A.

Gestion administrative et financière

1. Tenue de la caisse :
Pouvez-vous nous décrire votre expérience en gestion de la caisse et comment vous vous
assurez de la bonne gestion des avances et des paiements ?

J’ai géré des caisses d’entreprise de différentes tailles, où j’ai veillé à enregistrer chaque transaction dans
un registre dédié, numérique ou manuel, selon les procédures. Je mets en place un suivi strict des
avances avec des bordereaux signés et datés, tout en m’assurant que les paiements sont validés par les
responsables concernés.
Comment procédez-vous pour effectuer un point hebdomadaire de la situation de la caisse ?

Je vérifie quotidiennement les entrées et sorties de la caisse, puis je prépare un rapprochement

hebdomadaire entre le solde théorique et physique, accompagné d’un rapport détaillé des écarts, s’il y
en a. Cela inclut la consultation des pièces justificatives et l’approbation du responsable.
Que feriez-vous si vous remarquez une anomalie dans les fonds de la caisse ?

Je commence par identifier et analyser la source de l’anomalie en vérifiant les pièces justificatives et les
écritures. Ensuite, je signale immédiatement l’écart à mon supérieur hiérarchique avec un rapport
documenté. Enfin, je collabore pour rectifier l’erreur et renforcer les contrôles internes.
Comment vous assurez-vous que toutes les demandes de paiement sont préparées de manière
conforme et complète ?

Je vérifie systématiquement que chaque demande est accompagnée des pièces justificatives requises
(factures, bons de commande, autorisations). Je m’assure que les montants sont conformes aux budgets
approuvés et que les signatures nécessaires sont présentes avant de valider le paiement.
2. Comptabilité :
Pouvez-vous expliquer comment vous vérifiez la conformité des pièces comptables avant
d'établir une demande de paiement ?

Je contrôle que chaque pièce comporte les informations essentielles : nom du fournisseur, numéro et
date de facture, montant exact, description des services ou biens rendus, et conformité avec le bon de
commande ou contrat. Ensuite, je m’assure que les approbations nécessaires sont obtenues.
Comment gérez-vous l'imputation quotidienne des factures dans un logiciel comptable ?
Je classe les factures selon leur nature (achats, services, frais généraux), puis je les impute dans le
logiciel comptable avec des codes analytiques adaptés. Chaque opération est saisie dans le bon journal
(achat, banque, caisse) et vérifiée pour éviter les doublons.
Quelle expérience avez-vous dans l'organisation des pièces comptables et dans la gestion des
audits ?

J’ai organisé des archives physiques et numériques pour assurer une accessibilité rapide lors des audits.
Cela inclut la création d’un plan de classement clair et l’utilisation de logiciels pour le suivi des documents.
Je prépare des dossiers complets avant les audits pour répondre efficacement aux demandes.
Comment gérez-vous les rapports financiers mensuels et quelle méthode utilisez-vous pour
assurer leur exactitude ?

Je compile les données financières en consolidant les écritures comptables, puis je produis les états
financiers mensuels en veillant à la cohérence entre le grand livre et les journaux auxiliaires. J’utilise une
checklist pour m’assurer que chaque rubrique est correcte avant la soumission.
3. Audits et Contrôles :
Comment vous préparez-vous à un audit et quels types de documents fournissez-vous lors des
contrôles du bailleur ?

Je commence par une revue complète des dossiers financiers pour m’assurer qu’ils sont complets et en
ordre. Je fournis des documents tels que les rapports financiers, les relevés bancaires, les pièces
justificatives et les contrats en lien avec les dépenses.
Avez-vous déjà participé à un audit externe ou interne ? Quelle a été votre approche pour rendre
les documents demandés disponibles ?

Oui, j’ai participé à plusieurs audits. Mon approche consiste à travailler en amont pour regrouper les
documents requis et classer les informations selon les rubriques demandées. Je reste disponible pour
répondre aux questions des auditeurs et apporter les compléments nécessaires.

B. B. Secrétariat
1. Organisation des courriers et archivage :
Comment organisez-vous l’envoi et la réception des courriers pour garantir qu’aucune
communication importante ne soit négligée ?
J’utilise un registre pour enregistrer chaque courrier entrant et sortant, avec des dates précises et des
accusés de réception. J’organise une revue quotidienne des courriers pour identifier les priorités.
Quelle méthode utilisez-vous pour organiser et archiver à la fois les documents physiques et
électroniques ?

Pour les documents physiques, j’utilise des classeurs étiquetés par catégorie et année. Pour les
documents électroniques, je mets en place une arborescence de dossiers structurée sur le serveur, avec
des noms de fichiers standardisés pour une recherche rapide.
Pouvez-vous nous décrire votre expérience en gestion des archives ? Comment vous assurez-
vous que les documents sont accessibles et bien rangés ?

J’ai géré des archives pour plusieurs organisations, en créant des bases de données pour inventorier les
documents. Je m’assure de leur accessibilité en effectuant des audits réguliers des systèmes de
classement.
2. Organisation et propreté du lieu de travail :
Comment maintenez-vous votre espace de travail propre et organisé, en particulier dans un
environnement avec des tâches multiples ?

Je priorise les tâches et maintiens une organisation stricte en utilisant des outils comme des organisateurs
de bureau et des logiciels de gestion de tâches. Je fais un nettoyage quotidien de mon espace pour éviter
l’encombrement.
Avez-vous déjà dû effectuer des courses pour un service ? Comment gérez-vous les priorités et
les délais dans ces situations ?

Oui, j’établis une liste claire des priorités et des délais, puis je planifie mes déplacements pour optimiser
le temps et réduire les allers-retours.

C. C. Logistique
1. Approvisionnement :
Quelle est votre expérience en matière de demandes de cotations auprès de fournisseurs ?
Comment gérez-vous le processus de sélection des fournisseurs ?

J’ai effectué des demandes de cotations en rédigeant des spécifications claires, puis en comparant les
offres sur des critères de qualité, coût et délais. Je m’assure également que les fournisseurs respectent
les exigences administratives.
Comment procédez-vous pour effectuer un inventaire et suivre les niveaux de stock ?

Je mène des inventaires périodiques en vérifiant physiquement les stocks et en les comparant avec les
registres. J’utilise un tableau de suivi ou un logiciel dédié pour éviter les ruptures.
Quelles sont les étapes que vous suivez pour vous assurer que les exigences administratives
liées à l’approvisionnement sont respectées ?

Je vérifie que les contrats, factures et bons de commande sont conformes avant de finaliser les
paiements. J’assure une documentation complète pour chaque transaction.
2. Gestion du parc véhicule :
Pouvez-vous nous expliquer comment vous gérez le ravitaillement en carburant du parc
automobile ?

Je mets en place un carnet de bord pour chaque véhicule, indiquant les consommations et les
kilométrages. J’analyse régulièrement les données pour identifier des anomalies.
Comment établissez-vous les ordres de mission pour les véhicules ? Quelles informations
doivent impérativement être incluses dans ces ordres ?

Je rédige les ordres de mission en incluant la date, l’heure, la destination, le nom du chauffeur, le véhicule
utilisé, l’objectif de la mission et les autorisations nécessaires.
Quelle expérience avez-vous dans le suivi des mouvements de véhicules à travers un tableau de
gestion ?

J’ai créé et mis à jour des tableaux de gestion des véhicules pour suivre les itinéraires, les coûts
d’entretien et les échéances d’assurance.
D. AUTRES : FIDA &UE
1. Comment priorisez-vous vos tâches dans un environnement à forte pression avec des délais
serrés ?

Je commence par classer les tâches selon leur urgence et leur importance. Je m’assure ensuite
d’allouer du temps spécifique à chaque tâche.
2. Comment gérez-vous les situations où plusieurs tâches urgentes se présentent en même temps
?

Je détermine laquelle a l’impact le plus critique, puis je délègue les tâches moins prioritaires si possible.

3. Avez-vous déjà travaillé avec des logiciels comptables ou des systèmes de gestion ? Si oui,
lesquels et comment les avez-vous utilisés au quotidien ?

Oui, j’ai travaillé Sage i7. Je les ai utilisés pour enregistrer des transactions, générer des états financiers
et suivre les budgets.
4. Quelle expérience avez-vous dans la gestion de fonds et dans la rédaction de rapports
financiers ou administratifs ?

J’ai géré des fonds pour des organisations, en m’assurant de la conformité des transactions. J’ai
également rédigé des rapports financiers détaillés pour les bailleurs et les parties prenantes.
5. Gestion des subventions :
Pouvez-vous décrire votre expérience dans la gestion de projets financés par des bailleurs
internationaux comme la Commission européenne ou le FIDA ?

J’ai participé à la gestion de projets financés par des bailleurs internationaux tels que l’Union Européenne et
le FIDA, en assurant la conformité aux règles financières et administratives spécifiques. Mon rôle incluait
l’élaboration de budgets détaillés, le suivi des dépenses, la préparation des rapports financiers, et la gestion
des audits.
Comment assurez-vous le suivi de l'utilisation des fonds conformément aux exigences des bailleurs
de fonds ?

Je mets en place un système de suivi budgétaire rigoureux, combinant des outils de gestion financière
adaptés et des rapports périodiques pour vérifier que les dépenses sont conformes aux budgets approuvés.
J’assure également la traçabilité des fonds grâce à des codes analytiques spécifiques.
Quelles étapes suivez-vous pour élaborer les rapports financiers périodiques destinés aux bailleurs
de fonds ?
1. Collecte des données financières auprès des équipes sur le terrain.
2. Rapprochement des dépenses avec les pièces justificatives.
3. Consolidation des données dans un format conforme aux exigences des bailleurs.
 4. Révision et validation des rapports avant soumission.
6. Planification et suivi budgétaire :
Comment élaborez-vous un budget pour un projet multisectoriel impliquant plusieurs parties
prenantes ?

Je commence par analyser les objectifs du projet et les activités prévues, en collaboration avec les parties
prenantes. Ensuite, je ventile les ressources nécessaires par activité et par période, en intégrant des marges
pour les imprévus. Enfin, j’utilise des outils comme Excel ou des logiciels spécialisés pour structurer(sage) et
présenter le budget.
Quelle méthodologie utilisez-vous pour suivre et contrôler les dépenses par rapport aux prévisions
budgétaires ?

Je compare régulièrement les dépenses réelles avec les prévisions dans un tableau de suivi
budgétaire(extrait du logiciel sage). Toute déviation est analysée et discutée avec les responsables des
activités pour ajuster le budget ou rectifier les écarts.
7. Gestion des contrats et paiements :
Avez-vous déjà géré des contrats de sous-traitance ou de partenariat dans un projet similaire ? Si oui,
comment avez-vous procédé pour garantir la conformité contractuelle ? EXEMPLE : OCADES ET
BANQUE MONDIALE

Oui, j’ai géré des contrats de sous-traitance en veillant à ce que les clauses respectent les termes convenus
avec les bailleurs. Je vérifie la conformité des livrables avant les paiements, et je conserve une documentation
complète pour audit.
Comment assurez-vous un traitement rapide et précis des paiements pour les partenaires locaux, en
respectant les délais convenus ?

Je mets en place un calendrier des paiements et je m’assure que toutes les pièces justificatives nécessaires
sont prêtes à temps. J’utilise un système de validation interne pour garantir que chaque paiement est
conforme et approuvé avant d’être traité.
8. Appui aux activités agroécologiques :
Quelle est votre expérience dans la gestion logistique pour des programmes visant les petits
producteurs agricoles ? EX : RESICOM&CERDAL

J’ai organisé des ateliers et des formations pour des petits producteurs, impliquant la gestion de transport, de
repas et de matériel. J’ai également supervisé la distribution d’équipements agricoles et de fournitures dans
des zones rurales.
Comment organisez-vous les déplacements et les approvisionnements dans des zones rurales
difficiles d'accès ?

Je planifie les itinéraires en fonction des contraintes logistiques et des priorités. J’assure une communication
constante avec les équipes locales et les fournisseurs pour anticiper les retards ou les imprévus.

9. Gestion des infrastructures et équipements :

Comment veillez-vous à ce que les équipements nécessaires aux activités du projet soient
disponibles, opérationnels et bien entretenus ?

Je tiens un inventaire des équipements et planifie des entretiens réguliers. Je travaille également avec les
fournisseurs pour garantir un délai d’intervention rapide en cas de panne.
Avez-vous déjà mis en place des systèmes de suivi des actifs pour un projet ?

Oui, j’ai mis en place un système de codification des actifs (par exemple, étiquettes et numéros de série) pour
faciliter leur suivi. J’utilise des outils numériques pour mettre à jour les informations en temps réel.
10. Relations avec les partenaires :
Comment gérez-vous la coordination avec plusieurs partenaires et parties prenantes dans un projet
financé par différents bailleurs ?

Je maintiens des réunions régulières pour aligner les objectifs et suivre les progrès. J’utilise des outils comme
des tableaux de bord partagés pour permettre une communication fluide et transparente entre les partenaires.
Avez-vous de l'expérience dans la communication des résultats financiers et administratifs aux
parties prenantes non financières ?

Oui, j’ai simplifié des rapports financiers complexes pour les rendre accessibles à des partenaires non
financiers. J’utilise des graphiques, des tableaux récapitulatifs et des explications claires.
11. Soutien à la mise à l'échelle de l'agroécologie :
Quels outils ou méthodes recommanderiez-vous pour suivre les progrès financiers et administratifs
liés à des objectifs tels que la mise à l'échelle de l'agroécologie ?

Je recommande l’utilisation d’un système intégré comme un logiciel ERP pour suivre les indicateurs financiers
et administratifs. Ces outils permettent de générer des rapports dynamiques en temps réel.
Comment adaptez-vous vos pratiques financières aux spécificités des petites exploitations agricoles
et des PME agroalimentaires ?
Je privilégie des procédures simplifiées, adaptées aux capacités administratives des petits producteurs. Par
exemple, je mets en place des formations pour les aider à produire des pièces justificatives conformes et
utilise des outils mobiles pour faciliter la collecte de données financières.
12 . PARTICULARITE DU SYCEBNL
Il a la particularité d’être applique aux EBNL.
Il parle d’excedent/DEFICIT et non de PROFIT/PERTE ;
l’obligation de nomination d’un auditeur pour les EBNL
les nouvelles notions de fonds affectés ; fonds dédiés ont fait leur apparition avec le SYCEBNL.
TYPE DE SYTEME COMPTABLE SYCEBNL = système normal et système minimal de trésorerie ;
Les projets/programmes applique d’office le système normal ; pour les associations cest en fonction
du seuil ;
etc