1.
Identification des besoins
Responsable : Stock
Coordination : Logistique
Le Responsable Stock (RS) effectue une analyse approfondie des niveaux de stock actuels et
anticipe les besoins en fonction des prévisions de vente, de la capacité de production et des
exigences stratégiques de l'entreprise. RS consulte les équipes de production et le directeur
technique pour confirmer les spécifications techniques des produits ou matières premières
nécessaires. Une fois les besoins définis en termes de quantité, qualité et caractéristiques
spécifiques, ils sont formalisés dans un document de demande et transmis au Responsable
Achats (RA) pour initier le processus d'approvisionnement.
2. Analyse de marché des fournisseurs concernée
Responsable : Achats/Logistique
Coordination : Directeur
Le Responsable Achats (RA) entreprend une étude de marché pour identifier et
présélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins spécifiés. Cette étape inclut
la sollicitation de devis et la collecte d’informations sur les performances passées des
fournisseurs, leur stabilité financière, leur réputation dans l'industrie, et leur capacité de
production. Parallèlement, le Responsable Logistique (RL) est consulté pour s'assurer que les
options de transport et les modalités de livraison proposées par les fournisseurs
présélectionnés sont conformes aux besoins logistiques de l'entreprise. Ensemble, RA et RL
comparent les fournisseurs en tenant compte des critères de prix, qualité, délais, et conditions
logistiques.
3. Choix du fournisseur et validation
Responsable : Directeur technique
À l’issue de l’analyse de marché, le Responsable Achats (RA) compile les informations
collectées et prépare une recommandation détaillée. Cette recommandation est soumise au
Directeur Technique (DT), qui valide le choix du fournisseur en tenant compte des impératifs
stratégiques et techniques de l’entreprise. Le DT s’assure que le fournisseur sélectionné
respecte les normes de conformité et qu'il est capable de fournir des produits de qualité dans
les délais requis.
4. Émission du bon de commande
Responsable : Achats
Coordination : Fournisseur
Suite à la validation du fournisseur, le Responsable Achats (RA) émet un bon de commande
qui contient tous les détails de la commande, notamment les spécifications des produits, les
quantités, les prix, les modalités de livraison et de paiement, ainsi que les incoterms
(conditions de transport international). RA communique ce bon de commande au fournisseur
et en assure le suivi. Responsable Logistique (RL) vérifie que les modalités de livraison sont
en adéquation avec les capacités de réception et les contraintes de stockage. Le Responsable
Finance (RF) valide les aspects financiers, s’assurant que les termes de paiement sont en ligne
avec les politiques internes et que les fonds sont disponibles. Le Directeur Technique (DT)
donne son accord final pour officialiser la commande.
5. Procédure de paiement
Responsable : Finance
Coordination : Directeur technique
Dans le cadre de cette étape, le Responsable Finance (RF) met en œuvre le processus de
paiement en conformité avec les conditions établies dans le bon de commande. RF coordonne
avec DT pour garantir que tous les documents requis pour le paiement sont conformes,
notamment les factures et preuves de conformité. RF assure également un suivi du calendrier
des paiements pour prévenir les retards pouvant affecter la livraison et maintient une
communication avec le fournisseur pour vérifier la bonne réception des paiements.
6. Choix des transporteurs et validation
Responsable : Logistique
Coordination : Directeur technique
Le Responsable Logistique (RL) identifie et sélectionne les transporteurs les plus adaptés en
tenant compte des coûts, des délais, et de la sécurité du transport. RL assure également que les
conditions de transport respectent les réglementations douanières et les incoterms convenus.
Le Directeur Technique (DT) valide les transporteurs sélectionnés, en tenant compte des
exigences spécifiques du produit, comme les conditions de température ou de manutention
particulières. Cette coordination permet d'assurer un transport sécurisé et efficace.
7. Suivi de la livraison de la marchandise
Responsable : Logistique
RL assure un suivi continu du transport, utilisant des outils de traçabilité pour surveiller le
transit de la marchandise. RL communique régulièrement avec le transporteur pour anticiper
d'éventuels retards ou imprévus et alerte les responsables concernés, notamment RS, RA et
DT, afin de faciliter l'organisation des étapes suivantes. En cas de retard significatif, RL
coordonne avec le transporteur pour élaborer des solutions d’urgence.
8. Préparation de la déclaration d’import
Responsable : Logistique
Coordination : Directeur technique
Avant l'arrivée de la marchandise, RL prépare tous les documents douaniers nécessaires à
l'importation, y compris l’avis d’arrivée la facture, le code NDP, et les certificats requis par les
autorités douanières locales. RL s’assure de la conformité de tous les documents et travaille
avec RF pour garantir que les factures correspondent aux montants payés. RL planifie
également le processus de dédouanement, en tenant compte des délais de traitement pour
éviter tout retard lors de l’arrivée de la marchandise.
9. Planification du déchargement d’import
Responsable : Logistique
Une fois la marchandise prête pour le déchargement, RL organise les ressources nécessaires
(main-d'œuvre, équipement de manutention, espace de stockage) et coordonne avec RS pour
vérifier que le stockage ou le transfert direct vers la production est possible. Cette étape de
planification permet de maximiser l'efficacité et d'éviter les surcharges d’espace.
10. Réception et déchargement de l’import
Responsable : Logistique/Qualité
Coordination : Stock
Au moment de l’arrivée de la marchandise, la douane procède aux contrôles de conformité.
Le Responsable Qualité (RQ) supervise le processus de réception et de déchargement,
effectuant des vérifications pour s'assurer que la marchandise reçue respecte les spécifications
de qualité stipulées dans le BC. En cas de non-conformité, RQ notifie immédiatement DT et
RA pour déterminer les mesures correctives, pouvant aller jusqu'au retour de la marchandise.
11. Archivage des documents d'import
Responsable : Qualité/Logistique
Coordination : Directeur technique
Une fois le processus d'importation finalisé, RL archive tous les documents relatifs à la
commande, tels que les bons de commande, les factures, les documents douaniers, les preuves
de conformité, et les rapports de contrôle qualité. Cette archivage permet de garantir la
traçabilité et d'être en conformité avec les exigences réglementaires pour les audits futurs et
les analyses de performance.