Rapport:

Rapport de stage - 1 ère journée d'observation en administration scolaire

Date du stage :

Durée du stage : 4 heures

Lieu : collège Abdeslam SBAII

Nom du stagiaire : FILALI Sara

Nom du tuteur de stage :

Le stage a été effectué au sein du service administratif de l’établissement scolaire. L’objectif était
de découvrir les tâches administratives quotidiennes liées à la gestion des élèves, ainsi que de
contribuer activement à la mise à jour des dossiers des élèves et à la gestion des absences. Cette
journée m'a permis de comprendre l'importance de l'organisation administrative dans le bon
fonctionnement de l'établissement scolaire.

Description des activités réalisées

1. Accueil et introduction aux tâches administratives

À mon arrivée, [Link] m’a guidé sur les outils utilisés pour la gestion des dossiers et des
absences. J’ai été introduit aux principales procédures administratives, telles que la création et la
mise à jour des dossiers des élèves, ainsi que le suivi de leur présence.

2. Mise à jour des dossiers des élèves

Une grande partie de ma journée a été consacrée à l'aide à la mise à jour des dossiers des
élèves. Les dossiers contiennent des informations essentielles sur chaque élève, telles que leurs
coordonnées, leurs résultats scolaires, ainsi que des informations particulières
Collecte des informations : J’ai d’abord aidé à rechercher les informations manquantes dans les
dossiers des élèves. Cela impliquait la consultation de différentes bases de données internes, la
vérification des pièces justificatives et la mise à jour des fiches élèves.

Numérisation et classement des documents : J’ai également participé à la numérisation de

documents administratifs .Chaque document devait être soigneusement classé selon la norme
de l’établissement, afin de garantir une gestion fluide et rapide de l’information.

3. Gestion des absences des élèves

Une autre tâche importante que j’ai accomplie durant mon stage était la gestion des absences
des élèves. Cela consistait à remplir les cartes d'absence, un document essentiel pour le suivi
quotidien de la présence des élèves en classe.

Remplissage des cartes d’absence : J’ai aidé à compléter manuellement les cartes d’absence pour
les élèves en l'absence des professeurs, en veillant à ce que les informations telles que les dates
et la nature des absences (justifiées ou non) soient correctement renseignées. Certaines
absences nécessitaient un suivi particulier, comme les absences médicales, qui devaient être
accompagnées d'un justificatif.

4. Interaction avec les professionnels de l'administration

J’ai eu l’occasion de travailler étroitement avec plusieurs professionnels de l’administration

scolaire : gestionnaires des absences et responsables des dossiers administratifs. Ces échanges
m'ont permis de mieux comprendre l'importance de la collaboration entre les différents services
pour assurer le bon suivi des élèves et répondre aux demandes des parents ou des enseignants.

Cachet du directeur:
Rapport de Stage - Deuxième journée

Date :

Lieu du stage : collège Abdeslam SBAII

Stagiaire : FILALI Sara

Objectifs de la journée :

Lors de cette deuxième journée de stage, j’ai eu l’opportunité de rencontrer le directeur de

l’établissement , qui a pris le temps de m'expliquer en détail l'importance de ce stage et de me
donner une vue d'ensemble sur les missions et les objectifs à atteindre. Ensuite, j'ai participé à
une activité pratique, consistant principalement à organiser des casiers et à préparer des
documents à coller.

Rencontre avec le directeur

Dès le matin, le directeur nous a accueilli . Ce moment a été très instructif, car il nous a permis
de comprendre non seulement l’importance de ce stage dans le cadre de mon parcours, mais
aussi les attentes qu’il avait à notre égard. Il a souligné que ce stage n'était pas simplement une
opportunité d’apprendre des compétences techniques, mais aussi de comprendre le
fonctionnement global du domaine de l’enseignement.

Le directeur a pris le temps de nous expliquer de manière fluide et claire les tâches auxquelles
nous devions nous préparer. Il a abordé plusieurs points essentiels concernant l’organisation
interne et l’importance de chaque détail dans le cadre de nos missions. Il nous a également
informés que l’objectif principal du stage serait de nous familiariser avec les différents processus
internes et de contribuer activement à l’amélioration de certains aspects administratifs .

Organisation des casiers

Après cette réunion, le directeur nous a confié une tâche concrète. Nous avons été invités à
organiser l’ordre des casiers en attribuant un nom à chacun d’eux. Ce travail consistait à coller
des feuilles contenant les noms des documents que contient chaque casier. Pour cela, il fallait
d'abord vérifier que chaque feuille était correctement imprimée et que les informations étaient
à jour.

Nous avons pris soin de bien aligner les étiquettes et de les coller de manière propre et
ordonnée sur les portes des casiers. Cette tâche, bien que simple, nous a permis de développer
un sens de l’organisation et de la rigueur dans l'exécution des tâches administratives. Le travail
en équipe a aussi été essentiel, car nous avons dû coordonner nos efforts pour assurer que
chaque casier soit correctement étiqueté sans confusion.

Préparation des documents

Nous avons enchaîné avec une autre activité. Il nous a été demandé de taper des feuilles
manquantes à coller. Ces documents étaient essentiels pour compléter le système d’étiquetage
et assurer la bonne gestion des casiers. Nous avons utilisé des ordinateurs pour rédiger ces
feuilles, en veillant à respecter le format imposé et à relire attentivement chaque document
avant de l’imprimer.

Le travail de rédaction a permis de renforcer mes compétences en bureautique, notamment en

matière de traitement de texte, tout en m'aidant à comprendre l’importance d’une gestion
documentaire rigoureuse au sein de l'entreprise. Une fois les documents imprimés, nous avons
procédé à leur découpe et à leur collage sur les casiers correspondants.

Conclusion

Cette deuxième journée de stage a été particulièrement enrichissante. La rencontre avec le

directeur m’a permis de mieux comprendre les objectifs du stage et les attentes de
l’établissement . Le travail pratique, bien qu’assez administratif, m'a permis de développer mes
compétences organisationnelles et ma rigueur dans l'exécution des tâches.

Cachet du directeur:
Rapport de stage – Troisième séance

Date :

Établissement scolaire : Abdeslam SBAII

Durée du stage : 4 heures

Lors de cette troisième séance de stage, nous avons eu l’opportunité de rencontrer le directeur
de l’établissement scolaire. Celui-ci nous a présenté les tâches qui nous étaient attribuées pour
ces quatre heures de travail. Nous avons ensuite commencé notre mission au sein de
l’administration scolaire.

Réalisation des tâches administratives .

Nous avons démarré les travaux sous la supervision de l’équipe administrative. La première
étape consistait à remplir les coordonnées des élèves sur leurs cartes d’identité et cartes
d'absence. Nous avons saisi les informations suivantes : nom, prénom, date de naissance, ainsi
que les coordonnées des parents ou tuteurs. Une fois cette partie effectuée, nous avons collé les
photos des élèves sur chaque carte.

Ensuite, nous avons organisé les documents scolaires par classe, en respectant rigoureusement
l’ordre des listes fournies. Cette étape a nécessité une grande attention afin de s'assurer que
chaque élève soit bien classé selon son niveau et sa classe. Nous avons trié les documents en
fonction de l'ordre alphabétique et avons pris soin de bien vérifier que chaque élève soit associé
à la bonne carte.

Conclusion

Cette séance a été très instructive et a permis de mieux comprendre le fonctionnement de

l’administration scolaire. Nous avons appris à organiser des documents de manière méthodique,
tout en veillant à la précision des informations. De plus, cette expérience nous a permis de
prendre conscience de l'importance de l'organisation dans la gestion administrative au sein d'un
établissement scolaire.
Dans les prochaines séances, nous continuerons probablement à assister l’administration dans
d'autres tâches similaires, ce qui nous permettra de mieux comprendre le rôle de cette partie
essentielle de l'établissement scolaire.

Cachet du directeur:
Rapport de Stage – Quatrième Séance

Établissement scolaire : FILALI Sara

Date de la séance :

Durée : 4 heures

La quatrième séance de mon stage a débuté par une rencontre avec le directeur de
l’établissement. Celui-ci m’a présenté brièvement les tâches à accomplir pendant la séance et
m’a expliqué certains aspects organisationnels de l’établissement. J’ai pu poser quelques
questions pour mieux comprendre le fonctionnement administratif de l’école, notamment en ce
qui concerne la gestion des absences des élèves et des enseignants.

Aide à la saisie des informations des enseignants

Suite à cette rencontre, j'ai été chargé d'aider à remplir des informations relatives à certains
professeurs. Cette tâche consistait principalement à compléter des fiches de renseignements
pour les enseignants .

Distribution d’une attestation à un professeur

Par la suite, on m’a demandé de distribuer une attestation à une professeur. Cette attestation
devait être remplie par la professeur elle-même et retournée à l'administration. Une fois
l'attestation remise, je l’ai récupérée après qu'elle ait été dûment complétée par la professeur. Je
l’ai ensuite transmise au directeur, comme il était prévu.

Aide à la gestion des absences des classes

L'étape suivante de ma mission a été de venir en aide à l’administration pour la gestion des
absences de deux classes durant le mois écoulé. Pour cela, j’ai consulté les cartes d'absences
des élèves et j’ai saisi les informations manquantes ou erronées. Cela a nécessité une attention
particulière pour être sûr que chaque absence était bien notée avec précision et qu’aucune
erreur ne se glissait dans les registres.

Mise en ordre des cartes d'absence

Une fois les informations complétées, j'ai procédé à la mise en ordre des cartes d'absence pour
ces deux classes. Cela impliquait de classer les absences par date, d’organiser les informations
selon le nom des élèves et de vérifier la cohérence entre les différents documents. Cette tâche
m’a permis de mieux comprendre l’importance de la rigueur et de l’organisation dans la gestion
administrative d’un établissement scolaire.

Bilan de la séance

Cette quatrième séance m’a permis de développer davantage mes compétences

organisationnelles et administratives, notamment dans le domaine de la gestion des absences
et de la saisie de données. J’ai également appris l'importance de la précision dans la gestion des
documents officiels, en particulier dans un cadre scolaire où les informations doivent être
rigoureusement traitées.

Compétences développées :

Gestion et saisie des informations administratives

Organisation et classement de documents

Communication avec les enseignants et le personnel administratif

Difficultés rencontrées :

La gestion des absences pouvait être complexe en raison de la multiplicité des documents à
gérer, mais avec l’aide de l’administration, j’ai pu m’adapter rapidement et comprendre les
procédures.
Cachet du directeur: