FORMATION EN GESTION
ADMINISTRATIVE, FINANCIERE
COMPTABLE DES PROJETS ET
PROGRAMMES
DU 02 AU 04 Décembre 2019 au
Radisson de Bamako
DIRECTEUR DU CABINET : M. IBRAHIMA SANOKHO
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MODULE IV : GESTION BUDGETAIRRE ET
RAPPORTAGE FINANCIER
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Sommaire général
4 GESTION BUDGETAIRRE
4.1. Gestion Budgétaire
e4.2. Aspects pratiques
4.3. Le contrôle des réalisations
4.4. Le rapport Financier
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4.1. RAPPEL SUR LA PLANIFICATION ET LA
BUDGETISATION
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4.1. PLANIFICATION ET BUDGETISATION
Définition
La planification est un apport de souplesse dans la gestion du projet car elle permet d’anticiper les
situations futures. Planifier consiste à choisir une ou des stratégies et à formaliser leur mise en
œuvre.
On distingue 2 types de plans :
Plan stratégique : concerne l’ensemble du projet ou programme, influence son développement,
définit les orientations générales (organisation, structure, activités), s’inscrit dans le moyen et le
long terme
Plan opérationnel : précise les actions à entreprendre pour chaque composante, volet et domaine
de prestation de service afin d’atteindre les objectifs prévus dans les plans stratégiques, concerne
le court terme.
Les programmes d’action: précisent les objectifs à atteindre, les actions à mettre en œuvre, les
résultats à atteindre, les plannings de réalisation.
Budget : consiste à chiffrer les plans d’action en dépenses et ressources prévisionnelles pour
l’année à venir, correspondant à chaque unité opérationnelle ou fonctionnelle du programme
(budget fonctionnement, d’investissement ou des activités…).
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4.1. PLANIFICATION ET BUDGETISATION
les différents types de budget :
LE BUDGET D’INVESTISSEMENT LE BUDGET DE FONCTIONNEMENT
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4.1. PLANIFICATION ET BUDGETISATION
Planification et budgétisation
Eléments clés :
❑Débutant immédiatement après identification du projet (étude de faisabilité)
❑Continuent tout au long de l’exécution et vont jusqu'à l’achèvement et
l’évaluation
❑Déterminent la forme la taille ,la durée, le cout et financement du projet
❑S’inspirent des activités physiques annuelles et trimestrielles conçues pour
atteindre les objectifs du projet
❑Utilisent les données contenues dans le cost-table figurant dans le pad
(document de projet)
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4.1. PLANIFICATION ET BUDGETISATION
Planification et budgétisation durant l’exécution du projet
Une manière simple pour préparer le premier budget trimestriel et annuel est de
retenir les prévisions de la première année par année figurant dans le rapport
d’évaluation du projet (PAD) ou l’étude de faisabilité
En général, très peu d’activité sont réalisées durant le premier trimestre dans la
vie du projet
Il est par conséquent inapproprié de supposer qu’un quart des activités et des
coûts annuels d’un projet d’investissement seront réalisées dans le premier ou
tout autre trimestre de l’année.
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4.1. PLANIFICATION ET BUDGETISATION
Intérêts, limites et avenir de la planification
Différentes critiques sont émises vis-à-vis de la planification :
➢Les difficultés d’anticiper le futur
➢L’excès de formalisme dans la mise en place des plans peut entraîner des
rigidités et des coûts importants
➢La planification ne doit pas s’opposer à la flexibilité
Pourtant la planification a plusieurs intérêts
➢Elle oblige les dirigeants et le personnel à une réflexion stratégique, elle permet
de saisir des opportunités et d’anticiper des difficultés futures
➢Elle permet de rechercher la meilleure utilisation des facteurs de production
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4.1. PLANIFICATION ET BUDGETISATION
Aujourd’hui, on assiste à un renouveau de la planification grâce au management
par projet qui permet :
• De définir le contenu technique du projet
• De définir le détail des coûts et des délais dans le cadre de l’enveloppe fixée
dans un cahier des charges
• De déterminer les responsabilités
• De contrôler et de mettre en place les outils de contrôle de l’avancement du
projet
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE BUDGETISATION
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE GESTION BUDGETAIRE
❑ Elaboration des budgets sous le même format que ceux utilisés pour les
besoins des reporting à faire ;
❑ Conception du rapport trimestriel sous le même format que celui du rapport
annuel ;
❑ Prendre en compte le facteur ‘’incertitude’’: imprévus physiques et de prix
❑ Découpage du budget annuel en budget trimestriels ;
❑ Evaluation trimestrielle de l’état d’exécution du budget (RFI) ;
❑ Activités non achevés ou non demandées au cours d’un trimestres à
reconduire au trimestre suivant :
✓ Découpage du budget annuel en budget trimestriels
✓ Evaluation trimestrielle de l’état d’exécution du budget (RFI)
✓ Activités non achevés ou non demandées au cours d’un trimestres à
reconduire au trimestre suivant: planification glissante
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE GESTION BUDGETAIRE
Outil essentiel de la planification budgétisation : PTBA
❖une présentation de la déclinaison des objectifs et des résultats attendus du
programme avec les indicateurs proposés pour la mesure des résultats.
❖une description physique de son contenu
❖un budget prévisionnel précisant la répartition, sur la nomenclature matricielle,
des ressources en autorisations d'engagement et des ressources nécessaires à
la réalisation de cette programmation.
❖un schéma d'organisation pour l'exécution financière du budget opérationnel
de programme.
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE GESTION BUDGETAIRE
Contenu du PTBA
❖ La définition en introduction de l’ensemble des activités du projet avec la précision des
montants et sources de financement respectif
❖ La liste des activités identifiées au plan analytique et leurs indicateurs
❖ Le chronogramme annuel de réalisation des activités y compris les accords conclus avec les
autres bailleurs et partenaires pour l’exécution d’activités complémentaires.
IL présente les activité du projet et comprend:
• Le programme annuel de formation (appuyé d’une étude d’identification des besoins en
formation)
• Le plan de gestion des ressources budgétaires du projet,
• Le plan de financement et le plan de passation des marches,
• Le tableau de bord et les données de suivi –évaluation.
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE GESTION BUDGETAIRE
DEMANDE D’ÉLABORATION DU PTBA
ETAPE DU PROCESSUS DATE LIMITE RESPONSABLES
1. Projet d’instruction préparatoire du budget 1ER septembre RAF COORDINATEUR
2. Réunion d’échange sur le projet de note 8 Septembre Coordinateur RAF et autres
d’orientation Experts
3. Envoi de la note d’orientation validée aux 15 septembre Coordinateur RAF
services et antenne régionale
[Link]éparation des programmes de travail et 15-30 Octobre RAF, autres Experts
budget en volume correspondants (PTBA) responsables cellules
régionales et autres acteurs
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE GESTION BUDGETAIRE
DEMANDE D’ÉLABORATION DU PTBA
ETAPE DU PROCESSUS DATE LIMITE RESPONSABLES
5. Consolidation des propositions 1er 10 Novembre RAF
budgétaires et valorisation des unités
exprimées en volumes
6. Atelier d’arbitrage des propositions 15 Novembre RAF, autres Experts responsables et
(programmes d’activités et budgets) autres acteurs
7. Intégration des observations issue 16-18 Novembre RAF
de la réunion d’archivage et
transmission au coordonateur
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE GESTION BUDGETAIRE
DEMANDE D’ÉLABORATION DU PTBA
ETAPE DU PROCESSUS DATESLIMITE RESPONSABLES
8. Réunion de validation du Dernière semaine mois de Membres comite pilotage
comite de pilotage sur le projet novembre
de budget et validation de 2eme
niveau
[Link]ête et obtention ANO 1 ère à 3 ème semaine Décembre Coordination et TTL
Bailleur de fonds
10. Mise en place du budget Dernière semaine Décembre RAF
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4.2. ASPECTS PRATIQUES DE GESTION BUDGETAIRE
Un bon système budgétaire revêt à la fois une dimension de planification à court terme et
de contrôle.
Son objectif ultime est d’obtenir, au moindre coût et rapidement, de l’information fiable afin
de prévoir et de comprendre les événements importants affectant l’entreprise et permettre
ainsi une action adéquate :
➢ Le système budgétaire doit couvrir la totalité des activités
➢ Le découpage et la présentation des budgets doit se calquer sur le système d’autorité
➢ L’identification claire des responsabilités ne doit pas nuire à l’esprit d’équipe et aux
solidarités interdépartementales nécessaires ;
➢ Le système budgétaire doit s’inscrire dans le cadre de la politique générale de la structure
;
➢ Le système budgétaire doit être relié à une politique du personnel dont l’orientation sera
conforme à la logique budgétaire ;
➢ Les prévisions budgétaires doivent pouvoir être révisées lorsque apparaissent de
nouvelles informations
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4.3. LE CONTRÔLE DES RÉALISATIONS
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4.3. CONTRÔLE DES RESULTATS
Définition :
En cours d’exécution du plan, le contrôle se situe à 3 niveaux :
❖Contrôle des résultats : on vérifie que le plan est réalisé comme
prévu et on justifie les écarts
❖Contrôle des prévisions : on vérifie que les hypothèses de travail
sont toujours valides
❖Contrôle des méthodes : on s’assure que la procédure est suivie
correctement et qu’elle est pertinente
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4.3. CONTRÔLE DES RESULTATS
Techniques de contrôle :
❖ Audit : permet d’analyser l’ensemble de la gestion du projet, une fonction ou d’un
système donné :
• Interne : fait par certains salariés de l’entreprise, risque du manque d’impartialité
dans le jugement,
• Externe : pratiqué par des professionnels extérieurs à l’entreprise (cabinets de
consultants spécialisés), est parfois facteur de tensions.
❖ contrôle de gestion : permet de maîtriser la gestion du projet (dépenses, réalisations).
Il peut s’appuyer sur les budgets, la comptabilité générale et analytique.
❖ contrôle budgétaire : permet de suivre l’évolution des projets, de contrôler les écarts
(entre objectifs atteints et moyens utilisés) et d’entreprendre des actions correctives.
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4.4. RAPPORTAGE FINANCIER
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4.4. RAPPORTAGE FINANCIER
Le rapport financier est préparé trimestriellement et soumis au bailleur au
moins dans un délai de 15 jours après le trimestre.
Dans le rapport financier figureront les éléments suivants :
1. Le solde d’ouverture des comptes pour la période ;
2. Le montant de l’avance reçue pour le trimestre ;
3. Le total des dépenses par ligne budgétaire et par mois
4. Le solde de clôture ;
5. Le montant des engagements non réglées.
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4.4. RAPPORTAGE FINANCIER
Un rapport financier doit comporter :
• l’analyse du budget ;
• le relevé bancaire et l’état de rapprochement bancaire ;
• le solde en caisse (caisse de menue dépenses) procès-verbal de caisse;
• les pièces justificatives : elles doivent être approuvées par la structure.
Toutes les pièces justificatives doivent être annulées par la mention payée.
Les pièces de paiement et leurs documents doivent être classées selon les
rubriques budgétaires.
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4.4. RAPPORTAGE FINANCIER
Un rapport financier doit comporter :
• l’analyse du budget ;
• le relevé bancaire et l’état de rapprochement bancaire ;
• le solde en caisse (caisse de menue dépenses) procès-verbal de caisse;
• les pièces justificatives : elles doivent être approuvées par la structure.
Toutes les pièces justificatives doivent être annulées par la mention payée.
Les pièces de paiement et leurs documents doivent être classées selon les
rubriques budgétaires.
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