CHAPITRE 4 : PLANIFICATION ORGANISATIONNELLE DES PROJETS
1. Définition
La planification organisationnelle consiste à recenser et décrire les fonctions
et les attributions dans le cadre des projets et à les confier à des groupes ou
à des individus, à l'interne ou à l'extérieur de l'organisme (équipe de projet).
On fait également appel à cette méthode pour établir les relations
hiérarchiques entre tous les intervenants.
2. Les trois principaux objectifs de la planification organisationnelle
Les trois principaux objectifs de la planification organisationnelle sont :
• La constitution du groupe d’exécution
• Situer le groupe d’exécution (dont le premier membre est le chef de
Projet); c’est ce qu’on nomme aussi déterminé le contexte
organisationnel dans lequel s’effectuera la réalisation du projet.
• La répartition des responsabilités d’exécution
2.1. Groupe d’exécution
Le groupe d’exécution est celui qui a la responsabilité principale de
l’exécution du projet durant la phase de réalisation.
Qui est le premier membre du groupe d’exécution ? C’est le chef de Projet. Le
groupe d’exécution peut comprendre en dehors de l’équipe du projet, une
équipe de support et des sous-traitants.
L’équipe de projet est composée de personnes choisies à titre individuel et
affectées au projet à plein temps ou presque pour une grande partie de sa
durée.
L’équipe de support est composée de spécialistes intervenant de façon
ponctuelle.
Les sous-traitants dans le cadre des projets de grande envergure.
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2.2. Situation organisationnelle du groupe d’exécution
La structure organisationnelle est l’ensemble des règles et conventions qui
définissent les rapports formels d’organisation du travail et d’autorité entre les
différentes personnes qui œuvrent dans une entreprise.
Elle sert également à intégrer les efforts des différentes personnes vers un
objectif commun.
2.3. La répartition des responsabilités d’exécution
C’est la dernière activité de la planification organisationnelle. La personne
responsable de chaque lot et de chaque tâche élémentaire est connue. Qui
doit effectuer la répartition des responsabilités ?
Comment effectuer la répartition des responsabilités ?
Trois principales considérations devraient inspirer à ce stade :
- Identifier un seul responsable de l’exécution de chaque
tâche ou lot ;
- Communiquer le contenu de la fiche à l’exécutant
considéré ;
- Obtenir son engagement.
3. Structures de gestion des projets
On distingue :
La coordination interne : le responsable du projet fait partie d’un des
services réalisateurs du projet (souvent le plus impliqué dans le projet). Il
coordonne les services par l’intermédiaire de correspondants qui lui sont
désignés.
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Coordination fonctionnelle : Le chef du projet est placé sous
l’autorité de la Direction Générale, ce qui lui donne un pouvoir
supérieur à celui du coordinateur interne. Il coordonne les services
impliqués dans le projet par l’intermédiaire des correspondants qui lui
sont désignés.
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Structure matricielle : Le chef du projet a autorité sur les
correspondants nommés dans chaque service. Ces correspondants
restent attachés à leur service d’origine qui se situe dans une position
de fournisseur de personnel vis-à-vis des chefs de projets.
Structure ‘’ Equipe Autonome’’ : Les spécialistes sont détachés de
leur service et mutés temporairement dans une équipe spécifique sous
l’autorité du chef de projet dont ils dépendent hiérarchiquement.
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En résumé, le tableau suivant montre les avantages et les inconvénients
des structures de management des projets.
Tableau : Structures de management des projets
Structure Avantages Inconvénients Conclusion
Coordination Aucune modification Faible pouvoir du Chef Convient aux petits
interne de l’organisation de Projet sur les projets lorsque
autres services l’essentiel des
travaux est réalisé
dans le service du
Chef de projet
Coordination Peu de modification Le Pouvoir du Chef du Convient aux projets
fonctionnelle de l’organisation. Projet est limité par le de taille moyenne
Seul le Chef de pouvoir des chefs de avec des services
Projet est sorti de service aptes à coopérer
son Service
Structure Structure adaptée à Difficulté des Structure de
matricielle la gestion de projets membres de l’équipe à compromis parfois
multiples. se situer (chacun a difficile à vivre et
Environnement deux chefs). Risque de adaptée à tout type
technique maintenu. conflits. de projet
Gestion du
personnel aisée
Equipe Structure claire, Risque d’isolement. Structure bien
autonome motivante pour les Difficulté à adapter adaptée à des
membres de l’équipe l’équipe aux projets importants
et très efficace variations de charge justifiant un
de travail. Problème management fort.
de reclassement du (Difficultés
personnel en fin de techniques, délais
projet. courts, beaucoup de
sous-traitants).
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