819655121.
xls / Formulaire d'inventaire
Model d'inventaire des Laboratoires Frater Razes
Cadre réservé
Filiale Direction Emplacement physique
(Bâtiment & Bureau, Système, Serveur, etc.)
Approbation de la DG
Elimination non enregistrement
Date d'inventaire Département ou Unité Contact
Transfert aux archives
Transfert de stockage
Identifiant d'objet Description Plage de dates Volume Notes Type Série
(Boîte / Tiroir (mm/aa-mm/aa) m3 / octets Enregistrement Calendrie de Enregistreme Durée de
Dossier/Fichier) conservation nt # conservation Notes
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[Link] / Formulaire d'inventaire
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Modèle d'inventaire général des dossiers
L'objectif du modèle d'inventaire des enregistrements est d'aider à identifier et à quantifier les enregistrements créés et conservés par
votre unité. Les enregistrements peuvent être situés dans un ou plusieurs bureaux, placards, armoires, greniers ou sous-sols. La
réalisation d'un inventaire général des documents ne nécessite pas d'examiner chaque document individuel ou chaque liste de
chaque dossier, mais cela devrait impliquer l'identification de catégories générales de documents en fonction des fonctions qu'ils
prennent en charge.
Filiale: Insérez à quelle filiale ces matériaux sont associés.
Date d'inventaire: Indiquez la date ou la plage de dates auxquelles l'inventaire a eu lieu.
Direction: S'il y a lieu, indiquez le nom de la directiona laquelle le matériel est associé.
Département ou Unité: Indiquez le nom de l'unité ou du département auquel le matériel est associé.
Emplacement physique Indiquez le bâtiment, le numéro de pièce ou toute autre information indiquant où se trouvent les
(Bâtiment & Bureau, Système, matériaux. Pour les enregistrements électroniques, indiquez l'emplacement du système et/ou du
Serveur, etc.) serveur pour les éléments. Peut être plus d'un emplacement.
Contact: Entrez le nom de la personne qui a rempli le formulaire d'inventaire.
Identifiant d'objet Fournissez des numéros uniques pour chaque boîte ou tiroir dans chaque emplacement. Assurez-vous
(Boîte/Tiroir/Dossier/Fichier) que les boîtes ou les tiroirs sont clairement étiquetés. Pour les enregistrements électroniques, identifiez
Description: le dossier,
Notez le répertoire
le type ou lescontenus
de documents fichiers uniques qui identifient
dans la boîte lesCette
ou le tiroir. éléments.
colonne indique généralement les
fonctions de travail prises en charge par les documents.
Plage de dates: Fournissez les dates des registres du plus ancien au plus récent pour chaque boîte ou tiroir. Utilisez des
Volume: dates approximatives
Fournir une estimationlorsque les dates
du volume exactes ne peuvent
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enregistré un format d'octet (Ko, MG, Go, etc.). Pour un point de référence, une boîte
d'enregistrement inhabituels (microfiches, photographies, etc.) ainsi que tout commentaire éditorialcentrale
d'enregistrement
que vous jugez bon ded'inclure.
12" x 15"Lors
x 10"
deest un pied cube.
l'inventaire des documents audiovisuels, microformes,
Exemple: cartographiques et connexes, fournissez également un nombre d'éléments (par exemple, 1 200
Identifiant d'objet Description Plage de dates Volume Notes
(Boîte/Tiroir/Dossier/Fichier) m3 / octets
Contient le dossier personnel
1 RH Dossiers Personnels A-F 9/2005-2/2006 1 cu. ft. employés à la retraite.
Contient du matériel
2 RH Dossiers Personnels G-O 9/2005-2/2006 1 cu. ft. photographique.
La boîte a de légers dégâts
3 RH Dossiers Personnels P-Z 9/2006-2/2007 1 cu. ft. d'eau
4 Comptabilite Factures Fournisseurs 6/2005-7/2006 1 cu. ft.
File-Level Records Inventory Template
The purpose of the File-Level Records Inventory Template is to help identify and quantify records, at the file level, created and
maintained by your unit. Records may be located in one or more office spaces, closets, cabinets, attics, or basements. Conducting a
file-level records inventory necessitates listing every folder as well as identifying general categories of records based on the
functions they support. Note: Creating file-level inventories is a part of the process for transferring materials to the University
Archives or for Storage.
Filiale: Insérez à quelle filiale ces matériaux sont associés.
Date d'inventaire: Indiquez la date ou la plage de dates auxquelles l'inventaire a eu lieu.
Direction: S'il y a lieu, indiquez le nom de la directiona laquelle le matériel est associé.
Département ou Unité: Indiquez le nom de l'unité ou du département auquel le matériel est associé.
Emplacement physique Indiquez le bâtiment, le numéro de pièce ou toute autre information indiquant où se trouvent les
(Bâtiment & Bureau, Système, matériaux. Pour les enregistrements électroniques, indiquez l'emplacement du système et/ou du
Serveur, etc.) serveur pour les éléments. Peut être plus d'un emplacement.
Contact: Entrez le nom de la personne qui a rempli le formulaire d'inventaire.
Identifiant d'objet Fournissez des numéros uniques pour chaque boîte ou tiroir dans chaque emplacement. Assurez-
(Boîte/Tiroir/Dossier/Fichier) vous que les boîtes ou les tiroirs sont clairement étiquetés. Pour les enregistrements électroniques,
identifiez le dossier, le répertoire ou les fichiers uniques qui identifient les éléments.
Description: Notez le type de documents contenus dans la boîte ou le tiroir. Cette colonne indique généralement
les fonctions de travail prises en charge par les documents.
Plage de dates: Fournissez les dates des registres du plus ancien au plus récent pour chaque boîte ou tiroir. Utilisez
des dates approximatives lorsque les dates exactes ne peuvent pas être déterminées. Au minimum
une plage d'années (1988-1989), idéalement une plage de mois et d'années (11/1988 - 5/1989).
Notez tout écart dans la plage.
Volume: Fournir une estimation du volume d'enregistrements. Exprimez le volume approximatif des dossiers
papier en pieds cubes lorsque cela est possible. Le volume des enregistrements électroniques doit
être enregistré dans un format d'octet (Ko, MG, Go, etc.). Pour un point de référence, une boîte
centrale d'enregistrement de 12" x 15" x 10" est un pied cube.
Notes: Fournissez toutes les informations descriptives que vous jugez utiles, y compris les supports
d'enregistrement inhabituels (microfiches, photographies, etc.) ainsi que tout commentaire éditorial
que vous jugez bon d'inclure. Lors de l'inventaire des documents audiovisuels, microformes,
cartographiques et connexes, fournissez également un nombre d'éléments (par exemple, 1 200
impressions, 3 500 négatifs) le cas échéant.
Exemple:
Identifiant d'objet Description Plage de dates Volume Notes
(Boîte/Tiroir/Dossier/Fichier) m3 / octets
Contains the personnel file of
retired faculty Angela
1 HR Personnel Files A-F 9/1978-2/1990 1 cu. ft. Adams, winner of the Nobel
prize for literature.
Aaronson, Hetal 1/1989
Adams, Angela 10/1982
David, Molly 3/1987