Conduite de projet
Atelier MS PROJECT AGILE
Objectif :
- Comment créer un calendrier agile avec MS Project et suivre votre projet
- Construire un backlog de sprint avec tous les événements Scrum dans MS Project Agile
Étape 1 : Choisissez un modèle
Une fois que vous avez ouvert MS Project, une liste de modèles s'affiche — sélectionnez l'option
Projet Kanban.
Étape 2 : Ajouter des tâches au backlog
Product Backlog
Le Product Backlog (PB) contient toutes les fonctionnalités que vous souhaitez fournir tout
au long du cycle de vie d'un produit. Un ensemble d'éléments de travail est extrait du PB pour
chaque Sprint, ce qui en soi est un projet court. Avant le début de l'événement Sprint Planning,
le PB est classé avec les éléments les plus prioritaires en haut.
• Un exemple de backlog de produit est présenté ci-dessous dans la vue Sprint Planning Board
avec un certain nombre d'éléments de fonctionnalité à livrer pour un système de négociation
d'actions.
➔ Vous pouvez accéder à cette vue depuis Outils de sprint > onglet Sprints > groupe
Vues. Sélectionnez la commande Sprint Planning Board dans le menu déroulant Planning.
Regardons les trois premiers éléments pour notre prochain Sprint, c'est-à-dire le Sprint 1.
Lorsque ce PB est présenté à l'équipe Scrum, l'équipe décide de prendre les trois premiers éléments
dans le Backlog du Sprint :
Fonctionnalité- 1 : Connectez-vous au système de trading en ligne
Fonctionnalité 2 : Créer un nouvel utilisateur
Fonctionnalité 3 : Modifier un utilisateur existant
Pour ce faire dans MS Project, nous devons faire un glisser-déposer de la colonne du tableau "No
Sprint" vers la colonne "Sprint 1".
Ressources dédiées
Alors que l'équipe Scrum décide quels éléments doivent être intégrés au prochain Sprint, nous devons
avoir des membres de l'équipe disponibles. Ceci est illustré ci-dessous.
Comme vous l'avez peut-être remarqué, l'équipe est composée des développeurs, du PO et du SM. Je
les ai regroupés en conséquence, ce qui aidera à filtrer, regrouper, mettre en évidence et générer des
rapports dans MS Project.
Sprint Backlog
Alors que l'équipe a décidé des éléments de fonctionnalité à livrer pour le prochain Sprint -1, la
première partie de notre Sprint Backlog est prête. Cela peut être vu dans la vue Current Sprint Board.
Vous pouvez accéder à cette vue depuis Sprint Tools > Sprints tab > Sprint group, puis sélectionner la
commande Current Sprint Board dans le menu déroulant Sprint.
Notre Current Sprint Board est pour le sprint 1 et est comme indiqué ci-dessous. Dans celui-ci,
nous avons quatre états de flux de travail : Not Started, Next up, In Progress, and Done.
J'ai renommé l'état de flux de travail "Non started" en "Sprint Backlog", pour indiquer clairement que
les éléments dans cet état sont les éléments en attente pour ce Sprint.
Ajouter les événements Scrum
Maintenant, nous allons ajouter les événements Scrum en passant à la vue Sprint Planning Sheet.
Vous pouvez accéder à cette vue depuis Tools > Sprints tab > Views group. Sélectionnez la commande
Spring Planning Sheet dans le menu déroulant Planning.
Dans cette vue, nous ajouterons les événements Scrum suivants :
• Sprint Planning – task
• Sprint Review – task
• Sprint Retrospective – task
• Daily Scrums – Recurring Tasks
Comme indiqué ci-dessous, j'ai ajouté la planification de sprint, la revue de sprint et les rétrospectives
de sprint en tant que tâches dans le backlog de sprint.
La colonne "Statut du tableau" dans la vue ci-dessus affiche maintenant Sprint Backlog car nous
avons changé le nom de l'état du flux de travail (colonne board) plus tôt. Pensez également à associer
tous les événements au Sprint en cours (Sprint 1).
Ajouter the Daily Scrums
La partie un peu délicate est l'ajout des événements Daily Scrum, qui seront récurrents. Celles-ci
peuvent être ajoutées en accédant à l'onglet Tâche du ruban et en insérant une tâche récurrente avec
les entrées suivantes :
Lorsque vous avez cette tâche récurrente dans le Sprint Backlog actuel, saisissez-la juste au-dessus
de la tâche "Sprint Review". En effet, cet événement se produit après la planification de sprint, mais
avant la revue de sprint et la rétrospective de sprint.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, il existe un certain nombre de réunions Daily Scrum. La
colonne Task Summary Name dans la vue a été renseignée en tant que « Daily Scrum ». C'est ainsi
que la vue Sprint Planning Sheet est conçue.
Cependant, lorsque vous enregistrez cette vue Sprint Planning Sheet, le nom de la tâche récapitulative
"Daily Scrum" ne sera PAS disponible ! Cela en confond beaucoup, mais cela se produit parce que
cette vue Sprint Planning Sheet filtre les tâches récapitulatives et les place sous la colonne Task
Summary Name.
Décomposer les fonctionnalités en tâches
On peut continuer la planification dans cette vue Sprint Planning Sheet. Après tout, le nom de la vue
elle-même indique qu'il s'agit de la vue dans laquelle vous planifierez les sprints.
Cependant, nous passerons à la vue Diagramme de Gantt (ou vue Task Sheet) pour ajouter les tâches
sous les trois fonctionnalités que nous avons sélectionnées. Cela vous montre une autre manière et
affiche également les tâches sous les fonctionnalités en retrait. Dans notre cas, les trois fonctionnalités
prises pour le Sprint 1 seront des tâches récapitulatives.
Dans la vue Diagramme de Gantt ci-dessous, j'ai ajouté deux autres colonnes, Sprint Start et Sprint
Finish, qui nous aideront à planifier le Sprint en cours.
Comme indiqué, le Sprint actuel a maintenant les trois fonctionnalités : tous les événements Scrum
pour ce Sprint ainsi que le Daily Scrum (en tant que tâche récapitulative) et la durée attribuée aux
réunions Daily Scrum.
Ensuite, à partir de cette vue, nous allons décomposer les fonctionnalités en tâches et attribuer la
durée possible ainsi que les dates de début et de fin pour toutes les tâches.
Ce travail se produit également pendant l'événement de planification de sprint, car les membres de
l'équipe décident qui fera quelles tâches. N'oubliez pas que l'équipe Scrum s'auto-organise et s'auto-
gère.
Pour toutes les tâches récapitulatives (trois fonctionnalités), nous aurons ces sous-tâches :
➢ Concevoir et développer
➢ Mettre en œuvre l'interface utilisateur
➢ Préparer les plans de test
➢ Exécuter les plans de test
➢ Examen du bon de commande
Vous pouvez modifier les noms de tâches ci-dessus au fur et à mesure que les membres de l'équipe
discutent et se décomposent en tâches lors de la réunion de planification de sprint.
Pour ajouter les tâches, il vous suffit de faire un clic droit et d'insérer les sous-tâches. Indentez les
tâches ajoutées pour que les fonctionnalités s'affichent en tant que tâches récapitulatives.
Contrairement à la vue “Sprint Planning Sheet”, dans cette vue, les tâches récapitulatives ne seront pas
filtrées. Cela se traduit par la figure suivante :
Maintenant, nous allons nous intéresser aux durées, ainsi qu'appliquer les ressources à ces tâches.
Dans les projets Agiles, le Scrum Master (SM) n'assigne pas les tâches aux membres de l'équipe. Au
contraire, les membres de l'équipe décident qui fait quoi.
Le travail du SM ou Agile Project Manager (APM) est de faciliter et de construire le Sprint Plan
(Sprint Backlog dans MS Project) en prenant les informations des membres de l'équipe et/ou d'une
réunion de discussion en tableau blanc. Après avoir appliqué les ressources, nous aurons la vue
suivante :
Comme dans la vue Sprint Planning Sheet, la vue Current Sprint Sheet n'affiche pas les tâches
récapitulatives avec leurs sous-tâches en retrait. Au lieu de cela, les tâches récapitulatives
(fonctionnalités, dans notre cas) sont déplacées dans la colonne Task Summary Name dans la vue
Current Sprint Sheet. Ceci est mis en évidence ci-dessus.
Si vous souhaitez le voir avec le groupement sous le Task Summary Name, créez simplement un
nouveau groupe personnalisé et appliquez ce groupement pour le visualiser. Il est illustré ci-dessous.
À ce stade, il est important de prendre les notes suivantes pour ce projet Scrum :
Les trois fonctionnalités de notre Sprint 1 sont considérées comme des tâches récapitulatives.
Chaque fonctionnalité a été décomposée en plusieurs (sous-)tâches.
Les quatre événements Scrum sont inclus dans le plan avec des durées respectives. Pour un Sprint
de deux semaines, j'ai appliqué les durées suivantes :
▪ Planification de sprint = 4 heures (0,5 jours)
▪ Revue de sprint = 2 heures (0,25 jours)
▪ Rétrospective Sprint = 1,5 heures (0,25 jours environ)
▪ Scrum quotidien = 15 minutes
De plus, la durée planifiée, ainsi que les dates de début et de fin planifiées, sont présentes pour toutes
les tâches sous les éléments de fonctionnalité.
Résoudre les surutilisations
Il est possible que lors de l'application des ressources, il y ait des surallocations. C'est naturel, et l'outil
MS Project fournit un grand nombre d'options pour résoudre la surutilisation. Par exemple, dans la
figure ci-dessus pour ce projet Scrum, nous avons des notifications de surutilisation pour l'ID de tâche
- 1 (planification de sprint) et l'ID de tâche - 3 (conception et développement).
Vous pouvez facilement voir et résoudre les surutilisations en divisant la vue et en plaçant la vue du
graphique des ressources dans le volet inférieur (programme de la seance prochaine).
Cela montre clairement que le membre de l'équipe concerné (Eric S) travaille 4 heures
supplémentaires le premier jour du Sprint. Vous pouvez également voir la surutilisation dans le
graphique des ressources indiquée par une barre verticale rouge. Cela correspond à la barre
horizontale dans la vue Diagramme de Gantt ci-dessus.
En raison du chevauchement entre l'événement de planification de sprint et la tâche de conception et
de développement, vous pouvez résoudre cette surutilisation en ajoutant une dépendance de la fin au
début (FS Finish to Start ) entre l'ID de tâche 1 et l'ID de tâche 3. Le champ prédécesseur est disponible
par défaut dans le Vue du diagramme de Gantt ci-dessus.
Cette dépendance est logique car ce n'est qu'après la fin de la planification du sprint que les membres
de l'équipe peuvent commencer à travailler sur les éléments de la tâche.
The Sprint Backlog (Final Cut)
Nous allons maintenant passer au montage final du Sprint Backlog et nous donner les finitions
nécessaires.
À cette fin, je vais d'abord accéder à la vue Current Sprint Sheet. Vous pouvez accéder à cette vue
depuis Sprint Tools > Sprints tab > Views group. Sélectionnez la commande Current Sprint View
dans le menu déroulant Sprint.
Comme dans la vue Sprint Planning Sheet, la vue Current Sprint Sheet n'affiche pas les tâches
récapitulatives avec leurs sous-tâches en retrait. Au lieu de cela, les tâches récapitulatives
(fonctionnalités, dans notre cas) sont déplacées dans la colonne Task Summary Name dans la vue
Current Sprint Sheet. Ceci est mis en évidence ci-dessus.
Si vous souhaitez le voir avec le groupement sous le nom du résumé de la tâche, créez simplement
un nouveau groupe personnalisé et appliquez ce groupement pour le visualiser. Il est illustré ci-
dessous.
Les événements Scrum tels que la planification de sprint, la révision de sprint et la rétrospective de
sprint ne sont pas des tâches récapitulatives, alors que nous avons d'autres regroupements en ce qui
concerne les tâches récapitulatives (fonctionnalités), telles que "Créer un nouvel utilisateur" ou
"Modifier un utilisateur existant". ” Ces fonctionnalités ont des tâches sous elles.