Directives de gestion financière des subventions

locales

Mai 2024

Gestion Financière

Tout ce qui sera ici présenté est valable à compter de avril 2021 sauf mentions contraires dans le contrat
 PLAN DE LA PRESENTATION

1. PLAN DE DECAISSEMENT

2. DEMANDE DE DECAISSEMENT

3. RAPPORT FINANCIER (Décompte)

4. CAS PRATIQUES

Page 2 Directives de gestion financière: Cas des SL

Plan de décaissement

1. Comme il arrive fréquemment que le sous forme écrite. Le nouveau

bénéficiaire doive modifier son document sera archivé dans le
échéancier de paiement, il est dossier de la convention et
recommandé de n’intégrer ce permettra ainsi de documenter la
dernier ni aux annexes à la modification. De cette façon, on
convention, ni à la convention elle- évitera de devoir procéder à un
même (p. ex. montant et échéance avenant à la convention à chaque
des tranches). petite modification.
2. Il est au contraire recommandé4. Besoins mensuels ou trimestriels
d’archiver l’échéancier de paiement sont à préciser dans le plan de
dans le dossier de la convention en décaissement
vue de la gestion financière.
3. En cas de modification de
l’échéancier, le bénéficiaire
présentera le nouvel échéancier
Page 3 Directives de gestion financière: Cas des SL
Plan de décaissement

[Link] périodes de décaissement

doivent être précisées dans le tableau
de décaissement
[Link] première période de
décaissement commence le premier
jour de la durée de l'accord.
[Link], pendant la période de
financement, les chiffres soumis dans
le cadre du calendrier des besoins de
financement changent, le bénéficiaire
doit soumettre à la GIZ un calendrier
révisé des besoins de financement.

Page 4 Directives de gestion financière: Cas des SL

Demande de décaissement (Annexe 3)

1. Les paiements d’avances doivent décompte effectué avant la date

correspondre aux besoins actuels prévue, le versement suivant peut
(en règle générale, les besoins pour être appelé immédiatement avec ce
1 mois maximum – jusqu’à 3 mois décompte (voir annexe 3 à la
pour les projets du programme convention). Il convient d’attendre
SCP). qu’au moins 80 % d’une tranche
2. S’il est nécessaire de verser des payée aient fait l’objet d’un
avances supérieures aux besoins décompte (production de la liste des
d’un mois, ce point doit faire l’objet dépenses et des justificatifs
d’un accord dans la convention et d’utilisation des fonds) avant de
être dûment justifié et consigné dans procéder au versement de l’avance
le dossier de la convention. suivante (annexe 1 à la convention)

3. Si une avance est utilisée et son

Page 5 Directives de gestion financière: Cas des SL

Demande de décaissement (Annexe 3)

1. Il est également possible que la disposition de fonds d’un montant

subvention soit versée en partie ou adapté aux besoins et par un
en totalité à un tiers par voie de décompte rapide.
paiement direct sur présentation3. Le versement d’une avance
d’une demande d’avance assortie s’effectue sur la base d’une
d’une facture et des pièces convention signée et d’une demande
justificatives correspondantes (point d’avance écrite (annexe 3 à la
2.3 de la convention). Ce point doit convention) déposée par le
être prévu dans la convention. bénéficiaire. Le·la RdM confirme
2. Pour les conventions conclues en avant le versement de la première
devises (cas exceptionnels), on avance que les conditions
veillera impérativement à éviter toute préalables énoncées au point 2.1 de
perte de change importante, la convention sont remplies.
notamment par une mise à

Page 6 Directives de gestion financière: Cas des SL

Demande de décaissement (Annexe 3)

1. Pour accroître les chances que le décompte final soit effectué rapidement, il
est recommandé, dans les cas de procédure avec versement d’avance, de
prévoir dans la convention qu’un certain montant soit retenu et qu’il ne soit
restitué qu’après le décompte final – lorsque tous les justificatifs ont été
fournis, vérifiés et acceptés (retenue de garantie).

Page 7 Directives de gestion financière: Cas des SL

Demande de décaissement (Annexe 3)

Page 8 Directives de gestion financière: Cas des SL

Rapport financier (Annexe 1)

1. Une fois qu'un rapport financier a ultérieurs.

été soumis à la GIZ, il ne peut plus4. Les coûts ne peuvent être imputés
être modifié ou complété. Le qu'une seule fois et ne peuvent être
complément ne peut être que dans dupliqués en tant que coûts directs
un prochain rapport avec de sur présentation de la preuve de
nouveaux justifs. paiement, dans les coûts
2. La seule exception est si la GIZ administratifs ou dans la ligne
demande explicitement une révision budgétaire pour les coûts locaux du
du rapport financier projet au prorata.
3. Si les coûts des périodes5. Les dépenses ne sont pas éligibles
précédentes n'ont pas encore été (avance versée)
soumis, ils peuvent être ajoutés à
l'un des rapports financiers

Page 9 Directives de gestion financière: Cas des SL

Rapport financier (Annexe 1)

1. Le bénéficiaire doit présenter les prestations déjà réglées (toujours

preuves d’utilisation au plus tard établies au nom du bénéficiaire), des
deux (2) semaines après la fin de la listes de participants paraphées, des
période couverte par l’avance, ce qui justificatifs de paiement comptant,
signifie que, dans le cas d’un etc. tient lieu de preuve d’utilisation
préfinancement d’un (1) mois, la3. Tous les encaissements et
preuve d’utilisation conforme doit décaissements sont enregistrés
être présentée au plus tard six (6) dans la liste des dépenses, le
semaines après la réception de numéro d’ordre se réfère
l’avance. directement au justificatif
2. La liste des dépenses accompagnée correspondant. Les justificatifs sont
des pièces justificatives originales joints en annexe et numérotés en
correspondantes, telles que des conséquence.
factures de fournitures et de

Page 10 Directives de gestion financière: Cas des SL

Rapport financier (Annexe 1)
1. Lorsque la convention définit des liste des dépenses, qui fait partie
actions soumises à des plafonds intégrante de la convention. Il bénéficie
budgétaires, il est judicieux d’attribuer pour cela des conseils du·de la RdM ou
les dépenses aux différentes actions. du·de la collaborateur·rice mandaté·e
La liste des dépenses peut être établie par ce·tte dernier·ère à cet effet.
par ordre chronologique dans le cas de3. Pour les subventions locales d’une
subventions locales modestes ou si les valeur supérieure ou égale à 50 000,00
bénéficiaires ont des difficultés à euros, il est recommandé, pour des
affecter les dépenses aux activités. raisons de transparence, d’ouvrir un
Dans ce cas, les dépenses sont compte bancaire spécial. Il est
inscrites sur la liste dans l’ordre de leur également possible d’ouvrir un sous-
date de paiement, le justificatif étant compte. Dans ce cas, les copies des
numéroté et joint en annexe relevés de compte de la période
2. Le bénéficiaire récapitule les justificatifs décomptée font partie des documents
relatifs aux paiements effectués dans la comptables.
Page 11 Directives de gestion financière: Cas des SL
Rapport financier (Annexe 1)

1. Les justificatifs doivent être joints en1. 4 Les justificatifs sont pourvus d’un
annexe. Ils doivent être collés sur des numéro d’ordre et de la date de
feuilles au format A4 (ou lettre comptabilisation
standard) dans l’ordre figurant sur la2. 5. Les justificatifs peuvent être établis
liste des dépenses. en-dehors de la période couverte par la
2. Les justificatifs manuscrits doivent être convention, mais les prestations
lisibles. L’essentiel du contenu des doivent impérativement avoir été
justificatifs rédigés dans une langue réalisées pendant sa durée. Le·la RdM
autre que l’allemand, l’anglais, le doit vérifier les documents avant de
français ou l’espagnol doit être traduit transmettre la preuve d’utilisation des
fonds au bureau de pays
3. Le bénéficiaire doit apposer la mention
« payé » sur chaque justificatif original
réglé par virement bancaire ou en
espèces.
Page 12 Directives de gestion financière: Cas des SL
Rapport financier (Annexe 1)

1. Le bénéficiaire marque ses factures comme payées (virement, espèces). Il

paraphe en outre chacun des justificatifs et atteste ainsi de leur conformité
par sa signature. De plus, le bénéficiaire appose sur la liste des dépenses
la mention « certifié conforme ». Ce n’est qu’ensuite qu’il peut transférer
l’ensemble des justificatifs ainsi que la liste des dépenses au·à la RdM.
Le·la RdM doit confirmer par écrit la conformité des pièces justificatives
figurant sur la liste des dépenses.

Page 13 Directives de gestion financière: Cas des SL

Rapport financier (Annexe 1)
En vertu de l’accord contractuel, la preuve d’utilisation • justificatifs de l’obtention du financement global ;
des fonds peut également inclure à des fins de • preuve des conditions convenues (p. ex. inscription
vérification, outre la liste des dépenses et les au registre, augmentation de capital, etc.) ;
justificatifs originaux, les documents suivants :
• le cas échéant, accusé de réception du rapport
d’avancement par le·la RdM. Si ce rapport ne lui a
• justificatifs des prestations de contrepartie fournies, pas été remis, le·la RdM doit se le procurer ;
si convenu contractuellement (cofinancement, • carnet de route dans le cas de frais de transport ;
rapport d’avancement, reçu bancaire) ;
• pour les séminaires, manifestations ou
• documentation de l’appel d’offres et de la décision événements, listes des participant·e·s et
de passation (en vue du contrôle de l’exactitude justificatifs de paiement des frais de voyage ;
formelle) ;
• ordre de mission de déplacement et décompte des
• copies des contrats de livraison et de prestations ; frais de mission et de déplacement pour les
• documents de livraison, attestations d’assurance ; collaborateur·rice·s du bénéficiaire de la
subvention locale, etc.
NB: Les documents manquants doivent être
demandés au bénéficiaire par le projet !

Page 14 Directives de gestion financière: Cas des SL

Rapport financier (Annexe 1)

• Tous les coûts doivent être encourus pendant la

période de subvention afin d'être éligibles à un
financement. Cela signifie que les coûts encourus
avant cette période ou après cette période ne
seront en aucun cas éligibles pour un
financement.

• La GIZ a le droit de refuser les décaissements

deux (02) mois après la fin de la période de
subvention

Page 15 Directives de gestion financière: Cas des SL

Rapport financier (Annexe 1)

SIGNATURE DU SIGNATURE
BENEFICIAIRE DU/DE
DE LA SL Pour attester la conformité de la liste des dépenses. CHARGE/E
DE PROJET

Page 16 Directives de gestion financière: Cas des SL

Dépassement lignes budgétaires

1. En principe, il est possible d'imputer projet au prorata ou à la ligne

jusqu'à 20% de plus que les coûts budgétaire "Fonds pour le soutien
convenus pour les lignes direct à un bénéficiaire tiers",
budgétaires par le biais de la lorsque ceux-ci sont convenus par
compensation, mais tout contrat.
dépassement d'une ligne budgétaire
doit être compensé par des coûts
inférieurs correspondants dans une
ou plusieurs des autres lignes
budgétaires.
2. La possibilité de réaffectation ne
s'applique pas aux frais
administratifs, aux coûts locaux du

Page 17 Directives de gestion financière: Cas des SL

Dépassement sous lignes budgétaires

1. Les sous-lignes budgétaires au sein

d'une ligne budgétaire peuvent être2. Exemple : Sous la ligne budgétaire
compensées les unes par rapport "Frais de déplacement", deux sous-
aux autres tant que l'objectif de la lignes budgétaires "Vols
subvention est maintenu. Seuls les internationaux" et "Vols nationaux"
types de coûts convenus peuvent sont convenues. Les coûts des deux
être facturés. sous-lignes budgétaires peuvent
être compensés entre eux dans le
cadre de l'objet de la subvention et
sans limite de valeur. La limite de
compensation de 20% ne s'applique
qu'à la ligne budgétaire "Frais de
déplacement".

Page 18 Directives de gestion financière: Cas des SL

Suivi budgétaire

MODELE DE SUIVI BUDGETAIRE POUR LES SL

Postes Part GIZ Budget consommé Solde Budget Taux de conso Budget N°Pièces justificatives
1. Experts externes

2. Frais de Transport

3. Frais de gestion événementielle

4. Achats de matériels et équipements

5. Autres frais

TOTAL

Page 19 Directives de gestion financière: Cas des SL

Dépenses ≠ Coûts Dépenses et coûts

Différenciation

Dépenses et coûts dans les financements

Notes :
Dépenses Tous les flux de trésorerie.
1. Les virements bancaires et les documents
comptables internes sans preuve directe des coûts
• Habituellement, les documents internes réels ne sont pas acceptables comme pièces
• Inadmissible au financement justificatives.

2. (Coût) - Les pièces justificatives doivent fournir des

informations suffisantes. Assurez-vous qu'elles
Coûts Peut être prouvé par des coupons. comprennent au moins la date, tous les articles
achetés, le montant exact, un numéro de pièce
justificative, une entité de facturation et, le cas échéant,
• c.-à-d., factures, bulletins de salaire la taxe.
• À l'exception des fiches de salaire, les pièces justificatives
sont généralement émises par un tiers. 3. Même si les pièces justificatives ne doivent pas être
soumises en tant que copies à la GIZ en raison du
• Éligible à un financement seuil, elles doivent être classées et documentées
dans leur intégralité et présentées sur demande ou
lors d'un audit.

Page20 Directives de gestion financière: Cas des SL

Documents justificatifs / pièces justificatives / Documents conditionnels
preuves
Documents acceptables

Catégorie : Coûts du personnel

Fiches de paie/feuilles de salaire comme preuve des salaires

bruts pour chaque mois et chaque personne.
Notes :
Seuls les coûts réels directs sont acceptables en tant que
• les copies des fiches de paie doivent être rendues
frais de personnel, et non les frais chargés (les taux
anonymes.
calculés, les forfaits et les majorations ne sont pas
• il est important de préciser tous les montants, le mois en autorisés).
cours et la fonction/le poste d'un membre du personnel.
Feuilles de temps (idéalement avec une ventilation horaire) pour
chaque mois uniquement pour les employés travaillant à temps
partiel pour le projet.
• vous pouvez vous référer ou utiliser le modèle de la GIZ
fourni ici.
Feuille de calcul expliquant de manière plausible le salaire brut
mensuel calculé, les montants journaliers ou horaires avec tous
les détails et à la fin le montant qui est comptabilisé dans la feuille
de ventilation.

Page21 Directives de gestion financière: Cas des SL

Documents justificatifs / pièces justificatives / Documents conditionnels
preuves
Documents acceptables et justificatifs
Catégories de coûts : Transport / Frais de voyage &
Frais de formation
Facture
Exigences minimales :
• Nom et coordonnées du vendeur/assureur
• Ventilation des articles/services achetés
• Numéro du bon d'achat
Notes :
• Date 1. Seuls les coûts réels directs mentionnés dans le
• Montant et devise (locale) budget convenu contractuellement sont éligibles.
Frais de transport et de voyage
Seuls les coûts mentionnés dans le contrat sont éligibles. 2. Seules les pièces justificatives/factures externes
• Les allocations/per diem de KM doivent être convenues peuvent bénéficier d'un financement.
spécifiquement dans le budget et avec un taux forfaitaire par
KM/jour.
• En cas d'accord, les coûts peuvent être réglés en fournissant une
documentation détaillée de Qui, Où, Pourquoi et Quand a voyagé.
• Les journaux de bord doivent être conservés à des fins d'audit.
• Il convient de s'assurer que la séparation des fonctions et le
principe des quatre yeux sont respectés dans le remboursement
des frais de voyage.

Coûts de formation
Seuls les coûts mentionnés dans le contrat sont éligibles.
• La documentation des participants/les listes de participation
signées doivent être fournies pour le règlement ou l'audit (en
particulier si des indemnités journalières sont prévues dans le
budget).
• Une copie des pièces justificatives pour tous les postes de
Page22 Directives de gestion financière: Cas des SL
dépenses doit être fournie.
Documents justificatifs / pièces justificatives / Documents conditionnels
preuves
Documents acceptables et justificatifs
Catégories de coûts : experts/consultants externes ;
Achat de biens & autres coûts / consommables

Facture
Exigences minimales :
Notes :
• Nom et coordonnées du vendeur/assureur 1. Seuls les coûts réels directs mentionnés dans le
• Ventilation des articles/services achetés budget convenu contractuellement sont éligibles.
• Numéro du bon d'achat
• Date 2. Seules les pièces justificatives/factures externes
• Montant et devise (locale) peuvent bénéficier d'un financement.
• Pour les experts externes, les feuilles de temps doivent
également être jointes aux factures afin de vérifier les
jours/heures facturés.

Achats de biens et de services

Exigences minimales :
Les seuils de l'annexe 2 s'appliquent
→ la non-conformité peut conduire à des radiations et des
remboursements anticipés !

Page23 Directives de gestion financière: Cas des SL

Documents justificatifs / pièces justificatives / preuves
FACTURES JUSTIFICATIFS
1. .
Achat de biens et équipements Facture normalisée + bons de commande+ bordereau de livraison signé+
preuve de paiement+ dossier de passation de marché (demande d’achat +
spécifications techniques + budget, demande de cotation, fiche de dépôt des
offres, les offres, le PV d’évaluation des offres, la notification d’attribution)
Honoraires consultants Facture normalisée+ feuilles de temps + contrat+ livrables (rapport ou
attestation/confirmation de bonne exécution) + CV+ preuve de paiement+
dossier de passation de marché (TDR + budget, demande d’offres, fiche de
dépôt des offres, les offres, le PV d’évaluation des offres, la notification
d’attribution + contrat)
Hôtellerie/restauration/location de salle Facture normalisée+ Bon de service ou contrat+ bordereau de livraison
(attestation/confirmation de bonne exécution) +Liste de présence+ preuve de
paiement + dossier de passation de marché (TDR + budget, demande d’offres,
fiche de dépôt des offres, les offres, le PV d’évaluation des offres, la
notification d’attribution)
Entretien + déplacement terrain Etat de paiement (frais d’entretien et frais de transport) + Liste de présence
+TDR
Atelier dans les communes avec les riverains (moins
de 24h)
Perdiem atelier/ formation Etat de paiement (perdiem, hébergement et frais de transport) + Liste de
présence + TDR + Ordre de mission pour les cadres, invitation pour les chefs
de village et autres

Page 24 Directives de gestion financière: Cas des SL

Documents justificatifs / pièces justificatives / preuves
FACTURES JUSTIFICATIFS
1. .
Carburant/entretien des véhicules EL: Facture normalisée (N° d’immatriculation du véhicule et kilométrage du
véhicule au moment du passage à la pompe) + Copie OM le cas échéant +
expressions du besoin le cas échéant + carnet de bord+ preuve de paiement
le cas échéant

Mission de suivi: Facture normalisée (N° d’immatriculation du véhicule et

kilométrage du véhicule au moment du passage à la pompe) + Copie OM +
carnet de bord

NB: Dans le cas des régions reculées sans possibilité d’avoir une facture
normalisée, vous pouvez prendre une facture simple et faire un mémo et
justifier la situation.
Location de véhicule Facture normalisée + preuve de paiement + bon de commande + Copie OM +
expressions du besoin le cas échéant + procédure de passation de marché
(TDR + budget, demande d’offres, fiche de dépôt des offres, les offres, le PV
d’évaluation des offres, la notification d’attribution+ contrat).

NB: Le contrat doit préciser le prix unitaire de location pour chaque destination
Salaire Fiche de paie+ Relevé d’heure (si prise en charge partiellement) +contrat de
travail+ preuve de paiement

Page 25 Directives de gestion financière: Cas des SL

Documents justificatifs / pièces justificatives / preuves

FACTURES JUSTIFICATIFS
1. .
Location de bureau Facture normalisée + preuve de paiement + contrat + retenue à la source

Assurance santé Facture + Contrat ou police d’assurance + preuve de paiement +

documentation de la procédure (TDR + budget, demande d’offres, fiche de
dépôt des offres, les offres, le PV d’évaluation des offres, la notification
d’attribution)
Démonstration culinaire TDR + budget + contrat + facture + liste de présence + preuve de paiement

Frais de gardiennage Facture normalisée + preuve de paiement + fiche de confirmation de

prestation + contrat

Page 26 Directives de gestion financière: Cas des SL

Décompte de la contrepartie
1. .
✓ Le décompte de la contrepartie est fait au même titre que celui du décompte de
la GIZ ,
✓ La contrepartie (en numéraire ou en nature) du bénéficiaire telle que prévue
dans la convention doit être justifiée à chaque fois dans un décompte séparé
✓ Les pièces constitutives du décompte de la contrepartie sont en copie, les
originaux sont gardés dans la comptabilité du bénéficiaire,
✓ Les dépenses prises en compte doivent correspondent à l’engagement pris dans
la SL ou le Cfin,
✓ La liste des dépenses de la contrepartie est signée par le bénéficiaire et le
projet.
✓ En cas de partage des coûts (entre la GIZ et le bénéficiaire), il faut s’assurer
que les justificatifs sont produits en bonne et due forme.
✓ La contrepartie en nature est justifiée à l’aide d’un rapport narratif validé par le
CP
Page 27 Directives de gestion financière: Cas des SL
EXEMPLAIRE DE LISTE DES PARTICIPANTS
[intitulé de l’événement]
Date:
Lieu

Page 28 Directives de gestion financière: Cas des SL

Remboursements à la GIZ

1. Après la fin de la période de 3. Bank account:

financement, les fonds non utilisés
GIZ BUREAU,
doivent être remboursés à la GIZ
sans délai et sans qu'on le BJ061 01002 001911051770 48 BOA
demande, en citant le numéro de la
subvention 83xxxxx comme
référence de paiement, sur le
compte spécifié ci-dessous.
2. La GIZ se réserve le droit de
réclamer d'autres montants non
éligibles après examen du rapport
financier final.

Page 29 Directives de gestion financière: Cas des SL

 Liste de contrôle :
✓ Liste des dépenses
Pour résumer ✓ Documents à joindre
obligatoirement
Subventions locales
• relevés du compte bancaire
spécial ou copie légalisée par la
banque (cachet original de la
banque faisant foi)
• Originaux de toutes les pièces
justificatives
• Copie contrats
• le cas échéant, autres
documents prévus au contrat
• Tous autres compléments de
pièces justificatives
✓ Signature du bénéficiaire
✓ Signature de l’expert-conseil

Directives de gestion financière: Cas des SL

 Bordereau de suivi SL
Modèle - Bordereau de décompte pour les subventions locales (à remplir par le Bureau)

Pays : BENIN Monnaie : XOF Date : 21/11/2023

N° dossier : 14.0156.1-004.00 Intitulé : PROSOL
Chargé(e) de
N° convention : 83359132 CISSE Ramzi
dossier :

Bénéficiaire : Engagement : 30 000 000

Durée : 24/07/2020-15/11/2021

Monnaie : (monnaie contractuelle)

N° appel retrait Date de
Date du N° justificatif
N° d'ordre Date de fonds / Nature* Avance non comptabilisation
décompte Versement Décompte Reliquat décompte WINPACCS
régularisée dans WINPACCS

Sommes 0 0 0 30 000 000

* Veuillez compléter : AV = Avance

PD = Paiement direct
RE = Remboursement
DP = Décompte partiel
DF = Décompte final

Les inscriptions portées ci-dessus sont certifiées conformes et exactes :

Chargée de la gestion financière des contrats Chef du departement comptabilité finance

Page 31 Directives de gestion financière: Cas des SL

Cas pratiques sur la Gestion financière
Cas 1 : le plan de décaissement
Consignes : Répondez par vrai ou faux et justifier si possible

NB: Il peut y avoir des réponses à la fois vraies et fausses, bien vouloir
argumenter

1. Il est recommandé d’intégrer un plan de décaissement à la convention ou

aux annexes
2. En cas de modification du plan de décaissement, le bénéficiaire aura juste
à envoyer une demande d’avance prenant en compte le nouveau plan
3. Un plan de décaissement est mensuel ou trimestriel
4. La première période de décaissement commence le premier jour de la
durée de l’accord

Page 32 Directives de gestion financière: Cas des SL

Cas pratiques sur la Gestion financière
Cas 1 : le plan de décaissement
Consignes : Répondez par vrai ou faux et justifier si possible

1. Faux/vrai
2. Faux
3. Vrai
4. Vrai

Page 33 Directives de gestion financière: Cas des SL

Cas pratiques sur la Gestion financière
Cas 1 : la demande de décaissement
Consignes : Répondez par vrai ou faux et justifier si possible

1. Si une avance est utilisée et son décompte effectué avant la date prévue,
le versement de la tranche suivant doit attendre l’échéancier prévu sur le
plan de décaissement

2. Il convient d’attendre qu’au moins 80% d’une tranche payée aient fait
l’objet d’un décompte avant de procéder au versement de l’avance
suivante

3. Le versement d’une avance s’effectue sur la base d’une convention signée

4. La retenue de garantie n’est restituée qu’après le décompte final, lorsque

tous les justificatifs ont été fournis, vérifiés et acceptés

Page 34 Directives de gestion financière: Cas des SL

Cas pratiques sur la Gestion financière
Cas 1 : la demande de décaissement
Consignes : Répondez par vrai ou faux et justifier si possible

1. Faux

2. Vrai

3. Faux

4. Vrai

Page 35 Directives de gestion financière: Cas des SL

Cas pratiques sur la Gestion financière
Cas 2 : Rapport financier ou décompte
Consignes : Répondez par vrai ou faux et justifier si possible

1. Décompte= production de la liste des dépenses et des justificatifs

2. Dans le cas d’un préfinancement d’un (1) mois, la preuve d’utilisation

conforme doit être présentée au plus tard 7 semaines après la réception
de l’avance

3. Les dépenses sont éligibles (avance versée)

4. Tous les encaissements et décaissements sont enregistrés dans la liste

des dépenses, le numéro d’ordre se réfère directement aux justificatifs
correspondants

5. Les dépenses sont inscrites sur la liste dans l’ordre de leur date de
paiement, le justificatif étant numéroté et joint en annexe
Page 36 Directives de gestion financière: Cas des SL
Cas pratiques sur la Gestion financière
Cas 2 : Rapport financier ou décompte
Consignes : Répondez par vrai ou faux et justifier si possible

6. Pas besoin d’un compte bancaire spécial pour les SL supérieur ou égal à
50.000 euros

7. Les copies des relevés de compte de la période décomptée ne font pas

partie des documents comptables pour les SL supérieur ou égal à 50.000
euros

8. Les justificatifs peuvent être établis en-dehors de la période couverte par la

convention, mais les prestations doivent impérativement avoir été réalisées
pendant sa durée

9. Le bénéficiaire n’est pas tenu de marquer ses factures comme payées

(virement, espèces)
Page 37 Directives de gestion financière: Cas des SL
Cas pratiques sur la Gestion financière
Cas 2 : Rapport financier ou décompte
Consignes : Répondez par vrai ou faux et justifier si possible

10. Le bénéficiaire appose sur la liste des dépenses la mention « certifié

conforme ».

11. Il est possible d’imputer jusqu’à 20% sur les coûts convenus pour les lignes
budgétaires par le biais de la compensation

12. Tout dépassement d'une ligne budgétaire doit être compensé par des
coûts inférieurs correspondants dans une ou plusieurs des autres lignes
budgétaires.

13. La possibilité de réaffectation s’applique aux frais administratifs (cas de

finance agreement)

Page 38 Directives de gestion financière: Cas des SL

Cas pratiques sur la Gestion financière
1. Vrai 13. Faux
2. Faux
3. Faux
4. Vrai
5. Vrai
6. Faux
7. Faux
8. Vrai
9. Faux
[Link]
[Link]
[Link]
Page 39 Directives de gestion financière: Cas des SL
Cas 3:
.
Dans le budget de l’ONG JADE il est prévu une ligne autres frais énumérés
comme suit :

- Envoi de plis
- Achat de papier RAM
- Achat de classeur chrono
- Achat de trombone

Au cours de l’exécution de l’activité, l’ONG JADE juge ne plus avoir besoin de

classeur chrono et le remplace en achetant des encres pour leur
imprimante.

Question : Selon vous L’ONG JADE a-t-il bien fait ? justifier votre réponse

Page 40 Directives de gestion financière: Cas des SL

Cas 4:
.
Au cours de l’exécution d’une subvention l’ONG JADE s’est vue confrontée à
une situation en faisant son suivi budgétaire. En effet en voulant passée un
marché il s’est rendu compte que le budget de la ligne ‘’achat de matériel et
équipement’’ était insuffisant. Elle a donc décidé de prendre l’entièreté du
budget de la ligne ‘’autres frais’’ pour pouvoir passer son marché.

Question : Selon vous L’ONG JADE a-t-il bien fait ? Justifiez votre réponse

Page 41 Directives de gestion financière: Cas des SL

 !

Merci de
votre attention & participation