Module Ecrits professionnels

COMPETENCES VISEES PAR CE MODULE :

- Rédiger et disposer des écrits professionnels en langue française.
- À l’issue de ce module le stagiaire doit capable de rédiger et présenter
tous types d’écrits professionnels.
DESCRIPTION DE CE MODULE :
- Ce module vise à rendre le stagiaire apte à rédiger une note, un compte
rendu, un rapport ou un procès-verbal, tout en respectant les règles de
rédaction et de présentation des écrits professionnels.
- Ce module permettra au stagiaire, en milieu du travail, de comprendre
l’obligation de conserver la trace de ce qui a été fait ou doit être exécuté,
La nécessité de présenter sous forme claire et complète les écrits afin
d’assurer leur efficacité.
Introduction :
L'administration publique ou privée marocaine a besoin de communiquer avec
les différentes parties (banque, assurances, tiers, etc.) car quel que soit son
type d'activité, ses dimensions, sa taille, Elle doit renter en relation avec les
tiers.
La communication écrite se concrétise par les différents documents
administratifs (lettres, rapports, notes, compte rendu, Procès-verbal...)
Les relations au sein de l’entreprise s’établissent entre les différents membres
du personnel, selon le cas en utilisant le support de communication interne
suivant le sens :
La note d’information
Descendant la note de service
La note d’instruction
La note de synthèse
Ascendant Le rapport
Le compte rendu
Le procès-verbal
I/ les Différents écrits et leurs caractéristiques
Il n’existe pas de classification officielle des écrits professionnels. Pour
beaucoup, il s’agit surtout de documents produits dans les institutions
(compte-rendu, synthèse, note…), donc des « écrits institutionnels ». Mais si
on se raccroche à la définition que je vous ai donnée plus haut, alors on
est bien loin du compte !
Je vous propose donc un regroupement qui montre toute l’étendue des
contenus que vous pouvez être amenés à rencontrer ou produire dans votre
métier :
- Les courriers administratifs : mail, note de service, CV, lettre de motivation
etc.
- Les documents de communication : communiqué et dossier de presse,
bulletin d’information, journal et magazine d’entreprise etc.
- Les contenus web : article de blog, page de site internet, publication de
réseaux sociaux, fiche produit, newsletter etc.
- Les documents commerciaux : brochure, flyer, plaquette d’entreprise,
dépliant etc.
- Les écrits scientifiques : fiche technique, règlement, mode d’emploi, livre
blanc, manuel etc.
1- les enjeux :
L’écrit professionnel a des enjeux de savoirs, de pouvoirs, de transmission,
d'identité, de reconnaissance. Le travail social est un travail dont l'écriture
constitue l'une des dimensions essentielles et quotidiennes. La relation est
objet d'écriture.
- Enjeu contractuel : l’écrit sert comme preuve en cas de litige
- Enjeu d’image : Quelque que soit le destinataire (Chef
Hiérarchique, collaborateur, client) l’écrit reflète la qualité du travail.
1-1Comment choisir le document à rédiger :
Le choix d’un document professionnel ou d’un autre se fait en fonction du sujet
à traiter et du correspondant En effet, chaque document a ses propres
caractéristiques qui le distingue des autres documents et qui le rend plus
adapté à un sujet qu’à un autre.
1-2-Les règles générales de la communication écrite :
Lorsque vous utilisez un style administratif, veillez sur les points suivants :
Ne plus multiplier les objets
 Faire un plan
 Tenir compte du destinataire
 Hiérarchiser les informations
 Choisir les arguments
 Respecter les règles de rédaction
 Choisir le ton juste
N.B : N’oublier pas la courtoisie, la simplicité et l’efficacité du style.
2- Les objectifs d’un écrit professionnel
Les écrits professionnels regroupent tous les textes que l’on peut
lire et produire dans le cadre du travail. Qu’il soit interne ou externe à
l’entreprise, il s’agit avant tout d’un écrit utile. Il sert à communiquer sur la
structure et ses activités, de manière claire, simple, pratique.
Si les écrits professionnels peuvent prendre des formes variées, ils servent tous
des objectifs de communication précis :
 Informer,
 Expliquer,
 Convaincre,
 Vendre,
 Fidéliser,
 Conserver une trace, garder en mémoire…
Pour ces raisons, l’écrit professionnel s’adaptera toujours à un public
cible. Il est fait pour être lu et compris par un interlocuteur bien identifié.
Dans la plupart des cas, il appelle une action en retour (réponse, achat,
etc…).
3- Spécificité de l'écrit professionnel :
L'écrit professionnel se doit d'être court, clair et précis. C'est le trio gagnant
pour que le lecteur comprenne rapidement de quoi il est question,
retienne facilement les informations et puisse agir le cas échant.
 RESPECTER L’UNIVERS GRAPHIQUE ET ÉDITORIAL DE L’ENTREPRISE
Si les mots sont importants, sachez qu’en communication professionnelle,
le visuel l’est tout autant ! Pensez à respecter les chartes graphique et
éditoriale de l’entreprise, qui assurent toutes deux un rôle d’identification de
l’auteur.
Un document qui reprend le logo, le code couleurs et la
typographie de l’entreprise permet au destinataire de (re)connaître, en un
clin d’œil, l’expéditeur du message La charte éditoriale, définie en fonction
du public cible, garantit quant à elle une bonne compréhension du
message et uniformise la communication sur tous les supports de
l’entreprise. En quelques mots, on peut vite savoir à qui on a à faire !
Enfin, n’oubliez pas que pour être déchiffrés et compris, vos écrits doivent
être lisibles.
Prenez donc soin d’aérer vos paragraphes, de mettre vos informations clés en
gras ou encore d’utiliser des listes à puces pour vos énumérations. Vos lecteurs
ne vous en seront que plus reconnaissants !

II/ Comment préparer un écrit :

1- Définir des objectifs clairs
Il faut en effet vous interroger sur votre objectif : que souhaitez-vous faire
passer comme message à la personne à laquelle vous vous adressez par écrit ?
Les objectifs peuvent être multiples :
 Présenter des résultats, des évènements ;
 Transmettre une position de l’entreprise sur un sujet ;
 Réaliser une réclamation ;
 Informer, former, expliquer ;
 Solliciter des informations, des actions ;
 Donner des instructions.
Ainsi les objectifs dépendront du :
 Support utilisé : par exemple, vous n’envoyez pas une lettre pour
demander l’horaire d’une réunion à un collègue.
 Choix rédactionnels : par exemple, vous ne vous adressez pas, de la même
manière si vous demandez une information ou si vous répondez à une
réclamation.
2- Identifier la cible :
Il faut maintenant identifier votre cible. Cela vous permettra aussi de
choisir le support ainsi que les choix rédactionnels.
Les écrits professionnels peuvent être destinés à l’interne ou à l’externe
de l’entreprise.
Les destinataires internes :
Les écrits destinés à l’interne de l’entreprise sont notamment :
 Les rapports internes ;
 Les emails qui donnent des consignes de travail ou font le point sur
l'organisation ;
 Les notes d’instructions ;
 Les formations internes ;
 Les informations diffusées sur un intranet ou sur une messagerie interne.
« Les intranets et les messageries internes sont de plus en plus utilisés au
sein des entreprises. En effet, ils permettent de diffuser l’information sans
encombrer les boites mail. Cela évite aux collaborateurs de perdre un
temps significatif à trier leur boite mail. Adoptez donc ce format si le
contenu s'y prête ! »
Les destinataires externes :
Les écrits destinés à l’externe de l’entreprise sont notamment :
 Les lettres ;
 Les emails ;
 Les communiqués de presse ;
 Les publicités ;
 Les écrits destinés à être diffusés sur le site institutionnel de l’entreprise ou
sur les réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook, etc.)
« Personnalisez au maximum votre écrit professionnel, surtout lorsqu’il s’agit
d’un email. L’interlocuteur sera beaucoup plus impliqué ! En fonction de la
cible, adaptez notamment la formule d’appel, c’est-à-dire les premiers mots de
votre écrit professionnel ».
3- Choisir le format le plus pertinent :
En fonction de votre objectif et de votre cible, que vous avez déjà
définie, vous devez choisir le format le plus pertinent, c’est-à-dire le format qui
vous permettra de communiquer de manière fluide, mais aussi de
capitaliser sur
votre travail, en vue d’une possible réutilisation.
Il existe plusieurs types de format que nous allons détailler :
 La note de service ou note d'instructions ;
 La note d'information ;
 La note d'analyse ;
 La note de synthèse ;
 Le compte-rendu.
 L’Email
 Le rapport
A retenir :
« • Chaque écrit professionnel sert à une chose bien précise.
• Il faut rédiger en pensant au but que l’écrit doit atteindre plutôt qu’à sa
présentation ou à reproduire un langage particulier.
• S’il existe tant de noms pour désigner les écrits, c’est que chacun répond
à une fonction bien particulière.
 • Pour que chacun sache bien le travail qu’il a à faire, il faut nommer
chaque écrit selon sa définition ».
4- Structurez vos idées et hiérarchisez l'information
Pour finir cette préparation, vous devez structurer vos idées et hiérarchiser
l’information. En effet, même si vous choisissez le format le plus adapté à votre
situation et que vous rédigez parfaitement, un texte décousu ne sera pas
efficace pour communiquer.
a. Dans un premier temps, vous devez rassembler toutes les informations
Concernant le sujet que vous allez évoquer dans votre écrit professionnel.
 Si les sources sont d'un même format et qu'il n'y en a pas trop, vous pouvez
les réunir dans un document unique.
 Si les sources sont multiples et de différents formats, vous pouvez les
réunir sous un même dossier
b. Vous connaissez sans doute beaucoup d'éléments sur le sujet de votre écrit,
mais votre interlocuteur n'a pas besoin de tous ces éléments. Sélectionnez
donc uniquement les informations utiles à votre destinataire. Vous pourrez
compléter ensuite si besoin.
c. Vous devrez être concis et informatif
d. Trier les informations et ne communiquer que ce qui est important pour le
destinataire
e. Adopter le style de vocabulaire selon l’expertise de votre interlocuteur :
Adaptez donc votre vocabulaire (pas de mot technique ni de jargon) si vous
vous adressez à la direction ou à un membre d’une autre équipe. Relisez-vous
bien en essayant d’expliquer les choses de manière la plus simple possible. Si
vous devez passer par un vocabulaire spécifique, expliquez-le bien.
f. Les informations doivent être ordonnées et présentées dans une certaine
logique. Vous devez donc réaliser un plan.
Plusieurs types de plan existent :
Le plan chronologique :
Le plan chronologique peut être utile dans un compte-rendu par exemple car il
permet de rapporter la chronologie des faits.
Le plan thématique :
Le plan thématique est utile lorsque vous devez examiner différents angles
d’un sujet.
Le plan argumentatif :
Le plan argumentatif sera utile par exemple lorsque votre interlocuteur ne
partage pas votre solution préconisée.

III/ Rédaction des écrits professionnels :

Mail, compte-rendu de réunion, lettre de motivation ou encore article web…
Quel que soit le métier que vous pratiquez, les écrits professionnels font partie
intégrante de votre environnement de travail. Ils sont vecteurs
d’information, jouent un rôle de mémoire et aident à comprendre des
idées ou des situations.
Mais s’ils servent tous un objectif commun de communication, ces écrits
possèdent chacun leurs spécificités et leur public cible. Bien les maîtriser, et
s’assurer que le message passe !

1. Le compte rendu :
 Définition :
Le compte rendu est un document interne qui transmet des informations plus
au moins détaillées d’événement : de travaux, de faits, discussions.
Auxquels le narrateur assisté activement ou non.
Le rédacteur relate les faits de façon objective, précise et exacte de ce qui s'est
passé sans prendre parti, sans proposer ni action, ni solution et enfin sans
Interpréter.
 Rôle :
Le Compte rendu rapporte des informations, des décisions prises et joue
différents rôles :
Pour les participants : c'est un aide-mémoire auquel ils pourront se rapporter
en cas de besoin.
Pour les personnes absentes : est un moyen d'information pour les personnes
Intéressées.
Pour les L’entreprise : C’est une preuve des réunions, des décisions prises, des
accidents…. Qui doit être conservé.
 Différents types de compte rendu :
Compte rendu faisant la narration des faits ou d'événements qui se sont
déroulés en présence du rédacteur.
Types Exemple
Compte rendu faisait la narration des  Compte rendu de réunion
faits ou d’événements qui se sont  Compte rendu d'assemblée
déroulés en présence du rédacteur Générale
 Compte rendu de conférence.
Compte rendu qui témoigne de  Compte rendu d mission
certains évènements de l'entreprise.  Compte rendu d’enquêtes
 Compte rendu d’activité
 Compte rendu d’accident
 Compte rendu de gestion.
Compte rendu spéciaux  Compte rendu de stage
 Compte rendu de Visite
 Compte rendu de documentation

 Plan du CR :
Le compte rendu est constitué de trois parties essentielles à l’exposé.
 Il indique les Circonstances des événements
 Le développement : c'est la description des faits et des événements
 La finale : c'est une conclusion brève et rapide.
A/ Le compte rendu de réunion :
 Définition :
Le compte rendu de réunion est un écrit interne de nature professionnelle qui
relate avec fidélité et objectivité les débats auxquels le rédacteur a assisté
activement ou non.
 Caractéristiques de forme :
- Entête simplifié (document interne)
- Date et lieu d’émission du document
 - Titre du document (nature de document événement t date de
l'événement)
- Personnes présentes, personnes absentes
- Ordre du jour (objet)
- Phrase introductive (présidence, lieu et heure d'ouverture de la séance
- Phrase finale (Heure de fin de réunion / Clôture)
- Signature du rédacteur.
 Caractéristiques de fond :
1/Plan :
- Exposé : il indique les circonstances de la réunion
- Développement : il est consacré à la rédaction des actes en respectant la
chronologie. La liste des questions qui doivent être examinées est
communiquée préalablement aux participants afin de leur permettre de
prendre leurs dispositions et réfléchir aux différents points abordes.
En principe on ne débat jamais les questions non prévues à l'ordre du jour.
-Finale : elle marque la fin de la réunion (clôture de la séance). S'il s'agit d'une
réunion périodique le président doit indiquer la date, l'heure et le lieu de la
prochaine réunion.
2/Rédaction :
Le compte rendu doit respecter toutes les règles d'une bonne rédaction à
Savoir :
Clarté, précision, concision, simplicité...
On distingue trois types de rédaction :
 Le compte rendu littéral ou in extenso (sténographique)
Sans résumer le rédacteur reprend intégralement les paroles prononcées avec
le nom et la qualité des personnes ayant participé. Il est principalement utilisé
dans les Assemblées de haut niveau (conférence internationale)
Exemple :
- Mr Alaoui directeur commercial : «je demande la parole »
-Mr le président « la parole est à M. Alaoui »
 Le compte rendu analytique ou sélectif :
C’est un résumé plus au moins détaillé des débats. Il s'agit de choisir des
informations les plus utiles et les plus importantes.
 Le compte rendu mixte ou intermédiaire :
Il est possible d'adopter les deux formules : rapporter brièvement les discutions
et débats (compte rendu analytique) et reproduire intégralement les
interventions les plus importantes (littéral)
3/Le style :
Le style d'un compte rendu est :
 Objectif : le compte rendu ne comporte jamais des remarques
personnelles du rédacteur.
 Narratif : description des faits et des événements.
 Claire et simple
 Le ton est neutre
 Les expressions utilisées doivent être à bon escient
 En règle générale on n'introduit jamais nos sentiments dans le texte du
compte rendu.
Exercice d’application :
En qualité de représentant des élèves au conseil de discipline de votre institut.
Vous avez été sollicité par les responsables des classes de leur rendre
compte de la réunion (date, lieu) du conseil qui, après examen de la situation
de certains élèves a décidé d'en
renvoyer 1 définitivement (pour la gravité du cas), d'avertir 3 et de convoquer
les parents de 5 autres.
T.A.F :
Dressez le compte rendu de ladite réunion.
Correction :

I.S.T.A AL ADARISSA Fès, le 8 mai 2018

FES
Compte rendu de réunion concernant
Le conseil de discipline
Etaient Présents :
 Le directeur de l’institut : M. ENNASSIM.
 Tous les représentants des stagiaires.
Ordre du jour:
_ Des discussions à propos de la mauvaise discipline de certains stagiaires.
_ Des décisions prises envers ces stagiaires.
La séance du conseil de discipline de l'I.S.T.A. AL ADARISSA est ouverte à 10h
sous la présidence du directeur de l'institut [Link].
Après examen de la situation de certains stagiaires, et de leur comportement
au sein de l'IS.T.A., différentes décisions ont été prises à ce propos à savoir :
_ Un parmi ces stagiaires a été renvoyé (pour la gravité de son cas à savoir :
dispute et insultes avec le formateur),
_ Les 3 autres ont eu droit à un avertissement chacun,
_ Pour ce qui est des derniers leurs parents ont été convoqués.
A la fin, tous les membres du conseil de discipline se sont mis d'accord sur les
décisions prises, la réunion a été levé à 1l heures, M. ENNASSIM a déterminé
le jour de la réunion avec les parents des 5 stagiaires, qui aura lieu le 15 mai
2018.
La secrétaire :
Mme EL OUARDANI

Le compte rendu d’activité :

 Définition :
Le compte rendu d’activité C’est un document interne qui décrit avec fidélité et
objectivité l’activité de l’entreprise pendant une période déterminée.
Exemple : Compte rendu annuel des actionnaires d'une société anonyme
PISCINE LA FLEUR
RABAT
COMPTE RENDU D'ACTIVITE
SAISON 2017/2018
A part les deux périodes de fermeture pour nettoyage et travaux (au 19 mars
et du 15 au 30 septembre), la piscine a été constamment ouverte au public
pendant I ‘exercice : I Octobre 2017 au 30 Septembre 2018.
En plus des aménagements initiaux, on a installé en mai des jeux pour
enfants (balançoire, toboggan,...).
[Link], maître-nageur, a continué d'assurer les cours de natation, le
contrôle général de la piscine : entretien, tenu des nageurs et des visiteurs
Les heures d'ouvertures ont été fixées pour la saison :
 De 1Oh à 13h et de 15h à [Link] jours de la semaine saut te dimanche.
De 9h à 20h. ………………… . Les dimanches et les jours fériés.
Les tarifs pratiques sont :
 Adulte .8, 00 DH
 Enfants de 6 à 12 ans inclus 4,00 DH
 Visiteurs 4,00 DH
 Groupe scolaire 80,00 DH
Abonnement pour 10 entrées :
 Pour les adultes 65,00 DH
 Pour les enfants 30,00 DH
En outre, pour l'année 99/00, le nombre d'entrée des adultes a atteint 31
240. Aucun accident sérieux n'a été déploré, aucune dégradation n’a été
commise et la seule détérioration de matériel à signaler est celle du tremplin
en service acheté depuis, déjà, trois ans.
Plusieurs souhaits intéressants ont, cependant, été exprimés :
 Ouverture pendant le temps de repas au moins un jour par semaine,
 Organisation d'un cours : mères et bébés,
 Installation des bancs supplémentaires autour de la piscine.
Rabat, le 12 Janvier 2018
M. HARTI

C/ Le compte rendu d'accident :

Il est important dans tel compte rendu de n'omettre aucun des faits qui non
seulement aident à comprendre mais aussi à définir les responsabilités en
cause.
 Les éléments du compte rendu d'accident :
Le compte rendu d'accident doit contenir :
 Les circonstances de l'accident (date, heure, lieu)
 L'identification complète de la victime (état civil, qualification
professionnelle.)
 La relation (récit) de l'accident lui-même (mouvements, gestes, mauvaises
manipulations, croquis si possible)
 Les conséquences, de l'accident (nature des blessures, premiers soins, suite
donnée, estimation de l'incapacité de travail...)
 L'indication des témoins (état civil complète et qualification professionnelle)
Il est daté et signé de celui qui le rédige.
 La rédaction du compte rendu :
La rédaction du compte rendu d'accident n’est soumise à aucune règle de
rédaction.
Toutefois, l'auteur expose les faits dans leur ordre chronologique de telle sorte
que l'autorité responsable á laquelle est destinée le Compte Rendu puisse
suivre l'événement dans son développement,
Enfin, le Compte Rendu d'accident est un témoignage écrit résumant les
points essentiels d'un accident.
Exercice d’application :
Vous travaillez au C. C. M de Rabat, en menant des prises de vue, au Studio de
feuilleton marocain « ASSAMT », le cameraman Aziz EDEMNATI a eu un
accident.
Actuellement, il est à l'hôpital Avicenne ou il a subi une opération chirurgicale à
la jambe gauche.
T.A. F:
[Link], chef de service laboratoire vous charge le même jour de
rédiger le compte rendu de l'accident survenu à M. EDEMNATI à partir
des Conversations avec les témoins de l'accident, vous avez pris des notes.
(Voir annexe).
Annexe :
Quand ? Lors du tournage de feuilleton (ASSAMT), 1 e 04/02/2004 àv10
heures.
Comment ? Karim, Directeur de la photo la plateforme de la Caméra utilisé
n’a pas été convenablement placée,
Filali ingénieur du son - Demnati concentrait son attention Sur le viseur de la
caméra, Demnati : N n’a pas constaté le défaut technique,
Na pas eu le temps d'éviter la chute du haut de la plateforme.
Jambe gauche fracturée et diverses blessures.
Premiers soins : Bander les blessures,
Transport à L'infirmerie.
Dégâts matériels : Caméra et pellicule inutilisable.
Correction :
 C. C. M
Rabat
Compte rendu d'accident
L'accident s'est produit le 04 avril 2016 à 10h dans le studio du feuilleton
Marocain « ESSAMT ».
La victime est le caméraman Aziz ADEMNATI né en 1990 À Casablanca.
D'après le témoignage de M. Karim Directeur de la photo, le plat tournage de
la caméra n'a pas été convenablement placé. De plus, M. Filali l'ingénieur du
son a ajouté que M. Demnati concentrait toute son attention sur le viseur de
la caméra et de ce fait il n'a pas constaté le défaut technique. Ce qui a eu
comme conséquence qu’il n'a pas pu éviter la chute du haut de la
plateforme. Cet accident lui a causé diverses blessures et une fracture de la
jambe gauche.
M. Demnati a été transporté immédiatement à l'infirmerie de l'entreprise où
on lui a prodigué les premiers soins. Peu après, il a été conduit à l'hôpital
Avicenne où il a subi une opération chirurgicale à la jambe gauche Pour ce
qui est des dégâts matériels, cet accident a provoqué la destruction d'une
caméra et également d'une pellicule.
Rabat, le 04 avril 2016
M. Fellah
Chef du service laboratoire

2. Le rapport :
Définition :
Le rapport est un document écrit interne qui circule de façon ascendante. Il a
pour objectif de communiquer le résultat d’une étude et de déboucher sur un
avis motivé ou sur des propositions susceptibles d’améliorer la situation
examinée. Il a pour but d’aider à prendre une décision. Il constitue un Outil de
travail qui permet de résoudre un problème.
On distingue :
 Le rapport de réunion,
 Le rapport d'activité,
 Le rapport d’étude,
 Le rapport de visite,
 Le rapport d’accident,
a. Présentation :
Le rapport doit être bien présenté et clair, C’est pour cela, sa
présentation doit contribuer à mettre en valeur l’ensemble du document. Il
doit comporter :
 L'en-tête simplifié rappelant le nom de l’entreprise
 La date de rédaction du rapport : C’est un des éléments d’authenticité du
rapport, elle se place dans l'angle supérieur droit avant le texte ou à la fin du
rapport
 Le titre portant le nom du document « Rapport »il fait connaitre, à première
vue, le sujet traité.
 Le texte du rapport : il faut signaler la division du développement d’une
manière très apparente par des blancs en utilisant des sous-titres.
 La signature du rédacteur : Elle est précédée de la qualité du rapporteur et
suivi de son nom.
b. Fond du rapport
Le rapport se compose de trois parties :
L'exposé :
C'est la description de la situation qui a nécessité le rapport. II fait connaitre
l'objet traité et renseigne le lecteur sur la cause qui l’a motivé, sur son
importance et ses limites.
Le développement :
C'est l’interprétation des faits, l’argumentation en faveur d’une thèse. Il
contient les explications, les justifications relatives au sujet traité c’est le
fond du rapport. Il part de données qui servent de base à une analyse
raisonnée, à une démonstration méthodiquement conduite et à des déductions
logiques.
Exemples de tournures :
 Il est nécessaire de préciser que……
 Il m'a fallu constater que,
 Il est certain que………….
 Exemples de transitions :
 En premier lieu, å première vue, tout d’abord, …
 En dernier analyse, il ressort, il apparait, il résulte, …
 En règle générale, en tout état de cause en particulier,
 Il reste à voir, à examiner, à envisager…….
Exemples d'expressions de restrictions :
 Il importe de ne pas perdre de vue que……
 Il n’est pas douteux que………….
 Il ne saurait être question de……………….
La conclusion :
Elle énonce les solutions, les propositions d'une ou de plusieurs décision(s) du
rédacteur telles qu’elles découlent du développement. Elle fait un fréquent
usage du conditionnel
Exemples de tournures :
 II serait opportun, indispensable, souhaitable, désirable, utile de…….
 II conviendrait, il y aurait lieu de..., il y aurait intérêt à.…, il faudrait,
Rédaction :
La rédaction du rapport est souvent indirecte. Les sujets je ou nous sont rares.
Le ton est toujours prudent : le rédacteur propose ou suggère, il ne décide pas.
Le rapport peut être rédigé soit :
A la demande d’une autorité hiérarchique :
Dans ce cas, l’introduction rappelle précisément la demande ou aborde
directement le sujet sans évoquer à demande.
A l’initiative du rédacteur :

Différents types de rapport :

Types Exemples Caractéristiques
Rapport général d’activité  Rapport annuel d'une  Description de l’activité
 entreprise. de la Société
 Rapport d'activité au cours de l’exercice
d’association écoulé
 Donne des observations,
des critiques, des solutions
 Rapport de stage  Rapport relatif à un  Comme dans un compte
 Rapport de visite stage de formation rendu, le rapporteur relate
 Rapport d'enquête  Rapport sur la visite ce qu'il a constaté ce qu'il
 Rapport de mission d'une entreprise a fait, mais en plus, il
justifie les appréciations
qu’il est amené une
formule, et propose
Éventuellement des
Solutions
Rapport d'étude  Rapport relatif á la  Types de rapport le plus
réorganisation d'une fréquents il consiste à
tâche, un service, d'une analyser un problème et à
méthode de travail proposer une solution pour
 Rapport relatif á le résoudre
l’étude d'une situation,
d'un matériel
 Rapport d'accident
de
travail

Exercice d’application :
[Link] formateur a surpris le stagiaire Sadouki en état de fraude : rédiger
le rapport de cette situation
Correction :
ISTA GESTION BOUARFA Oujda Al Hoceima, le 13 juin
2018

Rapport établit par M. Tadlaoui

Remis à M. BENSGHIR directeur de l'ISTA Al Hoceima

Objet : Rapport concernant l'état de fraude du stagiaire SADOUKI.

Pendant le déroulement des examens de fin de formation j'ai à maintes

 reprises surpris Le stagiaire SADOUKT en train de regarder par-dessous sa
table.
Au début j'ai pensé que c'était un geste sans la moindre importance mais
comme je me suis Approchée j’ai pu constater qu’il s’agissait d'une feuille
ou figurait les réponses de quelques questions Pliées en deux et sous le
casier du stagiaire.
J'ai retiré la copie de l'examen au stagiaire ainsi que ladite feuille comme
justification de ce rapport et que, trouverez joint à cet écrit et je lui ai
demandé de quitter la salle d'examen.
A cet effet je vous prie, Monsieur le directeur, de prendre les dispositions
nécessaires envers ce stagiaire qui était en état de fraude ce qui est
contraire au règlement interne de l'établissement.

Signé par : M. TADLAOUI

Exercice 2 :
Vous êtes convoqué à un séminaire à la suite duquel vous devez remettre.
T.A.F. : Rédigez le rapport.
Correction :
Objet : Rapport relatif au séminaire
« La communication »
Comme prévu, je me suis présentée le Lundi 13 mai à l’Ecole EFET de
Meknès située au 45, rue Antsirabe ou j’ai pu assister au séminaire dont le
thème était la communication.
Pendant le premier jour l’animateur, [Link], a fait un tour de
table pour permettre à chacun des participants de se présenter ; comme il
s’est présenté lui-même au groupe.
Ensuite, l’animateur nous a donné le plan du séminaire qui est détaillé
comme suit :
• La communication (en général)
• La communication (Définition, rôle, objectif, moyens)
Après avoir traité le programme prévu par le séminaire, [Link] nous a
permis de passer à l’acte, aux moyens d’exercices pratiques variés et surtout
au moyen de jeux de rôles. Pour nous permettre de rectifier les erreurs
qui ont été commises, des discussions avaient suivi immédiatement
chacun des jeux, ce qui nous a rendus conscients de la gravité de certaines
comme par exemple le manque de courtoisie, le style inapproprié à la
situation d’accueil envisagée etc.…
 A la fin de l’après-midi du deuxième jour du séminaire, [Link]
nous a signalé que d’autres séminaires auront lieu dans le futur et qu’une
liste détaillée est joint à la documentation qui nous a été remise.

Exercice 3 :
Vous travaillez en qualité d’Assistante de Direction au sein de la Société
MAGITEX, 6,boulevard le Prince à Marrakech.
Cette Société est spécialisée dans la confection et la commercialisation de
vêtements.
Pour motiver ses ressources humaines elle a pu réaliser dans ces années les
prestations suivantes :
• Restaurant d’entreprise
• Club sportif
• Colonie de vacance
• Prise en charge des frais médicaux
En votre qualité de secrétaire de direction, M. ASSRI, votre Directeur, a
constaté un retard remarquable de la part du personnel, il vous demande alors
de rédiger un rapport relatif aux absences constatées (motifs, causes….).

T.A.F. :
Rédiger le rapport d’absence.
Exercice 4 :
Afin de permettre aux stagiares une bonne adaptation en milieu
professionnel, l’Ecole EFET, prévoit à la fin de la première année et surtout de
la deuxième année des stages en entreprises.
Mlle ANOUZ est désignée à la faire un stage à Barid Al Maghreb de nous
fait part de son rapport dont voici le contenu :
T.A.F. : Rédigez un rapport de stage

Correction :
3. L’MAIL :
Le mail est une façon de communiquer d’une extraordinaire simplicité,
rapidité et efficacité. Il est devenu le moyen le plus couramment
employé pour les échanges professionnels en tous genres. Parce que le
mail (ou email ou courriel) est moins formel que la lettre, on oublie
parfois qu’il doit respecter un certain nombre de règles d’usage.

Ainsi même si le style d’un mail est plus convivial, voire plus léger, que
celui d’une lettre professionnelle, il n’en reste pas moins un écrit de travail.
C’est pourquoi, il doit respecter certaines règles de rédaction.
La règle la plus importante est toujours la même en termes d’écrits de travail :
c’est le « profil » du destinataire qui détermine les choix rédactionnels.

a. L’objet du mail : de 5 à 7 mots maximum

L’objet est le texte que lira en premier votre destinataire. Et pour cause, c’est la
seule ligne qui apparaît quand on ouvre sa messagerie !
L’objet est donc à soigner. Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but
du courriel (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Il doit
permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit.
Exemples :
« Demande d’informations »
« Compte rendu du séminaire des cadres »
« Candidature pour un stage »
« Annulation de la formation sécurité du 23 mars »
« Invitation aux Portes Ouvertes du 6 juin 2016 »
« Demain : coupure informatique de 8h à 10h00 ».
À noter :
 Les mails sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables.
 Un mail n’a qu’un seul objet.
b. Comment commence-t-on un mail ?
En d’autres termes, quelle formule d’appel choisir ? La formule d’appel, ce
sont les premiers mots du courriel, ceux qui permettent la prise de contact
avec le destinataire.
La formule dépend :
 De sa relation avec la ou les personnes l’émetteur connait-il le/les
destinataire(s) ?
Si oui, un peu ? Beaucoup ? Pas du tout ?
 De la situation de communication : celle-ci se situe dans un contexte qui
pourra aller du très formel (administration, hiérarchie) à informel (collègues
proches).
Exemples :
Bonjour Marie (lorsqu’on s’adresse à une collègue de travail)
Bonjour Madame (lorsqu’on s’adresse à une cliente)
Madame la Directrice (lorsqu’on s’adresse à un supérieur hiérarchique)
Madame/Monsieur (lorsqu’on s’adresse à quelqu’un dont on ne connait ni le
nom, ni le titre).
Après la formule d’appel, il y a la première phrase du mail. Celle-ci doit avoir un
lien évident avec l’objet du mail.
 Si le mail est un premier contact avec votre destinataire :
Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …
Vous trouverez ci-joint un CV et une lettre de motivation* …
Si vous pensez que ce n’est pas possible, commencez simplement par « je +
verbe au présent » :
Je vous prie de bien vouloir …
Je souhaite recevoir des informations …
Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation* …
 Le mail s’inscrit dans une relation déjà existante avec votre destinataire :
Comme convenu lors de notre rencontre,
Pour faire suite à notre entretien, …
Lors de nos derniers échanges, …
À noter qu’aujourd’hui, de plus en plus de mails sont lus sur des
smartphones. Il est alors certain que la brièveté des phrases donnera plus de «
confort de lecture » à votre destinataire.
d. Comment finit-on un mail ?
Il est important d’inclure une brève formule de courtoisie à la fin du mail.
L’oublier pourrait être perçu comme un manque avéré
de politesse.
La formule est à adapter à la qualité de son destinataire et au contexte
de
l’échange (plus ou moins formel).
Ainsi, si « Bonne fin de journée ! » veut finir le mail à un collègue, un «
Sincères salutations » ou « Au plaisir de vous revoir » seront plus appropriés
pour un mail destiné à un supérieur hiérarchique ou à un client (plus
d’exemples à la fin de ce billet).
Les formules cordiales de type « salut », « bises », « amitiés », « à plus », « à +
», « @ plus » sont exclusivement à réserver aux personnes que l’on connaît
particulièrement bien.
Voici ci-joint le Tableau de synthèse des formules d’appel et de politesse les
plus courantes dans le milieu professionnel :
Situation de communication Formule d’appel Formule de courtoisie
Relation formelle avec une personne dont Madame la Directrice Respectueusement
vous connaissez le titre (supérieur Monsieur le Président Salutations respectueuses
hiérarchique par exemple)
Relation formelle avec une personne Madame Respectueusement
qu’on ne connait pas(une institution ou Monsieur Salutations respectueuses
une administration par exemple) Bonjour Monsieur
Relation formelle dans un cadre Madame YY Salutations distinguées
professionnel avec quelqu’un dont on Monsieur XX (pour un premier échange de mail)
connait le nom Cher Monsieur Sincères salutations
Chère Madame Cordiales salutations
(lorsque ce n’est pas votre premier
échange)
Relation impersonnel Bonjour Cordialement
 Relation informelle (entre collègue très proche Bonjour XX Cordialement
par ex) HELLO Bien cordialement
COUCOU Très cordialement
SALUT Amicalement
Bien à toi
A un groupe Chers collaborateurs
Bonjour, Cordialement
Bonjours à tous,
e- La signature
En général, en contexte professionnel, les logiciels de courrier électronique
sont paramétrés pour insérer automatiquement une signature
personnalisée à la fin des courriels.
Si ce n’est pas le cas, votre signature doit comprendre votre prénom et le nom,
ainsi qu’un numéro de téléphone.

4- La lettre
La lettre administrative est une correspondance dont le destinataire est
une
personne morale : La responsabilité administrative politique diplomatique
ou
religieuse. ...
La lettre administrative c'est une communication par écrit au moyen de
laquelle
son signataire fait savoir quelque chose à la personne à qui elle est adressée et
qui s'appelle le destinataire.
La lettre a pour but :
- Faciliter la compréhension (précise, lisible et claire)
- La lettre doit être sur une feuille blanche non rayé, manuscrite (noir, blanc).
La lettre doit être rédigé dans un style administratif c’est-à-dire : clair, concis,
objectif, courtois, logique, responsable, ainsi employer un vocabulaire
administratif.

5- La note :
La note est le moyen moral pour transmettre un ordre une information au sein
d’une entreprise, à une personne, un groupe de personnes ou à
l’ensemble du personnel.
La note doit être précise, concise, claire et bien ordonnée
 Claire : la clarté est la qualité majeure d'une note de service pour être
claire ; une note de service peut être accompagnée par des illustrations,
des schémas, des plans...placés dans le texte ou joints en annexes,
 Concise et précise : les expressions complexes sont à éviter, il est
recommandé d'utiliser des phrases précises et des mots concis et ne dire que
le nécessaire avec brièveté.
 Ordonnée : la construction de la note de service est généralement facile. Elle
fait d'abord apparaitre l'objet, annonce de l’information ou de
l'ordre et précise des modalités d'exécution.
Les Différents types de notes sont :
 La note de service,
 La note explicative,
 La note d'information,
 La note d’instruction,
 La note de synthèse.
A. La note de service
a. Définition :
 Brève communication écrite destinée à informer (Larousse)
 Elle est un document interne qui circule dans le sens descendant, pour
communiquer, des directives, des consignes, des ordres…
b. Caractéristiques d'une Note de Service :
 En matière de rédaction :
La Note de Service, en général courte, traite un sujet spécifique,
Le numéro d'ordre et l’objet sont recommandés
La formule d'appel et la formule de politesse ne figurent pas.
Le style, doit être concis, précis et impersonnel.
 En matière de présentation :
La disposition des différentes mentions est laissée à l'initiative de I ’expéditeur
car la note n'est pas un document normalisé.
L’expéditeur et le destinataire d’une Note de Service :
1) Expéditeur :
L'expéditeur est un service de l’entreprise :
Service personnel,
Service commercial,
Service production.
2) Destinataires :
Les destinataires peuvent être :
Divers services installés dans le même bâtiment,
Des filiales situées dans des lieux différents,
Des membres du personnel travaillant à l'extérieur de l'entreprise
(représentants, ouvriers d'un chantier, etc..).
Plan global d'une note de service :
 Exposé de la Situation :
Circonstances ou Situations qui nous ont poussés à rédiger la note
 Formulation de 'objet :
Le Sujet traité,
 Modalités d'exécution ou d’application :
Les dispositions prises à la fin.
Exemple d'une note de service

UNION DES COOPERATIVES Rabat, le 12 Septembre 2020

LAITIERES
RABAT
 Direction Commerciale

Note de service n°1

Objet : Choix de l'emballage

Une réunion pour le choix de l'emballage du nouveau yaourt « uni fruits » est
fixée pour le 17 courant de 15 h à 17h dans la salle de conférences.
Les personnes concernées sont invitées à y participer.
Le Directeur Commercial

A. BENALI

Les destinataires :
Le Directeur Général.
Le Chef du service vente.
Le Chef du service expédition.
Le Chef du service emballage

Exemple d’application :
Expéditeur : Directeur Administratif de la Société Fil Roc, Meknès
Demandez par note de service au personnel de la société que l’horaire du
travail sera comme suit : (à partir du 1 ère mai 2019).
Du lundi au vendredi :
Matin : de 8h à 12 h 30 min
Après-midi : de 14 h à 18 h 30 min
Cet ordre est transmis par le Directeur Administratif, Monsieur R. BENNANI à
tout le personnel suite à une enquête qui a été faite par les chefs de bureaux
auprès des employés afin de prendre leurs points de vue sur ce changement
d'horaire.
T.A. F:
Etablissez le plan de la note,
Rédiger la note n°20.
Plan :
Exposé de la situation : Enquête menée par les chefs de bureau, auprès des
employés afin de connaître leurs points de vue sur le changement d’horaire.
Formulation de l’objet : changement d’horaire
Les modalités d’exécution : date d’application de ce changement.
B. Note de Synthèse
a. Définition :
La note de synthèse est un document interne qui a pour rôle de faire connaitre
sur un livre ou un article et d'informer rapidement sur son contenu.
Elle doit indiquer les sources, le thème central du document et développer
rapidement les points principaux.
b. Rédaction, présentation
 Le style
Comme tout document professionnel, le vocabulaire est simple et précis, ici
cependant, le style est impersonnel, toujours à la forme passive troisième
personne du singulier ou du pluriel). Le ton est neutre (ex. : l'analyse démontre
que le nombre d'accidents a diminué). La note ne comporte jamais de formule
de politesse ni de titre de civilité.
 La structure de la note de synthèse
Le plan d'une note de synthèse est [Link] comprend :
Une introduction, qui annonce le plan
Un développement, qui expose de manière courte et structurée les différentes
idées, principales et secondaires (une idée = un paragraphe). La structure du
document (plan) apparaît clairement dans les titres et sous-titres
 La présentation de la note de synthèse
La présentation de la note de synthèse n'est pas normalisée. Cependant,
plusieurs catégories se retrouvent dans tous les types de notes.
 En-tête : simplifié (document interne).
 Date : nécessaire pour situer 'actualité du document.
 Destinataire(s) : une ou plusieurs personnes, un service, une catégorie de
personnel.
 Titre et objet : indiquent le type de note et rappelle l'objet de l'étude.
 Sources : la ou les références du ou des documents étudiés
 Emetteur : la note peut émaner d'un service ou un membre du personnel ou
par d’un responsable.
Exercice d’application :
Les répondeurs nouveaux sont arrivés
Des progrès considérables ont été accomplis récemment dans la
conception de la fabrication des répondeurs.
On pourrait même dire que le répondeur téléphonique d’hier (la voix et l’oreille
de permanence à la maison ou au bureau) est désormais dépassé. On
peut tout demander, aujourd’hui, à son appareil grâce à son cerveau
électronique, capable d’assurer en toutes circonstance », votre secrétariat…
devenu en quelque sort perpétuel. Le répondeur qui sait où vous trouver…Vous
êtes déjà un acheteur suffisamment averti qui orientera son choix sur :
un répondeur simple (la voix : il passe son temps à parler), un répondeur
enregistreur (la voix et la parole : il passe son temps à vous répondre et à
vous écouter), ou un répondeur enregistreur avec interrogation à distance (la
voix, la parole et le cerveau : il sait où vous trouver à chaque instant et vous
faire son rapport).
1/ LES REPONDEUR SIMPLES
Un répondeur simple (RS) est un appareil rustique qui permet
seulement l’enregistrement et la diffusion d’un ou plusieurs textes d’annonce.
Le texte d’annonce, à durée variable, est en générale dicté grâce au
microphone incorporé et lu à l’aide d’une cassette (mini ou standard) à
bande sans fin de fabrication spéciale.
Les appareils de grande diffusion de conception simple et leur faible prix
intéresse une large clientèle d’artisans, de commerçants et de professions
libérales appelée a des déplacements fréquents (centrale de dépannage
à domiciles, cabinet de médecine, d’architectes) ; on se contente là
d’inviter l’appelant à reprendre contacte ultérieurement.
2/ LES REPONDEURS ENREGISTREURS
Le répondeur enregistreur (RE) est un appareil désormais classique qui réalise
les trois fonctions élémentaires ayant établi son usage, tant à la maison
qu’au bureau : la fonction répondeur (l’envoi d’annonces), la fonction
enregistreur (l’enregistreur de messages) et la fonction écoute exploitation
(le confort du poste téléphonique associé).
Deux modes de fonctionnement de l’appareil sont donc possibles : le mode
répondeur enregistreur ; d’où la nécessite pour ce double, de disposer de
plusieurs textes d’annonce préenregistrés et d’assurer le basculement dans le
mode répondeur simple (passage RE/RS automatique) en cas de besoin,
surtout, lorsque la cassette d’enregistrement des messages est remplie.

3/ LES REPONDEURS ENREGISTREURS AVEC INTERROGATION A DISTANCE

Le répondeur enregistreur avec interrogation à distance (RID) est
aujourd’hui l’appareil le plus demandé. Pourquoi un tel engouement ?
L’assurance disponibilité d’emploi pour des utilisateurs qui ont recours à ses
services chaque fois qu’ils se déplacent. C’est donc l’appareil le plus
perfectionné de la gamme des répondeurs téléphoniques. Il est capable de
communiquer à distance avec son propriétaire… et même tout de suite
avec le rappel téléphonique : il sait composer un numéro de téléphone
(enregistré au départ ou encore, à distance, par téléphone) et diffuser tout
message sur commande… et mieux, il sait joindre un numéro de radio paging
(l’appareil de personnes) et de radiotéléphone de voiture.
4/ LES TELEPHONES REPONDEURS
Il s’agit de répondeurs enregistreurs avec téléphone intégré et, bien sûr,
avec interrogation à distance. Des appareils appelés à connaître dans les
prochaines années, une large diffusion vers le grand public.
En perspective, un marché de forte concurrence avec la présence des
produits japonais Panasonic. Toshiba
Les qualités les plus appréciées : un faible encombrement, un design soigné, un
prix à la portée de la clientèle aussi un bon de nouvelles technologie pour être
à la mode. Alors, la mémoire statique (la « puce » à la place de la bande
magnétique, la synthèse vocale pour une annonce « new lock » mais aussi le
téléphone avec son nouveau clavier plein de touches et sa mémoire agenda,
autant de perfectionnement qui feront emporter la décision d’achat.
En tout cas, un excellent départ, déjà du téléphone déclenché dans le marché.
T.A.F : rédiger la note de synthèse du texte ci-dessus.
6. Le procès-verbal
Objet :
Les procès verbaux qui relèvent du domaine des affaires et de la vie
courante répondent au même objectif fondamental que les procès-
verbaux établis par les agents qualifiés de l’autorité : il s’agit d’avoir et de
garder un témoignage écrit et formel de certains actes importants.
Ils concernent :
a) soit des événements qui marquent périodiquement la gestion de
l’entreprise ou vie d’un groupe.
Exemples : procès-verbaux des assemblées générales d’actionnaires, des
réunions su conseil d’administration d’une société anonyme, des
délibérations des divers comités ou commissions participant à l’activité de
l’entreprise…
Procès-verbaux des réunions du bureau d’un syndicat des
copropriétaires d’un immeuble d’habitation…
b) soit des événements isolés
Exemples : procès-verbaux d’arbitrage de litiges survenus entre
l’entreprise et les tiers avec lesquels elle est en relation (clients,
fournisseurs, transporteur…)
Procès-verbaux de mesures disciplinaires à l’encontre des membres du
personnel…
Structure et style :
S’applique au procès-verbal tout ce qui a été dit au sujet du compte
rendu, qu’il s’agisse de sa structure, de son contenu, de son style.
Le procès-verbal comporte donc :
Un exposé (une entrée en matière) précisant les circonstances de temps,
de lieu, de personne et d’objet de son établissement, un titre portant la
mention »Procès-verbal », fixe la nature du document.
Un développement rapportant les faits constatés et le style doit donc
être clair, direct, narratif, véridique et objectif.
N.B : dans la vie des affaires, la rédaction du procès-verbal répond parfois
à une obligation légale et son contenu doit tenir compte de dispositions
impératives.
Exemples de procès-verbal :
(Formule destinée à dresser le procès-verbal d’une épreuve d’examen)
Procès-verbal de l’Epreuve
Académie :……………………………..
Centre :………………………………
Examen ou concours :………………… spécialité (s’il y a
lieu)………………..
Epreuve de :…………………………….
1-Nombre de copies remises par les candidats présents : (y compris-les
copies
des candidats qui ont abandonné en cours d’épreuve) :……………………………….
2- Nombre de copies établies aux noms des candidats
absents :………………….
3- Nombre de copies envoyées :……………………..
N.B : le nombre de copies envoyées doit être le même que celui des
candidats
inscris sur la liste des candidats

Indiquez ci-après les noms des candidats Indiquez ci-après les noms
des candidats
Absents : Ayant abandonnés au cours
de
l’épreuve :
…………………………………………….
……………………………………………..
……………………………………………
.…………………………………………… ……………………………………………