all the expenses are paid.
Creating economic surplus or profit is, therefore, a primary goal of business activity.
 ~3~

a. Comprehension questions (answer in English or French)

b. How do goods differ from service? (en quoi les biens different-ils des
services?)

Answer: A material good is tangible when you can touch it, see it. A service is
a "help" given to another person in exchange for something. A material good is
an object that you can buy.

c. What is one modem définition of business (donnez une définition moderne

des affaires)

Answer: The company is above all an economic and social organization. From
an economic point of view, it is an organization whose goal is to produce
goods and services for a group of customers and users.

d. What is profit ? (qu’est-ce que le benefice/profit?)

Answer: Profit is the financial gain obtained from an economic transaction.

e. The creation of service or the changing of materials into products is the,.. (la
creation des services ou la transformation des matières en productions
s’appelle…).

Answer: Production of thing

TRADUCTION FRANÇAIS

a. le texte

business est un mot qui est couramment utilisé dans de nombreuses langues
différentes. Mais que signifie-t-il exactement ? Les concepts et activités du
business ont augmenté dans les temps modernes. Traditionnellement, business
signifiait simplement échanger ou échanger des choses que les gens voulaient ou
dont ils avaient besoin. Aujourd'hui, il a une définition plus technique. Une définition
du business est la production, la distribution et la vente de biens et de services pour
 ~4~

un profit. Pour examiner cette définition, nous examinerons ses différentes parties.

Tout d'abord, la production est la création de services ou la transformation de

matériaux en produits. Un exemple est la conversion du fer en pièces automobiles
métalliques. Ensuite, ces produits doivent être déplacés de l'usine vers le marché.
C'est ce qu'on appelle la distribution. Une voiture peut être déplacée d'une usine de
Détroit vers un concessionnaire automobile à Miami.

La troisième est la vente de biens et de services. La vente est l'échange d'un produit
ou d'un service contre de l'argent. Une voiture est vendue à quelqu'un en échange
d'argent. Les biens sont des produits dont les gens ont besoin ou qu'ils veulent ; par
exemple, les voitures peuvent être classées comme des biens. Les services, en
revanche, sont des activités qu'une personne ou un groupe effectue pour une autre
personne ou organisation. Par exemple, un mécanicien automobile effectue un
service lorsqu'il répare une voiture. Un médecin effectue également un service en
prenant soin des personnes lorsqu'elles sont malades.

L'entreprise est donc une combinaison de toutes ces activités : production,

distribution et vente. Cependant, il existe un autre facteur important. Ce facteur est
la création de profit ou de surplus économique. L'un des principaux objectifs du
fonctionnement d'une entreprise américaine est le profit. Le profit est l'argent qui
reste après que toutes les dépenses ont été payées. Créer un surplus économique
ou un profit est donc un objectif primordial de l'activité commerciale.

Questions de compréhension (répondez en anglais ou en français)

[Link] quoi les biens diffèrent-ils des services ? (en quoi les biens sont-ils différents
des services ?)

Reponse: Un bien matériel est tangible lorsqu'on peut le toucher, le voir. Un service
est une "aide" donnée à une autre personne en échange de quelque chose. Un bien
matériel est un objet que l'on peut acheter.

[Link] est une définition moderne de l'entreprise (donnez une définition moderne
de l'entreprise)
 ~5~

Réponse:L'entreprise est avant tout une organisation économique et sociale. D'un

point de vue économique, c'est une organisation dont le but est de produire des
biens et des services à destination d'un ensemble de clients et d'usagers.

[Link]'est-ce que le profit ? (qu'est-ce que le profit/profit ?)

Réponse:Le profit est le gain financier obtenu d'une opération économique

La création de services ou la transformation de matériaux en produits est la,.. (la

création de services ou la transformation de matériaux en produits s'appelle…).

Réponse:la production de biens

3.2. THE FOUR P’s

a. The text

Buying selling market research, transportation storage, advertising-these are all part
of the complex area of business known as marketing. In simple terms, marketing
means the movement of goods and services from manufacturer to customer in order
to satisfy the customer and to achieve the company’s objectives. Marketing can be
divided into four main elements that are popularly known as the four P’s product
price, placement, and promotion. Each one plays a vital role in the success or failure
of the marketing operation.

The product element of marketing refers to the good or service that a company
wants to sell. This often involves research and development (R&D) of a new product,
research of the potential market, testing of the product to insure quality, and then
introduction to the market.

A company next considers the price to charge for its product. There are three pricing
options the company may take: above with, or below the prices that its competitions
are charging. For example, if the average price of a pair of women’s leather shoes’
$27, a company that charges $23 has priced below the market; a company that
charges $33 has priced above the market. Most companies prices with the market
and sell their goods or services for average prices established by major producers in
the industry. The producers no establish these prices are known as price leaders.
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The third element of the marketing process-placement-involves getting the product

to customer. This takes place through the channels of distribution. A common
channel of distribution is

Manufacture wholesalers retailer customer

Wholesalers generally sell large quantities of a product to retailers; usually sell

smaller quantities to customers:

I finally, communication about the product takes places between buyer and seller.
This communication between buyer and seller is known as promotion. There are two
major ways promotion occurs: through personal selling, as in a department store; and
through advertising, as in a newspaper or magazine.

The four elements of marketing product, price, placement, and promotion work
together of develop a successful marketing operation that satisfies customers, and
achieves company’s objectives.

b. Questions

1. Explain the 4 P’s of marketing and how they work

Answer: We are talking about 4P, an English acronym for: product (product policy),
price (price policy), place (distribution policy), promotion (communication policy,
advertising and sales promotion). The implementation of the 4 Ps should make it
possible to achieve the objectives set.

2: How can a company change the price of a product?

Answer:You can encourage your customers to change brands and create a demand
for your product. Therefore, this increase in sales volume could lead to economies of
scale and reduce your unit cost.

3. Manufacturer wholesaler retailer customer. Explain and comment

Answer:A wholesaler buys products in bulk from a manufacturer. A retailer buys

products from a wholesaler and resells them in small quantities to the end customer.

3.3. WHY NATIONS TRADE

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Answer: Participation in international trade is likely to bring certain benefits because

it allows a country to take advantage of its comparative advantages, exploit
economies of scale and ensure competition, which enhances product diversity and,
potentially, market stability.

TRADUCTION FRANÇAIS

a. Le texte

Achat, vente, étude de marché, transport, stockage, publicité : tout cela fait partie du
domaine complexe des affaires connu sous le nom de marketing. En termes simples,
le marketing signifie le mouvement des biens et des services du fabricant au client
afin de satisfaire ce dernier et d'atteindre les objectifs de l'entreprise. Le marketing
peut être divisé en quatre éléments principaux, communément appelés les quatre P :
le prix du produit, le placement et la promotion. Chacun joue un rôle essentiel dans le
succès ou l'échec de l'opération marketing.

L'élément produit du marketing fait référence au bien ou au service qu'une entreprise

souhaite vendre. Cela implique souvent la recherche et le développement (R&D) d'un
nouveau produit, la recherche du marché potentiel, le test du produit pour garantir sa
qualité, puis son introduction sur le marché.

Une entreprise considère ensuite le prix à facturer pour son produit. L'entreprise peut
choisir trois options de tarification : au-dessus ou en dessous des prix pratiqués par
ses concurrents. Par exemple, si le prix moyen d'une paire de chaussures en cuir
pour femmes est de 27 $, une entreprise qui facture 23 $ a fixé un prix inférieur au
marché ; une entreprise qui facture 33 $ a fixé un prix supérieur à celui du marché.
La plupart des entreprises fixent leurs prix en fonction du marché et vendent leurs
biens ou services à des prix moyens établis par les principaux producteurs du
secteur. Les producteurs qui n'établissent pas ces prix sont connus comme des
leaders en matière de prix.

Le troisième élément du processus de marketing, le placement, consiste à faire

 ~8~

parvenir le produit au client. Cela se fait par le biais des canaux de distribution. Un
canal de distribution courant est

Fabricant grossistes détaillant client

Les grossistes vendent généralement de grandes quantités d'un produit aux

détaillants ; vendent généralement de plus petites quantités aux clients :

Enfin, la communication sur le produit a lieu entre l'acheteur et le vendeur. Cette

communication entre l'acheteur et le vendeur est connue sous le nom de promotion.
Il existe deux principaux moyens de promotion : par la vente personnelle, comme
dans un grand magasin ; et par la publicité, comme dans un journal ou un magazine.

Les quatre éléments du marketing produit, le prix, le placement et la promotion

fonctionnent ensemble pour développer une opération de marketing réussie qui
satisfait les clients et atteint les objectifs de l'entreprise.

b. Questions

1. Expliquez les 4 P du marketing et leur fonctionnement

Reponse: On parle de 4P, un acronyme anglais pour : Product (politique de produit),

Price (politique de prix), Place (politique de distribution), Promotion (politique de
communication, publicité et promotion des ventes). La mise en œuvre des 4 P doit
permettre d'atteindre les objectifs fixés.

2 : Comment une entreprise peut-elle modifier le prix d'un produit ?

Reponse:Vous pouvez inciter votre clientèle à changer de marque et créer une

demande pour votre produit. Par conséquent, cette augmentation du volume des
ventes pourrait entraîner des économies d'échelle et réduire votre coût unitaire.

3. Fabricant, grossiste, détaillant, client. Expliquez et commentez

Reponse:Un grossiste achète des produits en gros auprès d'un fabricant. Un

détaillant achète des produits auprès d'un grossiste et les revend en petites quantités
au client final .

3.3. POURQUOI LES NATIONS COMMERCIALES

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Reponse:La participation au commerce international est susceptible de procurer

certains bénéfices car elle permet à un pays de tirer parti de ses avantages
comparatifs, d'exploiter des économies d'échelle et de garantir le jeu de la
concurrence, ce qui renforce la diversité des produits et, potentiellement, la stabilité
des ...

(International business)
 ~ 10 ~

a. The text

The sale of goods and services is not restricted to local, regional, or national markets;
often takes place on an international basis. Nation import goods that they lack or
cannot producer as efficiently as other nations, and they export goods and services
in the world market is known as international trade. There are three main benefits to
be gain from this type of exchange.

First, international trade makes scarce goods available to nations that needs or
desire hem.

When a nation lacks the resources needed to produce goods domestically, it may
import them from another country. For example: Saudi Arabia imports automobiles;
the united states, bananas; and japan, oil.

Second, international trade allows a nation to specialize in production of those goods

for which it is particularly suited. This often results in-increased output, decreased
cost, and a high/her national standard of living natural, human, and technical
resources help determine products a nation will specialize in. saude Arabia is able to
specialize in petroleum because it has the necessary natural resource; japan is able
to specialize in production of televisions because it has the human resources
required to assemble the numerous by hand; and the united states is able to
specialize in the computer industry because it has the technical expertise necessary
for design and production.

There are two economic principles that help explain how and when specialization is
advantageous. According to the theory of absolute advantage, a nation ought to
specialize in goods that it can produce more cheaply than its competitors or in the
goods that no other nation is able to produce. According to the theory of comparative
advantage, a nation ought to concentrate on the products that if can produce most
efficiently and profitably, but it specialize in the one which will may help them
overcome political differences. Economic cooperation has been the foundation for
many political alliances, such as the European Economic Community (common
market) founded in 1957.

International trade has done much to improve global conditions. It enables countries
 ~ 11 ~

to import goods they lack or cannot produce domestically. It allows countries to

specialize in good which increased production and decreased prices. Finally, it opens
the channels communication between nations.

b. Questions:

1. When can we talk of international trade?

Answer: What is the definition of “International Trade”? International trade

includes all commercial exchanges of goods and services between foreign
countries. It can affect all activities of production, marketing, export or import.

2. International trade is advantageous for a nation explain

Answer: International specialization can be explained by comparative

advantages that depend on factor and technological endowments. Trade
between comparable countries can be explained by product differentiation and
quality and value chain fragmentation.

3. In what context does specialization apply in

Answer: Specialization is a cognitive process that has the effect of applying a

particular label to an object in the field of attention.

4. Establish a relationship (j international trade & politics)

5. Give a synonym for: a) standard of living; b) common market

Answer: a)Quantity of things and services

b)exchange.

instrumentum.

legal lot.

transaction.

TRADUCTION FRANÇAIS
 ~ 12 ~

Le texte

La vente de biens et de services ne se limite pas aux marchés locaux,

régionaux ou nationaux ; elle a souvent lieu à l'échelle internationale. Les pays
importent des biens dont ils manquent ou qu'ils ne peuvent pas produire aussi
efficacement que les autres pays, et ils exportent des biens et des services
sur le marché mondial, ce que l'on appelle le commerce international. Ce type
d'échange présente trois principaux avantages.

Tout d'abord, le commerce international met des biens rares à la disposition

des pays qui en ont besoin ou qui en souhaitent.

Lorsqu'un pays ne dispose pas des ressources nécessaires pour produire des
biens sur son territoire, il peut les importer d'un autre pays. Par exemple :
l'Arabie saoudite importe des automobiles, les États-Unis des bananes et le
Japon du pétrole.

Deuxièmement, le commerce international permet à un pays de se spécialiser

dans la production des biens pour lesquels il est particulièrement adapté. Cela
se traduit souvent par une augmentation de la production, une diminution des
coûts et un niveau de vie national élevé. Les ressources naturelles, humaines
et techniques aident à déterminer les produits dans lesquels un pays se
spécialisera. L'Arabie saoudite est en mesure de se spécialiser dans le pétrole
car elle dispose des ressources naturelles nécessaires ; le Japon est en
mesure de se spécialiser dans la production de téléviseurs car il dispose des
ressources humaines nécessaires pour assembler les nombreux appareils à la
main ; et les États-Unis sont capables de se spécialiser dans l'industrie
informatique car ils ont l'expertise technique nécessaire pour la conception et
la production.

Il existe deux principes économiques qui aident à expliquer comment et quand

la spécialisation est avantageuse. Selon la théorie de l'avantage absolu, une
nation doit se spécialiser dans les biens qu'elle peut produire à moindre coût
que ses concurrents ou dans les biens qu'aucune autre nation n'est capable de
 ~ 13 ~

produire. Selon la théorie de l'avantage comparatif, une nation doit se

concentrer sur les produits qu'elle peut produire de la manière la plus efficace
et la plus rentable, mais elle doit se spécialiser dans celui qui peut l'aider à
surmonter ses différences politiques. La coopération économique a été le
fondement de nombreuses alliances politiques, comme la Communauté
économique européenne (marché commun) fondée en 1957.

Le commerce international a beaucoup contribué à améliorer les conditions

mondiales. Il permet aux pays d'importer des biens dont ils manquent ou qu'ils
ne peuvent pas produire sur leur territoire. Il permet aux pays de se spécialiser
dans des biens qui augmentent la production et font baisser les prix. Enfin, il
ouvre les canaux de communication entre les nations.

Questions :

[Link] peut-on parler de commerce international ?

Reponse:Quelle est la définition du “Commerce international” ? Le commerce

international comprend tous les échanges commerciaux de marchandises et
de services entre des pays étrangers. Il peut agir sur toutes les activités de
production, de commercialisation, d'exportation ou encore d'importation.

2. Le commerce international est avantageux pour une nation. Explique

Réponse:La spécialisation internationale peut s'expliquer par les avantages

comparatifs qui dépendent des dotations factorielles et technologiques. Le
commerce entre pays comparables peut s'expliquer par la différenciation et la qualité
des produits et la fragmentation de la chaîne de valeur.

3. Dans quel contexte la spécialisation s'applique-t-elle

Réponse:La spécialisation est un processus cognitif qui a pour effet d'appliquer une
étiquette particulière à un objet dans le champ d'attention

4.Établir une relation ( commerce et politique internationaux)

[Link] un synonyme de : a) niveau de vie ; b) marché commun

Réponse: a)Quantité de biens et de services

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b)échange.

instrumentum.

lot juridique.

transaction.
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Chapter two Chapitre deux

I. Main parts of a business [Link] principales parties d'une
letter lettre commerciale
The main parts of a business letter are: Les principales parties d'une
1. The heading lettre commerciale sont :

2. The date 1.L'en-tête

3. The inside address [Link] date

4. The salutation 3.L'adresse intérieure

[Link] salutation
5. The body of the letter
[Link] corps de la lettre
6. The complementary close
[Link] formule de politesse
7. The signature
[Link] signature
8. The enclosure
[Link] pièce jointe

directors in the heading of the writing-

I.1. The heading
paper, but it is not the case in Belgium.
The heading contains the name and The heading is written in the right-hand
address of the firm, the telephone top corner. Here you write the writer’s
number, telegraphic address and address, the sender’s address.
addresses of other branches of the
Left-hand top of a paper
firm. In Great Britain limited companies
right-hand top of a paper
very often mention the names of the
1. Heading
- Your address
- The writer’s address
- Sender’s address
Eg. Saint Ngondwe College
P.O. Box 1800
Tél: 0998772223-
d'un papier
I.1. L'en-tête
[Link]-tête
L'en-tête contient le nom et l'adresse de la
société, le numéro de téléphone, l'adresse Votre adresse
télégraphique et les adresses des autres
L'adresse de l'auteur
succursales de la société. En Grande-Bretagne,
les sociétés anonymes mentionnent très L'adresse de l'expéditeur
souvent les noms des dirigeants dans l'en-tête
Ex. Collège Saint Ngondwe
du papier à lettres, mais ce n'est pas le cas en
Belgique. L'en-tête est écrit dans le coin P.O. Box 1800
supérieur droit. Vous y inscrivez l'adresse de
Tél: 0998772223-
l'auteur, l'adresse de l'expéditeur.
En haut à gauche d'un papier En haut à droite
 ~2~

I.2. Date I.2. Date

The date is written one or two lines La date est inscrite une ou deux lignes sous le
titre ou l'adresse de l'expéditeur.
under the heading or the sender’s [Link]
address. -Votre adresse
-L'adresse de l'auteur
[Link]
-L'adresse de l'expéditeur
-Your address
Ex. Collège Saint Ngondwe
-The writer’s address
P.O. Box 1800
-Sender’s address
Tél: 0998772223
Eg. Saint Ngondwe College
[Link]
P.O. Box 1800
[Link] 1er janvier 2008
Tél: 0998772223
[Link]

[Link], January 1st, 2008

Il existe cinq manières correctes

There are five corret ways of
d'exprimer la date :
expressing the date:
[Link] 15 mars 1999
1. Friday, 15th March, 1999

2. Friday, March 15th, 1999 [Link] ,mars , 15, 1999

3.15 mars 1999

3. March 15th, 1999
4.15 mars 1999
4. 15th March, 1999

5. March 15, 1999 5.15 mars 1999

The second form (Friday, March 15th, La deuxième forme (vendredi, mars 15,

1999) is obligatory in formal and 1999) est obligatoire dans les lettres

business letters because it has the day officielles et commerciales car elle

of the week, the month of the year and contient le jour de la semaine, le mois

the year. We separate the day and the de l'année et l'année. On sépare le jour
et le mois par une virgule (,).
month with a comma (,).
NB : Le nom du jour et du mois
NB: The name of the day and the
commence par une majuscule.
month begin with a capital letter.
 ~2~

I.3. The inside address

The inside address is the address of I.3. L'adresse intérieure
the addressee or receiver. It is the
L'adresse intérieure est
address of the person you are writing
l'adresse du destinataire ou du
to. It should be exactly like the address
destinataire. C'est l'adresse de
on the envelops. When using window
la personne à qui vous écrivez.
envelops, the inside address will be
Elle doit être exactement
outside one. On the space left for the
comme l'adresse figurant sur
address.
les enveloppes. Lorsque vous
Eg. Left-hand top corner utilisez des enveloppes à
Right top corner fenêtre, l'adresse intérieure

1. INSIDE ADDRESS sera à l'extérieur de l'enveloppe.

Sur l'espace réservé à l'adresse.
Eg. Mr BALLA
Ex. Coin supérieur gauche Coin
Financial Manager,
supérieur droit
P.O. Box 8434,
[Link] INTÉRIEURE
KINSHASA I.
Ex. M. BALLA
SIFORCO/MALUKU
Directeur financier,

P.O. Box 8434,

KINSHASA I.

SIFORCO/MALUKU
 ~2~

Note that: e.g. André TAMPWO DOBONI,

1. Mr (Mister): Is used for married Esq.

man National Pedagogical

University
2. Massrs: plural of Mr: Married
men Matadi street,

3. Mrs (Mistress): Is used for Kinshasa/BINZA

married women

4. Mesdames: Plural of Mrs: Notez que :

married women
[Link]. (Mister) : est utilisé pour
5. Miss: is used for unmarried
un homme marié
woman or girl
[Link] : pluriel de Mr :
6. Misses: plural of miss: used for
hommes mariés
unmarried girls or women
[Link] (Maîtresse) : est utilisé
7. Mr, Mrs, Messrs can never be
pour une femme mariée
spelled in full
[Link] : pluriel de Mrs :
8. Miss, Misses and Mesdames
femmes mariées
can never be abbreviated
[Link] : est utilisé pour une
9. Gentleman: Is used for
femme ou une fille célibataire
unmarried boy
[Link] : pluriel de miss :
10. Esq: (Esquire) a polite way of
utilisé pour une fille ou une fille
addressing a gentleman on a
célibataire
letter. It is never written in full
[Link], Mme, Messrs ne peuvent
letters. Esq (not used in the
jamais être écrits en entier
united states) always follows
the name and is separated [Link], Misses et Mesdames

from it by comma ne peuvent jamais être abrégés

11. Ms: is used instead of Miss or [Link] : est utilisé pour

Mrs. It is used when the un garçon célibataire

marital status of a woman is [Link] : (Esquire) une façon

unknown or relevant polie de s'adresser à un
 ~3~

gentleman dans une lettre. Il d'une femme est inconnu ou

n'est jamais écrit en lettres pertinent
complètes. Esq (non utilisé aux par exemple André TAMPWO
États-Unis) suit toujours le
DOBONI, Esq.
nom et en est séparé par une
Université Pédagogique
virgule
Nationale
[Link] : est utilisé à la place de
rue Matadi,
Miss ou Mrs. Il est utilisé
lorsque l'état matrimonial Kinshasa/BINZA

Lorsque vous utilisez Esq, le prénom

When using Esq the Christian name or
ou au moins les initiales doivent être
at least the initials must be given. Be
indiqués. Attention, n'utilisez jamais M.
carefull, never use Mr and Esq together.
et Esq ensemble.
Esq. useds to be reserved for private
Esq. était autrefois réservé aux
gentleman, graduates of the
simples gentlemen, aux diplômés
universities or members of certain
d'université ou aux membres de
professions, but now it is being used
certaines professions, mais il est
more and more widely. It is considered
more polite than Mr, but is better maintenant de plus en plus utilisé. Il
est considéré comme plus poli que M.,
reserved for non-commercial
mais il est préférable de le réserver à la
correspondence.
correspondance non commerciale.

C/O means care of: “aux bons soins de” in French.

Le numéro de la maison vient toujours

The house number always comes first
en premier et doit être séparé du nom
and should be separated from the
de la rue par une virgule.
street name by a comma.

Eg. Messr PELOU STORE HOUSE & CO,

151, 30 juin street,

 ~2~

Kinshasa/Gombe

The name of the town is not usually Le nom de la ville n'est généralement

underlined or written in capitals (as is pas souligné ni écrit en majuscules

(comme cela se fait très souvent sur le
very often done on the continent).
continent).

top corne
1.4. The salutation
[Link] salutation
The salutation is written two
spaces below the inside address La salutation est écrite deux
espaces en dessous de l'adress
Left-hand top corner
Right-hand

intérieureCoin supérieur gauche

Coin supérieur droit

3. Eg. Mr BALLA

Financial Manager,

P.O. Box 8434,

KINSHASA I.

SIFORCO/MALUKU

4. Dear Sir,

Mr,Mrs,Messrs, Miss and Misses can only be used in connection with a person’s
name. But in most cases, in a business letter you do not address a person by his
name, either because when you write to a firm you do not know who exactly is going
to read your letter, or because you do not know the person well enough to call him by
his name.

Even so, the salutation must agree with the address:

- If the letter is addressed to Mr Brown, the salutation is Dear Sir (French

equivalent of Monsieur).

- If the letter is addressed to Mrs Brown, the salutation is Dear madam

(French equivalent of Madame).
 ~2~

- If the letter is addressed to Mss Brown, the salutation is Mss Brown, never
dear Miss (French equivalent of Mademoiselle).

- To a parthnership and to all limited companies, the salutation is Dear Sirs,

or Gentlemen; never Dear Gentlemen (French equivalent of Messieurs).
Gentlemen is hardly ever used in United Kingdom (Great Britain), but is
more common form of address in the united states of America. It is always
followed by a colon (:)

- Mr, Mrs,Messrs, Miss and Missed are always followed by the person’s
name. [Link] IBONJI, Mrs IBONJI, Messrs KEKE and NZUNDU, Miss
Yolande, Missed Jolie and Amida.

- If the letter is addressed to a firm of ladies, the salutation is Mesdames,

(not Dear Mesdames). It must be stressed that Dear is necessary with Sir,
Sirs, and Madam. Dear Sir is the exact equivalent of Monsieur and Dear sirs
of Messieurs. The absence of Dear is felt as very formal.

- If on the other hand you know your correspondent personnaly, and if you
are on familiar terms with him and feel you want to call him by his name,
then you will use: Mr, Mrs, or Miss, possibly also Misses or Messrs. The
salutation will be then.

Dear Mr Divin,

Dear Mrs Exauce,

Dear Miss Exauce,

Even more familiar,

My Dear Mr Divin,

My Dear Divin,

4. Cher Monsieur,

M., Mme, Messieurs, Mlle et Mademoiselle ne peuvent être utilisés qu'en

relation avec le nom d'une personne. Mais dans la plupart des cas, dans
une lettre commerciale, vous ne vous adressez pas à une personne par son
 ~3~

nom, soit parce que lorsque vous écrivez à une entreprise, vous ne savez
pas exactement qui va lire votre lettre, soit parce que vous ne connaissez
pas suffisamment la personne pour l'appeler par son nom.

Même dans ce cas, la salutation doit correspondre à l'adresse :

Si la lettre est adressée à M. Brown, la salutation est Cher Monsieur

(équivalent français de Monsieur).

Si la lettre est adressée à Mme Brown, la salutation est Chère Madame

(équivalent français de Madame).

Si la lettre est adressée à Mlle Brown, la salutation est Mlle Brown, jamais
Chère Mademoiselle (équivalent français de Mademoiselle).

Pour une société en nom collectif et pour toutes les sociétés à

responsabilité limitée, la salutation est Chers Messieurs, ou Messieurs ;
jamais Chers Messieurs (équivalent français de Messieurs). Gentlemen
est rarement utilisé au Royaume-Uni (Grande-Bretagne), mais c'est une
forme d'adresse plus courante aux États-Unis d'Amérique. Il est toujours
suivi de deux points (:)

M., Mme, Messieurs, Mlle et Missed sont toujours suivis du nom de la

personne. Par exemple, M. IBONJI, Mme IBONJI, Messieurs KEKE et
NZUNDU, Mlle Yolande, Missed Jolie et Amida.

Si la lettre est adressée à un groupe de dames, la salutation est Mesdames,

(et non Dear Mesdames). Il faut souligner que Dear est nécessaire avec Sir,
Sirs et Madam. Dear Sir est l'équivalent exact de Monsieur et Dear sirs de
Messieurs. L'absence de Dear est ressentie comme très formelle.

Si par contre vous connaissez personnellement votre correspondant, et si

vous êtes familier avec lui et que vous sentez que vous voulez l'appeler par
son nom, alors vous utiliserez : Mr, Mrs, ou Missed, éventuellement aussi
Misses ou Messrs. La salutation sera then.

Cher Monsieur Divin,

Chère Madame Exauce,

Chère Mademoiselle Exauce,

 ~4~

Encore plus familier,

Mon Cher Monsieur Divin,

Mon Cher Divin,

I.5. Le corps de la lettre

C'est la partie centrale de la lettre dans

I.5. The body of the letter
It is the central part of the letter in laquelle vous exprimez vos idées. Vous

which you express your ideas. You communiquez par le biais de vos idées

communicate through your written écrites. Le premier paragraphe

ideas. The first paragraph often starts commence souvent par une phrase

with an opening phrase containing a d'ouverture contenant une référence à

reference to the previous la correspondance précédente.

correspondence. §1. Nous avons reçu une demande

§1. We have received an enquiry from d'Allemagne pour vos lampes de table

Germany for your table-Lamps n°32D n°32D et nous sommes en mesure de

and we are in position to place large passer des commandes importantes si

orders if the price is competitive. le prix est compétitif.

As for the last paragraph of the body of Quant au dernier paragraphe du corps

the letter, just as in French, there is a de la lettre, tout comme en français, il y

tendency to link it up with the a une tendance à le lier à la conclusion

complementary close. complémentaire.

e.g.: 1. Looking forward to an early [Link]. : 1. Dans l'attente d'une réponse

answer, rapide,

2. we are, dear, sirs, 2. nous sommes, chers, messieurs,

3. yours faithfully, 3. Cordialement

,
 ~2~

3. INSIDE ADDRESS 1. Heading

4. SALUTATION 2. DATE

5. Body of the letter,

Es. Please send us some samples of your new soap-powder as advertised in the last
number of “ le phare” newspaper. As we are in a position to place large orders
regularly, we trust that you will make an effort to submit a really competitive
quotation.

Yours faithfully’

José MINAKU

Manager

3. ADRESSE INTÉRIEURE. 1. En-tête

4. SALUTATION 2. DATE
5. Corps de la lettre,
Es. Veuillez nous envoyer quelques échantillons de votre nouvelle poudre à lessive
telle qu'annoncée dans le dernier numéro du journal « le phare ». Comme nous
sommes en mesure de passer régulièrement des commandes importantes, nous
espérons que vous ferez un effort pour nous soumettre un devis vraiment
compétitif.
Cordialement’
José MINAKU
Directeur
 ~2~

I.6. The complementary close I.6. La formule de politesse

The complementary close is a polite La formule de politesse est une
expression to end the letter and it must formule de politesse pour terminer la
agree with the salutation. If the lettre et elle doit être en accord avec la
salutation is Dear Sir, Dear Sirs or Dear formule de politesse. Si la formule de
Madam, the correct complementary politesse est Cher Monsieur, Chers
close is yours faithfully or yours truly. Messieurs ou Chère Madame, la
The first complementary close is more formule de politesse correcte est
common in the united kingdom Cordialement ou Vôtre serviteur. La
(England) and the second in the united première formule de politesse est plus
states of America. But both are correct courante au Royaume-Uni (Angleterre)
everywhere and it is safe to stick to et la seconde aux États-Unis
these in all business letters. They are d’Amérique. Mais les deux formules
the equivalent of “nous vous sont correctes partout et il est prudent
présentons nos salutations de s’y tenir dans toutes les lettres
distinguées” or “ nous vous prions commerciales. Elles sont l’équivalent
d’agréer, l’expression de nos de « nous vous présentons nos
sentiments dévoués”. salutations distinguées » ou « nous
But if you have been more familiar in vous prions d’agréer, l’expression de
the salutation and have addressed your nos sentiments dévoués ».
correspondent as Dear Mr brown, My Mais si vous avez été plus familier
Dear Mr Brown, or My Dear brown, you avec la formule de politesse et que
may use yours sincerely or yours very vous vous êtes adressé à votre
sincerely. In England, this is the normal correspondant en disant Cher
ending for a perspnal letter. For a Monsieur Brown, Mon Cher Monsieur
business letter, this ending is a lot Brown ou Mon Cher Brown, vous
more common in the united states of pouvez utiliser « vôtre sincèrement »
America than England, as americans ou « vôtre très sincèrement ». En
tend to make their business Angleterre, c’est la formule de
correspondence more personal. They politesse normale pour une lettre
may even use other endings such as personnelle. Pour une lettre
yours cordially, etc. commerciale, cette formule est
beaucoup plus courante aux États-Unis
d’Amérique qu’en Angleterre, car les
Américains ont tendance à rendre leur
correspondance commerciale plus
personnelle. Ils peuvent même utiliser
d'autres terminaisons telles que
Cordialement, etc.
 ~2~

3. INSIDE ADDRESS 1. Heading

4. SALUTATION 2. DATE
5. Body
Please send me full details of your cooking oil advertised in this week’s “le potential”.
Wa are in position to make large orders for our workers…

Yours faithfully,
Looking forward to an early answer,
We are, Dear Sirs,

Richard BOIKA

3. ADRESSE INTERIEURE 1. Titre

4. SALUTATION 2. DATE
5. Corps
Veuillez m'envoyer tous les détails de votre huile de cuisson annoncée dans le « le
potentiel » de cette semaine. Nous sommes en mesure de passer des commandes
importantes pour nos travailleurs…

Cordialement,
Dans l'attente d'une réponse rapide,
Nous sommes, Messieurs,

Richard BOIKA

Personal Manager
Responsable Personnel
In english, this tendency is not to be
encouraged, as it may lead to En anglais, cette tendance n'est pas à
grammatical mistakes. Indeed, in an encourager, car elle peut conduire à
attempt to shorten this long ending a des erreurs grammaticales. En effet,
little, the essential words are too often pour tenter de raccourcir un peu cette
left out: longue fin, on omet trop souvent les
mots essentiels :
e.g looking forward to your good new,
ex. looking forward to your good new,
 ~2~

yours faithfully and you end up with a Cordialement et vous vous retrouvez
sentence that has neither subject nor avec une phrase qui n'a ni sujet ni
finite verb.
verbe fini.
So, remember that if your want to use
Donc, rappelez-vous que si vous voulez
your present participle, you must not
utiliser votre participe présent, vous ne
forget to use I am, we are, I remain, we
devez pas oublier d'utiliser Je suis,
remain which will be the only finite verb
nous sommes, Je reste, nous restons
of your sentence (in this case the body
qui sera le seul verbe fini de votre
of your letter ends in a comma).
phrase (dans ce cas le corps de votre
This way of ending a letter sounds lettre se termine par une virgule).
rather formal and articifial. We would
Cette façon de terminer une lettre
advise you to send the body of your
semble plutôt formelle et artificielle.
letter in a full stop and not to link it
Nous vous conseillons d'envoyer le
with the complimentary close. You
corps de votre lettre avec un point et
would then write more simply.
de ne pas le lier avec la formule de
e.g We are looking forward to an early politesse. Vous écririez alors plus
answer. simplement.
Yours faithfully, [Link]. Nous attendons avec impatience
NB: The complimentary close is written une réponse rapide.
or typed two lines below the last line of Cordialement,
the body of the letter and beginning in
NB : La formule de politesse s'écrit ou
the middle of the line.
se tape deux lignes en dessous de la
dernière ligne du corps de la lettre et
commence au milieu de la ligne.
 ~2~

I.7. The signature I.7. La signature

As signatures are often illegible, it is
Les signatures étant souvent illisibles,
good practice to type the name of the
il est de bonne pratique de
person who signs the letter under the
dactylographier le nom de la personne
signature. If signing on behalf of his
qui signe la lettre sous la signature. S'il
principal or of a company, a chief clerk
signe au nom de son mandant ou d'une
usually writes: P.P or Per pro which
société, le chef de bureau écrit
means “per procuration” before the
généralement : P.P ou Per pro qui
name of his principal or of the
signifie « par procuration » avant le
company.
nom de son mandant ou de la société.

3. INSIDE ADDRESS 1. Heading

4. SALUTATION 2. DATE

…………………………………………………………………………………………………

……………………………….5. Body………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

6. Complimentary close

Yours faithfully;

7. Signature
MUNOKO
Sales Manager
 ~2~

I.8. Enclosure (s) I.8. Pièce(s) jointe(s)

If any other papers are to be enclosed Si d’autres documents doivent être

in the envelop or attached to the letter joints à l’enveloppe ou à la lettre (liste
(price-list, invoice, receipt, money etc…), de prix, facture, reçu, argent etc…), il
it is customary to write the xord est d’usage d’écrire le xord pièce(s)
enclosure (s) in the bottom left-hand of jointe(s) en bas à gauche de votre
your letter. Very often only the lettre. Très souvent seule l’abréviation
abbreviation ENCL. is used. In French it ENCL. est utilisée. En français, cela
means “annexe”. signifie « annexe ».

Notez que pour rédiger votre lettre,

Note that in writing your letter, you may
use indented form or Block form. vous pouvez utiliser la forme en retrait
ou la forme en bloc.
1. Indented form: This form is still
Forme en retrait : cette forme est
used in United Kingdom (Great
toujours utilisée dans les entreprises
britian) firms. The first line of
du Royaume-Uni (Grande-Bretagne). La
each paragraph is indented.
première ligne de chaque paragraphe
2. Block form: it is used in
est en retrait.
americain business. It means
that there is no indenting either Forme en bloc : elle est utilisée dans

of the lines of the address or of les entreprises américaines. Cela

the opening line of each signifie qu'il n'y a pas de retrait ni sur

paragraph. les lignes de l'adresse ni sur la ligne

d'ouverture de chaque paragraphe.
 ~2~

I.9. Ponctuaction American business letters, whether the

As for punctuation, usage varies a name of the person is used or not.

great deal according to whether a letter

is written in united states, or in the
I.9. Ponctuation
British commonwealth. In British
En ce qui concerne la ponctuation, son
letters there is normally a comma at
usage varie beaucoup selon que la
the end of each line of the address and
lettre est écrite aux États-Unis ou dans
a full stop at the end of the last line of
le Commonwealth britannique. Dans
the address, and after the date.
les lettres britanniques, il y a
e.g Mr TAMPWO DOBONI André,
normalement une virgule à la fin de
23, Church Street, chaque ligne de l'adresse et un point à

Kinshasa/Maluku, la fin de la dernière ligne de l'adresse,

et après la date.
In the American firms on the other
hand, they prefer the “ open ex. M. TAMPWO DOBONI André,

punctuation” I;e no punctuation at the 23, Church Street,

end of the lines, of the address except
Kinshasa/Maluku,
for abbreviations, and no punctuation
Dans les entreprises américaines, par
after the date.
contre, on préfère la « ponctuation
e.g Mr TAMPWO DOBONI André,
ouverte », c'est-à-dire pas de
23, Church Street, ponctuation à la fin des lignes de

Kinshasa/Gombe, l'adresse sauf pour les abréviations, et

pas de ponctuation après la date.
But remember that there is always a
comma between the month or the day ex. M. TAMPWO DOBONI André,

of the month, and the year. 23, Church Street,

e.g Monday, January 1st, 2009 Kinshasa/Gombe,

the salutation is always followed by a Mais n'oubliez pas qu'il y a toujours

comma in British letters with the une virgule entre le mois ou le jour du
possible exception of Gentlemen: mois et l'année. Par exemple, le lundi
which is followed by a colon (:) in 1er janvier 2009 la salutation est
 ~2~

toujours suivie d'une virgule dans les deux points (:) dans les lettres
lettres britanniques, à l'exception peut- commerciales américaines, que le nom
être de Gentlemen: qui est suivi de de la personne soit utilisé ou non.

e.d. Dear sir:

gentlemen: American Business letters

dear Mr Brown:

Normally the complimentary close is followed by a comma in American as well as in

British business letters, though you may come, across a few forms using the block
form, which will extend the “open punctuation” to the complimentary close.

e.d. Cher Monsieur :

Messieurs : Lettres commerciales américaines

Cher M. Brown :

Normalement, la formule de politesse est suivie d’une virgule dans les lettres
commerciales américaines comme britanniques, bien que vous puissiez rencontrer
quelques formulaires utilisant la forme en bloc, qui étendra la « ponctuation ouverte »
à la formule de politesse.
 ~2~

I.10. The lay-out

Left hand top corner Right hand top corner
3. Inside address: 1. Heading: - writer’s address
- Receiver’s address, - addresser’s address,
- Addressee’s address - sender’s address
2. Date:
- Monday, January 5th, 2009
4. Salutation:
- Dear sir,
- Dear sirs,
- Mr Kilongo,
- Miss Merveille,
- Madam Munoko,
5. Body of the letter
* yours faithfully,
* yours sincerely,
* yours very sincerely,
7. Signature
Kilongo Jacques
Principal
6. Enclosure (s):
Something put in the envelop like:
- Price-list,
- Invoice,
- Receipt,
- Money etc…

I.10. La mise en page Madame Munoko,

Coin supérieur gauche Coin supérieur droit 5. Corps de la lettre
Adresse intérieure : 1. En-tête : - adresse de * Cordialement,
l'auteur * Cordialement,
Adresse du destinataire, - adresse du * Très sincèrement,
destinataire, 7. Signature
Adresse du destinataire - adresse de Kilongo Jacques
l'expéditeur Directeur
2. Date : Pièce(s) jointe(s) :
- Lundi 5 janvier 2009 Quelque chose mis dans l'enveloppe comme :
Salutation : Tarif,
Cher monsieur, Facture,
Messieurs, Reçu,
Monsieur Kilongo, Argent etc…
Mlle Merveille,
 ~2~

II.1. Business letter

II.1.1. The letter of application

One type of letter that anyone of you is likely to have to write sometime, whatever his
training or the profession, he chooses the letter of application, he chooses the letter
of application. What exactly is a letter of application? If the answer is not clear in your
mind, ask yourself the question: “ why am I writing this letter “or” what am I trying to
do by writing this letter? “you are trying to make your correspondent offer you the
vacant position (post) and the attendant advantages. Therefore, just as a salesman
makes a display of the qualities of his goods before the prospective buyer, you will
want to make an impressive display of your ability, i.e. your knowledge, training, past
experience and personality, giving proofs when possible of the qualities you claim for
yourself (degrees, certificates, testimonials) in order to impress on the addressee
that you are the very person he is looking for, or at least to make him grant you an
interview.

In a letter of application you will be writing mainly about yourself and “I” will, of
necessity, tend to occur rather frequently. This is only natural, so don’t try to avoid
these “I” s by substituting for them words like “the applicant”, “ the writher of this
letter “or” the undersigned”, for this has a most unnatural ring. It is much more
important when writing about oneself to avoid boasting, as this will almost certainly
make an unfavourable impression.

Also try to avoid spelling mistakes: thy might not be easy to reconcile with your
education and the type of occupation applied for. Make the lay-out and general
appearance of your application as well-balanced, neat and pleasant as you possibly
ca. this is not always easy as the amount of information that has usually to be given
(education, past experience, present occupation, references etc..) may make the
letter long and confused, so that any particular point that you want to drive home
might pass unnoticed in the mass of details. A good idea therefore is to make your
application in twa parts.

1. The application proper, i.e. the letter by which you let the addressee know that
you are applying for the job, you might at the same time like to make a few
points that you think should carry weight, leaving all other particulars for the
second part to which you refer your correspondent.
 ~3~

2. The curriculum vitae, with all personal data, i.e. age, civil status and details of
education, past experience, present occupation, reference, and testimonials.
All these should be noted specifically and carefully and laid out in good order.

A last word of advice, stereotyped phrases is easy to use and may help you to avoid
mistakes when writing in a foreign language. Some people may even think they make
a letter sound more business like, even son avoid them whenever you can and
instead just write plain, natural, everyday English. Only then have you got a chance of
striking an original note revealing personality and character, thereby rousing the
interest of the personal manager who has wearily taken up your letter after a dozen
other applications each of them beginning with the words: “ with reference to your
advertisement in yesterday’s issue of “le phare”, I beg to apply for the…

II.1. La lettre commerciale

II.1.1. La lettre de motivation

Un type de lettre que chacun d’entre vous est susceptible d’avoir à écrire un jour,
quelle que soit sa formation ou sa profession, il choisit la lettre de motivation, il
choisit la lettre de motivation. Qu’est-ce qu’une lettre de motivation exactement ? Si
la réponse n’est pas claire dans votre esprit, posez-vous la question : « pourquoi est-
ce que j’écris cette lettre » ou « qu’est-ce que je cherche à faire en écrivant cette
lettre ? » vous essayez d’amener votre correspondant à vous proposer le poste
vacant (le poste) et les avantages qui en découlent. Par conséquent, tout comme un
vendeur fait une démonstration des qualités de ses marchandises devant l’acheteur
potentiel, vous voudrez faire une démonstration impressionnante de vos capacités,
c’est-à-dire de vos connaissances, de votre formation, de votre expérience passée et
de votre personnalité, en donnant des preuves lorsque cela est possible des qualités
que vous revendiquez pour vous-même (diplômes, certificats, témoignages) afin de
faire comprendre au destinataire que vous êtes la personne qu’il recherche, ou du
moins de l’amener à vous accorder un entretien.

Dans une lettre de candidature, vous écrirez principalement sur vous-même et le « je

» apparaîtra, par nécessité, assez fréquemment. C’est tout à fait naturel, alors
n’essayez pas d’éviter ces « je » en les remplaçant par des mots comme « le candidat
 ~4~

», « l’auteur de cette lettre » ou « le soussigné », car cela sonne très peu naturel. Il est
beaucoup plus important, lorsque vous écrivez sur vous-même, d’éviter de vous
vanter, car cela fera presque certainement une impression défavorable.

Essayez également d’éviter les fautes d’orthographe : elles peuvent ne pas être
faciles à concilier avec votre formation et le type de poste postulé. Faites en sorte
que la mise en page et l’apparence générale de votre candidature soient aussi bien
équilibrées, soignées et agréables que possible. Ce n’est pas toujours facile car la
quantité d’informations qui doivent généralement être fournies (formation,
expérience passée, profession actuelle, références, etc.) peut rendre la lettre longue
et confuse, de sorte que tout point particulier que vous souhaitez faire passer
pourrait passer inaperçu dans la masse de détails. Une bonne idée est donc de
rédiger votre candidature en deux parties.

Dans la lettre de candidature proprement dite, c'est-à-dire la lettre par laquelle vous
faites savoir au destinataire que vous postulez pour l'emploi, vous pouvez également
y ajouter quelques points qui vous semblent importants, en laissant tous les autres
détails pour la deuxième partie à laquelle vous renvoyez votre correspondant.

Le curriculum vitae, avec toutes les données personnelles, c'est-à-dire l'âge, l'état civil
et les détails de la formation, l'expérience passée, la profession actuelle, les
références et les témoignages. Tout cela doit être noté de manière spécifique et
soignée et présenté de manière ordonnée.

Un dernier conseil : les phrases stéréotypées sont faciles à utiliser et peuvent vous
aider à éviter les erreurs lorsque vous écrivez dans une langue étrangère. Certaines
personnes peuvent même penser qu'elles donnent à une lettre un ton plus
professionnel, même si vous les évitez autant que possible et écrivez plutôt dans un
anglais simple, naturel et quotidien. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous aurez
l’occasion de poser un ton original révélant personnalité et caractère, et ainsi de
susciter l’intérêt du directeur personnel qui a repris avec lassitude votre lettre après
une douzaine d’autres candidatures commençant chacune par les mots : « en
référence à votre annonce parue hier dans « le phare », je vous prie de me porter
candidat au poste de…
 ~5~

II.1.2. Some letters of application

3. Mr Richard, 1. Freddy Mubanga,

General manager 07, Exchanger Street,

Hasson & Frère Kinshasa/Lemba,

Kinshasa-Gombe, Tél.: 0821209684

4. Dears sirs, 2. Friday, January 2nd, 2009

5. I wish to apply for the position of shop assistant, sales department, as

advertised in yesterday’s “ le potentiels” newspaper of Wednesday, December
31st, 2008.

As you will see by my curriculum vitae, I have had three years’ experience as
junior salesman in orgaman sales department in Gombe. My reason for
wishing to leave here is that opportunities for advancement are poor. Also, I
would like to join my wife who is now living in BARUMBU.

I hope you will give this application your favourable consideration and I
promise you that if I obtain the situation I will work enthusiastically and to the
very best of any ability.

6. Yours faithfully,

7. Signature
Freddy Mubanga
Junior Salesman
Enclosure: curriculum vitae
 ~6~

Chers Messieurs, 2. Vendredi 2 janvier 2009

Je souhaite poser ma candidature au poste de vendeur au service commercial,

tel qu’annoncé dans le journal « le potentiels » du mercredi 31 décembre 2008.

Comme vous le constaterez par mon curriculum vitae, j’ai trois ans
d’expérience en tant que vendeur junior au service commercial d’orgaman à
Gombe. La raison pour laquelle je souhaite partir d’ici est que les possibilités
d’avancement sont faibles. De plus, je souhaite rejoindre mon épouse qui vit
actuellement à BARUMBU.

J’espère que vous examinerez favorablement cette candidature et je vous

promets que si j’obtiens le poste, je travaillerai avec enthousiasme et au mieux
de mes capacités.

Signature

Freddy Mubanga

Vendeur junior

Pièce jointe : curriculum vitae

2. Mr Evariste, 1. Kindalo,

Financial manager, 36,MOZA CAMP,

Siforco, Kinshasa/ Maluku,

Kinshasa/Gombe Tel: 0998885610,

3. Dear sirs 2. Tuesday, November 3rd, 2008

4. I should be grateful if you would consider my qualifications for the post of

book keeper advertised this morning in the national television.

I ama twenty-two yeards old and I have diplomas in English, type-writing and
book-keeping at “ institute supérieur de commerce” of Kinshasa-Gombe.

For the last two years, I have been employed as junior clerk in PELOUSTORE
 ~7~

shop at boulevard du 30 juin. You will find enclosed testimonials from the
head of institute supérieur de commerce. My present employer has kindly
offered to provide you with any further details you may require.

I hope you will consider this application favourably and wish to assure you that
I will do my very best to give you satisfaction if you decide to give me the
position.

5. Yours faithfully

6. Signature

KINDALO

7. Enclosure: - Curriculum-vitae

Messieurs, 2. Mardi 3 novembre 2008

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir prendre en considération mes

qualifications pour le poste de comptable annoncé ce matin à la télévision
nationale.

J'ai vingt-deux ans et je suis titulaire d'un diplôme en anglais, dactylographie et

comptabilité de l'institut supérieur de commerce de Kinshasa-Gombe.

Je suis employé depuis deux ans comme commis subalterne dans le magasin
PELOUSTORE au boulevard du 30 juin. Vous trouverez ci-joint les témoignages du
directeur de l'institut supérieur de commerce. Mon employeur actuel a aimablement
proposé de vous fournir tous les détails supplémentaires dont vous pourriez avoir
besoin.

J'espère que vous examinerez favorablement cette candidature et je tiens à vous

assurer que je ferai de mon mieux pour vous donner satisfaction si vous décidez de
m'octroyer le poste.

Signature

KINDALO

Pièce jointe : - Curriculum-vitae

 ~8~

II.1.3. letter of enquiry

Most transactions begin with an enquiry. All firms realize that an enquiry may mean
the opening of a profitable business connection and a go-ahead sales manager will
try to turn every enquiry into a sale. Therefore the writer of an enquiry. The
“ prospective buyer”, need not take pains to make his letter pleasant and interesting.
It is so by its very nature. He can afford to be short as long as he is accurate in
stating what he wants.

Enquiries mays differ widely as to the king of information required but they all have
one point in common: the writer of an enquiry wants something and is enquiring
whether it can be supplied and on what conditions. The golden rule here will be: Be
brief but clear and precise so that your correspondent is left in no doubt as to what
you want to know. By being accurate you are helping yourself more than anyone else.

If you only want a catalogue or price-list sent to you, or if you want to find out
whether a supplier can deliver a standard article by a certain date, you may send a
postcard. If more details are necessary you will write a letter. In some cases, you may
induce the seller to quote lower prices or better terms by mentioning the size of your
order or the possibility of repeat orders.

If you think you need a suitable closing sentence, you may express your readiness to
place further orders if this first transaction is satisfactory.

The care taken in dealing with enquiries may vary slightly according to business
condition. In a period of depression or just of recession an enquiry is considered a
rare opportunity and greater care is taken not to let it slip than at any time when
demand exceedts suppy. But as a rule every effort is made to turn an enquiry into a
sale.

Only in a few cases will a catalogue, or a price-list, or sample be sent off without a
covering letter or with merely the stereotyped routine letter: “ In answer to your
enquiry of… (date) please find enclosed… (Catalogue, a price-list or a sample).”

In most cases the sales Manager will make his offer in a personal letter, expressing
his thanks for the enquiry, his pleasure in dealing with it and his eagerness to give
satisfaction. If he feels he can not meet his customer’s requirement exactly, he may
 ~9~

suggest an alternative or a slight variant, thereby showing his interest in his

customer’s problems and his desire to help him.

If the enquiry comes from someone with whom the firm has never dealt before, he
will stress his particular pleasure in welcoming him, assuring him that a special effort
is being made to get is first order and expressing the hope that a pleasant
connection will result.

Above all, never put off replying to an inquiry. If, for any reason, an offer takes several
days to prepare, answer immediately saying so and asking the customer to wait a
few days. At the same time take the opportunity to point out some special feature of
your correspondent that it is in his interest to wait for your offer rather than accept
that of a competitor.

II.1.3. Lettre de demande de renseignements

La plupart des transactions commencent par une demande de renseignements.

Toutes les entreprises savent qu’une demande de renseignements peut signifier
l’ouverture d’une relation commerciale profitable et un directeur commercial
enthousiaste s’efforcera de transformer chaque demande en vente. Par conséquent,
l’auteur d’une demande de renseignements, l’« acheteur potentiel », n’a pas besoin de
se donner la peine de rendre sa lettre agréable et intéressante. C’est ainsi par nature.
Il peut se permettre d’être bref tant qu’il est précis dans l’énoncé de ce qu’il veut.

Les demandes de renseignements peuvent varier considérablement quant au type

d’informations requises, mais elles ont toutes un point commun : l’auteur d’une
demande de renseignements veut quelque chose et demande si cela peut être fourni
et à quelles conditions. La règle d’or ici sera : soyez bref mais clair et précis afin que
votre correspondant n’ait aucun doute sur ce que vous voulez savoir. En étant précis,
vous vous aidez vous-même plus que quiconque.

Si vous souhaitez simplement qu’un catalogue ou une liste de prix vous soit envoyé,
ou si vous voulez savoir si un fournisseur peut livrer un article standard à une
certaine date, vous pouvez envoyer une carte postale. Si vous avez besoin de plus de
détails, vous écrirez une lettre. Dans certains cas, vous pouvez inciter le vendeur à
proposer des prix plus bas ou de meilleures conditions en mentionnant le volume de
 ~ 10 ~

votre commande ou la possibilité de commandes répétées.

Si vous pensez avoir besoin d'une phrase de clôture appropriée, vous pouvez
exprimer votre volonté de passer d'autres commandes si cette première transaction
est satisfaisante.

Le soin apporté au traitement des demandes de renseignements peut varier

légèrement en fonction de la situation économique. En période de dépression ou tout
simplement de récession, une demande de renseignements est considérée comme
une opportunité rare et on prend plus de précautions pour ne pas la laisser passer
qu'à tout moment où la demande dépasse l'offre. Mais en règle générale, tout est mis
en œuvre pour transformer une demande de renseignements en vente.

Dans quelques cas seulement, un catalogue, une liste de prix ou un échantillon sera
envoyé sans lettre d'accompagnement ou simplement avec la lettre de routine
stéréotypée : « En réponse à votre demande de renseignements du… (date), veuillez
trouver ci-joint… (catalogue, liste de prix ou échantillon). » Dans la plupart des cas, le
directeur commercial fera son offre dans une lettre personnelle, exprimant ses
remerciements pour la demande, son plaisir de traiter avec elle et son désir de
donner satisfaction. S’il estime ne pas pouvoir répondre exactement aux besoins de
son client, il peut suggérer une alternative ou une légère variante, montrant ainsi son
intérêt pour les problèmes de son client et son désir de l’aider.

Si la demande provient d’une personne avec laquelle l’entreprise n’a jamais traité
auparavant, il soulignera le plaisir particulier qu’il a de l’accueillir, l’assurant qu’un
effort particulier est fait pour obtenir sa première commande et exprimant l’espoir
qu’une relation agréable en résultera.

Surtout, ne tardez jamais à répondre à une demande. Si, pour une raison quelconque,
une offre prend plusieurs jours à préparer, répondez immédiatement en le disant et
en demandant au client d’attendre quelques jours. Profitez-en également pour
souligner une particularité de votre correspondant qui fait qu’il a intérêt à attendre
votre offre plutôt qu’à accepter celle d’un concurrent.
 ~ 11 ~

II.1. 4. Some enquiries and their replies

3. SIFORCO. Co. Ltd 1. BRALIMA,

MONACO QUATER, 146, Flambeau Street,

Tel 0842708528 PO BOX 345 KIN I,

Kinshasa-Ngaliema Kinshasa-Gombe

4. Dear Sirs, 2. Tuesday, December 2nd , 2017

5. Please send us some samples of your new tables and chairs as advertised in the
last number of “ l’Avenir”. As we are in a position to place large orders regularly we
trust that you will make an effort to submit a really competitive quotation. Easy terms
would induce us to place a trial order.

6. Yours faithfully

7. Signature
Merveille Kilongo
Marketing Manager

4. chers Messieurs, 2. Mardi 2 décembre 2017

5. Veuillez nous envoyer quelques échantillons de vos nouvelles tables et chaises

comme annoncé dans le dernier numéro de « l’Avenir ». Comme nous sommes en
mesure de passer régulièrement des commandes importantes, nous espérons que
vous ferez l’effort de nous soumettre un devis vraiment compétitif. Des conditions
faciles nous inciteraient à passer une commande d’essai.

6. Cordialement

7. Signature

Merveille Kilongo

Directrice Marketing
 ~ 12 ~

Reply

3. Bralima Co. Ltd 1. SIFORCO Co. Ltd

146, Flambeau Street, BIANDA QUATER,

PO BOX 5 KIN I, Tel: 0821209684

Tel: 0842708528, Kinshasa- MontgaFula

Kinshas-Ngaliema

4. Dear Sirs, 2. Monday, December 18th, 2017

5. Thank you for your enquiry of Thursday, December 2nd, 2017 for our tables and
chairs, and have pleasure in stating that our prices will be reduced by five per cent if
your monthly orders amount to 1,00$ in value.

Orders are executed the day they are received and we are confident that both our
terms and our products will give complete satisfaction.

Looking forward to your orders which shall have our best attention.

6. Yours faithfully

7. Signature
Monique
Financial Manager
Réponse

3. Bralima Co. Ltd 1. SIFORCO Co. Ltd

146, Flambeau Street, BIANDA QUATER,

PO BOX 5 KIN I, Tel: 0821209684

Tel: 0842708528, Kinshasa- MontgaFula

Kinshasa-Ngaliema

4. Messieurs, 2. Lundi 18 décembre 2017

5. Nous vous remercions de votre demande de renseignements du jeudi 2 décembre

2017 pour nos tables et chaises, et avons le plaisir de vous informer que nos prix
seront réduits de cinq pour cent si vos commandes mensuelles s'élèvent à 1,00$ en
valeur.

Les commandes sont exécutées le jour de leur réception et nous sommes

convaincus que nos conditions et nos produits vous donneront entière satisfaction.
 ~ 13 ~

Dans l'attente de vos commandes qui recevront notre meilleure attention.

6. Cordialement

7. Signature

Monique

Responsable Financière
~ 14 ~
 ~ 15 ~

II.1.5. Polite enquiry phrases

1. Would you be kind enought to let me know…

2. I wonder whether you could give me some information.

3. Could you please tell me…

4. I should be very grateful if you would let me have the following information.

5. Would it be possible for your to tell me…

6. Please let me know if…

7. I should be glad to know…

8. Perhaps you would be good enough to send me details of…

9. I should be very much obliged if you could let me have full details of…

10. I should particularly like to know if…

II.1.6. Enquiries replies useful concluding sentences

1. We are sure that a trial order will give you full satisfaction and we look forward
to hearing from you.

2. You may be sure that your requirements will receive immediate attention.
 ~ 16 ~

3. Our whole experience is at your service and we shall spare no effort to give
you full satisfaction.

4. If we have not covered all the points in your enquiry, please do not hesitate to
write us again.

5. An early reply would help us to dispatch your order with the minimum delay.

6. You may rely on us to give your order immediate attention.

7. We are certain that our products will meet your requirements and we look
forward to receiving your order.

II.1.5. Phrases de politesse pour les demandes de renseignements

Auriez-vous l'amabilité de me faire savoir…

Je me demande si vous pourriez me donner des informations.

Pourriez-vous me dire…

Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez me faire parvenir les informations
suivantes.

Vous serait-il possible de me dire…

Merci de me faire savoir si…

Je serais ravi de savoir…

Vous auriez peut-être la gentillesse de m'envoyer des détails sur…

Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez me faire parvenir des détails
complets sur…

J'aimerais particulièrement savoir si…

II.1.6. Réponses aux demandes de renseignements phrases de conclusion utiles

Nous sommes sûrs qu'une commande d'essai vous donnera entière satisfaction et
nous attendons avec impatience de vous entendre.

Vous pouvez être sûr que vos besoins recevront une attention immédiate.

Nous mettons toute notre expérience à votre service et nous ne ménagerons aucun
 ~ 17 ~

effort pour vous donner entière satisfaction.

Si nous n'avons pas couvert tous les points de votre demande de renseignements,
n'hésitez pas à nous écrire à nouveau.

Une réponse rapide nous aiderait à expédier votre commande dans les plus brefs
délais.

Vous pouvez compter sur nous pour traiter votre commande immédiatement.

Nous sommes certains que nos produits répondront à vos exigences et nous
sommes impatients de recevoir votre commande.

II.1.7. Letter of order

Though it may be difficult to obtain orders and it may involve the writing or many
letters, it is very easy to order goods by letter. It hardly requires any letter-writing. All
that has to be mentioned is: the goods, the terms and the date of delivery.
Sometimes special instructions will be added concerning packing, shipping of goods,
etc..or if delivery date is all important this will be stressed.

Most firms use printed order-forms that need only be filled in. i.e. goods ordered,
terms and delivery date. These order-formed are numbered and so make future
reference easier. All that may be needed then is a short routine note accompanying
the order-form. You may end this, if you like, by saying that:

1. Satisfaction with the order will lead to further business

2. We hope the goods will arrive by next… at the latest

3. Please advise a s soon as the goods have been sent

4. We trust you will give this order your immediate attention

5. Prompt dispatch of this order will be greatly appreciated

6. If this trail order is satisfactorily executed, we shall be pleased to place further

business with you

7. We shall be grateful if you will give this order your careful attention.
 ~ 18 ~

II.1.7. Lettre de commande

Bien qu'il soit difficile d'obtenir des commandes et que cela puisse nécessiter de
nombreuses lettres, il est très facile de commander des marchandises par lettre.
Cela ne nécessite pratiquement aucune lettre. Il suffit de mentionner les
marchandises, les conditions et la date de livraison. Parfois, des instructions
spéciales seront ajoutées concernant l'emballage, l'expédition des marchandises, etc.
ou si la date de livraison est primordiale, cela sera souligné.

La plupart des entreprises utilisent des formulaires de commande imprimés qu'il

suffit de remplir, c'est-à-dire les marchandises commandées, les conditions et la date
de livraison. Ces formulaires de commande sont numérotés et permettent ainsi une
référence ultérieure plus facile. Il suffit alors d'ajouter une brève note de routine
accompagnant le formulaire de commande. Vous pouvez terminer ceci, si vous le
souhaitez, en disant que :

La satisfaction de la commande mènera à d'autres affaires

Nous espérons que les marchandises arriveront d'ici… au plus tard

Veuillez nous prévenir dès que les marchandises ont été envoyées

Nous espérons que vous accorderez à cette commande votre attention immédiate

L'expédition rapide de cette commande sera grandement appréciée

Si cette commande d'essai est exécutée de manière satisfaisante, nous serons

heureux de conclure d'autres affaires avec vous

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir accorder à cette commande toute
votre attention.
 ~ 19 ~

II.1.14. Some business complaint letters

II.1.14. Quelques lettres de réclamations commerciales

~ 20 ~
~ 21 ~
 ~ 22 ~

II.7. Payment letter

So far we have been concerned with the transactions of goods, if inquiries are so
welcome, and a great pains are taken to turn enquiries into orders and to execute the
orders to the buyer’s satisfaction, it is because the customer will finally have to pay
for the goods or services provided.

Money may also involve different types of letters. In transactions between regular
business firms goods are very often provided on credit terms. The invoice is sent off
with the goods and payment will be received at the earliest two or three days later.

Goods are more commonly provided on credit terms, i.e. the buyer receives the
goods on the understanding that he will pay for them later, 30 days, 60 days, 90 days
or sometimes even 6 months after delivery. Therisk here is greater. The seller must
have confidence not only in the customer’s honesty, i.e. his willingness to pays but
also in his financial position, i.e. his ability to pay. Therefore when receiving an order
from a firm which is unknowns to him, the supplier will want to enquire discretely into
the prospective customers financial standing before confirming the order. This type
of investigation is called a status enquiry.
 ~ 23 ~

A customer with whom the firm has not done business before will normally be asked
for references before his order is accepted. Very often he will provide these
references with his first order. They are usually two trade references and on bank
reference, i.i. the names of two firms and one bank to whom the seller can apply for
information about his new customer’s financial standings reputation and general way
of doing business. Letters asking information from a firm or person given as a
reference tend to follow a conventional pattern. You give the name of the firm or
person in question, you mention the amount of the credit involved and you ask for
advice. You emphasize that the information received will be treated confidentially and
before thanking him in advance, you may also express readiness to reciprocate,
should the opportunity arise.

II.7. Lettre de paiement

Jusqu'ici, nous avons traité des transactions de marchandises. Si les demandes de

renseignements sont si bien accueillies et si l'on s'efforce de les transformer en
commandes et de les exécuter à la satisfaction de l'acheteur, c'est parce que le client
devra finalement payer les marchandises ou les services fournis.

L'argent peut également impliquer différents types de lettres. Dans les transactions
entre entreprises commerciales classiques, les marchandises sont très souvent
fournies à crédit. La facture est envoyée avec les marchandises et le paiement est
reçu au plus tôt deux ou trois jours plus tard.

Les marchandises sont le plus souvent fournies à crédit, c'est-à-dire que l'acheteur
reçoit les marchandises en sachant qu'il les paiera plus tard, 30 jours, 60 jours, 90
jours ou parfois même 6 mois après la livraison. Le risque est ici plus grand. Le
vendeur doit avoir confiance non seulement dans l'honnêteté du client, c'est-à-dire
dans sa volonté de payer, mais aussi dans sa situation financière, c'est-à-dire dans sa
capacité de payer. Ainsi, lorsqu’il reçoit une commande d’une entreprise qu’il ne
connaît pas, le fournisseur voudra s’enquérir discrètement de la situation financière
du client potentiel avant de confirmer la commande. Ce type d’enquête est appelé
enquête de statut.
 ~ 24 ~

Un client avec lequel l’entreprise n’a jamais fait affaire auparavant se verra
normalement demander des références avant que sa commande ne soit acceptée.
Très souvent, il fournira ces références lors de sa première commande. Il s’agit
généralement de deux références commerciales et d’une référence bancaire, c’est-à-
dire les noms de deux entreprises et d’une banque auxquelles le vendeur peut
s’adresser pour obtenir des informations sur la situation financière, la réputation et la
façon générale de faire des affaires de son nouveau client. Les lettres demandant
des informations à une entreprise ou à une personne donnée en référence ont
tendance à suivre un modèle conventionnel. Vous donnez le nom de l’entreprise ou
de la personne en question, vous mentionnez le montant du crédit concerné et vous
demandez conseil. Vous insistez sur le fait que les informations reçues seront
traitées de manière confidentielle et avant de le remercier à l’avance, vous pouvez
également exprimer votre volonté de lui rendre la pareille, si l’occasion se présente.

II.7.1. Status enquiries letters

3. RAWBANK, Co. Ltd 1. Marsavco. Co. Ltd

16, Boulevard du 30 juin 50, Kwilu Street,

P.O. BOX 115 Kin I P.O. Box 120 Dibaya Lubwe

Kinshasa-Gombe Dibaya Lubwe/Kwilu

4. Dear sirs, 2. Friday, February 1st, 2017

5. We have today received an order for an amount of 3,500$ U.S from Mr BABA-
BASWE, who have referred us to you for information about his financial standing.
Would you be kind enough to let us know how long you have done business with him
and whether your dealings with him have always been satisfactory. We would like to
know more particulary whether, in your opinion, credit up to 3.500$ U.S can be safety
granted.

Any information given will of course be treated strictly confidentially. We are

most grateful for your assistance and shall be only too pleased to reciprocate, should
the opportunity arise.
~ 25 ~

6. Tours faithfully

7. Signature

NGARAR Jilbert

Manager
 ~ 26 ~

Note: when given information in answer to a status enquiry, never mention the name
of the firm or person in question unless the information is very favourable.

Banks will also supply information of this king but not an answer to private enquiries,
only to enquiries from other banks. If you want to take up a bank reference you have
to write to your bank and ask them to dos so for your.

If the information received from this agency is unfavourable and the risk great, the
selle may offer the goods “ cash with order” but this does not often lead to a
transaction. If on the other hand the information received is favourable, the order is
confirmed and credit is granted.

Remarque : lorsque vous recevez des informations en réponse à une demande de

renseignements sur le statut, ne mentionnez jamais le nom de la société ou de la
personne en question, sauf si les informations sont très favorables.

Les banques fourniront également des informations à ce sujet, mais ne répondront

pas aux demandes privées, mais uniquement aux demandes d'autres banques. Si
vous souhaitez obtenir une référence bancaire, vous devez écrire à votre banque et
lui demander de le faire pour vous.

Si les informations reçues de cette agence sont défavorables et que le risque est
 ~ 27 ~

grand, le vendeur peut proposer les marchandises « en espèces à la commande »,

mais cela ne conduit pas souvent à une transaction. Si, par contre, les informations
reçues sont favorables, la commande est confirmée et le crédit est accordé.

II.7.2. Payments

When the date for settlement approaches, the seller renders a statement of account.
The buyer has only to check the statement against his books, make out a cheque for
the amount and send it with the statement. This does away with a good deal of
routine correspondence asking for payment, sending payment and asking for receipt.

Here is a letter that might accompany the cheque:

II.7.2. Paiements

Lorsque la date de règlement approche, le vendeur établit un relevé de compte.

L'acheteur n'a qu'à vérifier le relevé dans ses livres, établir un chèque du montant et
l'envoyer avec le relevé. Cela permet d'éviter une bonne partie de la correspondance
de routine demandant le paiement, envoyant le paiement et demandant un reçu.

Voici une lettre qui pourrait accompagner le chèque :

 ~ 28 ~

II.7.3. Payments useful opening sentences

1. Our statement of march has been rendered three times but the amount of… is
still outstanding.

2. If your cheque does not arrive by return of post, we shall be obliged to take
legal action.

3. As we have no answer to our reminder we can only assume that it has

escaped your attention and we should be obliged…if you would look into the
question without further delay.

4. We are unable to keep this overdue balance open any longer and must inst on
immediate payment.

5. As no item of your overdue account is in dispute, we must request settlement

by the end of the month at the very latest.

II.8. Some state exam questions on commercial correspondence

Note: The numbered parts of the letter below are not in the right order. Re-arrange
them before you answer the questions.

II.7.3. Paiements phrases d'introduction utiles

Notre relevé de compte a été rendu trois fois mais le montant de… est toujours
impayé.

Si votre chèque n'arrive pas par retour de courrier, nous serons obligés d'engager une
action en justice.

Comme nous n'avons pas de réponse à notre rappel, nous ne pouvons que supposer
qu'il a échappé à votre attention et nous serions obligés…si vous examiniez la
question sans plus tarder.

Nous ne pouvons plus maintenir ce solde impayé ouvert et devons procéder

immédiatement au paiement.

Comme aucun élément de votre compte impayé n'est en litige, nous devons
demander le règlement au plus tard à la fin du mois.
 ~ 29 ~

II.8. Quelques questions d'examen d'État sur la correspondance commerciale

Remarque : les parties numérotées de la lettre ci-dessous ne sont pas dans le bon
ordre. Réorganisez-les avant de répondre aux questions.

Questions

1. The above letter is a (an):

1. Application 2. Enquiry3. Complaint 4. Quotation 5. Order

2. One of the following parts is not mentioned in the above letter:

1. Opening salutation. 2. Inside address. 3. Complimentary close. 4. Subject line.5. Body of the letter

3. The sender’s address, in number:

1.7 2.1 3.5 4.2. 5.3

4. The opening salutation in reply to this letter is:

 ~ 30 ~

1. Dear Miss Sandra douglas, 2. Dears Mrs Sandra douglas 3. Dears Mr Sandra douglas

4. Dear Mr Sandra douglas 5. Dear Sir

Questions

La lettre ci-dessus est une (une) :

Candidature 2. Demande de renseignements 3. Réclamation 4. Devis 5. Commande

L'une des parties suivantes n'est pas mentionnée dans la lettre ci-dessus :

Salutation d'ouverture. 2. Adresse intérieure. 3. Clôture de politesse. 4. Objet. 5. Corps de la lettre

L'adresse de l'expéditeur, en chiffres :

1.7 2.1 3.5 4.2. 5.3

La salutation d'ouverture en réponse à cette lettre est :

Chère Mlle Sandra Douglas, 2. Chère Mme Sandra Douglas 3. Cher Monsieur Sandra Douglas

Questions

1. This letter is connected with:

1. An advertisement 2. An application 3. A liability 4. An unemployment 5. A vacancy

2. Regular price is the price which is:

1. Steady 2. Low 3. Interesting 4. Normal 5. High

3. Choose the part which is not a main part of a business letter:

1. Subscription 2. Complementary closing 3. Opening salutation 4. Closing salutation 5. Date

4. To make publicity or offer a job in a magazine is:

1. Publishing 2. Production 3. Selling 4. Advertising 5. Publing
 ~ 31 ~

Questions

Cette lettre est liée à :

1. Une annonce 2. Une candidature 3. Un passif 4. Un chômage 5. Un poste vacant

Le prix normal est le prix qui est :

1. Stable 2. Bas 3. Intéressant 4. Normal 5. Élevé

Choisissez la partie qui ne constitue pas une partie principale d'une lettre commerciale :

1. Abonnement 2. Formule de politesse complémentaire 3. Salutation d'ouverture 4. Salutation de clôture 5. Date

Faire de la publicité ou proposer un emploi dans un magazine, c'est :

1. Publier 2. Produire 3. Vendre 4. Publicité 5. Publier

Questions

1. The customer wants:

1. Packing note and invoice to correspond

2. More credit for buying shirts

3. The seller to replay what was paid to much

4. To receive 12 x6 shirts

5. To see the invoice

2. In due course means:

1. When necessary 2. At the normal time 3. As soon as possible 4. In the course of this week 5. In
the usual way

3. The French for “indent” is:

1. Commande 2. Plainte 3. Rappel 4. Avis 5. Police
 ~ 32 ~

4. The problem is that:

1. Not all item asked for have been sent

2. The quanlity of goods sent is insufficient

3. The customer does not have enough credit for his order

4. The quantity invoiced differs from the quantity received

5. Too many different items have been despatched.

Questions

Le client souhaite :

1. Que le bordereau d'expédition et la facture correspondent

2. Plus de crédit pour l'achat de chemises

3. Que le vendeur rembourse ce qui a été trop payé

4. Recevoir 12 chemises x6

5. Voir la facture

En temps voulu signifie :

Quand c'est nécessaire 2. En temps normal 3. Dès que possible 4. Dans le courant de
cette semaine 5. De la manière habituelle

Le français pour "indent" est :

Commande 2. Plainte 3. Rappel 4. Avis 5. Police

Le problème est que :

Tous les articles demandés n'ont pas été envoyés

La quantité de marchandises envoyées est insuffisante

Le client n'a pas assez de crédit pour sa commande

La quantité facturée diffère de la quantité reçue

Trop d'articles différents ont été expédiés.

 ~ 33 ~

III.1997

Dear Mr KANSEBU, 15 March, 1997

I have seen your advertisement for club shirts. I am writing to ask about the colours
you make them. I do not want black shirts, but if you make blue shirts, I shall write
and send an order form for the shirts.

Sincerely yours,

Monsieur KANSEBU, 15 mars 1997

J'ai vu votre publicité pour des maillots de club. Je vous écris pour vous demander
dans quelles couleurs vous les fabriquez. Je ne veux pas de maillots noirs, mais si
vous fabriquez des maillots bleus, je vous écrirai et vous enverrai un bon de
commande pour les maillots.

Cordialement,

Questions

1. The above letter is a (an):

1. Order 2. Status enquiry 3. Application 4. Private letter 5. Formal letter

2. We would like you to send for the blue shirts. The closest word in meaning to
the underlined one is to:
1. Give 2. Carry out 3. Fetch 4. Stop 5. Take away

3. One of the following parts appears in the above letter:

1. Heading 2. Inside address 3. Reference code 4. Signature 5. Body

Questions

La lettre ci-dessus est une :

Commande 2. Demande de statut 3. Demande 4. Lettre privée 5. Lettre officielle

Nous aimerions que vous fassiez venir chercher les chemises bleues. Le mot le plus
proche de celui souligné est :

Donner 2. Exécuter 3. Aller chercher 4. Arrêter 5. Emporter

 ~ 34 ~

L'une des parties suivantes apparaît dans la lettre ci-dessus :

En-tête 2. Adresse intérieure 3. Code de référence 4. Signature 5. Corps

IV. 1999

2. 1.

3.

4. Dear sirs,

5. We can not understand why we have not yet received the calculating
machines and office equipment which were ordered as long as 31st August.

As you know, the order was placed on condition that delivery was affected not letter
than 15th October, the delay is causing us great inconvenience.

We regret to inform you that if these goods, have not reached us by the end of this
week, we shall be compelled to cancel the order.

6.

7.

Sales Manager

Messieurs,

Nous ne comprenons pas pourquoi nous n'avons pas encore reçu les machines à
calculer et le matériel de bureau commandés jusqu'au 31 août.

Comme vous le savez, la commande a été passée à condition que la livraison soit
effectuée au plus tard le 15 octobre, ce retard nous cause de gros inconvénients.

Nous avons le regret de vous informer que si ces marchandises ne nous sont pas
parvenues d'ici la fin de cette semaine, nous serons contraints d'annuler la
commande.
 ~ 35 ~

Questions: Read the letter and answer the questions about it

1. The missing part 7 is called:

1. complementary close 2. Reference code 3. Heading 4. Inside address 5.

Signature

2. The analysis of the above letter says that:

1. It is sent to an individual by says that

2. It is written by an individual whose name is mentioned

3. The delay will cause more good than harm to the buyer

4. There is no delay in the delivery

5. The buyer will accept the goods after the deadline

3. The abbreviation “Mrs” is used for:

1. A man who has no special title

2. A married woman

3. An unmarried woman

4. Names of two or more people as part of the names of a business

5. Both married and unmarried woman

Questions : Lisez la lettre et répondez aux questions à ce sujet

La partie manquante 7 s'appelle :

1. clôture complémentaire 2. Code de référence 3. En-tête 4. Adresse intérieure 5.

Signature

L'analyse de la lettre ci-dessus indique que :

Elle est envoyée à un particulier par dit que

Elle est écrite par un particulier dont le nom est mentionné

Le retard causera plus de bien que de mal à l'acheteur

Il n'y a pas de retard dans la livraison

 ~ 36 ~

L'acheteur acceptera les marchandises après le délai

L'abréviation « Mme » est utilisée pour :

Un homme qui n'a pas de titre spécial

Une femme mariée

Une femme célibataire

Les noms de deux ou plusieurs personnes faisant partie des noms d'une entreprise

Femme mariée et célibataire

V. 2000

2, the manager 1. 262 Rombo

YMCA LUANDA

221, OSWE STREET REPUBLIC OF ANGOLA

KINSHASA

3. 5th January, 2000

4. Dear sir,

5. I would be grateful if you would send me details about working as an aupair in

September. I would like to take an English course in august. Would you please send
me any details about your school? I am englosing an international reply coupon.

5. Yours faithfully,

6.

HELENE SEYA,

Cher Monsieur,

5. Je vous serais reconnaissante de bien vouloir m'envoyer des informations sur mon
travail en tant qu'au pair en septembre. J'aimerais suivre un cours d'anglais en août.
Pourriez-vous m'envoyer des informations sur votre école ? Je joins un coupon-
 ~ 37 ~

réponse international.

5. Cordialement,

Questions

1. The part ot the letter numbered “2” is called:

1. Sender’s address 2. Salutation 3. Inside address 4. Complementary close 5. Body of letter

2. If you were asked to write a reply to the above letter, here are the steps you
should go through. They are given in a jumbled way. Give the correct order.

Steps:

1. Write your first draft 2. Revise your first draft and documents 3. Write
aboutline 4. Assemble all the relevant information 5. Write your aim 6.
Arrange the points in order of importance 7. Write and type your final version.

1. 1-3-4-2-5-7-6

2. 4-1-2-6-7-3-5

3. 5-4-6-3-1-2-7

4. 1-6-4-2-3-7-5

5. 3-7-6-1-2-5-4

Questions

La partie de la lettre numérotée « 2 » s'appelle :

1. Adresse de l'expéditeur 2. Salutation 3. Adresse intérieure 4. Clôture

complémentaire 5. Corps de la lettre

Si on vous demandait d'écrire une réponse à la lettre ci-dessus, voici les étapes à
suivre. Elles sont données de manière pêle-mêle. Donnez le bon ordre.

Étapes :

Rédigez votre premier brouillon 2. Révisez votre premier brouillon et vos documents
 ~ 38 ~

3. Écrivez à propos de la ligne 4. Rassemblez toutes les informations pertinentes 5.

Écrivez votre objectif 6. Classez les points par ordre d'importance 7. Écrivez et tapez
votre version finale.

1-3-4-2-5-7-6

4-1-2-6-7-3-5

5-4-6-3-1-2-7

1-6-4-2-3-7-5

3-7-6-1-2-5-4

2. One of the following abbreviations is used before the name of both married
and unmarried men.

1. Miss 2. Mr 3. Ms 4. Mesrs 5. Mrs

L’une des abréviations suivantes est utilisée avant le nom des hommes mariés et
célibataires.
 ~ 39 ~

VI.2000

Plastipan ltd, Grand union insurance [Link]

9higt street, 124, Liverpool street,

Hull Liverpool,

Hu 1 1HF L179AH

5_________________________29th june, 2000

Three weeks ago we reminded you of the outstanding balance in our favour of FC
800,000. According to our records, your have not yet settled the account. Please give
the matter your immediate attention and let us have your payment by 15th july.

3.__________________

4.__________________

Il y a trois semaines, nous vous avons rappelé que nous avions un solde impayé de
800 000 FC. D'après nos archives, vous n'avez pas encore réglé le compte. Veuillez
vous occuper immédiatement de cette question et nous faire parvenir votre paiement
avant le 15 juillet.

Questions

1. The above letter is connected with a (an)

1. Offer 2. Enquiry 3. Payment 4. Application 5. Order

2. The missing part numbered “4” is called:

1. Inside address 2. Signature block 3. Closing salutation 4. Date 5. Opening salutation

3. One of the following complimentary closed best suits the above letter:
1. Yours affectictionnately 2. Yours ever 3. Sincerely yours 4. Very truly yours 5. Much love

4. Supposing you were in charge of writing the reply to the above letter. Here are
the steps you should go through when planning your letter:

1. Write your first draft

 ~ 40 ~

2. Write or type your final version

3. Write an outline

4. Write your aim

5. Assemble all the relevant information and documents

6. Revise your first draft

7. Arrange the points in the order of importance

Give the correct order to the steps numbered 1 to 7

1. 4-5-7-3-1-6-2

2. 5-1-4-2-3-7-6

3. 1-2-3-4-5-6-7

4. 4-7-3-1-2-6-5

5. 1-4-6-5-3-2-7

Questions

La lettre ci-dessus est liée à une (une)

Offre 2. Demande de renseignements 3. Paiement 4. Demande 5. Commande

La partie manquante numérotée « 4 » s'appelle :

Adresse intérieure 2. Bloc signature 3. Formule de politesse de clôture 4. Date 5.

Formule de politesse d'ouverture

L'une des formules de politesse de clôture suivantes convient le mieux à la lettre ci-
dessus :

Cordialement vôtre 2. Bien à vous 3. Sincèrement vôtre 4. Très sincèrement vôtre 5.

Bien à vous

Supposons que vous soyez chargé de rédiger la réponse à la lettre ci-dessus. Voici
les étapes à suivre pour préparer votre lettre :
 ~ 41 ~

Rédigez votre premier brouillon

Rédigez ou tapez votre version finale

Rédigez un plan

Rédigez votre objectif

Rassemblez toutes les informations et tous les documents pertinents

Révisez votre premier brouillon

Classez les points par ordre d'importance

Donnez le bon ordre aux étapes numérotées de 1 à 7

4-5-7-3-1-6-2

5-1-4-2-3-7-6

1-2-3-4-5-6-7

4-7-3-1-2-6-5

1-4-6-5-3-2-7

VII. 2001

Here are some letters, read them and then answer the following questions.

Letter one

We are pleased with the quality but the packing was not very good. Twelve large
plates and six small ones were broken. We should be grateful in you would send
replacement immediately.

Letter two

The personal manager

1. Siderurgie de MALUKU

MALUKU

KINSHASA/RDC
 ~ 42 ~

2. Dear Sir,

3. Assistant works Engineer

4. I wish to apply for the post of assistant works engineer which you advertised
in the yesterday edition of “ refence plus” newspaper.

Letter three

Please send me at once the following items

I do not wish to pay more than the price

I have indicated

Two dozens of white shirts 1,500Fc/each

Five dozens of black trousers 2,500Fc/each

Those items are to be charged to my account

VII. 2001

Voici quelques lettres, lisez-les puis répondez aux questions suivantes.

Lettre 1

Nous sommes satisfaits de la qualité mais l'emballage n'était pas très bon. Douze
grandes assiettes et six petites étaient cassées. Nous vous serions reconnaissants
de bien vouloir nous en envoyer immédiatement de nouvelles.

Lettre 2

Le directeur personnel

Siderurgie de MALUKU

MALUKU

KINSHASA/RDC

Monsieur,

Assistant ingénieur de travaux

 ~ 43 ~

Je désire poser ma candidature pour le poste d'assistant ingénieur de travaux que

vous avez annoncé dans l'édition d'hier du journal " référence plus ".

Lettre 3

Veuillez m'envoyer immédiatement les articles suivants

Je ne souhaite pas payer plus que le prix

que j'ai indiqué

Deux douzaines de chemises blanches 1 500Fc/pièce

Cinq douzaines de pantalons noirs 2 500Fc/pièce

Ces articles sont à ma charge

Questions

1. The above letter numbered (2) is:

1. A complaint 2. An application 3. An order 4. A status inquiry 5. A reminder

2. The part of the letter numbered “3) is ca!led:

1. Opening salutation 2. Body of the letter 3. Closing salutation 4. Subject line 5. Inside address

3. The French for “account “is:

1. Compte 2. Merchandise 3. Emballage 4. Article de remplacement 5. Piece de rechange

4. The above letter numbered (1) is:

1. A complaint 2. A status inquiry 3. An application 4. An order 5. A reminder

5. The part of the letter numbered “4” is called:

1. Opening salutation 2. Inside address 3. Body of the letter 4. Closing salutation 5. Subject line

6. The French for item is:

1. Emballage 2. Marchandise 3. Article de remplacement 4. Compte 5. Question
 ~ 44 ~

Questions

La lettre ci-dessus numérotée (2) est :

1. Une réclamation 2. Une demande 3. Une commande 4. Une demande de statut 5.

Un rappel

La partie de la lettre numérotée « 3) » est intitulée :

1. Salutation d'ouverture 2. Corps de la lettre 3. Salutation de clôture 4. Objet 5.

Adresse intérieure

Le français pour « compte » est :

1. Compte 2. Marchandise 3. Emballage 4. Article de remplacement 5. Pièce de

rechange

La lettre ci-dessus numérotée (1) est :

1. Une réclamation 2. Une demande de statut 3. Une demande 4. Une commande 5.

Un rappel

La partie de la lettre numérotée « 4 » est intitulée :

1. Salutation d'ouverture 2. Adresse intérieure 3. Corps de la lettre 4. Salutation de

clôture 5. Objet

Le français pour article est :

Emballage 2. Marchandise 3. Article de remplacement 4. Compte 5. Question

 ~ 45 ~

Questions : Read the above letter and answer the following questions

1. This letters is:

1. A complaint 2. Asking for information 3. Addressed to an individual 4. An inquiry 5. An
introduction

2. The part of the letter numbered “4” is called:

1. Sender’s address 2. Body of the letter 3. Salutation 4. Inside address 5. Complimentary close

3. The sender of the letter is:

1. KAHUNGU 2. A lady with a known marital status 3. Still a student 4. YOWATADI 5. About to
complete her studies

4. The part of the letter numbered “2” is called:

1. A complaint 2. An application 3. An inquiry 4. Asking for information 5. An introduction

5. This letter is:

6. The part of the letter numbered “1” is called:

1. Sender’s address 2. Body of the letter 3. Salutation 4. Inside address 5. Complementary close

Questions : Lisez la lettre ci-dessus et répondez aux questions suivantes

Cette lettre est :
1. Une plainte 2. Une demande d'informations 3. Adressée à un particulier 4. Une demande de renseignements 5. Une
introduction
La partie de la lettre numérotée « 4 » est intitulée :
Adresse de l'expéditeur 2. Corps de la lettre 3. Salutation 4. Adresse à l'intérieur 5. Clôture complémentaire
L'expéditeur de la lettre est :
KAHUNGU 2. Une dame dont l'état civil est connu 3. Toujours étudiante 4. YOWATADI 5. Sur le point de terminer ses études
La partie de la lettre numérotée « 2 » est intitulée :
Une plainte 2. Une demande 3. Une demande de renseignements 4. Une demande d'informations 5. Une introduction
Cette lettre est :
La partie de la lettre numérotée « 1 » est intitulée :
Adresse de l'expéditeur 2. Corps de la lettre 3. Salutation 4. Adresse à l'intérieur 5. Clôture complémentaire
 ~ 46 ~

Questions
1. The above letter is a possible reply to a (an):
1. Order 2. Offer 3. Status inquiry 4. Complaint 5. Application
2. Nadine NZUZI is the… of the letter:
1. Sender 2. Correspondent 3. Buyer 4. Receiver 5. Customer

Questions
La lettre ci-dessus est une réponse possible à une (à une) :
1. Commande 2. Offre 3. Demande de statut 4. Réclamation 5. Demande
Nadine NZUZI est l'auteur de la lettre :
Expéditeur 2. Correspondant 3. Acheteur 4. Destinataire 5. Client
 ~ 47 ~

Questions:
1. The above letter is a possible reply to a (an):
1. Status inquiry 2. Application 3. Offer 4. Complaint 5. order

2. Maferland NKAMENO is the…of the letter

1. Buyer 2. Receiver 3. Sender 4. Customers 5. Reader

Questions :
La lettre ci-dessus est une réponse possible à :
1. Demande de statut 2. Demande 3. Offre 4. Réclamation 5. Commande
Maferland NKAMENO est le…de la lettre
Acheteur 2. Destinataire 3. Expéditeur 4. Clients 5. Lecteur
 ~ 48 ~

Questions:

Read the letter above twice or three times and answer the questions based on it:
1. The above letter is addressed to:
1. An unknown marital status woman 2. A Married woman 3. A man 4. Two or more men 5. A widower
2. The part of the letter which is missing is the:
1. Inside address 2. Heading 3. Closing 4. Signature 5. Body
3. Lorenzini justifies the late delivery of the order by the fact that the order was:
1. Difficult to be delivered in due time
2. Delivery on Friday, November 22nd
3. Delivery at the convenience date
4. Unloaded during onge hour
5. Delivery on the seller’s own truck
 ~ 49 ~

Questions :
Lisez la lettre ci-dessus deux ou trois fois et répondez aux questions en fonction de
celle-ci :
La lettre ci-dessus est adressée à :
1. Une femme dont l'état civil est inconnu 2. Une femme mariée 3. Un homme 4.
Deux hommes ou plus 5. Un veuf
La partie de la lettre qui manque est :
L'adresse intérieure 2. L'en-tête 3. La clôture 4. La signature 5. Le corps
Lorenzini justifie la livraison tardive de la commande par le fait que la commande
était :
Difficile à livrer dans les délais
Livraison le vendredi 22 novembre
Livraison à la date convenue
Déchargée pendant une heure
Livraison sur le propre camion du vendeur

BIBLIOGRAPHY

1. Couvertesy of the british, 1961.

2. Letter writing in English, Brian Deakin, BBC English by radio and television,
London, 1973.
3. Encyclopedie autodidacte, Quilled, Imprimerie des dernières nouvelles de
Strasbourg, Librairie ARISTIDE QUILLET, 1949.
4. Webster’s new students Dictionary G &C MERRIAN Co, American Book
Company, 1964.
5. Kernel one: Robert O’ Neill, 1978, Longman group limited, 1978.
6. Your way second, F. GUARY, J. STRACK, S. PERSEC, Edition Nathan, 1996.
7. Pratical Guide, M. KAWAYA, MAMPUYA, NYEMBWE TSHINKUTA, DE SMEDT.
G, Edition EDIPEPS, Kinshasa, 1989.