A -La Direction
C'est l'organe central de l'entreprise. Tous les autres organes en
dépendent. Elle s'occupe de la mise en oeuvre des moyens techniques,
financiers, organisationnels et humains dont elle dispose pour atteindre les
objectifs qu'elle s'est fixée.
La Direction est responsable de la qualité du service rendu, des résultats
économiques et de la mise en oeuvre du plan de développement des
activités de la société. Elle assure sa gestion quotidienne. En somme, c'est
un organe au sein duquel se prennent les décisions stratégiques de la
société en vue de l'établissement d'un plan de développement durable.
B- Le service commercial
Le service commercial est chargé de la recherche des clients. C'est le
service qui entretient un contact permanent avec les clients à tous les
niveaux. Il est dirigé par un chef qui coordonne toutes ses activités.
Le service commercial a pour obligation d'identifier le service demandé, de
rendre un service de qualité et de satisfaire les besoins des clients. Enfin le
service commercial a pour mission de fidéliser les clients, d'accroître leur
flux vers l'entreprise et de s'occuper du marketing des produits offerts par
HIBIS SARL.
C- Le service administratif, financier et comptable
Ce service s'occupe essentiellement des différentes tâches à savoir :
-La gestion du personnel de l`entreprise : recrutement, gestion de carrière,
paye, problèmes divers du personnel ;
-L'établissement des diverses pièces comptables et administratives ;
-La tenue des livres comptables ;
-Le recouvrement des créances et la gestion du contentieux ;
-Le contrôle et la gestion des fiches d'imputations comptables ;
-Le contrôle des états de rapprochements divers : Banque, clients et
fournisseurs ;
-L'établissement et le respect d'un calendrier des obligations fiscales
(OBSS, IPTS, etc....);
-L'observation stricte de tous les principes comptables généralement admis
et notamment, ceux prescrits par le Système Comptable Ouest Africain
(SYSCOA) ainsi qu'à l'application des procédures de contrôle interne.
- La facturation
La facture est un écrit dressé par un commerçant pour constater les
conditions d'achat ou de vente des produits, denrées ou marchandises et
services rendus. La vente de tous produits, denrées ou marchandises,
qu'ils soient destinés à être revendus en l'état ou après transformation et la
prestation de tous services, donnent lieu à la facturation.
La société HIBIS SARL est une société privée qui a pour mission
l'importation, la vente et la promotion des produits locaux. Au cours de son
cycle d'exploitation, elle facture ses clients pour les opérations de vente de
marchandises. Ainsi l'acceptation de tout bon de commande déclenche la
facturation.
Après l'établissement de la facture, le client s'adresse par la suite au chef
magasinier qui se charge de lui livrer les marchandises. Ensuite, il lui
délivre le bordereau de livraison qui justifie la livraison effective des
marchandises.
B-Procédure de recouvrement
1-Notion de recouvrement
Tout créancier octroyant un crédit est indubitablement préoccupé par son
remboursement dans les délais convenus. Mais hélas, dans bien des cas,
le recouvrement ne se déroule pas comme l'on l'aurait souhaité. C'est
pourquoi il urge d'accorder une certaine priorité au service de recouvrement
dans toutes les entreprises commerciales. De plus le système de
recouvrement qui constitue à n'en point douter le fer de lance dans le
processus de gestion des créances, revêt deux modes à savoir :
-Le recouvrement par voie normale
-Le recouvrement par voie judiciaire.
2-Les modes de recouvrement
a- Recouvrement par voie normale
Dans la société HIBIS SARL, le recouvrement des créances à l'échéance
est assuré par la caisse principale. A l'échéance, les clients viennent
spontanément au guichet de cette caisse pour effectuer le règlement de
leur dette contre espèces ou chèques bancaires. Les chèques bancaires ne
sont acceptés par le caissier qu'avec l'accord du chef comptable de la
société qui contrôle la validité desdits chèques.
Le client qui ne se présente pas dans un délai de dix (10) jours après
l'échéance de sa dette, reçoit une lettre de relance lui rappelant le montant
et l'échéance de sa dette. Lorsque cette lettre de relance est sans suite,
quinze (15) jours après, le responsable chargé du recouvrement se rend
chez son débiteur pour savoir les raisons de son silence.
Si malgré tout, il ne se manifeste pas, soit le responsable se fait payer par
la banque du débiteur défaillant si celui-ci avait reçu entre temps l'aval de
celle-ci.
Soit encore une deuxième lettre de relance est envoyée au client pour lui
notifier que son dossier est confié à un huissier.
b- Recouvrement par voie judiciaire
Lorsque toutes les tentatives de recouvrement par voie normale sont sans
succès deux (02) mois après, le dossier est confié à un avocat ou à un
huissier.
Lorsque celui-ci arrive à recouvrer les créances, il prélève ses honoraires
dont le montant est fixé à l'avance. Le solde est versé à la société, quant à
elle de récupérer les honoraires supportés sur le client car ces frais sont à
sa charge.
Mais notons que nous n'avons jamais assisté à une telle procédure.